INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DU MANS Département «Gestion des Entreprises et des Administrations» Stage de D.U.T. Rapport et soutenance

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1 INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DU MANS Département «Gestion des Entreprises et des Administrations» Stage de D.U.T. Rapport et soutenance 2014

2 Sommaire Préambule... 3 Engagement sur l honneur de non plagiat... 4 Définition et Présentation... 5 La forme... 6 Les rubriques... 6 Le style... 7 La couverture... 7 Les annexes... 7 La présentation de l entreprise... 8 L analyse / La collecte d informations Les informations à recueillir... 8 Les informations concernant l entreprise... 8 Les informations concernant le service Les informations concernant votre travail... 8 Les sources d informations L expérience et la compétence personnelle L observation directe de la réalité... 9 Le recueil de témoignages Les documents écrits et informatisés / L exploitation des informations L identification du problème La délimitation du problème à traiter L identification du contexte dans lequel il s inscrit La détermination de l objectif et les méthodes mises en œuvre pour l atteindre La présentation des résultats et la proposition d éventuelles solutions La présentation des résultats La proposition éventuelle de solutions Les quelques conseils utiles La rédaction du rapport La soutenance du rapport Encadrement des stages Critères de notation

3 Préambule Vous allez prochainement effectuer votre stage dans une entreprise, une administration ou une organisation de l économie sociale (association, mutuelle ) qui a accepté de vous accueillir, dans le cadre d un partenariat de nature pédagogique avec notre établissement. Le stage fait partie intégrante de votre formation, par conséquent, il fera l objet d une évaluation de la part du maître de stage et d un jury d enseignants. Ce livret est destiné à vous fournir quelques conseils, tant sur la rédaction du rapport de stage que sur la soutenance orale de votre travail. Je vous invite à le consulter attentivement et à suivre les prescriptions qui y sont contenues. Le stage revêt une importance particulière dans votre cursus. Il se situe à l articulation entre l acquisition des savoirs académiques et l apprentissage nécessaire de la vie professionnelle. Durant cette période, vous devez vous conformer au règlement intérieur ainsi qu aux usages en cours dans la structure d accueil et avoir une attitude attentive et courtoise, afin de bénéficier pleinement de l expérience que vous allez vivre. Un enseignant de l établissement est chargé de suivre plus particulièrement le déroulement de votre stage, en relation avec votre responsable de stage dans l entreprise. Notre ambition est d œuvrer pour que cette période soit pour vous bénéfique et pleine de richesses. Nous remercions les entreprises et les organismes qui, dans un esprit de confiance, acceptent de recevoir nos étudiants et de leur offrir la possibilité de mieux connaître le monde du travail. Le stage est une expérience importante qui contribue à une insertion professionnelle réussie. Jean-Philippe MELCHIOR Chef du département «Gestion des Entreprises et des Administrations» IUT Le Mans 3

4 Engagement sur l honneur de non plagiat L étudiant doit prendre conscience que le plagiat est une fraude aux examens, passible de sanctions disciplinaires. La section disciplinaire de l Université du Maine est l organisme compétent pour prononcer les sanctions éventuelles. Aussi, l étudiant est tenu, en première page du mémoire, de présenter un document manuscrit et signé, constituant un engagement sur l honneur de non plagiat. Cet engagement sera formulé ainsi : Je soussigné(e).., étudiant en 2 ème Année.., déclare être pleinement conscient(e) que le plagiat de documents ou d une partie d un document publiés sur toutes formes de support, y compris Internet, constitue une violation des droits d auteur ainsi qu une fraude caractérisée aux examens, qu une telle pratique est passible d une sanction disciplinaire prononcée par l organe compétent de l Université du Maine. En conséquence, je déclare sur l honneur ne m être livré(e) à aucun plagiat dans le présent document dans lequel j ai donc cité l intégralité des sources que j ai mobilisées pour écrire ce mémoire. Fait à.. le Signature : 4

