Para-Maître Version 9.05.02 Fidéicommis Guide d initialisation
Dernière mise à jour 2009-08-24 16:15:00
Table des matières Introduction... 1 Les étapes d initialisation... 1 Structure des menus... 2 Mise en place de la structure... 5 Création d un groupe de comptes... 5 Identification des notaires responsables des accès... 6 Identification des utilisateurs qui auront droit d accéder au groupe... 8 Création d un compte bancaire... 10 Création d un modèle de chèque... 12 Inscription d un lot de chèques... 12 Correction d un lot de chèques... 12 Configuration de la confirmation d impression des chèques... 12 Configuration des accès aux divers menus... 13 Créer la liste des raisons usuelles pour les reçus et les chèques... 13 Initialisation des soldes...15 Rassembler les données... 15 Compléter les formulaires... 15 Créer les données de base dans Para-Maître (clients, dossiers, etc.)... 16 Saisir les transactions d initialisation dans Para-Maître... 16 Faire la conciliation dans Para-Maître... 16 Annexe - Exemple d initialisation...17 Rapport de conciliation mensuelle... 17 Exemple d un formulaire d initialisation complété... 19 Transactions à saisir basées sur le formulaire d initialisation... 20 Identification des transactions en circulation... 21 Conciliation... 21 Formulaire d initialisation... 23 iii
Introduction Les étapes d initialisation L initialisation consiste à créer le ou les «Groupes de comptes» nécessaires à la tenue de la comptabilité en fidéicommis, à créer les divers comptes bancaires et à saisir tous les soldes correspondant à la dernière conciliation mensuelle (solde des cartes-clients, recettes et déboursés en circulation, transferts de fonds, émission de certificats de dépôt), de telle sorte que les données initiales correspondent aux sommes réelles détenues pour chacun des clients. Mise en place de la structure de la comptabilité en fidéicommis pour le groupe (1) Créer un groupe de comptes par rapport annuel en fidéicommis (2) Identifier les notaires responsables des accès du groupe (3) Identifier les utilisateurs qui auront droit d accéder au groupe (4) Créer les comptes bancaires du groupe (5) Créer les modèles de chèques de l étude (6) Inscrire les lots de chèques pour chacun des comptes (7) Configurer la confirmation d impression des chèques (8) Vérifier et/ou ajuster au besoin le profil des utilisateurs (l accès aux divers menus) (9) Créer la liste des raisons usuelles pour les reçus et les chèques Initialisation des soldes (dernière conciliation mensuelle) (1) Rassembler les données (2) Compléter les formulaires d initialisation (3) Créer les données de base dans Para-Maître (clients, dossiers, etc.) (4) Saisir les transactions d initialisation dans Para-Maître (à l aide du formulaire) Conciliation dans Para-Maître 1
Comptabilité en fidéicommis Structure des menus Groupe de comptes La mise en place de la comptabilité en fidéicommis commence par la création d un groupe de comptes, l identification de responsable(s) de la sécurité et l attribution des accès. Ces fonctions sont accessibles à partir de la structure de menus ci-dessous. Comptabilité en fidéicommis Les opérations autres (conciliation, transferts de fonds, etc.) que celles déjà saisies dans un ou l autre des modules Répartitions ou Recettes et déboursés provisoires sont effectuées à partir de la structure de menus ci-dessous. 2
Introduction (Structure des menus) Transactions prévisionnelles La majorité des recettes et des déboursés sont souvent saisies à titre prévisionnelle par le biais du module des Répartitions ou des Recettes et déboursés provisoires pour la production de l état des déboursements. Lorsque les transactions prévisionnelles se concrétisent, les recettes et déboursés sont imputés dans la comptabilité en fidéicommis où les reçus et les chèques sont émis. Cette opération se fait en passant par le module où les transactions avaient initialement été saisies afin de les récupérer et les corriger au besoin. De plus, le lien entre la comptabilité en fidéicommis et l état des déboursements est conservé afin que l état des déboursements puisse être réimprimé avec les montants corrigés, s il y lieu. 3
