PROMAIL Cette interface Web permet à l administrateur de gérer l ensemble des paramètres du ou des domaines dont il a la charge ainsi que les comptes associés. Il suppose donc une connaissance basique de la notion de compte email (ou boîtes aux lettres) ainsi qu une utilisation habituelle des formulaires et du web en général. Quelques exemples et explications sur les notions de comptes email et d alias sont fournis en fin de document. Pour toute question ou détail concernant ce document ou le service PROMAIL, vous pouvez contacter le Service Technique Entreprise au 99 66 68 86 puis en sélectionnant l option 2. Dans la suite du document, il sera pris pour exemple le domaine, il conviendra de remplacer ce domaine par celui dont vous avez la charge. ACCÈS À L INTERFACE L interface peut être accédée par internet en utilisant l URL https://admin./ (notez l utilisation du protocole https, cela vous assure la sécurité des informations transmises). Entrez votre courriel pour administrer votre domaine. Entrer (courriel) : Mot de passe : Entrer Figure 1 : Écran de connexion Une fois connecté, un menu apparaît donnant accès à l ensemble des fonctions. Configuration générale Ajouter un compte courriel Envoyer un courriel Mot de passe Historique des modifications Déconnexion Visualiser les alias et les comptes courriels. (Modifier/Effacer) pour votre domaine. Ajouter un compte courriel pour votre domaine. Envoyer un courriel à un compte courriel. Changer votre mot de passe poiur le compte adminsitrateur. Visualiser le fichier d événements Déconnexion Figure 2 : Écran d accueil A noter, en cas de perte de l identifiant, du mot de passe ou des deux, il convient de joindre le Service Technique Entreprise seul à même de vous accompagner en cas de difficulté. Nous allons parcourir l ensemble des menus disponibles. CONFIGURATION GÉNÉRALE Ce choix provoque l apparition de la liste des domaines gérés par l administrateur. Dans le cas présent, un seul domaine. Configuration générale Ajouter un compte courriel :: Les domaines définis Domaine Alias Comptes courriels Quota / Domaine (Mo) 19 / 18 / 30 715 / 2000 Envoyer un courriel Mot de passe Historique des modifications Déconnexion Figure 3 : Liste des Domaines PROMAIL 1
Un clic fait apparaître un écran qui fait l état des alias et comptes existants. Configuration générale pour : Alias : 1 / 0 Comptes courriels : 17/30 Quota du Domaine : 505 / 2000 Go :: Alias :: Comptes courriel De A Dernière modification aaa@ xxx@monaco.mc yyy@monaco.mc zzz@monaco.mc 22/05/2013 bbb@ xxx@ 29/11/2012 ccc@ yyy@ 07/12/2006 ddd@ zzz@ 17/07/2013 eee@ ccc@ 27/06/2012 Courriel Nom Limite (Mo) Dernière modification Réponse automatique Actif aaa@ AAA 20 22/05/2013 Non Oui bbb@ BBB 5 29/11/2012 Non Oui ccc@ CCC 20 07/12/2006 Non Oui Figure 4 : Informations sur un domaine À noter la présence des boutons de navigation en entête : pour revenir à la liste des domaines ainsi que et pour se déplacer dans les listes au-delà de 10 lignes. Les boutons et apparaissant à la fin des lignes permettent respectivement de modifier et de supprimer les éléments correspondants. La présence de l icône est conditionnelle : elle n apparaît que si toutes les conditions sont remplies pour une suppression et donc qu aucune référence n est faite à cet objet (email ou alias) dans le système. Une confirmation sera demandée avec la suppression. ATTENTION : la suppression est définitive et il ne sera pas possible de retrouver les informations une fois la confirmation donnée. AJOUTER UN ALIAS Exemple d ajout d un alias global : admin test.net Exemple d ajout de transfert de domaine à domaine : test.net @exemple.com Figure 5 : Création d alias Cet écran permet de créer des alias qui peuvent être utilisés à plusieurs fins : Créer une adresse alternative pour une boîte aux lettres Transférer une copie des emails reçus par une boîte aux lettres de manière permanente vers une ou plusieurs adresses emails Rediriger tous les emails d un domaine vers une seule boîte aux lettres Configurer un alias de domaine (tous les emails du domaine sont transmis à la boîte aux lettres correspondantes du domaine cible) PROMAIL 2
