g Dossier de participation aux Trophées Oracle Logo client
g Fiche Signalétique et d inscription La société : Nom de la société : MAIF Chiffre d affaires 2012 : 3,42 milliards d euros Secteur d activité : Assurance Nombre de salariés : 6800 collaborateurs Le projet : Nom du projet : Classification et Rémunération Date de mise en production : 03/03/2013 Le(s) porteur(s) du projet : Nom et Prénom : Olivier RUTHARDT Fonction : Directeur Délégué des Ressources Humaines E-mail : olivier.ruthardt@maif.fr Téléphone Fixe: 05 49 77 63 84 Téléphone Direct : 05 49 77 63 84 Les partenaires : Nom et Prénom : Matthieu LAUDEREAU - ConvictionsRH Fonction : Directeur Associé - Cabinet de conseil RH & SIRH E-mail : matthieu.laudereau@convictionsrh.com Téléphone Fixe: +33 1 80 27 17 90 Téléphone Direct : +33 6 08 460 416 Je présente mon projet aux Trophées des Clubs Utilisateurs Oracle 2014 et confirme avoir pris connaissance du règlement et l accepter 2
g Notre projet en quelques mots et une image Faire évoluer et moderniser notre modèle social en plaçant le développement et les aspirations de nos collaborateurs au cœur des actions managériales par la mise en place d un outil de développement SIRH support de nos processus RH 3
g Le contexte de la société Depuis 2 ans, la MAIF procède à des changements majeurs au sein du Groupe à travers un Schéma Directeur Organisationnel (SDO) visant à rationnaliser son réseaux et son maillage sur le territoire français pour améliorer sa performance économique Dans ce cadre, la Direction des Ressources Humaines a souhaité implémenter un Système d Information des Ressources Humaines (SIRH) afin de répondre à un double enjeu : Anticiper à moyen et long terme les mutations organisationnelles et économiques de l entreprise en accompagnant les grands projets et transformations du groupe MAIF et en contribuant à l atteinte des objectifs du Groupe : ajustement des ressources, maîtrise des frais généraux Motiver les collaborateurs, développer leur employabilité et améliorer leur performance (+ de 30 % de demandes d évolution et de mobilité) Ainsi, la Direction des Ressources Humaines souhaite anticiper l adaptation des compétences aux emplois par la connaissance de ses collaborateurs, leurs contributions, leurs talents, tout en répondant à leurs aspirations en adéquation avec les besoins de l entreprise. 4
g Les objectifs du programme Classification /Rémunération Le projet est directement porté par la Direction Générale de la MAIF en lien avec la signature des accords de Classification et Rémunération. Pour déployer ces nouveaux accords la MAIF a décidé de conduire un appel d offres SIRH pour choisir une solution complète permettant de couvrir une large palette de processus RH comme à titre d illustration les campagnes d entretiens annuels, les campagnes d augmentation et promotion individuelle, la mobilité et la gestion des talents et des plans de successions Ce projet est l opportunité pour l ensemble de la fonction RH de démontrer son savoir-faire, mais aussi la 1ère ouverture en self-service d outils de management à destination de l ensemble des collaborateurs de la MAIF L ambition du projet est donc de pouvoir déployer un seul outil SIRH sur l ensemble des domaines RH: Rémunération Performance (Entretien annuel, gestion des Talents, plans de successions) Recrutement et Mobilité Formation (gestion des besoins en formation et plateforme E.Learning 5
g Population concernée Cf. annexe 1 La mise en place de ce nouvel outil SIRH pour supporter les processus RH impactés par le nouvel accord se traduit par un projet hautement visible au sein de l organisation puisqu il affecte l ensemble des 6.800 collaborateurs: Recrutement Carrière Rémunération Formation Mobilité Managers Industrialiser les demandes d ouvertures de postes Identifier et évaluer les compétences des collaborateurs Partager l évaluation avec ses collaborateurs Positionner ses collaborateurs sur une matrice des Talents Attribuer et valider les Augmentations individuelles (AI/PI)des collaborateurs Gérer le budget alloué aux augmentations salariales Effectuer un reporting AI/PI sur son périmètre Inscrire ses collaborateurs aux sessions de Formation Suivre le plan de Formation de ses collaborateurs Prendre part au processus de sélection des candidats en mobilité interne RRH Disposer d un vivier de candidature exploitable Publier automatiquement les offres d emplois Effectuer un reporting sur l ensemble du périmètre recrutement Optimiser le processus de sélection (quantitatif/qualitatif) Piloter la campagne d Entretien Individuel Gérer les plans de succession Suivre l évolution de carrière des collaborateurs Piloter la campagne AI/PI Effectuer un reporting sur la campagne AI/PI Suivre, valider et consolider les budgets alloués Diffuser un catalogue de Formation Mettre à disposition des salariés les contenus E.Learning Effectuer un reporting sur les formations suivies Diffuser les offres en interne Gérer les candidatures en lien avec le module performance Identifier des candidats potentiels en fonction des critères définis Collaborateurs Responsabiliser le collaborateur dans le développement de sa carrière professionnelles au sein de MAIF Réaliser et valider son Entretien Individuel Suivre l évolution de sa Rémunération Pouvoir disposer d un BSI personnel Effectuer des demandes de Formation dans l outil S auto-former via la plateforme E.Learning Disposer d une vue globale de toutes les opportunités de mobilité à la MAIF Postuler sur les postes ouverts en interne 6
