CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES RELATIF AU MARCHE DE MAINTENANCE DES INSTALLATIONS DE VENTILATION ET DE CLIMATISATION AU CEM (CCTP) REFERENCE MARCHE: CEM/2014/PHB/03 CENTRE EUGENE MARQUIS Avenue de la Bataille Flandres Dunkerque CS 44229 35042 RENNES CEDEX Date limite de réception des offres: 3 juin 2014 à 14H00 (délai de rigueur)
SOMMAIRE ARTICLE 1 - FINALITÉ DES PRESTATIONS... 3 ARTICLE 2 PRESENTATION DES EQUIPEMENTS CVC... 4 Préambule... 4 2.1 Equipements de production d eau glacée... 4 2.2 Cassette de climatisation gainable climatisation à détente directe climatiseur mobile armoire de climatisation... 4 2.3 Rideau d air chaud... 5 2.4 Centrale de traitement d air... 5 2.5 Nettoyage des bouches de ventilation... 5 2.6 Options obligatoires... 5 ARTICLE 3 SURVEILLANCE DES INSTALLATIONS... 6 ARTICLE 4 CONTROLES DE SECURITE... 6 ARTICLE 5 MAINTENANCE PREVENTIVE... 6 ARTICLE 6 TRACABILITE... 6 ARTICLE 7 VERIFICATION DES PERFORMANCES DES EQUIPEMENTS... 6 ARTICLE 8 ENTRETIEN DES LOCAUX TECHNIQUES ET DIVERS... 6 ARTICLE 9 HYGIENE ET SECURITE... 6 ARTICLE 10 CONTROLE ET AUDIT QUALITE DES PRESTATIONS... 7 ARTICLE 11 FORMATION DES PERSONNELS... 7 ARTICLE 12 GESTION DES DECHETS... 7 ARTICLE 13 REPORTING RAPPORT ANNUEL... 7 ARTICLE 14 ADAPTATION DES HEURES DE TRAVAIL AUX CONTRAINTES CEM... 7 ARTICLE 15 ASTREINTE TECHNIQUE... 7 ARTICLE 16 OUTILS ET EQUIPEMENTS GESTION DES STOCKS... 7 ARTICLE 17 ENCADREMENT DU PERSONNEL - FORMATION A LA RADIOPROTECTION 8 ARTICLE 18 CONFIDENTIALITE REGLEMENT INTERIEUR CONSIGNES DE SECURITE 8 ANNEXE A : ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITE... 9 Centre Eugène Marquis 2/10
ARTICLE 1 - FINALITÉ DES PRESTATIONS Le Cem est un établissement de santé devant assurer à ses patients et personnels une qualité d air hygiénique maîtrisée et permanente, ainsi que le contrôle des paramètres de température et de pression de certaines zones d activité. Pour atteindre ces objectifs, le Cem doit être en mesure de surveiller les performances techniques du parc des équipements de CVC, et mettre en place une organisation de maintenance et de contrôle qualité. Le modèle de maintenance souhaité intégrera nativement la surveillance de l efficience des fonctionnements des équipements, et devrait intégrer pour cela un mode prédictif de maintenance. Le Cem souhaite confier à un prestataire qualifié et expérimenté la mise en œuvre opérationnelle de ce programme. L objet de la présente consultation concernera donc la fourniture de l ensemble des prestations techniques et organisationnelles permettant d atteindre les objectifs présentés. Pour cela la prestation devra comprendre notamment (liste non exhaustive) : - La surveillance des installations (prévoir au minimum 2 rondes hebdomadaires et 4 rondes suite aux essais groupe électrogène par an), - La réalisation des contrôles de sécurité et réglementaires (hors contrôles électriques et incendie), - La réalisation des maintenances préventives suivant la réglementation en vigueur et les recommandations constructeurs, - La traçabilité de toutes les interventions et relevés suivant procédures Cem, - Les appoints d ingrédients nécessaires au bon fonctionnement des installations, - Le relevé réguliers des paramètres de fonctionnement (Température consommation etc.) des installations avec consignation dans une main courante électronique, - La vérification à période définie des performances des équipements suivants les paramètres fabricant, et modification des réglages des installations si besoin, avec l intervention des fabricants (coût intégré dans le marché de base), - Le nettoyage et entretien des locaux, y compris la mise à jour des panneaux d affichage réglementaires, plans techniques et synoptiques, - L organisation du travail avec l édition du planning annuel prévisionnel de maintenance préventive et de contrôles - l autorité fonctionnelle et hiérarchique du personnel titulaire, - Le respect des règles d