Notice importante concernant le dossier de demande de subvention Activités Economiques

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1 Notice importante concernant le dossier de demande de subvention Activités Economiques Seul un dossier complet est recevable (cf. «Liste des pièces à joindre impérativement au dossier» à la fin du dossier de demande de subvention). Les aides financières ne sont accordées que : - pour les coûts supplémentaires des projets ou études (coût éligible strictement limité aux coûts d investissement supplémentaires -notion de surcoûts- pour atteindre un niveau de protection de l environnement supérieur aux normes en vigueur et abstraction faite des économies de coûts engendrées pendant les 5 premières années de l investissement), - pour des projets n étant pas engagés (commandes non passées avant la date d accusé de réception du dossier complet), - pour des projets non soumis à des obligations réglementaires, - dans la limite du plafond d aides publiques qualifiées «de minimis» sur les trois derniers exercices comptables, 1 - après signature de la Charte Régionale d accès aux aides 2, le cas échéant, pour les exploitations agricoles. - dans le cadre d engagements du bénéficiaire conformément au dispositif Contrat d Appui et de Développement (modalités figurant dans le mode d emploi ci-après) Le bénéficiaire de l aide doit en outre mentionner le concours financier du Fonds Régional Environnement et Maîtrise de l Energie (FREME) selon les modalités prévues dans le mode d emploi (paragraphe Publicité) Si le projet est financé en crédit bail, l organisme financeur doit fournir les renseignements administratifs qui permettront d établir un support juridique quadripartite (joindre aussi le pré-contrat de crédit bail, hors subvention). La version originale signée et tamponnée du dossier est à retourner accompagnée de ses pièces jointes par courrier au : CONSEIL REGIONAL DE PICARDIE, Direction de l Environnement, 11 Mail Albert 1 er BP AMIENS CEDEX 1 Tél , ou Fax Une copie par à : L ingénieur ADEME chargé de l instruction (prénom.nom@ademe.fr) ou à défaut à ademe.picardie@ademe.fr

2 F.R.E.M.E. Fonds Régional «Environnement, Maîtrise de l Energie» Mode d'emploi La Région Picardie, l ADEME et l Europe pour les dossiers éligibles au FEDER peuvent accompagner financièrement votre projet dans les domaines suivants : bâtiment et aménagement transport et déplacements énergies renouvelables agriculture durable plans énergie - climat territoriaux écoproduction et écoconception gestion des déchets et écoconsommation sensibilisation, information, éducation et formation Ces partenaires ont mis en place pour cela des aides aux études, aux missions de conseil, à l animation, à la formation, à la communication, aux investissements, L'attribution des aides est décidée par la Commission Permanente du Conseil régional sur proposition du Comité de Programmation (CREME). Les aides apportées font l'objet d'une convention d'aide ou d'un arrêté de subvention. Le document ci-joint décrit le processus d'accès à ces aides et la façon dont un dossier doit être constitué. Nous vous demandons de bien vouloir le suivre scrupuleusement. Cela contribue à un bon traitement administratif et un suivi simple tant pour vous que pour l'instructeur de votre dossier. Tout dossier incomplet ne pourra pas être instruit. En ce qui concerne les demandes de financement au titre du FEDER (Fonds Européen de Développement Régional), un dossier administratif spécifique sera à constituer (prendre contact avec le Conseil régional Direction de l Environnement). Adresses utiles : CONSEIL REGIONAL DE PICARDIE 11, Mail Albert 1er - BP AMIENS CEDEX Tél ou Fax ADEME - Direction Régionale Picardie Immeuble APOTIKA, 67 av. d Italie AMIENS Cedex 3 Tél Fax ademe.picardie@ademe.fr 2

