Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception

Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Novembre 2015

TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 4 INFORMATIONS GÉNÉRALES... 4 Termes utilisés... 7 Statuts des formulaires... 8 Recherche des données associées au bénéficiaire (fournisseur)... 9 Modes de paiement... 13 Le champ «Message paiement»... 13 Le champ «Emplacement»... 14 Quelle est la différence entre un emplacement et une adresse?... 14 LA SAISIE DU FORMULAIRE... 17 EN-TÊTE DU FORMULAIRE... 19 Identification et modification du bénéficiaire... 19 SUJET PAYS VILLE... 27 Sujet... 27 Pays et ville... 27 Entité... 28 Service... 29 Projet... 29 Dates et heures... 29 Paiement en devise étrangère... 29 Association d une avance de voyage avec un rapport de dépenses de voyage... 31 Commentaire... 32 Combinaison comptable... 33 DÉTAIL FORMULAIRE... 33 Date... 34 Nature et Dépense... 34 Montant... 35 Paiement en devise étrangère... 36 Utilisation du calculateur de taux de change... 37 Compensation GES (Gaz à effet de serre)... 38 La compensation volontaire... 38 Compensation pour le volet déplacements professionnels... 39 Information utile pour compenser par le biais d un rapport de dépenses de voyage :... 39 Actions à faire dans le formulaire de rapport de dépense :... 39 Qu arrive-t-il si on décide de ne pas contribuer au programme GES?... 40 Qu arrive-t-il si on décide de contribuer au programme GES?... 41 Lieu... 42 Note... 42 Rapport de mission... 43 Pour les fonds fédéraux et les projets de recherche... 43 Répartition d une dépense sur plus d un budget... 44 ENREGISTREMENT, SOUMISSION, SUPPRESSION ET CORRECTION DU FORMULAIRE... 45 Enregistrement d un formulaire... 45 Suppression d un formulaire avec une avance associée... 47 Soumission d un formulaire... 48 Correction d un formulaire... 49 Approbation au Service des finances... 50 L IMPRESSION DU FORMULAIRE... 51 Impression d un formulaire à partir de la page de saisie... 51 Impression d un formulaire à partir de la liste des formulaires courants... 52 Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 2

Utilisation du lien Moniteur de traitement... 54 Impression d un ou de plusieurs formulaires... 55 Autres boutons d opération du formulaire... 61 CONSULTATION DU FORMULAIRE... 64 ANNEXES... 68 LISTE DES CODES DE NATURE ET CODES DE DÉPENSE ASSOCIÉS AU FORMULAIRE DE DÉPENSE RAPPORT DE DÉPENSES DE VOYAGE ET DE FRAIS DE RÉCEPTION... 68 PROGRAMME DE COMPENSATION VOLONTAIRE DES ÉMISSIONS GES... 69 Grille de calcul des émissions GES associés à des déplacements terrestres... 69 PROGRAMME DE COMPENSATION VOLONTAIRE DES ÉMISSIONS GES... 70 Grille de calcul des émissions GES associés à des déplacements aériens... 70 AIDE-MÉMOIRE... 72 Saisie d un rapport de dépenses de voyage et de frais de réception... 72 Impression d un rapport de dépenses de voyage... 72 INDEX... 73 Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 3

INTRODUCTION Lorsque l on désire compléter le formulaire «Rapport de dépenses de voyage», on doit utiliser le module «Gestion formulaire dépense», développé dans PeopleSoft. Un rapport de dépenses de voyage et de frais de réception est produit pour rembourser des frais de transport, de séjour et, le cas échéant, d inscription aux activités qu un membre du personnel, qu un étudiant ou qu un invité de l Université aurait effectué dans l exercice de ses fonctions ou dans le cadre des activités de l Université. Les frais de réception et de repas pris avec des invités doivent être autorisés par les approbateurs des différentes unités administratives. Le but du repas et le nombre de participants doivent être indiqués sur le rapport de dépenses. Tous les employés de l Université Laval peuvent saisir un formulaire de dépenses. Il suffit d avoir en main son IDUL, son NIP et les accès à PeopleSoft. Les employés de l Université Laval qui bénéficient du dépôt direct pour le versement de leur paie bénéficient également du dépôt direct pour le paiement des dépenses réclamées par formulaire de dépenses. INFORMATIONS GÉNÉRALES Bulles d aide Tout au long de la saisie d un formulaire, que ce soit pour une demande d avance de voyage, un rapport de dépenses de voyage ou une demande de paiement, il existe des accès à des bulles d aide. Ces bulles d aide sont identifiées par l icône. Elles donnent de l information pertinente relative au champ de saisie ou présentent un rappel des normes et règles à respecter. Voici un exemple, pour le lien Règles et procédures administratives Petit rappel : le site Internet du Service des finances est l endroit par excellence pour trouver les informations concernant les règles et les procédures administratives en matière de gestion des voyages, de frais de réception et de frais de représentation. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 4

Envoi d une copie d un formulaire par Internet Noter qu il est possible d envoyer une copie du formulaire saisi dans le module «Gestion des formulaires dépenses» à partir du menu du navigateur Internet en procédant de la façon suivante : Lancer l impression du formulaire. On obtiendra le formulaire à l écran en format PDF. À partir d Internet Explorer Cliquer sur l icône. Sélectionner «Envoyer une copie». Une boîte de dialogue s ouvrira avec le document attaché. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 5

Il reste à indiquer l adresse du destinataire et à envoyer le message. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 6

