LIBRE OFFICE 4.3 LE PUBLIPOSTAGE

LIBRE OFFICE 4.3 LE PUBLIPOSTAGE

SOMMAIRE I - DEBUTER AVEC LE PUBLIPOSTAGE 4 1.1 - LES ELEMENTS D UN PUBLIPOSTAGE 4 1.1.1 - LE DOCUMENT DE FUSION 5 1.1.2 - LA SOURCE DES DONNEES 5 1.1.3 - LA CONNEXION AUX DONNEES 5 1.2 - UN EXEMPLE DE PUBLIPOSTAGE 6 1.2.1 - LE SCENARIO 6 1.2.2 - INVENTAIRE DES BESOINS 6 II - LES DIFFERENTES ETAPES DU PUBLIPOSTAGE 6 2.1 - LE DOCUMENT PRINCIPAL OU LETTRE TYPE 6 2.2 - LA SOURCE DE DONNEES 8 2.2.1 - REALISER LA SOURCE DE DONNEES 8 2.2.2 - CONNECTER LA SOURCE DE DONNEES AU DOCUMENT PRINCIPAL 9 2.2.3 INSERER DES CHAMPS DE FUSION 12 2.2.4 - VISUALISER LES DONNEES AVANT DE LANCER LA FUSION 15 2.3 REALISER LA FUSION 15 2.3.1 - ETAPE 1 : SELECTION DU DOCUMENT DE FUSION 16 2.3.2 - ETAPE 2 : CHOIX DU TYPE DE DOCUMENT 17 2.3.3 - ETAPE 3 : INSERTION D UN BLOC D ADRESSES 17 2.3.4 - ETAPE 4 : CREATION DE SALUTATIONS 17 2.3.5 - ETAPE 5 : ADAPTER LA MISE EN PAGE 17 2.3.6 - ETAPE 6 : EDITION DU DOCUMENT 17 2.3.7 - ETAPE 7 : PERSONNALISER LES DOCUMENTS DE MAILING 18 2.3.8 - ETAPE 8 : ENREGISTRER, IMPRIMER OU ENVOYER 18 III LA BARRE D OUTILS 20 3.1 PRESENTATION GENERALE 20 3.2 LES FILTRES 21 3.2.1 - L AUTOFILTRE 21 3.2.2 - LE FILTRE STANDARD 21 3.2.3 - QUELQUES EXEMPLES CONCRETS 22 3.2.4 - CRITERES MULTIPLES 25 IV ENVOYER LES DOCUMENTS DE FUSION PAR E-MAIL 27 4.1 PREALABLES 27 4.1.1 - LES ADRESSES E-MAIL DES DESTINATAIRES 27 4.1.2 - LA CONFIGURATION DU COMPTE D EMISSION DES E-MAILS 28 4.2 L ENVOI DES E-MAILS 29 V LES ETIQUETTES 30

5.1 DEFINITION DES CARACTERISTIQUES 30 5.1.1 - L ONGLET ETIQUETTES 30 5.1.2 - L ONGLET FORMAT 32 5.1.3 - L ONGLET OPTIONS 33 5.2 L EXPLOITATION DES PLANCHES D ETIQUETTES 34 5.2.1 - LA MODIFICATION DE L ASPECT DES ETIQUETTES 34 5.2.2 - VISUALISER LES INFORMATIONS REELLES 35 5.2.3 - DES PLANCHES D ETIQUETTES DIFFERENTES 36 5.2.4 - DES PLANCHES D ETIQUETTES IDENTIQUES 37

I - DEBUTER AVEC LE PUBLIPOSTAGE Ce document décrit les fonctionnalités en matière de publipostage. Après avoir défini les éléments intervenant dans cette opération, nous effectuerons un publipostage exemple très basique, qui permettra de comprendre les notions qui s y rapportent. 1.1 - LES ELEMENTS D UN PUBLIPOSTAGE Pour pouvoir effectuer un publipostage ou mailing, nous devons disposer de deux éléments différents. Tout d abord un document «à trous» ou document de fusion, plus connu sous le nom de lettre type, qui comporte la mise en forme des données générales. Ensuite, un ensemble de données variables, destinées à combler les «trous» du document de fusion. Le diagramme ci-dessous résume les opérations. Document de fusion Données variables Fusion Résultat de la fusion

