Corrigendum 27/11/2015

Transcription

1 COMITE DES REGIONS DIRECTION COMMUNICATION Annexe III: CDR/DC/83/2015 Contrat-cadre multiple portant sur l'organisation et la gestion d'événements pour le Comité des régions Bordereaux financiers "A" & "B" Corrigendum 27/11/

2 30 Les prix proposés doivent inclure tous les frais et coûts, hors TVA. 31 Les montants sont exprimés en Euros et comportent deux décimales. Le soumissionnaire estampille, date et signe chaque page 32 du présent bordereau. La soumission d une offre : 33 vaut acceptation des conditions contenues dans le Cahier des charges et dans ses annexes, y compris le projet de contrat en Annexe - 34 V; lie le soumissionnaire pendant l exécution du contrat, s il en devient attributaire; - vaut renonciation à ses propres conditions de vente ou de prestation. 37 SOUS PEINE D EXCLUSION : 38 - toutes les pages sans exception, doivent être entièrement complétées par le soumissionnaire, 39 - aucun ajout, retrait, modification ou commentaire ne peut être apporté au présent bordereau (y compris aux tableaux) sous peine de 40 déclaration de non conformité de l offre par le comité d évaluation des offres. Pour chaque bien/service/livrable ou prestation qui y figure, il convient d indiquer le prix unitaire. Ces prix unitaires seront définitifs 41 et incluront tous frais et charges

3 44 Bordereau A : Bien/service/livrable ou prestation à prix unitaire Description unité Prix unitaire en Soutien pour le développement conceptuel des événements, les questions logistiques et la publicité 1.1 Service de conseil dans le domaine du concept organisationnel et créativité des événements 4 pages 1.2 Recherche et prospection de concept, idée 1.3 Recensement d'événements connexes 4 pages 4 pages 2. Services aux intervenants, modérateurs,experts, chercheurs ainsi qu'aux et aux journalistes Recherche et identification intervenants, modérateurs, experts et chercheurs Recherche et identification publics cibles Création et achat de listes de diffusion (50 contacts par liste) Recherche et identification journalistes /liste 2.2 Envoi des invitations 2.3 Suivi des invitations Coordination Prise en charge sur le lieu de l'événement Présentation et préparation de la documentation Préparation d'une liste de journalistes Installation de salle de presse Service spécifique de suivi des journalistes Organisation de voyages des intervenants, modérateurs, experts, chercheurs et journalistes Frais de gestion administrative de réservation, coordination et suivi du voyage et/ou du remboursement des frais de voyage selon la réglementation d'application au CdR Préparation des documents liés à l'événement prêts à la reproduction Préparation des documents liés à l'événement prêts à l'impression Préparation des dossier spéciaux Distribution des documents Préparation et création des plaques d'identité (cavaliers) /cavalier 2.5 Service d'inscription Préparation de liste de et liste de presence définitive (et archivage après l'événement) Gestion des inscriptions Mise à disposition de platforme d'inscription en ligne Correspondance avec les 2.6 Mise à disposition des badges

4 Création et impression des badges /badge 2.7 Mise à jour et archivage des listes Achat d'espace publicitaire Presse nationale de type: DE-Frankfurter Allgemeine UK-The Guardian FR- Le Monde IT Corriere della Sera ES El Pais Presse international de type: Regional Review Politico Internet de type (format standard "leaderboard size", 728x90 px, ou format similaire): Euractiv Bannière Cafébabel Bannière Le Soir Bannière L'Echo Bannière Mise en page de publicités 3. Promotion d'événements et publicité Les organes ci-dessous sont donnés à titre indicatif et le CdR pourrait être amené à insérer de la publicité sur d'autres supports /quart de page/jour /quart de page/ jour /quart de page/ jour /quart de page/ jour /quart de page/ jour /quart de page/ jour /quart de page/ jour /cpm/ mensuel /cpm/ mensuel /cpm/ mensuel /cpm/ mensuel

