Brochure de partenariat

Transcription

1 Brochure de partenariat

2

3 Sommaire Présentation des JFN 3 Présentation de la SFN et de la SFNEP 3 Comités d Organisation des JFN Qui participera aux JFN 2013? 3 Principaux thèmes scientifiques des JFN Agenda Préliminaire des Journées 5 La ville de Bordeaux vous ouvre ses portes 6 Le Palais des Congrès de Bordeaux Lac 7 Informations Pratiques 8 Vos contacts 8 Les dates clés 8 Comment participer? 10 Comment ça marche? 10 Niveaux de partenariat 12 Opportunités de partenariat 12 Marketing et publicité 15 Exposition 16 Plan de l exposition 18 Promotion et médias 19 Conditions Générales de Vente 20 Formulaires de réservation 23 Eléments de partenariat 25 Marketing et Publicité 27 Espace d exposition 29

4 11 -

5 Bordeaux décembre 2013 Présentation des JFN Présentation de la SFN et de la SFNEP La SFN (Société Française de Nutrition) a pour principaux objectifs de contribuer au progrès des connaissances en Nutrition humaine et animale, notamment la recherche ; de promouvoir la Nutrition dans tous ses champs d application ; de contribuer à la formation et à l information dans le domaine de la Nutrition. La SFNEP (Société Francophone Nutrition Clinique et Métabolisme) réunit l ensemble des professionnels de la santé et de l industrie ayant pour objet la compréhension et la prise en charge des troubles nutritionnels associés aux maladies aiguës et chroniques. Elle a pour buts de promouvoir la détection et le traitement de la dénutrition ainsi que de développer la recherche clinique et fondamentale en nutrition. Comités d organisation des JFN 2013 Comité National d Organisation Jacques Delarue, Président Catherine Astier Noël Cano Cécile Chambrier Xavier Collet Jean Dallongeville Jean-Pascal De Bandt Jean-Claude Desport Agnès Marsset-Baglieri Jean-Charles Preiser Vincent Rigalleau Stéphane Schneider Comité Local d Organisation Vincent Rigalleau, Président Claude Atgié Pascal Barat Pascale Barberger-Gateau Marie-Christine Beauvieux Catherine Bennetau Vincent Boucher Isabelle Bourdel-Marchasson Philippe Chauveau Blandine Cherifi Henri Gin Paul Higueret David Laharie Thierry Lamireau Sophie Layé Fernando Leal-Calderon Jean-Michel Mérillon Patrick Sauvant Guy Simonnet François Sztark Antoine Tabarin Hélène Thibault Stéphanie Vidal Qui participera aux JFN 2013? Ces Journées rassembleront plus de participants cliniciens : chercheurs, diététiciens, infirmiers, industriels des secteurs agro-alimentaires et pharmaceutiques francophones qui pourront ainsi découvrir ensemble les dernières avancées médicales et scientifiques Bordeaux dans le domaine la Nutrition. Evolution du nombre de participants : JFN 2006 JFN 2008 JFN 2010 JFN 2011 Evolution 2006/2011 Nombre de participants ,9% Nombre d abstracts ,2% 13 décembre 2013 Nombre de sociétés exposantes ,7% 3

6 Principaux thèmes scientifiques des JFN Acides aminés : un thème toujours porteur en Activité physique et Nutrition - Autophagie - Biomarqueurs en Nutrition - Facteurs entérotrophiques - Intestin et métabolisme lipidique - Jeûne et maladies - Leptinorésistance - Les probiotiques ont-t-ils un avenir en alimentation? - Matrice alimentaire et biodisponibilité des nutriments - Myostéatose - Nutrition des extrêmophiles - Nutriments et fonctionnement cérébral - Nutrition animale : oxydation lipidique, peroxydation - Nutrition du traumatisé crânien - Outils de prédiction de la qualité alimentaire - Polyphénols alimentaires au-delà des effets antioxydants - Polluants de nos assiettes et leurs effets Et aussi - Cas cliniques interactifs - Forum de Recherche Clinique - Forum de Recherche Expérimentale - Forum des Pharmaciens - Forum des prix SFN - Sessions de communications orales et affichées - Sessions LLL - Symposium Club Nutrition-Réanimation - Symposium CRNH - Symposium des Infirmiers - Symposium JFN-AFDN - Symposium JFN-FNAMN - Symposium JFN-GFHGNP 11-4