5 Définition Le rapport de stage n est pas un compte rendu des multiples tâches que le stagiaire peut être amené à effectuer dans l entreprise mais une présentation ordonnée d une étude, à partir de missions préalablement définies et correspondant à ses acquis théoriques et ses compétences professionnelles, en conformité avec l option dont il relève. C est un document construit, qui analyse une situation, examine un problème et, éventuellement, propose des solutions. À chacune des étapes de la démonstration, le rapport alterne apports théoriques, analyses personnelles et missions effectives du stagiaire. Il est destiné à une personne ou à un groupe, ordinairement d un niveau hiérarchiquement supérieur. Il servira à orienter un choix, une décision. Il ne s agit donc jamais d un compte rendu uniquement descriptif ou d un simple exposé de situation. Présentation Le rapport comportera environ 20 pages de texte effectif (sans les annexes, mais introduction et conclusion comprises). Réalisé à l aide d un logiciel de traitement de textes, imprimé d un seul côté de la feuille, le rapport sera remis en 4 exemplaires : un pour l entreprise ; un pour le stagiaire (dont il se munira lors de la soutenance) ; deux pour le jury. Les rapports seront reliés avec une couverture cartonnée et un système à spirales. La présentation sera lisible et bien structurée : parties, chapitres et paragraphes en constituent les articulations. Pour les titres et les sous-titres, vous établirez un style de caractères (taille, graisse, type) afin de mieux souligner la continuité et le parallélisme de la démarche. Pour améliorer la lisibilité du texte, il convient de tenir compte des recommandations suivantes : effectuer un saut de page au départ de chaque nouvelle partie ou nouveau chapitre ; augmenter la marge haute pour le titre des chapitres que l on pourra centrer ; augmenter la marge de gauche pour permettre une lecture aisée ; mettre les citations entre «guillemets» et le titre des ouvrages cités, en italique gras. La pagination : elle apparaît seulement au bas de la page d introduction (n 4), après une page de garde (blanche, donc page n 1), une page de remerciements (n 2) et une page contenant la table des matières de votre rapport (n 3) qui ne dépassera pas une page (modifier le style en conséquence). La numérotation part de la page de garde et doit être continue jusqu à la dernière page des annexes. 5

6 Le numéro des pages s inscrit en bas et au milieu de la feuille. Si un tableau (placé soit dans les annexes, soit dans le corps du rapport) doit être vu durant la lecture, il est possible, à titre exceptionnel, d utiliser un feuillet de format A3 (mode paysage) plié sur une moitié (donc en A4 mode portrait), qui comportera les informations nécessaires afin de faciliter une consultation permanente, après dépliage. Les renseignements et documents confidentiels ne peuvent être reproduits et, notamment, tout ou partie des dossiers qui n auraient pas été rendus anonymes avec le plus grand soin. Il convient de respecter de manière générale l obligation de réserve et de toujours demander en cas de doute l autorisation de reproduction. Le rédacteur est responsable - et lui seul! - de l exactitude des chiffres, de la correction de l expression ainsi que des fautes de frappe, qu une relecture attentive veillera à éliminer. La forme Les rubriques Les rubriques suivantes doivent apparaître dans le rapport : Les remerciements : si vous avez envie de remercier des personnes qui vous ont aidé lors de votre stage, utilisez des formules simples. La table des matières comprend le plan détaillé du rapport avec les pages correspondantes. Elle permet de s orienter dans la lecture du document et d offrir une vue d ensemble du sujet traité. L introduction indique les objectifs du rapport en précisant les missions qui ont conduit à cette étude. Vous décrirez les difficultés rencontrées et les moyens mis en œuvre pour les surmonter. Vous annoncerez le plan du rapport. La conclusion sera récapitulative : après avoir présenté les faits, les avoir analysés et rappelé les contraintes, le rapporteur envisage les différentes actions possibles et mentionne celles qui ont déjà été mises en place. En outre s intègrent à la conclusion, les enseignements personnels que l étudiant a tirés de ce stage. Les sigles et termes techniques propres à l entreprise seront systématiquement explicités dans une note de bas de page avec renvoi dans le texte principal. Le glossaire est un dictionnaire consacré aux mots rares, techniques et spécifiques au sujet étudié. Les sigles peuvent y être explicités. La bibliographie figurera après la conclusion avec indication précise : du titre de l ouvrage ou de l article du nom de l auteur et son prénom du nom de l éditeur et la date de parution des sites consultés, avec spécification des informations utilisées 6

