Appel d offres pour l accompagnement du Pôle Fibres Energivie dans l organisation de l Energivie Summit en novembre 2016 1. Contexte 1.1 Les Pôles de compétitivité Ce sont des structures, en général associatives, mises en place par l Etat en 2005 pour aider l industrie française à être plus compétitive en agissant sur l un des leviers majeurs de la compétitivité, l innovation. Le principe est de rassembler en réseau des publics qui en général se côtoient peu, les entreprises, les centres de recherche publics ou privés et les organismes de formation afin de les faire travailler ensemble sur des projets collaboratifs. Ces projets étant des programmes de R&D collaboratifs, rassemblant un nombre limité d acteurs, ou des actions collectives plus larges Les Pôles sont également des réseaux, rassemblant leurs adhérents, mais également toutes sortes de partenaires, autres structures d accompagnement des entreprises (CCI, ) ; collectivités locales, autres clusters français ou étrangers, Chaque pôle est implanté sur un territoire et dédié à une thématique spécifique. Il y a 70 pôles en France dans de nombreux domaines, considérés comme des domaines d excellence pour la France. L Etat et les collectivités territoriales financent ces structures en grande partie, le reste du financement étant assuré par les cotisations des adhérents au pôle et par de la vente de services. Par contre, ce sont les adhérents qui assurent la gouvernance du Pôle. Voir le site des pôles de compétitivité : http://competitivite.gouv.fr/ 1.2 Présentation de Fibres-Énergivie Le Pôle Fibres-Énergivie est issu de la fusion au 1er janvier 2015 de deux Pôles : le Pôle Fibres qui était spécialisé dans les matériaux à base de fibres et le Pôle Alsace Énergivie spécialisé dans le bâtiment à énergie positive. Le nom Fibres-Énergivie est pour le moment un nom de transition. Positionnement : Il s agit du Pôle des matériaux et du bâtiment durables. C est un pôle écho-technologique. Parmi les principaux sujets traités au sein du Pôle figurent :
Le développement de matériaux à base valeur carbone, soit issus de ressources renouvelables soit issus de la chimie verte Le développement de sous éléments de construction pour des bâtiments consommant peu d énergie, voire des bâtiments à énergie positive. Le développement d équipements du bâtiment (systèmes de chauffage, de refroidissement, traitement d air, etc.) avec une moindre consommation d énergie, avec de meilleurs rendements et plus de communicants au sein de systèmes de pilotage des bâtiments L éco-conception c est-à-dire la démarche visant à intégrer la notion environnementale dans tout le cycle du produit. Lieu : Alsace et Lorraine Les membres du réseau : il y a près de 270 adhérents couvrant l ensemble de la chaîne de valeur du bâtiment depuis les acteurs de la ressource (extracteurs, transformateurs, fabricants de matériaux) en passant par les industriels, jusqu aux concepteurs (architectes, bureaux d étude), et aux sociétés de construction. Mission du Pôle : accompagner les entreprises à l innovation en les appuyant très concrètement dans le montage de projets de R&D collaboratifs mais aussi en mettant en place des programmes d animation et des services destinés aux adhérents. Pour bénéficier de plus d informations sur le Pôle, vous pouvez consulter la présentation http://www.pole.energivie.eu/sites/default/files/presentation_pfe_fev_2015.pdf 2. L Energivie Summit 2.1 Le bilan de l édition 2014 Une première édition a eu lieu du 3 au 5 novembre 2014 au Palais de la Musique et des Congrès de Strasbourg - 10 partenaires privés, 4 partenaires publics - 15 conférences, 60 intervenants de renommée internationale - Une vingtaine de stands - 900 participants dont 12% d étrangers et 60% venant d Alsace. - Elaboration d un manifeste «Energivie Summit» élaboré et débattu par un panel de 22 experts internationaux. - Des RDV BtoB, visites transfrontalières de sites remarquables Pour en savoir plus sur l Energivie Summit 2014 : www.energivie.summit.eu Nous sommes globalement satisfaits de cette première édition. L objectif en termes de fréquentation a été atteint. Néanmoins l objectif de toucher une cible internationale (20%) n est pas atteint. La cible germanophone et en particuliers la zone du Rhin Supérieur ayant peu répondu. La grande majorité des participants ont une origine locale (Alsace). Par ailleurs, un bilan avec les partenaires financeurs a permis d identifier assez clairement des points d optimisation dans le format et la réalisation de l événement.