g Les bénéfices attendus (1/2) cf. annexe 5 Disposer d un SIRH performant : Augmenter la qualité des outils RH et des services qu ils doivent rendre Disposer d un outil évolutif et pérenne permettant pour suivre les évolutions du GROUPE MAIF Rationaliser et normaliser les rôles et responsabilités des acteurs RH au sens large (collaborateurs, managers, professionnels RH) Maitriser les coûts de maintenance du SIRH avec le choix d une solution en mode SaaS Gérer et piloter le capital humain : Renforcer les actions managériales avec une mise à disposition d outils favorisant la proximité Managers/Collaborateurs Faciliter, fluidifier et fiabiliser les échanges entre le département RH et l ensemble des collaborateurs Anticiper les besoins en compétences et favoriser les évolutions de carrières Développer le professionnalisme, reconnaitre et valoriser la performance des collaborateurs Positionner le collaborateur au cœur de son développement personnel et professionnel Intégrer la complexité des règles de calcul et d attribution des augmentations et promotions individuelles (cf. annexe 5): Disposer d un outil capable de calculer automatiquement les augmentations et promotions individuelles automatiquement en conformité avec l accord Classification et Rémunération Disposer d un workflow permettant une validation automatique de l attribution des AI/PI dans l outil 7
g Les bénéfices attendus (2/2) L ergonomie et la facilité d utilisation: L ouverture du système aux «non-rh» impose que la solution proposée soit ergonomique, intuitive et donc facilement appropriable par les utilisateurs. Une attention particulière sera portée par le groupe MAIF sur la facilité d utilisation de la solution La possibilité d intégrer une organisation complexe : Le contexte du groupe MAIF impose que la solution retenue puisse simplement s adapter à la structure organisationnelle et aux évolutions de cette structure. Lier entre eux les différents référentiels d organisation (sociétés, établissements, directions, services, responsables hiérarchiques, code analytique) Disposer d une maintenance et des mises à jour simples et sans traitements lourds Une flexibilité de l outil dans le paramétrage: Un outil SaaS pouvant répondre aux besoins fonctionnels liés aux accord Classification et Rémunération de la MAIF Un paramétrage riche permettant de simplifier et optimiser les processus RH des différents domaines fonctionnels Le bénéfice finalement attendu est de disposer d un SIRH global contribuant à favoriser la souplesse de l organisation et moderniser la fonction RH en valorisant son savoir faire 8
g Les technologies utilisées La MAIF a fait le choix de la solution Fusion HCM & Taleo en Mode Saas interfacée avec la solution GA/PAIE Meta4 en On Premise BAL - Mouvements de personnel DataWare House-RH - Données salariés HQ Time Gestion des temps et des activités Gestion des augmentations individuelles Outil de calcul de la Rémunération ISIE - Comptabilisation de la paie - Provision congés IDM - Salariés - Entités Emplois - Etablissements Lotus Notes DOCAPOST - Bulletin de paie Altédia - Infos BSP Eliot Meta4 GA Paie Fusion HCM Compensation Performance Core HR Taleo Mobilité Gestion de la performance Gestion de la Formation Plateforme E.Learning Gestion de la mobilité interne Gestion du recrutement externe Collaborateurs & Managers - Structure, personnes - Données sociales - Données économiques Taleo Recrutement Formation Candidats Développement RH 9
g Environnement humain de mise en œuvre (1/2) En interne: La DRH s est mobilisée pour mener à bien ce projet en nommant un Chef de projet par domaines fonctionnels RH (Rémunération, Carrière, Recrutement et Formation). Depuis quelques mois, un Administrateur SIRH a aussi été recruté en interne afin, entre autres, de gérer les principales tâches d administration et les évolutions de l outil En Externe: Nous nous sommes fait accompagner durant toutes les phases du projet Classif/Rému par le cabinet de conseil RH et SIRH, ConvictionsRH. De la phase de choix du SIRH à aujourd hui, ils se sont engagés au quotidien à nos côtés pour que ce projet soit une réussite: Rédaction des cahiers des charges et animation de l appel d offres AMOA déléguée sur tout les chantiers fonctionnels RH (Rémunération, Performance, Recrutement, Mobilité, Formation, Socle SIRH) Pilotage du projet Relation avec l éditeur/intégrateur Oracle Accompagnement du changement Gouvernance projet: Mettre en place un modèle de gouvernance opérationnel pour faciliter la prise de décision sur les domaines fonctionnels Introduire une dimension conduite du changement pour communiquer sur les moyens et les résultats à obtenir pour mobiliser et partager une vision collective du projet 10
g Environnement humain de mise en œuvre (2/2) Gouvernance projet: Instances Responsabilités Participants (MAIF / CRH) COMITE DE PILOTAGE Réalise les arbitrages sur le projet en fonction des alertes et risques projet remontés par le comité projet En charge du déroulement du projet et de sa cohérence globale selon le tryptique qualité/coûts/délais Evalue les risques afin de les minimiser en mettant en place des actions correctives Prend les décisions clefs liées au budget DRH (Sponsor) Directeur des Systèmes d Informations Directeur de la Direction d Appui au Projet (Sponsor Opérationnel) DRH adjoint Chef de projet Responsable Rémunération Responsable Carrière Responsable SIRH/ Paie PMO Associé Consultant COMITE PROJET Même responsabilités que le comité de projet classification et rémunération sur le périmètre Compétences (chantiers rémunération, carrière, recrutement, formation) Directeur de la Direction d Appui au Projet (Sponsor Opérationnel) Chef de projet DRH adjoints Responsable SIRH PMO Consultants 11
