Guide Utilisateur Gamme Gestion de contenu / Portail 1.6.0.0.1.0.7 HG Aareon 2010 page 1 de 24
Table des matières 1 Finalité... 3 2 Création d un Portail... 4 3 Administration du Portail... 7 3.1 Structure du portail... 7 3.2 Gestion de l image du bandeau... 8 3.3 Gestion des thèmes du portail... 9 3.4 Gestion des préférences de la page... 9 3.5 Gestion des onglets... 11 4 Personnalisation des zones... 13 4.1 La mise en place de la personnalisation... 13 4.2 Les règles de gestion... 14 5 Gestion des portlets... 16 5.1 Les portlets applicatives... 17 5.2 Les portlets Collaboratives... 17 5.3 Les portlets du portail générique... 18 5.3.1 Portlet : Corbeille WorkFlow... 18 5.3.2 Portlet : Flux RSS... 18 5.3.3 Portlet : multimédia... 18 5.3.4 Portlet : glossaire... 20 5.3.5 Portlet : annuaire... 20 5.3.6 Portlet : Alerte... 20 5.4 Les portlets de la version entreprise... 21 5.4.1 Portlet : Notes... 21 5.4.2 Portlet : Tâches... 21 5.4.3 Portlet : Galerie photos... 21 5.4.4 Portlet : Météo... 21 5.4.5 Portlet GED... 22 5.4.6 Les portlets Live@Aareon... 22 5.4.7 Portlet : Documents techniques... 22 5.4.8 Portlet: HotLine... 22 5.4.9 Portlet: Planning des interventions... 23 Aareon 2010 page 2 de 24
1 Finalité Ce document a pour but de présenter les différentes fonctionnalités du portail, et de vous accompagner en tant qu'administrateur ou contributeur dans la prise en main de l'outil. Le Portail 2.0 est un applicatif 100% sylogis.com, réalisé grâce à la technologie Ajax et qui répond aux problématiques de gestion de contenu et travail collaboratif. Il permet de mettre en place efficacement des portails collaboratifs de type intranet, Extranet ou Internet. L applicatif Sylogis.com dispose de nombreuses fonctionnalités pour réaliser les différentes rubriques de votre portail. Il s'agit d'un outil particulièrement simple d'utilisation permettant de gérer la publication de contenu et de fédérer les collaborateurs autour d'axes de travail pertinents grâce notamment à l intégration de portlets applicatives. Aareon 2010 page 3 de 24
2 Création d un Portail Pour accéder à l administration du portail, il est impératif de s authentifier en tant qu administrateur du portail (groupe PTLADMIN). Figure 1 : Accès administration Portail Vous accéder ainsi à l interface d administration du portail Aareon 2010 page 4 de 24
Figure 2 : Interface d'administration du Portail Fonctionnalités des icônes : Ce bouton permet d ajouter un nouveau Portail ; inscrivez le titre du portail à créer, choisissez le groupe ayant le droit de consultation, enregistrez en cliquant sur ajouter. Figure 3 : Création de la page principale du Portail Aareon 2010 page 5 de 24
Votre page d accueil, vierge, est ainsi créer... Administration du portail : permet de gérer le contenu du portail (CF : point 3 : Administration du portail) Permet de modifier le titre et le profil du portail ; modifiez directement le libellé et/ou le profil puis cliquez sur le bouton pour enregistrer. Ce bouton supprime une ligne correspondant à un portail. L administrateur a la possibilité de personnaliser l affichage de cette page d administration. Figure 4 : Personnalisation de l'interface d'administration Il peut ainsi choisir : l ordre et les colonnes visibles, le nombre de lignes affichées, et le profil pour lequel la personnalisation s applique. Aareon 2010 page 6 de 24
3 Administration du Portail Dès lors que vous avez authentifié en tant qu administrateur du Portail, vous débouchez, grâce au bouton, sur la page du portail en création. Figure 5 : page principale du portail Utilisez L icône pour passer en mode administration et pour revenir en mode consultation. 3.1 Structure du portail Le portail 2.0 est structuré Comme suit : Bandeau Onglet Onglet Onglet Portlet Portlet Zones = Ligne+Colonnes Portlet ZonesColonnes Portlets Aareon 2010 page 7 de 24
