La dématérialisation dans les collectivités territoriales Une équipe informatique à votre écoute Conseil, formation et assistance technique Démarche et gestion des conventions et Web-TIC Philippe Maubert Cécile Basques Christophe Darenes Xavier Dereumaux
Pourquoi, comment? L objectif de cette présentation : aborder les différentes plates-formes de dématérialisation, par thématiques. Remarque : la génération des flux transitant via ces platesformes est assurée via des logiciels métiers (comptabilité, paye, élection ).
Dématérialisation : Les enjeux Démarche de modernisation de l Etat et des collectivités. Disponibilité de l'information (archivage et indexation). Rapidité de diffusion de l'information et réaction des partenaires immédiate. Réduction des coûts (impressions, envoi des plis,...). Gain de place. Sécurité et pérennité.
Dématérialisation : définition La dématérialisation est la transformation de documents papier en fichiers informatiques (numérisation, scannérisation) dans le but de les échanger avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, ) grâce à une «plate-forme».
Le certificat électronique C est quoi? Informations numériques relatives à l identité du titulaire. Délivré par une autorité d enregistrement déléguée (le CDG82) Nouvelle norme : le certificat RGS 2** Obligatoire? Oui dans les cas suivants: Accepter les offres dématérialisées (marchés publics) Signer un flux «PES v2» Transmettre un flux «Acte budgétaire» Transmettre un fichier «Acte Règlementaire» Transmettre les déclarations SYLAE Déclarer les travaux de réseaux
Les différentes thématiques abordées Thème Destinataire Plate-forme concernée Délibération et arrêtés Préfecture S2low ACTES Documents budgétaires Préfecture S2low ACTES BUDGETAIRES Flux financiers Trésorerie HELIOS, PESv2 Facturation aux administrés Règlement des particuliers et entreprises TIPI Données sociales N4DS Service de télé-déclarations sociales multi-utilisateurs Net-entreprises Cotisations sociales URSSAF E-services / URSSAF Etat-Civil & Elections INSEE SFDI, AIREPPNET, COMEDEC Recensement militaire BSN PECOTO Démarches administratives Divers services SIPMIP (Service-Public.fr) Marchés Publics Entreprises marchéspublics82.com Emplois aidés ASP Sylaé Travaux de réseaux INERIS Réseaux-et-canalisations.ineris.fr Signature électronique et validation Interne aux collectivités Parapheur électronique
Destinataire : Préfecture ou Sous-préfecture Plateforme : S2low Actes budgétaires et réglementaires Certificat obligatoire (authentification) ACTES, c est quoi? Aide au Contrôle de légalité dématerialisé Télétransmettre les délibérations, arrêtés et budgets soumis au contrôle de légalité. Convention tripartite Collectivité CDG82 Services préfectoraux. Pas d obligation à aujourd hui, ni d échéance connue (volontariat).
Actes budgétaires et réglementaires Sas web MIOMCTI Dépôt de l acte Flux sécurisé / Certificat électronique Collectivité Tiers de transmission Serveur Actes Préfecture ou s/préfecture SMPT MIOMCTI AR, message d erreur et échanges avec les CEPL
Actes budgétaires et réglementaires
Actes budgétaires et réglementaires Quelques chiffres : 11 484 actes transmis en 2012 contre 10 188 en 2011. 179 collectivités adhérentes au service du CDG82. Le 82 est placé parmi les 20 premiers départements français.
Flux financiers Destinataire : Trésorerie Plateforme : Hélios Identification nécessaire de l agent ou de l élu Certificat obligatoire pour signer Dématérialisation de la chaîne comptable et financière Échéance 31/12/2014 : PES V2 Les flux sont enrichis avec prise en compte des pièces justificatives jointes intégrées dans le flux
Flux financiers Transmission des flux «hélios» 1 Consulte Contrôle Collectivité 2 Serveur DGFIP Trésorier Consultation des budgets de la collectivité
Flux financiers Aujourd hui, Hélios c est : 95% des collectivités du 82 utilisent ce portail Pour la signature des flux : pas d obligation à ce jour. Un certificat de signature peut être utilisé par l élu pour aller vers le «0» papier. Un certificat de signature sera alors obligatoire (ex : RGS 2**)
TIPI (Titres Payables par Internet) Destinataire : Trésorerie Plateforme : www.tipi.budget.gouv.fr (via le site internet de la collectivité) Certificat : non nécessaire TIPI, c est quoi? TIPI permet à la collectivité de proposer le paiement en ligne à ses débiteurs (administrés et entreprises) pour les différents services communaux (cantine, eau, assainissement, loyers ). Service sécurisé 24h sur 24 et 7 jours sur 7. Facilite le recouvrement des factures et moyen de paiement moderne.
