Tableau de bord de gestion Version 7.0 pour Microsoft Excel COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 1 / 15
Introduction Ce document est destiné aux utilisateurs du tableau de bord de gestion de GESRISK pour Microsoft Excel. Ce document peut faire l objet de modifications au fur et à mesure de l évolution de l application. À ce titre, il contient un historique des modifications. COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 2 / 15
Historique des modifications Date Référence Description de la modification Page(s) 07-09-12 41159-46532 Première version Toutes 19-10-12 41201.4469 Ajout de la page personnalisation de la page de garde du TDB 11 19-10-12 41201.4469 Modification de la fenêtre du module d impression 13 04-12-12 41247.39049 Plus nécessaire d utiliser États et requêtes 15 5-7 14-01-13 41288.37745 Précision dans le schéma (texte de couleur orange) 6 14-01-13 41288.37745 Module d impression : sélection multiple d indicateurs 13, 14 12-02-13 41317.45839 Module d impression : copie XLS 13, 14 19-09-13 41536.45884 Bouton S : surlignage des indices de gravité tableau 17 12 18-08-14 41869.61816 Première édition pour Gesrisk version 5 Toutes 17-01-17 42752.61998 Dernière mise à jour du TDB Excel 6.0 Toutes 18-01-01 43101.50035 Mise à jour version 7.0 Toutes COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 3 / 15
Index DESCRIPTION... 5 PRÉ-REQUIS TECHNIQUES... 5 CONDITIONS D UTILISATION... 5 PRINCIPE D UTILISATION... 6 PREMIÈRE UTILISATION AVEC LE FICHIER REQ_MATRICE.XLS... 7 PREMIÈRE UTILISATION AVEC LE FICHIER SISSSExportExcel.XLS... 7 UTILISATION RÉGULIÈRE... 8 RENOUVELLEMENT DU CODE D ACTIVATION... 8 MENU PRINCIPAL DU TABLEAU DE BORD DE GESTION... 9 PARAMÈTRES DE L ANALYSE... 10 FILTRE EN COURS (page menu principal)... 11 TABLEAU DE BORD (RAPPORT D ANALYSE)... 12 IMPRESSION DU RAPPORT D ANALYSE... 13
DESCRIPTION Le tableau de bord de gestion pour Microsoft Excel est un programme compilé en code VBA (Visual basic for application). Il permet de produire de manière simple et automatisée un ensemble d indicateurs sous forme de tableaux et graphiques dans un document prêt à imprimer ou à enregistrer au format PDF. Chaque établissement qui l utilise peut le déployer sur autant de postes que nécessaire. PRÉ-REQUIS TECHNIQUES Accès au logiciel Microsoft Excel 2007 256 Mo de mémoire vive (RAM) au minimum Espace disque disponible 15 Mo L utilisateur doit avoir les droits en écriture dans le répertoire ou les fichiers Excel seront placés Note : depuis la mise à jour de Gesrisk (novembre 2012) référence 41207, l accès au logiciel États et requêtes 15 n est plus un pré requis puisque le fichier REQ_Matrice.xls peut être produit directement à partir du tableau de bord disponible dans le module Web de Gesrisk. CONDITIONS D UTILISATION Vous devez disposer d un numéro d activation pour pouvoir utiliser le tableau de bord de gestion. Ce numéro d activation est fourni par Optimum Conseil. Il est inscrit par l utilisateur à la première ouverture du programme. Ce numéro d activation est unique pour l établissement et doit être renouvelé chaque année. Pour préserver le bon fonctionnement du tableau de bord de gestion pour MS-Excel, certaines cellules et feuilles du fichier sont verrouillées. Si l utilisateur tente de modifier le contenu de ces cellules ou la structure du fichier, le programme Excel envoi un message précisant que ces éléments sont en lecture seule. COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 5 / 15
PRINCIPE D UTILISATION Le tableau de bord de gestion pour MS-Excel est un fichier Excel (xlsm) qui contient des macros (une macro est un terme générique employé pour désigner un moyen de mémoriser un enchaînement de tâches au sein d un logiciel ou programme). Ce fichier est lié aux données exportées au format Excel (xls) depuis le tableau de bord du portail Gesrisk. Avant d ouvrir le tableau de bord de gestion pour MS-Excel, il est impératif de produire le fichier d export contenant les données à analyser. Depuis la version 6.0 du tableau de bord pour MS-Excel, il est possible d utiliser le fichier SISSSExportExcel.xls comme source de données. Ce fichier doit être produit avec l outil d extraction du SISSS. À la première utilisation, des informations seront renseignées par l utilisateur et mémorisées dans le fichier Excel du tableau de bord de gestion (TDB_Indicateurs.xlsm). Ces informations indiquent notamment l emplacement des données exportées (REQ_Matrice.xls ou SISSSExportExcel.xls). Cette information ne devra être modifiée que si l emplacement du fichier REQ_Matrice.xls vient à changer ou si le tableau de bord de gestion (TDB_Indicateurs.xlsm) est mis à jour (téléchargement d une nouvelle version). COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 6 / 15
