Guide technique des pratiques de saisie dans le Système d Information Mai 2011 CLASSIFICATION-MEN-C2-2/05/2011 La diffusion de ce document est limitée aux chefs d établissement, aux personnels que ces derniers auront désignés pour la saisie des données dans le système d information au sein de leur établissement ainsi qu aux agents concernés des services académiques et franciliens. 1
SOMMAIRE I Le système d information de l établissement.. 2 II Schéma général des interactions du système d information et des interactions avec les logiciels d éditeurs privés..3 III Description des opérations alimentant les différents modules du schéma général...4 IV Mécanisme d interface entre STS-WEB/ logiciels privés d emploi du temps et points de vigilance pour la génération des comptes dans l ENT 5 V Guide de saisie SCONET.. 6 VI Gérer les groupes avec E.D.T..10 VII Créer des groupes dans UDT..13 2
I. Le système d information de l établissement Le système d information de l établissement repose sur plusieurs sources d informations: les applications de l Education Nationale et les logiciels d éditeurs privés. Ces applications couvrent la gestion des élèves, de la vie scolaire, des personnels enseignants, non enseignants. L annuaire fédérateur alimente les Espaces Numériques de Travail (ENT) et notamment permet la création automatique des comptes. L annuaire fédérateur est généré à partir du SI de l Education Nationale. La mise en place des ENT implique donc une base de données établissement fiable et complète afin que les professeurs puissent accéder notamment à leurs groupes d élèves à travers leur ENT. L objectif de ce guide est d apporter aux chefs d établissement : une visibilité sur le système d information de l Education Nationale, des interactions entre les différents modules de ce SI et des interactions avec les logiciels vie scolaire des éditeurs privés. Une description des bonnes pratiques pour la complétude des données et leur fiabilité nécessaires à l usage des ENT. Les points de vigilance pour assurer une alimentation correcte de l annuaire fédérateur Pour chaque acteur du Système d Information une attention particulière doit être apportée sur les éléments suivants : La saisie des élèves La saisie des responsables légaux La gestion des groupes L affectation des élèves dans les groupes. Un guide de création et de gestion des groupes depuis les principaux logiciels privés d emploi du temps (EDT,UDT) complète ce document. 3
II. Schéma général des interactions du système d information et des interactions avec les logiciels d éditeurs privés 15 Septembre 4
III. Description des opérations alimentant les différents modules du schéma général 1 2 3 4 5 6 Bascule d année : l établissement effectue la bascule d année dans STS-WEB dès l ouverture des campagnes évolutives. Il peut choisir de reconduire ou non sa structure pédagogique. Important : concernant les groupes, s ils sont gérés dans le logiciel d emploi du temps et importé dans STS-WEB, il est fortement recommandé de ne pas les reconduire lors de la bascule d année et de les gérer dans le logiciel d emploi du temps. Envoi des nomenclatures propres à chaque établissement par les services académiques. Sélection des nomenclatures Dans le module nomenclatures de SCONET, l établissement effectue la sélection des formations, la sélection des matières et si nécessaire la définition des matières ETP (Enseignement Technologique et Professionnel). Profilage des nomenclatures : L établissement lance le profilage ce qui a pour effet de transmettre automatiquement les nomenclatures à STS-WEB et initialise la Base élève. Vérification des divisions : L établissement crée les nouvelles divisions, modifie les divisions existantes ou supprime les divisions obsolètes dans STS-WEB. La gestion des divisions se fait exclusivement dans STS Web Mise à jour automatique de SCONET Au fur et à mesure de la mise à jour de la structure dans STS-WEB (ajout, modification, suppression des divisions) celle-ci est automatiquement mise à jour dans la base élève de SCONET. Toutefois un export de la structure vers SCONET est recommandé 7 Inscription des élèves : L établissement procède aux inscriptions des nouveaux élèves dans l ordre suivant Importation des dossiers issus de l affectation (post 3eme, post BEP, 6 ème ) Transfert des dossiers entre établissements publics et privés sous contrat de l académie. Création des élèves en provenance d autres académie ou d établissement privé hors contrat ou de l étranger. Important : les élèves déjà présents dans Sconet de l académie ne doivent pas être recréés. 