g Méthodologie de déploiement Cf. annexe 2 et 3 Le choix de la solution (Avril Septembre 2012): Cette première phase a eu pour but de définir, le plus clairement possible, les besoins de MAIF en termes de processus, d acteurs et de technologies puis d évaluer les différentes solutions du marché au travers d un appel d offres. A l issue de ce processus de sélection, le choix s est porté sur un même éditeur et intégrateur : la solution Fusion HCM & Taleo en mode SaaS d Oracle intégrée par Oracle Consulting Services La conception de l outil et l AMOA: La phase de conception a débuté, à l issue d une réunion de lancement organisée début septembre 2012. Le paramétrage de l outil a démarré simultanément pour pas moins de 3 modules Gestion du Recrutement (Taleo Recruiting) Gestion des carrières (Talent Management Oracle HCM Fusion) Gestion de la Rémunération (Compensation Oracle HCM Fusion) Cette phase clef, a nécessité une mobilisation constante de l équipe projet pour mener à bien, et en parallèle, des actions de paramétrage, de test, de reprise des données, de communication et de structuration d un réseau international de correspondants RH. 12
g Méthodologie de déploiement (2/3) La conception de l outil et l AMOA (suite): Cette conception en parallèle des modules a été une des clés du succès puisqu elle a permis, d une part, de respecter un planning serré et contraint par les dates de campagne de la première campagne d augmentation individuelle et, d autre part, de préciser les interactions entre les différents modules. A ce jour, nous sommes toujours en phase de conception des modules «Mobilité», «Formation & E.learning» Le déploiement et l accompagnement du changement : Module Compensation: Compte tenu des contraintes du calendrier de déploiement très serré lié à la campagne AI/PI prévue en mars 2013, le déploiement s est fait en Big Bang avec une ouverture complète aux 750 managers de la MAIF pour réaliser l attribution des augmentations individuelles aux collaborateurs La phase d accompagnement du changement, c est limité à une communication et des supports de Formation «Auto-porteurs» à destination des managers Mise en place d une cellule assistance aux managers assurée par ConvictionsRH durant toute la campagne pour répondre aux questions techniques et fonctionnelles liées à l outil 13
g Méthodologie de déploiement (3/3) Le déploiement et l accompagnement du changement (Suite) : Module Talent Management: La campagne d évaluation démarrant en décembre 2013, nous avons pu lancer un pilote sur l ensemble de la DRH et la Direction d Appui aux Projets en juin 2013 afin de réaliser un retour d expérience (REX) utilisateurs pour prendre en compte les demandes d évolutions souhaitées Fin Septembre 2013 Oracle a livré la R7 de Fusion qui a pu apporter des évolutions majeures sur l ergonomie globale de l outil permettant de répondre à certaines demandes d évolutions Début décembre 2013, lancement de la campagne annuelle des Entretiens Individuels aux 6800 collaborateurs Module Recrutement: Déploiement en Septembre 2013 de l outil en base de test pour réaliser la montée en compétences de la cellule sourcing et réaliser les actions de formations auprès des RRH Début Décembre déploiement sur le site maif.fr de l espace recrutement 14
g Difficultés et opportunités (1/3) - Cf. annexe 4 Difficultés rencontrées: Le Chargement des données : Un planning projet avec des contraintes fortes: Au début du projet, la reprise de données est un processus qui nous a posé problème. Au début du projet tout particulièrement, il nous a fallu renseigner un fichier Excel, peu orienté «client» et avec des consignes insuffisamment claires. Pour nous assister sur le chantier reprise des données, ConvictionsRH a sollicité sur le projet un expert technique de la solution Fusion permettant d assurer la reprise de données dans les délais impartis. Aujourd hui ce chantier en cours d évolution afin d automatiser au 1 er février 2014 les interfaces Meta /Fusion et les acteurs MAIF sont formés à ces processus qui est désormais sous contrôle. Le manque de maturité de la solution: Un manque d expertise opérationnel de MyOracle Support et d Oracle Consulting lié au faible retour d expérience et au manque de maturité de la Solution. Une solution «jeune» qui doit gagner en maturité pour répondre aux standards d une solution SaaS bien qu elle offre une richesse de paramétrage permettant de répondre aux enjeux et attentes du client 15
g Difficultés et opportunités (2/3) Difficultés rencontrées (suite): Une conduite de projet sur 3 chantiers en simultané : Le paramétrage des 3 premiers modules a été réalisé en simultanée ce qui a entrainé une charge importante pour l ensemble de l équipe projet. Afin de surmonter cette difficulté, nous avons tenu, dès le début du projet, un planning très précis sur les 6 mois à venir. Cette anticipation des ateliers et réunions plusieurs mois à l avance nous a permis de nous organiser au mieux avec l ensemble de l équipe projet (interne, ConvictionsRH et intégrateur) afin d assurer un pilotage par jalons clefs pour sécuriser le projet La résistance au changement: L arrivée d un nouvel SIRH global et intégré pour les fonctions de développement RH remet en questions les modes opératoires et habitudes de travail de la fonction RH ce qui provoque quelques difficultés dan l appropriation de la nouvelle solution En effet, la mise en place d un nouvel SIRH entraine des modifications dans les processus RH, ce qui modifie les habitudes de travail du service RH et des collaborateurs concernés par les différents processus L appropriation d un nouvel outil par les RDRH et RRH demande une montée en compétences afin d être autonome pour une utilisation de plus en plus quotidienne : Pour diminuer les résistances au changement, nous avons accompagné le changement tout au long du projet grâce à une communication ciblée et adaptée en amont 16
g Difficultés et opportunités (3/3) Opportunités: Transformation de la fonction RH Le SIRH Global et intégré est un levier pour transformer la fonction RH qui passe d un mode expert et administratif à un mode proximité et collaboratif Rationalisation et normalisation des processus RH: L utilisation du SIRH Global a permis de sécuriser et normaliser les règles et les procédures afin qu elles soient normalisées pour l ensemble des collaborateurs L émergence d une fonction RH 2.0: Le projet est une opportunité pour passer d une fonction RH papier à une fonction RH digitale (Dématérialisation, fluidité, agilité) Anticiper les évolutions de l entreprise: L utilisation du SIRH global va permettre de planifier de manière stratégique ses effectifs et compétences (Workforce planning) Pilotage efficient des Ressources Humaines: Le SIRH Global permet une analyse de toutes les données collectées (logique Big Data) afin de permettre d effectuer des projections sur l entreprise (masse salariale, effectif, gestion de talents) 17