Termes utilisés Ci-dessous, une liste des termes utilisés relatifs aux formulaires de dépenses. Bénéficiaire : Personne ou organisme pour qui une avance de voyage, un rapport de dépenses de voyage et de frais de réception ou une demande de paiement est effectué. Catégories de bénéficiaire : Employé Étudiant Tiers (fournisseur externe). Mandataire : Personne déléguée pour saisir un formulaire de dépenses pour une unité administrative, pour une ou pour plusieurs personnes. Gestionnaire des mandataires : Personne responsable de la gestion des mandataires, soit pour l ajout ou le retrait des mandataires de son unité. Vérificateur : Personne mandatée pour vérifier le respect des règles et des procédures administratives. Cette personne doit s assurer d obtenir la signature appropriée pour l approbation du document. Approbateur : Personne autorisée à approuver et à vérifier la pertinence des dépenses. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 7

Statuts des formulaires Initial : Enregistré : Soumis : À corriger : Annulé : Approuvé : Lors de l ajout d un formulaire. Après avoir enregistré le formulaire. Après avoir soumis le formulaire au Service des finances. Attention : Il est à noter qu un rappel par courriel sera envoyé périodiquement par le Service des finances à la personne ayant saisie un formulaire, dont le statut est à «soumis» depuis plus de 30 jours. Formulaire pour lequel une correction doit être apportée. Ce formulaire ne sera plus disponible pour toute autre modification. Lorsque le Service des finances a approuvé la transaction. Budget valide : Après que le Service des finances ait approuvé la demande et que celle-ci soit inscrite dans le livre budget de dépense ciblé. Aucune correction ne peut être apportée au formulaire lorsque celui-ci est au statut «Budget valide». Attention : Si toutefois une correction devait être apportée par le Service des finances suite à une erreur budgétaire, le statut du formulaire indiquera «Budget valide» mais le montant au livre budget de dépense sera 0. Erreur budget : La transaction est refusée due à un solde budgétaire insuffisant ou à une date de projet non valide. Payé : Ferm. PJ: Supp. PJ: La demande a été payée au bénéficiaire. Ce qui veut dire que le SF ont reçu ordre de fermer cette pièce justificative, ce qui signifie aussi que ce formulaire ne sera jamais payé. Ce qui veut dire que le SF ont reçu ordre de supprimer cette pièce justificative, ce qui signifie aussi que ce formulaire ne sera jamais payé. Désignation d un mandataire Un mandataire est une personne déléguée pour saisir un formulaire de dépenses pour toutes les personnes d une unité, pour une ou plusieurs personnes de son unité. Il n est pas obligatoire de désigner un ou des mandataires, puisque toute personne ayant les accès au logiciel PeopleSoft peut saisir ses propres formulaires de dépenses. Il faut également savoir que tous les employés sont créés dans le système PeopleSoft et sont donc disponibles comme bénéficiaires. La personne qui désire saisir un formulaire de dépenses pour un autre employé doit avoir dans sa liste mandataire l IDUL de cet employé. Il est de la responsabilité de chacune des unités administratives de décider de désigner ou non un ou des mandataires. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 8

Si une unité administrative décide de désigner un ou des mandataires, la personne responsable des accès dans l unité doit obtenir le rôle «Gestion des mandataires» en complétant le «Formulaire de demande d accès au logiciel de gestion financière» et cocher «Gestion des mandataires». Par la suite, cette personne aura accès au lien «Mandataire» dans PeopleSoft, ce lien lui permettra de consulter qui est mandataire dans son unité administrative et d en ajouter ou de supprimer au besoin. Pour en savoir plus, se référer à la PROCÉDURE CRÉATION MANDATAIRES. Recherche des données associées au bénéficiaire (fournisseur) Il existe un menu qui permet de vérifier quelles sont les données rattachées au bénéficiaire ou au fournisseur pour qui on doit effectuer la transaction. Il est recommandé de le consulter avant de débuter la saisie de la transaction. Pour accéder à la page de consultation, cibler le menu suivant : Menu de gauche Fournisseurs Données fournisseurs Ajout et mise à jour - Données fournisseur On obtiendra l écran de recherche suivant : Bénéficiaire considéré «Employé» Pour cet exemple, indiquer: le numéro d employé s il est connu, en utilisant le signe = dans la liste des opérateurs logiques, Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 9

soit le nom du fournisseur «Cantin virgule sans espace Darquise» dans le champ «Nom 1». Cliquer le bouton. L écran suivant apparaîtra : Onglet «Données identification» Sous l onglet «Données identification» on constate que ce fournisseur ou bénéficiaire est considéré comme «employé». Si on souhaite saisir un formulaire pour cette personne, l IDUL de celle-ci doit apparaître dans notre liste mandataire. Se référer à la personne responsable de la gestion des mandataires de l unité. Elle pourra faire ajouter l IDUL de cet employé dans la liste mandataire. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 10

Onglet «Adresses» Sous cet onglet, on vérifiera la ou les adresses du bénéficiaire. Utiliser le lien «Afficher tout» pour l affichage de toutes les adresses du bénéficiaire. Bénéficiaire considéré «étudiant» ou «Tiers» Indiquer le numéro du fournisseur ou du dossier administratif, s il est disponible, dans le champ «Fournisseur». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 11

Ou indiquer le nom du fournisseur «Carrier virgule sans espace Étienne» dans le champ «Nom 1». Cliquer le bouton. L écran qui s affiche indique que ce bénéficiaire est considéré comme «étudiant». Cliquer sur l onglet «Adresses» pour consulter la ou les adresses du bénéficiaire. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 12