hygiène et de sécurité avec mise en œuvre des règles techniques et recommandations, - Le contrôle et l audit qualité des prestations, - La formation du personnel titulaire, - La fourniture des vêtements de travail, et des EPI y compris l entretien de ceux-ci, - La fourniture du matériel, des outils et des produits nécessaires à la prestation (hors pièces détachées), - L élaboration, la mise en œuvre et l exécution d un plan qualité, - La gestion des déchets par filières dans le respect des réglementations en vigueur, - Le reporting trimestriel de l activité de maintenance CVC via un tableau de bord (à proposer par le titulaire) - Le rapport annuel d activité - L adaptation des heures d intervention des opérations aux contraintes d activité du site Centre Eugène Marquis 3/10
ARTICLE 2 PRESENTATION DES EQUIPEMENTS CVC Préambule Le fonctionnement de certaines activités médicales de traitement et de diagnostics dépend de la disponibilité opérationnelle des équipements de CVC. Aussi, afin d adapter les gammes de maintenance et de disponibilité des pièces détachées, une analyse de risque à priori a été réalisé par le Cem sur chacun des équipements, et a permis de définir un degré de criticité (basse haute moyenne) pour chacune des installations de CVC. Les définitions suivantes ont été adoptées : Basse (Criticité 3) : délai d intervention à assurer 6h Moyenne (Criticité 2) : délai d intervention à assurer 2h Haute (Criticité 1) : délai d intervention à assurer 1h L inventaire des équipements appartenant au périmètre du marché est présenté en annexe. Il est à noter que les ingrédients et les pièces détachées nécessaires (kit de maintenance) dans le cadre de la réalisation de la maintenance préventive des installations sont à intégrer dans l étude des coûts du présent marché. Concernant la maintenance des CTA, le soumissionnaire présentera dans sa gamme de maintenance la fréquence de remplacement des filtres et son mode de planification (préventif prédictif - curatif). 2.1 Equipements de production d eau glacée Les équipements de production d eau glacée desservent des équipements de rafraichissement (cassettes, batteries CTA et gainables) et des équipements médicaux (accélérateurs). Contrôle de fonctionnement hebdomadaire Maintenance préventive semestrielle (tenant compte des disponibilités des équipements desservis) Contrôle et nettoyage des filtres (eau et air) Disponibilité d un volant de pièces détachées pour les équipements de criticité haute Vérification des renvois d alarmes techniques Contrôle des documents techniques et synoptiques Vérification des dispositifs de sécurité (si nécessaire) NB : les pompes de circulation, les équipements de filtration des réseaux d EG, les pots à boue ainsi que les armoires électriques de commande sont à intégrer dans ce chapitre 2.2 Cassette de climatisation gainable climatisation à détente directe climatiseur mobile armoire de climatisation Cassette de climatisation Contrôle de fonctionnement hebdomadaire Maintenance préventive semestrielle (tenant compte des disponibilités des salles) Disponibilité d un volant de pièces détachées pour les équipements de criticité haute Contrôle des documents techniques et synoptiques Vérification des dispositifs de sécurité (si nécessaire) Gainable Contrôle de fonctionnement hebdomadaire Maintenance préventive semestrielle (tenant compte des disponibilités des salles) Disponibilité d un volant de pièces détachées pour les équipements de criticité haute Centre Eugène Marquis 4/10
