INTRODUCTION...2 CONFIGURATION...8 FACTURATION...38 COMPTES CLIENTS...68 INVENTAIRE...91

Transcription

1 Table des matières INTRODUCTION...2 MOT DE BIENVENU... 2 SUPPORT TÉLÉPHONIQUE... 2 CONVENTIONS TYPOGRAPHIQUES... 3 ÉQUIPEMENT REQUIS... 3 INSTALLATION... 4 MENU PRINCIPAL... 6 INITIALISATION... 7 CONFIGURATION...8 MENU CONFIGURATION... 8 INFORMATION COMPAGNIE... 9 CONFIGURATION IMPRIMANTE CONFIGURATION FACTURE CONFIGURATION COUPON-CAISSE CONFIGURATION DES SORTIES ONGLET ÉTAT DE COMPTES PARAMÈTRES DE FACTURATION MENU DES CAISSIERS / VENDEURS GESTION DES DÉPARTEMENTS MENU GRAND LIVRE CONFIGURATION WINDOWS FACTURATION...38 GÉNÉRALITÉS SUR LA FACTURATION FACTURER MÉTHODES DE PAIEMENT UTILISATION DES CLÉS FINALES AUTRES TRANSACTIONS LES FONCTIONS SPÉCIALES SOUS-MENU DE LA FACTURATION COMPTES CLIENTS...68 SOLDE OUVERT OU SOLDE REPORTÉ DOSSIER CLIENT LES FONCTIONS GESTION DES PAIEMENTS MENU FIN DE MOIS MENU RAPPORTS MENU UTILITAIRES INVENTAIRE...91 MENU ARTICLE CRÉATION / MODIFICATION ARTICLE CHANGEMENT DE PRIX MENU FOURNISSEUR MENU RAPPORTS RAPPORTS D INVENTAIRE RAPPORTS STATISTIQUE DE VENTES RAPPORTS STATISTIQUES D INVENTAIRE MENU DES COMMANDES MENU PRISE D INVENTAIRE MENU UTILITAIRES CARACTÈRES RÉSERVÉS GARANTIES ET CONDITIONS Les logiciels InformaStock inc. 1

2 Introduction Mot de bienvenu Bravo et merci, vous venez d'acquérir le logiciel de point de vente le plus performant de sa catégorie. Développé depuis 1987, InformaStock sera un outil de gestion précieux pour votre commerce. Plusieurs commerçants ont collaboré avec notre équipe de développement/ recherche, ce qui nous a permis d'obtenir rapidité, performance et facilité d'utilisation. Plusieurs modules sont disponibles, ce qui vous permettra de personnaliser votre point de vente selon vos besoins. En annexe, vous trouverez la liste de ceux-ci. Vous faites maintenant parti de la grande famille des utilisateurs des logiciels de point de vente InformaStock. Bienvenu chez vous! IMPORTANT N'oubliez pas de compléter votre carte d'enregistrement en ligne pour obtenir toutes informations de mise à jour, d'utilisation supplémentaire ainsi que nous aider à vous donner un meilleur service à la clientèle. BRIS Tous les logiciels InformaStock ont été conçus pour une fiabilité maximale. On ne peut cependant pas prévenir les détériorations physiques des équipements, ni les fluctuations électriques. Il est alors prudent de bien entretenir vos équipements et de faire régulièrement des copies de sécurité. Dans certains commerces l utilisation de batterie backups et/ou régulateur de courant est fortement recommandé. Support téléphonique Les logiciels InformaStock Inc. assure un support national sur tous ses produits. Ce service nous permet de répondre aux questions qui peuvent survenir sur l'utilisation générale de votre point de vente. Pour les quatre-vingt-dix (90) premiers jours, suite à l'installation de votre logiciel de point de vente, vous avez accès gratuitement à notre ligne (800) support et utilisation. Passé ce délai, vous pouvez vous procurer un service annuel. L'apprentissage de votre point de vente peut être fait avec le mode d'entraînement inclus dans votre logiciel. Il est important de prendre le temps nécessaire pour bien comprendre les options offertes, d'utiliser votre manuel et votre compagnie d'entraînement. Le service à la clientèle d'informastock est fourni par des gens compétents qui sont formés pour répondre rapidement à toutes vos questions, pourvu que celles-ci se rapportent sur l'utilisation de votre point de vente. Malheureusement, le nombre toujours croissant des nouvelles installations ne nous permet pas d assurer la formation d'un usager via le service (800). Nous ne pouvons également pas réparer les équipements ni configurer tout autre équipement non présent dans la configuration normale d'informastock. Nous ne sommes en aucun moment habilité à répondre aux questions d'ordre fiscal ou comptable se rapportant à votre compagnie. Aussi, assurez-vous de disposer de ce genre d'information auprès de votre comptable. Nous avons tenu à maintenir la même norme tout au long de l'utilisation d'informastock. Il est très important de toujours bien observer votre écran. Au bas de celle ci vous sont indiquées les commandes à utiliser. Si de l'aide est disponible, un écran apparaît vous donnant les instructions. Si une erreur d'utilisation survient un petit écran apparaît, avec avertissement sonore, vous indiquant les raisons de votre erreur. Les logiciels InformaStock inc. 2

3 Ce manuel est une source d'information générale sur l'utilisation du système et il vous définit chaque fonction disponible. Cependant, chacun d'entre vous pourra découvrir des "trucs et astuces" propre à votre commerce. InformaStock a été conçu pour être utilisé par des non informaticiens. Soyez sans crainte, si par hasard vous hésitez à une question ou une option, téléphonez nous. Pour rejoindre notre service à la clientèle, veuillez composer un des numéros suivants, de 9:00 à 17:00 (HNE) du lundi au vendredi Ou pour toutes autres raisons ou renseignements au : (450) Regroupez vos questions avant de téléphoner et consultez d'abord votre manuel. Avant de téléphoner, assurez-vous d'avoir votre numéro de site et votre manuel à la main. Le numéro de site apparaît à l'endos de vos disquettes d'installation et au menu principal en bas à droite. Exemple: CBI Si vous désirez vous abonner à l'un des différents supports annuels offerts par Les logiciels InformaStock Inc., veuillez remplir le feuillet d'inscription, que vous trouverez dans l'emballage, et retournez-le à l adresse suivante : C.P. 35 Ste-Julie (Québec) J3E 1X5 Conventions typographiques Afin de faciliter la lecture de ce manuel, nous avons inclus les quelques conventions typographiques suivantes: [F1] Les clés du clavier demandées à l'utilisateur sont illustrées par des crochets et en italique [F1] dans le texte et par des crochets et en caractères gras [F1] s il fait partie d un écran InformaStock. <<CAISSIER>> Lorsque dans le texte, on utilise un mot réservé, celui-ci est placé entre guillemets. Départ Lorsque dans le texte, on vous demande de taper une commande à votre écran, celle-ci est inscrite dans ces caractères. menu Rapport: Pour chaque appel de menu, le nom du menu commence par une lettre majuscule. Attention: Les messages inscrits en caractères gras sont importants. Prenez le temps de bien lire ces types de messages avant de passer à la prochaine étape du manuel. Équipement requis Les systèmes de point de vente InformaStock exigent les caractéristiques matérielles suivantes: InformaStock est recommandé pour un ordinateur muni d un processeur Pentium II 400 Mhz ou supérieur. Un minimum de 200 Mhz est requis. Il est recommandé d avoir 64 MO de mémoire vive (32 MO minimum). Finalement, une carte vidéo supportant une résolution de 800x600 en 16 bits (65535 couleurs) est requise. InformaStock requiert Windows 98 ou supérieur. L installation avec Windows 95 demeure possible, mais nous ne pouvons en garantir le fonctionnement. Par conséquent, toute installation sur la plate-forme Windows 95 ne sera pas supportée par notre service à la clientèle. InformaStock fonctionne tout aussi bien sur des écrans monochromes que couleurs. Les logiciels InformaStock inc. 3

4 LES LOGICIELS INFORMASTOCK INC NE PEUVENT PAS SUPPORTER UN MALFONCTIONNEMENT DU POINT DE VENTE SI CES REGLES NE SONT PAS SUIVIES. UN SYSTÈME DE SÉCURITÉ PROTÈGE LE LOGICIEL CONTRE LA COPIE ILLÉGALE. TANT AU NIVEAU DE L'INSTALLATION QUE DES MISES-A-JOUR DES NOUVELLES VERSIONS. Installation InformaStock est livré sur un CD-ROM. Voici la méthode à suivre pour l'installation d'informastock sur votre disque rigide. Si l option d exécution automatique des CD-ROM est activée, l écran suivant apparaîtra automatiquement en insérant le CD d InformaStock: Simplement cliquer sur le bouton Installer et suivre les instructions du programme d installation. Si l option d exécution automatique n est pas activée, veuillez suivre les étapes suivantes : 1) Fermer toutes les fenêtres ouvertes jusqu à ce que vous soyez revenu au bureau (toutes les icônes avec l image de fond d écran). Trouvez et double-cliquer sur l icône portant le nom Poste de travail : Dans Windows XP : Dans Windows 98 : 2) Double-cliquer sur l icône du CD-ROM (dans ce cas-ci, le CD-ROM est le lecteur D). Noter que la présentation des lecteurs peut varier selon votre configuration (ex : les icônes peuvent être plus grandes). Les logiciels InformaStock inc. 4

5 EXÉCUTEZ LE PROGRAMME Pour exécuter InformaStock, simplement double cliquer sur l icône «InformaStock» sur le bureau de l ordinateur. Vous pouvez aussi parcourir à partir du menu Démarrer -> Programmes -> InformaStock -> InformaStock 7.x. Le programme est alors chargé en mémoire. Si le programme ne s'exécute pas, contactez Les logiciels InformaStock Inc. Nous pourrons vous aidez à trouver l'erreur, par contre les instructions concernant l'installation et le matériel compatible doivent avoir été suivies à la lettre. UTILISATION GÉNÉRALE Les programmeurs d'informastock n'ont ménagé aucun effort lors de la conception de l'interface usager d'informastock. Tout a été mis en place dans le but de faciliter la tâche à l'utilisateur. Dans les prochains paragraphes, nous tenterons d'expliquer les standards utilisés dans InformaStock ce qui vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement de tous les modules et options disponibles avec InformaStock. Les logiciels InformaStock inc. 5

6 Menu principal Une bonne connaissance de vos menus facilite vos déplacements dans le point de vente InformaStock. Voici une petite explication de votre écran principal. La première ligne du menu vous indique l'endroit dans le point de vente où vous êtes situé. MENU PRINCIPAL - INFORMASTOCK ENDROIT Ensuite vient le nom de la compagnie dans laquelle vous vous trouvez (dans le cas présenté ci-haut, DEMO). De base il y a votre compagnie créée lors de l installation et la compagnie DÉMO (mode d entraînement). Le choix sur lequel le curseur est positionné est surligné d une couleur contrastante. Lorsque vous avez un titre avec le mot Menu, vous entrez dans une option avec un nouveau menu. Si votre curseur est situé sous une option directe, vous exécutez une action immédiate ou entrez directement dans un écran. Vous accédez au menu soit en positionnant votre curseur avec les flèches sur votre choix et en appuyant [Enter], soit en appuyant directement le numéro au menu ou en cliquant le bouton de gauche de la souris sur le choix désiré. Voici les principales touches utilisées dans InformaStock: [Esc] [F1] [Enter] (RECULE) vous permet de revenir à l'étape précédente du programme, c'est à dire au menu, sous menu ou écran précédent ou pour sortir d'une fenêtre. (AVANCE GLOBAL) vous permet d'enregistrer, d'imprimer ou d'accéder à l'écran qui suit, selon l'endroit où vous vous situez dans le programme (AVANCE LIGNE A LIGNE) vous permet de passer d'un champ, d'une ligne à l'autre dans un même écran. [?] (INTERROGE) vous permet d'avoir accès à une fenêtre de recherche sur les numéros de produits, les comptes-clients, les fournisseurs, les mises de côté, les commandes spéciales,... Les logiciels InformaStock inc. 6

7 Initialisation A chaque fois que vous ouvrez InformaStock, vous devez inscrire correctement la date (JJ.MM.AAAA) ainsi que l'heure réelle (HH.MM.SS). Appuyez [Enter] pour confirmer que la date et l'heure sont exactes. Sinon, entrez les bonnes informations. InformaStock initialisera automatiquement l'horloge de votre ordinateur. Appuyez [Esc] pour revenir à la date lorsque votre curseur est au début de l'heure ou la flèche vers la gauche pour une correction à l'intérieur d'un champ. Si vous avez commencé à modifier la date ou l'heure vous devez obligatoirement compléter l'information. Sinon, vous devrez confirmer l'inscription de votre date. Si la date a déjà été utilisée lors d'une fin de journée, un message vous demandera de confirmer que c'est la bonne date. Si vous dites oui, vous devez entrer le mot de passe gérant. Le système utilisera cette date et lors de votre fin de journée, il ajoutera les transactions effectuées à nouveau pour cette journée à celle déjà fermée. Si vous désirez corriger une journée antérieure, c'est la façon de faire, quoique peu recommandée. N'oubliez pas que vous pouvez toujours, dans votre journée, replacer la bonne date car c'est lors de la fermeture de la caisse que le système utilisera la date initialisée ici et qui servira de référence pour les statistiques ultérieures. Bref, l'entrée de la date et de l'heure n est pas critique, mais est tout de même importante. Portez donc une attention particulière de quelques secondes. Mot de passe Un mot de passe (Gérant ou Commis) peut vous être demandé pour avoir accès à un menu. Tous les mots de passe doivent contenir 10 caractères obligatoirement. Si votre mot de passe est inférieur à 10 caractères, vous devez le compléter avec des zéros (0) et non des "o". Si vous vous trompez, le message suivant s'affiche: "Ce mot de passe n'est pas autorisé" et vous revenez à la facture. Si vous désirez modifier vos mots de passe Gérant ou Commis, aller à partir du menu principal dans la section [4] Menu configuration au choix [1] Information Compagnie. Les logiciels InformaStock Inc. sera toujours capable d'accéder à cette section même si vous avez oublié votre mot de passe. Appelez notre service à la clientèle. Il est cependant prudent d'inscrire un mot de passe que vous pourriez retenir facilement. Mot de passe Gérant par défaut InformaStock possède par défaut un mot de passe gérant: APPUYEZ [Enter] Le mot de passe Gérant permet d'enter dans toutes les sections concernant la gestion de votre inventaire. Mot de passe Commis par défaut InformaStock possède par défaut un mot de passe Commis: APPUYEZ [Enter] Le mot de passe Commis permet d'effectuer la fin de journée et de quitter le point de vente. Les logiciels InformaStock inc. 7

8 Configuration Menu configuration Cette section vous permet de configurer adéquatement votre point de vente InformaStock. Grâce à des paramètres de contrôle, l'indication de tous vos accessoires matériels, la structure de travail que vous voulez implanter. Vous personnalisez l'utilisation de votre point de vente InformaStock. La puissance d'informastock dépendra donc de la façon dont vous initialiserez votre configuration. Cette section peut être protégée par le mot de passe gérant. La première étape que vous avez à compléter lorsque vous installez votre logiciel de point de vente est de vous assurer d'inscrire l'information obligatoire dans les choix suivants: Information compagnie Configuration facture Liste des caissiers Gestion des départements Toutes modifications, ajouts ou retraits d'équipement, de vendeurs ou de départements devront aussi être modifiés dans votre configuration de point de vente. Après avoir complété ces étapes, vous êtes prêt à facturer en mode CAISSE peu importe votre catégorie de logiciel. Vous accédez à la section de configuration en sélectionnant [4] au menu principal d'informastock. Votre menu de configuration est le suivant: Faites [Esc] pour revenir au menu principal. Les logiciels InformaStock inc. 8

9 Information compagnie Lorsque vous choisissez l'option "Information compagnie", l'écran suivant s'affiche après avoir inscrit le mot de passe : MOT DE PASSE Tous les mots de passe doivent avoir dix caractères obligatoirement, ceux-ci se complèteront par des zéros (et non des "o") si votre mot de passe est inférieur à dix caractères. N.B.: Les logiciels InformaStock Inc. sera toujours capable d'accéder à cette section même si vous avez oublié votre mot de passe. Il est cependant prudent d'inscrire un mot de passe que vous pourrez retenir facilement. MOT DE PASSE GÉRANT PAR DEFAUT APPUYEZ [Enter] Permet d'entrer dans toutes les sections concernant la gestion de votre inventaire, d'accorder des autorisations gérant dans la facture, d'exécuter les indexations ou remises à zéro. MOT DE PASSE COMMIS PAR DÉFAUT APPUYEZ [Enter] Permet d'effectuer la fin de journée, de quitter le point de vente et effectuer les communications. NOM DE LA COMPAGNIE Inscrivez votre nom de compagnie, adresse, numéro de téléphone, télécopieur car ceux-ci seront utilisés plus tard par votre logiciel pour les factures régulières (8 1/2 x 7). La première ligne, nom de la compagnie a déjà été enregistré par l'installation de votre logiciel. C'est le nom abrégé de la compagnie que vous avez donné et c'est aussi cette ligne d'information qui apparaît avec le titre de chaque menu. #TVQ #TPS Selon les lois gouvernementales, toutes vos factures doivent indiquer vos numéros de taxes. C'est ici qu'elles doivent être enregistrées et corrigées, s'il y a lieu. Vos numéros d'inscrits aux taxes apparaissent sur chaque facture faite par InformaStock dans votre compagnie. Les logiciels InformaStock inc. 9

10 QUITTER Toujours quitter cet écran en enregistrant vos inscriptions par [F1]. Si vous appuyer la touche [Esc], la fenêtre suivante apparaîtra afin de vous faire penser à enregistrer les modifications effectuées dans celle-ci. Si aucune modification n'a été apportée, vous pouvez quitter sans enregistrer. Configuration imprimante Les valeurs ici mentionnées sont bonnes pour la majorité des imprimantes matricielles. Si vous ne disposez pas d une telle imprimante, vous pouvez passer à la prochaine section. Cette section sert à configurer adéquatement votre imprimante. A l'aide du manuel d'instruction de votre imprimante, vous entrez les codes associés au mode d'impression que vous désirez employer. Si un rapport imprimé n'a pas l'alignement adéquat, vérifiez votre configuration d'imprimante. Ces valeurs par défaut sont compatibles avec la majorité des imprimantes. Toujours faire [F1] pour enregistrer les modifications apportées. Avec les formulaires InformaStock (facture, état de compte) votre imprimante rapport doit avancer en mode 6 lignes au pouce (verticalement) et imprimer en 12 caractères au pouce (horizontalement). Avec votre facture coupon-caisse, les codes d'imprimantes à vérifier sont les codes de gras et de 12 caractères au pouce. N.B. Si vous utilisez par exemple une imprimante à coupon d'epson assurez-vous que votre imprimante rapport soit elle aussi en mode Epson (physiquement) et que le 12 caractères au pouce soit bien [12] [77] [00] En résumé, si vous utilisez une imprimante coupon-caisse et une imprimante à rapport, assurez-vous que les deux imprimantes soient dans les mêmes modes. Les imprimantes coupon-caisse qui fonctionnent en mode IBM étant très rares, le mode Epson est normalement utilisé. Les logiciels InformaStock inc. 10

11 L'indication "Marge facture" peut être utilisée seulement avec certaines imprimantes (8 1/2 x 11) afin de faciliter le détachement sur le pointillé de vos factures régulières. Ainsi, le premier champ sert à indiquer le nombre de pouces. Marge fact.: [01] [00] [00] pour 1 pouce et le deuxième champ est utilisé pour indiquer un nombre de lignes Marge fact.: [00] [03] [00] pour 3 lignes Attention, c'est l'un ou l'autre qui doit être utilisé, pas les deux en même temps. Ce système automatique pour certains modèles d'imprimantes Roland et Panasonic permet de reculer du nombre de lignes ou de pouces la facture avant l'impression et de l'avancer d'autant après. Configuration facture Dans cette deuxième étape de votre configuration, vous avez accès à plusieurs écrans, celles-ci sont accessibles page par page grâce à [F1]. Notez bien qu ici avec [Esc] les modifications sont enregistrées et cela vous permet de revenir à la page précédente. La personnalisation de votre coupon-caisse et les paramètres de contrôle de facturation s'effectuent à cette section importante. Portez une attention particulière à cette section, elle vous permettra d'utiliser votre point de vente selon vos besoins particuliers. N.B. Une fois la configuration terminée et fonctionnelle selon vos besoins, conservez cette information en sécurité. Si jamais votre configuration était changée par erreur, il serait alors rapide de réinscrire les informations. Chaque poste de travail peut avoir ses propres spécifications. Ainsi, même en réseau la configuration des postes doivent être faite à chaque poste de travail. IDENTIFICATION DE BASE Le premier écran à compléter est l'identification de votre magasin. Voici l'écran: Logo Le logo est affiché lorsque vous entrez dans votre point de vente. Vous avez un espace de 25 caractères disponibles. Magasin Vous indiquez, par exemple, la succursale de votre commerce ou le nom de votre magasin. Cette information apparaîtra dans l'écran de facturation, sur certains rapports et sur vos étiquettes produits. Vous avez un espace de 20 caractères disponible. Num lock Si vous désirez faire allumer automatiquement votre touche [NumLock] en entrant dans InformaStock (utile pour certains types d'ordinateur ex.: note book). Délai Pour gérer les délais d'apparition des messages d'informastock. Selon la rapidité de votre ordinateur, ce délai devra être augmenté de 1 à 9 afin d'avoir le temps pour lire les messages sans retarder inutilement votre système. Les logiciels InformaStock inc. 11

12 Configuration coupon-caisse Cette section vous permet d'inscrire le nom de votre magasin ainsi que les messages publicitaires que vous voulez imprimer sur la facture. Vous pouvez changer ces informations à votre guise selon les événements ou les saisons. C'est ici, également, qu'il vous est possible de réinitialiser vos numéros de facture et d'indiquer (s'il y a lieu) le numéro de caisse de ce point de vente par rapport à vos autres caisses InformaStock. Entête #1 Entête #2 No facture Lettre de caisse No mise de côté No note de crédit Message HAUT Message BAS Cette ligne apparaîtra sur l'entête de la facture coupon-caisse. Elle sera écrite en caractère allongé, ainsi seulement 20 caractères seront considérés. Cette ligne s'imprimera en-dessous de la ligne entête #1 en caractère allongé également (Max. 20 caractères). Vous inscrivez le numéro avec lequel vous voulez débuter votre facturation ou réinitialiser celle ci. Et si vous êtes en réseau chaque caisse devrait avoir une numérotation différente. (caisse #1: ; caisse #2: ;...) Cette information sera utilisée par ceux qui sont en lien réseau et identifiera la caisse lors des communications. Vous inscrivez le numéro avec lequel vous voulez débuter vos mises de côté ou réinitialiser celles ci. Si vous êtes en réseau chaque caisse devrait avoir une numérotation différente. (caisse #1: ; caisse #2: ;...) Vous inscrivez le numéro avec lequel vous voulez débuter vos notes de crédit ou réinitialiser celles ci. Et si vous êtes en réseau chaque caisse devrait avoir une numérotation différente. (caisse #1: ; caisse #2: ;...) Les deux premières lignes des messages publicitaires s'imprimeront en entête sur l'imprimante coupon-caisse et en bas de page sur la facture régulière. Les deux dernières lignes des messages publicitaires s'imprimeront au bas de la facture coupon-caisse seulement. Par la suite, appuyez [F1] pour configurer votre sortie d'imprimante et votre sortie de communication. Les logiciels InformaStock inc. 12

13 Configuration des sorties L'étape suivante est la configuration des sorties série et parallèle de votre ordinateur. Cette section sera habituellement configurée par l'installateur de votre système. Ainsi vous n'aurez pas à modifier cette section, si vous ne changez pas le statut physique de votre équipement. Nous vous suggérons de noter adéquatement et de conserver cette configuration dans votre manuel ou dans vos notes sur InformaStock. Notez aussi toutes modifications, ajouts ou retraits d équipements au fur et à mesure de l évolution de votre point de vente. Si jamais votre configuration est modifiée par erreur, vous pouvez donc vous référer à cette feuille. [F1] vous permet de passer cette étape sans la modifier. L utilisation de la souris est fortement recommandée pour tous les onglets de cet écran. Onglet Général Cette section permet d ajouter une imprimante à jet d encre ou laser à InformaStock. Il s agit d une étape nécessaire si vous utilisez une telle imprimante pour un des quatre (4) usages suivants : Impression d une facture format laser (compatible avec jet d encre) Impression d étiquettes Windows (formats personnalisés) Impression d états de comptes 8.5 x 11 Impression de billets Windows (formats personnalisés, si vous disposez de l option Billetterie) Notez que le pilote de l imprimante désiré doit déjà être installé dans Windows pour que celle-ci puisse être ajoutée et utilisée dans InformaStock. Pour ajouter une imprimante : Cliquer sur le bouton «Choisir imprimante» Une fenêtre de dialogue apparaîtra, choisir l imprimante que vous voulez incorporer parmi la liste des imprimantes installées. Vous obtiendrez alors un affichage comme suit : Les logiciels InformaStock inc. 13

14 Les informations de l imprimante sélectionnée apparaissent en dessous du bouton «Choisir imprimante». Vous devez porter une attention particulière au champ DPI. La valeur se situera normalement en dessous de Si celleci est à zéro (0) ou 65535, alors le pilote d imprimante rapporte mal sa résolution. Vous devrez alors le fixer manuellement en cochant «Fixer le DPI manuellement» et entrer la vraie valeur de DPI de l imprimante. Le DPI varie d une imprimante à l autre et selon la qualité d impression configurée dans le pilote. Le DPI d une imprimante à jet d encre est généralement une des valeurs suivantes : 300, 360, 720, 1440, 2400, tandis que celui d une imprimante laser est une des valeurs suivantes : 300, 600, 1200, Vous devez ensuite cliquer le bouton «Ajouter à InformaStock». Vous pouvez ajouter autant d imprimantes que nécessaire (ex : une pour les factures, une pour les étiquettes, etc ). Il est possible de modifier les valeurs d une imprimante ou de la supprimer en la sélectionnant avec la liste déroulante situé juste au dessus du bouton «Choisir imprimante». Pour sauvegarder les modifications apportées, cliquer le bouton «Enregistrer modifications». Pour la supprimer, cliquer «Supprimer d InformaStock». Cette partie de l écran permet de signifier à InformaStock que vous possédez une imprimante matricielle qui vous sert à imprimer les rapports. Ceci permet une rétro-comptabilité pour les usagers des nos anciennes versions. Onglet Facturation Cette section vous permet de configurer la majorité des composants utilisés lors de la facturation. Les logiciels InformaStock inc. 14

15 Les champs «Port parallèle #1» et «Port parallèle #2» sont disponibles pour offrir une rétro-compatibilité avec les usagers qui avaient une ancienne version. Il est fortement recommandé d utiliser un pilote pour faire fonctionner l imprimante à coupon ainsi que le tiroir, particulièrement avec Windows XP et plus. Pour ce faire référez-vous à la section «Configuration Windows» et laissez les deux (2) champs (LPT1 et LPT2) à la valeur «Aucune». Le champ «Imprimante Windows Formulaire inclus» permet de choisir l imprimante pour la facture 8.5 x 11. Cette imprimante doit préalablement avoir été ajoutée à InformaStock dans l onglet Général. En sélectionnant une imprimante, plusieurs choix supplémentaires apparaissent à droite. Vous pouvez alors choisir un logo personnalisé qui s imprimera sur chaque facture. La valeur affichée sous «Format de l image recommandé» correspond à la taille optimale de l image pour assurer une excellente qualité lors de l impression. Cliquer sur pour parcourir et choisir le fichier bitmap (.BMP) de votre logo. Vous pouvez également choisir le nombre de copies de chaque facture qui seront imprimées lors de la facturation. Dans la section «Autres périphériques», vous pouvez définir une configuration de tiroir si vous avez une imprimante sélectionnée dans les champs LPT1 ou LPT2. Mais comme mentionné précédemment, il est recommandé de configurer le tiroir caisse avec l imprimante à coupon dans la section «Configuration Windows». Vous pouvez choisir le port série du poteau afficheur ainsi que celui d une balance poids s il y a lieu. Dans le cas précédent, il est important de spécifier la marque de la balance. Onglet Étiquettes Vous pouvez spécifier l imprimante à étiquettes Windows ici. La section «Calibration de l imprimante» permet de modifier l emplacement du point d origine (coin supérieur gauche de la première étiquette de la page). En augmentant la correction horizontale, les étiquettes se déplaceront vers la droite, et inversement vers la gauche en la diminuant. En augmentant la correction verticale, elles descendront vers le bas, et inversement vers le haut en la diminuant. Le bouton «Imprimer feuille» permet d imprimer une page avec une échelle permettant de déterminer plus facilement les valeurs de correction à inscrire. Les logiciels InformaStock inc. 15

16 Onglet État de comptes Le choix de type d état de compte «DOS standard» est un format rétro-compatible pour les usagers qui avaient une ancienne version. En sélectionnant le type «Windows (formulaire inclus)», des options supplémentaires apparaissent. Tout comme la facture laser, vous pouvez choisir un logo qui s imprimera sur tous les états de comptes. La valeur affichée sous «Format de l image recommandé» correspond à la taille optimale de l image pour assurer une excellente qualité lors de l impression. Cliquer sur pour parcourir et choisir le fichier bitmap (.BMP) de votre logo. Vous pouvez également choisir le nombre de copies de chaque état de compte. Dû au formatage de la page, il se peut que le nom de votre compagnie dépasse les limites de la case y étant réservée. Vous pouvez «couper» une portion du nom en diminuant la longueur imprimée dans la section «Autre». Onglet Billetterie (avec option) Vous pouvez spécifier l imprimante à billetterie Windows ici. La section «Calibration de l imprimante» permet de modifier l emplacement du point d origine (coin supérieur gauche du billet). En augmentant la correction horizontale, le billet se déplacera vers la droite, et inversement vers la gauche en la diminuant. En augmentant la correction verticale, il descendra vers le bas, et inversement vers le haut en la diminuant. Les logiciels InformaStock inc. 16

17 Paramètres de facturation Cette section est très importante, veuillez y accorder une attention particulière en lisant les explications. Trois (6) sections composent cet écran: 1) Facturation rapide 2) Contrôle facturation 3) Messages publicitaires 4) Facturation par défaut 5) Supplément 6) Contrôle divers FACTURATION RAPIDE Répondre par oui ou non selon votre méthode de travail. Si vous inscrivez non partout, la facture sera très rapide. Les étapes aux écrans de facturation et de méthode de paiement seront les étapes minimales selon le type de transactions effectuées sur chaque facture. Ainsi, par exemple, il est possible de ne pas arrêter à la quantité en indiquant [N] (non) à la ligne QUANTITE, la quantité par défaut sera 1. CONTROLE DE FACTURATION Geler le prix: Impossible de modifier les prix des produits, sans connaître le mot de passe gérant. Création article:possibilité de créer des articles en facturant. La liste des articles créés pourra être imprimée avec le rapport de caisse. Catalogue: InformaStock vous permet d'utiliser un catalogue de produit. Ce catalogue contient toutes les informations du produit, par contre, il ne contient pas d'historique, ce qui vous permet de réduire l'espace disque utilisé. Il transfère, avec votre approbation, les produits appelés lors de la facturation, lors des commandes, des changements de prix... vers votre inventaire. Avec l'utilisation d'un catalogue, lors de l'entrée d'un produit à la facture, InformaStock effectuera une recherche à votre inventaire. Si le produit n'est pas trouvé, il effectuera une recherche au catalogue de produits. Renseignez-vous sur les interfaces de catalogues de produits déjà existants chez nous. Des frais de conversion ou de préparation de votre propre catalogue peuvent s'appliquer. Les logiciels InformaStock inc. 17

18 Les SKU: SKU pour produits non inventoriés (ex.: produit saisonnier, usagé,...). En inscrivant Oui, vous permettez la vente de produits sous n'importe quel numéro. A la facture, vous indiquez le département regroupant ce produit et le prix de vente de celui-ci. Ces produits seront gardés dans vos statistiques de vente et apparaîtront correctement dans votre facture sans alourdir votre inventaire. N.B.: Vous ne pouvez pas utiliser en même temps la création article par la facture et utilisation de SKU. Un seul à la fois. Promotion: TPS & TVQ: Sans indiquer de date de prix solde dans vos fiches-produits et si vous avez un prix de promotion inscrit dans celle-ci, en disant Oui à cette question, votre facturation se fera automatiquement selon le prix solde pour tous vos produits. Si vos produits ont des dates de promotion, celles-ci auront alors priorité. Au Québec dites N (Non) ailleurs dites O (Oui). Cette question permet de savoir si le calcul de la taxe provinciale est sur le sous-total de la facture ou sur le sous-total plus TPS. Création client: La création de nouveaux dossiers clients est-elle permise à la facturation? Paiement rapide: [End] Même si des arrêts sont permis à l'écran de méthode de paiement, vous pouvez appuyer sur cette touche pour accélérer le processus de facturation, si votre client paie comptant. Avec [End] le système vous dirigera immédiatement à la case "Information Paiement" (le total étant automatiquement dans Comptant) afin que vous puissiez inscrire le montant donné par le client et ensuite la facture s'imprimera. Si vous ré-appuyez [End] le montant tendu sera argent juste. [Home] Vous pouvez déterminer vous-même les méthodes de paiement attribuées à chacune de ces touches rapides. [PgUp] [PgDn] Une fenêtre apparaît vous indiquant le chiffre correspondant à la méthode de paiement. Laissez à zéro (0) pour ne pas utiliser de touches rapides. [1] Pour Visa [4] Paiement Direct [2] Master Card [5] Comptes-clients [3] American Express Les chèques: Vous avez aussi un contrôle sur le droit ou non d'échanger des chèques de vos clients. Si vous acceptez d'échanger des chèques, indiquez le montant maximal que vous autoriserez. Un échange de chèque n'est pas un paiement par chèque lors d'un achat, ni un paiement avec un chèque plus élevé que l'achat, ni l'encaissement d'un chèque pour payer une facture compte-client due. C'est simplement la possibilité que vous offrez à certains clients et/ou employés d'encaisser directement chez vous l'argent correspondant à un chèque. Pour ce faire, utilisez le mot réservé "CHEQUE" sous No Article dans la facture. Les acomptes: Si dans vos politiques de commerce, vous demandez un acompte minimum sur une mise de côté. Inscrivez % et le taux de pourcentage minimum ou encore $ et le montant minimum demandé. Le montant qui sera suggéré à la facturation mise de côté est simplement une indication du montant de l'acompte à demander à votre client. Un montant inférieur ou supérieur peut être accepté. $ dans caisse: Lorsque l'argent dans le tiroir dépasse le montant fixé à ce champ, le système vous avertira d'effectuer un prélèvement. Utilisez le mot réservé RETRAIT avec quantité -1 pour retirer l'argent du tiroir. Ce prélèvement sera considéré dans sur votre rapport de caisse. Vous pouvez continuer à facturer même si la limite est dépassée. Un message apparaîtra entre chaque facture, vous rappelant que vous avez dépassé la limite fixée pour le montant maximum dans votre caisse et pour vous faire penser à retirer de l'argent de votre caisse. Vous devez appuyer une touche pour revenir à votre facturation. Mettre le montant maximum à zéro pour ne pas utiliser cette fonction. Les logiciels InformaStock inc. 18

19 Prix max/ligne: Ce paramètre est très utile dans les commerces où les prix sont toujours très petits (exemple magasin à 1$) ou dans un magasin où une vérification de prix maximum est nécessaire. Vous indiquez le montant maximum (Qté x Prix) qui ne devrait normalement pas être dépassé par vente (ligne) de produits. Les limites du système sont cependant à $ par ligne de facture. Deux choix s ajoutent par rapport aux version précédentes : Rembourser différence cert. Cadeau si diff. Inférieure à «montant». Ceci permet de gérer la monnaie d un Certificat cadeau si elle est inférieure au montant spécifié, sinon le système génère une note de crédit. Doit être utilisé avec l option «Permettre paiement > total pour pmt perso.» de la section Suppléments. Montant maximum de retrait avec paiement direct. Permet de limiter le montant supplémentaire appliqué à une facture payée avec le mode paiement direct. MESSAGES PUBLICITAIRES Si vous disposez de deux (2) moniteurs, le message spécifié ici défilera sur le 2 e écran lorsque le poste est hors de l écran de facturation. CONTROLE DIVERS La sécurité: Vous pouvez ici mettre ou enlever la sécurité sur les différents menus d'informastock. Cependant, pour certaines fonctions le mot de passe gérant sera toujours demandé. Les décimales: Indiquez si vous désirez travailler avec vos départements (uniquement pour le prix de vente) à 2 ou 3 décimales. Néanmoins, le total de la facture sera dans tous les cas à 2 décimales. Identification: L'identification pour les communications internes (réseau) est utilisée dans les installations à plusieurs postes. Vous choisissez de vérifier, même si vous êtes en réseau On-line, certaines informations lors de vos transferts de journées, soient : [0] Mise à jour : inventaire et comptes-clients. [1] Inventaire seulement [2] Comptes-clients seulement [3] Aucune mise à jour Selon votre configuration de lien On-line, vous indiquez quels types de mise à jour vous avez besoin. Format impression: Le format d'impression identifié ici est utilisé par le format de la facture régulière (8 1/2 x 7) seulement et les possibilités sont: FACTURATION PAR DEFAUT [0] pour condensé [1] pour 12 caractères au pouce (standard) Permet de spécifier l écran de facturation par défaut qui sera utilisé. Trois (3) choix sont disponibles : Écran Standard, Écran Épicerie et Écran Tactile (avec option). SUPPLEMENTS Afficher argent US permet d afficher en tout temps dans l écran de facturation standard le montant en argent US du total de la facture en cours. Le montant est calculé en fonction du taux US spécifié dans la configuration. 15 MODES DE PAIEMENTS Continuez à appuyer [F1] et vous trouverez la table pour les différentes méthodes de paiement que votre commerce désire utiliser. En plus, des méthodes de paiement de base, vous pouvez inscrire six autres méthodes de paiement de votre choix dans ce tableau. Les logiciels InformaStock inc. 19

20 Inscrire toutes les autres méthodes de paiement acceptées par votre magasin. Le système ajustera automatiquement les fenêtres et les rapports. Inscrivez vos méthodes directement à la suite des autres, c'est-à-dire sur la prochaine ligne disponible. Les lettres F, N, D et U inscrites entre les crochets dans cette table sont des codes utilisés pour les rapports de transactions et/ou lors de la communication avec le siège social. Ainsi pour toutes autres méthodes de paiement que vous inscrivez, vous devrez aussi donner la lettre code correspondante. Vous pouvez changer les méthodes 5 à 10 de ce tableau à votre guise. Les trois premières étant fixes pour tous. ATTENTION: Certaines lettres-codes sont déjà réservées pour les méthodes de paiement du système. Veuillez prendre en considération cette liste: C : Comptant M : Mastercard H : chèque A : Américan Express V : Visa F : comptes clients N : Note de crédit D : paiement Direct U : Argent US NE LAISSEZ AUCUN ESPACE LIBRE ENTRE CHAQUE MODE DE PAIEMENT. Les logiciels InformaStock inc. 20