P. 1 AUDIT/ACHATS/NOUVELLE INSTRUCTION MISSION Réunion des gestionnaires 12 Janvier 2015 Amphithéâtre ICMCB
P. 2 Sommaire Audit 1. Bilan général des audits 2014 2. Bilan des audits 2014 par domaine Dépenses/Carte d achat Missions Immobilisations Achats Achats Seuil achats pour 2015 Rappel sur la passation des PUMA Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques dans le cadre des RECA Nouvelle instruction mission du 13/10/2014 Différents points de vigilance
P. 3 BILAN DES AUDITS 2014 Réunion des gestionnaires 12 Janvier 2015 Amphithéâtre ICMCB
1 I Bilan général des audits 2014 P. 4 Plan d audit 2013 : 15 laboratoires audités sur 22 prévus (taux de réalisation de 68%). 2014 : 10 laboratoires audités sur 18 prévus (taux de réalisation de 56%). Bilan 4 laboratoires conservent leurs notes attribuées lors du précédent audit. 3 laboratoires voient leurs notes progresser. 2 laboratoires ont leurs notes en baisse. 1 laboratoire audité pour la première fois. Bilan Gâteaux/Viennoiserie/ Café/Repas 1 laboratoire : gâteaux+café+repas 6 laboratoires : gâteaux/viennoiserie+café 3 laboratoires : café (laboratoires audités en fin d année, les gâteaux et viennoiseries ont été déclinés par l équipe d audit en prévision des fêtes).
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2 I Bilan des audits 2014 par domaine Dépenses P. 6 - Délai Global de Paiement : 20 jours sur l ensemble des laboratoires audités. - Peu d erreur sur les codes familles pour le fonctionnement. - 9% des bons de livraison ne sont pas récupérés. - 11% des factures arrivées en Délégation ne sont pas libellées aux nom du CNRS (et bon de commande non joint en Délégation). Service fait - Seuls 8% des services faits saisis sont erronés. - En revanche, ce chiffre est encore trop (27% en 2013 sur 15 labos audités) important dans le cadre du passage au SCTD.
2 I Bilan des audits 2014 par domaine Dépenses-Carte d achat P. 7 - Fonds de dossier généralement complets. - Taux d utilisation de la carte plutôt satisfaisant. - 31% des factures ne sont pas libellées au nom du CNRS. - 24 % des commandes ne sont pas régularisées en temps et en heure. - 2% des achats n auraient pas dû être réglés par carte achat.
2 I Bilan des audits 2014 par domaine Missions P. 8 - Pas de problème particulier quant à la connaissance de la règlementation mission. - 5 trop perçus demandés (10 en 2013). - 8% des ordres de mission sont postérieurs aux déplacements. - 8% de pièces justificatives absentes au moment du contrôle sur place. - 10 % des états de frais sont soit mal renseignés, (case forfait), soit la signature ne correspond pas aux missionnaires (quand cela est possible). - 80% de non utilisation du marché hébergement. - 51% de non utilisation du marché transport.
2 I Bilan des audits 2014 par domaine Immobilisations P. 9 - Registre d inventaire mis en place dans les unités et données inscrites cohérentes avec ce qui est recommandé par la Délégation : localisation, date de mise en service, montant, numéro d inventaire etc - Etiquetage du matériel encore trop souvent absent. 20% des matériels vérifiés n étaient pas étiquetés. (Obligatoire et prévu sur la Fiche Immobilisations disponible sur le site de la Bibliothèque Pratique). - 27 % des services faits déclarés et saisis dans Geslab sont erronés et ne correspondent pas à la date réelle de mise en service.
2 I Bilan des audits 2014 par domaine Achats P. 10 - Fonds de dossiers complets dans l ensemble et documents obligatoires renseignés : formulaire du choix du fournisseur, tableau d analyse des offres, lettre de rejet etc.. - Attention à la dérogation à la remise en compétition qui doit rester exceptionnelle. - Prise en compte du développement durable dans le cadre de la publicité. Obligatoire : directive européenne 2004/18/CE du 31 mars 2004, circulaire du premier ministre du 3 décembre 2008, charte des achats durables pour la recherche et l'enseignement supérieur du 6 Mai 2008.
P. 11 RAPPEL SUR LES ACHATS Réunion des gestionnaires 12 Janvier 2015 Amphithéâtre ICMCB
Seuil achat pour 2015 P. 12 A partir de 20 K -134 K : En dessous de 20K : pas de publicité obligatoire. (15K pour les services de la Délégation soumis au code des marchés publics). Publicité obligatoire en procédure adaptée (15 K pour les services de la Délégation soumis au code des marchés publics). Attention : A partir de 90K : visa de la Déléguée Régionale obligatoire avant lancement de tout projet. En 2013, tous les MAPA supérieurs au montant de 90k ont fait l objet d un VISA. A partir de 134 K : Procédure formalisée menée par la Délégation (hors RECA).