1.1.1 - Le document de fusion C est par exemple, un document de traitement de textes, qui, outre la mise en forme habituelle, comporte des «trous», ou plus exactement des emplacements réservés, pour y insérer les données voulues, prises dans la source de données au moment de la fusion. Les «trous» sont destinés à recevoir l information variable, tandis que le reste du document reçoit la mise en forme et les données communes. 1.1.2 - La source des données La source des données est le fichier (égalment nommé la table) où sont réunies les informations variables à insérer dans le document de fusion. Ça peut être par exemple un tableau avec des séries de noms, prénoms et adresses. Libre Office accepte les sources de données des types suivants : -fichiers texte -feuilles calc -tables de base de données dbase -tables de base de données LibreOffice Base -tables de bases de données externes auxquelles nous accéderons à travers des pilotes ODBC ou JDBC (nous n expliquerons pas cette méthode dans le guide). En terme de fonctionnalités, les deux premières options (text et calc) ne sont pas équivalentes aux trois dernières (tables de bases de données). Nous allons nous intéresser uniquement au publipostage avec comme source de données une feuille Calc. 1.1.3 - La connexion aux données C est l opération par laquelle nous indiquons au document de fusion où il doit prendre les informations qui lui manquent afin de remplir les «trous». Biensûr, la connexion aux données ne peut s effectuer que si LibreOffice connaît l emplacement où se trouvent les informations, c'est-à-dire le dossier où est enregistré le fichier. Comme nous l avons dit précedemment, LibreOffice n offre pas le même mode d accès aux données selon que la source est : - un fichier text ou un tableau Calc (ce sera notre exemple) - une table de base de données

1.2 - UN EXEMPLE DE PUBLIPOSTAGE Après avoir pris connaissance de la description générale d un publipostage, il est temps de mettre ces informations en pratique. Nous utiliserons à titre d exemple, un scénario très classique d un club de sport qui souhaite convoquer ses licenciés autour d un évènement particulier. Nous présenterons le publipostage avec l emploi de feuilles Calc comme source de données. 1.2.1 - Le scénario Notre exemple est les suivant : un club de foot a trouvé un nouveau sponsor très intéressant. Il se trouve que c est un nutritionniste et que cette personne souhaite proposer des bilans individuels aux joueurs du club. Nous allons donc devoir convoquer les différents licenciés. 1.2.2 - Inventaire des besoins Nous commencerons par rédiger le courrier de base. Nous prendrons soin par la suite de repérer les données variables afin d avoir une idée précise de l ensemble des données nécessaires pour chaque personne : - Les données concernant le licencié : titre, nom, prénom, adresse, code postal, ville - Les données particulières : l heure de rdv II - LES DIFFERENTES ETAPES DU PUBLIPOSTAGE Le publipostage se compose en fait de deux éléments que le logiciel va se charger de combiner afin de produire le document final : on a le document principal (ou lettre type), puis la source de données. 2.1 - LE DOCUMENT PRINCIPAL OU LETTRE TYPE Voici un aperçu de la lettre type, pour l instant à l état brut, c'est-à-dire sans connexions avec quelques données que ce soit : en prévision de l insertion ultérieure des données, nous avons marqué en souligné les endroits où ces futures données prendront place. Ils nous servent uniquement à repérer les endroits ou nous allons devoir mettre les «trous» pour l étape de la fusion. L emploi de tels marqueurs n est bien sûr pas exigé mais il peut être utile de placer ses repères afin de bien visualiser tous les champs variables.

