FORUM DES GESTIONNAIRES 10 Décembre 2013 Gestion des crédits Subvention d Etat et Ressources Propres
SUBVENTION D ETAT
1 I Reprise des crédits SE P. 02 Crédits SE non engagés au 31/12 sont repris (principe de droit commun appliqué par la DSFIM) A titre indicatif : le montant des remontées de crédits 2012 pour les unités s élevait à 37 462,95 pour un total de mise en place de 2 281 710 soit 1,64% Possibilité de demande de réattribution en cas d événements exceptionnels et justifiés (incident technique GESLAB, difficulté financière majeure), remettant en cause le fonctionnement normal de l unité Réponse DSFIM pour 2012 : 2 dossiers rejetés sur 4 présentés (1 ers pour la DR 19) >> Engagement totalité des crédits SE avant le 1 er décembre 2013 Service financier et comptable le pôle ressources
2 I Objectif de consommation fixé par la DGD-R P. 02 Compte tenu du contexte budgétaire et afin de lisser la consommation des crédits sur l année, il a été fixé des objectifs d engagement. Ils ont été précisés à vos DU dans la lettre de notification de FEI transmise par votre Institut. Rappel des objectifs de consommation en SE pour 2013 60% au 30 juin 85% au 30 septembre 100% au 30 novembre Il revient aux délégations de s assurer du respect des niveaux d engagement demandés et de se rapprocher des DU en cas d écart. Le Pôle budget relance périodiquement les unités dont la consommation est inférieure aux objectifs, Service financier et comptable le pôle ressources
3 I Objectif de consommation fixé par la DGD-R Au 31 Mai : 45% des unités avaient un taux d engagement inférieur à 50% Au 31Août : 40 % des unités avaient un taux d engagement inférieur à 70% Au 30 Novembre : 35% des unités ont un taux d engagement inférieur à 95%, 6 000 000.00 5 000 000.00 4 000 000.00 3 000 000.00 SE mise en place SE engagées SE non consommée 2 000 000.00 1 000 000.00 0.00 mai-13 juin-13 juil.-13 août-13 sept.-13 oct.-13 nov.-13
RESSOURCES PROPRES DECONCENTREES
1 I PROVISION D AE sur RP (Autorisation d engagement (droits à dépenser) = limite supérieure des dépenses pouvant être engagées) P. 02 Provision d AE de l établissement = montant des crédits inscrits au budget primitif à hauteur des prévisions de recettes de l année. Provision d AE des délégations = montant calculé d après les besoins de l année N-1. Une partie est allouée au démarrage de l exercice puis en fonction des besoins. Elle est ajustée en fin d année selon les recettes attendues qui ont été déclarées dans le Budget rectificatif. Facilité de gestion qui permet de mettre en place les crédits en fonction des droits constatés et des besoins réels des unités. Service financier et comptable le pôle ressources
2 I PROVISION D AE Situation budgétaire 2013 P. 02 En 2013, il y a tassement des ressources propres sur le périmètre contractuel ce qui génère moins de recettes. Bilan au 30-06 et actions ayant été engendrées par cette situation : constat de la cour des comptes en juin 2013 d une sousconsommation budgétaire (particulièrement les investissements d avenir) Ouverture par la DSFIM de la totalité des provisions d AE aux Délégations ce qui ne lui permettait plus de satisfaire aux nouveaux besoins. Remontée en masse par la DSFIM des provisions allouées aux délégations afin de les mutualiser au niveau de l établissement ne laissant qu un solde de 200 K. Service financier et comptable le pôle ressources
Evolution de la consommation budgétaire des contrats suivis à l avancement 14 000 000.00 12 000 000.00 10 000 000.00 8 000 000.00 6 000 000.00 RP mise en place RP engagées RP non consommée 4 000 000.00 2 000 000.00 0.00 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov Au 30 Juin 2013 : MEP = 12 150 694 - Taux d engagé = 41,53 % - Disponible = 7 105 055 Au 01 Décembre 2013 : MEP = 11 434 701 - Taux d engagé : 78,19 % - Disponible = 2 494 144 Pour mémoire : au 31-12-2012 : MEP = 11 253 521 - Taux d engagé = 86% - Disponible = 1 589 625
3 I Constat 2013 - Contrats gérés à l avancement Mises en place effectuées par le SFC en fonction de la fiche pluriannuelle de prévisions de dépenses. Mises en place effectuées au 1 er semestre nettement supérieures aux besoins réels d engagement. A l échelle national et locale, plus de crédit de libre, d où impossibilité de procéder à de nouvelles installations. Identification et remontée par chaque délégation, en collaboration avec les unités, des mises en place pour lesquelles aucun engagement ne sera fait durant l année pour prise en charge des nouveaux contrats. Conclusion : Le % non engagé au 01-12 étant encore de 22% malgré les remontées de crédits, les prévisions de MEP sont largement surestimées.