2.2 L Energivie Summit 2016 (novembre) 2.2.1 Objectifs Ils restent inchangés vs la première édition. Symposium de dimension internationale, sur le thème de l efficacité énergétique dans le bâtiment. Assurer la visibilité et la notoriété du Pôle à l international. Lorsque l on parle du Pôle, il s agit des adhérents, et en premier lieu les partenaires financeurs mais aussi les acteurs du bâtiment durable en Alsace et en Lorraine collectivement. Pourquoi rechercher de la visibilité et de la notoriété à l international? - Pour insérer nos membres dans des collaborations internationales, notamment dans le domaine de l innovation technique et technologique. Ici, ce sont plutôt des collaborations au niveau européen qui sont attendues. - Pour aider au développement du chiffre d affaires de nos membres - Pour contribuer à l émergence d une image de savoir -faire et de compétences pour l ensemble du territoire du Pôle, ce qui aura des retombées image positives sur l ensemble de la filière. 2.2.2 Cibles prioritaires En termes de métiers : - Possibles partenaires de collaborations pour nos membres : entreprises industrielles, académiques (laboratoires de recherches publics ou privés) - Prescripteurs du bâtiment : architectes, bureaux d études - Clients de nos adhérents. Ils sont divers : o Les donneurs d ordre : MOA publique ou privée, promoteurs, CMIstes o Entreprises du bâtiment o Les clients directs de nos industriels. Ces derniers sont d une part les distributeurs, d autre part tous les corps de métier du bâtiment (électriciens, étancheurs, maçons, plombiers, chauffagistes, menuisiers ). En termes d origine géographique : 60% des participants à L Energivie Summit 2014 venaient d Alsace. Par ailleurs, 12% venaient de l étranger ; ce qui est un score encourageant. Néanmoins, viser en 2016 un événement de dimension internationale semble un objectif difficile pour 2016.. Il nous parait donc réaliste de viser un élargissement progressif de notre audience tout en bénéficiant de la proximité géographique avec l Allemagne et la Suisse. Les cibles prioritaires pour 2016 seraient donc : - La zone Rhénane : Alsace, Lorraine, Allemagne, Suisse, (Autriche) (et en cible secondaire, les pays de la «Banane Bleue» : Italie du Nord, Benelux. - Le national Cette priorité à la zone rhénane est également en cohérence avec un positionnement crédible (voir plus bas)
2.2.3 Positionnement L Energivie Summit n est pas un salon. C est d abord un lieu d échange, de partage de points de vue et d acquisition de connaissances : dernières avancées de la recherche, propositions des industriels, positions des maîtres d ouvrage, rôle des Pôles de compétitivité et en particulier de Fibres- Energivie Un espace d exposition permet la mise en valeur de nos sponsors. Un travail d affinement du positionnement est en cours d élaboration vs 2014. Celui-ci doit refléter les points d ancrage forts du Pôle. A savoir : - L expertise en matière d innovation technique ou technologique dans l efficacité énergétique du bâtiment et des matériaux - Le rôle central des industriels : ce sont eux qui composent le pôle, ils sont pourvoyeurs de solutions innovantes d ordre techniques ou technologiques - Le transfrontalier à la fois comme enrichissement de la réflexion et comme mode d action habituel Cet événement doit donc être clairement perçu comme un lieu où l on traite de sujets - Prospectifs - Majoritairement techniques ou technologiques - Contribuant au développement de l activité économique immédiat - Avec l éclairage de la confrontation des points de vue et des pratiques dans les différents pays de la zone rhénane prioritairement - Centrés efficacité énergétique dans le bâtiment et matériaux 2.2.4 Grandes thématiques Il s agit ici de premières pistes. Un travail d identification, de développement de ces thématiques et de formulation sera à faire avec le prestataire retenu pour l accompagnement général. - Les technologies émergentes et la discussion autour de verrous technologiques - Le dialogue entre les industriels et les prescripteurs (architectes, ingénieurs) - De nouveaux modèles d organisation ou de fonctionnement pour les entreprises tels que la recherche et développement collaborative, l éco conception, l écologie industrielle - La mise en valeur d un savoir-faire et de compétences collectives alsaciens ou lorrains, voire Rhénans (dans les entreprises, dans le monde académique, voire dans le monde de la formation) - La comparaison et présentation de bonnes pratiques issues des modèles français, allemands, suisses - La présentation de solutions concrètes immédiates par les industriels