5 Affichage et autre support Les emplacements ci-dessous sont donnés à titre indicatif et le CdR pourrait être amené à acheter des espaces publicitaires sur d'autres emplacements (metro, bus, abris etc.) Emplacement type Quartier Rond point Schuman et alentours de la rue de la Loi/rue Belliard-Bruxelles Panneau statique avec graphisme, y compris production du panneau, frais techniques et taxe compris Panneau statique sans graphisme, y compris production du panneau, frais techniques et taxe compris Panneau mobile avec graphisme, y compris production du panneau, frais techniques et taxe compris Panneau mobil sans graphisme, y compris production du panneau, frais techniques et taxe compris Emplacement type-aéroport de Bruxelles Panneau suspendu avec graphisme, y compris production posters, frais techniques et taxe compris Panneau suspendu sans graphisme, y compris production posters, frais techniques et taxe compris Distribution de prospectus, placement d'affiches 3.3 Activité journalistique Couverture journalistique Production journalistique de nouvelles Support pour organisation d'événements presse /m2/mensuel /m2/mensuel /m2/mensuel /m2/mensuel /m2/mensuel /m2/mensuel /article (1 page) /article (1 page)

6 Communication numérique et gestion des réseaux sociaux Service en lien avec la communication numérique et gestion de ses réseaux sociaux Développement et enrichissement des sites web responsifs et mobiles Développement des application mobiles Conversion des publications en e-book Spécialiste en communication visuelle/publications Assistance outil gestion de contacts Impression noir et blanc Impression couleur Mise en page /page /page Appui à la communication et conseil stratégique 4. Service éditoriaux et conception graphique Activité rédactionnelle en EN Service de relecture (en EN) (400 mots par page) Service de traduction (de l'anglais vers une autre langue officielle de l'ue) (400 mots par page) /page /page 4.2 Conception graphique Accès sur abonnement annuel à des banques d'images (max. 200 images et 50 vidéos / mois) /an 5. Logistique: préparation, coordination et gestion du lieu de l'événement Location et/ou réservation de salle de réunion/conférence sans installation permettant l'interprétation simultanée à Bruxelles (tous frais et charges compris, ainsi que la prise en charge du volet administratif, c'est-à-dire le contrat, les assurances, etc.) Moins de 50 places 100 places 200 places 300 places 400 places 500 places 1000 places

7 A B C D 1500 places 3000 places Location et/ou réservation de salle de réunion/conférence avec installation permettant l'interprétation simultanée répondant aux standards SCIC à Bruxelles (tous frais et charges compris, ainsi que la prise en charge du volet administratif, c'est-à-dire le contrat, les assurances, etc.) Moins de 50 places 100 places 200 places 300 places 400 places 500 places 1000 places 1500 places 3000 places

8 Location de salle de réception standard à Bruxelles (tous frais et charges compris, ainsi que la prise en charge du volet administratif, c'est-à-dire le contrat, les assurances, etc.) Location de salle de réception jusqu'à 200 Location de salle de réception jusqu'à 500 Location de salle de réception jusqu'à 1000 Location de salle de réception jusqu'à 1500 Location de salle de réception de prestige à Bruxelles Location de salle de réception jusqu'à 200 Location de salle de réception jusqu'à 500 Location de salle de réception jusqu'à 1000 Location de salle de réception jusqu'à 1500 Location de salle de concert à Bruxelles Location de salle de concert jusqu'à 200 Location de salle de concert jusqu'à 500 Location de salle de concert jusqu'à 1000 Location de salle de concert jusqu'à Location de mobilier et matériel ( Prix unitaire avec tous frais et charges, y compris le transport, l'installation, le démontage et l'assurance) Table de réunion 150 x 80 x 70 cm Comptoir d'accueil 180 x 85 x 115 cm Présentoirs pour la documentation Table basse Siège/tabouret Porte-manteau (sur roues, 40 vêtements) Fourniture de sièges de conférence (empilables, assises rembourrées, pas d accoudoirs) Réfrigérateur 80 x 60 x 60 cm Armoire fermant à clef (volume min. 1/2 m³) Chapiteaux/tentes d'expositions Tapis Eléments de chauffage, radiateurs pour chapiteaux/tentes d'expositions Appareil de conditionnement d air portable pour chapiteaux/tentes d expositions Podium pour orateur Grand podium Microphone Pupitre Extension cables Location d'ordinateurs portables /PC y compris connection internet Location d'un lecteur DVD Location d'un grand écran plasma 42 pouces, connectable à un PC ou à un lecteur DVD Location d'un écran de projection Location d'un projecteur video Location d'un téléphone Location d'un système de sonorisation pour les discours/allocutions de bienvenue Éclairage scénique (p. ex.: spots) Location d une imprimante laser (b/w) /m²/jour /m²/jour /podium/jour /m²/jour /pièce/jour /pièce/jour /mètre /pièce/jour

