Manuel E-Invoicing CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: contact@caryagroup.eu CARYA GROUP SAS La Grande Arche Paroi Nord La Défense 92044 Paris T. +33 1 40 90 34 02 E-mail: contact@caryagroup.eu WWW.CARYAGROUP.EU
Index Contents 1 Introduction... 1 2 Paramètres achat pièces de rechange... 2 3 Dossier de surcharge factures de pièce de rechange... 8 4 Traitement de factures importées... 10 5 Préparation facture/ note de crédit... 15 6 Création document divers... 20 7 Tip... 24 WWW.CARYAGROUP.EU
1 Introduction Depuis ATLAS, il est possible de réceptionner les données de facture de façon digitale pour traitement. A l aide de l interface Parts E-Invoice, dans Navision Incadea le traitement de ces factures ce fait plus facilement, plus rapidement et de façon uniforme. L Import facture pièces de rechange a été programmé en analogie à l Import factures véhicules, mais peut être paramétré aux préférences de la concession ou du service partner grâce aux paramètres supplémentaires. Conforme au processus des Factures d achat véhicule Navision Incadea recevra les fichiers de factures XML automatiquement depuis ATLAS (via le PIX server ). Les fichiers XML reçus sont mis à disposition pour traitement (consulter, modifier, effacer) avec comme but d être validés comme facture d achat divers. Le nom du fichier est "I0000001.H00XXXXX.TVATLXMLEFAK I0000001.H00XXXXX.TVATLXMLEFAK, XXXXX représentant votre numéro de concession ATLAS. L import des fichiers XML se fait de façon automatique et journalière à l aide du processus «E-invoice-parts». Cette configuration sera préprogrammée lors de l installation initiale. Un backup de ces mêmes fichiers est prévu. Ces backups peuvent être utilisés lorsque des fichiers sont perdus. 1
2 Paramètres achat pièces de rechange Pour l activation de votre numéro de client pour la réception de fichiers XML via BMW Group Belux, les paramètres doivent être correctement configurés. Un mauvais paramétrage ou des modifications tardives aux paramètres impactent toutes les validations de factures de pièces. Via Achat pièces de rechange Configuration Configuration achat pièces de rechange vous pouvez indiquer le compte général qui doit être utilisé par défaut pour les suppléments qui sont nouveau et qui n ont pas encore été validés. (pour les paramètres des comptes spécifiques pour les suppléments, voir point 3 Dossier de surcharge factures de pièces de rechange). Le champ Compte général AT se rapporte aux suppléments qui sont calculés sur la facture pour les pièces de rechange avec une Valeur AT (montants de consignation pièces échange standard). Grâce à ce champ, vous pouvez faire le choix de faire un suivi séparé de ces montants (via le compte général ou le compte bilan spécifique) ou comme c était le cas dans le passé, via le compte 60430000 Achat Pièces détachées. Si le choix est fait d utiliser un compte général séparé, le solde peut facilement être suivi et l on sait à tout moment quel est le solde ouvert au niveau des montants de consignations. Si vous choisissez le compte le compte d attente «49900100 Compte d'attente investissements», le solde peut être transféré (manuellement) sur un compte balance. En activant le solde vers la balance, ce résultat n est pas pris en compte dans le calcul de résultat de l année comptable. Attention, la méthodique ne peut pas être modifiée tous les ans et doit être fait de manière consistante, conforme aux principes généraux de la législation fiscale. Le champ pour la configuration du processus (E-INVOICE-P ) qui fait l import journalier des fichiers est aussi affiché ici. Veuillez à ne pas le modifier, sinon le processus automatique sera arrêté. Les deux champs suivants vous donnent la possibilité de choisir les souches de numéro qui seront utilisés pour la validation des factures pièces (champ N facture divers e-invoice ) et notes de crédit pièces (champ N avoir divers e-invoice). Vous avez le choix de créer des souches de numéro séparés pour les factures et les notes de crédits de pièces de rechange. Si les champs de ces paramètres restent vides, les factures proposées auront la souche de numéro défaut facture d achats divers/ note de crédit. 2