3 CONSTITUTION D'UN DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Un dossier comprend des informations administratives, le descriptif du projet et des informations financières. LES INFORMATIONS ADMINISTRATIVES Un acte d'engagement (cf. 1 ère page du dossier de demande de subvention). Une fiche administrative : les informations juridiques qui permettent de connaître et d'identifier votre entreprise en précisant l'identification SIRET et le code NAF. Le relevé d'identité bancaire ou postal : c'est obligatoirement un original, les photocopies ne sont pas acceptées. LE DESCRIPTIF DU PROJET Vous décrivez l'action selon les rubriques présentes dans le dossier FREME ci-après. Chaque rubrique doit être renseignée le plus précisément possible. Cette description reprend l'opportunité de l action, l'analyse des besoins, les objectifs fixés, le déroulement de l'action, les moyens mis en œuvre, les indicateurs d activité et d'impact. LES INFORMATIONS FINANCIERES Les informations financières permettent d'apprécier la capacité de l'organisme à porter le projet. Elles permettent de définir le montant des soutiens financiers que pourraient apporter la Région Picardie, l'ademe (et éventuellement l Europe). Devront obligatoirement être joints, les devis, le détail précis des postes de dépenses et de recettes, le plan de financement et l'échéancier prévisionnel de réalisation. REMARQUES ET REGLES IMPORTANTES OBLIGATIONS Tous les documents doivent comporter une signature originale d une personne habilitée à engager l entreprise. Les aides ne peuvent être accordées qu'à des organismes en règle avec les obligations fiscales et sociales et la législation en vigueur. L entreprise devra également compléter la déclaration des aides publiques reçues sur les 3 derniers exercices comptables (modèle page 16). CONTRAT D APPUI ET DE DEVELOPPEMENT La Région Picardie a adopté lors des sessions du 17 décembre 2010 et du 24 février 2012 le Contrat d Appui et de Développement et ses modalités de mise en œuvre. L objectif de ce contrat est de favoriser l émergence de projets économiques ambitieux, créateurs de valeur ajoutée, d emplois, intégrant de véritables préoccupations sociales et environnementales. L aide devra constituer un élément incitatif fort permettant leurs réalisations. La Région et l ADEME pourront ainsi apporter leur appui aux projets présentant les caractéristiques suivantes : - Caractère stratégique du projet pour le territoire, sa cohérence avec les orientations et les choix politiques du Conseil régional, - Impact économique et social du projet (création de valeur, création ou maintien durable de l emploi, conditions de travail, maintien de l activité en Région Picardie ), 3

4 - Pratiques sociales vertueuses : effort de formation des salariés, qualité du dialogue social, - Impact environnemental favorable, - Implication de l entreprise dans des projets collaboratifs développés par la Région (Pôle de compétences ou de compétitivité, Systèmes Productifs Locaux, actions collectives), - Impact de l activité de l entreprise sur le tissu économique régional, les relations avec les soustraitants Les engagements entre les entreprises, l ADEME et la Région Picardie qui feront l objet d un Contrat d Appui et de Développement seront notifiés au travers d un article spécifique dans la convention d octroi de l aide. Les engagements porteront systématiquement sur : - La consultation des instances représentatives du personnel de l entreprise sur le projet, - le maintien de l emploi - le maintien des investissements sur site durant la durée du contrat, - le respect des obligations de publicité précisées ci-dessus, notamment la nécessité d informer l ADEME et la Région Picardie de l organisation de toute manifestation publique de communication relative au projet. Et selon la nature du projet d autres problématiques peuvent être concernées : - l amélioration des conditions de travail, - la formation, -. COMMENCEMENT D'EXECUTION L'action ne peut être engagée avant la date de l accusé de réception du dossier complet émis par le Conseil Régional. Aucune commande, ni recrutement, ni autre engagement formel, relatifs à cette action, ne doit avoir lieu préalablement à la date d accusé de réception susvisé. L'accusé de réception du dossier ne préjuge pas de l'octroi d'une aide financière. L'action doit être engagée au plus vite et si possible dans un délai de 6 mois à compter de la date de notification de la convention ou de l arrêté de subvention. PLAN DE FINANCEMENT Les aides financières sont apportées sur la base d'un plan de financement précis. Ce plan de financement doit être respecté. Le montant total des aides publiques (Conseil Régional, ADEME, FEDER, Conseil Général,...) ne doit pas dépasser 70% pour les études et 40% pour les investissements. De même, une participation financière de 30% minimum de l entreprise est requise. Si le plan de financement initial venait à être modifié, l entreprise devra en informer le Conseil Régional et l ADEME. PUBLICITE Le bénéficiaire de l aide doit mentionner le concours financier du Fonds Régional Environnement et Maîtrise de l Energie (FREME) et en faire état sur l ensemble des documents établis et lors des manifestations valorisant l objet du financement. Les logotypes «Préfet de Région», «Picardie, la Région» et «ADEME» devront donc figurer sur les différents supports (rapports d étude, communiqués de presse, plaquettes, invitations, supports audiovisuels, sites internet ou autres). Le bénéficiaire s engage par ailleurs à associer les partenaires (Préfecture de Région, Région et ADEME) à l organisation de toute manifestation publique de communication. Les modalités relatives à l organisation des manifestations, y compris les inaugurations, doivent faire l objet d un accord préalable entre les partenaires financiers de l opération. L obligation de publicité doit être maintenue pendant toute la durée du financement régional. Le soutien apporté par le FREME dans le cadre de financement de postes, de projets ou d études devra être mentionné sur tous les supports de présentation de la structure bénéficiaire (brochure, site 4

