GESTION DES STOCKS AUSONIUS

FICHE DE PROCEDURE CYCLE IMMOBILISATIONS ET STOCKS N 2012 PCS STOCKS - PR 02 Versin 1.0 Rédactin : Service/ Bureau Cellule d Aide au Piltage Date : 14/12/2012 Entrée en vigueur : 14/12/2012 Actualisatin : A chaque évlutin du fichier Excel Fiche validée par Maryan Danède Cellule d Aide au Piltage Nathalie Tran - Ausnius Respnsable de l actualisatin : Maryan Danède Cellule d Aide au Piltage Nathalie Tran - Ausnius Signatures Références : Fiche de prcédure PCS Stcks PR 01 GESTION DES STOCKS AUSONIUS DESCRIPTION La présente prcédure a pur bjectif de décrire l usage du fichier Excel destiné à suivre l état physique du stck d éditin d Ausnius : - inventaire physique des uvrages recensés sur place dans les lcaux d Ausnius ; - inventaire du «stck cmptable» des uvrages prpsés à la vente, quel que sit leur lieu de stckage, afin de valriser le mntant des stcks en fin d année, au cût de prductin évalué à la page. OBJECTIFS - Maîtriser les phases de saisies des entrées et des srties de stck dans le tableur Excel - Actualiser les frmules Excel afin de permettre le calcul des inventaires physiques et «cmptable» Histrique des mises à jur Date Mdifié par (Nm, Prénm, Service) Descriptin du changement 1

DISPOSITIFS ET REGLES DE GESTION APPLICABLES Prcédures et Méthdes : Suite à une réserve émise en 2012 par les cmmissaires aux cmptes sur la tenue des stcks, la gestin des stcks d Ausnius a été inscrite au plan d actin du cntrôle interne et cmptable de l Université. Un premier inventaire physique de ces stcks a été réalisé sur place le 10-09-2012. A partir de cette date, un fichier Excel cnçu avec la cellule d aide au piltage, validé par Mme l Agent Cmptable et par les cmmissaires aux cmptes, a été mis à dispsitin d Ausnius pur gérer sn stck, ses entrées et ses srties, mensuellement et annuellement. Par ailleurs, ce même fichier Excel permet d effectuer le calcul de la valrisatin du stck seln un cût unitaire à la page, calculé pur chaque année, à partir de 2009. Deux % de la myenne des cûts 2009 à 2011 sera retenu pur les uvrages publiés antérieurement à 2009. Le fichier Excel cmprend autant de feuilles qu il y a de mis de gestin (4 mis seulement en 2012). Chaque «nglet» (feuille Excel) se présente dans la même dispsitin ; ils cntiennent des clnnes identiques. Les clnnes représentent les champs de la base de dnnées ; les lignes représentent les enregistrements, uvrages par uvrages. Les clnnes Excel (champs de base de dnnées) : N (Numér interne de l uvrage) ISBN Cllectin Vl. Repere Titre Auteurs Lieu, date Mis publicatin à partir de 2009 Date publicatin Nmbre de pages par uvrage Nbre d'exemplaires prduits/uvr Prix public HT Prix public TTC Lieu de stckage : Reserve Lieu de stckage : Archeple Lieu de stckage : Bureau Lieu de stckage : Vitrine Stck physique initial Ausnius au 10-09-2012 Dns (auteur, service de presse, cadeaux ) Ventes directes par Ausnius Dépôt Ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard) Retur depôt vente (diffuseurs divers hrs De Bccard) Ventes du dépôt vente (diffuseurs divers hrs De Bccard) Stck physique Ausnius au xx-xx (fin de mis) Depôts ventes au 10-09 Stck cmptable hrs De Bccard au 30-09 Livraisn De Bccard au //N imprimeurs Reassrt (+)/ Retur (-) De Bccard au xx-xx Stck De Bccard au xx/xx/n Stck Glbal au xx/xx/n TOTAL du nmbre de pages prduites Cût de revient unitaire / page Cût de revient unitaire uvrage Valeur Stck final 2