2.2.5 Format Il s agit ici de premières pistes. Un travail d affinement sera à faire avec le prestataire retenu pour l accompagnement général. - 1200 personnes - Au palais des congrès de Strasbourg - Début novembre 2016-2 jours - alternance de conférences traitant de sujets plutôt prospectifs et d ateliers plus techniques - rendez vous BtoB gérés par le réseau EEN - espace d exposition (une trentaine d exposants) - soirée VIP - traduction GB et ALL 3. Objets de la consultation Accompagner le Pôle pour la réalisation de cet évènement. Cette mission se répartie en plusieurs lots. Il est possible de répondre à un lot précis ou pour la totalité de la consultation. Les lots 1 et 2 ne peuvent être séparés 3.1 LOT 1 : Conception et accompagnement général et LOT 2 : Logistique et montage de l événement Lot 1 : Conception, coordination, accompagnement général Participation à la conception générale de l évènement : o Participation au développement et à la formulation du positionnement et des thématiques o o Participation à la détermination du format Etablissement d un budget prévisionnel ; sources des dépenses et des recettes incluant les formules de participation et les offres de partenariat (sponsors et exposants). Veille au respect du budget, propose des actions correctives. Veille à la cohérence globale : coordination des prestataires principaux (logistique, communication), cohérence du programme L assistance au Pôle Fibres Energivie pour le pilotage de l évènement participe à l animation du comité de pilotage, co-animation des réunions prestataires principaux Appui à la commercialisation : recherche de partenaires premium (objectif 4), et des exposants (10 à 20) : identification des prospects, prises de contact et négociations. Nous souhaiterions établir une rémunération en fonction de l atteinte des objectifs L assistance au Pôle Fibres Energivie et du comité de pilotage pour la construction du programme : identification des thématiques et contenus, identification des intervenants, prise de contacts et négociation Evaluation de l évènement et recommandations pour la suite Toutes ces tâches seront réalisées de manière collaborative entre le prestataire de la mission, le Comité d organisation composé de membres du Conseil d Administration et l équipe du Pôle.
Lot 2 : logistique et montage de l évènement Gestion des inscriptions Gestion des intervenants : confirmation, gestion de la relation opérationnelle (transmission d information, récupération d information : bio, photo ) gestion de leur logistique : transport, hôtel)choix des prestataires, négociations et suivi : standistes, fournisseurs de PLV, prestataire audio/ vidéo, prestataire badges, hôtesses, traducteurs, animateurs. Traiteurs, prestations de couverture photo/vidéo, pourront être gérés par le Pôle. Assurances Mise en place opérationnelle : aménagement des espaces (espace d exposition, salles de conférences : ) Gestion lors de l événement : restauration, accueil, badgage, vestiaire, transport logistiques éventuels 3.2 Lot 3 : Communication Il est impératif que la société retenue sur ce lot soit en capacité de prendre en compte le caractère international de l événement et de mettre en œuvre des actions sur la cible retenue en termes de géographie (pays prioritaires) et de métiers Recommandation d une stratégie et d un plan de communication. Etablissement d une stratégie et d un plan d action spécifique sur les pays germanophones. Identification et négociation d accords de partenariat avec des partenaires, y compris médias Identification des sources et constitution du fichier de prospection pour les participants. Contact et négociation avec des prestataires. Réalisation des supports de communication (numériques, print, PLV ) Prise en charge des traductions en GB et ALL Mise en œuvre des actions de communication. Réalisation de points d étapes avec le Pôle Actualisation et optimisation du site internet www.energivie-summit.eu. Mises à jour régulières du site 3.3 Lot 4 : Relations presse Il est impératif que la société retenue sur ce lot soit en capacité de prendre en compte le caractère international de l événement et de mettre en œuvre des actions sur la cible retenue en termes de géographie (pays prioritaires) et de métiers Recommandation d une stratégie et d un plan d action. Recommandations spécifiques pour les pays germanophones. Mise en œuvre du plan : sélection des cibles, réalisation des supports (CP, DP), gestion des traductions, réalisation des envois, contacts personnalisés avec les journalistes, interface entre les journalistes et les organisateurs Accueil presse sur place
