TRAITEMENT DES HONORAIRES

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1 TRAITEMENT DES HONORAIRES Suite à la directive émise par le Service des finances le 4 juin 2009, publiée dans son Bulletin Infofinances no.17, le Service des finances a apporté des modifications à ses catégories de produits pour mieux répondre à des besoins spécifiques de gestion et aux obligations de l Université Laval, principalement lorsqu il faut traiter des honoraires pour des firmes étrangères ou des travailleurs nonrésidents du Canada. Partie 1 : Traitement des honoraires pour des firmes et des travailleurs canadiens De façon générale, les honoraires se traitent d une façon équivalente au traitement des acquisitions de biens. Dix nouvelles catégories s adressent principalement aux firmes ou aux travailleurs individuels canadiens pour des services rendus sur le territoire canadien. Pour les fournisseurs canadiens, il n y a pas de retenue d impôt à prévoir et le Service des finances appliquera le taux de taxation approprié selon le lieu où les services sont rendus. Les nouvelles catégories ont été créées pour mieux discriminer les différentes natures de service. Lorsqu aucune catégorie ne correspond à la nature d un service rendu, vous devez utiliser la catégorie générale HOPRO à moins que le fournisseur soit une firme étrangère ou un travailleur non-résident, auquel cas, vous devez le traiter selon les procédures de la seconde partie de ce mémo. Tableau des nouvelles catégories pour les honoraires des firmes et des travailleurs canadiens Description longue Code Remarques Honoraires professionnels (EXISTANT) Sous-traitance d activités de recherche et développement Honoraires artiste HOPRO HOREC HOART Honoraires professionnels pour des services rendus au Canada (incluant le Québec). À utiliser uniquement si une définition ci-dessous ne correspond pas aux services rendus. En conformité avec les modalités de gestion des frais indirects de la recherche (classe R98, compte , doivent exister). Honoraires pour soins de santé HOSAN À utiliser uniquement si des services sont non taxables Services de consultants informatiques et télécommunications HOINF

2 Services juridiques HOJUR Réservé au Bureau du secrétaire général Services de sécurité Honoraires pour des formateurs Services de traduction Services d édition, de révision et publication Services de consultation en gestion administrative ou financière SECUR HOFOR HOTRA HOEDT HOADM Cas particulier : Traitement des honoraires d un travailleur autonome (entreprise individuelle) Le traitement des honoraires d un travailleur autonome est généralement effectué par demande d achat lorsque ce dernier est enregistré à la taxe fédérale et à la taxe provinciale (No TPS et de TVQ). Dans le cas contraire, c est-à-dire que le travailleur autonome n est pas enregistré aux taxes, c est la demande de rémunération qui doit être utilisée à moins que le travailleur autonome réponde aux critères d entreprise individuelle de la Loi sur les contrats des organismes publics et que l Université Laval transige avec ce dernier pour plus de $. Le cas échéant, veuillez communiquer préalablement avec l acheteur du Service des finances en charge des honoraires professionnels. ( Partie 2 : Traitement des honoraires des firmes étrangères ou des travailleurs non-résidents Lors du traitement éventuel des honoraires versés à un travailleur non-résident ou à une firme étrangère, le demandeur doit, en premier lieu, se questionner sur l endroit où les services seront rendus. En conformité avec la Loi de l impôt sur le revenu (fédéral) et la Loi sur les impôts du Québec (provincial), et en fonction du lieu où est exécutée la prestation de services, l Université Laval doit retenir un pourcentage des honoraires à titre de prélèvement à la source pour l impôt provincial et l impôt fédéral. Trois situations se présentent généralement pour les honoraires d une firme étrangère ou pour un travailleur non-résident : Cas 1) Services rendus hors du territoire canadien Cas 2) Services rendus sur le territoire de la province du Québec

3 Cas 3) Services rendus sur le territoire canadien mais hors du Québec Cas 1) Firme étrangère ou travailleur non-résident : services rendus hors du territoire canadien Ces honoraires doivent être identifiés sur une ligne indépendante de la demande d achat en utilisant la catégorie HOTNR. Ces honoraires ne sont habituellement pas sujets à imposition (1) et à la taxation. Si des frais de déplacement sont prévus au contrat, ces derniers doivent être indiqués sur une ligne indépendante des honoraires en utilisant la catégorie HOTNR. Le Service des finances se chargera du traitement approprié pour ce type de dépenses, notamment appliquer les taux de taxation s il y a lieu. Pour les honoraires d une firme étrangère ou pour un travailleur non-résident, la catégorie HOTNR doit être utilisée en priorité à toute autre catégorie, à l exception des catégories HNRQC et HNRCD, lorsque ces dernières sont applicables (voir cas 2 et 3). (1) Le travail par téléconférence ou par téléphone, si ce dernier constitue la majeure partie des tâches effectuées, peut être considéré comme des services rendus au Canada ou au Québec. CAS 2) Firme étrangère ou travailleur non-résident canadien : services rendus au Québec Lorsque les services sont rendus au Québec, l Université Laval doit retenir à la source des sommes de 9% et 15 % du montant facturé pour l impôt provincial et l impôt fédéral respectivement. De plus, ces services sont sujets à l autocotisation des taxes provinciale et fédérale. Afin de concrétiser ces obligations de l Université Laval, le demandeur doit saisir les informations dans une demande d achat, selon la directive suivante : En utilisant la catégorie HNRQC, le demandeur indiquera le montant total des honoraires à verser au fournisseur avant les retenues d impôt de 9% et 15%. Les retenues de 9% et 15% seront effectuées par le Service des finances au moment de la saisie de la pièce justificative. Le Service des finances verra à faire les remises aux gouvernements et à compléter les relevés d impôt appropriés. À cette fin, s il-vous-plaît, fournir, dans le commentaire d en-tête de la demande d achat, l adresse du fournisseur où doivent être expédiés les relevés d impôt, si cette dernière est différente de l adresse de versement pour les paiements. Si des frais de déplacement sont prévus au contrat, ces derniers doivent être indiqués sur une ligne indépendante des honoraires en utilisant la même catégorie que celle où les services sont rendus. Le Service des finances se chargera du traitement approprié pour ces dépenses. La catégorie HNRQC est prioritaire à toute autre catégorie spécifique pour des honoraires. La catégorie HNRQC doit être utilisée uniquement lorsque les services sont rendus sur le territoire canadien et québécois pour 5 jours de travail ou moins. (Note : Pour plus de 5 jours, voir les règles d immigration sur le site du Service des ressources humaines.)