PREMIÈRE UTILISATION AVEC LE FICHIER REQ_MATRICE.XLS 1. Ouvrir le tableau de bord depuis le portail de Gesrisk Menu principal -> Statistiques -> Tableau de bord -> Tableau de bord ; 2. Dans la section Production de la matrice pour le tableau de bord Excel, sélectionnez les exercices financiers à analyser ; 3. Cliquer sur le bouton Exporter vers Excel ; 4. Indiquez l emplacement de destination du fichier REQ_Matrice.xls ; 5. Ouvrir localement le tableau de bord de gestion pour Excel TdB_Indicateurs.xlsm 6. Activer les macros (si nécessaire) 7. Sélectionnez votre établissement dans la liste et inscrivez votre code d activation 8. Indiquer ensuite l emplacement du fichier local REQ_Matrice.xls (étape 4) 9. Enregistrer le tableau de bord de gestion Les étapes 4 et 7 à 8 ne se répèteront plus par la suite. PREMIÈRE UTILISATION AVEC LE FICHIER SISSSExportExcel.XLS 1. Se connecter au SISSS avec un compte autorisant la génération de rapports (gestionnaire des risques) 2. Choisir Rapports -> AH-223 V 4.3 -> 000 Outil d extraction des données vers Excel v4.3 3. Choisir l exercice financier et appuyer sur Exporter vers Excel 4. Enregistrez sur votre poste le fichier SISSSExportExcel.xls 5. Cliquer sur le bouton Exporter vers Excel ; 6. Ouvrir localement le tableau de bord de gestion pour Excel TdB_Indicateurs.xlsm 7. Activer les macros (si nécessaire) 8. Sélectionnez votre établissement dans la liste et inscrivez votre code d activation 9. Indiquer ensuite l emplacement du fichier local SISSSExportExcel.xls (étape 4) 10. Enregistrer le tableau de bord de gestion COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 7 / 15
UTILISATION RÉGULIÈRE Pour analyser les dernières données disponibles, vous devez régénérer la source de données : fichier REQ_Matrice.xls ou SISSSExportExcel.xls, avant d utiliser le TdB_Indicateurs.xlsm. Ouvrez ensuite le Tdb_Indicateurs.xlsm et patientez durant la procédure de mise à jour des indicateurs Il ne vous reste plus qu à analyser vos données et produire le rapport de votre choix. RENOUVELLEMENT DU CODE D ACTIVATION Le code d activation est valable un an. Un compte à rebours est affiché dans la fenêtre du menu principal pour vous permettre de connaître l échéance du renouvellement. COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 8 / 15
MENU PRINCIPAL DU TABLEAU DE BORD DE GESTION Le menu principal donne accès aux différentes fonctions du tableau de bord de gestion. Il contient également certaines informations pratiques : le numéro de la version en cours, le code d activation pour l établissement, le nombre de jours restant avant l expiration de l abonnement. En plus d indiquer l emplacement de la source de données liée au tableau de bord ainsi que la date du fichier importé, la section des «informations générales» présente une synthèse du contenu de la source de données : le nombre d exercices financiers, le nombre de périodes financières, le nombre d installations, etc. D autres fonctions sont également disponibles : jauges de qualité de complétion des AH-223, insertion du logo de l établissement dans la page de garde du tableau de bord de gestion des risques (DQEPE). COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 9 / 15
PARAMÈTRES DE L ANALYSE Modifier l emplacement Ce bouton est utilisé pour modifier l emplacement du fichier REQ_Matrice.xls. Il ne doit être utilisé que si l emplacement de ce fichier vient à changer. Sélection de la période Permet de sélectionner les périodes analysées. Soit les périodes 1 à 13 (par défaut), soit l intervalle inscrit par l utilisateur. Sélection trimestre en cours Permet de choisir le trimestre comparé avec le précédent Entités administratives Il est possible de filtrer les données par installation OU par milieu de services. On peut également ajouter un filtre par direction ET/OU département programme. Pour ce faire, désactiver la case à cocher Toutes. Type d évènement Il est possible de filtrer les données par type d évènement. Le programme identifie les types d évènement recensés dans le fichier lié (REQ_Matrice.xls) et grise (rend inactif) les types d évènement non disponibles. Bouton annuler Ferme la fenêtre Bouton appliquer Applique le ou les filtres indiqués dans la fenêtre au traitement des indicateurs Note : les filtres inscrits sont mémorisés tant que le tableau de bord de gestion reste ouvert
FILTRE EN COURS (page menu principal) Dans la page du menu principal, la section «Filtre en cours» affiche les critères de filtre appliqués par l utilisateur aux indicateurs du tableau de bord de gestion des risques. On note également que le programme calcul le nombre de secondes qui se sont écoulées durant la procédure de filtrage. Dans le cas illustré ici, le programme a mis 119 secondes pour filtrer les 10 000 enregistrements provenant de la source de données.