Modes de paiement Une adresse (ou des adresses) postales, ainsi qu un emplacement auquel on a associé un mode de paiement sont définis pour tous les bénéficiaires. En saisissant un numéro de bénéficiaire, on affiche automatiquement un emplacement par défaut (lié à une adresse de versement et à un mode de paiement). La plupart des bénéficiaires n ont qu un seul emplacement et un seul mode de paiement. Il faut toutefois vérifier la disponibilité de plusieurs options. Lors de la sélection du bénéficiaire, un mode de paiement s affiche. Les modes de paiements possibles sont : Chèque (Ch. syst.), Dépôt direct (TEF), Transfert bancaire ou traite(electr.). Le champ «Message paiement» Champ «Message paiement» Inscrire un message à imprimer concernant le paiement (soit sur le talon du chèque ou sur l avis de dépôt direct), en l indiquant dans ce champ. Un maximum de 70 caractères est permis. Selon le formulaire qui est complété, le message sera précédé d un type de message sous l un des libellés inscrits ci-dessous. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 13

Par exemple : AVC signifie Avance (AVC - Voyage prévu en avril) DPMT signifie Demande de paiement (DMPT - Contribution annuelle pour un périodique) RDEP signifie Rapport de dépense (RDEP - Voyage au Pérou) PCAI signifie Remboursement de petite caisse (PCAI - Petite caisse de novembre 2012 Le champ «Emplacement» Indique la façon dont le bénéficiaire sera payé. Cliquer la loupe à droite du champ «Emplacement» pour afficher la liste des emplacements pour ce bénéficiaire avec les modes de paiement possible. Le nombre de résultats peut varier. Quelle est la différence entre un emplacement et une adresse? Un emplacement de fournisseur n est pas une adresse physique, mais bien un ensemble de règles et d attributs permettant de faire affaire avec un fournisseur. On doit créer un nouvel emplacement dès que : il est possible pour un même fournisseur de diriger un bon de commande à des adresses différentes Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 14

ou l on désire payer à des adresses différentes. Les emplacements permettent de créer différents ensembles de règles d affaires pour un même fournisseur. Ceci inclut les termes, la devise et le mode paiement; le mode de transmission, les codes de taxe et autres. Un emplacement n'est pas une adresse, mais en contient plusieurs. Lorsque l on parle d'adresse, on parle nécessairement d'une adresse postale qui permet d'identifier un lieu de distribution et ainsi transmettre du courrier ou un objet au destinataire. On associera donc, dans un emplacement, des adresses soient de commande, de versement, de facturation, de livraison, de retour, etc. IMPORTANT En changeant d emplacement il se peut que l adresse de versement change aussi. Il est préférable de toujours s assurer d avoir la bonne adresse de versement surtout pour tout autre mode de paiement que Dépôt Direct. Comme c'est l adresse de versement par défaut qui s affiche, il est possible de modifier l adresse de versement sans toucher l emplacement et en choisir une nouvelle. Si le mode de paiement ne convient pas, il est possible, en tout temps, de faire une demande par le formulaire de création/modification de bénéficiaire, en demandant un ajout d emplacement (qui sera bientôt disponible sur le formulaire) avec le mode de paiement désiré. En attendant, mettre une note dans le courriel avec l envoi du formulaire. Certains bénéficiaires sont payables à un autre bénéficiaire, dans ce cas, lors de l enregistrement du formulaire, un message s affichera: Dans ce cas, on pourra soumettre le formulaire sans problème. Sinon, en utilisant la loupe à droite du champ «Emplacement», on pourra sélectionner l emplacement associé au mode de paiement désiré. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 15

Note importante Si la mention «Tiers» apparaît comme catégorie de fournisseurs, c est qu il s agit d une personne qui n a pas de lien avec l Université Laval. Si une recherche demeure infructueuse, que les données sont manquantes ou erronées quant aux adresses, demander la création du bénéficiaire ou la correction de celles-ci. Se référer à la section «Création d un bénéficiaire» pour connaître la procédure. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 16

LA SAISIE DU FORMULAIRE Pour accéder au formulaire «Rapport de dépenses et de frais de réception», cibler le menu suivant : Menu de gauche Gestion formulaire dépense - Page d accueil formulaire ou le lien Page d accueil formulaire dans le menu principal, situé à droite. OU cibler le lien Gestion formulaire dépense sur la page «Accueil utilisateur». L écran qui s affiche présente la liste des formulaires de dépenses qui ont été complétés et les boutons d opération qui permettent différentes actions. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 17

Pour obtenir un nouveau formulaire : Cliquer sur le bouton. Puis cliquer le lien Rapport de dépense de voyage et de réception. Si des avances ont été payées pour le bénéficiaire, soit pour soi-même ou pour une personne dont on est le mandataire, on aura le message suivant : ATTENTION, VOUS AVEZ DES AVANCES NON ASSOCIÉES. Dans ce cas, il faudra associer l avance au rapport de dépenses sur la première ligne de saisie des dépenses, dans la section «Détail formulaire». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 18

EN-TÊTE DU FORMULAIRE Identification et modification du bénéficiaire Par défaut, l utilisateur qui saisit la demande est identifié comme le bénéficiaire. Si on est mandaté pour la saisie du rapport de voyage pour une autre personne de l unité administrative, il faudra modifier le nom du bénéficiaire. À cet effet, il faut avoir en main le numéro enregistré dans la base de données correspondant au bénéficiaire. Si le numéro lié au bénéficiaire est connu, l inscrire directement dans le champ «Bénéficiaire» ; sinon, modifier le bénéficiaire selon une des façons suivantes : Cliquer sur le lien Recherche bénéficiaire. Recherche à partir du champ «Nom» Saisir le nom et prénom du bénéficiaire dans le champ «Nom» sous le format suivant : «Fournier,Andrée», sans espace entre le prénom et le nom. Ou saisir seulement «Fournier» précédé et suivi du signe %, afin que le système extraie tous les noms de bénéficiaires contenant «Fournier». Dans ce dernier cas, on obtiendra une liste plus volumineuse. Il faudra probablement modifier le champ «Max. enreg.» pour un affichage élargi et on devra utiliser les chevrons pour accéder à l information. Indiquer «Fournier,Andrée» avec ou sans %. Il est recommandé d indiquer la catégorie de bénéficiaire dans le champ «Catégorie» afin de limiter la recherche, par exemple en sélectionnant «E» pour employé. Ainsi, on obtient les bénéficiaires ayant le statut d employé seulement. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 19

