Page 1 / 10 (précédente version : 5.7.20) Sommaire Xthèque : développements et transformation de l IHM... 2 Listes-mémoire : nouveaux types de liste-mémoire... 6 Publipostage avec Word: simplification + envoi par mail... 7 Publipostage: extraction des disciplines en «attente»... 9 Quittances : apposition automatique du cachet... 10
Page 2 / 10 Xthèque : développements et transformation de l IHM Description de l évolution De nombreuses informations ont été ajoutées à la description des «objets» de la xthèque L accès aux objets a été revu, pour les manipuler sous forme de «dossiers», à l identique des élèves, des professeurs, des sessions, etc. Description des objets enrichie de nouvelles informations Comme le montre l image de la page suivante, la description d un «objet» de la xthèque comporte les nouvelles informations : Date du catalogage et nom de la personne qui a catalogué l objet Fournisseur Date d acquisition Valeur marchande et date de l estimation Etat de l objet Gestion de série Dans le cas où un même objet est détenu en plusieurs exemplaires, ils sont reliés entre eux au sein d une «série» : Le nombre d exemplaires est affiché On peut passer d un exemplaire à l autre au moyen de la liste déroulante : Certaines informations (titre, description, ) marquées d un point rouge sont communes aux différents exemplaires, la modification d une de ces informations pour un exemplaire est automatiquement reportée sur les autres Les autres informations descriptives sont propres à un exemplaire, comme par exemple l état de l objet, qui peut évidemment être différent d un exemplaire à un autre d une même série Dossier objet On remarque qu un objet est décrit au sein d un «dossier», dont la présentation est similaire à ceux des élèves, des professeurs, des sessions d examen, etc.
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Page 4 / 10 Ces «dossiers» se manipulent comme les autres, en particulier : Nouvel objet d une nouvelle série Nouvel objet d une série existante Passage d n objet à un autre ou affichage d une liste Possibilité de «naviguer» d un objet à l autre avec une liste Suppression d un objet
Page 5 / 10 Suivi des prêts dans un onglet à part Pas de changement dans la gestion des prêts, dans cette version. En isolant dans un second onglet les informations relatives aux prêts, on ouvre la possibilité de droits différenciés entre : droit de modification des la description de l objet, et droit de gestion des prêts. Dans une toute prochaine version de RHAPSODIE, l historique des prêts sera conservé, cet onglet se présentera donc sous forme d un tableau présentant cet historique. Pour plus d informations, reportez-vous à la documentation disponible depuis le menu <?>
Page 6 / 10 Listes-mémoire : nouveaux types de liste-mémoire Description de l évolution La notion de liste-mémoire a été étendue à de nouveaux types de dossier : Cours Sessions d examen Xthèque Nouveau Nouveau Nouveau
Page 7 / 10 Publipostage avec Word: simplification + envoi par mail Description de l évolution Le processus de publipostage a été simplifié Possibilité de générer directement un fichier PDF Possibilité d envoyer chaque document individuel par mail Ces évolutions ne peuvent être mises à profit que par les utilisateurs de Microsoft Word, version 2007 et postérieures. Nous illustrons ces nouvelles possibilités avec l exemple d un courrier aux familles. Démarche générale Pour réaliser un publipostage classique, la démarche est simplifiée : Menu «Courrier > Courrier familles» 1 : choix des destinataires 2 : choix du document 3 NOUVEAU : choix du type de résultat 4 : lancer le publipostage La nouveauté réside dans le «type de résultat».
Page 8 / 10 Publipostage classique Si vous choisissez comme type de résultat «document unique modifiable», cela a pour effet de déclencher le publipostage et d ouvrir sous Word un document qui est directement le résultat du publipostage. Donc cela évite les manipulations intermédiaires sous Word pour arriver à ce résultat. Le caractère «modifiable» du document tient au fait que c est un document Word, ce qui vous permet au besoin d apporter sur certains exemplaires des modifications spécifiques, par exemple d insérer pour une famille et elle seule un texte complémentaire. Ayant affiché et éventuellement modifié le document, vous pouvez l imprimer. Mise à part la simplification de la procédure, on est dans le cas du publipostage avec RHAPSODIE tel qu il se déroulait jusqu à présent. Publipostage vers PDF Si vous choisissez comme type de résultat «PDF unique» (c est le choix par défaut), cela a pour effet de déclencher le publipostage et d ouvrir le résultat, qui est un fichier PDF cette fois, sous votre lecteur de PDF. La différence avec le choix précédent est que le résultat est un fichier PDF qui contient le résultat du publipostage. Cela convient, si vous n avez pas à apporter des modifications particulières sur le résultat du publipostage. Après que ce fichier se soit affiché, vous pouvez l imprimer, et/ou le stocker. Publipostage et envoi par mail Ceci constitue la nouveauté la plus intéressante! ATTENTION : elle n est accessible que si vous êtes déjà utilisateur de l envoi de mails depuis RHAPSODIE utilisé comme client de messagerie. Au lieu d imprimer les courriers pour les adresser par voie postale, le choix «PDF individuel joint à mail» vous offre la possibilité d envoyer par voie électronique à chaque destinataire le courrier qui le concerne. A l issue du publipostage, si vous avez fait ce choix, la fenêtre suivante s affiche : Vous reconnaissez la fenêtre qui vous permet déjà d envoyer des mails depuis RHAPSODIE. Chaque pièce jointe est la lettre-type fusionnée. Tout se passe ensuite comme à l habitude.
Page 9 / 10 Publipostage: extraction des disciplines en «attente» Description de l évolution Parmi les champs de fusion du publipostage «élèves», il y a les disciplines auxquels est inscrit l élève. Seuls les cours pour lesquels l élève est en situation «actif» (liée à la «modalité» d inscription) étaient extraits : il est maintenant possible d extraire aussi les disciplines pour lesquelles l élève est en liste d attente Menu «Courrier > Courrier élèves» Une case à cocher permet de demander l inclusion des disciplines «en attente» : Par ailleurs, pour chaque discipline, un nouveau cham de fusion indique la «modalité» (ferme, réinscrit, en attente, etc.)
Page 10 / 10 Quittances : apposition automatique du cachet Description de l évolution Il est maintenant possible d obtenir l apposition automatique d un «cachet» au bas des quittances, et ce dans le but d une impression par lot ou d un envoi par mail Ce cachet est un fichier image au format JPEG. Ce fichier doit impérativement s appeler «signature-ct07.jpg». Il est conseillé d avoir une résolution de la numérisation d au moins 600 ppp pour un rendu réaliste. Il suffit de mettre en place ce fichier dans le dossier de la base principale, c est-à-dire à l emplacement obtenu par la commande «Outils > Infos techniques», rubrique «BASE DE DONNEES PRINCIPALE» (ou «DOSSIER PARTAGE» pour certaines versions de RHAPSODIE). La seule présence de ce fichier suffit pour que l image qu il contient apparaisse au bas des quittances. Exemple de cachet numérisé Résultat