ATHLECTIC FOOT 25, Rue du Banc Vieux 33000 Bordeaux Monsieur RAIDE Paul Route de Même Fils 33000 Bordeaux Bordeaux, le 9 Octobre 2014 Monsieur, Par la présente, je vous informe que l ATHLETIC FOOT proposera le samedi 22 Novembre, de faire un bilan complet avec un nutritionniste afin de favoriser la récupération. Mr BONGRAIN étant devenu un de nos sponsors principaux, il recevra individuellement les joueurs. Vous êtes donc convoqué, le samedi 22 Novembre à 10h30 au Stade Municipal. La participation à ce rendez-vous est bien évidemment obligatoire. Sportivement LE PRESIDENT CAPDU Jacques

2.2 - LA SOURCE DE DONNEES Nous allons utiliser dans cet exemple une feuille Libre Office Calc comme source de données. C est l option la plus couramment employée, tout simplement car c est la plus facile à mettre en œuvre quand on n a pas encore utilisé de gestionnaires de bases de données. Nous allons apprendre, successivement à définir une source de données, à réaliser la liaison entre la source de données et le document principal, enfin à exécuter la fusion des données : objectif final de tout publipostage. 2.2.1 - Réaliser la source de données C est tout simplement un tableau où nous allons rentrer les éléments changeant de la lettre type. Nous allons ouvrir Libre Office Calc, afin d avoir une feuille vierge.

Cette feuille va désormais constituer notre «base de données». Les colonnes représentent un type d information (par exemple : les noms, les villes ), les lignes sont des collections d informations regroupées par affinité (ici les licenciés du club). Ces lignes d information prendront plus tard place dans chacun des courriers à envoyer aux licenciés correspondants. Pour faciliter l exploitation de cette base, nous prendrons soin de stocker ces informations dans un dossier spécifiquement dédié, et de le nommer de façon explicite pour le retrouver facilement. Voici notre exemple de source de données : L essentiel du travail est maintenant fait : nous disposons du document principal conforme à nos besoins, et un tableau qui va alimenter cette lettre type. Restent deux opérations : tout d abord, la réalisation de la connexion du document principal avec la feuille Calc, et enfin, l insertion des champs de fusion dans le document principal. Nous pourrons ensuite lancer notre première fusion. 2.2.2 - Connecter la source de données au document principal Notre feuille de données LibreOffice Calc, ne sera exploitable que quandle document type saura où se trouve cette feuille et quelles données doivent y être insérées. Nous allons donc procéder à cette liaison entre les données et le courrier. On va tout d abord ouvrir la lettre type. Puis nous allons connecter notre lettre type à la source de données. Pour cela, on va cliquer sur Edition / Changer de base de données.

Une nouvelle fenêtre va s ouvir. Je clique sur Parcourir pour aller chercher ma feuille Calc que j ai créé Je l ai nommé «Source de données», je clique donc dessus et je fais ouvrir.

Après validation, on revient au Menu précédent automatiquement. J ai un petit «+» à côté de source de données, ce qui veut dire que je peux déployer le menu pour voir ce qu il y a dedans. Je clique sur le «+» et je vais sélectionner la feuille concernée : ici Feuille1. Je clique ensuite sur Définir.

La fenêtre se ferme toute seule, la liaison est maintenant établie entre notre document principal et la feuille Calc. Il est d ailleurs plus exact de dire que la liaison est maintenant déclarée à Libre Office et devient accessible pour établir tout document de fusion que nous pourrions être amené à réaliser à l avenir. Il nous reste maintenant à choisir les informations à insérer dans la lettre type. C est ce que nous allons réaliser dans la prochaine étape. 2.2.3 Insérer des champs de fusion La liaison avec la source de données est désormais effective. Pour nous en assurer, il nous suffit de cliquer sur Affichage / Source de données Nous allons voir apparaître en haut de l écran cette fenêtre. Le panneau de gauche liste toutes les sources de données connues de LibreOffice, la source sélectionnée étant affichée en gras. Un aperçu du contenu de la source active apparaît dans le panneau de droite. Le navigateur comporte égalment une barre d outils spécialisée que nous déataillerons plus loin. Pour insérer des repères (champs de fusion) dans le dcument, nous pouvons faire appel à 2 manipulations différentes : - Insertion par le dialogue Insérer / Champs Dans le menu Insertion, je vais choisir Champs puis Autres.