Si vous souhaitez plus d informations sur ce mécanisme, veuillez-vous référer à la section correspondante en fin de document, qui propose plusieurs cas pratiques d utilisation de ce mécanisme d alias. AJOUTER UN COMPTE EMAIL Les champs sont à saisir, sachant que : Le nom d utilisateur deviendra l adresse email. Le Mot de Passe devra être fourni pour accéder au compte par POP3 ou IMAP (les 2 protocoles de réception d emails supportés par Monaco Telecom). Le Nom est le nom complet qui apparaitra dans l interface. Limite est le quota (en MB) de ce compte. Il représente la taille maximum que la boîte aux lettres pourra atteindre. Il sera déduit du quota attribué au domaine. Actif indique si le compte est actif. Dans le cas contraire, l email n est pas utilisable. Ajouter un compte courriel dans votre domaine Nom d utilisateur : j.dupont Mot de passe : Mot de passe pour compte POP3/IMAP Mot de passe (confirmation) : Nom : Jean-Dupont Nom complet Limite : 50 Mo (510 Mo / 2000 Mo) Actif : Ajouter un compte courriel Figure 6 : Ajout d un compte Dans notre exemple, nous créons pour la personne Jean Dupont un compte j.dupont (champ Nom d utilisateur) qui aura donc comme adresse email j.dupont@. Celle-ci pourra stocker 50 Mo de mails (y compris les pièces jointes). Les champs Mot de passe et confirmation apparaissent systématiquement sous forme d une étoile (). Il est donc impossible de retrouver un mot de passe d un utilisateur. La seule opération possible est le changement de celui-ci en utilisant l icône du compte correspondant (Cf. figure 4). Une recommandation supplémentaire sur la politique des mots de passe : il est important de fournir des mots de passe suffisamment robustes afin d éviter le détournement du compte email. Une règle raisonnable est d avoir des mots de passe d au moins 8 caractères dont au moins 1 lettre, 1 chiffre et 1 symbole autre en évitant les suites logiques. A noter que sur un compte email existant, un clic sur le Oui ou Non présent dans la colonne Réponse Automatique (Cf. figure 4) permet de spécifier ou annuler le message automatique qui est envoyé aux personnes envoyant un courriel à cet email. Ce mécanisme est utilisé en cas d absence prolongée afin de fournir une information de contact ou prévenir de son absence. Le message est défini grâce à l écran ci-dessous. Réponse Automatique Sujet : Absent du bureau Message : Je serai absent(e) à partir du <date> au <date>. Pour urgence communiquez avec mon collège <contact presonnne>. Je suis absent(e) Figure 7 : Réponse Automatique PROMAIL 3
ENVOYER UN EMAIL Cette fonction est utilisée pour envoyer un email à partir du compte administrateur (celui qui a été utilisé pour se connecter à l administration). La principale utilisation de cette fonction relève du test ou d un message de bienvenue à un utilisateur. Envoyer un courriel aaa@ A : Sujet : Bienvenue Message : Bonjour, BIenvenue sur votre nouveau compte courriel. Envoyer le message Figure 8 : Envoi d un couriel MOT DE PASSE Cet écran permet de changer le mot de passe administrateur (celui avec lequel vous vous êtes connecté). Pour des raisons de sécurité, le mot de passe actuel est demandé. Nous vous conseillons de vous déconnecter immédiatement après cette opération et de vous reconnecter. Changer votre mot de passe Compte courriel : aaa@ Mot de passe actuel : Nouveau Mot de passe : Nouveau Mot de passe (confirmation) : Changer mot de passe Figure 9 : Changement de mot de passe DÉCONNEXION Ce menu permet de se déconnecter. Nous vous conseillons de systématiquement fermer votre navigateur suite à cette déconnexion et, en particulier, quand vous utilisez cette interface sur un navigateur ou un poste qui n est pas le vôtre habituellement. UTILISATION DES COMPTES ET DES ALIAS L interface permet de créer 2 types d objets : les comptes email (ou emails ou adresses électroniques) et des alias. Il est important de comprendre la différence entre les 2 pour créer le bon objet en fonction des demandes. Le compte email représente d une part une adresse email avec laquelle il sera possible d émettre et de recevoir des courriers électroniques. Ceci est conditionné à l utilisation d un identifiant et d un mot de passe. La création de cet objet est expliquée dans le chapitre Création Compte Email. Les alias sont des objets qui n ont pas d existence : ils ne sont utilisés que pour rediriger le courrier d une adresse email vers un ou plusieurs comptes emails. Il est donc impossible de consulter un alias : on ne peut consulter que les boîtes aux lettres. L interface PROMAIL permet la création de différents types d alias qui correspondent à plusieurs scénarios d utilisation : Créer une adresse alternative pour une boîte aux lettres ; Transférer une copie des emails reçus par une boîte aux lettres de manière permanente vers une ou plusieurs adresses email ; Rediriger tous les emails d un domaine vers une seule boîte aux lettres ; Configurer un alias de domaine (tous les emails du domaine sont transmis à la boîte aux lettres correspondante du domaine cible). PROMAIL 4
