INC Retraite 6 mai Actualités des Missions Réseau Déléguées

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1 INC Retraite 6 mai 2015 Actualités des Missins Réseau Déléguées

2 Enjeux: Les missins réseau déléguées : un nuveau levier pur ptimiser Amélirer la maîtrise des acticités Maintenir la cntinuité de service, les standards de qualités attendus et ptimiser les myens Axes de travail: Les activités à faible vlumétrie et à frte expertise (rachats VPLR; annulatins/rétablissements; veuvage français; Sndage des dssiers validés; Ouverture des drits aux sins de santé à l étranger) Le traitement des dssiers des résidents à l étranger n ayant pas encre fait l bjet de la créatin d un pôle de cmpétence Gains attendus: Amélirer la qualité de service rendu aux assurés par une pratique hmgène Amélirer les cnditins de piltage de l activité (délais, maîtrise des risques et qualité) 2

3 Des mdalités de piltage spécifiques pur faciliter les interactins entre rganismes et un suivi fin des prjets Le cmité de piltage des Missins réseau déléguées, réuni tus les mis depuis nvembre, assure la crdinatin des travaux et la chérence des plannings de dépliement des prjets. Il est également garant de la prise en cmpte des aspects transverses sur les aspects transverses (RH, cmmunicatin, SI et accmpagnement du changement) Les cmités de prjets piltent la cnceptin et l expérimentatin des missins réseau déléguée. Ils sernt en charge de la mise en œuvre du dépliement pur l ensemble du réseau Les rganismes titulaires d une missin réseau déléguée snt piltes de leurs prjets Les rganismes qui cèdent une activité snt étritement assciés au sein des cmités de prjets 3

4 Des mdalités de piltage spécifiques pur faciliter les interactins entre rganismes et un suivi fin des prjets Le cmité de piltage des missins réseau déléguées il crdnne les travaux et le dépliement des prjets sur les aspects transverses (RH, SI..) Cmité de prjet Rachats VPLR Cmité de prjet Annulatins/rétablissements Cmité de prjet veuvage français Préparent les cnditins ptimales de dépliement et de fnctinnement des activités Cmité de prjet SDV Cmité de prjet ODSS Cmité de prjet entraide Cmité de prjet Résidents étrangers (6 pays) 4

5 Etat d avancement des missins réseau déléguées Les instances de piltage des Missins réseau déléguées nt pur feuille de rute de garantir l ensemble des cnditins de réussite des prjets : L évlutin des systèmes d infrmatin adaptés aux bjectifs de dépliement des prjets La redéfinitin des prcessus de traitement des différentes activités L rganisatin des mdalités de dépliement en chérence avec l ensemble des rganismes La prise en cmpte de l ensemble des impacts du changement sur les rganisatins La définitin d éléments de cmmunicatin adaptés 5

6 L évlutin des systèmes d infrmatin adaptés aux bjectifs de dépliement des prjets Enjeux : La transmissin dématérialisée des dssiers entre rganismes La définitin des nuvelles mdalités de cntact pur les assurés L accès aux dssiers des rganismes cédants par les rganismes prenants L efficience des nuveaux circuits de travail pur les agents Plan de travail: Le COPIL valide l utilisatin de l Outil retraite pur effectuer des pératins de gestin pur le cmpte de l ensemble des rganismes (rachats/vplr; annulatins/rétablissements) L utilisatin des ptentialités de certains applicatifs infrmatiques dévelppés par des rganismes pur le traitement d une activité spécifique (ex: utilisatin de l applicatif SARA veuvage) L évlutin de la feuille de rute SI pur favriser l adaptatin des utils dans le calendrier de dépliement des prjets 6

7 La redéfinitin des prcessus de traitement des différentes activités Enjeux : L améliratin de la qualité de service La maîtrise des activités Plan de travail: Chaque cmité de prjet cnduit un travail de redéfinitin des prcessus de traitement des activités Le périmètre de prise en charge vise l intégralité du prcessus de traitement (instructin, cntrôle et suivi cmptable) hrmis le frnt ffice de niveau 1 cnservé dans chaque rganisme Définitin des niveaux de service assurés par les centres de traitement et les caisses du réseau 7