Cliquer sur la loupe et sélectionner employé ou étudiant. Cliquer le bouton. Recherche à partir du champ «Code postal» Utiliser ce champ ou ajouter de l information supplémentaire dans le champ «C.postal» afin de restreindre la recherche, surtout lorsqu il s agit de recherche pour un bénéficiaire qui n a pas le statut d employé. Note : Si la recherche demeure infructueuse, soit que l on n est pas mandataire pour cette personne, soit que ce bénéficiaire est rattaché à une autre unité administrative, ou bien que le bénéficiaire n est pas créé dans la base de données. Dans ce cas, se référer à la personne responsable des accès de l unité afin de savoir si on est mandataire pour cette personne ou si on doit demander la création du bénéficiaire, dans le cas d un bénéficiaire externe. Si on est mandaté pour la personne recherchée, on obtiendra l écran suivant : Vérifier chacune des adresses : Sélectionner l adresse. Cliquer sur le lien Adresse OU Cliquer sur le bouton pour revenir à l écran précédent. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 20

Si on choisit cette option : Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton. Sélectionner l adresse désirée, soit l adresse personnelle ou l adresse interne. Attention : S assurer de sélectionner le bon bénéficiaire en prenant soin de vérifier l adresse de celui-ci. Si la mauvaise personne est sélectionnée, le paiement sera effectué à une tierce personne et il pourrait être difficile de se faire rembourser par la suite. Recherche à partir du champ «Code postal» Si on recherche un bénéficiaire avec seulement le nom «Fournier», avec ou sans le signe %, ajouter le code postal si l information est disponible, afin de limiter la recherche. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 21

Le système affichera la liste des bénéficiaires qui correspondent aux critères utilisés soit le nom et le code postal. Utiliser le lien Afficher tout pour afficher tous les résultats ; ou bien utiliser les chevrons pour faire défiler les résultats obtenus. Une fois le champ bénéficiaire saisi, il faudra prendre en considération que le mode de paiement est associé, non à une adresse, mais à un emplacement du bénéficiaire (il a fallu ajouter aussi le numéro d emplacement du fournisseur). En saisissant un numéro de bénéficiaire, on affiche automatiquement l emplacement par défaut ainsi que l adresse de versement associé à l emplacement. Lors de la sélection du bénéficiaire, le mode de paiement s affiche Les modes de paiements possibles sont: Chèque ; Dépôt direct ; Transfert bancaire ou traite. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 22

On peut faire la saisie d un message à imprimer sur les paiements (soit sur le talon du chèque ou sur l avis de dépôt direct). Il est possible d entrer un maximum de 70 caractères, qui sera transposé lors de l impression des chèques et des avis de dépôt direct. Avant, il n y avait que le type de formulaire qui s y affichait ex : Avance ou Rapport de dépense, etc. Maintenant, une une abréviation du type de rapport suivi de notre message qui s affichera. S il n y a pas de message le type sera encore affiché. Comme par exemple : AVC ceci est pour mon voyage prévu en avril où AVC signifie Avance DPMT contribution annuelle à un périodique où DPMT signifie Demande de paiement RDEP Voyage pour la recherche au Pérou où RDEP signifie Rapport de dépense PCAI Petite caisse de novembre 2012 où PCAI signifie Remboursement petite caisse En utilisant la loupe de «Emplacement» : on obtiendra la liste des emplacements de ce bénéficiaire. IMPORTANT En changeant d emplacement il se peut que l adresse de versement change aussi. Il est préférable de toujours bien s assurer d avoir la bonne adresse de versement surtout pour tout autre mode de paiement que Dépôt Direct. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 23

Comme c'est l adresse de versement par défaut qui s affiche, il est toujours possible d aller changer l adresse de versement sans toucher l emplacement et en choisir une nouvelle. Si le mode de paiement ne convient pas, il est possible de faire une demande par le formulaire de création/modification de bénéficiaire, demander un ajout d emplacement (qui sera bientôt disponible sur le formulaire) avec le mode de paiement désiré. En attendant, mettre une note dans le courriel avec l envoi du formulaire. Certains bénéficiaires sont payables à un autre bénéficiaire, dans ce cas, lors de l enregistrement du formulaire, un message sera affiché afin de prévenir: Si c est bien le cas, on peut donc soumettre le formulaire sans problème. Sinon en allant revoir la loupe d emplacement, on verra ceci : Si on souhaite que ce formulaire soit payé au 362119 plutôt qu au 1000067696, il faudra sélectionner l emplacement 000002 et tout sera payable à lui-même. S il n existe pas d autre emplacement, faire la demande dans le courriel en faisant suivre le formulaire de création/modification de bénéficiaire. Création d un bénéficiaire Pour demander la création d un bénéficiaire ou pour l ajout d une nouvelle adresse, compléter le formulaire «Création/modification d'un Fournisseur / Bénéficiaire». Le lien pour obtenir l écran se trouve à la page «Recherche bénéficiaire». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 24

Cliquer sur le lien Formulaire demande de création. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 25

On obtient la page suivante : Le Service des finances met tout en œuvre pour traiter les demandes dans un délai de trois jours ouvrables. Un courriel de confirmation sera acheminé. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 26