ADRESSE ALTERNATIVE POUR UNE BOÎTE AUX LETTRES L alias dans ce cas est utilisé pour faire en sorte que 2 adresses emails différentes aboutissent dans la même boîte aux lettres. Les cas typiques sont les variations d email pour une même personne ou les variations autour d un service au sein d une société. Par exemple j.dupont@ et jean.dupont@ sont 2 emails qui correspondent à un même utilisateur et donc à une seule boîte aux lettres. Il est donc possible de définir jean.dupont@ comme un alias de j.dupont@ jean.dupont j.dupont Figure 10 : Alias : Adresse alternative TRANSFÉRER UNE COPIE DES EMAILS Dans ce cas, l alias sert à permettre un envoi vers plusieurs personnes sans devoir spécifier l ensemble des destinataires. Il permet par exemple la constitution d une liste de diffusion ou la définition d un service au sein d une entreprise. L exemple ci-dessous détaille la création de support-gsm@ qui sera défini comme un alias vers philippe@ et jean@ Cela permet de communiquer aux clients de cette entreprise l adresse email support-gsm@ sans que le client n ait connaissance de l équipe qui traitera ses emails. La première phase consiste à créer l alias vers la première personne de la liste en utilisant l écran habituel. support-gsm philippe@ Figure 11 : Alias : Copie des emails, étape 1 Une fois cet alias créé, vous devez l éditer pour ajouter le second destinataire. Pour ce faire, il suffit de l éditer à partir de la liste des alias/comptes (Cf. chapitre Configuration Générale). Configuration générale pour : Alias : 2 / 0 Comptes courriels : 18/30 Quota du Domaine : 510 / 2000 :: Alias De A Dernière modification aaa@ yyy@myonaco.net 22/05/2013 bbb@ xxx@ 29/11/2012 ccc@ yyy@ 07/12/2006 ddd@ zzz@ 17/07/2013 eee@ ccc@ 27/06/2012 support-gsm@ philippe@ 27/09/2013 Figure 12 : Alias : Copie des emails, étape 2 Vous noterez la présence des icônes et qui permettent respectivement de modifier et d effacer l alias. Pour notre exemple, sur la ligne correspondante à support-gsm@, un clic sur fait apparaitre la fenêtre d édition qu il suffit de compléter en ajoutant les différents destinataires, 1 par ligne. PROMAIL 5
Modifier un alias pour votre domaine. Une entrée par ligne ccc@ ccc@ aaa@ Modifier cet alias Figure 13 : Alias : Copie des emails, étape 3 REDIRIGER TOUS LES EMAILS D UN DOMAINE VERS UNE SEULE BOÎTE AUX LETTRES Dans ce scenario, il n est pas nécessaire d avoir plusieurs comptes email dans la gestion du domaine. Il est donc nécessaire de récupérer l ensemble des emails envoyés vers ce domaine et de les collecter dans un seul compte email. Dans l exemple ci-dessous, contact@ recevra l ensemble des courriers du domaine @ contact@ Figure 14 : Alias : Redirection des emails vers 1 seule boîte Il est important de comprendre les avantages et inconvénients de ce type d email. Il permet de récupérer les emails avec des erreurs de saisie MAIS, en contrepartie, il recevra également l ensemble des emails y compris les non existants favorisant ainsi la réception de spam. Nous préconisons une utilisation très mesurée de cette fonction. CONFIGURER UN ALIAS DE DOMAINE Ce mécanisme permet, pour un domaine donné, d indiquer qu il est lui-même un alias d un autre domaine. Dans ce cas, tout email transmis à une adresse email de ce domaine serait automatiquement transmis à l adresse email du domaine cible. Ce mécanisme est très couramment utilisé pour gérer des domaines nationaux ou des variations orthographiques. Cela permet ainsi de ne pas avoir des boîtes différentes en fonction des variations de noms de domaines. Dans l exemple ci-dessous, le domaine est configuré pour être l alias de mymonaco.mc. @mymonaco.mc Figure 15 : Alias : Alias de domaine Ainsi, tout email envoyé sur sera automatiquement transmis à la même adresse (la partie avant le @) du domaine mymonaco.mc. PROMAIL 6