QuadraFACT version 1.106 du 29/03/2017 Nouvelle procédure de gestion EDI Rappel L EDI (Echange de Données Informatisées) permet de remplacer les échanges de documents papiers par des documents informatisés normalisées. Il n y a pas un format unique d échange des données, on trouve plusieurs normes et syntaxes qui dépendent souvent des pays et des secteurs d activité. Les échanges de données sécurisées et la dématérialisation des factures nécessitent l utilisation d un partenaire EDI qui se charge de la mise en forme de données au format attendu par le destinataire, de leur certification, de leur transmission de façon sécurisée et parfois aussi de leur conservation. L utilisation principale de l EDI concerne les entreprises travaillant avec des enseignes de la grande distribution et qui échangent des fichiers EDI avec leurs fournisseurs. QuadraFact gère les imports de commandes clients (ORDER), les exports d accusés de réception de commandes (ORDERSP), d avis d expéditions (DESADV) à partir des commandes ou BL et enfin des factures (INVOICE). Cf. Ces points sont décrits en annexe 1 de cette documentation Exploitation de la base Tarifeo Secteur d'activité du BTP : import articles base "Tarifeo" (électricité, génie climatique, plomberie) QU'EST CE QUE TARIFEO? Tarifeo est une base de données informatique regroupant des informations techniques et tarifaires. Elle intègre des millions d'articles et des centaines de fabricants, fournisseurs, distributeurs, grossistes issus de tous les corps d'état du secteur d'activité BTP. Cette base de données évite aux entreprises qui n'ont plus le temps d'intégrer et de traiter la globalité de leurs tarifs d'avoir à jour leurs tarifs en temps réel (dès leur date d'application et à la moindre évolution). Tarifeo s'interface avec QuadraFACT pour intégrer et importer les articles et leurs données tarifaires en donnant un accès direct à partir de la saisie de pièces. L'utilisateur peut ainsi sélectionner les fabricants dont il souhaite importer les articles dans QuadraFACT et gérer les conditions de remises directement avec le fournisseur dans Tarifeo. Cf. Ces points sont décrits en annexe 2 de cette documentation Module SAV : affichage de la liste des documents associés Dans les fiches clients/contrats/interventions/matériels, nouvel onglet "Documents associés" permettant de regrouper et afficher sous forme de liste tous les documents associés à un élément. 1/12
Améliorations diverses Saisie de pièces L'onglet présent uniquement sur les devis, est désormais étendu à toutes les pièces. Lors d'une validation de devis, les informations sont suivies sur les autres types de pièces (commandes, BL, factures). Nouveau mot de contrôle FSAISIE34 permettant de contrôler le prix unitaire net minimum ou de la marge minimum de l'article. Edition des tarifs Possibilité de demander un type d'édition client regroupé par vendeur. Edition du journal des commissions Nouvelle option pour tenir compte des tickets de caisse. Outils Changement de dénomination de sous menus pour les purges : "Purges" devient "Purges et archivages" "Purge de l'historique" devient "Archivage de l'historique" Suivi d'activité : Nouveaux indicateurs : Liste de factures de frais sélectionnés Montant total à répartir Liste des factures sur laquelle est faite la répartition 2/12
QuadraFACT 1.106 du 29/04/2017 Annexe 1 Nouvelle procédure de la gestion de l'edi Jusqu'à présent, la méthode de gestion de l'edi consiste à travailler à partir de fichiers pivots échangés avec un partenaire EDI qui se charge de la conversion au format EDI normalisé. Il peut aussi arriver que l'échange des fichiers se fasse directement dans le format prévu par le fournisseur sans avoir à passer par un partenaire. Ce sont dans tous les cas des fichiers à plat.. Le client choisit un prestataire EDI avec lequel il va travailler et la prestation effectuée par Quadratus est de contacter ce prestataire pour s accorder sur les dessins de fichiers qui serviront à concrétiser les échanges d informations. Ce paramétrage étant dépendant du secteur d'activité, des biens échangés et du client avec lequel sont réalisés les échanges EDI, il est spécifique et propre à chaque utilisateur d'où cette prestation proposée par Quadratus. Dorénavant, QuadraFACT propose une nouvelle gestion permettant de simplifier le