g Résultats obtenus (1/2) Bénéfices internes: Une augmentation des services et la qualité des services rendus aux opérationnels: La mise à disposition en «self-service» d informations aux managers sur leurs équipes La diffusion de reporting qui permet un pilotage efficient des Ressources Humaines Les gains de visibilité et d accès aux informations pour les collaborateurs et managers de la MAIF Un gain d efficacité et de productivité permettant de concentrer ses activités sur des tâches à plus haute valeur ajoutée: L automatisation des tâches dans le SIRH permet à la DRH de se repositionner dans son rôle de conseil et d accompagnement les managers et les collaborateurs de la MAIF Une vitesse de traitement des informations améliorées permettant de diffuser plus rapidement les informations et de gagner en réactivité face aux contraintes opérationnelles en limitant la diffusion de support papier qui sécurisent peu la transmission des informations et sont source d activités chronophages 18
g Résultats obtenus (2/2) Bénéfices internes: Le développement de la marque employeur: Le déploiement de la solution Taleo a permis d améliorer la gestion des recrutements, en diminuant les flux actuels (papier et email) devenus chronophages. L automatisation de certaines tâches et le partage des informations entre les différents acteurs du recrutement permet aux équipes de se centrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La nouvelle page «nos offres» du site Maif.fr, présente un portail candidats offrant de nouvelles fonctionnalités. Ils peuvent créer et mettre à jour leurs informations personnelles et postuler facilement à plusieurs offres en ligne. 19
g Innovation du projet (1/2) Un déploiement d une nouvelle solution SIRH avec Fusion HCM et Taleo La première innovation du projet est le choix de la solution Oracle Fusion HCM couplé avec Taleo et la réalisation de déploiements précurseurs sur la France: 1 er Go Live France du module Compensation 1 er Go Live France du module Talent Management 1 er Full Live France des modules Compensation / Talent Management / Recrutement (HCM) Le choix de l éditeur Oracle a été retenu en raison de la capacité de l éditeur à investir fortement dans sa R&D et à proposer des innovations régulières dans ses prochaines releases Un projet intégré: La seconde innovation du projet est son intégration, c est à dire le souhait de réaliser une transformation et une refonte complète de la fonction RH sur l intégralité de ses processus RH en valorisant son savoir faire marqué par une volonté de lancer plusieurs chantiers en simultané (Rémunération, Carrière, Recrutement) Intégration également par le fait que le SIRH gobal s inscrit dans le paysage informatique quotidien de l ensemble des collaborateurs de la MAIF avec un partage des informations en mode collaboratif 20
g Innovation du projet (2/2) L accompagnement au changement : La troisième innovation est d avoir mené un accompagnement du changement très conséquent en accordant une attention toute particulière à la formation des futurs utilisateurs de l outil. Pour faciliter leur appropriation à l outil, nous avons conçu des supports de formations variés : vidéos de démonstration Formation en groupe et individuelles Fiches processus A4 et guides utilisateurs auto-portés pour les managers et guides utilisateurs en tryptique pour les collaborateurs Cellule d assistance au démarrage des campagnes Rémunération et Evaluation joignable par mail et téléphone avec des interlocteurs SIRH dédiés L utilisation du réseau de relais RRH sur le terrain auprès des 750 managers MAIF pour présenter le nouvel outil SIRH a été fortement apprécié par les managers et a permis de renforcer la crédibilité de la fonction RH à porter des projets majeurs pour l entreprise. Cet accompagnement opérationnel a pu être réalisé en partenariat avec ConvictionsRH qui a mis en place une méthodologie et un plan d accompagnement du changement rigoureux pour tenir les objectifs fixés en amont des déploiements 21
g Prochaines Etapes Une continuité dans les déploiements de modules: Le succès des 3 premiers déploiements, permet de continuer sur une forte dynamique de transformation, avec des projets tout aussi ambitieux sur 2014: Déploiement d un module Formation permettant la mise à disposition pour les collaborateurs et managers d un catalogue de formation, automatisation du recueil des besoins de formation, ainsi que la création d une plateforme E.Learning disponibles pour tous Refonte du processus de mobilité interne et déploiement du module sous la solution Taleo pour faciliter l évolution professionnelles des collaborateurs et augmenter le turn-over interne afin que les collaborateurs soient moteur de leur développement Sécurisation des déploiements réalisés et une étude sur les opportunités d optimisation et d amélioration des processus Rémunération et Carrière Mise en place d un pilotage de la Rémunération en lien avec le module Compensation 22
g Annexes au dossier Logo client
