Photo P. Garret Casablanca février 2012
Bien au delà d'une simple utilisation sur votre poste personnel, Zotero vous permet de synchroniser plusieurs postes informatiques avec un serveur pour partager et construire collectivement des bibliographies. Pour commencer, il faut d'abord vous créer un compte Zotero (c'est gratuit!). Allez sur le site de Zotero : https://www.zotero.org/ En haut et à droite de la page d'accueil, cliquez sur "Register" Choisissez un "Username", entrez votre adresse électronique puis choisissez-vous un mot de passe. Après avoir passé l'épreuve fastidieuse du Captcha, cliquez sur "Register". Zotero vous envoie alors un message électronique avec un lien de confirmation à cliquer. -2-
Ouvrez maintenant Zotero dans votre navigateur Firefox en cliquant sur son icône et allez dans les préférences via le bouton "Engrenage" du menu supérieur. Dans la partie "Synchronisation" de la fenêtre des préférences, entrez votre "Username" dans le champ "Nom d'utilisateur" et votre mot de passe. Vous pouvez choisir l'option de synchroniser automatiquement en cliquant sur la case adéquate, puis fermez la fenêtre. Si vous ne cochez pas cette case, il vous faudra cliquer sur le bouton "Synchronisation avec le serveur Zotero" pour la lancer, la flèche verte se mettant à tourner jusqu'à ce que la synchronisation soit terminée (ce qui peut prendre plusieurs minutes si vous avez beaucoup de références dans vos dossiers Zotero). -3-
Retournez sur le site de Zotero, allez sur "Log in", entrez votre "Username" et votre mot de passe, vous devez maintenant retrouver en ligne dans l'onglet "My Library" tous vos dossiers et toutes vos références bibliographiques de votre propre base Zotero. Premier avantage : vous pouvez consulter toutes vos références bibliographiques depuis n'importe quel poste connecté au web, même si vous n'avez pas votre ordinateur personnel avec vous. Contrairement aux anciennes versions du serveur Zotero, une fois connecté(e), vous pouvez maintenant modifier cette bibliographie personnelle en ligne, sans passer par votre plugin Firefox, en utilisant les boutons "Create item", "move to trash", "Edit", etc. -4-
Deuxième avantage, vous pouvez partagez vos références avec d'autres utilisateurs. Pour cela, il suffit de créer un ou plusieurs "groupes Zotero". Pour cela, allez sur l'onglet "Groups" et cliquez sur "Create a New Group".. Vous pouvez alors choisir un nom pour votre groupe, le rendre public ou privé, laisser ou pas des gens y participer... -5-
Si vous choisissez l'option "Public, Open Membership", votre groupe sera visible par tous et n'importe qui pourra le rejoindre pour y participer. L'option "Public, Closed Membership" limite la participation aux membres que vous avez vousmême invités, ce qui permet de mieux contrôler ce qui sera publié dans votre groupe. Enfin, l'option "Private Membership" limite également la consultation du groupe aux seuls membres invités. Cette dernière option est intéressante si vous voulez partager avec un groupe restreint de personnes des documents confidentiels ou non libres de droit. Pour notre part, nous choisissons en général la seconde option, car le but recherché est quand même de partager avec tous nos références bibliographiques... Après avoir indiqué un nom de groupe et choisi l'une de ces trois options, cliquez sur "Create Group" pour le créer. Une fenêtre vous permet alors d'entrer un certain nombre d'éléments : -6-
Vous pouvez écrire une description de votre groupe qui apparaîtra sur sa page d'accueil, choisir une ou plusieurs disciplines caractérisant votre groupe, charger une image d'illustration, indiquer l'adresse d'un site web et ouvrir les commentaires si vous le souhaiter, en cochant la case "Enable Comments". Une fois ces éléments complétés, cliquez sur "Save Settings" et votre groupe est prêt à fonctionner. Si vous ouvrez Zotero dans la partie inférieure de votre navigateur Firefox, et que vous lancez la synchronisation en cliquant sur le bouton, vous devez voir apparaître dans la colonne de gauche, dans la partie "Group Libraries", un nouveau dossier avec le nom de votre nouveau groupe (ici "test de nouveau groupe"). Pour l'instant, ce dossier est vide. -7-
Vous pouvez maintenant commencer à alimenter en contenu la "librairie" (Library) de votre groupe Zotero. Pour cela, rien de plus simple : il vous suffit de sélectionner son dossier dans la colonne de gauche de Zotero, puis d'aller chercher les références qui vous intéressent dans vos bases de données et catalogues préférés (pour plus d'infos sur l'alimentation de Zotero en contenu et son utilisation, voir le tutoriel Initiation au logiciel de gestion bibliographique Zotero). Dès que vous mettez des références dans ce dossier, celles-ci seront automatiquement transférées dans votre groupe Zotero si vous avez coché l'option "Synchroniser automatiquement" dans les préférences de Zotero, sinon dès que vous cliquez sur le bouton de synchronisation. Allez sur la page "Library" de votre groupe Zotero, vous devriez avoir un résultat similaire à ça : Il y a bien eu synchronisation entre le dossier qui est sur votre ordinateur et celui qui est sur le serveur Zotero. -8-