Contrôle des documents techniques et synoptiques Vérification des dispositifs de sécurité (si nécessaire) Climatisation à détente directe Contrôle de fonctionnement hebdomadaire Maintenance préventive semestrielle (tenant compte des disponibilités des salles) Disponibilité d un volant de pièces détachées pour les équipements de criticité haute Contrôle des documents techniques et synoptiques Vérification des dispositifs de sécurité (si nécessaire) Climatiseur mobile Contrôle de fonctionnement annuel (courant du mois de juin) Maintenance préventive annuelle 2.3 Rideau d air chaud Contrôle de fonctionnement hebdomadaire (durant la saison de chauffe) Maintenance préventive annuelle (tenant compte des disponibilités des accès) NB : les armoires électriques de commande sont à intégrer dans ce chapitre 2.4 Centrale de traitement d air Contrôle de fonctionnement hebdomadaire Maintenance préventive (tenant compte des disponibilités des salles) Remplacement des filtres Disponibilité d un volant de pièces détachées pour les équipements de criticité haute Contrôle des documents techniques et synoptiques Vérification des dispositifs de sécurité (si nécessaire) NB : les pompes de circulation ainsi que les armoires électriques de commande sont à intégrer dans ce chapitre 2.5 Nettoyage des bouches de ventilation Le programme de maintenance devra prévoir un nettoyage des bouches de ventilation pour l ensemble des locaux du centre. Cette opération permettra outre le nettoyage avec un agent décontaminant des diffuseurs, un contrôle visuel et fonctionnel de ceux-ci. Chaque opération demandera l apposition d une gommette d identification sur les diffuseurs (une couleur par année) pour contrôle ultérieur. 2.6 Options obligatoires Le candidat devra faire une proposition chiffrée séparée de l offre globale, pour les prestations suivantes : Contrôles annuels (par un laboratoire certifié) physico chimique de l eau des réseaux : eau glacée (une par bâtiment, soit 2 analyses avec mesure de la protection contre le gel) eau de chauffage (une par bâtiment, soit 2 analyses) Maintenance préventive et contrôle des disconnecteurs. Centre Eugène Marquis 5/10
ARTICLE 3 SURVEILLANCE DES INSTALLATIONS Le soumissionnaire détaillera dans son projet l organisation et les moyens qu il compte mettre en œuvre pour réaliser cette opération, le but pour le maître d œuvre étant, en l absence de retour d informations via GTC, de s assurer du bon fonctionnement de ses équipements de CVC, ainsi que des températures présentes dans ses unités. Maintenance et essais électriques Le soumissionnaire intégrera dans son offre, le déplacement d un technicien pour réaliser une ronde de contrôle, suite aux essais des groupes électrogènes (fréquence trimestrielle). Enfin, la proposition intègrera deux interventions dans l année sur des samedis. Ces interventions sont associées à des maintenances de postes électriques et requièrent la mise à l arrêt des installations avant l arrêt des postes électriques, et une remise en service après la maintenance des postes électriques. ARTICLE 4 CONTROLES DE SECURITE Le soumissionnaire intégrera dans son projet la réalisation des contrôles de sécurité demandés par les réglementations en vigueur. Ceux-ci seront détaillés dans l offre en précisant les textes réglementaires afférents. Les vérifications réglementaires électriques et incendie au sens de la réglementation ERP ne seront pas à intégrer dans l offre. ARTICLE 5 MAINTENANCE PREVENTIVE Le soumissionnaire détaillera dans son projet l organisation et les moyens qu il compte mettre en œuvre pour réaliser cette opération, le but pour le maître d œuvre étant d obtenir une disponibilité des équipements maximale, avec des consommations énergétiques maîtrisées. Il sera précisé les recours à des interventions fabricants. ARTICLE 6 TRACABILITE Le soumissionnaire détaillera les moyens qu il compte mettre en œuvre pour assurer la traçabilité de ses interventions de maintenance ainsi que des rondes de surveillance. ARTICLE 7 VERIFICATION DES PERFORMANCES DES EQUIPEMENTS Le soumissionnaire détaillera dans son projet l organisation et les moyens qu il compte mettre en œuvre pour réaliser cette opération, le but pour le maître d œuvre étant de s assurer du respect des COP et autres performances affichées par les constructeurs. ARTICLE 8 ENTRETIEN DES LOCAUX TECHNIQUES ET DIVERS Le maître de l ouvrage met à disposition