TIPI (Titres Payables par Internet)
TIPI (Titres Payables par Internet) TIPI, comment? Identifier le type de service (TIPI régie avec facture, TIPI régie en prépaiement ou TIPI Titres). Convention avec la DGFIP (contact : M. Baux 05.63.21.47.17). Possibilité d insertion directement sur le site internet Utopia de la collectivité.
Données sociales N4DS Destinataire : portail de déclarations sociales multi utilisateurs URSSAF - AGIRC-ARRCO - CNAV/TDS - PÔLE EMPLOI - CNAMTS - CNAF - RSI - MSA UNÉDIC Plateforme : www.net-entreprises.fr Identification sur le portail Certificat non nécessaire La paye est déjà largement dématérialisée : les bulletins de paye sont transmis au comptable. En début d année, les données salariales de N-1 sont déclarées à l'ensemble des organismes récepteurs/utilisateurs des données.
Cotisations sociales Destinataire : URSSAF Plateforme : www.urssaf.fr Identification de la collectivité. Pas de certificat nécessaire. Déclaration d embauche Déclaration et paiement des cotisations Visualisation de la situation des comptes
Etat-Civil / Elections Destinataire : INSEE Plateforme : aireppnet (télétransmissions de données) ou sans quitter le logiciel métier (Comedec, tedeco, SFDi) Identification : oui Certificat : non nécessaire Convention à signer entre collectivité et INSEE Dématérialisation des échanges de données d Etat Civil et de données électorales entre l'insee et les communes.
Recensement militaire Destinataire : Bureau du service national Plateforme : par message électronique Identification : non Certificat : non Transfert des données liées au recensement entre les mairies et l administration du Service National. La procédure PECOTO (Prise En Compte Obligatoire Traitement Optionnel) remplace l édition des notices individuelles de recensement et la liste trimestrielle.
Destinataire : le public. SIP en Midi-Pyrénées Plateforme : http://sip.midipyrenees.fr/ via le site internet Utopia de la collectivité. Certificat : non nécessaire SIP, c est quoi? Une plateforme d'information publique en ligne, partagée entre les collectivités, afin d'améliorer la qualité des services. Mise à disposition gratuite par la Région Midi-Pyrénées.
Les services de SIP Un guichet unique d'information intégrant toutes les sources de la DILA, auquel chaque collectivité peut intégrer ses procédures à destination des usagers de son territoire. Un ensemble de télé-services permettant à l'usager de réaliser des démarches en ligne, La collectivité choisit les formulaires qu elle souhaite intégrer sur son site à partir d une liste de modèles «prêts à l emploi».
Illustrations Porte d'entrée de cette plateforme = le site de la collectivité avec ses données locales. L'usager a toutes les informations (nationales, régionales, départementales et locales) sur une même interface.
SIP : Adhérer, c'est simple et gratuit Qui? Tous les organismes disposant d'un site régulièrement actualisé. * A ce jour, 26 collectivités du 82 ont candidaté à SIP. Quelles démarches? Remplir le formulaire d'adhésion sur le site www.sip.midipyrenees.fr Comment? Nous réalisons l'intégration sur votre site UTOPIA.
Marchés Publics Destinataire : les entreprises Plateforme : marchespublics82.com Certificat obligatoire en fonction des seuils et des démarches La dématérialisation des marchés publics a été introduite en France en 2001 par le Code des marchés publics et mise en application depuis le 1er Janvier 2005 pour les marchés dépassant certains seuils (Article 56 du Code des marchés publics).