8 Le dépliement des prjets une planificatin prévisinnelle crdnnée sur l ensemble du réseau Décembre 2014 Février 2015 Mai 2015 Septembre 2015 Juin 2016 Préparatin Installatin du COPIL et de chacun des cmités de prjets Prductin des premiers éléments de cadrage Etat d avancement => Phase terminée => Réalisatin des livrables: Ntes de cadrage Plans prjets Macr-planning prévisinnel de dépliement Cnstructin Etude métiers et des impacts RH, SI et lgistiques Cntractualisatin Etat d avancement => Phase en curs => Livrables à réaliser: Optimisatin des prcessus Expressin des besins SI Plan d accmpagnement RH et de frmatin Plan de cmmunicatin Scénari prévisinnel de dépliement pur chaque cmité Expérimentatin Tests réalisés entre caisses prenantes u avec une caisse cliente assciée à la cnduite de prjet Etat d avancement => Avant-phase d expérimentatin pur le cmité de prjets SDV => Livrables à réaliser: Cmpte rendu d expérimentatin Adaptatin des prjets en fnctin des impacts détectés et nn anticipés Ajustement des scenarii de dépliement Mise en œuvre Dispense des frmatins Transferts des dssiers Etat d avancement => Phase nn cmmencée => Livrables à réaliser: Nte de mise en œuvre Cmpte rendu des cmités de suivi 8

9 Le dépliement des prjets une planificatin crdnnée sur l ensemble du réseau L rganisatin des mdalités de dépliement des prjets en chérence avec l ensemble des rganismes L élabratin et la crdinatin des scénarii prévisinnels de dépliement par prjet visent à : Appuyer les rganismes prenants pur définir le scénari de dépliement le plus pertinent en fnctin des spécificités et des cntraintes prpres à chaque caisse prenante Arbitrer en COPIL missins réseau déléguées les planificatins entre prjets pur permettre un dépliement réseau chérent Inscrire les rganismes en difficulté dans les premières vagues de transfert ainsi que les caisses prenantes 9

10 La prise en cmpte de l ensemble des impacts du changement sur les rganisatins Enjeux : Réaliser un état des lieux des persnnels cncernés par les évlutins d activités Garantir pur les caisses prenantes le dépliement des cmpétences adaptées à la prise en charge de l activité Préparer l accmpagnement des persnnels cncernés par une évlutin des cmpétences Plan de travail : Le COPIL a demandé aux cmités de prjets la réalisatin d un aut-diagnstic La DARRH et les DRH des rganismes appuient les chefs de prjets sur la définitin des plans d accmpagnement à cnduire dans les rganismes 10

11 La réalisatin de l aut-diagnstic La réalisatin d un aut-diagnstic vise à : Permettre aux rganismes prenant une activité de préparer le transfert des activités prchainement déléguées Recenser les bnnes pratiques qui purraient appuyer les caisses prenantes à revisiter prcessus, mdalités de piltage et utils dédiés Créer des canaux d échanges d infrmatin entre rganismes pur le transfert Snt examinés dans l aut-diagnstic: Les prfils des persnnes mbilisées sur ces activités (plyvalence/spécialisatin) La pyramide des âges Les attentes des rganismes en matière de frmatin et/u d accmpagnement Les prcédures et utils de piltage spécifiques à l activité existants dans l rganisme 11

12 Premiers cnstats à l issue de l autdiagnstic Les returs des rganismes sulignent : Des pyramides d âges élevées sur ces activités Des emplis spécialisés sur le champ d activités de faible vlumétrie 11 CARSAT a minima nt spécialisé des techniciens dans une u plusieurs des 3 activités (rachats/versements, annulatins/rétablissements/veuvage) 2 CARSAT nt des techniciens plyvalents sur ces activités et des activités retraite/carrière Cette répartitin est différente en ce qui cncerne ODSS (5 rganismes avec spécialisatin/7 avec plyvalence) Les rganismes anticipent le redépliement de leurs activités Un renfrcement au titre des missins réseau qui leur snt déléguées Un renfrcement sur les activités retraite et carrière 12

13 Plan d accmpagnement du changement La DARRH appuie les rganismes mbilisés pur le dépliement d un plan d accmpagnement articulé de l INC de plusieurs bjectifs: Qualificatin dès l amnt de la nature des évlutins et recueil les éléments de diagnstic au sein de chaque rganisme Méthdlgie élabrée par la DARRH pur traiter de l accmpagnement du changement dans les prjets de la COG Définitin du scénari d rganisatin RH cible, de la nature des emplis attachés et les besins de frmatin assciés Suivi du plan d accmpagnement du changement asscié au dépliement du prjet 13