BMW Group Belux vous suggère de choisir une souche de numéro séparé. De cette façon, une séparation est faite entre les factures électroniques et papier. Sur base du numéro de validation vous pourrez plus rapidement pouvoir décider si il faut chercher dans l archive électronique ou papier. Par défaut, il est suggéré de travailler avec les souches de numéro Parts-E-INV pour les factures et Parts-E-CN pour les notes de crédit. Création ou choix de numéro de souches séparés: Dans la fenêtre de configuration (vois plus haut), dans le champ N facture divers e-invoice, vous pouvez via F6 (of en cliquant sur la flèche) avoir un aperçu des différents souches de numéro de votre base de données. Si le numéro de souche suggéré est déjà utilisé, une numérotation différente doit être créée. Dans l aperçu des souches de numéro existant, une nouvelle ligne peut être créée en faisant F3. 3
Le champ code est unique et décrit la dénomination du numéro de souche. Dans l image ci-dessous, le code E-INV-Parts est utilisé pour les facture d achat diverses. Lors de choix du code unique vous il vaut mieux utiliser une référence claire au factures de pièces e-invoice (p.ex. PART-E-INV, PART-CN-E-INVOICE, ). Il faut lier un code magasin à ce code (champ Code magasin ). Si la concession ou le service partner a plusieurs magasins, ceci doit être créé par magasin. La dénomination peut être utilisée pour plusierus magasins. Si vous vous mettez dans le champ «N début», il est nécessaire d appuyer sur la touche F6 ou d appuyer sur la flèche pour lier la souche de numéro au numéro de ligne. Dans le cadre qui apparait, il est nécessaire de spécifier une date de début a partir de laquelle cette souche de numéro être utilisée. En règle générale, la date de début est la date de début de la nouvelle année comptable. Ceci implique que la souche de numéro doit aussi être modifiée pour chauqe année comptable (conforme aux autre numéros de souche). Le debut de la facturation électronique des pièces de rechange ne pose néanmoins aucun problème pour créer une nouvelle souche de numéro pour l année comptable courante. Le champ N début affiche le numéro qui sera utilisé pour la première validation d une facture e-invoice diverse. Le champ N début affiche le dernier numéro qui sera utilisé. L interval doit être suffisament grand afin de pouvoir traiter les factures d une année comptable. 4
Via la touche Esc vous passez dans la fenêtre de configuration les souches de numéro. Dans cet écran, le champ N par défaut doit être coché manuelment. Ceci fait en sorte qu il y a automatiquement une numérotation croissante des factures pièces e-invoice. De la même façon, une souche doit être créée pour les notes de crédit. La souche de numéro doit être différente des factures. Une fois les souches de numéros connues, (existantes ou nouvelles) celles-ci doivent être configurées. 5
En attente/telebanking: Comme dernier paramètre de cet écran, il y a le champ «Valeur initiale en attente» dans lequel vous pouvez encoder une valeur par défaut pour «En attente(telebanking). La valeur dans ce champ ne peut contenir que 3 caractères. Ce que vous mettez dans ce champ, peut être choisi librement. Quand des factures E-Invoicing sont importées, la valeur par défaut qui est remplie ici, sera mise automatiquement dans l en-tête de la facture d achat divers: 6
Si la facture diverse est validée avec la fonction F11, la valeur par défaut sera remplie dans les écritures du fournisseur: Si ce champ est rempli (comme décrit ci-dessus), cette validation NE sera PAS présentée dans la proposition du Telebanking (Créer fichier paiement). Si la facture doit ^petre affichée dans la prosposition de paiement, il est nécessaire de laisser ce champ vide dans les écitures fournisseur. Ceci est possible en se positonnant sur le champ et en appuyant sur la touche F2. Après ceci le champ est éditable, et la valeur peut être supprimée du champ. Les factures pièces sont payées par défaut par domiciliation. La recommandation de BMW Group Belux est dès lors de metter dans ce champ la valeur Non. 7
3 Dossier de surcharge factures de pièce de rechange Les surcharges (contributions environementales comme Recytyre, Recupel, Valorlub, Auvibel, Bebat) ou les remises (prix d actions, remises spéciales) sont dès le début de e-invoice validées sur de nouveaux comptes spécifiques. Via le menu Comptabilité Configuration Dossier de surcharge factures de pièce de rechange ceux-ci peuvent être configurés. Quand un code inconnu pour une surcharge est proposé dans une facture E-Invoicing, il sera ajouté à ce tableau. Tant que le compte général n a pas été rempli dans ce tableau, il reprendra le compte défaut pour les surcharges qui est utilisé dans les paramètres (champ N compte Surcharges ) dans la configuration générale (voir plus haut). 8