5 internet ), sur tous les rapports d études ou supports de communication avec l apposition des trois logotypes des partenaires. Outre les supports de communication classiques mentionnés plus haut, toute subvention d investissement devra intégrer comme support de publicité : le panneau de chantier et la plaque pérenne. Ces deux supports devront être préalablement validés par les partenaires financiers et apposés dans les délais fixés par la convention de financement. INDICATEURS Pour chacune des actions soumises à un financement de la Région Picardie, de l'ademe et de l Europe, les indicateurs présents dans le dossier de demande de subvention devront être obligatoirement renseignés. En plus, d autres indicateurs pourront être proposés par l entreprise pour permettre une évaluation plus pertinente de l'action. Ces indicateurs seront de deux natures : o o des indicateurs d'activité et/ou de réalisation des indicateurs d'impact et de résultat VERSEMENT DE L'AIDE Le bénéficiaire de l'aide devra se conformer strictement aux dispositions précisées dans la convention ou l'arrêté de subvention. L attention du bénéficiaire est attirée sur les clauses prévues au titre du dispositif CAD. Le délai de paiement des aides est conditionné par la disponibilité des crédits de paiement. Les demandes de versement ne sont étudiées que sur production d'un dossier de demande de paiement complet à adresser dans les délais impartis par voie postale au Conseil Régional reprenant : o Deux exemplaires du rapport d'étude ou d'exécution décrivant la réalisation du programme subventionné (auquel seront joints des documents de communication éventuellement réalisés). Ce rapport reprendra avec précision les valeurs des indicateurs retenus pour l'évaluation de l'action. o Toute pièce technique complémentaire demandée dans la convention ou l arrêté (fiche de synthèse, bilan d exploitation de la première année, etc ) o Le plan de financement définitif du projet, accompagné d une copie des décisions des o cofinanceurs. Un état récapitulatif des dépenses. Cet état reprendra l'ensemble des factures classées selon les rubriques retenues dans l'annexe technique et financière de la convention d'aide. Cet état récapitulatif devra être certifié et signé par la personne habilitée à représenter l entreprise, et le cas échéant, par l expert comptable ou le commissaire aux comptes. Il sera établi conformément aux natures de dépenses prévues dans l annexe technique et financière de la convention de subvention. Les justificatifs des paiements (factures) devront être éventuellement fournis sur demande des organismes financeurs et seront classés selon l'ordre retenu dans l état récapitulatif des dépenses. La non exécution ou l exécution partielle des engagements pourra entrainer le blocage des versements de tout ou partie de la subvention accordée, son reversement partiel ou total ou même son annulation. Des contrôles technique, administratif et financier pourront être mis en œuvre par la Région Picardie et l ADEME a posteriori. En cours de réalisation de l action, toute modification devra être signalée aux organismes financeurs avant la caducité de la convention ou de l arrêté attributif de l aide. 5

