Trois (3) semaines avant la date limite des mises en nomination, la personne-ressource de chaque collège responsable des nominations recevra un courriel l invitant à accéder à un dossier privé réservé à son collège, sur le site FTP de Collèges Ontario. Cette dernière sera appelée à télécharger vers l amont tous les formulaires de nomination, les photos des candidates et candidats et les formulaires de consentement dans le dossier. Le site FTP est un lieu sécurisé où il est possible de télécharger vers l amont des fichiers volumineux. Veuillez s.v.p. noter ce qui suit : nous accepterons les formulaires de nomination, les photos des candidates et candidats et les formulaires de consentement uniquement par l entremise ce site FTP. Nous ne les accepterons pas par courrier électronique. Veuillez s.v.p. suivre les instructions ci-dessous pour télécharger vers l amont vos documents de nomination. Vous pouvez essayer d abord de télécharger un document vers le site FTP avant la date limite de soumission des nominations, histoire de vous assurer d être à l aise avec la procédure. Si vous avez des questions au sujet du téléchargement de fichiers vers le site FTP, n hésitez surtout pas à communiquer avec Yvonne Leoveras, au numéro 647-258-7680, ou à l adresse leoveras@collegesontario.org. Étape 1 : Vous recevrez un courriel semblable à celui de l exemple ci-dessous, lequel vous accordera l accès au dossier réservé à votre collège. Cliquez sur le lien «Cliquez ici pour activer votre compte et afficher le dossier». Nota : si vous avez préalablement accédé au site FTP de Collèges Ontario (p. ex., dans le cadre du processus de nomination de 2013), le nom d utilisateur (adresse électronique) et le mot de passe que vous aviez alors choisis demeureront inchangés; passez à l étape 2. Si vous avez oublié ces renseignements et que vous êtes incapable de réinitialiser votre mot de passe en suivant les messages du site FTP, veuillez s.v.p. envoyer un courriel à l adresse ; vos coordonnées seront alors supprimées, puis rajoutées au système afin de vous permettre d en créer un nouveau.
Étape 2 : Après avoir cliqué sur le lien, l on vous demandera de créer votre propre mot de passe, que vous utiliserez par la suite pour établir la connexion au dossier. Cliquez sur «Enregistrer» pour continuer. Nota : si vous quittez cette page sans avoir créé préalablement un mot de passe, l on vous enverra un code par courriel, lequel vous permettra de retourner au dossier, et ce, par l entremise du lien en bleu (voir ci-dessus) dans l invitation originale reçue par courriel. L on vous demandera ensuite de créer votre mot de passe. Étape 3 : Avant de télécharger les fichiers vers le serveur, veuillez créer des sous-dossiers pour chacune des personnes mises en nomination, afin de bien organiser vos documents. Cliquez sur «Create Folder».
Étape 4 : Attribuez un nom au dossier correspondant à chaque candidate ou candidat, en utilisant la convention suivante : Nom du collège Catégorie Prénom et nom de famille de la candidate ou du candidat (p. ex., Collège ABC Affaires Keiko Kataoka). Cliquez sur «Create Folder» pour continuer.
Étape 5 : Une fois créé un sous-dossier, son nom s affichera à l écran (voir la flèche bleu ci-dessous). Cela indique que vous vous trouvez dans ce dossier précis et que vous pouvez alors y télécharger des fichiers en cliquant sur «Upload Files». Utilisez la flèche Haut pour retourner au dossier principal correspondant à votre collège, afin de créer le sousdossier d une autre personne candidate. Étape 6 : Après avoir sélectionné l option «Upload Files», vous pouvez soit cliquer sur «Choose Files» pour sélectionner des fichiers individuels à partir des dossiers de votre ordinateur ou glisser-déposer dans la boîte, à l écran, les fichiers que vous souhaitez télécharger. Une fois terminé, cliquez sur «Upload Files».
Étape 7 : Une fois les fichiers téléchargés vers le serveur, ils s afficheront dans le dossier, tel qu illustré ci-dessous. S il vous faut apporter des modifications à un fichier, sélectionnez-le en cochant la case située à gauche du nom de ce dernier, puis choisissez l option voulue dans le menu déroulant «More Actions». Étape 8 : Une fois terminé le téléchargement des fichiers vers le serveur, cliquez sur «Log Out», dans la partie supérieure droite de l écran. Pour établir une nouvelle connexion dans votre dossier, rendez-vous à l adresse https://collegesontario.sharefile.com/, et saisissez-y votre adresse électronique et le mot de passe préalablement créé. Renseignements additionnels : Vous devez recevoir un courriel vous invitant à utiliser votre dossier dans le site FTP avant de pouvoir vous y connecter et y télécharger des fichiers. Chaque collège n a accès qu à son propre dossier et ne peut consulter les nominations des autres collèges. Collèges Ontario a configuré les dossiers de façon à ce que, dès qu un fichier y est téléchargé, Yvonne Leoveras en sera avisée. Veuillez vous attendre à recevoir un courriel de cofirmation de la part d Yvonne Leoveras, afin de vérifier si les nominations de votre collège ont bel et bien été soumises. Plus d une personne d un collège donné peut accéder au dossier de ce dernier. Veuillez s.v.p. envoyer un courriel à Yvonne Leoveras, à l adresse leoveras@collegesontario.org, si vous souhaitez que des utilisateurs additionnels de votre collège y aient accès.