PROCÉDURES. Module Destinataire Demande J-7 Page 3 à 8. Informations additionnelles Page 9 à 14

PROCÉDURES Module Destinataire Demande J-7 Page 3 à 8 Informations additionnelles Page 9 à 14 7750, rue Bombardier, Anjou (Québec) H1J 2G3 >Tél. : 514.355.4115 >Téléc. : 514.355.1241 > www.bsdq.org

Table des matières Module Destinataire Demande J-7...3 Effectuer une demande...3 Accepter ou Refuser soumissionnaire...4 Fonction Soumissions / Trouver...7 Informations additionnelles / Fonction «Demandes J-7»...9 Effectuer une demande...9 Trouver... 10 Accepter soumissionnaires... 13

Module Destinataire Demande J-7 La fonction «Demandes J-7» permet d effectuer une demande selon l article J-7 du Code de soumission lorsqu une ou aucune soumission n a été reçue. Effectuer une demande Sélectionner la fonction «Demandes J-7» du menu, faire l action «Effectuer une demande» et trouver le projet en inscrivant le numéro ou en le recherchant à l aide de la fonction [ ] Les spécialités disponibles s affichent, en sélectionner une ou plusieurs et faire «Envoyer». Une confirmation s affiche : «Voulez-vous vraiment faire parvenir au BSDQ cette demande selon J- 7?». Un message s affiche avisant que la demande a été envoyée avec succès et un courriel de confirmation est envoyé à l usager ayant fait la demande

La demande est envoyée et traitée par le BSDQ. Lorsque le BSDQ transmet la liste des soumissionnaires disponible, le destinataire reçoit un courriel l avisant que «La liste J-7 est disponible» et le statut de la demande passe à «En cours». Accepter ou Refuser soumissionnaire Pour consulter la liste des soumissionnaires disponible, utiliser la fonction «Demandes J-7» et faire l action «Trouver».

Sélectionner la liste et faire l action «Accepter soumissionnaires». Un message s affiche : «Si vous continuez, une règle de l application refusera par défaut tous les soumissionnaires. Vous pourrez, avant la date et heure de clôture chez le maître de l ouvrage, accepter un soumissionnaire qui a été préalablement refusé. Désirez-vous continuer?» Cliquer sur le bouton «OK» pour afficher la liste des soumissionnaires. La liste des soumissionnaires disponibles s affiche, par spécialité en ordre alphabétique. Il est possible d accepter ou de refuser un ou plusieurs soumissionnaires. Pour continuer faire «Signer». Une confirmation s affiche : «Voulez-vous vraiment signer cette liste de soumissionnaire?»

Un résumé de la transaction confirme les noms acceptés et refusés, compléter en inscrivant le mot de passe et faire «Signer». Une confirmation s affiche : «Voulez-vous vraiment signer cette liste de soumissionnaire?» Un reçu confirme l acceptation des soumissionnaires, il est possible de l imprimer, et il est envoyé par courriel à l usager qui a complété la transaction.

Suite à cette action, un avis par courriel est envoyé aux soumissionnaires acceptés. Ils pourront accepter ou refuser de transmettre leur soumission jusqu à la date et heure de clôture chez le maître de l ouvrage. Lorsque le soumissionnaire a complété la transmission, un avis par courriel est envoyé au destinataire ayant fait la demande J-7. Il est ensuite possible de consulter les soumissions transmises en utilisant la fonction «Soumissions». Fonction Soumissions / Trouver La fonction «Soumissions» permet de consulter, d imprimer et de sauvegarder les soumissions préalablement acceptées par une prise de possession ou une demande J-7. Pour trouver les soumissions, sélectionner l action «Trouver», une nouvelle option pour le «Type de recherche désiré» est disponible : «Projets en cours dont au moins une soumission provient d une demande J-7». Lorsque l on consulte le sommaire des soumissions acceptées, un «X» apparait sous la colonne «J-7» lorsque la soumission a été transmise suite à une demande.

De plus, lors de la consultation de la soumission à l écran, une barre jaune apparait, dans le haut de tous les onglets, avec la mention «Soumission rendue disponible dans le cadre d'une demande J-7».

Informations additionnelles / Fonction «Demandes J-7» Effectuer une demande Cette fonction permet de trouver un projet afin d effectuer une demande selon J-7. Une fois l action sélectionnée, inscrire le numéro du projet au BSDQ ou utiliser le symbole [ ]. Lorsque ce symbole [ ] est sélectionné, une fenêtre s ouvre permettant l inscription de différents critères de recherche. No projet Description du projet Ville du projet Suite à la recherche du projet, la liste des spécialités disponible s affiche, le destinataire peut en sélectionner une ou plusieurs à la fois et faire envoyer.