4 I Rappel sur la Mise en place des crédits Non suivi à l avancement : Mise en place lors du service fait (droit constaté = facturation) Subvention d équipement (dont FEDER) Subvention de fonctionnement à caractère annuel Les opérations à obligation de résultat ou assimilés : Les prestations de services, Les colloques, Les co-financements des BDI etc.. Suivi sur le 9ADO ou OTP suivant la nécessité de justification Pas de gestion à l avancement Suivi à l avancement : Mise en place au plus près des besoins d engagement de l année Les opérations pluri-annuelles sans obligation de résultat (à obligation de moyens) Les contrats de recherche dont les contrats européens, les INTERREG, les décisions ANR,.) Les subventions de fonctionnement pluriannuelles (dont les FEDER) Les mises à disposition de personnel, Etc. Suivi sur OTP et EOTP (Elément d Organigramme Technique de Projet) Gestion à l avancement
5 I Nouvelles modalités de mise en place des crédits en 2014 Objectif de 2014 = Rendre plus efficient les mises en place afin d éviter au maximum les remontées de crédits. Principe retenu : A la réouverture de BFC (à partir du 22/01/14) MEP à hauteur de 50% du montant prévisionnel indiqué dans la fiche de prévision de dépenses (engagements du 1 er semestre) mais avec en parallèle une analyse par le gestionnaire du pôle Budget en charge de votre laboratoire de vos contrats en début d année afin de traiter les cas particuliers (engagement du personnel, d équipement,.). Information transmise au laboratoire, comme en 2013, par mail avec copie de la fiche financière mise à jour. Possibilité de réajuster cette 1 er mise en place si montant insuffisant Fin mai/début juin, édition d une situation de la consommation des crédits. Nouvelles mises en place en fonction du taux de consommation avant fin juin. Un courrier signé conjointement de l Agent Comptable et du Délégué sera envoyé prochainement aux Directeurs d Unités afin de présenter ces nouvelles modalités.
7 I Règle spécifique pour les contrats du 7 ème PCRD «Le 3 ème EOTP 9ADO» Projets concernés : uniquement les projets européens du 7 ème PCRD Conséquence de l audit qui a été mené par la commission européenne en 2008 sur les projets en gestion au CNRS Sur les EOTP du projet ne doivent être imputées que les dépenses éligibles réellement à justifier auprès de la commission européenne Exemple de Budget Prévisionnel
7 I Règle spécifique pour les contrats du 7 ème PCRD «Le 3 ème EOTP 9ADO - Ressources propres globalisées» Coût supporté par le labo Répartition entre les EOTP du contrat et le 9ADO Dépenses «éligibles» imputées sur l OTP (CDD, missions,fonct. investissement (prévu lors de la négociation) Dépenses non-éligibles Ouverture des crédits à l issue de chaque Reporting Périod sauf demande motivée.
Ajustement des crédits en fin de contrat Une 1 ère analyse budgétaire est effectuée lors de la transmission du relevé de dépense final. Elle consiste à ajuster les crédits mis en place sur l OTP en fonction des dépenses réalisées. Une 2 ème analyse budgétaire est effectuée à la suite de l encaissement du solde de la subvention. Le laboratoire peut être amené à rembourser des sommes dépensées mais considérées comme inéligibles ou non admises par les financeurs. Constat actuel : les financeurs deviennent très exigeants sur le respect des plans de financement. Les dates de validité des conventions sont primordiales en assurer le suivi Toute variation de poste supérieure à la marge de tolérance du financeur ou n entrant pas dans l objet initial du projet peut faire l objet d un rejet d où nécessité d avoir une vision de l éligibilité de la dépense dès le bon de commande et d effectuer un suivi régulier par poste des montants engagés. Une simple demande au préalable de modification budgétaire auprès du financeur permet de rendre ces dépenses éligibles.