Page : Correspond au portail Bandeau : comporte une image, le nom de l utilisateur connecté, le nom de la page et la recherche GED (pour les clients disposant du module Immodoc) Onglet : un portail peut comporter un ou plusieurs onglets. Un onglet peut contenir plusieurs zones. Zones : 3 lignes et 4 colonnes maximum par ligne. La zone est le «réceptacle» dans lequel il est possible d associer des portlets. Portlets : sont des composant web et permettent d'appeler les applications ou d'intégrer du contenu afin de les rendre consultables au niveau de la page d'accueil d'un portail, et ce de façon personnalisée en fonction de droits attribués à chaque utilisateur. Plusieurs portlets sont invoqués dans une seule zone d un portail. 3.2 Gestion de l image du bandeau Pour modifier l image 1 du bandeau, cliquez sur puis sur pour chercher l image de remplacement. 1 Il est conseillé d utiliser une image de bandeau de 900 px X 120 px. Aareon 2010 page 8 de 24
3.3 Gestion des thèmes du portail Le Portail 2.0 vous permet de créer plusieurs pages (exemple : Intranet, Extranet, etc.). Chaque page peut avoir son propre style graphique 2. Pour cela, l administrateur doit utiliser le bouton, choisir le style parmi ceux proposé puis valider son choix. 3.4 Gestion des préférences de la page Cette option permet entre autre de gérer les propriétés du bandeau. 2 Charte graphique définie avec le client dans la cadre de projet de mise en œuvre Aareon 2010 page 9 de 24
Cette interface est divisée en trois encarts. Propriétés du bandeau L administrateur peut décider d afficher ou de masquer le bandeau du portail. Il lui suffit de cocher (affiché) ou décocher (masqué) la case «Affichage du bandeau». Dans le premier cas (bandeau affiché), il est possible d affiner le rendu en utilisant les choix : Affichage du titre : le titre correspond au non de la page principale du portail. Il est possible d afficher cette information en choisissant son emplacement et le libellé à afficher pour les utilisateurs. Affichage de la recherche3 : il est possible de choisir l emplacement du champ de recherche. Affichage des informations de connexion : Correspond au nom et prénom de l utilisateur connecté. Il possible de placer un libellé devant chaque nom de type (bonjour Affichage du bouton quitter 3 uniquement pour les clients disposant d Immodonc Aareon 2010 page 10 de 24
Propriétés du pied de page L administrateur peut gérer les informations affichées en bas de page du portail. Dimension de la page L administrateur peut gérer les dimensions de la page (Hauteur / largeur). Cependant, les pages (en hauteur) s adaptent à la taille du contenu. 3.5 Gestion des onglets Les pages du portail sont gérées par onglet. Il constitue le conteneur de toutes les zones et les portlets. C est pour cette raison qu il est nécessaire de créer des onglets avant la mise à disposition des portlets dans le portail. Pour cela, cliquez sur «Nouvel onglet» puis sur le bouton. Les propriétés d un onglet sont : Un libellé : Pour modifier le libellé, il suffit de cliquer sur le libellé existant, le modifier pour valider en cliquant sur «entrée» ou «tabulation». Aareon 2010 page 11 de 24
Un privilège : Il est possible de distinguer les droits d accès des onglets. Dans ce cas, seuls les utilisateurs faisant partie du groupe sélectionné peuvent voir l onglet et consulter son contenu. Un onglet est divisé en trois lignes qui peuvent contenir 4 onglets maximum. Chaque colonne peut renfermer une ou plusieurs portlets. L affichage du libellé : Lorsqu il s agit d un seul onglet, l administrateur peut décider de ne pas afficher le libellé de l onglet en mode consultation. Pour cela, il doit décocher la case correspondante. Aareon 2010 page 12 de 24