Messages possibles : Si la date et l heure de clôture chez le maître de l ouvrage sont passées : «Impossible d effectuer une demande selon J-7. La date et l heure de clôture chez le maître de l ouvrage sont passées pour ce projet». Si aucune soumission n a été déposée sur le projet : «Aucune soumission reçue pour ce projet». Si au moins une des spécialités demandées a déjà été envoyée au BSDQ pour le même projet : «Impossible d effectuer une demande J-7. Les spécialités suivantes font déjà l objet d une demande». Trouver Il est possible de retrouver toutes les demandes J-7 effectuées par le destinataire. L option «Trouver» permet de rechercher selon différents critères : No demande No projet BSDQ Description Type de recherche désiré : Projets en cours pour le destinataire après la clôture au BSDQ Projets fermés chez le maître de l ouvrage (plage de date) La liste des résultats s affiche par numéro de projet et les informations suivantes sont visibles : No demande Projet BSDQ Description du projet Clôture maître de l ouvrage Statut 4 statuts possibles : En attente : Indique que la demande a été envoyée au BSDQ par le destinataire, mais la liste de soumissionnaires n a pas été transmise par le BSDQ. (en préparation par le BSDQ) En cours : Indique que la liste de soumissionnaires a été transmise par le BSDQ.

En traitement : Indique qu au moins un soumissionnaire est en traitement par le BSDQ (une modification est en cours à la liste initiale transmise). Fermée : Indique que la demande est fermée, la date et l heure de clôture chez le maître de l ouvrage sont passées ou le projet est exclu. Plus aucune action n est possible. Si un report de date pour les entrepreneurs destinataires est effectué, le statut revient à «En attente» ou à «En cours». Il est possible de consulter la demande en sélectionnant le chiffre en bleu. Si le statut de la demande est «En attente», le message suivant s affiche : «Votre demande est en cours de traitement au BSDQ. Un courriel vous sera transmis lorsque la liste de soumissionnaires sera disponible».

Si le statut est «En cours» et que les soumissionnaires ont accepté de transmettre leur soumission, la liste des soumissionnaires associées à la demande s affiche, par spécialité en ordre alphabétique. De plus, les colonnes : «refusé», «accepté», «reçu» et «action» permettent d identifier l historique de la soumission : Refusé : Un «X» dans cette colonne indique que le soumissionnaire a été refusé par le destinataire. Accepté : Un «X» dans cette colonne indique que le soumissionnaire a été accepté par le destinataire. Cette décision est irrévocable. Reçu : Un «X» dans cette colonne indique que le soumissionnaire a accepté de transmettre sa soumission au destinataire. Action : Cette colonne permet d indiquer si le soumissionnaire est «Retiré», «Ajouté» ou «Retranché» de la liste transmise au destinataire. Ajouté : Lorsqu un soumissionnaire a été ajouté à la demande après une première transmission de la liste. Retranché : Lorsqu un soumissionnaire est retranché de la demande après une première transmission de la liste. En traitement : Lorsqu un soumissionnaire est modifié après la transmission par le BSDQ. Cette mention est inscrite jusqu à la transmission de la nouvelle liste. Retiré : Lorsqu un soumissionnaire a retiré sa soumission.

Accepter soumissionnaires Cette action permet d accepter ou refuser les soumissionnaires suite à la réception de la liste J-7. Les résultats s affichent par spécialité en ordre alphabétique, avec au bout de chaque soumissionnaire les colonnes «refusé», «accepté» et «action». Comme pour une prise de possession, les soumissions sont refusées par défaut et il est possible de les accepter jusqu à la date et heure de clôture chez le maître de l ouvrage. Si certains soumissionnaires ont été refusés une première fois et que l entrepreneur destinataire retourne les accepter, le message suivant apparait : «Attention certains soumissionnaires ont déjà été acceptés sur ce projet, mais il demeure des soumissionnaires toujours disponibles liés à votre demande. Pour consulter les soumissions rendues disponibles par les soumissionnaires, vous devez utiliser la fonction Soumissions».

Si tous les soumissionnaires liés à la demande ont été acceptés par le destinataire le message suivant apparait : «Attention tous les soumissionnaires liés à votre demande ont été acceptés. Pour consulter les soumissions acceptées, vous devez utiliser la fonction Soumissions». Si la date et l heure de clôture chez le maître de l ouvrage sont passées, le message suivant apparait : «Impossible d accepter la liste de soumissionnaires. La date et l heure de clôture chez le maître de l ouvrage sont passées pour ce projet». Il est impossible d accepter une soumission si elle est retirée, retranchée ou en traitement. Il est possible d accepter une soumission si un soumissionnaire est désengagé, mais celui-ci ne recevra pas d avis et il ne pourra pas répondre à la demande.