g Annexe 1 Populations concernées Recrutement RH Disposer d un vivier de candidature exploitable Publier automatiquement les offres d emplois Effectuer un reporting sur l ensemble du périmètre recrutement Optimiser le processus de sélection (quantitatif/qualitatif) Mobilité (2015) Entretiens / Carrière RH Managers Diffuser les offres en interne Gérer les candidatures en lien avec le module performance Identifier des candidats potentiels en fonction des critères définis Prendre part au processus de sélection des candidats en mobilité interne Employés Portail Collaborateur Consulter ses informations personnelles Réaliser et valider son Entretien Individuel Suivre l évolution de sa Rémunération Visualiser l organigramme des entités RH Managers Piloter la campagne EI Gérer les plans de succession Suivre l évolution de carrière des collaborateurs Positionner ses collaborateurs sur une matrice des Talents Identifier et évaluer les compétences des collaborateurs Partager l évaluation avec ses collaborateurs Formation Rémunération RH Diffuser un catalogue de Formation Mettre à disposition des salariés les contenus E.Learning Effectuer un reporting sur les formations suivies RH Piloter la campagne AI/PI Effectuer un reporting sur la campagne AI/PI Suivre, valider et consolider les budgets alloués Managers Inscrire ses collaborateurs aux sessions de Formation Suivre le plan de Formation de ses collaborateurs Managers Attribuer et valider les AI/PI des collaborateurs Gérer le budget alloué Effectuer un reporting AI/PI sur son périmètre 24
g Annexe 2 Un planning ambitieux 2012 2013 2014 Trimestre 4 Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre1 Core HR AMOA du Core HR Chargement des données RH MAIF Accompagnement dans l utilisation des Loaders et fichiers FBL de Fusion HCM Développement de l interface Meta4/Fusion 05/01 Go live Interfaces Compensation Conception et analyse des spécifications fonctionnelles AMOA du module Compensation 05/03 Go live Campagne AI/PI et support aux utilisateurs (750 managers) Etude de faisabilité sur les évolutions du module 05/05 fin de campagne et REX AI/PI AMOA du module de calcul de la Rémunération 05/01 Go live Performance Conception et analyse des spécifications fonctionnelles AMOA du module Performance 01/06 Go live Pilote Campagne EI Paramétrage du module Performance suite à upgrade en R7 Accompagnement du changement 05/12 Go live Campagne EI et support aux utilisateurs (7000 collaborateurs) Recrutement Mobilité Conception et analyse des spécifications fonctionnelles sur Recrutement AMOAde Taleo Recrutement Accompagnement du changement 01/12 Go live module Recrutement Ateliers d identification des besoins sur Mobilité Formation Atelier de cadrage et d identification des besoins sur Formation 25
g Annexes 3 Méthodologie AMOA - Synthèse Une méthodologie éprouvée pour un pilotage des différents chantiers en adéquation avec les besoins métier RH Cadrer et piloter Concevoir et paramétrer Tester et recetter Déployer et améliorer Valider et partager les enjeux et objectifs du SIRH et du projet Construire le planning projet et jalonner les étapes Partager le planning du projet avec l ensemble des acteurs impliqués Définir le modèle de gouvernance du projet (COPROJ, COPIL, CODIR) Définir des indicateurs clés de pilotage Construire les modèles de reporting adaptés aux instances de gouvernance Réaliser des ateliers d expression de besoin métier (processus RH cibles et besoins métier spécifiques) Rédiger les spécifications fonctionnelles générales décrivant les fonctionnalités et paramétrages attendus dans l outil Valider les spécifications détaillées Définir et partager les référentiels métiers (emplois, compétences..) Suivre l avancement des développements et/ou paramétrages Elaborer la stratégie de reprise de données et piloter sa mise en œuvre avec un programme de «qualité de données» Définir le plan de recette Identifier les scénarii de test et réaliser les cahiers de recette Créer les jeux de données dans les environnements de test Organiser et animer la recette fonctionnelle Effectuer le suivi des anomalies, de leurs corrections, des livraisons et des évolutions Définir le plan de bascule de l environnement de test à l environnement de production Effectuer une analyse d impact sur l ensemble de la population par typologie d acteur/entité/pays Définir la stratégie de déploiement (Big Bang, séquencement ) et le plan d accompagnement Accompagner le déploiement et assister les utilisateurs: Déploiement pilote (test sur un périmètre restreint) avec REX, identification et mise en place d actions correctives Déploiement global de l outil Définir et mettre en place un processus d amélioration continue Support de réunion de cadrage Planning du projet Supports d animation et compte rendus des instances de gouvernance Template de reporting (opérationnels et stratégiques) Expression du besoin Processus cibles Compte-rendu des ateliers de spécification fonctionnelle Procédures de gestion cibles Référentiels métier Plan de recette Scénarii de recette Cahier de recette Plan de bascule Document de suivi des anomalies et de leur correction Plan d accompagnement au changement Planning de déploiement Processus d amélioration continue Plan de support 26
g Annexes 3 Méthodologie AMOA - Etape 1 : Cadrer et piloter Objectifs Garantir le respect des enjeux, des délais et des coûts du projet par un pilotage «par les risques» Mettre en place une coordination de projet pour assurer la compréhension et la réussite des objectifs globaux par l ensemble des acteurs Principales activités Organiser le projet : Réaliser et valider le RACI Définir des instances de gouvernance (Comité de direction, comité de pilotage et comité projet) Définir les indicateurs du projet et les suivre: Construire les modèles de reporting (Opérationnel et stratégique) Suivre les risques, le planning et le budget, alerter les instances de gouvernance sur les éventuels écarts identifiés par rapport au prévisionnel Analyser les risques de ces écarts, identifier et mettre en œuvre les plans d actions correctrices Réunions / Workshops Réunion de cadrage/kick off Réunion de gouvernance Comité de direction Comité de Pilotage Comité Projet Assurer la coordination entre les différents acteurs et le/les fournisseurs : Assurer la coordination globale du projet et mobiliser les différents acteurs du projet : experts et utilisateurs internes, MOE, Planifier les travaux, suivre l avancement des différents chantiers et mettre en œuvre les actions définies Instruire les différents arbitrages relevant de l équipe projet interne Veiller au respect des délais et de la qualité des prestations livrées par les fournisseurs et par les acteurs internes de l entreprise Piloter, rendre compte et livrer les travaux assurés par notre équipe AMOA Préparer et animer les instances de gouvernance du projet Livrables Support de la réunion de cadrage (RACI, ) Compte-rendu de la réunion de cadrage Planning projet Modèles de reporting Supports des instances de gouvernance Compte-rendu des instances de gouvernance Supports de suivi intermédiaire Analyse et suivi des risques 27