du soumissionnaire des locaux techniques qui abritent les équipements de CVC. Ces locaux sont conformes aux destinations pour lesquelles ils sont employés. Le soumissionnaire devra durant toute la durée du marché l entretien de ceux-ci, avec si nécessaire la réalisation des peinture de sol, le remplacement des signalisations et synoptiques dégradés (Etc.) sans prétendre à des facturations supplémentaires. Un état des lieux sera réalisé au démarrage et à la fin du marché. ARTICLE 9 HYGIENE ET SECURITE Le soumissionnaire notera que le Centre Eugène Marquis est un établissement de santé ERP classé type U 3 et 4 catégorie. Seront intégrés toutes les dispositions visant à répondre aux contraintes liées à ces activités. Centre Eugène Marquis 6/10
De plus, dans le cadre des plans Vigipirate, l ensemble des techniciens intervenants sur le site, devra afficher sur sa tenue de travail, un badge professionnel mentionnant au minimum la société le nom et prénoms ainsi qu une photo récente. ARTICLE 10 CONTROLE ET AUDIT QUALITE DES PRESTATIONS Le soumissionnaire détaillera dans son projet, l organisation et les moyens qu il compte mettre en œuvre pour réaliser cette mission, le but pour le maître d œuvre étant de s assurer que le soumissionnaire intègre la notion d amélioration continue de la qualité de ses prestations dans sa politique générale. ARTICLE 11 FORMATION DES PERSONNELS Le soumissionnaire présentera les CV des personnes qu il prévoit de mettre à disposition pour remplir les opérations prévues au marché. Sera présenté également la politique de formation de la société, permettant d évaluer les moyens mis en œuvre par le soumissionnaire pour assurer la qualification de ses personnels aux opérations confiées. ARTICLE 12 GESTION DES DECHETS Le soumissionnaire détaillera dans son projet l organisation et les moyens qu il compte mettre en œuvre pour réaliser cette gestion. Le Centre Eugène Marquis étant engagé dans une démarche de responsabilité sociétale, le soumissionnaire devra présenter sa politique environnementale. ARTICLE 13 REPORTING RAPPORT ANNUEL Le soumissionnaire présentera et détaillera dans son projet les moyens qu il compte mettre en œuvre pour présenter au responsable technique les indicateurs de fonctionnement du parc des équipements confié ainsi que l état d avancement du planning de maintenance. Le reporting se présentera sous forme d un tableau de bord synthétique ; sa fréquence d édition sera trimestrielle. Le rapport annuel intégrera au minima tous les éléments marquants de l année écoulée avec des propositions d amélioration pour l année à venir. ARTICLE 14 ADAPTATION DES HEURES DE TRAVAIL AUX CONTRAINTES CEM Le soumissionnaire notera les horaires de fonctionnement des services de soin du Cem (Cf. annexe 5). Celui-ci devra intégrer dans son offre et son organisation de travail celles-ci afin de ne pas interférer avec les activités médicales. ARTICLE 15 ASTREINTE TECHNIQUE Le soumissionnaire devra proposer un service d astreinte technique 24h/24 et 7j/7. Une attention sera portée sur la gestion des compétences et de la connaissance du site par l ensemble du personnel participant à l astreinte. L organisation sera détaillée dans l offre. ARTICLE 16 OUTILS ET EQUIPEMENTS GESTION DES STOCKS Le soumissionnaire présentera les outils et équipements mis à disposition de son personnel pour l exécution du présent marché. La gestion des pièces détachées et des filtres devra être détaillée (lieu de stockage mode d approvisionnement référencement des fournisseurs etc.). Centre Eugène Marquis 7/10