7 Le style Vous rechercherez une écriture dans un style simple. Supprimez l emploi abusif d adverbes, les conjonctions inutiles. Évitez les expressions du langage courant, le style télégraphique, les répétitions. Utilisez des termes précis (ils pourront éventuellement être définis en note). Il est indispensable de relire «mot à mot» le rapport après la frappe ; corrigez les fautes de frappe, la ponctuation, les fautes d orthographe (les logiciels de traitement de textes en suppriment une grande partie : votre rapport de stage doit être obligatoirement soumis au correcteur orthographique). Veillez à ce que le ton et le style soient identiques tout au long de votre texte. N hésitez pas à soumettre votre travail à plusieurs personnes de votre entourage et demandez-leur leurs impressions. La couverture Photocopiée sur une feuille cartonnée, elle comprendra obligatoirement : En haut à gauche, le logo de l Université du Maine En haut de la page : La mention «Institut Universitaire de Technologie du Mans Département Gestion des Entreprises et des Administrations» Au milieu de la page : Le titre du rapport La mention «Rapport de stage» Le nom et la localisation de l entreprise Les nom et prénom de l auteur En bas de la page : L intitulé de l option La date (ex : Juin 2014) En bas à gauche, le logo de l IUT 7

8 Les annexes Le recours aux annexes permet de ne pas alourdir inutilement le rapport. Elles ne comporteront que des documents indispensables à la bonne compréhension du rapport (dix annexes au maximum). Les annexes seront présentées en fin de rapport, numérotées et portant une légende claire et précise. Elles feront impérativement l objet d un renvoi (ex : voir annexe n, page ) dans le corps du rapport. Afin de faciliter la lecture des annexes longues ou complexes, on peut les résumer, ajouter un commentaire explicatif, encadrer les parties du document qui apparaissent significatives. Il n est pas souhaitable de publier des documents vierges : vous vous efforcerez d en montrer l intérêt (leurs qualités ou défauts) en les remplissant de manière vraisemblable. La présentation de l entreprise Il convient, quel que soit le thème de l étude, de procéder à une présentation de l entreprise et du service dans lesquels votre stage a été accompli. Cette présentation qui ne devra pas dépasser 2 pages et son contenu devra permettre aux membres du jury d apprécier votre connaissance du milieu dans lequel vous avez évolué durant plusieurs semaines. L aspect descriptif doit être limité aux éléments essentiels. Vous ne reproduirez pas tels quels les documents mis à votre disposition dans l entreprise, mais les organiserez et les visualiserez en fonction de l approche ou de l idée que vous voulez communiquer. L analyse L étude consiste, rappelons-le, à proposer une analyse critique d une situation ou d un problème et, le cas échéant à proposer des solutions. Cette phase d analyse suppose dans un premier temps une collecte d informations. Dans un second temps, les informations collectées doivent être exploitées. 1/ La collecte d informations Les informations à recueillir Les informations concernant l entreprise Il s agit de recueillir les informations permettant de situer cette dernière et comprendre ses caractéristiques Son histoire : ne retenez que les dates clés, c est à dire sa création, les modifications importantes de son statut juridique... Son organisation : statut juridique, organigramme... Son environnement : sa place sur le marché régional, national, international... 8