Les champs saisis : N ISBN Cllectin Vl. Repere Titre Auteurs Lieu, date Mis publicatin à partir de 2009 Date publicatin Nmbre de pages par uvrage Nbre d'exemplaires prduits/uvr Prix public TTC (Champ indicatif) Lieu de stckage : Reserve Lieu de stckage : Archeple Lieu de stckage : Bureau Lieu de stckage : Vitrine Dns (auteur, service de presse, cadeaux ) Ventes directes par Ausnius Dépôt Ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard) Retur depôt vente (diffuseurs divers hrs De Bccard) Ventes du dépôt ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard) Champ calculé : Prix public HT (Champ indicatif) Le prix HT est calculé en fnctin du prix TTC (le mntant de la TVA varie seln l année de publicatin) Champ calculé : Stck physique initial Ausnius au xx-xx-xx Lieux de stckage : Réserve + Archeple + Bureau + vitrine Résultat d un inventaire initial et/u de l état du stck du mis précédent prenant en cmpte les muvements d entrées et de srties Champs calculés : Stck physique Ausnius au xx-xx (fin de mis) Stck physique initial Ausnius Dns Ventes directes Dépôts ventes + Retur depôt vente - Reassrt (+)/ Retur (-) De Bccard Depôts ventes au 10-09 (initial) Livraisn De Bccard au //N imprimeurs Reassrt (+)/ Retur (-) De Bccard au xx-xx Stck cmptable hrs De Bccard au xx-xx Stck physique Ausnius au xx-xx (fin de mis) + Dépôts ventes cumulés- Retur depôt vente cumulés - Ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard) cumulées + Depôts ventes au 10-09 (initial) Champ imprté : Stck De Bccard au xx/xx/n Imprtatin à partir du fichier Excel De Bccard en fin d année Champs calculé : Stck Glbal au xx/xx/n Stck cmptable hrs De Bccard au xx-xx + Stck De Bccard au xx/xx/n Champ imprté : Cût de revient unitaire / page (résultat calcul cûts) Champs calculé : TOTAL du nmbre de pages prduites Nmbre de pages par uvrage x Nbre d'exemplaires prduits/uvr Cût de revient unitaire uvrage Cût de revient unitaire / page x Nmbre de pages par uvrage Valeur Stck final Stck Glbal au xx/xx/n x Cût de revient unitaire 3

SAISIE D UNE NOUVELLE REFERENCE uvrage nuveau uvrage 1) Sélectinner simultanément tus les mis en curs (sélectin de plusieurs feuilles) : le mis en curs et les feuilles crrespndantes aux mis qui suivent jusqu à la fin de l année (shift + clic sur les feuilles) 2) Veiller à ce que le N interne de l uvrage sit saisi crrectement et sans interruptin dans la clnne A 3) Entrer les infrmatins qui divent être saisies hrs champs calculés et champs imprtés N (Numér interne de l uvrage) ISBN Cllectin Vl. Repere Titre Auteurs Lieu, date Mis publicatin à partir de 2009 Date publicatin Nmbre de pages par uvrage Nbre d'exemplaires prduits/uvr Prix public HT Prix public TTC Lieu de stckage : Reserve Lieu de stckage : Archeple Lieu de stckage : Bureau Lieu de stckage : Vitrine Stck physique initial Ausnius au 10-09-2012 Dns (auteur, service de presse, cadeaux ) Ventes directes par Ausnius Dépôt Ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard) Retur depôt vente (diffuseurs divers hrs De Bccard) Ventes du dépôt vente (diffuseurs divers hrs De Bccard) Stck physique Ausnius au xx-xx (fin de mis) Depôts ventes au 10-09 Stck cmptable hrs De Bccard au 30-09 Livraisn De Bccard au //N imprimeurs Reassrt (+)/ Retur (-) De Bccard au xx-xx Stck De Bccard au xx/xx/n Stck Glbal au xx/xx/n TOTAL du nmbre de pages prduites Cût de revient unitaire / page Cût de revient unitaire uvrage Valeur Stck final 4

4) Désélectinner le grupe de feuille Excel (par un clic sur une autre feuille que celles qui étaient sélectinnées) puis revenir à la feuille crrespndante au mis en curs (par un clic sur la feuille cncernée) 5) Saisir les infrmatins suivantes (à utiliser également dans une saisie pst-inventaire) Lieu de stckage : Reserve Lieu de stckage : Archeple Lieu de stckage : Bureau Lieu de stckage : Vitrine 6) Cliquer sur la cellule calculée clnne S et Remplacer la frmule saisie par une smme des clnnes O à R Rq : penser à rectifier le taux de TVA si besin en clnne M (clnne indicative) 5

