LE CABINET DE L ÉCONOMIE SOLIDAIRE sociale utilité & transparence financière Au service des Comités d Entreprise Actualité CE Établissement et certification des comptes annuels des Comités d Entreprise : octobre 2013 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1. Les nouvelles règles de transparence sur les comptes des comités d entreprise 2. Comment s y préparer : anticiper! 3. Se faire accompagner dans ce travail par un audit à blanc
2 INTRODUCTION Actuellement encore, les obligations comptables des comités d entreprise sont peu contraignantes. Il n y a pas d obligation de se conformer au Plan Comptable Général et les règles définies par le code du travail sont limitées. Ils sont principalement tenus d établir un compte rendu annuel sur la gestion financière du CE indiquant les ressources et dépenses. Il convient de le porter à la connaissance des salariés par voie d affichage sur les tableaux réservés aux communications syndicales (R. 2323-37 du code du travail). Les CE sont les seules structures juridiques pour lesquelles le commissaire aux comptes (CAC) n est pas obligatoire au-delà de certains seuils de taille et de ressources : les entreprises et les associations y sont astreintes depuis une longue période ; les hôpitaux et les syndicats depuis peu et toutes ces structures ont désormais l obligation de nommer des CAC si les critères de seuils sont dépassés. Au début de l année 2011, quatre organisations syndicales (CFDT, CFE-CGC, CGT, CFTC) ont interpellé le ministre du Travail de l époque, Xavier Bertrand, afin que le principe de transparence financière des CE se traduise par des obligations légales de tenue des comptes, de publication et de certification au-delà d un seuil de ressources à déterminer. Début 2012, un groupe de travail tripartite (État, patronat, organisations syndicales de salariés) piloté par la DGT (direction générale du travail) avait planché sur la question, renvoyant l établissement des normes comptables applicables aux CE à un autre groupe mis en place par le ministère de l Économie et sous l égide de l Autorité des normes comptables (ANC). A l issue de la Grande conférence sociale des 20 et 21 juin 2013, la feuille de route indiquait que sur la base des relevés de conclusions du groupe de travail animé en 2012 puis 2013 par la DGT, des dispositions législatives seront proposées au Parlement sur la transparence des Comités d entreprise avant la fin 2013. Ces dernières feront l objet d une concertation avant leur dépôt. L annonce reste à concrétiser. Si aucune date n a à ce jour été arrêtée pour la traduction législative de cet engagement de la feuille de route sociale, les nouvelles règles (lire ci-dessous) s appliqueront aux comités d entreprise dès l exercice comptable de 2014 en matière de tenue des comptes et dès celui de 2015 pour la certification. LE CABINET DE L ÉCONOMIE SOLIDAIRE
1 ère partie 3 1. Les nouvelles règles de transparence sur les comptes annuels des comités d entreprise La définition d un référentiel des comptes Le texte comptable de référence qui sera à respecter pour l établissement des comptes annuels sera un règlement du Comité de la Réglementation Comptable (CRC) en cours de discussion à l Autorité des Normes Comptables (ANC). Le périmètre d application L application de cette nouvelle réglementation concerne les Comités d entreprise, mais également les structures qui gèrent un budget fonctionnement et un budget activités sociales et culturelles (A.S.C.), directement versés par l employeur ou versés par un Comité ou une des autres structures listées ci dessous : Les Comités d établissement Les Comités centraux d entreprise Les Comités de groupe Les Comités interentreprises Les D.U.P. (délégation unique du personnel) Des obligations plus ou moins contraignantes en fonction des ressources du Comité d Entreprise A ce stade, les conclusions du groupe de travail mis en place par le ministère du travail avec les organisations syndicales s inspirent des dispositions du code du commerce pour la comptabilité des associations et prévoient des règles comptables plus ou moins contraignantes selon les ressources (budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles (ASC) confondus) : - une comptabilité «ultra-simplifiée» en-dessous de 153 000 euros - une comptabilité simplifiée pour les CE «dont les ressources excèdent 153 000 euros et qui ne remplissent pas au moins deux des trois critères fixés pour les sociétés à responsabilité limitée (50 salariés en équivalent temps plein, 1,55 million d euros de total bilan et 3,1 millions d euros de ressources)» - une «comptabilité de droit commun» et la certification par un commissaire aux comptes pour ceux «remplissant au moins deux des trois critères» précités