On a une nouvelles fenêtre qui s affiche. Il va falloir sélectionner la source de données en cours, puis déplier la branche avec le «+». Il suffit maintenant de positionner successivement le point d insertion dans le texte à l emplacement visé puis de choisir les champs désirés dans la boîte de dialogue et cliquer sur Insérer. Attention : il est important de bien placer son curseur dans le document principal, à l endroit où l on souhaite insérer le champ, avant de cliquer sur Insérer.

- Insertion par le Glisser / Déposer Cette opération va beaucoup plus vite et est plus simple. Il suffit tout simplement de cliquer sur le titre de la colonne que l on veut mettre en tant que champs de fusion. Clic gauche, on reste appuyé et on vient le mettre à l endroit souhaité sur la lettre type. On répète l opération pour chaque champs de fusion à insérer. Pensez que l écriture finale aura le même aspect que le champs de fusion inséré : gras, italique, grandeur écriture. Il faut donc mettre en forme le champs de fusion. Voilà un aperçu de ce que va devenir votre document

2.2.4 - Visualiser les données avant de lancer la fusion Afin d être sûr que les données seront correctement formatées (alignement, coupure, oubli ), il est possible de visualiser les données telles qu elles apparaîtront lors de la fusion finlae, pour vérifier que tout est conforme. Il suffit de cliquer sur une des lignes du tableau de notre source de données (celle que l on veut voir apparaître) puis de cliquer sur le bouton Données dans les champs. On a alors un aperçu qui se crée sur notre document. Pour visualiser une autre série de données, il suffit de répéter la sélection et d activer ce bouton à nouveau. 2.3 REALISER LA FUSION Tout est prêt maintenant pour réaliser le publipostage lui-même. L opération finale se nomme la fusion. Au cours de celle-ci, LibreOffice insére (fusionne) les informations de la source de données dans le document principal pour générer au choix : -un nouveau document -un courriel -une sortie directe sur l imprimante

Dans la barre d outils présente au-dessus de la source de données, le bouton qui va nous intéresser directement pour la fusion est celui-ci : Il se nomme mailing. L assistant mailing est composé d une série de huit boîtes de dialogue. Il permet de générer le document final. Toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Nous allons les détailler. Cliquer sur l icône mailing : la 1 ère fenêtre s ouvre. 2.3.1 - ETAPE 1 : Sélection du document de fusion La 1 ère fenêtre demande quel est le document de base. Etant donné qu il s agit du document ouvert, assurons-nous que le bouton «Utiliser le document actif» est bien selectionné. Puis cliquer sur Suivant.

2.3.2 - ETAPE 2 : Choix du type de document On choisit ici la finalité du document : est- ce que l on souhaite produire une lettre ou bien un e-mail. Dans notre cas on choisit Lettre puis Suivant. 2.3.3 - ETAPE 3 : Insertion d un bloc d adresses Cette étape ne nous concerne pas, Suivant 2.3.4 - ETAPE 4 : Création de salutations Cette étape ne nous concerne pas, Suivant 2.3.5 - ETAPE 5 : Adapter la mise en page Cette étape ne nous concerne pas, elle sera même en principe automatiquement grisée (et donc passée sans boîte de dialogues). 2.3.6 - ETAPE 6 : Edition du document Il est possible en utilisant les flèches de déplacement de la moitié supérieure de la fenêtre, de visualiser en arrière plan, au sein du document, les données correspondantes.

A ce stade, il est possible, en cochant la case Exclure des destinataires, d éliminer certains enregistrements du document final. Notre document est supposé terminé, la partie inférieure, Editer le document, ne nous concerne pas. Lorque l on va cliquer sur suivant, l ordinateur va générer toutes les lettres que l on attend puis les afficher à l écran, on a la boîte de dialogue suivante : 2.3.7 - ETAPE 7 : Personnaliser les documents de mailing Cet écran nous donne l opportunité d intervenir directement sur certains documents individuels qui auraient besoin d une retouche. Cette étape ne nous concerne pas : Suivant. 2.3.8 - ETAPE 8 : Enregistrer, imprimer ou envoyer Nous pouvons dans cette dernière étape, imprimer directement nos documents ou bien enregistrer le document fusionné. Ce sera les options que l on utilisera régulièrement.