14 Plan d accmpagnement du changement Cnfrmément aux engagements précédemment pris, la CNAV prpse l rganisatin d un grupe de travail paritaire avec pur bjectifs Le partage de la méthdlgie d analyse d impacts Rh d un prjet, en curs de dévelppement dans la Branche L enrichissement du dialgue scial, tant au plan natinal que lcal Prpsitin d une réunin avant mi-juin autur des éléments attendus d une démarche d analyse d impacts Rh d un prjet et de sn intégratin dans la démarche prjet Une nuvelle réunin à l autmne de bilan partagé : les apprts de la méthde appliquée au prjet Missins réseau déléguées 14

15 La définitin des éléments de cmmunicatin adaptés Enjeux : La diffusin d un niveau d infrmatin hmgène dans l ensemble de la branche La cmpréhensin par l ensemble des cllabrateurs Plan de travail: Le COPIL crdnne le cntenu et les mdalités de diffusin des éléments de cmmunicatin: Définitin des éléments de cmmunicatin réseau Plan de cmmunicatin en curs de réalisatin Interview de Pascal Emile dans le Frum Retraite 102 janvier 2015; Interview de Mikaël Savi dans le Frum Retraite 103 mars 2015 avec les témignages d Ingrid Cerda(CARSAT Auvergne)et d Isabelle Lesimple (CARSAT Centre) 15

16 Présentatin des pints significatifs d avancement des missins réseau déléguées par prjet Le dépliement des missins réseau déléguées est articulé autur de 4 étapes: La préparatin du dépliement des missins La cnstructin des mdalités de dépliement L expérimentatin du transfert d activités La cnduite du dépliement et de sn suivi 16

17 Prjet Rachats/VPLR Cmité de prjet Rachats VPLR Caisses prenantes piltes du prjet :CARSAT Nrmandie et CNAV Ile-de- France Caisses clientes assciées à la cnduite de prjet: Carsat Centre Ouest et Rhône- Alpes Phase 1: Préparatin du dépliement -Définitin du périmètre de la missin réseau déléguée Livrables : Périmètre des activités regrupées; Organisatin cible des rganismes; planning prévisinnel de mntée en charge Vlumétrie : 4193 dssiers Phase 2: Cnstructin : En curs Livrables : -Analyse du prcessus : 30/04/2015 -Cnventins de services avec les CARSAT: 31/08/2105 -Refnte de la dcumentatin du prcessus 31/08/2015 -Définitin des mdalités de piltage (utils) 31/08/2015 -Définitin de l ffre de services 31/08/2015 -Plan de recrutement et de frmatin 30/04/2015 -Evlutins SI: 30/05/2015 Phase 3: Expérimentatin/mise en œuvre Phase de test : de mars à septembre 2015 entre caisses piltes Prblématiques à affiner au curs de l expérimentatin: -Cartgraphie /réingénierie de prcessus -Evaluatin des gains de prductivité -Frmalisatin des circuits de travail avec les autres services impactant le prcessus -Créatin d une dcumentatin unique -Organisatin des relatins entre caisses prenantes et caisses clientes dans le cadre du suivi cmptable et prpsitin d évlutin -Frmalisatin des ffres de service Phases de dépliement: -Phase 1: Transfert 4 Carsat -Phase 2: Transfert autres Carsat 17

18 Prjet Annulatins/rétablissements Cmité de prjet Annulatins Rétablissements Caisses prenantes piltes du prjet :CARSAT Pays de la Lire et Auvergne Caisses clientes assciées à la cnduite de prjet: CNAV en IDF et CARSAT Aquitaine Phase 1: Préparatin du dépliement -Définitin du périmètre de la missin réseau déléguée: OK Livrables : Périmètre des activités regrupées; planning prévisinnel de mntée en charge Vlumétrie : dssiers Phase 2: Cnstructin : En curs Livrables : -Analyse du prcessus : 28/02/2015 -Définitin des besins de recrutement 31/03/2015 -Organisatin lgistique: 30/04/2015 -Infrmatin/cmmunicatin: 30/04/2015 -Analyse des risques financiers: 26/05/2015 -Dévelppement des partenariats régimes: 26/05/ Evlutins SI 26/05/2015 Phase 3: Expérimentatin/mise en œuvre Phase de test : Démarrage des tests en avril 2015 (transfert des dssiers entre Nantes, Clermnt-Ferrand Prblématiques à affiner au curs de l expérimentatin: -Cartgraphie/réingénierie des prcessus et prcédures -Evaluatin des gains de prductivité -Dévelppements et identificatin des améliratins à apprter au SI -Etude de la qualité du service rendu et des attentes des assurés Phases de dépliement prévisinnel : Phase 1 : transfert des flux des 2 Carsat Phase 2 : transfert 3 Carsat Phase 3: Transfert 5 Carsat 18