Les codes les plus courants sont : ZBAB = Auvibel ZBBB = Bebat ZBRP = Recupel ZBRT = Recytyre ZBVL = Varolub YD0A = % de remise imprimer sur la facture d achat (ex. pré-ordre pour les pneus d hiver of les kits d hiver) YFCM= prix mis manuellement (corrections de prix qui dévie du prix de la concession) 9
4 Traitement de factures importées Les factures sont importées automatiquement dans Comptabilité Activités Périodiques import factures pièces de rechange. La liste qui apparait ici, est dajà filtré par magasin. Chaque nuit, les fichiers XML proposés sont prêt pour l importation. Ceux-ci peuvent être retrouvés sous: 10
Manuelement importer fichiers pour actualiser la liste Si des factures importées manquent, (délai serveur PIX, ), il est également possible d importer les fichiers manuelement. Pour ce faire, appuyez sur le bouton Facture Importer Factures. Les fichiers XML présents sur le serveur seront chargés. Chaque lignes dans l écran ci-dessus est une facture. Pour voir la facture en détail (lignes) il est possible d ap^puyer sur le bouton Facture Fiche (ou via les touches SHIFT+F5 ). 11
Lignes rouges: Si sur la facture se trouve une ligne en rouge comme l exemple ci-dessus, cela veut dire qu il n y pas toutes l information nécessaire pour traiter la facture. Dans l exemple ci-dessus, le groupe compta produit «Accessoir» n a pas encore de lien correcte avec un compte général. Ceci est aussi visible en appuyant sur le petit icône «i» dans de cette ligne qui affiche le message d erreur. 12
Pendant l import de factures XML certaines données sont automatiquement liées à la facture pièce de rechange. Ces données sont nécessaires afin de créer les factures d achat et notes de crédit diverses. Sur l en-tête des factures de pièces à valider, le numéro du fournisseur sera, entre autres, rempli. Ces valeurs sont reprises depuis de la «configuration d achat» et peuvent être retrouvées sous Gestion Stock Achat pièces de rechange Configuration Configuration Achat pièces : Le champ Type Document (YG2, YL2) défini le type de document divers qui sera créé (facture ou note de crédit). Ce champ n apparait pas par défaut et peut être rajouté (cliquez dans la barre de menu affichage afficher colonne cocher champ Type document et cliquez sur OK, ou via clic-droit sur le titre afficher colonne). 13
Au niveau des lignes, le groupe compta produit de chaque pièce est défini. Ce groupe compta produit est va aussi déterminer quel compté général sera utilisé pour la validation de la facture. Lorsque la pièce n exista pas encore dans la stock propre, la pièce de rechange sera automatiquement copiée du master de pièces de rechange. Pour les pièces qui ne sont pas connues dans le master, ce champ sera vide en première instance. Le compte général qui sera utilisé pour le traitement comptable sera rempli sur les lignes. Ce champ n est pas visible en mode standard, mais peut être ajouté. (cliquez dans la barre de menu affichage afficher colonne cocher champ N compte général et cliquez sur OK, ou via clic-droit sur le titre afficher colonne). 14
5 Préparation facture/ note de crédit Ce qui à été crée automatiquement depuis les fichiers d importation est la preparation de factures à valider. La validation comptable demande une préparation de la ligne de facture via le bouton Facture Montrer facture (ou via CTRL-F5). Dans l exemple ci-dessous, vous pouvez voir qu il n y a que 5 lignes qui ont été crées pour la préparation (malgré le fait qu il y a plus de lignes dans l écran d aperçu). La proposition affiche un montant total par numéro de compte pour tous les achats pièces (par numéro de facture). Pour chaque ligne, le compte général sont déterminés sur les bases suivantes : Pièces de rechange: Chaque pièce à un code Teile Art unique ( type réf BMW ) définie par BMW Group et est reprise dans le (material) master des pièces de rechange. Le tableau ci-dessous reprend les paramètres défaut par rapport aux groupes compta. Produit. o Teile Art 1 -> 8 Groupe compta. Teile Art produit 0 PARTS 1 PARTS 2 PARTS-EXCH 3 ACCESSOIRES 4 PARTS 5 ACCESSOIRES 6 INVEST 7 LIFESTYLE 8 TIRES 15