L'intérêt de créer un groupe sur le serveur Zotero n'est pas seulement de pouvoir partager les références de votre bibliographie avec d'autres personnes mais aussi de récupérer automatiquement les leurs. En effet, la synchronisation entre le serveur et votre ordinateur fonctionne dans les deux sens et elle vous permet de rapatrier les notices bibliographiques déposées dans la librairie du groupe par ses autres participants... Voyons donc maintenant comment inviter d'autres personnes à participer à votre groupe. Pour cela, il vous faut aller dans les "Group Settings", puis "Members Settings" : La fenêtre suivante vous permet de lancer des invitations en cliquant sur "Send More Invitations". Il vous suffit d'entrer les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter (pour inviter plusieurs personnes en même temps, séparer leurs adresses avec une virgule) et de leur écrire éventuellement un petit message d'explication. Cliquez sur "Invite Members" et le serveur Zotero leur enverra un message automatique d'invitation avec le lien vers votre groupe Zotero. -9-
La personne que vous avez invitée reçoit un message comme celui-ci : Deux cas de figure se posent alors : Soit la personne invitée a déjà un compte Zotero : il lui suffit de suivre le lien et de valider sa participation au groupe en cliquant sur le bouton "Join". Après synchronisation (automatique ou manuelle), le dossier du groupe apparaîtra alors dans la fenêtre Zotero de son navigateur Firefox, avec toutes les références présentes sur le groupe. Soit cette personne n'a pas encore de compte : il lui faut préalablement s'inscrire à Zotero (c'est gratuit!), puis paramétrer les préférences de son propre plugin dans Firefox avec son nom d'utilisateur et son mot de passe, puis cliquer sur le lien du message automatique qui lui a été envoyé et, enfin, valider sa participation au groupe en cliquant sur le bouton "Join"... Le dossier du groupe apparaîtra alors dans la fenêtre Zotero de son navigateur Firefox, avec toutes les références présentes sur le groupe. Maintenant, dès que l'un des participants ajoute une référence dans son dossier du groupe, celle-ci apparaît après synchronisation sur celui du serveur Zotero puis elle est rapatriée automatiquement dans tous les dossiers de tous les participants au groupe... L'intérêt est alors double : d'une part, tous les participants peuvent alimenter très simplement une bibliographie collective visible par tous et, d'autre part, ils peuvent récupérer automatiquement toutes les références recensées par leurs collègues, chacun pouvant ensuite garder, trier et utiliser à sa guise celles qui l'intéressent dans la partie "privative" de son plugin Zotero qui s'appelle "Ma bibliothèque". Attention : toutes les modifications apportées directement dans le groupe via le plugin Zotero seront répercutées automatiquement sur le serveur Zotero et réciproquement, qu'il s'agisse d'un ajout, d'une modification ou d'une suppression de référence ou de dossier... Si vous souhaitez organiser de manière personnelle votre bibliographie, faites-le dans "Ma bibliothèque" et non pas dans les "Group Libraries". Il suffit de glisser les références qui vous intéressent de l'une vers l'autre. - 10 -
Pour des raisons de sécurité et pour mieux maîtriser ce que contient votre groupe, vous pouvez paramétrer les "Library Settings" de votre groupe. - Le premier paramètre, "Library Reading", vous permet de choisir qui peut consulter le contenu du groupe, tout le monde (Anyone on the internet) ou seulement les participants au groupe (Any group member). - Le second de décider qui peut éditer la bibliographie (Library Editing) : tous les participants au groupe ou seulement les administrateurs(rices) du groupe (Only group admins). - Le troisième de décider qui peut éditer les fichiers joints aux notices bibliographiques : tous les participants au groupe (Any group member), seulement les administrateurs(rices) (Only group admins) ou, enfin, de ne pas laisser la possibilité de joindre un fichier à une notice (No group file storage). Ceci nous amène à parler des différences de statuts entre les participants à un groupe Zotero. La personne qui créé le groupe est "Owner" et c'est elle qui gère les invitations à participer, les "Settings" du groupe, de la "Library" et le statut qu'elle donne à ses participants (Members Settings), soit "Member", soit "Admin". - 11 -
Un(e) participant(e) qui a le statut de "Member" a accès à toutes les notices et, en fonction des paramètres définis ci-dessus, peut ou ne peut pas éditer les notices bibliographiques. Un(e) participant(e) qui a le statut de "Admin" a accès à toutes les notices, peut en créer des nouvelles, les éditer, créer des dossiers, etc. Lorsque vous avez invité une personne à participer à votre groupe et que celle-ci a validé son invitation, vous pouvez lui changer son statut en allant dans les "Members settings". Vous pouvez alors attribuer à chaque participant un statut de "Member" ou "Admin", ou même le retirer de la liste en activant l'option "Remove". Nous avons créé un groupe sur le serveur Zotero et plusieurs personnes y participent, nous pouvons maintenant structurer ce groupe en y créant des dossiers et des sous-dossiers, appelés ici "Collections", "Sous-collections"... Pour cela, vous ouvrez la fenêtre du plugin Zotero dans votre navigateur Firefox. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le dossier de votre groupe, puis cliquez sur le bouton "Nouvelle collection...", tout à gauche du menu de Zotero. Une fenêtre vous demande de donner un nom à votre collection, après validation, un sous-dossier portant le nom de votre collection apparaît dans votre groupe (colonne de gauche). Pour créer une sous-collection, faites un "clic droit" sur une collection, donnez-lui un nom et validez. - 12 -