4 Personnalisation des zones 4.1 La mise en place de la personnalisation L administrateur pourra définir certaines zones des pages portail comme étant personnalisables par les utilisateurs du groupe auquel fait référence la page portail. Ces derniers pourront alors ajouter, modifier ou supprimer certaines fonctionnalités mais uniquement si ces zones leur sont paramétrables. L administrateur doit pouvoir définir les zones personnalisables ainsi que sélectionner les groupes d utilisateurs ayant ce privilège. Le bouton de «personnalisation» est visible sur chaque zone de chaque onglet. Par défaut, les zones du portail ne sont pas personnalisables par les utilisateurs. Il faut donc choisir l option «Oui» pour rendre personnalisable la zone sélectionnée. Sélectionnez un groupe dans la liste déroulante puis valider. Le groupe autorisé s affiche dans la liste de l encart dédié. Répétez l action si vous souhaitez ajouter un autre groupe. Aareon 2010 page 13 de 24
Le bouton Le bouton supprime le groupe de la liste des autorisés. suspend la personnalisation pour le groupe. 4.2 Les règles de gestion L utilisateur du portail doit visualiser un bouton «ajouter du contenu» au niveau des zones sur lesquelles il a le droit de personnaliser. Un clic sur le bouton permet d ouvrir le bloc d ajout de contenu. Les utilisateurs peuvent ajouter les contenus suivants : Portlets Applicatives : uniquement les profils de l utilisateur autorisé (exemple : administration d une application Portlets Collaboratives Portlets Spécifiques Portlets Aareon@Live Aareon 2010 page 14 de 24
L utilisateur peut revenir à la version définie par l administrateur. Le bouton «retour» permet, si acceptation du message «Souhaitez-vous annuler la personnalisation de cette zone?», de supprimer sa personnalisation de la zone. L administrateur peut ajouter des portlets dans une zone personnalisable. Celle-ci sera affiché pour l ensemble des utilisateurs et ne pourra être gérer que par l administrateur lui-même. L administrateur peut suspendre la personnalisation d une zone pour un, ou plusieurs groupes, ou la totalité de la zone. Aareon 2010 page 15 de 24
5 Gestion des portlets Une fois la structure des onglets, lignes et colonnes définie, l administrateur peut mettre à disposition des utilisateurs les portlets disponibles. En cliquant sur une portlet, celle-ci se place dans la deuxième ligne de l onglet actif. L administrateur peut déplacer en drag and drop (glisser-déposer) la portlet dans une autre zone de l onglet. Aareon 2010 page 16 de 24
Les portlets sont classés par 4 grands thèmes (Portlets Applicatives, Portlets Collaboratives, Spécifiques et Live@Aareon) et peuvent être personnalisées : Modification des propriétés (titre, affichage du style, etc.) Modification du style 4 (Couleur du fond, bordure, etc.) 5.1 Les portlets applicatives Il s agit des portlets permettant l accès aux applications web d Aareon (PortalImmo, Immophone, etc.). 5.2 Les portlets Collaboratives Deux versions du portail sont commercialisées par Aareon France. La version «générique» et la version «Entreprise» pour les clients disposant du module de gestion de contenu «Immodoc». 4 Peut être défini dans le cadre de la mise en œuvre du projet Aareon 2010 page 17 de 24
5.3 Les portlets du portail générique 5.3.1 Portlet : Corbeille WorkFlow 5 Permet d afficher les n dernières tâches de la corbeille de tâches WorkFlow. L utilisateur peut cliquer sur une tâche afin de la traiter. Il a également la possibilité d accéder à la corbeille entière. Intérêt pour les utilisateurs: Accès direct aux dernières tâches assignées. Personnalisation : Un utilisateur peut définir le nombre de tâches à afficher. 5.3.2 Portlet : Flux RSS Permet d intégrer un flux RSS provenant d un site web. Intérêt pour les utilisateurs: Accès aux informations qui intéressent les utilisateurs, ce qui l incite à utiliser le portail de l entreprise. Personnalisation : L utilisateur peut définir le nombre de lignes affichées (max 10) et l affichage simple ou détaillé (avec images) 5.3.3 Portlet : multimédia Permet à l administrateur de publier du contenu sur la page active : Contenu HTML 5 Uniquement pour les clients ayant mis en œuvre un workflow Aareon 2010 page 18 de 24