4. Modalités et procédures de la consultation 4.1 Modalités Le Pôle de compétitivité Fibres-Énergivie, Association régie par la loi du 1er juillet 1901, déclarée à la Préfecture des Vosges le 20 juillet 2005, publiée au Journal Officiel du 13 Août 2005, enregistrée sous le numéro W881001204, dont le siège social est fixé Campus Fibres, 27 rue Philippe Seguin 88 000 EPINAL, le Pôle exerce une mission d intérêt général et son budget de fonctionnement est en majorité alimenté par des fonds publics (Europe, Etat, Collectivités locales). A ce titre le Pôle est tenu d appliquer le Code des Marché Publics sans y être formellement soumis. La présente consultation reprend de principe reprend de principe de la procédure adaptée, telle que définie par l article 28 Modifié par Décret n 2011-1853 du 9 décembre 2011 -art. 3 du CMP. Article 28 Modifié par Décret n 2011-1853 du 9 décembre 2011 -art. 3 I - Lorsque leur valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée définis à l'article 26, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent être passés selon une procédure adaptée, dont les modalités sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d'y répondre ainsi que des circonstances de l'achat. Le pouvoir adjudicateur peut négocier avec les candidats ayant présenté une offre. Cette négociation peut porter sur tous les éléments de l offre, notamment sur les prix. [ ] Le pouvoir adjudicateur est le Président de l association Fibres-Énergivie, représenté par délégation par le Directeur Général du Pôle Fibres-Énergivie, Monsieur Jean-Luc SADORGE. 4.2 Procédures Le candidat devra fournir une proposition commerciale répondant à l ensemble des exigences du présent cahier des charges et respectant le plan suivant. : I. Motivation à répondre à la mission II. Compétences, capacités en lien avec le travail demandé III. Références à l international et en particulier sur la zone Allemagne, Autriche, Suisse. Références en lien avec les matériaux, le bâtiment, l énergie, l environnement. Le dossier devra comporter des références récentes et des contacts clients. IV. Cadre d intervention et livrables complétés (cf. 5.1) V. Rapport méthodologique explicitant la mission. VI. Equipe proposée pour la mission VII. VIII. Prix, modalités de règlement pour la mission Annexes, dont l attestation fiscale de justification de la régularité de la situation fiscale du candidat (paiement de la TVA et de l impôt sur le revenu ou sur les sociétés) et l attestation de versement des cotisations à l Urssaf. 4.3 Mode de transmission Les éléments devront être remis par courrier électronique à l adresse suivante : jeanluc.sadorge@pole.energivie.eu et dans les délais suivants : Ouverture de la consultation : 19 juin 2015. Date limite de remise des offres : 13 juillet à 17h00 (heure légale France métropolitaine). Examen des offres et négociation : du 15 juillet au 14 aout Date limite transmission de l offre finale suite à négociation: 28 aout 2015 à 12h00. Attribution du marché : 1er septembre 2015 Début de mission souhaitée : 2 septembre 2015
Modalités de la publicité : contact direct avec des candidats potentiels et mise en ligne du présent document dans la rubrique «Actualités» du site web www.pole.energivie.eu, pendant la durée de la consultation. Le critère de sélection des offres portera sur les points suivants : - Offre complète et conforme au cahier des charges. Les critères de classement des offres porteront sur les points suivants : - la pertinence des propositions formulées ; - le prix - la composition de l équipe projet impliquée et son expérience dans l organisation d évènements en lien avec le bâtiment, l énergie, l environnement et à l international 5. Cahier des charges 5.1 Cadres à compléter par les candidats La mission est organisée en trois phases qui seront conduites en parallèle. Lot 1et 2 : Conception, coordination générale, accompagnement général et montage et logistique Phase 1 Finalisation du positionnement et des grandes thématiques définition du cadre général. Finalisation du budget Commercialisation (sponsors) Phase 2 Constitution du programme, sélection des intervenants, recherche des prestataires et partenaires, fin de la commercialisation Phase 3 Montage de l événement, Communication, recherche des prestataires Date de démarrage Septembre 2015 Septembre 2015 Janvier 2016 Date de fin Mars 2016 Fin juin 2016 31 décembre 2016 Modalités d intervention Livrables
Lot 3 : Communication Phase 1 Définition de la stratégie et du plan d action Phase 2 Constitution des fichiers de prospection, négociation des partenariats, réalisation des outils, diffusion des premiers outils de communication Phase 3 Communication massive Date de démarrage Septembre 2015 Septembre 2015 Septembre 2016 Date de fin Décembre 2015 Fin juin 2016 31 décembre 2016 Modalités d intervention Livrables Lot 4 : Relations presse Phase 1 Définition de la stratégie et du plan d action Phase 2 Constitution des fichiers de prospection, négociation des partenariats, réalisation des outils, diffusion des premiers outils de communication Phase 3 Communication massive Date de démarrage Septembre 2015 Janvier 2016 Septembre 2016 Date de fin Décembre 2015 Fin juin 2016 31 décembre 2016 Modalités d intervention Livrables 5.2 Clauses administratives et financières et renseignements Le CCAG-Services s applique sauf exception explicite à préciser dans le marché. Pour tout renseignement d ordre administratif sur la consultation, contacter M. Jean-Luc Sadorge, tél. +33 3 70 29 98 00 jean-luc.sadorge@pole.energivie.eu Pour tout renseignement d ordre technique sur la consultation, contacter Mme Hélène MEYER, tél. +33 3 70 29 98 08 helene.meyer@pole.energivie.eu