Sujet Pays Ville Sujet Dans ce champ, on doit inscrire une courte description de l activité. Par exemple «Congrès Oracle en Californie». Ce champ est obligatoire ; il peut contenir un maximum de 60 caractères. Pays et ville Dans les champs pays et ville, il faut inscrire le pays dans lequel s est déroulé l activité ainsi que la ville. Utiliser la loupe à droite des champs pour cibler les bonnes valeurs. Pays Ce champ est obligatoire et contient jusqu à 40 caractères. Si on doit inscrire plus d une ville et que le contenu du champ dépasse 40 caractères, inscrire l information supplémentaire dans le champ «Commentaire». Cliquer sur la loupe à droite du champ «Pays». Par exemple, ici on recherche «Etats-Unis». Dans la liste, Etats-Unis est libellé en anglais «United States». Cliquer sur le bouton pour afficher la liste puis utiliser les chevrons pour se déplacer, OU Indiquer le début du mot «United» dans le champ «Description», commence par «Uni» puis cliquer le bouton. Sélectionner «United States». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 27

Ville Cliquer sur la loupe à droite du champ «Ville» Indiquer le début de la ville recherchée, pour notre exemple Santa Barbara. Cliquer le bouton. Sélectionner la ville désirée. Note : Lorsque la ville n est pas indiquée dans la liste, l inscrire manuellement dans le champ. Entité La valeur indiquée dans le champ «Entité» est une valeur qui s inscrit par défaut. Elle est liée à l IDUL. On peut modifier cette valeur en inscrivant la valeur manuellement ou en utilisant la loupe de la façon suivante : Cliquer sur la loupe à droite du champ. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 28

Ensuite, cliquer sur le bouton. Sélectionner l entité AU pour autre organisme. Par exemple club du Rouge et Or ou UL pour Université Laval. Attention : L entité doit être modifiée avant de faire le premier enregistrement, afin de générer certaines valeurs qui lui sont liées. Service La valeur indiquée dans le champ «Service» est une valeur qui s inscrit par défaut. Elle est liée à l IDUL. Pour consultation ultérieure, ce champ peut être modifié si l imputation comptable s effectue dans une unité différente de celle indiquée par défaut. Se référer à la section «Consultation du formulaire» pour l information relative à l écran de consultation. Projet Ce champ n est pas obligatoire. Il pourrait par contre être avantageux de le compléter, s il faut imputer la dépense sur un budget de projet. Ainsi, lors de la consultation du formulaire à partir de l écran de consultation, il serait possible d effectuer une recherche des formulaires pour un projet donné. Se référer à la section «Consultation du formulaire» pour l information relative à l écran de consultation. Dates et heures Inscrire les dates et les heures de départ et de retour du voyage. Elles sont obligatoires pour le calcul des per diem et pour déterminer la date de production du Rapport de dépenses de voyage. Dans le cas d une réclamation pour des frais de réception, indiquer les dates de la réception et les heures approximatives. Paiement en devise étrangère Si le remboursement du rapport de dépenses de voyage doit être fait dans une devise autre que canadienne, modifier le champ «Devise paiement». Cliquer sur la loupe du champ «Devise paiement», puis sur le bouton. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 29

Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton. Utiliser les chevrons pour visualiser tous les éléments de la liste. Sélectionner la devise. La devise sélectionnée s inscrira dans le champ «Devise paiement». Le bénéficiaire recevra son remboursement dans la devise sélectionnée. Attention : Même si une demande est faite dans une autre devise que CAD, le montant indiqué dans le livre budget de dépense apparaîtra en devise canadienne. Par exemple, dans le cas d un remboursement à un bénéficiaire en EUR pour des dépenses effectuées en devise EUR; afin que le bénéficiaire soit payé en EUR, le champ «devise paiement» est modifié. Puis, sur la ligne de description, le montant de la facture est indiqué et la devise est modifiée pour EUR. On ne doit pas à changer le taux parce que le paiement est demandé dans la même devise que la dépense. Le montant qui apparaîtra sur le formulaire sera le montant de la facture. C est seulement lorsque le formulaire sera approuvé par le Service des finances et transformé en pièce justificative que le montant en dollars canadiens apparaîtra dans les livres budget. De plus, lors du paiement par la banque il y aura ajustement suite à l application du taux de change. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 30

Association d une avance de voyage avec un rapport de dépenses de voyage L avance de voyage doit être associée avec le rapport de dépenses de voyage qui devra être transmis au Service des finances au plus tard 30 jours après la date de retour. L association entre les deux formulaires doit obligatoirement se faire sur la première ligne du formulaire afin d éviter des rejets par le système et ainsi retarder l émission du chèque. Donc, la première action à poser, est l association de l avance de voyage et du rapport de voyage. Pour ce faire : Aller à la partie «Détail formulaire». Vis-à-vis du champ «Nature», cliquer sur la loupe. Sélectionner le terme «(AVANCE)». Puis préciser le code de la dépense. Vis-à-vis du champ «Dépense», cliquer sur la loupe pour afficher la liste des avances non associées. Il suffit par la suite de sélectionner l avance qui avait été consentie pour l activité pour laquelle on complète le rapport de dépenses de voyage. Sélectionner le numéro de l avance correspondant, dans ce cas-ci «Avance no 01688679». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 31

On verra apparaître automatiquement une ligne en crédit qui correspond au montant de la demande d avance préalablement consentie. Attention : Si l avance ne s affiche pas, c est probablement que le mauvais numéro de bénéficiaire a été sélectionné. Annuler l association d une avance Si on sélectionne par erreur une autre avance, il faudra supprimer cette ligne, mais auparavant il faudra ajouter une deuxième ligne en cliquant sur le bouton ajouter. Ensuite, supprimer la première ligne en utilisant le bouton Afficher à nouveau la liste en cliquant sur la loupe à droite du champ «Nature» puis sélectionner le bon numéro d avance. Attention : Si le formulaire a été enregistré après avoir sélectionné l avance, il ne faut en aucun cas le supprimer, car on ne pourra plus récupérer l avance. Commentaire Le champ «Commentaire» est utilisé pour transmettre une directive relative au paiement, par exemple, s il s agit d un paiement par traite bancaire ou encore pour inscrire le nom des villes visitées lors du déplacement. Ce champ peut être utilisé également pour toute autre information jugée pertinente. Développer la section «Commentaire» en cliquant sur l icône. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 32