7 Bordeaux décembre 2013 Agenda Préliminaire des Journées Mercredi 11 décembre Jeudi 12 décembre Vendredi 13 décembre 07:30 08:30 Atelier Petit Déjeuner Atelier Petit Déjeuner Atelier Petit Déjeuner 08:30 10:00 Créneaux pour symposium satellite Sessions congrès Créneaux pour symposium satellite Sessions congrès Créneaux pour symposium satellite Assemblée générale Sessions congrès 10:00 10:30 Pause-café Pause-café Pause-café 10:30 12:30 Séance plénière Séance plénière Séance plénière 12:30 13:30 13:30 14:30 Créneaux pour symposium satellite Atelier Déjeuner Visite des communications affichées Sessions congrès Créneaux pour symposium satellite Atelier Déjeuner Visite des communications affichées Assemblée générale Sessions congrès Sessions congrès 13h15-15h15 14:30 16:00 Sessions congrès Sessions congrès 16:00 16:30 Pause-café Pause-café 16:30 18:00 Sessions congrès Sessions congrès 18:00 18:15 Pause Pause 18:15 19:45 Créneaux pour symposium Satellite Créneaux pour symposium Satellite Bordeaux 13 décembre

8 La ville de Bordeaux vous ouvre ses portes Nichée dans son écrin de vignes, située à proximité de la forêt, de l océan et des vallées pyrénéennes, Bordeaux vous accueille, généreuse et conviviale. Ville d art, de commerce et d Histoire, la capitale de l Aquitaine vit au rythme du nouveau siècle sans rien renier de son penchant pour la culture, la gastronomie, le sport, la nature et tout ce qui fait le bon vivre en ville. Classée dans le peloton de tête des villes les plus attractives et les plus dynamiques de France, elle construit l avenir autour d un projet urbain ambitieux et susceptible d offrir à une population en croissance un cadre de vie et d activité à la fois solidaire, civilisé et exaltant. Qui vient y vivre ou simplement s y promener découvre un patrimoine naturel, des services sociaux, culturels et sportifs de plus en plus performants, un agenda riche et diversifié, une circulation apaisée, une incitation à la créativité et à l initiative. Bordeaux va vite, car elle avance pour et avec la participation de tous. Sans complexe et avec audace. Réseau urbain 65 lignes de bus et 3 lignes de tramway Route Coordonnées GPS : Latitude: / Longitude: Toulouse : 2h30 Paris : 5h30 Barcelone : 6h Marseille : 6h Lyon : 7h Genève : 7h30 Par train À 30 minutes de la gare SNCF Saint-Jean, Bordeaux En TGV : 3h de Paris, 5h30 de Marseille, 6h de Bruxelles Par avion 37 destinations desservies régulièrement, 33 destinations charters 7e aéroport français 22 compagnies régulières La navette Jet Bus relie l aéroport à la gare Saint-Jean en 45 minutes toutes les 45 minutes. 11-6

9 Bordeaux décembre 2013 Le Palais des Congrès de Bordeaux - Lac Inauguré en septembre 2003, le Palais des Congrès de Bordeaux est l emblème du nouveau tourisme d affaires, alliant qualité et modernité. Idéalement situé en bordure de rocade, à proximité du centre-ville et à 10 minutes de l aéroport international de Bordeaux-Mérignac, c est l atout maître du tourisme d affaires à Bordeaux. Trois amphithéâtres pouvant accueillir 1850 personnes simultanément, 10 salles de commission, un espace d exposition de 3000 m², un équipement wifi et des infrastructures ultra-modernes, ensemble intégré dans une architecture design se reflétant dans le lac de Bordeaux, le Palais des Congrès offre une gamme complète de prestations de grande qualité. Palais des Congrès de Bordeaux Avenue Jean-Gabriel Domergue Bordeaux - France Plan du Palais des Congrès Bordeaux 13 décembre

10 Informations pratiques Hébergement En tant que partenaire et/ou exposant des Journées, nous vous proposons de réserver des chambres d hôtel par l intermédiaire du Secrétariat des Journées à des tarifs nets et sans frais d agence. Pour plus d informations, nous vous invitons à visiter le site Internet des Journées ou à envoyer un à l adresse suivante : inscription@lesjfn.fr Programme social Les Organisateurs des Journées souhaiteraient organiser le dîner des Journées le 12 décembre 2013 (sous réserve) AVIS IMPORTANT : La signature d un contrat (partenariat, marketing, publicité ou exposition ou toute autre forme de participation aux Journées) implique un engagement de la société à ne pas organiser ou promouvoir de Conférences, Congrès ou autres événements qui se tiendraient pendant les horaires officiels d ouverture des Journées sans l autorisation du Comité d Organisation. Vos contacts Le secrétariat des Journées est à votre disposition pour vous assister et vous guider dans la préparation de votre participation et sera ravi de répondre à vos questions : Exposition, Marketing & Partenariat exposition@lesjfn.fr Informations Générales info@lesjfn.fr Inscription & Hébergement inscription@lesjfn.fr Les dates clés Date limite du tarif préférentiel pour l exposition : 31 janvier 2013 Ouverture des inscriptions : 27 mai 2013 Date limite de soumission des abstracts : 13 septembre 2013 les dates clés Date limite du tarif préférentiel inscriptions : 8 novembre 2013 Ouverture des Journées : 11 décembre