Vidéo (format FLV) en streaming Image Flash Ifram : affichage d une partie ou d un autre portail dans une zone du portail Client Intérêt pour les utilisateurs: Communiquer avec les utilisateurs et Accès aux informations qui les intéressent, ce qui l incite à utiliser le portail de l entreprise. Personnalisation : Aareon 2010 page 19 de 24
L utilisateur peut définir le type de contenu à afficher 5.3.4 Portlet : glossaire Cette portlet fait appel au module Aareon «Glossaire» et permettant aux clients de créer leur propre dictionnaire. Cet outil permet d accéder à toutes les définitions nécessaires pour comprendre les termes techniques d un sujet ou d un domaine. Intérêt pour les utilisateurs: Accès aux informations qui intéressent les utilisateurs, ce qui l incite à utiliser le portail de l entreprise. Personnalisation : L utilisateur peut définir le nombre d items à afficher. 5.3.5 Portlet : annuaire Cette portlet fait appel au module Aareon «Trombinoscope» et permettant aux clients de créer un annuaire d entreprise Intérêt pour les utilisateurs: Accès aux informations qui intéressent les utilisateurs, ce qui l incite à utiliser le portail de l entreprise. Personnalisation : L utilisateur peut définir le nombre d items à afficher. 5.3.6 Portlet : Alerte Permet d afficher les n dernières alertes. L utilisateur peut cliquer sur une alerte afin de consulter le détail. Il a également la possibilité d accéder à la corbeille entière. Intérêt pour les utilisateurs: Accès direct aux dernières alertes assignées. Personnalisation : Un utilisateur peut définir le nombre d alerte à afficher. Aareon 2010 page 20 de 24
5.4 Les portlets de la version entreprise 5.4.1 Portlet : Notes Saisie de notes directement à partir de la page du Portail. Intérêt pour les utilisateurs : L utilisateur peut saisir ses post-it directement dans le portail d entreprise 5.4.2 Portlet : Tâches Permet de saisir des tâches et de sélectionner les tâches réalisées. Intérêt pour les utilisateurs : L utilisateur peut saisir les tâches personnelles qu il doit réaliser. 5.4.3 Portlet : Galerie photos Permet d afficher sous forme de miniature les photos des galeries d événements. Affichage par onglet des différentes galeries disponibles. Intérêt pour les utilisateurs : Affichage des galeries d événements à l intérieur du portail. 5.4.4 Portlet : Météo Permet d afficher les prévisions météos sur X jours (en fonction du RSS choisi). Intérêt pour les utilisateurs : Appropriation du portail par les utilisateurs pour afficher des informations personnelles. Personnalisation : Choix du nombre de jours en fonction des possibilités qu offre la source. Aareon 2010 page 21 de 24
5.4.5 Portlet GED Permet d afficher l arborescence 6 des répertoires et le contenu associé. Intérêt pour les utilisateurs : Communication, GED 5.4.6 Les portlets Live@Aareon Les clients Aareon peuvent connecter certaines fonctionnalités de leur espace directement sur leur portail. 5.4.7 Portlet : Documents techniques Permet d afficher les n dernières documentations techniques rattachées au compte client. Intérêt pour les clients : Accès direct aux mises à jour des documentations techniques. Personnalisation : L utilisateur peut définir le nombre de lignes affichées (max 20) 5.4.8 Portlet: HotLine Permet d afficher le nombre de DI saisies par le client. Elles sont classés par type : 6 Voir Guide Administrateur Immodoc Aareon 2010 page 22 de 24
DI en cours DI bloquante DI en Demande De Clôture (DDC) DI du moi Un lien permet au client d afficher directement l interface de gestion de ses DI Intérêt pour les clients : Accès direct à partir de son portail à la gestion des DI 5.4.9 Portlet: Planning des interventions Permet au client de rechercher les interventions prévues ou réalisées. La portlet est associée à un moteur de recherche. Intérêt pour les clients : Accès direct au planning d intervention à partir de son portail. Personnalisation : L utilisateur peut définir le nombre de lignes affichées (max 20) Aareon 2010 page 23 de 24
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