19 Prjet veuvage Français Cmité de prjet Veuvage français Caisses prenantes piltes du prjet Carsat Burggne Caisses clientes assciées à la cnduite de prjet: CNAV en IDF,CARSAT Nrd- Est,et Centre Phase 1: Préparatin du dépliement -Définitin du périmètre de la missin réseau déléguée : OK Livrables : Nte de cadrage; plan prjet; définitin du macrprcessus Vlumétrie : 5336 dssiers Phase 3: Expérimentatin/mise en œuvre Phase 2: Cnstructin : En curs Phase de test : Démarrage des tests en juin 2015 jusqu en nvembre 2015 (transfert des dssiers avec une CARSAT) Livrables : -Calendrier de dépliement: 31/01/2015 -Etude d impacts RH: 28/02/2015 -Expressin de besins SI: 31/03/2015 -Plan d accmpagnement RH: 30/06/2015 Prblématiques à affiner au curs de l expérimentatin: -Cartgraphie/réingénierie des prcessus et prcédures -Evaluatin des gains de prductivité -Etudes sur analyse de risque en vue d adapter la plitique des révisins et la plitique de cntrôle -Etude de la qualité du service rendu et des attentes des assurés -Dévelppements, cas de tests des applicatifs SI et définitin d un applicatif cible Phase de dépliement prévisinnel: Décembre 2015 Avril

20 Prjet sndage des dssiers validés Cmité de prjet sndage des dssiers validés Caisses prenantes piltes du prjet Carsat Centre et Alsace Mselle Caisses clientes assciées à la cnduite de prjet: Carsat Bretagne et Midi- Pyrénées Phase 1: Préparatin du dépliement -Définitin du périmètre de la missin réseau déléguée : OK Livrables : Nte de cadrage; plan prjet; Phase 2: Cnstructin : En curs Phase 3: Expérimentatin/mise en œuvre Phase de test : Démarrage des tests en février 2015 jusqu en juin 2015 Livrables : -Plan de transitin pur l rganisatin du dépliement sur 2 sites: 31/01/2015 -Expressin du besin SI: 15/01/2105 -Définitin du schéma cible du prcessus: 31/01/2015 -Référentiels emplis/qualificatins, Plan d accmpagnement RH: en curs Prblématiques à affiner au curs de l expérimentatin: -Cartgraphie/réingénierie des prcessus et prcédures -Evaluatin des gains de prductivité -Mdalités d affectatin et de transfert des dssiers Phase de dépliement prévisinnel: Phase 1: transfert flux Carsat Mntpellier/Lille/Marseille/Clermnt-Ferrand 01/06 /2015 Phase 2: transfert flux Carsat Nantes, Lyn, Rennes, CGSS Réunin 1 er ctbre 2015 Phase 3: transfert flux autres Carsat et CGSS au 1 er mars

21 Prjet uvertures des drits de sins de santé Cmité de prjet ODSS Caisses prenantes piltes du prjet CNAV Ile-de-France (DAE) Caisses clientes assciées à la cnduite de prjet: Carsat Sud-Est Phase 1: Préparatin du dépliement -Définitin du périmètre de la missin réseau déléguée : OK Livrables : Périmètre des activités regrupées; Organisatin cible des rganismes; Planning prévisinnel de mntée en charge Phase 2: Cnstructin : En curs Phase 3: Expérimentatin/mise en œuvre Livrables : -Cartgraphie du prcessus/analyse des risques: 31/03/2015 -Cnventins de services avec les Carsat 30/06/2015 -Dcumentatin unique du prcessus: 30/06/2015 -Définitin des mdalités de piltage (utils) : 30/06/2015 -Mise à jur de la PSI : 30/06/2015 -Plan d accmpagnement du changement: 30/06/2015 -Expressin de besins SI: 30/06/2015 Prblématiques à affiner au curs de l expérimentatin: -Cartgraphie/réingénierie des prcessus et prcédures -Evaluatin des gains de prductivité -Frmalisatin des circuits de travail avec les autres services impactant le prcessus -Créatin d une dcumentatin unique -Piltage du prcessus : déterminatin des indicateurs de suivi et cnstructin d utils -Frmalisatin des ffres de service Phase de dépliement prévisinnel : Phase 1: Transfert des flux 2 caisses Mi-Septembre 2015 Phase 2 : Transfert flux autres caisses Mi-Nvembre