11 Bordeaux décembre 2013 Bordeaux 13 décembre

12 Comment Participer? Cette brochure vous offre différentes formes de participation : Partenariat Comment ça marche? Marketing et publicité Exposition 1. Définissez un budget correspondant à vos objectifs et stratégie marketing et choisissez le niveau de partenariat le plus adapté 2. Sélectionnez les opportunités de partenariat, de marketing et de publicité pour un montant correspondant à votre budget en prenant en compte les niveaux de partenariat. 3. Si vous rentrez dans l une des catégories de partenariat, vous bénéficiez d avantages supplémentaires indiqués dans le tableau. 4. Réservez votre emplacement de stand au plus vite et bénéficiez d un tarif préférentiel (avant le 29 janvier 2013). En fonction de votre niveau de partenariat, vous pourrez bénéficier d un statut «Sponsor des JFN». Pour confirmer votre participation en tant que Sponsor, renvoyez nous le formulaire figurant à la fin de cette brochure. Les formulaires seront traités dans l ordre d arrivée des réservations sur la base du «1 er arrivé, 1 er servi». 10

13 5 BONNES RAISONS DE VOUS ASSOCIER AUX JFN! Rencontrer plus de experts dans le domaine de la nutrition! Objectif commun : développer votre réseau et concrétiser de nouveaux partenariats! Augmenter votre notoriété! Promouvoir vos dernières innovations et vos nouveaux produits! Rester en contact avec la concurrence et se mettre à jour quant à l évolution du marché! N hésitez pas à nous contacter, nous vous aiderons à choisir la forme de participation répondant au mieux à vos objectifs afin de maximiser votre retour sur investissement. 11

14 Niveaux de partenariat En fonction de votre investissement financier dans les JFN 2013, vous pourrez entrer dans l une des catégories de Sponsor des JFN et bénéficier de nombreux avantages! * Hors exposition Niveau de partenariat Sponsor Platine Sponsor Or Sponsor Argent Contribution (minimum)* HT HT HT Avantages associés aux catégories de partenariat : Remerciements sur un panneau à l entrée des Journées Remerciements dans le programme prévisionnel des Journées (si connu avant la date d édition) Remerciements dans le programme final des Journées Remerciements via une slide interséance (entre les sessions) Logo de la société sur le site web des Journées (Page remerciements) Lien avec le logo vers votre site web (Page remerciements) Inscription(s) gratuite(s) (Donnant uniquement accès aux conférences) Une page de publicité gratuite dans le programme final SPONSOR PLATINE Logo du sponsor (grand format) Logo du sponsor (grand format) Logo du sponsor (grand format) Logo du sponsor (grand format) X X SPONSOR OR Logo du sponsor (moyen format) Logo du sponsor (moyen format) Logo du sponsor (moyen format) Logo du sponsor (moyen format) X X 2 1 Utilisation du logo des Journées * X X X SPONSOR ARGENT Nom du sponsor Nom du sponsor Nom du sponsor Nom du sponsor * Le logo des Journées pourra être utilisé selon certaines conditions. Si vous souhaitez utiliser ce logo, veuillez envoyer votre demande au secrétariat du congrès qui vous transmettra ces conditions d utilisation. Tout document utilisant ce logo devra être validé par le comité d organisation avant impression. Opportunités de partenariat Symposium Satellite A partir de HT Vous pouvez profiter de la présence des congressistes pour organiser un Symposium Satellite. Si vous réservez à temps, votre symposium sera annoncé dans le Programme Préliminaire des Journées qui sera largement diffusé au printemps Sont inclus dans le prix : 11 - La mise à disposition d une salle L équipement audiovisuel standard (ordinateur, écran, vidéoprojecteur, microphones) L annonce du symposium dans le Programme Préliminaire, sur le site web et dans le Programme Final des Journées. ing envoyé par le secrétariat des Journées pour annoncer votre symposium La possibilité d insérer gratuitement l annonce de votre symposium dans les sacoches congressistes 12