Mise en place de la structure Création d un groupe de comptes Un groupe de comptes contient l ensemble des comptes bancaires constituant la comptabilité en fidéicommis et correspondant à un rapport annuel à la Chambre des notaires du Québec (CDNQ). Il peut être composé d un seul ou de plusieurs comptes généraux, spéciaux et certificats. Plusieurs groupes de comptes peuvent être créés, lesquels sont indépendants les uns des autres. 1. Accéder à l écran [Fonctionnel, Gestion des tables variables, Groupe de comptes]. 2. Inscrire les informations du groupe de comptes à créer : ## Description : Période : Date : Reçu Valeur Numéro du groupe Le nom du groupe apparaitra sur les rapports en fidéicommis. Par exemple, si vous désirez saisir les soldes d initialisation en décembre 2008 et débuter la saisie des transactions en cours au 1 er janvier 2008, vous devez inscrire 200811 dans le champ «Période». La date apparaît en fonction de la période choisie. Retirer le crochet pour désactiver la numérotation automatique des reçus pour la période d initialisation des données. Une fois les données d initialisation saisies, vous pourrez activer la numérotation automatique à partir du prochain numéro de reçu disponible. Idem à «Reçu» pour les valeurs en garde. 5
Comptabilité en fidéicommis Identification des notaires responsables des accès Un ou plusieurs notaires peuvent être désignés comme responsables des accès pour un groupe de comptes donné. Le fait d être responsable des accès ne donne pas automatiquement accès au groupe mais permet de désigner les ressources qui pourront accéder au groupe. 1. Sélectionner le groupe désiré. [Fonctionnel, Gestion des tables variables, Groupe de comptes, Onglet «Groupes de comptes»] 2. Sélectionner le groupe désiré et cliquer sur l onglet «Responsables». Note : Le code du notaire ayant créé le groupe apparaît automatiquement comme responsable des accès. Il est possible de supprimer ce code et/ou d en ajouter d autres.. [Fonctionnel, Gestion des tables variables, Groupe de comptes, Onglet «Responsables»] 6
Mise en place de la structure (Identification des notaires responsables des accès) 3. Indiquer le code de chacun des notaires responsables d accorder l accès au groupe et sauvegarder. Note : L onglet «Responsables» est accessible seulement aux notaires responsables des accès. [Fonctionnel, Gestion des tables variables, Groupe de comptes, Onglet «Responsables»] 7
Comptabilité en fidéicommis Identification des utilisateurs qui auront droit d accéder au groupe Cette opération doit être effectuée par un notaire responsable des accès. Elle permet d identifier quelles sont les ressources autorisées à accéder à un groupe donnée de la comptabilité en fidéicommis. Assurez-vous que le profil de ces ressources permet d accéder au menu «Fidéicommis». 1. Sélectionner le groupe désiré. [Fonctionnel, Gestion des tables variables, Groupe de comptes, Onglet «Groupes de comptes»] 2. Accéder à l écran «Gestion des accès par groupe de comptes». [Fonctionnel, Gestion des tables variables, Groupe de comptes, Sécurité, Gestion des accès] 8
Mise en place de la structure (Identification des utilisateurs qui auront droit d accéder au groupe) 3. Ajouter le code de chacun des utilisateurs devant avoir accès au groupe. Note : Le fait d être notaire responsable des accès ne donne pas automatiquement accès au groupe. Par conséquent, si un notaire responsable des accès doit également être un utilisateur du groupe, son code doit être ajouté dans cet écran. [Fonctionnel, Gestion des tables variables, Groupe de comptes, Sécurité, Gestion des accès] 9