9 Les informations concernant le service Son rôle ; Son organisation ; Ses liens avec les autres services. Les informations concernant votre travail En quoi consistait-il? Pourquoi vous a-t-on proposé cette mission? Comment l avez-vous réalisée? Avec quels résultats? Les sources d information L expérience et la compétence personnelle N oubliez pas que la formation que vous avez reçue à l IUT forme un tout. Toutes les connaissances acquises peuvent vous servir pour mener à bien votre mission. L observation directe de la réalité Elle consiste à observer le fonctionnement d un service, à étudier une méthode de travail, etc. Néanmoins, en tant qu acteur du système vous serez un observateur participant. En tant que membre du groupe, vous aurez des engagements qui pourront nuire à l objectivité de votre observation. Pensez aussi que votre tuteur pourra ne pas vous donner accès à toutes les informations, votre observation sera peut être tronquée. Le recueil de témoignages L échantillon de personnes interrogées doit être choisi en fonction du problème analysé. Il doit être le plus possible pertinent et représentatif par rapport à l objet d étude. Dans cette perspective, ce n est pas tant le nombre de personnes interrogées qui importe mais la qualité du choix opéré par rapport à la problématique. Vos sources doivent être citées ; le rapporteur doit être fidèle à l esprit des témoignages. Les documents écrits et informatisés Les livres, les revues, les codes, les documents d entreprises mais également les documents informatisés et les bases de données pour lesquels vous aurez un droit de consultation représentent une source importante d information, qu il convient de ne pas négliger. 9

10 2/ L exploitation des informations L analyse suppose que les informations collectées soient traitées, organisées, de façon à ce que l étude ne consiste pas en une simple compilation de données mais en une réflexion et une analyse approfondie. Les éléments seront classés de façon claire et significative. Il est préférable de commencer par les idées les moins importantes pour aboutir à celles qui vous semblent les plus fortes, auxquelles vous voulez sensibiliser le lecteur. Après avoir clairement identifié le problème en présence, il conviendra d exposer les résultats auxquels vous êtes parvenus, avant, dans la mesure du possible, de proposer des solutions. L identification du problème La délimitation du problème à traiter Le destinataire devra trouver toutes les informations permettant de bien cerner la situation (tableaux statistiques, organigrammes, etc.) L identification du contexte dans lequel il s inscrit Il s agit de repérer l ensemble des contraintes à l intérieur desquelles il sera possible d agir. Elles peuvent être économiques, techniques, organisationnelles... La détermination de l objectif et les méthodes mises en œuvre pour l atteindre La présentation des résultats et la proposition de solutions La présentation des résultats Vous présenterez : l énoncé des résultats auxquels vous êtes parvenus leur transcription sous forme de tableaux ou de schémas leur interprétation La proposition éventuelle de solutions Les propositions devront s inscrire dans le concret et dans le contexte que vous avez au préalable défini, en respectant les contraintes attenantes. Quelques conseils utiles Lors de l élaboration de cette partie du rapport il faut avoir présents à l esprit les éléments suivants : le stagiaire est en quelque sorte un invité, il doit faire preuve de courtoisie et de discrétion ; le stage n a duré que quelques semaines et dans un temps aussi court il est difficile de réunir assez d éléments pour formuler une opinion définitive ; vos connaissances sont fraîches, votre expérience est réduite : la critique trouve sa place dans le rapport si elle est solidement étayée, si elle est mesurée et si elle débouche sur des suggestions (dans ces conditions, celles-ci seront accueillies favorablement) ; il existe une «manière de dire» (il s agira ainsi d éviter tout jugement de valeur). Parlez des faits au lieu de juger les personnes ; n utilisez pas le style impératif. 10