ARTICLE 17 ENCADREMENT DU PERSONNEL - FORMATION A LA RADIOPROTECTION Le titulaire devra indiquer dans l acte d engagement comment il entend organiser l encadrement de son personnel et l application du Cahier des Charges. Un référent de site doit être identifié dès la mise en application du marché ; cette personne doit être un interlocuteur efficace pour l établissement. Le CEM réalise des examens et des traitements qui nécessitent l utilisation de rayons X et de radionucléides. Certains secteurs qui entrent dans le périmètre du présent appel d offre, sont des secteurs contrôlés pour lesquels il est indispensable que les agents d entretien soient formés à la radioprotection. Le CEM prendra en charge deux sessions de formations annuelles destinées aux personnels du prestataire en vue de répondre aux obligations règlementaires. Si pour des raisons propres au prestataire, des sessions supplémentaires s avéraient nécessaires, le CEM pourrait proposer ces prestations au tarif de 500 la prestation pour 12 personnes maxi. ARTICLE 18 CONFIDENTIALITE REGLEMENT INTERIEUR CONSIGNES DE SECURITE Le titulaire s'engage à retourner l'engagement de confidentialité (Cf. Annexe A) dûment daté et signé. Il s'engage à le respecter en intégralité et plus précisément s'engage dans les conditions ci-dessous définies : a) A garder strictement confidentielles, à ne pas publier, à ne pas divulguer à des tiers les informations de quelque nature quelles soient (médicales ou non) qui lui ont été communiquées par le CEM, soit sous forme verbale, soit sous forme écrite, ou auxquelles il aurait accès lors de ses visites dans les locaux, b) A ne pas utiliser de telles informations directement ou indirectement à des fins personnelles ou à d'autres fins que mener à bien la prestation qui lui est demandée, c) A ne communiquer ces informations qu'aux seuls salariés qui auraient besoin de les connaître pour réaliser les dites tâches, après avoir, au préalable, informé clairement les dits salariés du caractère strictement confidentiel des informations et de leur propriété CEM, et les avoir fait engager au respect de la dite confidentialité. Le Titulaire se porte garant de la bonne exécution des dites obligations de confidentialité par ses salariés et tiendra à jour la liste du personnel pour lesquels les informations confidentielles auront été communiquées, d) A ne pas dupliquer les documents, de quelque nature qu'ils soient émis par le CEM, e) Le titulaire n'est dégagé de ses obligations de confidentialité qu'après accord préalable et écrit du CEM. Les salariés du titulaire sont soumis aux règles instaurées par le Centre Eugène Marquis en ce qui concerne le secret professionnel (confidentialité) et le secret médical. Le titulaire s engage à ce que ses techniciens respectent strictement le règlement intérieur et les consignes de sécurité en vigueur dans l établissement. Centre Eugène Marquis 8/10
ANNEXE A : ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITE ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITE OBJET Le présent avenant est conclu entre les deux parties au contrat de maintenance des installations de CVC en date du liant le titulaire au Centre Eugène Marquis Il a pour objet de modifier le contrat dans les conditions qui suivent. CLAUSE GÉNÉRALE Le titulaire et l ensemble de ses collaborateurs s'engagent à ne divulguer aucune information concernant les activités du Centre Eugène Marquis (conditions d exploitation, états financiers, patients et visiteurs accueillis), dont il pourrait avoir connaissance dans l'accomplissement de ses fonctions et qui serait de nature à porter préjudice à l'entreprise. Les données contenues dans les supports et documents mentionnés ci-après sont strictement couvertes par le secret professionnel (article 226-13 du Code pénal), il en va de même pour toutes les données dont le titulaire pourrait prendre connaissance à l occasion de l exécution du contrat initial et du présent avenant à celui-ci. Cette obligation de confidentialité s'applique tant à l'égard des tiers que des salariés du titulaire Elle gardera tous ses effets pendant toute la durée du présent contrat et se prolongera après la rupture de celui-ci pour quelque motif que ce soit. SÉCURITÉ DES DONNÉES ET INFORMATIONS Conformément à l article 29 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l Informatique, aux