Combinaison comptable La combinaison comptable appropriée doit être saisie dans les champs prévus à cette fin. Les éléments de la combinaison comptable ne sont pas connus, s adresser à la personne responsable des budgets de l unité administrative pour les obtenir. Il est à noter que la combinaison comptable saisie est appliquée à toutes les lignes saisies par la suite. De plus, on n a pas à saisir l élément «compte», car cette valeur est associée à la nature de la dépense sélectionnée sur la ligne de «Détail formulaire». Utiliser le bouton si toutefois il s avérait nécessaire de remplacer des valeurs dans la combinaison comptable pour toutes les lignes du formulaire. En cliquant sur ce bouton, on obtiendra le message suivant : Confirmer l action en cliquant sur l un des boutons pour poursuivre. DÉTAIL FORMULAIRE Dans la section «Détail formulaire», saisir chacune des dépenses effectuées dans le cadre de l activité. Ne pas oublier pas d associer l avance consentie sur la première ligne du rapport. Ensuite, ajouter une ligne de saisie : Cliquer le bouton. Pour voir toutes les lignes, sélectionner «afficher tout». Pour supprimer une ligne de saisie, cliquer le bouton. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 33

Date Dans le champ «Date» du tableau «Détail formulaire», indiquer la date où la dépense a été effectuée. À l aide de la loupe, spécifier la nature de la dépense, ici, on sélectionne «Transport». Nature et Dépense A l aide de la loupe, spécifier la nature de la dépense. Pour cet exemple, on sélectionnera la nature «Transport». Pour indiquer la nature de la dépense, cliquer sur la loupe à droite du champ «Nature». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 34

Pour cet exemple, sélectionner «Transport». Préciser le code de la dépense. Cliquer sur la loupe à droite du champ «dépense». Sélectionner «Avion». Attention : Si on sélectionne les codes «frais divers» pour d autres types de dépenses et par la suite «autres» pour autres frais, on devra spécifier le numéro de compte dans le champ «Compte» de la combinaison comptable (sous l icône de distribution), puisqu il n y a aucune valeur associée à ces deux codes. Il est important de choisir le compte qui respecte la nature de la dépense. Se référer au site Internet du Service des finances, section «Boîte à outils» sous la rubrique «Codification comptable» pour obtenir la liste descriptive des comptes. Montant Indiquer le montant dans le champ «Montant». Attention : Si le code de dépenses est modifié après avoir inscrit un montant, le champ «Montant» indiquera 0. Il faudra donc inscrire à nouveau le montant. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 35

Note : Il est possible de regrouper par «Nature» les dépenses, si celles-ci ont été effectuées dans le même lieu. Par exemple, regrouper les frais pour l utilisation de taxi ou encore pour les frais d hébergement. Préciser l information dans le champ «Note». Paiement en devise étrangère Si la facture est en devise étrangère, modifier le champ «Devise» en utilisant la loupe, puis le bouton. Sélectionner la devise appropriée. Indiquer le taux qui apparaît sur le relevé de la carte de crédit, ou bien, à l aide du calculateur de taux de change, vérifier le taux à appliquer sur cette dépense. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 36

Utilisation du calculateur de taux de change Une dépense payée en devise étrangère doit être convertie en devise canadienne pour permettre le paiement en dollars canadiens. Utiliser le taux de change indiqué sur le relevé de la carte de crédit. Si l on ne possède pas de relevé de carte de crédit, utiliser le «Calculateur de taux de change» en cliquant le lien Calculateur de taux de change. Le lien se dirigera sur le site «Oanda.com». Utiliser le «Currency Converter» pour obtenir le taux de change à appliquer. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 37

Ici, on recherche le taux pour une dépense faite en France. Attention : Lorsqu une demande est faite dans une autre devise que CAD, le montant indiqué dans le livre budget de dépense apparaîtra en devise canadienne. Compensation GES (Gaz à effet de serre) La compensation volontaire À l intérieur de son plan de diminution des émissions GES, l Université a mis en place un programme de compensation volontaire destiné aux membres de la communauté universitaire, afin de leur offrir la possibilité de compenser certaines activités générant des GES : les déplacements professionnels ; les déplacements d étude ou de stages à l international ; les événements écoresponsables ; le transport vers le campus. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 38

Le programme consiste à ce qu une personne verse une contribution monétaire pour les GES émis dans le cadre de l une des activités ciblées afin que l Université compense les émissions à l aide de différents outils. Compensation pour le volet déplacements professionnels Les employés de l Université doivent se déplacer, dans le cadre de leurs fonctions, afin de participer à des rencontres de travail, des conférences, des colloques ou autres activités similaires. Ces déplacements sont réalisés de façon locale, nationale et internationale (déplacements terrestres et aériens). Le programme offre, sur une base volontaire, la possibilité aux employés qui le souhaitent de compenser leurs émissions GES associées à cette activité. Cette action peut être réalisée lors d une demande de remboursement par le biais d un rapport de dépenses de voyage. Information utile pour compenser par le biais d un rapport de dépenses de voyage : Le montant compensé sera déduit des dépenses à rembourser. Le code de nature et de dépense est GES. Le montant est déterminé en fonction des grilles de calcul suivantes : o Émissions du volet aérien ; o Émissions du volet terrestre. Le champ QTÉ est, par défaut, égal à -1 (contribution et non remboursement). Le code de lieu est, par défaut, «ext. Can». La codification comptable pour l imputation du revenu se met par défaut (R96100-1-16102-52-X00-SC511407). Actions à faire dans le formulaire de rapport de dépense : Lors d une saisie d une ligne de nature «Transport» dans le formulaire, lorsque la personne «enregistre» son formulaire, un message apparaitra l invitant à faire une contribution volontaire. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 39