g Annexes 3 Méthodologie AMOA - Etape 2 : Concevoir et paramétrer Objectifs Identifier les besoins métiers pour sécuriser la conception et le paramétrage du SIRH Mettre en place un outil évolutif et ergonomique Principales activités Accompagner les équipes internes dans la rédaction des processus et des procédures de gestion cibles : Analyser l existant Présenter l analyse des bonnes pratiques et des axes d amélioration Décrire et optimiser les processus cibles : identifier les acteurs, les étapes, les activités, les moyens et les indicateurs de performance Participer en tant qu expert aux ateliers de spécification des besoins en matière de fonctionnalités, de processus et de règles de gestion Veiller à la qualité des spécifications fonctionnelles rédigées par le fournisseur et s assurer de leur adéquation avec les besoins métiers exprimés en atelier Homogénéiser et partager les référentiels métier (emploi, fonction, filières, compétences, description de poste ) S assurer du respect du délai des développements Sécuriser la disponibilité des différents environnements (développement, test, production) Définir la stratégie de reprise des données, effectuer le mapping des référentiels dans une optique de qualité de données et piloter sa mise en œuvre Réunions / Workshops Ateliers de définition des besoins métier Ateliers de conception avec l éditeur Réunion de validation des spécifications Réunions de validation des référentiels métier Réunions de définition de la stratégie de reprise des données Livrables Compte-rendu des ateliers de spécifications fonctionnelles Processus et procédures cibles Spécifications fonctionnelles générales Spécifications fonctionnelles détaillées Référentiels métier Stratégie de reprise des données Planning de reprise des données Mapping des référentiels 28
g Annexes 3 Méthodologie AMOA - Etape 3 : Tester et recetter Objectifs Garantir la conformité de l outil livré aux attentes telles que définies dans les spécifications générales et détaillées Garantir la mise à disposition de la MOE d un outil opérationnel en concordance avec les besoins métier Associer les acteurs pour une première prise en main de l outil pour faciliter leur appropriation du nouvel SIRH Principales activités Définir le plan de recette (acteurs, procédure, planning, déroulement ) Identifier et rédiger les scénarii de recette (description détaillée des tests à effectuer) Rédiger un cahier de recette permettant la classification et priorisation des anomalies (en cas d absence d un outil spécifique mis à disposition par le fournisseur) Réaliser les jeux de données Former les recetteurs Piloter et accompagner l équipe projet interne durant la recette fonctionnelle et métier : Réaliser une pré-recette fonctionnelle pour identifier les principales anomalies bloquantes Animer des sessions de recette Aider à la réalisation des tests fonctionnels Effectuer une recette complémentaire finale Effectuer le suivi des anomalies, de leur correction et des tests de non régression Identifier et effectuer les éventuelles demandes d évolution nécessaires Aide à l arbitrage de la validation de demande d évolution Formalisation et suivi de la demande Assurer un suivi du plan de bascule de l environnement de test à l environnement final (étapes, planning, conditions, risques ) Réunions / Workshops Réunion de cadrage de la phase de recette Réunion de validation du plan de recette Formation des recetteurs Réunion de validation des scénarii de recette Session de recette fonctionnelle et métier Réunion de validation et signature des PV de recette Livrables Plan de recette Scénarii de recette Cahier de recette Plan de bascule Document de suivi des anomalies et de leur correction PV de recette 29
g Annexes 3 Méthodologie AMOA - Etape 4 : Déployer et améliorer Objectifs Garantir un déploiement stratégique, optimal et sécurisé Favoriser l appropriation et la bonne prise en main de l outil par un accompagnement au changement adapté S assurer de l évolutivité de la solution pour garantir la satisfaction de ses utilisateurs Principales activités Analyser les impacts par typologie d acteurs, par entité, par pays/région (risques, acteurs clés, connaissance du projet ) Définir la stratégie de déploiement : Mode de déploiement : pilote ou big bang, par zone / pays / entités, déploiement séquencé Planning Acteurs clés Plan d accompagnement au changement Accompagner le déploiement : Mettre en place des outils de déploiement Créer des supports de communication et de formation Former les utilisateurs ou les formateurs relais (pour une formation en cascade) Créer des outils d accompagnement des utilisateurs (modes opératoires, aide en ligne, club des utilisateurs ) Définir et mettre en place un processus d amélioration continue : Définir un plan de support technique et fonctionnel Définir un processus interne de veille et de remontée des besoins d évolution fonctionnelle auprès des utilisateurs Réunions / Workshops Réunion de validation du plan de déploiement Réunion de validation du plan d accompagnement au changement Réunion Go- No Go Atelier de définition et de validation du plan de support Atelier de définition et de validation du processus d amélioration continue Livrables Stratégie de déploiement Plan d accompagnement au changement Analyse d impact Processus d amélioration continue 30