Comptabilité en fidéicommis Création d un compte bancaire La prochaine étape consiste à créer les comptes bancaires du groupe. Plusieurs types de comptes peuvent être créés tel que décrit ci-après. Compte général Les entrées et sorties de fonds devraient transiter obligatoirement par le compte général. À son ouverture, un formulaire CDN1, signé par les détenteurs du compte, doit être remis à la CDNQ ainsi qu à l institution financière concernée. À la fermeture de celui-ci, un formulaire CDN3 doit être produit. Compte spécial Un compte «Spécial» doit être obligatoirement rattaché à un dossier spécifique et est ouvert au nom d un client. Les fonds qui y sont transférés proviennent du compte général en fidéicommis et les intérêts cumulés appartiennent au client. Lors de l ouverture de ce compte, un formulaire CDN2 doit être signé par le notaire et le client ayant requis ce transfert de fonds. Une copie de celui-ci doit être acheminée à la CDNQ ainsi qu à l institution financière. Lors de la fermeture de ce compte, toutes les sommes retirées doivent obligatoirement être transférées au compte général en fidéicommis avant d être remise à son titulaire. Aucun formulaire à compléter à la fermeture. Compte certificat Le compte «Certificat» est un compte fictif créé pour gérer l ensemble des certificats de dépôt détenus à même institution financière. Donc, un compte certificat sera créé pour chacune des institutions financières dans lesquelles des certificats de dépôt ont été achetés pour un groupe donné. Le formulaire CDN2 requis par la CDNQ est produit lors de l achat de certificats. Aucun formulaire à compléter à la fermeture. 1. Accéder à l écran. [Comptabilité, Fidéicommis, Comptes, Gestion des comptes de banque] 2. Inscrire le code NA de l institution financière où le compte est ouvert. 10
Mise en place de la structure (Création d un compte bancaire) 3. Indiquer le type de compte (G)énéral, (S)pécial, (C)ertificat. 4. Inscrire le numéro du compte. Numéro de chèque Succursale Transit de l institution financière Numéro de compte 005938 30327 815 0219998 5. Dans le cas d un compte spécial, inscrire le numéro de dossier. 6. Cocher «Automatique» si vous désirez que les chèques produits manuellement soient numérotés automatiquement à partir du prochain numéro inscrit à la case «Proc.#». Si la numérotation automatique est désactivée, le numéro du chèque produit manuellement devra être saisi au moment de sauvegarder le déboursé. 11
Comptabilité en fidéicommis 7. Sélectionner le mode de production des chèques le plus courant dans votre étude. Si vous imprimez les chèques, sélectionner «Informatisé». Si vous produisez vos chèques manuellement, sélectionner «Non-Informatisé». La dernière option étant «Sans chèque», suppose que vos déboursés sont toujours effectués sans chèque. 8. La case «Actif» indique que le compte est actif. Il est possible de désactiver un compte qui a été concilié au moins une fois à zéro, afin qu il n ait plus à être concilié à chaque mois inutilement. Création d un modèle de chèque Consulter le guide «Impression des chèques». Inscription d un lot de chèques La numérotation des chèques imprimés à partir de Para-Maître est gérée à l aide de lots de chèques. Pour connaître la marche à suivre, consulter le guide «Impression des chèques». Correction d un lot de chèques Il y a toutes sortes de circonstances qui nécessitent la correction d un lot de chèques. Quelques exemples : - on a échappé du café sur un chèque vierge - un chèque s est imprimé sur du papier blanc - deux chèques sont passés ensemble dans l imprimante et le numéro de chèque dans Para- Maître ne correspond pas au numéro de chèque physique Pour connaître la marche à suivre, consulter le guide «Impression des chèques». Configuration de la confirmation d impression des chèques Il est possible d activer ou de désactiver la confirmation d impression des chèques. Pour connaître la marche à suivre, consulter le guide «Impression des chèques». 12