9 Location d'une photocopieuse ordinaire Location d'une photocopieuse à grande vitesse Location de cabines d'interprétation, y compris l'installation technique pour une interprétation simultanée conforme aux standards SCIC Location d'écouteurs/récepteurs infrarouges /unite/jour

10 Coordination logistique Décoration florale (y compris la livraison à Bruxelles) Bouquet centre de table Bouquet de fleurs rond standard Bouquet de fleurs rond prestige Centre de table rectangulaire de 25 cm Couronne mortuaire Coussin mortuaire Service de décoration à l'intérieur et à l'extérieur /pièce /pièce /pièce /pièce /pièce /pièce /mètre Nappe tissu /m Support à l'organisation 6. Service liés à l'organisation d'expositions, à la décoration et aux stands d'information Service de conseil sur la conception des expositions et des stands Rapport de 4 pages Préparation et contribution de la participation du CdR à des événements Rapport de 4 pages 262 Montage/démontage de stands Support de communication Stand à enrouleur (1 m x 2 m) avec structure de soutien y compris le montage, démontage et transport Stand à enrouleur (1 m x 2 m) sans structure de support y compris le montage, démontage et transport Stand itinérant (3 m x 5 m) avec structure de support y compris le montage, démontage et transport Stand itinérant (3 m x 5 m) sans structure de support y compris le montage, démontage et transport /stand /stand /stand /stand 268 Panneau d'affichage modulaire hauteur: 2 m (composé de 3 bannières recto à enrouleur montées sur des montants et une base téléscopiques, 2 bannières de 1000 mm de large, une bannière de 1500 mm de large) y compris le montage, démontage et transport /panneau Panneau d'affichage sans structure de soutien - hauteur: 2 mètres (2 bannières de mm de large, une bannière de mm de large); y compris le montage, démontage et transport /panneau Décoration de façade du bâtiment Type 1 : Utilisation du film adhésif opaque tout frais compris incluant: - design, production et impression - le placement; - l'enlèvement ; - l'évacuation des déchets; - frais de déplacements Type 2 : Utilisation du film adhésif opaque tout frais compris sauf : design, production et impression /m 2 /m 2