g Annexes 4 - Les facteurs clefs de succès du projet Une connaissance devenue experte de la solution Fusion Connaissance de la feuille de route d Oracle sur les différents modules de Fusion pour anticiper les impacts sur le planning projet Volonté de challenger Oracle par rapport à nos connaissances de Fusion, les besoins métiers et le planning de déploiement Expertise unique sur le chargement des données dans Fusion (transmission des spécifications techniques Meta4/Fusion à Oracle) Une maitrise partagée de la conduite de projet par MAIF et ConvictionsRH Maitrise des risques projet par une instance de gouvernance hétérogène pouvant prendre rapidement des décisions structurantes Compréhension partagée des impacts et des risques des projet SaaS et des actions de mitigation associées Savoir-faire sur la mobilisation des différents acteurs Une expertise métier forte sur l ensemble de la fonction RH Faculté de pouvoir transposer les processus RH de manière fonctionnelle dans le SIRH en relation avec l intégrateur Une volonté d éviter le «travail en silo» pour proposer des outils intégrés Des accords d entreprise structurés permettant un déploiement rapide dans l outil Un accompagnement au changement fort Une volonté d impliquer l ensemble des équipes RH sur le projet Un dispositif d assistance efficient et structuré pour accompagner les collaborateurs Un plan de formation ambitieux pour accompagner la prise en main d un nouvel outil par les collaborateurs Une communication multi-supports pour faciliter le partage de l information 31
g Annexe 5 règles de calcul intégrées dans le module Rémunération cf tableau d illustration Employés Modalités de calculs, de versement et de progression Cadres Salaire d entrée Selon la classe (1 à 4), le niveau (Entrée, PC1 à 3, M1 à 4, Expert) et l échelon (1 à 35) Il ne pourra être inférieur à 1825 brut mensuel (possibilité de révision du plancher dans le cadre des NAO) Montant fixé selon la classe (5 à 7), la fourchette (le nombre de valeur de fourchette -A, B ou C- dépend de la classe) et la tranche (3 tranches) Versement Mensuel Mensuel Rémunération de base Révision salariale Légende Individuelle et/ou Collective : lors des NAO augmentation de la Rémunération Minimale annuelle de la classe qui entraîne une augmentation mécanique de l'ancienneté et des AI/ PI (% du Min de la classe) attribution sous forme de PI tous les ans, réglementée et liée à l ancienneté gain d un échelon dans la classe (voir le détail du calcul de l ancienneté p15) Dans le cadre d une PI changement d un ou plusieurs niveau(x) (voir règle p 15) Dans le cadre d une promotion changement de classe +10% du minimum de la classe d accueil Individuelle et/ou Collective : lors des NAO augmentation de la Rémunération Minimale annuelle de la classe qui entraîne une augmentation mécanique de l'ancienneté et des AI/ PI (% du Min de la classe) attribution sous forme d AI tous les ans, réglementée et liée à l ancienneté évolution dans la tranche de référence (voir le détail du calcul de l ancienneté p16) Dans le cadre d une AI évolution dans la fourchette de référence (voir règle p 16) Dans le cadre d une promotion changement de fourchette : +8% du salaire minimum de la classe changement de classe : +10% du salaire minimum de la classe d accueil Données présentes dans le simulateur 32
g Annexe 5 règles de calcul intégrées dans le module Rémunération *Les montants exprimés en brut MODALITES DE CALCULS, DE VERSEMENT ET DE PROGRESSION Ancienneté* Calcul Elle est dégressive et se calcule en % du salaire minimum de la classe (= niveau d Entrée) Échelons 1 à 9 : +1,61% ; Échelons 10 à 25 : +1,27% ; Échelons 26 à 35 : +0,98% Révision Elle s intègre au fixe, tous les ans, à la date anniversaire de l embauche (voir p19, la transposition ancienneté 97 2013 ) Progression Individuelle* Promotion * Mobilité fonctionnelle Intra-classe* (développé mais masqué dans le simulateur à date) Calcul Attribution et versement Décision Calcul Attribution Modalités Révision Elle est lié à un changement de niveau et se calcule en % du minimum de rémunération de la classe concernée. Au moins 1/3 des employés bénéficie d une PI chaque année + 2% pour les changements de niveaux suivants : + 3% pour les changements : Entrée PC1 PC1 PC2 PC2 PC3 M1 M2 M2 M3 M3 M4 PC3 M1 M4 Expertise L attribution est à l appréciation du manager et d un «bassin de décideurs» regroupant plusieurs entités (voir processus AI/PI). Elle est intégrée au fixe après validation finale de la PI (à effet immédiat) La décision d attribution est communiquée aux bénéficiaires chaque année en juin Elle sous-entend un changement de classe et en théorie un changement de niveau ; l échelon est inchangé et le nouveau niveau est déterminé par le Manager création d une grille individualisée qui permet de conserver l ancienneté dans la classe d accueil Salaire révisé = salaire de base +10% du salaire minimum de la classe d accueil Un budget en % de la Masse Salariale est calculé en début d année et les demandes de promotions sont réalisées par les Managers au fil de l eau. Les opportunités dépendent des besoins de la MAIF (remplacement, création de poste ) et sont validées par la RH Elle sous-entend un changement de fonction au sein d une même classe et donc en théorie d un changement de niveau et de la création d une grille personnalisée : l échelon est inchangé et le nouveau niveau est déterminé par le Manager réouverture des perspectives de PI sans perte d ancienneté Les demandes de mobilité sont réalisées par les Managers au fil de l eau et les opportunités dépendent des besoins de la MAIF (remplacement, création de poste ) et