o Teile Art 9 Teile Art 9 9 9 9 9 9 Famille d article Groupe compta. produit 8325 LUBRICANTS 8335 SUPPL-MECH 75XX PAINT 7590 SUPPLY-BODY 7580 SUPPLY-BODY overige ACCESSOIRES Surcharges (contributions environnementales): le compte général spécifique est défini dans la configuration (Surcharge facture voir point 3 Dossier de surcharge facture pièces de rechange) si connu, sinon compte général défaut (Suppléments voir point 2 Configuration achats pièces). Valeurs AT (montants de consignation): compte général des paramètres généraux ( Compte général AT voir point 2 Configuration achats pièces). Modifier le compte général automatiquement proposé: Le compte général qui est proposé peut toujours être modifié si vous le désirez. Pour faire ceci, il est nécessaire de modifié le champ «N compte général» dans la facture proposée. Il est aussi possible de modifier dans le même écran le groupe compta. Produit. Modifier le groupe compta. produit résulte en une modification du compte général. Les validations modifiées sont affiches (via bouton Facture Montrer facture (ou via CTRL-F5)). 16
En faisant CTRL-F5, le nouveau compte sera aussi prosposé dans la validation. Valider les détails par ligne: Si vous le souhaitez, vous pouvez décider ligne par ligne si le détail des lignes doit être maintenu ou doit être groupé dans le total. Dans l exemple suivant, un filtre a été placé sur le groupe compta. produit PARTS et Groupe comta. TVA G21. Le total de cette sélection est 379,01. Ce montant est proposé dans la validation sur le comptedit 60430000. 17
Pour avoir quand-même une ou plusieres lignes séparément sur la facture, il est nécessaire de placer une coche dans le champ Garder Détail. Ceci est uniquement possible si une description est remplie dans le champ Description courte concessionnaire. 18
Attention! Traiter une ligne séparément est seulement possible si le type de ligne est Parts. Si le type de ligne est Charge/fee, ce paramètre ne sera pas pris en compte. La date de document et la date de validation La date de document n est pas modifiable et correspond à la date de document de la facture de pièce officielle de BMW Belgium Luxembourg NV. La date de comptabilisation sera par défaut la date à laquelle le traitement est fait dans Navision Incadea. Ceci peut être modifié manuellement si nécessaire (p.ex. lors d une clôture de mois ou d année). Si les fichiers XML sont par exemple traités 1x par semaine, une sélection de fichiers peut être traité avec une date de comptabilisation différente. 19
6 Création document divers Valider une facture pour validation: Lorsque la préparation a été validée (SHIFT+F5), le document divers peut être créé. Vous avez la possibilité de valider les factures pièces facture par facture. Pour valider la facture préparée, choisissez sous le bouton Facture Créer la facture (ou F11 ). 20
La facture est validée et a un numéro unique choisie dans les souches de numéro (voir point 2 Configuration Achat pièces de rechange). Valider en Batch plusieures factures: Vous avez aussi la possibilité de valider toutes les préparations en une fois. Choisissez alors l option Prêt pour valider. Normalement, si la facture est prête pour validation, celle-ci ci est cochée dans la liste de factures proposées par e-invoice. 21
Dans le même aperçu, il est possible de cocher Prêt pour valider directement pour plusieurs factures pièces de rechange. Si les préparations sont prêtes ou la liste de factures pièces cochées est complète, toutes les factures peuvent être crées en batch. Choisissez pour cela Facture Traîter factures (ou SHIFT+F11 ). Toutes les factures cochées dans l aperçu sont traitées et disparaissent comme étant des factures à valider et sont créées sous Comptabilité Factures achat divers. Si les factures e-invoice validées sont validées avec F11, celles-ci doivent encore être traités dans les factures d achat diverses. 22
Lignes vertes dans l aperçu: Si la facture a déjà été créé manuellement, celle-ci apparaitra en vert dans l aperçu. Ces factures prosposées peuvent être effacées (F4 sur la ligne pour effacer). 23
7 Tip La date d'expiration de la facture e-invoice fournie, sera automatiquement calculée sur base de la «condition de paiement» dans le champ que vous pouvez trouver sur l'onglet paiements sur la fiche du fournisseur : La date d'expiration doit automatiquement être 15 jours à partir du mois suivant. Ceci sera automatiquement calculé si la formule de date a été correctement définie. Pour vérifier cela, il est nécessaire de rechercher dans la champ «Code condition paiement» en cliquant sur la flèche, ou en faisant F6. Vous obtiendrez alors l'écran suivant : 24
La formule Calcul date échéance doit être définie comme ci-dessus. 25