11 Type 3 : Utilisation du film micro perforé tout frais compris incluant: - design, production et impression - le placement; - l'enlèvement ; - l'évacuation des déchets; - frais de déplacements Type 4 : Utilisation du film micro perforé tout frais compris sauf: design, production et impression Location d'un élévateur avec opérateur tous frais compris /m 2 /m 2 /jour Services spécifiques liés à l'organisation de réceptions et d'événements artistiques/sociaux à Bruxelles et/ou en dehors Recherche et suggestion des artistes Préparation de propositions de réceptions Préparation de l'espace réservé Capacité du bus < 21 Forfait de mise à disposition < 21 Capacité du bus Forfait de mise à disposition Capacité du bus > 49 Forfait de mise à disposition > Transport des passagers 9. Transport de matériel et de mobilier Transport de matériel en rapport avec l'événement Location d'une petite camionette (8m³) /m 3 /km Cocktail : vin mousseux-vin, apéritifs, 5 canapés par invité avec service (deux heures) 10. Modalité de restauration catering (Les formules ci-dessous sont données à titre indicative et le CdR pourrait être amené à en commander d'autres) /invité Café, jus de fruits, eau et biscuits pour les pauses Buffet déjeuner-sandwiches et assortiment de plats froids (viandes, charcuterie, crustacés, poisson fumé, eau, vin, café, desserts avec service (deux heures) Buffet déjeuner-comme ci-dessus avec assortiment chaud Diner assis (minimum par personne 1 entrée, 1 plat principal, dessert, apéritif, eau, vin café compris avec service deux heures); Buffet (walking dinner)-apéritif, min 3 canapés/pers, assortiment plats chauds (min 3), froids (min 3), salad bar, buffet dessert,eau, vin café compris avec service trois heures) Coordination avec le contractant du CdR lorsque la restauration a lieu dans les bâtiments /invité /invité /invité /invité /invité

12 A B C D 11. Service protocolaire Services VIP Aéroports Bruxelles National (Zaventem) Services VIP Aéroports hors Bruxelles National 12. Évaluation, rapports, suivi et documentation Rédaction et production d'un rapport Rédaction de procès-verbal 1-6 pages Rédaction de procès-verbal 7-12 pages Rédaction de procès-verbal pages Rédaction de procès-verbal pages Archivage électronique des documents de l'événement y compris le support (CD, DVD ou autre) Rapport d'évaluation (ex-ante/ex-post) 4 pages Création d'évaluation 10 pages Rapport d'évaluation quantitative sur base des statistiques d'inscription 10 pages Rapport d analyse qualitative d impact 10 pages Analyses statistiques 10 pages Rapport sur la couverture médiatique 10 pages Rapport sur la couverture web / réseaux sociaux 4 pages /page Moderateur/présentateur Intervenant Expert/consultant technique Attaché de presse junior Attaché de presse senior 13. Personnel affecté aux événements Spécialiste en communication digitale junior Spécialiste en communication digitale senior Rédacteur en ligne principal de langue anglaise (de préférence) ou française Administrateur/spécialiste des bases de données informatiques Graphiste en communication digitale Technicien de son/lumière/multimédia Directeur technique (régisseur) Agent de liaison pour les personnalités de marque Hôtesse bilingue (EN, FR) Photographe/cadreur/preneur de son Monteur photo/vidéo Agents de sécurité (garde) Technicien IT (inscription, bases de données) Graphiste/Illustrateur Coordinateur des services d'interprétation Interprète Maître de cérémonie Guide touristique Réceptionniste

13 Directeur artistique Décorateur Technicien de surface Personnel pour travaux de manutention en atelier et/ou chantier Montant total en (point du cahier des charges) Bordereau A : EVENEMENT EN DEHORS DE BRUXELLES EVENEMENTS ET FOURNISSEURS LOCAUX Montant total en (point du cahier des charges) Frais de gestion administrative (%) A calculer sur la base d'une estimation annuelle de Date, cachet et signature du soumissionnaire BORDEREAU FINANCIER "B" SERVICES COMPLEMENTAIRES OU SIMILAIRES NON ENCORE IDENTIFIABLES AU MOMENT DE LA REDACTION DU CAHIER DES CHARGES Bien/service/livrable ou prestation complémentaires ou similaires non identifiables au moment de la rédaction de ce présent cahier des charges (point 10 du cahier des charges) Montant total en (point du cahier des charges) Frais de gestion administrative (%) A calculer sur la base d'une estimation annuelle de Total de l'offre financière en du cahier des charges du cahier des charges du cahier des charges 388 Montant total en 389 Date, cachet et signature du soumissionnaire