TABLEAU DE BORD (RAPPORT D ANALYSE) Indicateurs Les indicateurs apparaissent sous forme de graphiques et tableaux numérotés avec un préfixe T pour tableau et G pour graphique. Une page explicative introduit chaque indicateur. Un espace est réservé dans chaque page explicative pour permettre à l utilisateur d y inscrire ces commentaires avant l impression ou l enregistrement au format PDF du rapport d analyse. Ces annotations peuvent être conservées si l utilisateur enregistre le fichier avant sa fermeture. Boutons % et G Ces boutons permettent de modifier le type de graphique : % pour afficher les valeurs en pourcentage et G pour choisir l histogramme groupé. Boutons S (tableau 17 uniquement) Ce bouton permet d enlever le surlignage et commentaire des indices de gravité du tableau 17 pour la ligne des N/A. Ce surlignage peut apparaître occasionnellement si des indices de gravité présentent une incohérence avec la divulgation (en principe, une divulgation doit être faite à partir du niveau de gravité C). Lorsque la cellule est surlignée, il est possible en cliquant dessus de faire apparaître la liste des déclarations (no Gesrisk) qui présentent cette incohérence.
IMPRESSION DU RAPPORT D ANALYSE Ordre des pages Permet d indiquer si le rapport doit être généré avec ou sans les pages de commentaires Sélection simple Permet de choisir l impression de tous les indicateurs ou d un indicateur en particulier. Sélection multiple Permet de sélectionner différents indicateurs COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 13 / 15
Options d impression Permet de choisir l option noir et blanc (avec motifs pour les graphiques) si l utilisateur ne possède pas d imprimante couleur. Note : le format PDF n est pas affecté par ce choix. Il sera toujours publié en couleur. Activer la case à cocher Incluant page de garde si l on veut intégrer la page de garde au document. Avec l onglet Sélection simple, cette case à cocher n est pas disponible si le sélecteur Tous est activé. Avec l onglet Sélection multiple, la case à cocher est toujours disponible. Bouton aperçu Affiche l aperçu du rapport avant impression. COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 14 / 15
Bouton imprimer Ouvre la boîte de dialogue de sélection d imprimante. Bouton annuler Ferme la fenêtre Bouton PDF Publie un fichier PDF dans le sous-répertoire \PDF à l emplacement du fichier du tableau de bord de gestion pour Excel (TdB_Indicateurs.xlsm). Le nom du fichier PDF est créé par le programme, il prend en compte des éléments du titre du rapport d analyse ainsi que la date de publication. Bouton Copie XLS Permet de créer une copie déverrouillée du tableau de bord de gestion en cours d'affichage. La copie peut être modifiée et enregistrée indépendamment du fichier TdB_Indicateurs.xlsm Bouton Modéliser Permet de créer un modèle de sélection multiple et de lui attribuer un nom afin de l utiliser ultérieurement. Cette fonction est bien pratique pour éviter de devoir cocher à chaque fois les indicateurs souhaités. Note : vous devrez enregistrer le TdB_indcateurs.xlsm pour préserver le modèle créé. COPYRIGHT 2008-2017 OPTIMUM CONSEIL PAGE 15 / 15