Mise en place de la structure (Configuration des accès aux divers menus) Configuration des accès aux divers menus La gestion des profils permet de sélectionner à la carte les menus auxquels une ou plusieurs ressources pourront accéder. Il est impératif qu une ressource ayant accès à un groupe en fidéicommis ait également accès au menu «Fidéicommis». Par contre, il est possible de limiter l accès à certains sous-menus à l intérieur même de la comptabilité en fidéicommis. Pour connaître la marche à suivre, consulter le guide «Administration du système II» à la section «Gestion des usagers» à la rubrique «Gestion des profils d usagers». Créer la liste des raisons usuelles pour les reçus et les chèques À titre d exemple seulement, voici une liste illustrant quelques raisons possibles. 10 Mise de fonds 20 Financement hypothécaire 30 Refinancement hypothécaire 40 Honoraires du notaire 50 Honoraires de l arpenteur géomètre 60 Commission du courtier 100 Taxes municipales 110 Taxes scolaires 120 Remboursement hypothèque antérieure 130 Solde du prix de vente au vendeur 140 Remise du solde à l emprunteur 150 Remise trop perçu à l acheteur Notes : Une raison ne peut être supprimée une fois sauvegardée. Les numéros sont espacés par tranches de 10 pour permettre l insertion de raisons qui auraient pu être oubliées. Pour catégoriser les raisons de recettes et de déboursés, les raisons de recettes sont numérotées en bas de 100 et les raisons de déboursés 100 et plus. Consulter le livret de reçus et le carnet de chèques pour une liste de raisons adaptée aux besoins de l étude. 13
Initialisation des soldes À cette étape, la structure est en place pour recevoir les données. Dans le cas où vous n avez aucun solde en banque et aucun solde aux livres, il ne vous reste qu à saisir les transactions au fur et à mesure qu elles se présenteront. Par contre, dans la majorité des cas on doit procéder à l initialisation des soldes avant de pouvoir saisir les transactions au jour le jour. L initialisation des soldes consiste à saisir dans Para-Maître tous les soldes détenus pour les clients ainsi que les transactions en circulation apparaissant à la dernière conciliation. Avant de faire la saisie des données dans le logiciel, les informations doivent être rassemblées et saisies dans un formulaire d initialisation. Celui-ci facilite l organisation des données d initialisation et permet de s assurer que toutes les sommes balancent. L utilisateur a ainsi toute l information en un seul endroit et peut se concentrer sur l apprentissage du logiciel. Rassembler les données Conciliation bancaire pour chacun des comptes (généraux, spéciaux) Relevé bancaire pour chacun des comptes Numéro(s) de compte(s) Coordonnées des institutions financière où les comptes sont ouverts Les certificats de dépôt Chèques en circulation : Numéros de chèques et destinataires Recettes en circulation : Numéros de reçus, noms et adresses des clients Spécimen de chèque pour créer le modèle (si vous prévoyez imprimer les chèques) Lot(s) de chèques pour inscrire les plages de numéros Compléter les formulaires Un formulaire d initialisation par compte Un formulaire d initialisation par institution financière pour les certificats de dépôt 15