Vous pouvez supprimer ou renommer une collection ou une sous-collection en faisant un "clic droit" sur son dossier. Vous pouvez également créer, supprimer ou modifier des collections directement sur le serveur Zotero en allant dans "Group Library". Vous avez en colonne de gauche la liste des collections existantes et vous pouvez utiliser les boutons "Create Collection", "Edite Collection" et 'Delete Collection" pour structurer votre groupe. Pour faire une sous-collection, cliquez sur "Create Collection", donnez-lui un nom et choisissez-lui une "Parent Collection". Toutes les modifications apparaissent automatiquement dans la colonne de gauche de Zotero serveur et seront répercutées dans les "Groups Libraries" de tous les participants au groupe. Attention : toutes les modifications apportées directement sur les collections dans le groupe via le plugin Zotero seront répercutées automatiquement sur le serveur Zotero et réciproquement, qu'il s'agisse de créations, de suppressions ou de modifications... Comme pour les ajouts ou suppressions de références, si vous souhaitez organiser de manière personnelle la structure de votre bibliographie, faites-le dans "Ma bibliothèque" et non pas dans les "Group Libraries". - 13 -
Gestion des doublons : une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée en 2013 au serveur Zotero, celle de la gestion des doublons qui était déjà présente dans "Ma bibliothèque" (My Library) mais totalement absente dans la gestion des "Bibliothèques de groupes" (Groups library). La gestion des doublons est un outil extrêmement intéressant et utile dès que plusieurs participants alimentent en contenu un même groupe sur le serveur Zotero. Pour cela, il vous suffit de faire un "clic droit" sur le dossier de votre groupe et d'aller sur "Afficher les doublons". Un nouveau dossier «Doublons» apparaît dans la liste des collections de votre groupe et vous pouvez alors gérer vos doublons de la même manière que dans votre bibliothèque personnelle. Pour en savoir plus sur la gestion des doublons dans Zotero, voir notre tutoriel Initiation au logiciel de gestion bibliographique Zotero. - 14 -
Enfin, pour être averti automatiquement des nouveaux ajouts ou des modifications faites par les participant(e)s de votre groupe, vous pouvez vous abonner à son flux RSS en cliquant sur "Suscribe to this feed". Zotero serveur vous demande de rentrer votre login et mot de passe, puis vous affiche la page du flux RSS de votre groupe. Il vous suffit alors de copier l'url de ce flux pour s'y abonner via votre agrégateur préféré. Vous pouvez vous abonner de la même manière au flux RSS d'une seule collection ou souscollection du groupe si seule celle-ci vous intéresse. Pour en savoir plus sur la syndication de contenu et les flux RSS, vous pouvez consulter le tutoriel Crévilles : Les outils pour la mise en place d une veille documentaire en ligne (dont les flux RSS). Vous pouvez aussi consulter notre tutoriel sur Zotero : Initiation au logiciel de gestion bibliographique Zotero. Bonne découverte du serveur Zotero. N'hésitez pas à nous faire part de vos remarques et commentaires : contact@crevilles.org - 15 -
Crédits : Ce tutoriel a été réalisé en mars 2012 (mis à jour en mai 2013) par l'équipe du Centre de ressources électroniques sur les villes (Crévilles) de la Maison des Sciences de l'homme de Tours. Les outils et compatibilités de sites évoluant très vite, il est possible que des évolutions aient lieu, elles ne modifieront quoiqu il arrive pas les méthodes et les principes énoncés dans ce tutoriel. Les captures d écran ont été réalisées sur Mac OS X (version 10.6.8), avec le navigateur Firefox (version 10.0.2 / 20.0 pour la mise à jour de mai 2013) et le plugin Zotero (version 3.0.3 / 4.0.8 pour la mise à jour de mai 2013 ). Des petites différences peuvent apparaître avec d autres systèmes, mais il ne s agit que de détails d affichage. Pour toute question ou suggestion, n hésitez pas à nous contacter à l adresse suivante : contact@crevilles.org Ce tutoriel est diffusé sous contrat Creative Commons BY-NC-ND 3.0 : Vous êtes libre de : partager, reproduire, distribuer et communiquer ce tutoriel Vous devez attribuer le tutoriel de la manière indiquée par l auteur du tutoriel ou le titulaire des droits (mais pas d une manière qui suggérerait qu ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation du tutoriel). Pas d Utilisation Commerciale. Pas de travaux dérivés : vous n avez pas le droit de modifier, de transformer ou d adapter ce tutoriel. Illustration de couverture : Immeuble Liberté, Casablanca, photo Pascal Garret, février 2012-16 -