11 La rédaction du rapport Il arrive fréquemment qu à la lecture d un document on ne comprenne pas pourquoi la personne qui l a écrit dit ce qu elle dit, à ce moment là, dans cet ordre là. Une telle difficulté de compréhension peut provenir d une présentation non significative des informations ; d où la nécessité de faire un plan. Le plan sera net et clair. Il sera élaboré dans le logiciel de traitement de textes en mode PLAN. Appuyez-vous sur les dispositions graphiques (en utilisant les styles) qui facilitent cette mise en œuvre : numérotations, tirets, marges, espaces blancs. L important est de justifier votre démarche et de l organiser de manière progressive. La soutenance du rapport La soutenance orale se déroulera généralement en trois étapes. 1. La présentation du travail L exposé préliminaire a une durée de 15 minutes. Lorsque l on se présente devant le jury on a déjà fourni un rapport qui a été lu par les membres du jury. Il ne faut donc pas résumer le document mais plutôt en proposer une synthèse, rappelant notamment le contexte dans lequel s est déroulé le stage, la problématique, les idées fortes du rapport, la démarche employée, les résultats et recommandations. Vous pourrez proposer des prolongements à votre travail et exposer les apports de votre expérience. Par prudence et par sécurité, il est préférable, pour la présentation orale, de préparer un plan détaillé de cet exposé et de s appuyer sur ce document. Vous utiliserez des supports : vidéo, programmes informatiques, adaptés au sujet présenté lors de la soutenance. 2. Le jury exprime ses opinions Chaque membre du jury donnera son sentiment sur le fond mais aussi sur la forme de votre rapport et de votre soutenance orale. Écoutez attentivement, notez éventuellement les remarques ou les critiques formulées afin de pouvoir y répondre de manière exhaustive et prenez un léger temps de réflexion pour répondre de manière satisfaisante. 3. Le candidat répond aux questions du jury Différents types de questions peuvent vous être posées : - des questions d information : renseignements complémentaires, vérifications - des questions d interprétation qui portent sur le fond même du travail présenté - des questions d explication : pourquoi tel argument, pourquoi telle absence d analyse? Formulez des réponses claires. Adoptez un ton neutre pour répondre. Votre rôle consiste à défendre votre travail avec assurance, mais sans agressivité. Enfin, vous devez être conscient du fait que cette soutenance est une évaluation qui s inscrit dans le cadre de la délivrance d un diplôme universitaire. Vous devez donc être attentif à la qualité de votre prestation, tant sur la forme (présentation, élocution, tenue) que sur le fond (maîtrise du sujet, capacités d analyse et de synthèse, pertinence de l argumentation). 11

12 Encadrement du stage L encadrement du stage par un enseignant de l IUT repose sur une relation pédagogique individualisée. En cela, chaque encadrement est fondamentalement différent d un enseignant à l autre et relève de sa liberté pédagogique. Chaque enseignant a donc toute latitude pour faire connaître à l ensemble des stagiaires dont il a la charge son mode de fonctionnement et ses préférences d encadrement (mail, rdv, téléphone, fréquence, attentes). Afin de limiter les malentendus, le protocole suivant servira de base commune au suivi et à l'encadrement des rapports de stages en deuxième année : Il appartient à l étudiant.e de prendre contact avec son tuteur ou sa tutrice. En l absence de précisions de la part de l enseignant, la première prise de contact se fait par mail, une semaine après le début du stage : l étudiant fait part de ses impressions générales à son tuteur en quelques lignes courtes sur son intégration et ses missions dans l entreprise. Ce premier mail n appelle pas de réponse obligatoire. En cas d urgence, l étudiant prévient immédiatement l enseignant, le secrétariat et le directeur des études. La deuxième prise de contact de l étudiant, à trois semaines du début du stage, propose plusieurs problématiques et plusieurs plans possibles pour validation / appréciation par le tuteur ou la tutrice ; à cette occasion, l étudiant pense et pose toutes les questions relatives à l élaboration de son rapport de stage. La rencontre entre enseignants et étudiants, prévue le 16 mai, est l occasion de répondre à ces questions et de préciser les contenus du rapport (à défaut une réponse écrite de l enseignant). Chaque enseignant, s il le juge utile, pourra parcourir au début du mois de juin le rapport dans sa forme quasi achevée afin de signaler à l étudiant, de façon générale, les passages à revoir. Cette lecture ne constitue pas une correction détaillée du rapport de stage. Moins encore une obligation. L enseignant tuteur s'engage à prendre au moins une fois contact avec les maîtres de stage des stagiaires qu il encadre et se déplace sur les lieux du stage lorsqu il se déroule au Mans. Les étudiants s adressent au secrétariat ou au directeur des études de 2 année pour toute question administrative. Des exemples de rapports de stage sont disponibles sur Umtice via l ENT. L étudiant s y reportera afin de vérifier, notamment, la conformité des éléments suivants : présentation, sommaire dynamique, pagination, problématique, construction des parties (chapeaux, bilans de parties), normes bibliographiques). 12