paramétrage. Elle s'appuie sur le format basé sur le standard EDIFACT ORDERS D96.A qui permet les échanges EDI entre un utilisateur équipé de QuadraFACT et son partenaire EDI. Ce format présente l avantage d être aisément utilisable par les partenaires EDI puisqu il est basé sur celui de la norme EDIFACT qu ils utilisent pour les échanges de messages électroniques avec leurs partenaires commerciaux. Quadratus définit les structures de fichiers qui sont décrites en annexes de la documentation technique, disponible au menu? / Documentations / Documentations techniques / Gestion de l'edi dans QuadraFACT Nouvelle procédure. Cette nouvelle gestion consiste à proposer un paramétrage par défaut pour : Les commandes (ORDER) Les BL (DESADV) Les factures (INVOICE) Les étapes de paramétrage Activation de la nouvelle gestion dans les constantes du dossier Cocher "Utilisation de la nouvelle gestion EDI" dans le paramétrage EDI (constantes du dossier, chapitre Facturation, cadre "Gestion de l'edi", bouton <Paramétrage>). 3/12
Paramétrage des commandes (ORDERS) Si aucun paramétrage n'existe, entrer un titre et le paramétrage 0 par défaut se créé automatiquement. Plusieurs paramétrages peuvent être créés. La création s'effectue par le bouton avec renseignement d'un titre. Pour dupliquer un paramétrage existant, cliquer sur. Pour supprimer, utiliser le bouton Le fichier de paramétrage se présente sous forme de 4 colonnes : Libellé EDI = libellé explicatif du champ Champ EDI = référence du libellé dans la norme EDIFACT localisé en bas du tableau. Champ QuadraFACT obligatoire = champs de correspondance dans la base QuadraFACT. Les champs surlignés en gris indiquent qu'ils ne sont pas modifiables. Champs QuadraFACT supplémentaires = le ou les champs dans la base QuadraFACT dans le(s)quel(s) l'information est stockée Ce champ est facultatif. Il est à saisir par l'utilisateur et permet de mémoriser d'éventuelles informations pour les transmettre dans INVOICE/DESADV ou bien de stocker une valeur d'origine dans le cas où elle serait ultérieurement modifiée dans la commande (ex : les quantités).. Double cliquer sur une ligne du tableau pour ouvrir la liste des éléments d'une facture puis sélectionner 1 ou plusieurs éléments En cas d'erreur, la touche <Suppr> sur une ligne permet de supprimer le ou les éléments du champ 4/12
Cliquer ensuite sur pour localiser les répertoires, les fichiers à reprendre. Répertoire à scruter = répertoire dans lequel les fichiers EDI sont à reprendre. Nom fichier(s) à reprendre = Nom de fichier utilisé pour repérer le ou les type(s) de fichiers à reprendre Laisser la zone vide pour tout reprendre ou utiliser les caractères spéciaux ("*", "?") Répertoire de sauvegarde = il s'agit du répertoire d'archivage des fichiers EDI repris et des fichiers intermédiaires <Valider> Enregistrer le paramétrage. Paramétrage des BL (DESADV) Si aucun paramétrage n'existe, le paramétrage 0 par défaut se créé automatiquement. Plusieurs paramétrages peuvent être créés. La création s'effectue par le bouton avec renseignement d'un titre. Pour dupliquer un paramétrage existant, cliquer sur. Pour supprimer, utiliser le bouton localisé en bas du tableau. 5/12
Si gestion des colis et palettes Cocher Les champs concernant les colis et palettes vont s'ajouter dans le tableau. Les lignes de pièces sont réparties dans leurs colis/palettes. Le fichier de paramétrage se présente sous forme de 7 colonnes : Libellé EDI = idem ORDERS Champ EDI = idem ORDERS Champ QuadraFACT =.Les champs de correspondance dans QuadraFACT sont modifiables. Double cliquer sur une ligne du tableau pour ouvrir la liste des éléments d'une facture puis sélectionner 1 ou plusieurs éléments Il est également possible de saisir un texte libre. En cas d'erreur, la touche <Suppr> sur une ligne permet de supprimer le ou les éléments du champ Champ QuadraFACT de remplacement = Si le "Champ QuadraFACT" n'est pas renseigné, le fait de renseigner un champ de remplacement sera pris en compte à la place. Champ de condition = Si ce champ est renseigné, les champs "Champs si condition vraie" et "champs de remplacement si condition vraie" remplaceront respectivement "Champs QuadraFACT" et "Champs QuadraFACT de remplacement". Exemple : cas d un client dont certains articles sont au poids et d autres à l unité, si une info ligne sup est renseignée on va envoyer des infos différentes. Champ si condition vraie = remplace "Champs QuadraFACT" si la condition précédente a été renseignée. Champ de remplacement si condition vraie = remplace "Champ QuadraFACT de remplacement" si la condition précédente a été renseignée. Enregistrer le paramétrage. Paramétrage des Factures (INVOICE) Le paramétrage du fichier des factures est identique aux DESADV. 6/12