sont validées par la RH Prime d Aide au Logement* Montant Versement Selon la valeur du m2 locatif du lieu de travail : 11-13 /m2 60 /mois Elle est versée en 12 mensualités, chaque mois 13-15 /m2 100 /mois 15-17 /m2 150 /mois >17 /m2 204 /mois Prime Vacances* Prime Relation Sociétaire* (prime collective sur objectifs) Révision Montant Versement Révision Bénéficiaires / Montant Versement Révision Elle a lieu lors de la réactualisation de la valeur locative du lieu de travail, selon le baromètre Clameur 1614. Elle est fixée et déterminée dans le cadre des NAO 2011 (prévision au 01/01/2013 pour le simulateur) Elle est versée annuellement avec le salaire de mai La révision peut s effectuer dans le cadre des NAO Pour les collaborateurs des entités en relation directe avec les sociétaires, c est-à-dire à hauteur de 80% de leur activité. Selon l atteinte des objectifs de performances collectifs (critères : productivité, coût, qualité, développement), définis et pondérés par périmètre en début d année par les Directions Métiers, et la progression des résultats par rapport à l année précédente (voir Modalité de la PRS ) => mode de calcul global à déterminer. De 0 à 1000 par an Versement en une fois, avec le salaire en fin d année, en fonction de la réalisation des objectifs et au prorata du temps de présence et de travail Annuelle, selon les objectifs et pondérations décidés 33
g Annexe 5 règles de calcul intégrées dans le module Rémunération *Les montants exprimés en brut MODALITES DE CALCULS, DE VERSEMENT ET DE PROGRESSION Classes 5 et 6 Classe 7 Ancienneté* Calcul Elle est dégressive et se calcule en % du salaire minimum de la classe (= minimum de la 1 ère tranche pour la classe concernée), selon 3 tranches de rémunération Classe 5 : 1,05% / 0,78% / 0,59% Classe 6 : 0,96% / 0,72% / 0,54% Aucune Révision Elle s intègre au fixe, tous les ans, au 1 er janvier (voir p19, la transposition ancienneté 97 2013 ) - Augmentation Individuelle* Promotion* Calcul Attribution et versement Décision Calcul Attribution Elle se calcule en % du minimum de la rémunération de la tranche et fourchette concernées. Au moins 2/3 des cadres bénéficie d une AI chaque année. Les taux possibles sont 1,5% (1/2 du budget), 2,5% (1/3 du budget) et 5% (1/6 du budget) Les taux possibles sont 1,5%, 3,5% et 7% L attribution et le taux sont à l appréciation du manager et d un «bassin de décideurs» regroupant plusieurs entités (voir processus AI/PI). Elle est intégrée au fixe après validation finale de l AI (à effet immédiat) La décision d attribution est communiquée aux bénéficiaires chaque année en juin Elle sous-entend un changement de fourchette ou classe, donc une nouvelle rémunération de référence : changement de fourchette : +8% du salaire minimum de la classe changement de classe : +10% du salaire minimum de la classe d accueil Un budget en % de la Masse Salariale est calculé en début d année et les demandes de promotions sont réalisées par les Managers au fil de l eau. Les opportunités dépendent des besoins de la MAIF (remplacement, création de poste ) et sont validées par la RH Prime d Aide au Logement* Montant Versement Selon la valeur du m2 locatif du lieu de travail : 11-13 /m2 60 /mois Elle est versée en 12 mensualités, chaque mois 13-15 /m2 100 /mois 15-17 /m2 150 /mois >17 /m2 204 /mois Prime Vacances* Prime Relation Sociétaire* (prime collective sur objectifs) Révision Montant Versement Révision Bénéficiaires / Montant Versement Révision Elle a lieu lors de la réactualisation de la valeur locative du lieu de travail, selon le baromètre Clameur 1614. Elle est fixée et déterminée dans le cadre des NAO 2011 (prévision au 01/01/2013 pour le simulateur) Elle est versée annuellement avec le salaire de mai La révision peut s effectuer dans le cadre des NAO Pour les collaborateurs des entités en relation directe avec les sociétaires, c est-à-dire à hauteur de 80% de leur activité. Selon l atteinte des objectifs de performances collectifs (critères : productivité, coût, qualité, développement), définis et pondérés par périmètre en début d année par les Directions Métiers, et la progression des résultats par rapport à l année précédente (voir Modalité de la PRS ) => mode de calcul global à déterminer. De 0 à 1000 par an Versement en une fois, avec le salaire en fin d année, en fonction de la réalisation des objectifs et au prorata du temps de présence et de travail Annuelle, selon les objectifs et pondérations décidés 34
g Annexe 5 Processus d attribution implémenté dans le module Rémunération Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Définir Répartir Proposer / Décider Consolider / Décider Informer / Payer DRH Propose un budget AI/ PI Consolide l ensemble des AI / PI 31/05 : fin de la consolidation et validation COMEX 10/06 : communication vers les managers 20/06 : communication par les managers COMEX Valide le budget AI / PI +/- note de cadrage Valide les AI / PI Consolide les AI / PI Validation finale AI / PI 25/06 : envoi des bulletins de salaire Directeur Délégués / COMOP Répartit le buget Réalise les EI Propose des AI / PI Valide les AI / PI Consolide les AI / PI Communique les AI / PI aux manager n+x Manager n+x Informe les Managers de leur budget Réalise les EI Propose des AI / PI Valide les AI / PI Consolide les AI / PI Communique les AI / PI aux managers Manager n+1 Informe les Managers de l ouverture de la campagne de propositions Réalise les EI Propose des AI / PI Valide les AI / PI Communique les AI / PI aux managers n-1 Manager de proximité Réalise les EI Propose des AI / PI Communique les AI / PI aux collaborateurs RRH Conseille et alerte le manager Communique les AI / PI aux managers RDRH Conseille et alerte le manager Service Paie DRH Relations sociales Versement des AI / PI aux bénéficiaires Communique la consolidation des AI / PI à la commission ad hoc Contrôle via l outil du respect des règles de gestion 35