DEPART D UN SALARIE Objectif de cette fiche Procédure à suivre lors du départ d un salarié. Date de création : mars 2016 Auteur : Service Clients E-PAYE Référence : départsalarié/2016
1. PARAMETRAGE DE LA FICHE SALARIE Il faut dans un premier temps, obligatoirement entrer dans la fiche paramétrage du salarié afin de renseigner les différents champs présents dans l onglet Départ. 1
IMPORTANT : Pour les motifs de démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de période d essai à l initiative du salarié ou de l employeur et rupture anticipée d un CDD, il est impératif de renseigner la date de notification de la rupture du contrat. Le champ «Cause du départ DADS» se renseigne automatiquement après sélection de la cause du départ DSN. 2. BULLETIN DE SALAIRE Il convient ensuite d effectuer la saisie des éléments de paye sur le bulletin de salaire. 3. ATTESTATION PÔLE EMPLOI OU AED Vous avez la possibilité d éditer une attestation Pole Emploi papier ou d effectuer une AED. Edition d une attestation Pôle Emploi papier : Il faut impérativement éditer l attestation avant de valider le bulletin du salarié en multi bulletin. La clôture en multi bulletin s effectue depuis la modification du bulletin du salarié. 2
L édition de l attestation est possible après une clôture mensuelle générale. L édition se fait depuis le menu Impressions, Autres impressions, Attestation Pole Emploi. Il faut sélectionner le salarié dans liste déroulante puis saisir si besoin la date de notification de la rupture, les dates et statut du préavis. Il faut également indiquer si le mois du dernier jour travaillé a été complet ou non puis il faut accepter. L attestation Pole Emploi s ouvre, il faut sélectionner le niveau de qualification du salarié dans le cadre 2 puis le motif de la rupture du contrat de travail dans le cadre 6. Après avoir vérifié le contenu des informations présentes dans l attestation, nous pouvons soit pré-valider l attestation (possibilité d effectuer des modifications) soit la valider définitivement (aucune modification possible). 3
Génération d une AED : Il faut impérativement effectuer la clôture du bulletin afin de pouvoir générer une AED. La génération se fait depuis le menu Traitement, AED. Il faut sélectionner le salarié dans liste puis accepter. L AED se génère et se retrouve dans la liste des lots envoyés. - Le fait de cliquer sur AED5 permet d entrer dans la modification de l AED. - Le fait de cliquer sur Visu fichier origine permet de visualiser le fichier texte tel qu il est transmis sur Net Entreprises. - Le fait de cliquer sur Contrôle du fichier AED permet de contrôler si des erreurs sont présentes. - Le fait de cliquer sur Edition AED permet de visualiser en version PDF l AED. - Le fait de cliquer sur la croix rouge permet de supprimer l AED. 4
Une fois l AED générée, il faut cliquer sur Contrôle du fichier AED. Si des anomalies sont présentes, le mot ERREURS apparait dans la colonne Etat de contrôle. Il convient d ouvrir le fichier Excel d erreur pour corriger les anomalies afin de pouvoir valider l AED. Pour corriger les erreurs, il faut ouvrir l AED en cliquant sur Annulation, puis AED 5. L opération doit être répétée jusqu à ce que le mot ERREURS n apparaisse plus. Cela signifie que l AED peut être validée. Il faut pour cela cliquer sur Validation. Il faut maintenant cliquer sur Récupération pour pouvoir récupérer le fichier, l enregistrer et le transmettre via le portail de Net Entreprises. 5
4. SOLDE DE TOUT COMPTE ET CERTIFICAT DE TRAVAIL L édition du STC et du certificat de travail s effectue depuis le menu Impressions, Autres impressions, Solde de tout compte / Certificat de travail. Il faut sélectionner le salarié dans la liste déroulante puis accepter. Les documents s ouvrent au format Word. Il convient de vérifier le contenu des documents ainsi que d ajouter les informations manquantes. Les soldes / certificats déjà générés apparaissent dans la liste des impressions déjà préparées. 6