GERER LES ENTREES ET LES SORTIES- du stck physique (sur place à Ausnius) Pur garder une trace des muvements, chaque cellule sera accmpagnée d un cmmentaire de cellule et chaque saisie sera le résultat d un calcul sus Excel. Exemple : saisie de deux dns successifs, le premier de 10 uvrages, le secnd de 15 uvrages => saisir dans la cellule Excel «= 10 + 15» Les entrées et les srties du stck présent à Ausnius snt gérées à partir du stck initial recensé, sur place, à Ausnius, au 10/09/2012. Les champs suivants permettent de suivre les muvements de stcks cncernant le stck physique Ausnius. Dns (auteur, service de presse, cadeaux )_clnne T => Sernt cmptabilisés dans cette clnne les cessins à titres gratuit réalisées à partir du stck physique présent à Ausnius ; elles fernt référence à des bns de srties numértés dans une série unique quel que sit leur rigine. Un cmmentaire attaché à la cellule Excel accmpagne la saisie : N bn_auteur_nm : nb N bn_revue : nb N bn_cmmunicatin_nm : nb N bn_biblithèque : nb Ventes directes par Ausnius _clnne U => Sernt cmptabilisés dans cette clnne les ventes en ligne, les ventes aux particuliers, les ventes aux enseignants chercheurs, les ventes aux librairies (à distinguer des dépôts ventes). Un cmmentaire attaché à la cellule Excel accmpagne la saisie : Date_nm : nb Dépôt Ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard)_clnne V=> Sernt cmptabilisés dans cette clnne les dépôts ventes réalisés, auprès des librairies hrs De Bccard, à partir des seuls stcks recensés à l inventaire initial, sur place, à Ausnius. Un cmmentaire attaché à la cellule Excel accmpagne la saisie : Date_nm : nb Retur depôt vente (diffuseurs divers hrs De Bccard)_clnne W => Sernt cmptabilisés dans cette clnne les returs sur dépôts ventes en prvenance des librairies hrs De Bccard, returs qui peuvent dépendre des dépôt ventes réalisés avant u après l inventaire initial. Il s agit d intégrer tutes les entrées de stcks venant augmenter le stck initial de départ d Ausnius. Un cmmentaire attaché à la cellule Excel accmpagne la saisie : Date_nm : nb 6

Reassrt (+)/ Retur (-) De Bccard au 30-09_clnne AC => Sernt cmptabilisés dans cette clnne les dépôts ventes («Réassrts») et les returs sur dépôt ventes de De Bccard réalisés à partir de l inventaire du stck initial, sur place, à Ausnius. Les réassrts sernt psitifs (+) et les returs sernt négatifs (-). La cnslidatin de ces muvements dans une seule clnne établit un slde crrespndant au nmbre d uvrages entrés et srtis, à partir du stck initial (10/09), à ajuter u à déduire du stck du mis. Stck physique présent à Ausnius au xx-xx (fin de mis) est égal à : Stck physique initial Ausnius Dns Ventes directes Dépôts ventes + Retur depôts vente [Reassrt (+)/ Retur (-) De Bccard ] GERER LES ENTREES ET LES SORTIES- du stck «cmptable» (uvrages nn vendus prpriété de l Université) Quel que sit leur lieu de stckage physique, à Ausnius, auprès des libraires hrs De Bccard u auprès du diffuseur/distributeur De Bccard, il est nécessaire, en fin d année, de cnnaître le nmbre d uvrage encre prpsé à la vente, dnt l Université de Brdeaux 3 est prpriétaire. Un slde cmptable intermédiaire hrs De Bccard crrespndant à des uvrages, encre en ventes («invendus»), à Ausnius et dans les Librairies hrs De Bccard, à prendre en cmpte dans la valrisatin des stcks se détermine à partir des champs suivants. Stck physique Ausnius au xx-xx (fin de mis)_ clnne Y Dépôts ventes au 10-09 _clnne Z => Sernt cmptabilisés dans cette clnne les uvrages en dépôts ventes à la date de l inventaire initial réalisé sur place, à Ausnius, le 10/09/2012. Ventes du depôt ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard)_clnne X => Sernt cmptabilisés dans cette clnne les ventes des librairies hrs De Bccard chaque fis qu une facture et qu un titre de recette crrespndant sera établi à l encntre de ces librairies. Un cmmentaire attaché à la cellule Excel accmpagne la saisie : Date_nm : nb Stck «cmptable» hrs De Bccard (fin de mis) est égal à : Stck physique initial Ausnius + Dépôts ventes au 10-09 + Dépôts ventes (depuis le 10/09) Returs depôts vente Ventes du depôt ventes (diffuseurs divers hrs De Bccard) 7

Le slde «cmptable» glbal qui sera retenu en fin d année pur valriser les stcks sera btenu en ajutant au stck cmptable hrs De Bccard défini ci-dessus l état des stcks cnstaté et adressé par De Bccard à Ausnius. L état des Stck De Bccard est imprté une u deux fis l an, impérativement en date du 31/12/N. Cet état est imprté à partir d une table de crrespndance entre les N interne des références des uvrages suivis par Ausnius et les N interne de gestin des uvrages par De Bccard. Stck «cmptable» glbal est égal à : Stck «cmptable» hrs De Bccard (fin de mis) + Stck De Bccard Un champ cmplémentaire «Livraisn De Bccard au //N imprimeurs»_ clnne AB => répertrie les entrées de stcks chez De Bccard par une livraisn directe des imprimeurs sur la base des factures d impressin. Cmpléter par le champ des «Reassrt (+)/ Retur (-) De Bccard», il permet de récapituler les muvements de stcks vers De Bccard depuis le 10/09/2012. Cmpte tenu de l état de départ furni par le dernier relevé de De Bccard, un rapprchement purra être établi avec le futur relevé De Bccard. Acteur(s) : Ausnius Mme TRAN Dcumentatin : 8