En cliquant sur OK, on pourra aller consulter le lien «Compensation GES» pour avoir plus d information, on pourra aussi décider de ne pas contribuer. Le lien «Compensation GES» amènera l utilisateur sur le site web du Service des finances. Des documents explicatifs aident à mieux comprendre la portée de cette compensation volontaire. Qu arrive-t-il si on décide de ne pas contribuer au programme GES? Si après la lecture des documents explicatifs, on décide de ne pas contribuer, on peut continuer la saisie du formulaire et le soumettre. Même si on rajoute une ligne de transport dans le formulaire et qu on l enregistre à nouveau, le message «Compensation gaz à effet de serre (22200,130)» n apparaît qu une seule fois. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 40

Qu arrive-t-il si on décide de contribuer au programme GES? Si on décide de faire une contribution volontaire, on devra ajouter une ligne de nature «GES» avec code de dépense «GES». En inscrivant le montant de la contribution, automatiquement le montant de la ligne devient négatif et le solde à rembourser en devient diminué. Le lieu se grise et devient «Ext. Can» la combinaison comptable créditant la somme s inscrit aussi automatiquement et n est pas modifiable. Le total à rembourser est alors diminué lors de l enregistrement. Une fois la saisie du formulaire complétée, l enregistrer et le soumettre. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 41

Lors d une saisie du formulaire, si le transport et une compensation GES sont indiqués, avant l enregistrement de celui-ci, le message incitatif à faire une contribution n apparaîtra pas. Si une compensation GES est saisie sans utiliser la nature«transport», le message n apparaîtra pas. Lieu Pour chacune des lignes de dépenses listées sur le formulaire, sélectionner le lieu où la dépense a été effectuée ; soit une dépense effectuée au Canada, à l extérieur du Canada ou encore au Québec. Attention : Une attention particulière doit être apportée lorsqu il s agit de l achat d un billet d avion afin de faciliter le calcul des ristournes institutionnelles. À cet effet, il est demandé de respecter la consigne suivante, pour les billets achetés au Québec : Sélectionner le lieu de destination dans la liste déroutante vis-à-vis du champ «Lieu» : pour les destinations partout au Canada, sélectionner «Québec» ; pour les destinations aux États-Unis, sélectionner «Canada» ; pour les autres destinations, sélectionner «Extérieur Canada». Ext. Can. Québec Pour cet exemple, il faut sélectionner Canada, puisqu il s agit d un billet d avion dont la destination est aux États-Unis. Note Dans le champ «Note» préciser la nature de la dépense ou inscrire toute information jugée nécessaire. Dans le cadre d une dépense effectuée pour une activité de recherche, compléter l information en utilisant le «Rapport de mission» que l on retrouve sous le lien Rapport de mission ou sous l onglet «Rapport de mission». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 42

Rapport de mission L onglet «Rapport de mission» doit être complété pour fournir des informations sur les activités ayant pris place durant la mission de recherche. Par exemple, on utilisera cet onglet pour indiquer les endroits visités, la date, la durée, l objet de la visite, les personnes rencontrées ou toute autre information utile. Pour les fonds fédéraux et les projets de recherche Les informations suivantes doivent être fournies dans l onglet : Objectif du voyage Dates et destinations (personnes ou lieux visités) Appartenance au groupe de recherche du titulaire du projet (si le bénéficiaire n est pas le titulaire du projet) Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 43

Documentation d appui officielle (prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers) Détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses liées aux visites Précisions sur tout véhicule utilisé Reçus d origine tels que factures d hôtels, contrats de location de véhicules, etc. Reçus d origine des billets d avion et des cartes d embarquement ou toute autre pièce justificative attestant les frais de déplacement pour lesquels est demandé le remboursement NOTE : Les bordereaux de cartes de crédit ou de débit ne sont pas des pièces justificatives valides Guide d administration financière des trois organismes subventionnaires Répartition d une dépense sur plus d un budget L icône distribution mène à l onglet «Combinaison comptable». Cet onglet est utilisé lorsque l on veut répartir une dépense sur plus d un budget ou pour la modification de la combinaison comptable. C est à cet endroit aussi qu on verra l élément «Compte» de la combinaison comptable associé à la nature de la dépense. Pour ventiler l avance sur deux combinaisons comptables différentes : Cliquer l icône à droite du champ «Note». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 44

Ajouter une ligne à l aide du bouton. Cliquer sur pour visualiser toutes les lignes. Inscrire la deuxième combinaison comptable. Modifier les montants correspondants à chacune des combinaisons. Cliquer sur. Revenir à l écran précédent en cliquant sur le lien. Pour supprimer une ligne, utiliser le bouton. Pour visualiser un ajout de ligne : Sélectionner «afficher tout». Une fois le lien sélectionné, la mention «Afficher 1» apparaîtra. Cliquer sur le lien Retour au formulaire pour poursuivre la saisie des autres dépenses. Si le rapport comporte plusieurs dépenses, ajouter d autres lignes et compléter les champs «Nature, Dépense, Montant, Quantité ainsi que Devise et Taux, s il y a lieu» pour chaque ligne de dépense de la même façon que celle décrite précédemment. ENREGISTREMENT, SOUMISSION, SUPPRESSION ET CORRECTION DU FORMULAIRE Enregistrement d un formulaire Terminer la saisie du formulaire en cliquant sur le bouton. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 45

Le système allouera un numéro au rapport de dépenses de voyage et le statut du formulaire passera de «Initial» à «Enregistré». Si on doit annuler la demande à cette étape, cliquer sur l icône passera à «Annulé».. Le statut de la demande Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 46