4 Taille / Obligations CE de très petite taille CE de taille intermédiaire CE les plus importants Tenue de la comptabilité Comptabilité de trésorerie Comptabilité d engagement Comptabilité d engagement Présentation des comptes Ultra-simplifiée: registre recettes-dépenses Simplifiée: comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe simplifiée) Droit commun: comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) La comptabilité porte sur l ensemble des ressources du CE : subvention de fonctionnement et les ressources de l article R.2323-34 du code du travail. Une obligation de consolidation Si le comité d entreprise contrôle d autres entités (association, société civile immobilière ), la consolidation des comptes serait obligatoire. Deux méthodes sont envisagées en fonction de la taille du CE : Pour les CE les plus importants, une présentation de comptes consolidés serait exigée Pour les CE de très petite taille et de taille intermédiaire, seule la présentation des comptes des entités contrôlées serait exigée en annexe des comptes annuels du CE. La nécessaire formalisation de la procédure d arrêté et d approbation des comptes va nécessiter l élaboration ou l aménagement du règlement intérieur du CE Un décret devrait prévoir dans chaque comité la mise en place de règles de gouvernance relatives aux modalités d arrêté et d approbation des comptes annuels. Un règlement intérieur devra définir les modalités de désignation du ou des membres élus du CE arrêtant les comptes. L approbation des comptes a nécessairement lieu en plénière et fait l objet d un vote par l ensemble des élus dans le cadre d une réunion spécifique. L employeur ne participe ni à l arrêté, ni à l approbation des comptes. En revanche, il aura l obligation de vérifier que les dispositions de transparence financière sont mises en place par le CE. Il doit s en porter garant. LE CABINET DE L ÉCONOMIE SOLIDAIRE
5 Obligation d établir un rapport de gestion intégrant des données quantitatives et qualitatives sur l activité du CE Concomitamment à la présentation des comptes, sera également présenté aux membres élus du comité d entreprise, un «rapport de gestion» intégrant des données quantitatives et qualitatives susceptibles d éclairer la gestion. Le contenu du rapport de gestion pourrait notamment intégrer les éléments suivants : 1. Le bilan du fonctionnement de l année écoulée avec : a) L organisation du comité d entreprise (nombre d élus, nombre de salariés, organisation éventuelle ) b) Les salariés couverts par le Comité d Entreprise c) Le bilan sur les attributions économiques (formation des élus, recours à des experts, communication, réunions avec l employeur ) d) Le bilan sur les ASC (et conventions de transfert passées si délégation) qui pourra intégrer des données quantitatives et qualitatives avec : i. Une présentation des activités en rappelant la part subventionnée par le Comité d Entreprise ii. Des données statistiques sur les activités réalisées (nombre de billets distribués, nombre de participant à un voyage, nombre de subventions versées ) 2. Le bilan financier de l année (les ressources, les dépenses) : a) Une présentation des comptes (bilan, compte de résultat) b) Une présentation des données comptables comparées au budget voté par le Comité d Entreprise Les suivis de comptabilité analytique et de comptabilité budgétaire vont devoir être adaptés en conséquence par les Comités d Entreprise. La publicité des comptes La publicité des comptes et du rapport de gestion auprès des salariés de l entreprise sera obligatoire. Cette publicité doit être portée à la connaissance exclusive des salariés de l entreprise. Elle devra s accompagner «d une information qualitative et compréhensible aux salariés». Elle devra se faire par tous moyens : affichage sur les panneaux d information dévolue au CE, intranet de l entreprise.