13 Calendrier Début et fin du stage : 14 avril 21 juin 2014 Rencontre étudiants / tuteurs : Vendredi 16 mai 2014 Remise du rapport de stage : Mercredi 11 juin 2014 Journées de soutenances : Lundi 23 et mardi 24 juin

14 Critères de notation FICHE DE NOTATION DU STAGE : RAPPORT ET SOUTENANCE Tutrice : 2 ème membre du jury : Étudiant Nom : Prénom : DUT : Barème Note de l étudiant Édition /1 Rapport Expression /2 Sujet & Méthode /6 Présentation de l Entreprise /1 Soutenance Maîtrise du sujet /3 Présentation, capacités d élocution /2 /15 Signature tuteur / tutrice Signature 2 ème membre du jury Présence du Maître de stage..oui..non 14

15 RECOMMANDATIONS POUR L ÉVALUATION DU RAPPORT DE STAGE (Pour mémoire : l'entreprise accorde au stagiaire une note sur 5) Notation du rapport écrit (10 points) QUALITÉS FORMELLES... 3 Édition... 1 Mise en page ; graphisme ; table des matières. Expression... 2 Correction syntaxique ; qualité du style ; organisation en paragraphes. QUALITÉS DE L'ÉTUDE... 7 Sujet et méthode... 6 Définition et délimitation ; pertinence du titre ; adéquation du titre et de l étude ; adéquation des titres des chapitres et de leur contenu. Étude appuyée sur des missions effectivement réalisées. Plan structuré, logique et équilibré. Traitement des documents ; qualités des annexes ; références à une bibliographie. Présentation de l entreprise... 1 Sous la forme d une monographie (voir recommandations dans le livret). Évaluation de la soutenance (5 points) MAÎTRISE DU SUJET...3 L étudiant utilise des notes préparées pour la soutenance. s appuie sur des documents et supports nouveaux élargit et/ou approfondit le sujet au-delà des questions posées. PRÉSENTATION, CAPACITÉS D'ÉLOCUTION...2 On appréciera : le soin apporté à la présentation. la préparation à la soutenance. l aisance dans la prise de parole. 15

16 B. FICHE D APPRÉCIATION DE L ENTREPRISE INDICATIONS POUR LA NOTATION La notation demandée à l entreprise porte sur le comportement personnel de l étudiant et ses aptitudes professionnelles constatés au cours du stage. Huit critères ont été retenus : deux se rapportant à l attitude personnelle, six aux aptitudes professionnelles. Chaque critère doit faire l objet d une appréciation qualitative de la part de l entreprise. Cette appréciation, faite par l entreprise, sera convertie par l IUT en une note sur 5 points qui entrera dans le calcul de la note de stage sur 20 et de la moyenne annuelle. Il est donc important de valoriser le travail de l étudiant à chaque fois que cela vous paraît justifié. 16

17 APPRÉCIATIONS DE L ENTREPRISE APPRÉCIATIONS de l ENTREPRISE Nom de l étudiant(e) : Filière : FC PMO RH Nom de l entreprise : Maître de stage : Attitude personnelle Comportement général, discipline personnelle, tenue, assiduité. Qualité des rapports humains avec les supérieurs hiérarchiques, les collègues et les tiers. Très satisfaisant Satisfaisant Moyen Insuffisant Très insuffisant Respect et compréhension des consignes données. Réalisation des travaux confiés. Aptitudes professionnelles Autonomie en fin de stage pour les tâches courantes. Qualité des initiatives en fin de stage. Questionnement personnel sur les missions proposées. Connaissance du fonctionnement de l entreprise. N.B. : Une case par rubrique doit être obligatoirement cochée. Aptitudes dominantes décelées au cours du stage : Points particuliers à consolider ou à développer : Cachet de l Entreprise 17

18 Notes personnelles 18

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