6 LES CRITERES D'INSTRUCTION DES DOSSIERS Les actions financées s'inscrivent dans des programmes de développement économique, d'aménagement du territoire et de formation. Cela veut dire que les projets seront analysés en fonction de leur dimension environnementale (maîtrise de l'énergie, gestion des déchets, transports,...), technique, économique et sociale, ainsi qu en termes de développement local et territorial (emplois, activité induite, etc.). Les dossiers sont notamment examinés sur les points suivants : o Prise en compte des objectifs du contrat d appui et de développement o Performance environnementale, exemplarité, innovation et reproductibilité de l action o Contribution de l'action aux priorités stratégiques de la Région Picardie, de l'ademe et de l Europe o Moyens mobilisés pour la mise en œuvre de l'action o Capacité, motivation ou expérience de l'entreprise o Moyens d'évaluation o Analyse de la cohérence financière o Avis des différents partenaires et des services de l'etat o Qualité du montage partenarial et cofinancements. LE PARCOURS DE VOTRE DOSSIER 6

7 F.R.E.M.E. Fonds Régional «Environnement, Maîtrise de l Energie» Dossier de demande de subvention entreprise Je soussigné......, agissant en tant que....sollicite une aide financière pour la réalisation de Dans le cas d un financement par crédit bail, je demande à mon organisme crédit bailleur de compléter l annexe 2 jointe au présent document J ai pris connaissance des clauses relatives au contrat d appui et de développement (page 3) J ai pris connaissance des clauses relatives à l obligation de mention du concours financier du FREME sur les documents, investissements et manifestations portant sur le présent projet (page 4) Je certifie l'exactitude des renseignements figurant dans la présente demande, Je certifie que. est en situation régulière au regard de ses obligations fiscales et sociales, ainsi qu'avec les dispositions réglementaires pour le projet concerné, Je certifie que le projet faisant l'objet de la présente demande ne débutera (commandes ou ordres de services fermes) qu'après réception de l'accusé de réception du Conseil Régional indiquant que le dossier est complet. J indique la date de commencement de l opération (date d engagement de la première dépense/commande, contrat de travail ) : Fait à... Le... Nom, prénom, qualité de la personne habilitée à engager l entreprise :... Cachet de l entreprise : Signature : 7

8 Identification de l entreprise Identification de l entreprise Tous les documents produits doivent être établis sur papier à en-tête ou comporter le timbre de l entreprise. Raison sociale : Catégorie juridique de l entreprise : EPIC (Etablissement Public à caractère Société en commandite simple, par Industriel et Commercial) actions EPA (Etablissement Public Administratif Société Anonyme SARL Société en Nom Collectif EI, EURL, EARL Société par Actions Simplifiées GAEC Société Civile Immobilière SCEA Autres (préciser) : Coopérative Société européenne GIE (Groupement d Intérêt Economique) (Cochez la case correspondante et compléter si nécessaire) N de SIRET : Code NAF : Nom Prénom du représentant légal : Fonction : Adresse : Code postal : Ville : Tél. : Fax : e.mail : Nom Prénom du responsable du projet : Fonction : Adresse : Code postal : Ville : Tél. : Fax : e.mail : Activité principale de l entreprise : Effectif de l établissement : L'entreprise a-t-elle d'autres établissements : L'entreprise appartient-elle à un groupe industriel ou financier : Si oui, effectif total du groupe : et décomposition du capital selon le tableau ci-dessous : 8

9 Nom ou raison sociale Nombre de parts En Euros % de participation Date de création : Adresse du siège social (si différent du bénéficiaire) : Téléphone : Fax : E. mail : Siret du siège social : Chiffre d affaire annuel du dernier exercice de l entreprise et du groupe (si nécessaire) : Total du bilan annuel du dernier exercice : L entreprise est-elle une PME au sens communautaire 3 : Oui Non Coordonnées bancaires de l entreprise Joindre impérativement l original du relevé d identité bancaire ou postal au format BIC/IBAN