Comptabilité en fidéicommis Créer les données de base dans Para-Maître (clients, dossiers, etc.) Créer une fiche-client pour les clients pour lesquels vous avez des sommes en fidéicommis et/ou des transactions en circulation. Créer la fiche-client de chacune des institutions financières où vous avez un compte en fidéicommis ou des certificats de dépôt. Ouvrir un dossier pour chacun des mandats pour lesquels il y a des sommes et/ou des transactions en circulation. Créer un dossier de type 100 Gestion des comptes en fidéicommis (carte du notaire) Créer un groupe de comptes par rapport annuel produit auprès de la Chambre des notaires. - La numérotation des reçus devrait être en mode manuel pour la période d initialisation. - La date de la dernière conciliation égale le mois précédent la date réelle de conciliation. Déterminer les personnes responsables d accorder des accès à ce groupe. (entrer avec un code de notaire) Déterminer les personnes devant avoir accès à ce groupe. (entrer avec un code de notaire) Créer les comptes de banque Créer la liste des raisons en fidéicommis Créer le modèle de chèque (le cas échéant) Inscrire les lots de chèques (le cas échéant) Saisir les transactions d initialisation dans Para-Maître Saisir les données d initialisation dans le mois visé par la dernière conciliation manuelle. Faire la conciliation dans Para-Maître Pour connaître la marche à suivre, consulter le guide «Fidéicommis Guide de l utilisateur». 16
Annexe - Exemple d initialisation Rapport de conciliation mensuelle Comptabilité en fidéicommis Me Éric Dudomaine Avril 2009 Recettes Déboursés Solde aux livres le 31 mars 2009 46 700,25 $ 0,00 $ Recettes du mois d avril 2009 275 600,00 $ 0,00 $ Déboursés du mois d avril 2009 0,00 $ 263 765,10 $ Solde aux livres le 30 avril 2009 0,00 $ 58 535,15 $ Total 322 300,25 $ 322 300,25 $ Conciliation Solde aux livres le 30 avril 2009 0,00 $ 58 535,15 $ Chèques non encaissés le 30 avril 2009 0,00 $ 14 220,45 $ Recettes non déposées le 30 avril 2009 35 000,00 $ 0,00 $ Solde en banque le 30 avril 2009 37 755,60 $ 0,00 $ Total 72 755,60 $ 72 755,60 $ Numéro Date de la dernière entrée 09A00010150 1 500,00 $ 09A00010144 450,00 $ 09A00010025 48 660,00 $ 09A00010212 761,46 $ 09A00010300 2 163,69 $ 09A00010011 5 000,00 $ Liste des soldes des comptes Composant le solde aux livres Montant Numéro Date de la dernière entrée Montant Total 58 535,15 $ 17
Annexe - Exemple d initialisation (Rapport de conciliation mensuelle) Numéro Date d émission Liste des chèques non-encaissés Montant 931 275,00 $ 932 3 460,26 $ 943 1 403,26 $ 736 1 730,00 $ 841 2 825,40 $ 930 4 526,34 $ Numéro Date d émission Montant Total 14 220,45 $ Liste des recettes non-déposées No Reçu Date du reçu Montant No Reçu Date du reçu Montant 4320 35 000,00 $ Total 35 000,00 $ Liste des soldes en banque (Comptes généraux) Nom de l institution Adresse No. Compte Montant Caisse Populaire 1234 37 755,60 $ Total 37 755,60 $ Dépôts à terme et comptes spéciaux Date Nom de l institution Nom du client No. Certificat d échéance Montant Caisse Populaire 09A00010010 C-12345 30-06-09 15 000,00 $ Certifié conforme le : Total 15 000,00 $ (Signature du notaire) 18
Annexe - Exemple d initialisation (Exemple d un formulaire d initialisation complété) Exemple d un formulaire d initialisation complété Code de l institution financière : 100-125 Nom de l institution financière : Caisse Populaire Numéro de compte : 0219998 Note : Faire une feuille pour chaque institution financière 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Carte client No. Dossier Code du client Nom et Adresse Solde Carte client + (plus) Chèques en circulation + (plus) No. chq. Recette en circulation - (moins) No. reçu **Certificat de dépôt + (plus) Solde à enregistrer = (égal) B12 09A00010012 745 Belliveau, Jean 0,00 $ 275,00 $ 931 0,00 $ 0,00 $ 3 735,45 $ Belliveau, Jean 3 460,45 $ 932 0,00 $ 0,00 $ B15 09A00010150 1801 Beaulieu, Rodrigue 1 500,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 1 500,00 $ C4 09A00010144 1730 