4 CAS 3) Firme étrangère ou travailleur non-résident canadien : services rendus sur le territoire canadien mais hors du Québec Pour des services rendus sur le territoire canadien mais hors de la province du Québec, l Université Laval doit retenir à la source uniquement 15 % du montant facturé pour l impôt fédéral. De plus, ces services sont sujets à l autocotisation de la taxe fédérale. Afin de concrétiser ces obligations de l Université Laval, le demandeur doit saisir les informations dans une demande d achat, selon la directive suivante : En utilisant la catégorie de produit HNRCD, le demandeur indiquera le montant total des honoraires à verser au fournisseur avant la retenue fédérale de 15%. La retenue de 15% sera effectuée par le Service des finances au moment de la saisie de la pièce justificative. Le Service des finances verra à faire la remise au Gouvernement du Canada et à compléter le relevé d impôt. À cette fin, s il-vous-plaît, fournir, dans le commentaire d en-tête de la demande d achat, l adresse du fournisseur où doit être expédié le relevé d impôt, si cette dernière est différente de l adresse de versement pour les paiements. Si des frais de déplacement sont prévus au contrat, ces derniers doivent être indiqués sur une ligne indépendante des honoraires en utilisant la même catégorie que celle où les services sont rendus. Le Service des finances se chargera du traitement approprié pour ces dépenses. La catégorie HNRCD est prioritaire à toute autre catégorie spécifique pour des honoraires. La catégorie HNRCD doit être utilisée uniquement lorsque les services sont rendus sur le territoire canadien pour 5 jours de travail ou moins. (Note : Pour plus de 5 jours, voir les règles d immigration sur le site du Service des ressources humaines.) Tableau des nouvelles catégories pour les honoraires des firmes étrangères et des travailleurs non-résidents Description longue Code Remarques Honoraires pour travailleur nonrésident ou pour une entreprise étrangère (services livrés hors Canada) Honoraires pour travailleur nonrésident ou pour une entreprise étrangère (services effectués au Québec) HOTNR HNRQC La prestation de services est accomplie sur un territoire hors du Canada. Cette catégorie doit être utilisée en priorité, si applicable. Honoraires d un non résident canadien ou d une entreprise étrangère mais les services sont rendus au Québec. Honoraires sujets à une retenue d impôt provincial de 9% et de 15 % pour l impôt

5 Honoraires pour travailleur nonrésident ou pour une entreprise étrangère (services effectués au Canada mais non au Québec) HNRCD fédéral. Cette catégorie doit être utilisée en priorité, si applicable. Honoraires d un non-résident canadien ou d une entreprise étrangère dont les services sont rendus au Canada, mais à l extérieur du Québec. Honoraires sujets à une retenue d impôt fédéral de 15 %. Cette catégorie doit être utilisée en priorité, si applicable. Conférencier non-résident Dans le cas de versement d honoraires à un conférencier non-résident, il est toujours possible de procéder par la demande de paiement. Les retenues d impôts applicables en fonction du lieu où les services sont rendus doivent être considérées. Pour plus d information, veuillez consulter le site du Service des finances, section Assurances, paiements, ventes et facturations, rubrique Rémunération et ressources humaines. Partie 3 : Information concernant les frais de déplacement des firmes étrangères et des travailleurs non-résidents De façon générale, l Agence du revenu du Canada et le Ministère du revenu considèrent que les frais de déplacement des firmes étrangères et des travailleurs non-résidents sont traités de la même manière que les honoraires touchés à titre de salaire. Pour déroger à cette règle pour des déplacements au Canada, incluant le Québec, le fournisseur doit présenter une facture réclamant indépendamment les frais de déplacement demandés (ligne spécifique aux frais réclamés) des honoraires touchés à titre de salaire. De plus, les factures originales de ces frais de déplacement doivent accompagner la facture du prestataire de services. Sous ces deux conditions, il est possible de ne pas appliquer les retenues à la source pour ces frais de déplacement. Si une de ces deux conditions n est pas respectée, le Service des finances se voit dans l obligation de traiter ces dépenses comme des honoraires et d effectuer les retenues à la source pour les gouvernements. Ces frais de déplacement sont alors ajoutés aux honoraires pour la catégorie appropriée en fonction du lieu où les services sont rendus.

6 Les dépenses de déplacement réclamées en fonction du kilométrage parcouru sont aussi sujettes aux retenues d impôt fédéral et d impôt provincial de 15% et 9% respectivement, en fonction du lieu de la destination finale. Toutefois, il est possible de déduire des honoraires un per-diem journalier de 45$ CAD par personne pour les repas et une allocation journalière de 25$ par personne pour l hébergement, sans avoir à présenter de pièces justificatives (factures). Ces réclamations doivent apparaître indépendamment des honoraires sur la facture du prestataire de services. Toute réclamation au-delà de ces montants respectifs doit donc être traitée comme des honoraires.