6 2 ème partie 2. Comment s y préparer : anticiper! Pour ne pas subir ces changements mais les préparer sereinement et en préservant vos choix politiques de gestion, il vous faut anticiper les conséquences de ces nouvelles dispositions législatives. Quelle que soit la taille de votre comité d entreprise, il faut vous préparer progressivement à ces changements. Pour tous les CE, même s ils ne sont pas tenus de désigner un commissaire aux comptes, l application de cette loi va imposer de revoir : - les principes comptables appliqués - les procédures significatives - les règles de gouvernance - les informations à fournir en annexe Se conformer aux nouveaux principes comptables applicables aux CE Votre comité devra veiller au strict respect du cadre légal et pour cela il devra : - adopter le plan comptable général et le référentiel spécifique qui sera édicté - justifier le bien fondé des règles comptables spécifiques appliquées jusqu à présent - établir l annexe des comptes Une mise à niveau des procédures internes L adoption des règles comptables devra nécessairement s accompagner d une mise à niveau du contrôle interne. Ceci suppose notamment : - la détermination ou la révision des règles de gouvernance : o les pouvoirs et obligations du bureau o le rôle du secrétaire, du trésorier et de ses adjoints o le rôle des permanents o les pouvoirs et les obligations des commissions et de leurs présidents - la rédaction des procédures - la formalisation des circuits d information : o les sources des flux financiers qui impactent vos comptes o la gestion des gratuités reçues par votre comité et notamment les règles d attribution et de suivi o l identification des avantages en nature dont le CE bénéficie LE CABINET DE L ÉCONOMIE SOLIDAIRE
3 éme partie 7 Revisiter les règles de gouvernance En plus des procédures internes listées ci-dessus, le comité devra présenter dans le règlement intérieur : - les modalités d arrêté des comptes - les modalités et délais de présentation et d approbation en plénière - la liste des documents à fournir aux élus. Organiser la collecte d informations nouvelles Le comité devra définir et collecter l ensemble des informations nécessaires à l élaboration du rapport de gestion qui sera présenté dans les comptes annuels. Améliorer la communication avec les salariés à travers le rapport de gestion Il permet notamment de montrer les réalisations du CE et les gains de pouvoirs d achat pour les salariés. Les représentants des salariés peuvent ainsi faire partager le sens de leur action et le bien fondé de leur gestion dans la transparence. 3. Se faire accompagner dans ce travail par un Audit à blanc L audit à blanc est un moyen simple à mettre en oeuvre pour vous assurer que les comptes de votre CE seront conformes à la nouvelle réglementation. L audit de comptes a pour objectif l émission d un rapport exprimant une opinion sous une forme positive sur la régularité, la sincérité et l image fidèle des comptes de votre comité d entreprise à la clôture de l exercice comptable considéré. Dans le cadre d un audit à blanc, vous pouvez également bénéficier des prestations suivantes : - L établissement d un diagnostic de l environnement de contrôle devant permettre de définir des préconisations : o Appréciation globale de l environnement de contrôle o Définition des propositions d amélioration devant permettre la fiabilisation des procédures actuelles et leur enrichissement - Une assistance méthodologique à la constitution d un dossier de synthèse sur le contrôle interne C est un moment privilégié de coopération et d échanges avec les responsables du comité d entreprise. Cette étape est indispensable pour identifier les risques et aider l entité à progresser en matière de transparence financière.
Delphine LUBRANI Commissaire aux Comptes Expert Comptable associée Membre du groupe de travail sur les comités d entreprise et les syndicats à la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes Karim BANGOURA Commissaire aux Comptes Expert Comptable associé Membre de la Commission CE au Conseil Régional de l Ordre des Experts Comptables Ile de France 10, rue des Gardes - 75018 Paris Tél. +33 1 77 32 84 39