10 Présentation de l entreprise Historique : Activités ou domaines de compétences - produits / marchés (France et Export) : Concurrence : 10

11 Données spécifiques entreprise Consommations d énergie - année : 20.. QUANTITE VALEUR (K ) Charbon Gaz naturel Butane propane tonnes kwh m 3 tonnes Fuel lourd tonnes Fuel domestique m 3 Electricité achetée Bois biomasse Biogaz Energie produite - Cogénération : - Photovoltaïque : - Eolien : - Biomasse : kwh kwh MAP tonnes kwh m 3 kwh kwh kwh kwh TOTAL Puissance électrique souscrite KW EJP : oui non Puissance auto production KW Production - année : 20.. PRINCIPALES PRODUCTIONS DE L ETABLISSEMENT VALEUR (K ) QUANTITE PRODUITES CORRESPONDANTES 11

12 Descriptif de l'opération Contexte de l opération : situation actuelle, situation projetée, éléments qui ont contribué à prendre la décision, enjeux techniques, objectifs poursuivis. Si possible joindre les études préalables relatives au dossier. Expliquer si l'opération s'inscrit dans un cadre plus large que la problématique environnement, telles que création ou modernisation des équipements, extension de l'activité, réhabilitation d'un site, formation professionnelle, démarche qualité, etc. Description détaillée de l opération : préciser notamment les dimensions environnementale, technique et économique. Analyse économique du projet sur les 5 premières années de fonctionnement : Dans le cas d un investissement, estimation du bilan de fonctionnement après sa mise en service sur les 5 premières années (addition des bénéfices d exploitation et déduction des coûts additionnels de fonctionnement). A titre d exemple, voici les postes éventuellement à prendre en compte : dépenses et recettes pour énergies, transports, matières premières, eau, déchets, production supplémentaire, maintenance, main d'œuvre, taxes/redevances, assurances, frais financiers, autre 12

13 Coût détaillé de l'opération L entreprise récupérera t-elle la TVA sur ce projet? : oui Si non, joindre une attestation. non Nature du poste de dépenses Coût HT Coût Hors «Taxes récupérables» (TVA non récupérée) TOTAL Plan de financement prévisionnel Il sera établi selon un tableau reprenant la forme suivante : Ressources escomptées Montant en Euros % - Fonds propres - Crédit bail (joindre contrat) - Prêts long et moyen terme - Aides Publiques : détailler les financements sollicités et/ou obtenus, préciser les engagements des différents co-financeurs (date, référence, montant) détail des subventions publiques : - Europe - Etat (préciser) - FREME (ADEME+REGION) - Région - Département (préciser) - Autres (préciser) avances remboursables - Autres (préciser) : TOTAL Ressources 100% * détailler les financements sollicités et/ou obtenus, préciser les engagements des différents co-financeurs date, référence, montant. 13

14 Planning de réalisation de l'opération Date des premières commandes relatives à l opération : Date du début de l opération : Date de fin de l opération : Si l action se déroule sur plusieurs exercices comptables, précisez lesquels : Date de clôture de l exercice comptable : Indicateurs d'impacts : préciser la situation actuelle et la situation attendue. Les indicateurs suivants sont donnés à titre indicatif. Estimation des enjeux Pour ceux qui ne sont pas pertinents avec l'objet de votre opération, mettez "ns" dans les colonnes "Avant" et "Après" correspondantes. Vous pouvez aussi rajouter d'autres indicateurs si nécessaire. Déchets évités (en tonnes) Déchets traités ou valorisés (en tonnes) Libellés Avant Après (prévisions) Energies consommées ou produites (en tep ou kwh) Emissions de polluants évitées ou traitées (en tonnes) Bilan CO 2 (en tonnes) Emplois créés ou emplois pérennisés (*) Nombre de personnes touchées (public envisagé, élèves sensibilisés, salariés concernés etc) Nombre de bâtiments concernés et surface en m² : Nombre de personnes formées Surface concernée pour les opérations d aménagement (en m² ou en ha) Autre : 14