Chicoine, Marcel 450,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 450,00 $ C12 09A00010025 2710 Côté, Pierre 48 660,00 $ 1 403,26 $ 943 35000,00 $ 432 0,00 $ 15 063,26 $ C6 09A00010212 1900 Gagnon, Luc 761,46 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 761,46 $ H11 09A00010300 1931 Harvé, Jean 2 163,69 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 2 163,69 $ L12 09A00010011 2513 Lemieux, Paul 5 000,00 $ 1 730,00 $ 736 0,00 $ 0,00 $ 14 081,74 $ Lemieux, Paul 2 825,40 $ 841 0,00 $ 0,00 $ Lemieux, Paul 4 526,34 $ 930 0,00 $ 0,00 $ M1 09A00010010 2425 Minville, Claude 15 000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 15 000,00 $ 15 000,00 $ * Certificats de dépôt Si le solde de la carte-client inclus le montant du certificat de dépôt alors ne pas additionner les colonnes 5 et 8. Inscrire le montant de la colonne 5 + 6 7 dans la colonne 9. Le certificat de dépôt a été acheté à même des fonds provenant du compte mentionné ci-haut. 19
Annexe - Exemple d initialisation (Transactions à saisir basées sur le formulaire d initialisation) Transactions à saisir basées sur le formulaire d initialisation Dans l exemple utilisé, lors de l initialisation, la date de la dernière conciliation est Mars 2009. Les transactions de la feuille d initialisation doivent être saisies comme suit : Date Dossier Type de transaction Raison Reçu / Chèque Montant 1 01-04-09 09A00010012 REC Initialisation 0 3 735,45 $ 2 01-04-09 09A00010012 DEB Initialisation 931 275,00 $ 3 01-04-09 09A00010012 DEB Initialisation 932 3 460,45 $ 4 01-04-09 09A00010150 REC Initialisation 0 1 500,00 $ 5 01-04-09 09A00010144 REC Initialisation 0 450,00 $ 6 01-04-09 09A00010025 REC Initialisation 0 15 063,26 $ 7 01-04-09 09A00010025 REC Initialisation 432 35 000,00 $ 8 01-04-09 09A00010025 DEB Initialisation 943 1 403,26 $ 9 01-04-09 09A00010212 REC Initialisation 0 761,46 $ 10 01-04-09 09A00010300 REC Initialisation 0 2 163,69 $ 11 01-04-09 09A00010011 REC Initialisation 0 14 081,74 $ 12 01-04-09 09A00010011 DEB Initialisation 736 1 730,00 $ 13 01-04-09 09A00010011 DEB Initialisation 841 2 825,40 $ 14 01-04-09 09A00010011 DEB Initialisation 930 4 526,34 $ 15 01-04-09 09A00010010 REC Initialisation 0 15 000,00 $ 16 01-04-09 09A00010010 CERTIFICAT DE DÉPÔT Initialisation 15 000,00 $ 20
Annexe - Exemple d initialisation (Identification des transactions en circulation) Identification des transactions en circulation Chèques : No chèque Montant 736 1 730,00 $ 841 2 825,40 $ 930 4 526,34 $ 931 275,00 $ 932 3 460,45 $ 943 1 403,26 $ Recettes : No reçu Montant 432 35 000,00 $ Conciliation La conciliation bancaire est produite mensuellement pour chacun des comptes d un groupe ainsi que pour le groupe. Elle permet de vérifier que toutes les transactions ont été comptabilisées aux livres et que le solde bancaire, une fois les transactions en circulation identifiées, correspond au solde aux livres. Concilier les comptes : Solde du compte général 37 755,60 $ Solde du compte certificat de dépôt 15 000,00 $ Concilier le groupe. Une fois l initialisation terminée, saisir les transactions courantes. 21
Formulaire d initialisation Code NA de l institution financière : Nom de l institution financière : Numéro de compte: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Carte client No. Dossier Code du client Nom et Adresse Solde Carte client + (plus) Chèques en circulation + (plus) No. chq. Recette en circulation - (moins) No. reçu *Certificat de dépôt + (plus) Solde à enregistrer = (égal) *Certificats de dépôt Si le solde de la carte client inclus le montant du certificat de dépôt alors ne pas additionner les colonnes 5 et 8. Inscrire le montant de la colonne 5 + 6 7 dans la colonne 9. Le certificat de dépôt a été acheté à même des fonds provenant du compte mentionné ci-haut. 23