Fichiers et aux Libertés, loi modifiée en août 2004, le titulaire s engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d empêcher qu elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées. Le titulaire s engage donc à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel : Ne prendre aucune copie des documents et supports d informations qui lui sont confiés, à l exception de celles strictement nécessaires à l exécution de la prestation prévue au contrat initial, l accord préalable du propriétaire du fichier étant requis ; Ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que celles spécifiées au contrat initial et au présent avenant ; Ne pas divulguer ces documents et informations à d autres personnes, qu il s agisse de personnes privées, publiques, physiques ou morales; Prendre toutes mesures permettant d éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des fichiers informatiques en cours d exécution du contrat ; Et en fin de contrat, à procéder à la destruction de tous fichiers manuels ou informatisés stockant les informations. A ce titre, le titulaire ne pourra sous-traiter l exécution des prestations à une autre société, ni procéder à une cession de marché sans l accord préalable du Centre Eugène Marquis Le Centre Eugène Marquis se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour constater le respect par le titulaire, des obligations précitées. OPÉRATIONS DE MAINTENANCE OU DE TÉLÉMAINTENANCE Chaque opération de maintenance devra faire l objet d un descriptif transmis au Centre Eugène Marquis précisant les dates, la nature des opérations et les noms des intervenants En cas de télémaintenance permettant l accès à distance aux fichiers du Centre Eugène Marquis, le titulaire prendra toutes dispositions nécessaires permettant au CEM d identifier la provenance de chaque intervention Centre Eugène Marquis 9/10
extérieure. A cette fin, le titulaire s engage à obtenir l accord préalable du Centre Eugène Marquis avant chaque opération de télémaintenance dont elle prendrait l initiative. Des registres détaillés mentionnant la nature, les dates et les noms des auteurs des opérations de maintenance seront établis sous la responsabilité du titulaire. 9.7.4. ACCESSIBILITÉ DES DONNÉES Les supports informatiques et documents fournis par le Centre Eugène Marquis au titulaire restent la propriété du Centre Eugène Marquis. Le Centre Eugène Marquis autorise le titulaire l accès à l ensemble de ces données à la condition qu ils s engagent à respecter et à faire respecter, notamment par ses préposés, les différentes clauses du présent article 9.7 sous peine de sanctions énoncées ci après. SANCTIONS EN CAS DE VIOLATION En cas de non-respect des dispositions précitées, outre l engagement de la responsabilité sur la base de l article 226-13 du Code Pénal, il est rappelé à toutes fins utiles que la responsabilité du titulaire de l autorisation d accès aux données susvisées peut également être engagée sur la base des dispositions des articles 226-15 à 226-24 du Code Pénal. En cas de non-respect ou de violation du secret professionnel ou des obligations précitées, le Centre Eugène Marquis pourra revoir les termes du présent contrat, prononcer la résiliation immédiate du contrat sans indemnité en faveur du titulaire, réclamer des dommages-intérêts du fait du préjudice subi par de tels agissements et exercer d éventuels recours subrogatoires en cas d indemnisation d une victime quelconque de ces agissements.» PRISE D EFFET: Les dispositions du présent avenant prennent effet à compter du jour de la signature du présent avenant par les deux parties cocontractantes. ARTICLE 4 - CLAUSES GENERALES Toutes les clauses et conditions générales du contrat initial mentionné ci-dessus demeurent applicables en tant qu'elles ne sont pas contraires aux nouvelles dispositions du présent avenant, lesquelles prévalent en cas de différence. Lu et approuvé Date Nom Prénom Signature Centre Eugène Marquis 10/10