15 Déclaration des aides publiques reçues Cf. Commentaires en page suivante ENTREPRISE : SITE DE : N de SIREN : Nombre de sites juridiquement regroupés sous le même SIREN : Intitulé de l aide présentement demandée : 1) Ensemble des aides publiques, tous domaines confondus, ayant fait l objet d un versement à l entreprise (et non seulement au site concerné) au cours des 3 derniers exercices fiscaux précédant la date de signature de cette déclaration ; ou aides déjà décidées pouvant faire l objet d un versement sous 3 ans : Description de l aide et nom de l organisme l ayant délivrée Date de décision Montant de l aide Montant de minimis** TOTAL * * En grisé : ne pas remplir ** A remplir uniquement si vous avez l information 2) Ensemble des aides publiques reçues ou envisagées pour le projet présenté : Description de l aide et nom de l organisme sollicité Date de décision Montant de l aide Montant de minimis * * A remplir uniquement si vous avez l information Je soussigné,, en tant que certifie l exactitude et l exhaustivité des informations rapportées ci-dessus (parties non grisées). Date : Signature : Tampon : Nota : Cette déclaration doit être complétée rigoureusement pour pouvoir bénéficier des aides demandées. En effet, l entreprise doit respecter les règles de concurrence communautaire relatives aux aides publiques, au risque d un non versement de l aide demandée ou du remboursement d une aide indûment versée. 15

16 Annexe 1 - Liste des pièces à joindre impérativement au dossier Pièces communes à toute demande : Le pouvoir habilitant le signataire à engager l entreprise, La preuve de l'existence légale de l entreprise (Extrait Kbis, inscription au registre ou répertoire concerné), Les liasses fiscales complètes des trois derniers exercices, Un relevé d'identité bancaire ou postal en original, Tous les éléments de nature à faciliter la connaissance de l entreprise et de son projet, Déclaration des aides publiques reçues. Pièces spécifiques selon le type d opération Etudes Le devis détaillé de la prestation comportant notamment le nombre de jours d intervention et le coût journalier du prestataire. Investissements Les propositions détaillées et les devis indiquant la durée prévisionnelle ainsi que le délai de l'intervention, Les diagnostics et/ou études préalables si existants, Les documents techniques fournisseurs garantissant les certifications et les performances des équipements (rendement, traitement des fumées, etc.). Les comptes de résultats prévisionnels de l entreprise sur 3 ans, Si le projet exige un permis de construire ou une déclaration de travaux, la copie de la demande ou si disponible la copie du permis de construire accordé. 16

17 Annexe 2 renseignements administratifs sur l organisme crédit bailleur Je soussigné......, agissant en tant que Crédit bailleur pour le compte de la société... pour la réalisation de... pour un montant de.. Je certifie l'exactitude des renseignements figurant dans la présente demande, Je certifie que. est en situation régulière au regard de ses obligations fiscales et sociales, Fait à... Le... Nom, prénom, qualité de la personne habilitée à engager l entreprise :... Cachet de l entreprise : Signature : Identification de l organisme Tous les documents produits doivent être établis sur papier à en-tête ou comporter le timbre du crédit bailleur. Raison sociale : N de SIRET : Code NAF : Nom Prénom du représentant légal : Fonction : Adresse : Code postal : Ville : Tél. : Fax : e.mail : Nom Prénom du responsable du projet : Fonction : Adresse : 17

18 Code postal : Ville : Tél. : Fax : e.mail : Coordonnées bancaires Joindre impérativement l original du relevé d identité bancaire ou postal au format BIC/IBAN. Joindre impérativement le projet de contrat de crédit bancaire faisant apparaître le tableau d amortissement hors subventions 18