Marchés Publics Le portail marchespublics82.com = Gestion centralisée de la mise en concurrence 179 conventions passées avec les collectivités dans le 82.
Marchés Publics Statistiques d utilisation de la plateforme 2011 de janv. à oct. inclus 2012 de janv. à oct. inclus 2013 de janv. à oct. inclus Nombre de publications 151 (par publication) 164 (par publication) 185 (par publication) Nombre de visites 23859 158 22155 135 20884 113 Nombre de retraits de DCE 2852 19 5130 31 6024 33 Nombre de dépôts de plis 20 0,13 23 0,14 34 0,18 Remarque : 17 211 entreprises sont inscrites sur la plateforme et reçoivent les alertes pour le département du 82
Marchés Publics A partir du poste de travail de l acheteur public : Guichet unique de formulaire Publication des avis de publicité, rectificatifs et d attribution (internet et presse papier). Mise en ligne des fichiers du DCE. Importation des plis dématérialisés.
Portail employeurs pour le Contrat Unique d Insertion et les Emplois d Avenir Destinataire : A.S.P. (Agence de Services et de Paiement) Plateforme : SYLAE Certificat RGS 2 ** SYLAE, pourquoi? Vous pouvez consulter vos dossiers et saisir vos données quand vous le souhaitez (coordonnées bancaires, états de présence, etc.) ; Vous avez accès à l historique de vos paiements ; Vous n avez plus d états de présence papier à remplir, plus de copies de bulletins de salaire à fournir ; Documents signés grâce à la signature électronique ; Vos échanges avec l Agence de services et de paiement sont fiabilisés ; Les délais de traitement administratif de vos dossiers sont réduits.
Portail employeurs pour le Contrat Unique d Insertion et les Emplois d Avenir SYLAE, comment? 1. Connectez-vous sur https://sylae.asp-public.fr grâce à votre SIRET et à la clé d identification. 2. Créez votre 1er compte utilisateur. Vous recevrez, par mail, votre identifiant et un mot de passe temporaire à modifier à la première connexion ; 3. Munissez-vous de votre certificat électronique RGS 2** ; 4. Saisissez les états de présence de vos salariés en CUI ou en EAv; 5. Signez électroniquement vos données grâce à votre certificat électronique et transmettez-les à l ASP.
Portail employeurs pour le Contrat Unique d Insertion et les Emplois d Avenir
Travaux de réseaux Destinataire : INERIS Plateforme : reseaux-et-canalisations.ineris.fr Identification : identifiant Certificat : RGS 2** Télé-service "Réseaux et canalisations" Pour déclarer les travaux aux exploitants de réseaux pour construire sans détruire. Depuis le 1 er septembre 2011, les exploitants de réseaux peuvent enregistrer leurs ouvrages afin de prévenir les risques d endommagement. Depuis le 1 er juillet 2012, la consultation de ce télé-service est obligatoire les maîtres d ouvrage et les entreprises.
Le parapheur électronique C est quoi? Permet de mettre en place des circuits de validation pour tout type de documents avec la possibilité de déléguer son pouvoir et de se rétracter. Les documents peuvent être simplement validés ou être signés par le dépositaire d un certificat, avec la garantie de l intégrité du document (la non modification du document au court du temps), depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette. La traçabilité est assurée, un historique et une recherche de documents sont possibles. Obligatoire? Non, mais facilite le travail collaboratif (exemple : la signature d un élu, depuis le parapheur électronique, d un flux PES v2, avant la transmission à la DGFIP via Hélios).
Pour dématérialiser, vous devez avoir 1 matériel de numérisation. 1 logiciel de gestion permettant de générer les flux. Des solutions de télétransmission (s2low, marchespublis82.com, SYLAE, SIP, TIPI, Hélios, ). 1 certificat électronique RGS 2**. 1 connexion internet. Et demain, 1 parapheur électronique. 1 outil d archivage.
Merci pour votre attention! Pour toutes vos questions, suggestions, remarques, Contactez nous service.informatique@cdg82.fr