En génaral, on choisira directement l option Imprimer nos documents. Mais si on ne souhaite pas le faire immédiatemment, il est préférable d enregistrer le document fusionné pour pouvoir y revenir plus tard. Si on choisit l option Imprimer le document fusionné, on a les paramètres d impression qui s affichent. Il suffit de choisir l imprimante puis Imprimer tous les documents à cocher et Imprimer les documents. On peut ensuite cliquer sur Terminer dans l Assistant.

III LA BARRE D OUTILS 3.1 PRESENTATION GENERALE Lorsque la fenêtre du navigateur de source de données est affichée, elle s accompagne de la barre d outils correspondante. Nous allons passer les éléments les plus importants en revue. Ces premiers éléments ne nous intéresse pas car ils sont actifs uniquement quand on utilise une source de données issue d un gestionnaire de bases de données (ce qui n est pas notre cas puisque nous utilisons une feuille Calc). Puis on a les boutons classiques : couper / copier / coller Rechercher permet de rechercher des informations dans la source de données 1. Trier Opérations de tri plus sophistiquées que les 2 boutons suivants 2. Tri croissant Sur la colonne sélectionnée 3. Tri décroissant Sur la colonne sélectionnée Actualiser permet de mettre à jour la vue des données quand celles-ci ont changées 1 2 3 Autofiltre Filtre automatique à partir de la sélection active dans la fenêtre du navigateur Appliquer le filtre Lorsqu un filtre est défini ce bouton bascule de l affichage filtré à non flitré et vice versa Supprimmer le filtre/tri Retour à la situation d origine, c'est-à-dire suppression du fltrage ou du tri appliqué Filtre standard Permet de définir des critères de filtrage plus ou moins complexe. Outil complet.

Données dans le texte Permet d insérer des champs au sein du texte Données dans les champs Affiche les données à la place des champs dans le document Assistant Mailing Lance la fusion Source de données du document actif Montre la source de données associée au document en cours Afficher/Masquer le navigateur Le navigateur est le panneau de gauche de l affichage de la source de données 3.2 LES FILTRES Il est tout à fait possible avec LibreOffice, de réaliser un publipostage en filtrant les informations en fonctions de critères, qui peuvent varier selon les besoins. Lorsque la source de données est volumineuse, il devient rapidement utile voire nécessaire d en sélectionner un sous-ensemble en fonction de critères choisis selon le contexte. 3.2.1 - L Autofiltre Nous allons reprendre notre Exemple. Nous voudrions envoyer notre courrier aux seuls résidents de Bordeaux. Je sélectionne la cellule correspondante dans la colonne «Ville» et je clique sur Autofiltre. Nous allons avoir les deux personnes qui habitent à Bordeaux. Ce filtre fonctionne avec n importe quelle cellule. Si je veux avoir tous les Monsieurs, je clique sur la cellule Monsieur puis Autofiltre Pareil si je veux toutes les personnes convoquées à 10h. 3.2.2 - Le filtre standard L Autofiltre permet d appliquer rapidement un filtre sur les données, ce mode de filtrage se limite à un seul critère. Pour pouvoir affiner le filtrage, en particulier combiner plusieurs critères (3 maximum), il faut utiliser le filtre standard.

La fenêtre du filtre standard permet de combiner jusqu à 3 critères de filtrage. Ils peuvent mettre en œuvre diverses conditions de comparaisons. Dans le nom de champ, il suffit de choisir le critère sur lequel je veux appliquer le filtre : ville, prénom, nom. Ensuite dans la condition, nous avons 4 éléments : Comme Différent de Nulle Non nulle Affiche les données qui correspondent au masque de la valeur entrée Affiche les données qui sont différentes de la valeur entrée Affiche les enregistrements dont le champ choisi est vide Affiche les renseignements dont le champ choisi n est pas vide Une fois le filtre validé, le bouton Appliquer le filtre bascule entre le mode filtré et le mode non flitré. 3.2.3 - Quelques exemples concrets Nous allons prendre une nouvelle source de données un peu plus complète.