Attention : Lors de l enregistrement, il se peut que le message suivant apparaisse : De plus, la mention «À corriger» apparaîtra à droite du champ «Note». Pour apporter le correctif ; Cliquer sur l icône de distribution et corriger le ou les éléments de la combinaison comptable en erreur. Dans cet exemple, c est le champ «programme» qui doit être corrigé. Modifier la valeur du champ «programme» ; remplacer le programme 10 par le programme 41. Enregistrer la modification. Si la correction apportée est valide, la mention «à corriger» disparaîtra. Suppression d un formulaire avec une avance associée Si on tente de supprimer un rapport de dépense de voyage sur lequel une avance a été associée, voici le message qui s affichera : Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 47

Il faudra supprimer la ligne sur laquelle l avance a été associée avant de procéder à l annulation du formulaire. S assurer toutefois qu une ligne a été ajoutée en-dessous de celle de l avance afin de ne pas perdre l avance définitivement. Soumission d un formulaire Soumettre le formulaire au Service des finances en cliquant l icône soumettre. On obtiendra le message suivant : Cliquer sur le bouton. Par la suite, la demande doit être : Imprimée. Vérifiée par le vérificateur. Approuvée par la personne autorisée, soit l approbateur dans l unité administrative. Acheminée au Service des finances avec les pièces justificatives. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 48

Correction d un formulaire S il advenait que des erreurs soient détectées après que le formulaire ait été soumis, modifier le statut de la demande afin de pouvoir la récupérer et la corriger. Procéder de la façon suivante : À la page «Gestion des formulaires de dépense» ; o Cliquer sur le lien désiré, soit le numéro du formulaire au statut «Soumis» sur lequel on doit apporter un correctif. On obtiendra le message suivant : Cliquer sur le bouton. L écran de consultation pour le formulaire demandé s affichera : Cliquer sur le lien Demande de correction, le statut de la demande passe de «Soumis» à «À corriger». Apporter les corrections nécessaires. Enregistrer les modifications. Soumettre à nouveau la demande. Cliquer sur le lien Retour gestion formulaire pour retourner à l écran «Gestion des formulaires de dépenses». Note : Il est possible pour une personne qui vérifie un formulaire, à titre de mandataire de l utilisateur qui a saisi la demande, de demander la correction d un formulaire saisi par un autre utilisateur, de récupérer un formulaire au statut «À corriger», de le corriger et de le soumettre à nouveau. Par contre, pour un formulaire adressé à un bénéficiaire externe, seule la personne qui a saisi le formulaire pourra le corriger et le soumettre. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 49

Approbation au Service des finances Le Service des finances procédera à la vérification et à l approbation de tous les formulaires. Lors de l approbation d un formulaire de dépenses par le Service des finances, si l approbateur apporte une correction significative, un courriel sera envoyé à la personne ayant saisi le formulaire avec l explication de la correction apportée. Si toutefois des pièces étaient manquantes et des ajustements supplémentaires devaient être apportés aux documents, on sera avisé par courriel avec les instructions de l approbateur. Ces informations sont inscrites à l intérieur du formulaire sous le lien «Message approbateur». Le statut du formulaire sera mis à «À corriger». Il faudra alors : Récupérer la demande dans la page «Gestion des formulaires de dépenses». Modifier le formulaire. Enregistrer les modifications. Soumettre à nouveau le formulaire. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 50

L IMPRESSION DU FORMULAIRE Impression d un formulaire à partir de la page de saisie Lorsque le formulaire est soumis, il est possible de lancer l impression à partir de la page de saisie Cliquer le bouton qui apparaît à l en-tête du formulaire. Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre, pour informer que le traitement est lancé. Une fois le traitement terminé, le document s affiche en format PDF. Il suffit d utiliser l icône de l imprimante pour obtenir une copie papier. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 51

Note : Les champs «Pays» et «Ville» saisis sur le formulaire, n apparaissent pas lorsque l on obtient le rapport de dépenses. Impression d un formulaire à partir de la liste des formulaires courants Il est possible d imprimer le formulaire à partir de la liste des formulaires courant. Sélectionner vis-à-vis le formulaire à imprimer. Cliquer sur le bouton. Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre, pour informer que le traitement est lancé. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 52

Lorsque le traitement est «Réussi», le document s affiche en format PDF. Il suffit de cliquer sur l icône de l imprimante pour imprimer le document. Si le document ne s affiche pas, vérifier les éléments suivants ou demander l aide du responsable réseau. Désactiver le «Bloqueur de fenêtres intempestives». Autoriser l adresse http://www.sf.ulaval.ca/comme site de confiance. Mettre à jour la version d Acrobat Reader. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception doit être signé par le bénéficiaire, le vérificateur et l approbateur, puis acheminé au Service des finances avec toutes les pièces justificatives originales. Note : Les formulaires au statut autre que «soumis» seront imprimés avec la mention «NON-OFFICIEL». Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 53

Utilisation du lien Moniteur de traitement Ce lien est utilisé pour imprimer à nouveau un formulaire déjà traité par le système. Il peut également être utilisé s il advenait qu on n obtienne aucun résultat suite à la demande d impression. En effet, dû à un problème quelconque, le traitement d impression a réussi, mais qu on n obtienne pas le document en format PDF. Dans ce cas, utiliser le lien Moniteur de traitements pour en faire la vérification de la façon suivante : Cliquer sur le lien Moniteur traitements. Afficher les documents imprimés depuis les 10 derniers jours en modifiant le chiffre du champ «Depuis», en inscrivant par exemple 10 jours, cliquer le bouton. Cibler le formulaire désiré, par exemple le formulaire imprimé le 31 octobre en après-midi. Cliquer sur le lien Détails. Le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception page 54