L'import des commandes La localisation des répertoire et fichiers à reprendre ayant été paramétrée en amont lors du paramétrage du fichier des commandes, il reste à : Sélectionner le fichier de paramétrage Lancer l'import. La progression s'affiche dans le cadre "Résultats". 7/12
L'export des avis d'expédition et des factures Export Le tableau affiche la liste des pièces à exporter. Il s'agit par défaut des pièces non historisées. En cochant "Avec historique", il est possible de les afficher. Dans ce cas, elles sont matérialisées par un symbole ligne. de couleur devant la Sélectionner Sélectionner les pièces à exporter : Soit en utilisant le bouton <Tout sélectionner> Soit en double cliquant sur une ligne Soit en utilisant la barre d'espace Lorsqu'une ligne est sélectionnée, le symbole apparaît devant la ligne. Le symbole devant les lignes validées devient. Sélectionner un fichier de paramétrage Renseigner un fichier de destination qui sera mémorisé pour le prochain envoi. La progression s'affiche dans le cadre "Résultats". 8/12
A noter : Après une 1 ère validation : Il est toujours possible d'ajouter d'autres lignes pour l'export. En cas d'erreur, le bouton permet de revenir à la validation précédente. Reexport Cette fonction permet de réexporter à nouveau les lignes de factures. Sélectionner La procédure est alors la même que pour un 1 er export. 9/12
QuadraFACT 1.106 du 29/04/2017 Annexe 2 Exploitation de la base TARIFEO Pré requis L'utilisation de cette base de données requiert un abonnement à souscrire directement auprès de Tarifeo. Cette action s'effectue au 1 er lancement de l'interface. Dans QuadraFACT, activer la fonctionnalité Cocher "TARIFEO" dans les constantes du dossier, chapitre Dossier / Métiers, Base articles. Accès à l'interface Tarifeo En saisie de pièce, utiliser la combinaison de touches <Ctrl+Z> pour lancer l'interface Tarifeo. Au 1 er lancement de l'interface, Tarifeo utilise le nom du dossier de facturation. Il est ensuite demandé à l'utilisateur de procéder à l'abonnement. 10/12
Aux lancements suivants, quel que soit le dossier utilisé, le nom du dossier sera identique. Recherche des articles Lorsque le compte a été créé et l'abonnement validé, les accès suivants à l'interface Tarifeo affichent la base de données des tarifs et catalogues. La liste des fabricants et fournisseurs disponibles est affichée Chaque utilisateur peut personnaliser son interface et afficher à l'écran uniquement les fabricants avec lesquels il travaille en ajoutant aux favoris les catalogues qu'il souhaite. Ils sont alors symbolisés par. : Liste des fabricants/ou fournisseurs disponibles : Liste des fabricants/ou fournisseurs favoris : Liste des articles disponibles : Liste des catalogues disponibles 2 niveaux de recherche sont proposés : Pour les fabricants/fournisseurs : par mots clés ou par métiers Pour les articles : par mots clés ou par famille Pour chaque fabricant ou fournisseur, il est possible d'afficher : : la liste des articles correspondant : les catalogues pdf s'il y en a : le détail de la fiche où l'on trouve la date du tarif en cours, le nombre d'articles, et la consultation des anciens tarifs : la gestion des conditions de remise par famille de produits 11/12
Intégration des articles choisis dans QuadraFACT Sélectionner des articles d'un fabricant/fournisseur Cocher les articles souhaités. Ils s'ajoutent automatiquement dans le panier de sélection. Une fois tous les articles sélectionnés, cliquer sur <Récupérer panier> pour afficher la liste des éléments récupérés. Contrôler le panier Par défaut, la colonne "Code Quadratus" est renseignée par le code Tarifeo. Ce code est modifiable (saisie libre dans la limite de 15 caractères comme le code article). Valider. Les articles sont ensuite intégrés à la pièce. S'il s'agit d'une 1 ère intégration, ils sont automatiquement créés dans la base des articles QuadraFACT. 12/12