- Je souhaite avec cette source de données afficher uniquement les Madames Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard Résultat : - Je souhaite maintenant afficher toutes les personnes sauf celles qui habitent à Bordeaux Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard Résultat :

- Je souhaite maintenant rechercher toutes les personnes qui n ont pas d heure de rdv prévue Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard Résultat : - Enfin, je souhaite afficher toutes les personnes quin ont un rdv programmé Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard Résultat :

Nous avons fait le tour de toutes les conditions utilisables avec Libre Office. On peut également cumuler les critères. 3.2.4 - Critères multiples Pour combiner plusieurs critères de filtrage on utilise les opérateurs logique ET et OU (colonne lien de la boîte de dialogue) - L opérateur ET induit la sélection des enregistrements qui satisfont simultanément les deux critères qui encadrent le ET. - L opérateur OU induit la séléction des enregistrements qui satisfont au moins à l une des règles connectées par le OU. EXEMPLES Si je veux sélectionner tous les Monsieurs qui habitent à Bordeaux : les deux conditions doivent être remplis je vais donc utiliser le ET.

Résultat : Je peus même rajouter un critère : tous les Monsieur qui habitent à Bordeaux et qui ont une heure de convocation : Résultat : Enfin, je peux avoir envie d afficher les personnes qui habitent à Bordeaux et à Lacanau. Dans ce cas là, je vais utiliser le OU (ce n est pas restrictif, je veux voir les 2)

Résultat : On pourrait encore éventuellement ajouter un critère, par exemple, afficher que les personnes qui n ont pas de rdv en utilisant la condition «nulle». C est sans fin, en peut faire énormément de choses avec cet outil dans la limite de 3 critères à cumuler. ATTENTION : N oubliez pas que quand on écrit dans la case «Valeur» de la fenêtre de tri, il faut écrire le mot à l identique du tableau, sinon l ordinateur de le reconnaîtra pas. Ne pas oublier les majuscules s il y en a par exemple. IV ENVOYER LES DOCUMENTS DE FUSION PAR E-MAIL Bien souvent, nous envoyons les documents résultant de la fusion par courrier postal traditionnel, il peut être intéressant de procéder à un envoi par e-mail : gain de temps et économie de frais d envoie en faveur de ce mode de communication maintenant très répandu. 4.1 PREALABLES L envoi d e-mails requiert de connaître au moins deux informations : l adresse du destinataire mais également les paramètres d envoi pour l expéditeur. 4.1.1 - Les adresses e-mail des destinataires Pour pouvoir effectuer les envois, il faut que la source de données comporte l information correspondante. Nous nous assurerons donc de la présence d une colonne dédiée dans laquelle Writer puisera l adresse e-mail à utiliser pour chaque destinataire.

4.1.2 - La configuration du compte d émission des e-mails L expédition d e-mails n est possible que si le système expéditeur connaît les paramètres de connexion du compte e-mail d expédition : le nom du compte de messagerie de l expéditeur, le mot de passe associé Ces paramètres nous sont communiqués par les fournisseurs d accès (FAI) lors de la souscription de l abonnement. Il faut aller dans Outils / Option. Une fenêtre s affiche, dans le menu de gauche on va cliquer sur le «+» de Libre Office Writer puis E-mail de mailing. Il suffit ensuite de reporter les informations que de notre fournisseur d accès. Votre nom Le nom de l expéditeur en clair Adresse e-mail L adresse e-meil de l expéditeur Envoyer les réponses à une adresse e-mail différente Nom du serveur Permet de spécifier une adresse de réponse aux e-mails que nous envoyons (par défaut c est celle d envoi) Le nom du serveur de courrier sortant du FAI Port Le port utilisé pour l envoie d e-mail est généralement 25 Authentification du serveur Ce bouton donne accès aux options d authentification : en particulier le nom d utilisateur et mot de passe pour le compte de messagerie chez le FAI Tester les paramètres Ce bouton permet de vérifier que la communication s effectue correctement avec les serveurs de messagerie