8 9 10 11 Export STS-WEB: cette étape est essentielle pour l ensemble du dispositif notamment pour la création des comptes dans les ENT et doit être réalisée au plus tôt avant la rentrée scolaire. Les enseignants, les divisions et les nomenclatures des matières sont exportés depuis STS-WEB vers le logiciel d emploi du temps (cf : documentation STS-WEB) Il est essentiel de procéder à la «mise en concordance» des données STS-WEB depuis les logiciels d emploi du temps. Export Sconet Cette étape permet de récupérer les élèves dans le logiciel d emploi du temps pour, par exemple, diffuser des emplois du temps nominatifs aux élèves. Cette opération est obligatoire si l établissement souhaite utiliser la fonctionnalité import emploi du temps vers SCONET-BEE (étape 13). Elaboration de l emploi du temps et création des groupes. Import STS-WEB : Transfert des données des logiciels d emploi du temps dans STS-WEB (un seul fichier XML pour la structure et les services) 12 Export de la relation élèves groupe des logiciels emploi du temps vers SCONET-BEE 13 Alimentation automatique de l annuaire fédérateur Exploitation de l annuaire fédérateur par l éditeur de l ENT (LILIE, ITOP, ) 5
IV. Mécanisme d interface entre STS-WEB/ logiciels privés d emploi du temps et points de vigilance pour la génération des comptes dans l ENT 6
V. Guide de saisie SCONET 7
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VI. Gérer les groupes avec E.D.T. (EDT 2010 VS 0.3.5) Pendant l élaboration de l emploi du temps Chaque fois qu un cours complexe est créé, que ce soit de façon automatique depuis le groupe Prérentrée ou manuellement dans Emploi du temps, le logiciel crée automatiquement les parties de classe correspondantes à condition d avoir réparti le cours. Cela nécessite l intervention de l utilisateur dans l onglet cours, commande Editer_Préciser les cours complexes (plusieurs modes de répartition sont possibles) Pour vérifier si la répartition des cours complexes a été ou non précisée, on utilisera efficacement la commande Extraire les cours non exportables vers STS (qui n est accessible que dans l onglet Cours) Ce n est qu une fois la fenêtre suivante renseignée (quelle répartition?) que le logiciel créera les parties et les groupes. Attention : si EdT distingue parties de classes et groupes (rassemblement de plusieurs parties issues de classes différentes) STS ne connaît que la notion de groupe. En conséquence, EdT crée automatiquement les groupes correspondant aux parties en vue du transfert vers STS. En fin d emploi du temps (avant de transférer les données vers STS et Base élèves) Exporter la structure et les services enseignants vers STS : NB : on peut orienter le nom attribué automatiquement au groupe dans le menu Paramètres_Options_Générales (P1, G1, Gr1, GA ) Lors du transfert final du fichier vers STS, le logiciel EdT (Fichier_Avec STS_ Exporter avec assistant) vérifie la conformité des noms de groupe pour STS (pas plus de 8 caractères, pas d espace ) Il est possible à ce moment d intervenir dans l onglet groupes et de les renommer manuellement (double-clic) en se souvenant que ces libellés figureront sur les V.S. des enseignants imprimés depuis STS, ainsi que dans les annuaires qui alimenteront les E.N.T. On peut ainsi gagner en lisibilité. Exporter les liens élèves / groupes vers la base élèves SCONET Il faudra bien sûr avant le transfert intégrer les élèves dans les groupes. Pour ce faire on commencera par activer la gestion des élèves dans EdT, menu Préférences_Options_Générales puis on exportera les élèves depuis la base SCONET par le menu Exploitation_Extractions_Exports standards_exports XML génériques et on les importera dans EdT par la commande Fichier_Avec Sconet_Récupérer les données des élèves. On affectera les élèves dans les groupes créés par EdT très simplement dans les onglets classes ou groupes. On s aidera efficacement des curseurs de tris (triangles déplaçables) pour classer les élèves par option et opérer des multi-sélections (touches shift ou CTRL du clavier) Enfin, il faudra exporter les liens élèves / groupes depuis EdT vers SCONET par la commande du même nom du menu Fichier. Ce sont ces informations qui permettront d instruire ensuite l annuaire fédérateur de l E.N.T. 11
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VII. Créer des groupes dans UDT Il faut tout d abord importer les élèves depuis STS-WEB : 1.Cliquer sur Importer la base STS-WEB : Dans Fichier > liaison STS-WEB/sconet>Importer la base STS-WEB Une fenêtre de dialogue s ouvre : 2. Suivre les instructions. Attention! Rester sur l onglet élèves et cocher la case Conserver les élèves 3. Vérifier classe par classe et pour chaque groupe que la cellule Gpe est bien renseignée. La compléter si nécessaire 14
4. Cliquer sur : Affectations> répartitions des élèves dans les groupes. 5. Une fenêtre s ouvre. Cocher less élèves afin de leur attribuer des groupes Nom du groupe compatible avec STS Effectifs Case rouge indiquant une incompatibilité : Un élève ne peut être dans le groupe A et dans le groupe B 6. Suivre les instructions de Udt (image 1) pour exporter les données dans STS- WEB 15