Rappel sur la passation des PUMA P. 13 La négociation : Si il est sélectionné la phrase «les offres feront l objet de négociation», il est impératif de négocier avec les candidats ayant déposé une offre et pas uniquement un! Pour rappel : pas de négociation dans le cadre des RECA. L avis d attribution : la publication d un avis d attribution dans PUMA pour les marchés de plus de 20 K est obligatoire (en 2013 : seulement 70% des avis de publicité ont fait l objet d un avis d attribution).
P. 14 Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques (CST) Le fond ne change pas, juste la mise en forme (on passe de 2 à 4 pages désormais) : Partie générale (objet du marché, lieu et délai de livraison ) demeure inchangée - Désormais partie Fournisseur sur une page à part.
P. 15 Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques (CST) - De même pour la partie CNRS avec un champ prévu pour remplir le montant de l offre acceptée.
P. 16 Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques (CST) Un nouveau CST sera disponible courant 2015 qui correspondra à l article 4 bis du CCP des accords cadres. Certaines parties seront plus détaillées.
Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques (CST) P. 17
P. 18 NOUVELLE INSTRUCTION MISSION Réunion des gestionnaires 12 Janvier 2015 Amphithéâtre ICMCB
Points de vigilance P. 19 Qualité de l ordre de mission : Précisez les séjours privés. L objet précis de la mission et l acronyme du projet si la dépense se rattache à un contrat de recherche. L organisme d appartenance de l agent. Pour les missions à l étranger : Dans le cadre d une démarche de maîtrise des risques, pour tout voyage à l étranger, le missionnaire doit s inscrire sur le site «Ariane» du ministère des affaires étrangères et s assurer de pouvoir être joint sans délai.
Points de vigilance P. 20 Signature de l ordre de mission et état de frais quand le missionnaire est le directeur d unité. «Nul ne peut signer son propre ordre de mission et état de frais» : Contresigner par le délégataire au sein du laboratoire. Concernant l état de frais, il ne peut signer qu en tant que bénéficiaire, la signature «DU» se fait par le délégataire. Si aucune délégation de signature donnée dans le laboratoire par le DU, c est la Déléguée Régionale qui contresigne. Si pas de contresignature, les états de frais ne seront pas remboursés et seront renvoyés en laboratoire pour rectification
Points de vigilance P. 21 Utilisation obligatoire du marché national transport pour : - Les achats de billets d avion et de train. NB : CWT peut délivrer une attestation de passage hors marché sur demande pour certaines destinations (Cuba, Corée du Nord ) et certains billets ferroviaires (ex : TER, OUIGO, ID TGV). Les cartes d abonnement aux transports en commun sont souscrites dans le cadre du marché national de transport. - La location des véhicules (hors véhicules utilitaires) en France Métropolitaine. NB : Les cartes de réductions payantes peuvent être prises en charge s il en résulte une économie par rapport à la procédure habituelle (économie appréciée par la personne habilitée à délivrer les ordres de missions).
Points de vigilance P. 22 Utilisation obligatoire du marché national hébergement pour : - Les frais de nuitées en France Métropolitaine. - En cas de passage hors marché, obtenir obligatoirement l attestation de passage hors marché. NB : I-alabatros délivre automatiquement, par mail au demandeur, une attestation s il ne peut proposer de chambre à moins de 3 kms du lieu de mission. L utilisation de la carte corporate sans l attestation de passage hors marché ne donne plus droit au remboursement au-delà de 60 euros.
Points de vigilance P. 23 Utilisation de la carte corporate pour payer certaines dépenses liées aux missions : Frais de restauration Frais d hébergement (pour les hôtels à l étranger) Commandes de billets de transport (TER, métro, bus etc.) Frais annexes de transport (taxi, parking.) Frais de prélèvements bancaires induits par l utilisation de cette carte.
Points de vigilance Rappel sur l indemnité forfaitaire : P. 24 L indemnité forfaitaire inclut - les frais d hébergement - de repas - les frais divers comprenant notamment les frais de transport en commun, les taxi, les connexions internet, les frais de communication (hors pays à risque) Engagés à l intérieur de la mission
Points de vigilance P. 25 Au-delà de l indemnité forfaitaire, certains frais obligatoires peuvent être remboursés sur justificatifs, comme par exemple : les frais de visa, passeport et vaccinations obligatoires et recommandées les frais de change les frais de prélèvements bancaires en cas d utilisation de la carte corporate les excédents de bagages liés au transport de matériel technique ou de documents administratifs justifié par des raisons de service avec accord préalable de l autorité habilitée à signer l ordre de mission les frais de déplacements annexes obligatoires (navette précédant ou suivant l embarquement) Les taxes d aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs