PIECES A JOINDRE AU BILAN D'EXECUTION 50, avenue François Mitterrand 91200 ATHIS-MONS Tél : 01 69 38 71 50 Fax : 01 69 38 29 99 Mail : plieintercommunal91@wanadoo.fr
x Pièces reçues VOLET FINANCIER Pièces obligatoires pour tout bilan d'exécution : Bilan d'exécution normé équilibré et signé Copie du grand-livre des comptes des classes 6 et 7 Balance comptable Compte de résultat détaillé DADS-U Dépenses directes de personnel : 1- Totalité des Fiches de paie de l'année ou tout document comptable permettant de justifier exactement des coûts salariaux déclarés en charges directes 2- Relevés bancaires faisant apparaître le débit des salaires de janvier, juin et décembre (si ordre de virement multiple, transmettre le détail du bordereau de virement) 3- Bordereaux annuels de liquidation des cotisations sociales pour l'urssaf, la Taxes / salaires et le Pôle Emploi (ASSEDICS) 4- Justificatif de versement du solde des cotisations (relevés bancaires) 5- Justificatifs de perception des IJSS par l employeur (décompte Sécurité Sociale + relevé bancaire) si subrogation de l employeur en cas d arrêt maladie 6- Justificatifs éventuels de maintien de salaires pris en charge par une prévoyance (décompte de la caisse de prévoyance + relevé bancaire) 7- Taux d'affectation : Soit - Personnel affecté partiellement sur l'opération : * numérateur en heures travaillées sur l'opération: fiche temps reprenant le temps passé de chaque permanent ainsi que les travaux assurés s ils sont à temps partiels sur l opération * dénominateur en heures travaillées sur l'opération: fiches temps reprenant le temps total réalisé par permanent - Personnel affecté partiellement sur l'opération : * Autre nature de taux d'affectation : Justificatifs des quantité d'activité inscrites au numérateur * Autre nature de taux d'affectation : Justificatifs des quantité d'activité inscrites au dénominateur - Personnel affecté à 100% sur l'opération (totalité de leur temps de travail sur l'opération): * Contrat de travail ou lettre de mission (datée signée par le représentant légal) stipulant leur affectation à temps plein sur l opération * Si opération portée par une collectivité Délibération de la collectivité précisant que l agent est détaché sur l opération à hauteur du temps de travail déclaré Dépenses directes de fonctionnement : 8 - Grand livre comptable de la structure 9 - Grand livre analytique de l'opération 10 - Copie des factures : - Si un poste de dépenses reprend moins de 10 factures : * toutes les copies des factures - Si un poste de dépenses reprend plus de 10 factures : * la copie des justificatifs pour les factures en position 1-5-10 selon l ordre d enregistrement du grand livre et systématiquement la dernière facture comptabilisée dans chacun des comptes. 11 - Le cas échéant, détailler le taux d affectation utilisé : * Explication et modalités de calculs pour définir le montant des dépenses directes imputables à l'opération * Présenter, en appui, tout document permettant de justifier des données reprises au numérateur et au dénominateur.
Prestations externes : 12 - Copie des factures : - Si un poste de dépenses reprend moins de 10 factures : * toutes les copies des factures - Si un poste de dépenses reprend plus de 10 factures : * la copie des justificatifs pour les factures en position 1-5-10 selon l ordre d enregistrement du grand livre et systématiquement la dernière facture comptabilisée dans chacun des comptes. 13 - Le cas échéant, détailler le taux d affectation utilisé : * Explication et modalités de calculs pour définir le montant des dépenses directes imputables à l'opération * Présenter, en appui, tout document permettant de justifier des données reprises au numérateur et au dénominateur. 14 - Mise en concurrence : Le choix des prestataires est assuré conformément au code des marchés publics ou à des dispositions similaires * justificatif assurant l égalité d accès à la commande (modalité de diffusion ) * justificatif assurant la transparence des critères de sélection * justificatif assurant l égalité de traitement des offres (grille d'analyse des offres et modalités de validation de sélection du prestataire) Dépenses indirectes de fonctionnement (s il s agit d un bilan intermédiaire, l instruction 2008-16 offre la possibilité de ne pas les traiter au moment du bilan intermédiaire) : 15 - Détailler la clé de répartition utilisée : * Explication et modalités de calculs pour définir le montant des charges indirectes imputables à l'opération * Présenter, en appui, tout document permettant de justifier des données reprises au numérateur et au dénominateur. 16 - Copie des factures : - Si un poste de dépenses reprend moins de 10 factures : * toutes les copies des factures - Si un poste de dépenses reprend plus de 10 factures : * la copie des justificatifs pour les factures en position 1-5-10 selon l ordre d enregistrement du grand livre et systématiquement la dernière facture comptabilisée dans chacun des comptes. 17 - Le cas échéant, pour le poste de charge de personnel : * Totalité des Fiches de paie de l'année ou tout document comptable permettant de justifier exactement des coûts salariaux déclarés en charges indirectes * Relevés bancaires faisant apparaître le débit des salaires de janvier, juin et décembre (si ordre de virement multiple, transmettre le détail du bordereau de virement) * Justificatifs de perception des IJSS par l employeur (décompte Sécurité Sociale + relevé bancaire) si subrogation de l employeur en cas d arrêt maladie * Justificatifs éventuels de maintien de salaires pris en charge par une prévoyance (décompte de la caisse de prévoyance + relevé bancaire) Il est inutile de transmettre à nouveau les éléments ci-dessous s'ils ont été déjà remis dans le cadre du type de dépenses directes de personnel ; * Bordereaux annuels de liquidation des cotisations sociales pour l'urssaf, la Taxes / salaires et le Pôle Emploi (ASSEDICS) * Justificatif de versement du solde des cotisations (relevés bancaires) 18 - Justifier du poste impôts et taxes le cas échéant, (déclaration, relevé bancaire.) 19 - Dotations aux amortissement : * attestation signée du représentant légal indiquant que les biens amortis n ont fait l objet d aucune subvention pour investissement. * Tableau des amortissements annuels (faisant apparaître l'annuité)
Ressources : 20 - Copie des conventions attributives de subventions ou copie des arrêtés attributifs de subvention 21 - Tableau normé ASP complété des informations nécessaires en respectant strictement la trame transmise au vu de la Certification ASP des remboursements de contrats aidés (équipe permanente en Emploi Tremplin, CAE, autre ) Sur ce point, une circularisation sera faite par l équipe du PLIE auprès du financeur afin de s assurer de la justesse des sommes affectées 22 - Modalités d affectation des ressources au projet (utilisation de clef de répartition, ) 23 - Preuves de versement des contreparties (relevés de comptes bancaires) 24 - En cas d affectation de recettes, transmettre les modalités de calculs du montant déclaré - Aussi, un rapprochement avec la comptabilité générale du bénéficiaire sera réalisé afin de vérifier la juste affectation de celles-ci à l'opération. Le contrôle de service fait débute par l examen systématique des pièces suivantes qui doivent donc être impérativement archivées au dossier. Volet I du bilan d exécution "conditions de réalisations de l opération" Analyse des résultats de l'opération Indicateur D1 et D2 du bilan d exécution Liste des participants de l opération extraite d ABC et validée par le PLIE Extraction du logiciel ABC retraçant le suivi, les entretiens, Tout document attestant du respect des obligations de publicité QUALITATIF En appui des pièces susvisées, il convient de recueillir les pièces justificatives non comptables suivantes spécifiques à chacune des opérations conventionnées. ANIMATION Agendas des salariés Fiches temps Invitation, compte-rendu, émargement et annexes de toutes les réunions techniques de pilotage et décisionnelles (réunion externe, comité d agrément, comité opérationnel, CA, comité de pilotage, AG) Centralisation des requêtes Viesion visant à coordonner les parcours, ASSISTANCE TECHNIQUE présence de dossiers de gestion tenus conformément aux règlements en vigueur présence de l ensemble des supports assurant la remontée des informations attendues auprès des autorités de gestion et de certification déléguées (RAC, RAE, CQG ). REFERENT Dossier de parcours structuré comprenant : Agendas des salariés Fiche de prescription, Contrat d engagement dûment signé par les parties, Émargements avérant les actualités saisies dans l applicatif Viesion, Extraction de la saisie des contacts suivis / entretiens et étapes de parcours dans l applicatif Viesion (l échantillonnage sera convenu au regard du nombre de participants accompagnés), Toute pièce attestant de la réalité des parcours (contrat de travail, bilan d étape, diverses correspondances avec les participants et les partenaires). Dans le cas de dossiers clos, présence de pièces probantes de sortie (selon le mode opératoire validé par le protocole).
CHANTIER D INSERTION Volet encadrement technique : Tableau de présence émargé chaque demi-journée par les chefs d atelier Feuille de présence signée par le salarié, participant PLIE, (présence assidue obligatoire, situation de travail en entreprise) Fiches de validation des compétences établies et signées par chaque salarié, (compétences évaluées : le tri, le comportement, la méthodologie, le social, la collecte pour les chauffeurs), Contrats de travail des participants Bordereaux de paiements de l ASP Autre: tableau récapitulatif des heures travaillées par les participants PLIE et non PLIE non certifié Volet accompagnement social individualisé : Émargement lors de chaque entretien, Synthèses d entretiens saisies dans une base de données ou support papier. Autres: synthèse de l'accompagnement réalisé pour une partie des participants. Volet accompagnement formatif : Émargement en formation, Bilans individuels de formation, Titres ou attestations ASSOCIATIONS INTERMEDIAIRES/ENTREPRISES D INSERTION/ETTI Mise à disposition et encadrement Feuilles d émargements des participants, Contrats de travail et bulletins de salaires des participants, Bilans de missions des participants, Notification de tous contacts dans logiciel de suivi, Émargements réunions et rencontres (chantiers, référents etc. ), Emargements et bilans pédagogiques de toutes formations mises en œuvre, Copies de tous titres ou attestations délivrés à l issue des éventuelles formations, Planning/agenda encadrant technique. Tableau récapitulatif des heures travaillées Accompagnement des demandeurs d emploi, Feuilles d émargements des participants, Planning/agenda de l encadrant socioprofessionnel, Émargements et bilans de toutes réunions et rencontres partenaires, Formalisation activité dans logiciel de suivi ou support papier Justificatifs de sélection des participants, de formation complémentaire éventuelle CHARGE DE RELATION ENTREPRISES Fiche individuelle de suivi d étape recueillant les caractéristiques propres de chaque participant Feuilles d émargements lors de tout contact (entretiens participants, rencontres partenaires ) Feuilles d émargements dans le cadre de suivis collectifs (atelier ) le cas échéant Etat des offres d emploi captées, traitées Copie des contrats de travail Copie des agendas des salariés mobilisés.
PLACEMENT ET SUIVI DANS L EMPLOI Dossiers participants structurés individuellement, comprenant: Feuilles d émargements participants et partenaires Bilans individuels participants Liste des offres d emploi captées et traitées, agendas et plannings intervenants, contrats de travail participants, saisie des données de parcours dans applicatif informatique ou support papier Émargements employeurs Pièces justifiant de la mise en concurrence des prestataires, Émargements et bilans participants sur prestations Autres: OPERATIONS D ASSISTANCE AUX SYSTEMES ET AUX STRUCTURES Agendas des salariés Fiches temps Invitation, compte-rendu, émargement et annexes de toutes les réunions techniques de pilotage et décisionnelles (réunion externe, comité de suivi et de pilotage de l opération ), Rapports des travaux rendus ou tout livrable objet de l opération. OPERATIONS DE FORMATION OU ASSIMILEES (dans le cadre d une subvention directe de l OI à un organisme de formation) Feuilles d émargements des stagiaires et des formateurs Attestation de réalisation de l action précisant les dates de formation réelles, les heures de formation effectivement réalisées ainsi que la réussite ou non à l examen, si la formation est sanctionnée par un diplôme ou un certificat en transmettre une copie Copie des titres, diplômes ou attestation Un bilan pédagogique individuel de formation DOTATIONS BUDGETAIRES NON PREAFFECTEES OU OPERATIONS ACHETANT DES PRESTATIONS Pièces de mise en concurrence Devis Grille d analyse et/ou jugement Contrat de prestation intégrant les clauses communautaires Dans chaque dossier de prestations, on trouvera les factures accompagnées des pièces justificatives non comptables suivantes : Pour de la formation : Feuilles d émargements des stagiaires et des formateurs Attestation de réalisation de l action précisant les dates de formation réelles, les heures de formation effectivement réalisées ainsi que la réussite ou non à l examen si la formation est sanctionnée par un diplôme ou un certificat en transmettre une copie Copie des titres, diplômes ou attestation Un bilan pédagogique individuel de formation Pour l aide à la mobilité : Titres de transport ou toute autre pièce avérant l achat de la prestation d aide à la mobilité