15 Bordeaux décembre 2013 Le choix du sujet et le programme doivent être soumis à l approbation du Comité Scientifique au plus tard le 13 mars Le choix de la date sera attribué par ordre d arrivée des réservations. Code Créneau Jours et Horaires* Durée Prix par Symposium Tarif membre bienfaiteur A Mercredi 11 décembre 2013 de 8H30 à 10H00 1h HT HT B Mercredi 11 décembre 2013 de 8H30 à 10H00 1h HT HT C Mercredi 11 décembre 2013 de 12H30 à 13H30 1h HT HT D Mercredi 11 décembre 2013 de 12H30 à 13H30 1h HT HT E Mercredi 11 décembre 2013 de 18H15 à 19H45 1h HT HT F Mercredi 11 décembre 2013 de 18H15 à 19H45 1h HT HT G Jeudi 12 décembre 2013 de 8H30 à 10H00 1h HT HT H Jeudi 12 décembre 2013 de 8H30 à 10H00 1h HT HT I Jeudi 12 décembre 2013 de 12H30 à 13H30 1h HT HT J Jeudi 12 décembre 2013 de 12H30 à 13H30 1h HT HT K Jeudi 12 décembre 2013 de 18H15 à 19H45 1h HT HT L Jeudi 12 décembre 2013 de 18H15 à 19H45 1h HT HT M Vendredi 13 décembre 2013 de 8H30 à 10H00 1h HT HT N Vendredi 13 décembre 2013 de 8H30 à 10H00 1h HT HT (*Horaires sujets à modification) Atelier Petit-Déjeuner ou Déjeuner HT Vous avez la possibilité d organiser des ateliers petit-déjeuner ou déjeuner afin d accueillir les participants. Cet atelier peut vous permettre de faire la démonstration de vos produits/équipements devant les participants des Journées. Si vous réservez à temps, votre atelier sera annoncé dans le Programme Préliminaire des Journées qui sera diffusé au printemps Sont inclus dans le prix : La mise à disposition d une salle pour 50 personnes L équipement audiovisuel standard (ordinateur, écran, vidéoprojecteur, microphones) L annonce de l atelier dans le Programme Préliminaire, sur le site web et dans le Programme Final des Journées. Le petit-déjeuner (incluant café & thé) pour 50 personnes L annonce de votre atelier Petit-Déjeuner ou Déjeuner dans les sacoches des congressistes. Bordeaux Jours et Horaires* Atelier déjeuner : Pendant votre atelier, vous aurez la possibilité d offrir des paniers repas qui seront distribués dans votre salle! Contactez le secrétariat des Journées pour plus d informations. Veuillez noter que les déjeuners ne sont pas inclus dans les droits d inscriptions des participants JFN Mercredi 11 décembre 2013 de 7H30 à 8H30 ou de 12H30 à 13H30 Jeudi 12 décembre 2013 de 7H30 à 8H30 ou de 12H30 à 13H30 Prix par Atelier HT HT Vendredi 13 décembre 2013 de 7H30 à 8H30 ou de 12H30 à 13H30 13 décembre 2013 (*Horaires sujets à modification) HT 13

16 Sacoches des Journées «Exclusivité» HT Le logo de votre société sera imprimé sur les sacoches fournies par l organisateur (le type, la taille et la couleur des sacoches devront être choisis par le Comité d Organisation en concertation avec le sponsor). Si vous préférez fournir les sacoches, veuillez contacter le secrétariat des Journées pour être informé des conditions. Partenariat des sacoches : HT Cordons (lanières) de badges «Exclusivité» HT Chaque congressiste, personne accompagnante ou exposant recevra un cordon afin d accrocher son badge lors des Journées. En tant que sponsor le nom de votre société pourra être imprimé sur les cordons avec celui de la manifestation! Plus de 1500 experts en nutrition porteront ce cordon, vous offrant une grande visibilité pendant et après les Journées! Partenariat des lanières : HT Pause-café A partir de HT Deux pauses-café sont prévues chaque jour entre les sessions. Votre logo sera affiché sur les buffets. En tant que sponsor de la pause-café, vous pourrez fournir des objets publicitaires logotypés à disposer sur les buffets de la pause-café. Pause-café du matin : HT Pause-café de l après-midi : HT Partenariat de l eau «Exclusivité» HT Des points d eau seront placés dans la zone exposition des Journées à plusieurs endroits stratégiques. Par ailleurs, de l eau sera proposée lors des pauses-café et des déjeuners. Vous êtes producteur d eau, nous vous proposons de devenir le fournisseur officiel de l eau pendant toute la durée des Journées. Le sponsor devra fournir toute l eau nécessaire aux Journées (quantité à confirmer en fonction du nombre d inscrits). Sponsoring exclusif de l eau : HT (Droit d exclusivité) Accès Wi-Fi «Exclusivité» HT Permettez à tous les congressistes de consulter leurs s pendant la durée du congrès en leur offrant une connexion Wi-Fi. En tant que sponsor, le nom ou logo de votre société apparaîtra lors de chaque connexion. Si vous le souhaitez, vous aurez également l opportunité d insérer des tapis de souris logotypés dans les sacoches des journées (tapis de souris à fournir par le sponsor)! En plus de l accès Wi-Fi, sponsorisez le Wi-Fi lounge, espace dédié au sein de l exposition pour que les participants puissent se connecter tout en étant confortablement assis! Accès Wi-Fi : HT (exclusivité) Wi-Fi lounge : HT City Pass «Exclusivité» 5000 HT Vous pouvez contribuer à offrir à tous les participants le moyen de se déplacer de façon illimitée en tramway et en bus dans Bordeaux. Chacun recevra un titre de transport gratuit dans le kit du congressiste. Le logo de votre société et celui du congrès seront imprimés sur chaque pass. Navette de transfert «Exclusivité» A partir de HT Une navette sera à la disposition des congressistes afin de les accompagner de la station de tramway au Palais des Congrès de Bordeaux. En tant que sponsor, le logo de votre société sera affiché sur cette navette. Vous aurez l opportunité d avoir une grande visibilité dès l accueil des participants et ce, pendant tout le congrès! Sponsoring exclusif de la navette de transfert : HT 11-14