4.2 L ENVOI DES E-MAILS L envoie des e-mails s effectue comme tout publipostage, via l assistant mailing. Nous utiliserons les étapes suivantes : Etape 1 Sélection du document actif Etape 2 Sélection de l envoi d e-mail Etape 8 Enregistrer, imprimer ou envoyer le document A Sujet Envoyer comme Choisir le nom de la colonne de la source de données qui contient l adresse e-mail du destinatire Le contenu du message électronique à expédier Le type de message à expédier Le choix texte brut ou HTML provoque la livraison du document dans le corps du message. Les autres formats (texte Open Document, document Adobe PDF ou document Microsoft Word) sont envoyés sous la forme de fichiers joints. La suite des opérations est semblable à ce qui a déjà été présenté. L envoi des e-mails est immédiat.

V LES ETIQUETTES La création d étiquettes (adresses, produits, dossiers ) est une pratique très courante et qui se rattache au publipostage. Nous allons donc présenter les possibilités offertes dans ce domaine. La préparartion des étiquettes s effectue en étapes : - La définition des caractéristiques des planches d étiquette. - La génération du document correspondant aux caractéristiques définies et comportant les informations requises. 5.1 DEFINITION DES CARACTERISTIQUES On va lancer l assistant Etiquettes par le menu Fichier / Nouveau / Etiquettes On a une boîte de dialogue avec 3 onglets : Etiquettes / Format / Option 5.1.1 - L onglet Etiquettes Nous allons ici choisir la source de données à Imprimer ainsi que les colonnes (champs) à placer sur chaque étiquette.

Dans Base de données, aller chercher la source correspondante. Puis dans Tableau, sélectionner la Feuille que l on veut. Enfin, nous allons ajouter ce que l on souhaite sur les étiquettes : dans Champ de base de données, choisir un élément et appuyer sur la flèche à côté pour le faire basculer à gauche dans Texte de l étiquette. On peut ajouter autant d éléments qu on le souhaite. ATTENTION : Dans Texte de l étiquette, le texte doit être mis en forme comme on le souhaite pour le rendu final, c'est-à-dire qu il faut penser à faire entrée et à aller à la ligne si on veut l adresse sur plusieurs lignes! Il est également possible dans le texte de l étiquette d ajouter du texte fixe directement avec mon clavier. Il me suffit de cliquer dans la zone à l endroit où je souhaite écrire. C est également sur cet onglet que nous allons choisir le type de support d étiquette : Marque et Type. C est là où c est compliqué, car il y a énormément de types différents!!! Enfin, nous avons en bas à gauche, Format : Continu / Feuille. Nous choisirons Feuille et c est fait par défaut. «Continu» correspond au papier pluc connu sous le nom «papier listing à bandes Caroll».

5.1.2 - L onglet Format Les informations de cet onglet définissent plus précisément la manière dont les étiquettes sont agencées sur le support. Nous ferons en particulier appel à cet onglet si nous utilisons des planches dont le fabricant n est pas identifié (il suffit de prendre une règle précise!). Le bouton Enregistrer permet de mémoriser un nouveau format d étiquettes qui apparaîtra ensuite dans les rubriques Marque et Type de l onglet Etiquettes. Ecart Horizontal Ecart Vertical Largeur Hauteur Marge gauche Marge supérieure Colonnes Lignes Largeur de la page Hauteur de la page C est la distance qui sépare les côtés gauches de 2 étiquettes côte-àcôte. Si les étiquettes sont bord à bord, cette valeur est égale à la largeur d une étiquette C est la distance qui sépare les côtés supérieurs de deux étiquettes placées l une au dessus de l autre. Si les étiquettes sont bord à bord, cette valeur est égale à la hauteur d une étiquette Largeur d une étiquette Hauteur d une étiquette Distance entre le bord gauche de la feuille et le bord gauche de la 1 ère étiquette à gauche Distance entre le bord supérieur de la feuille et le bord supérieur de la 1 ère étiquette en haut Nombre de colonnes d étiquettes par feuille Nombre de lignes d étiquettes par feuille Dimension de la page

5.1.3 - L onglet Options Les paramètres de cet onglet déterminent la manière dont les étiquettes sont gérées par le logiciel. Page entière / Etiquette unique : choix de l impression d une seule étiquette ou d une planche entière Colonne : colonne de l étiquette unique à imprimer Ligne : Ligne de l étiquette unique à imprimer Synchroniser le contenu : le choix de cette option va permettre d obtenir des planches d étiquettes plus faciles à éditer. Si on coche : la toute 1 ère étiquette en haut à gauche devient l étiquette maîtresse. Toutes les modifications pratiquées sur cette étiquette seront répercutées sur l ensemble des autres étiquettes de la planche lorsque nous cliquerons sur le bouton Synchroniser les étiquettes. On coche donc généralement cette option. Si on ne coche pas : on va traiter chaque étiquette de la planche de façon individuelle. On choisit cette option si on veut traiter différemment certaines étiquettes de la planche. Imprimante : Paramètres spécifiques de l imprimante pour l impression des étiquettes (bouton Configurer). En cliquant sur Nouveau document, un nouveau document de traitement de texte va être généré dont la mise en page correspond aux choix effectués dans l assistant. Il est bien entendu possible de retoucher les étiquettes à ce niveau.

5.2 L EXPLOITATION DES PLANCHES D ETIQUETTES Lorsque la planche est créée (après avoir cliqué sur Nouveau document), nous pouvons, en fonction du choix effectué auparavent, obtenir divers types de résultats : une seule étiquette, une planche d étiquette, avec le bouton Synchroniser les étiquettes ou non (s il n a pas été coché dans Options). 5.2.1 - La modification de l aspect des étiquettes Il est possible que l aspect proposé nécessite des adaptations ou une mise en forme plus adaptée (retrait, police, ajout d un logo ) Si nous avons coché la case Synchroniser le contenu, l opération est très simple. Il suffit de faire les modifications sur l étiquette maîtraisse en haut à gauche et de cliquer sur Synchroniser les étiquettes. Toutes nos étiquettes comportent maintenant les mêmes caractéristiques typographiques (mise en gras 1 ère ligne + Agrandir CP et Ville). Attention : penser à mettre des espaces entre les champs que les écritures ne soient pas collées!

5.2.2 - Visualiser les informations réelles Pour vérifier l aspect final de notre travail, il peut être utile de faire apparaître des données réelles dans les étiquettes. Faisons apparaître les sources de données (Affichage / Sources de données). Choisissons l enregsitrement voulu et cliquons sur le bouton Données dans les champs.

5.2.3 - Des planches d étiquettes différentes Par défaut, LibreOffice prépare des étiquettes différentes : une étiquette par enregistrement de la source de données. Pour obtenir les planches d étiquettes, lancer l assistant Mailing. On passe directement à l étape 8, et en choisissant Enregistrer le document fusionné, on mémorise le modèle de la planche qui restera exploitable par la suite. La planche actualisée est maintenant disponible, prête à l impression.

5.2.4 - Des planches d étiquettes identiques Nous commencerons comme pour les étiquettes différentes. Après avoir préparé la mise en forme dans l étiquette maîtresse, on va modifier la façon dont LibreOffice enchaîne les étiquettes. On fait apparaître la source de données. On choisit l enregistrement voulu, puis on clique sur Données dans les champs. On fait maintenant Affichage / Nom de champs. Voici notre écran On sélectionne le dernier champ de la 1 ère étiquette : «enregistrement suivant : source de données Feuille 1» et on le supprime. On clique ensuite sur synchroniser les étiquettes. On fait ensuite la même chose que précedemment avec l outil Mailing et en allant directement à l étape 8. L enchaînement des étiquettes se fera désormais sans saut d un enregistrement au suivant. Toutes les étiquettes de la planche seront identiques. On aura une planche par enregistrement.