17 Bordeaux décembre 2013 Marketing et Publicité Publicités dans les éditions des Journées A partir de HT Le Programme Préliminaire des Journées sera disponible au printemps 2013 et diffusé (à hauteur de exemplaires) par routage et sur divers congrès : Page intérieure (quadrichromie) : HT 2 ème ou 3 ème de couverture (quadrichromie) : HT 4 ème de couverture (quadrichromie) : HT Le Programme Final sera édité et distribué sur place lors des Journées : Page intérieure (quadrichromie) : HT 2 ème ou 3 ème de couverture (quadrichromie) : HT 4 ème de couverture (quadrichromie) : HT Nous vous remercions de bien vouloir noter que toute publicité sera soumise pour validation au Comité d Organisation. Page de publicité dans le livre des abstracts : vous pourrez insérer une page de publicité dans le livre des abstracts. Veuillez contacter le secrétariat pour connaître les conditions. Options Web Le site officiel des Journées inclut : Le programme scientifique Les informations générales (inscriptions, hébergement, programme social). La soumission de résumés pour communication Ce site vous offre une visibilité majeure pour participer à la promotion de votre société : Insérer le logo de votre société sur une page spécifique du site web des Journées : HT Insérer le logo de votre société sur toutes les pages du site web des Journées : HT Ajouter au logo de votre société un lien vers le site Internet de votre société : HT A partir de HT La Web App JFN 2013 La Web App, c est une visibilité de tous les instants : Une page de publicité en exclusivité sur la page «pré-home» de la webapp, Une page dédiée sur le site pour inviter les internautes à se connecter via la webapp. Mais c est aussi une traçabilité : des rapports chiffrés de fréquentation de la webapp seront envoyés au sponsor (nombre de connexions, de clics et démographie des internautes.) HT Prix pour une exclusivité : HT Encart sacoches ou Objet publicitaire Bordeaux Vous pouvez insérer : Un encart (document) de taille A4 maximum, en couleurs ou en noir et blanc : - 2 pages (1 feuille recto/verso) maximum : HT - 10 pages (5 feuilles recto/verso) maximum : HT (au delà de 10 pages, consulter le secrétariat des Journées) Un objet publicitaire logotypé HT A partir de HT Cet encart ou objet publicitaire vous permettra de faire la promotion de vos produits et/ou services et activités. Le document 13 ou objet publicitaire décembre à insérer dans les sacoches des congressistes devra être soumis pour 2013 validation au secrétariat des Journées. Vous pouvez aussi fournir des blocs et stylos avec le nom et le logo de votre société. Ceux-ci seront insérés dans la sacoche de chaque congressiste. Prévoir blocs et stylos à insérer dans les sacoches (base de réservation : premier arrivé, premier servi). Blocs et stylos avec le nom et le logo de votre société : HT 15

18 Exposition Partie intégrante des Journées, l exposition aura lieu au rez-de-chaussée dans l espace Pluriel, où se tiendront également les pauses-café du matin et de l après-midi, ceci permettant un flux de congressistes quasi-permanent et une grande visibilité des stands d exposition. Vous avez le choix entre une surface nue ou un stand équipé (descriptif ci-dessous) La surface minimum d un stand est de 6m² Type de tarif Surface nue Stand équipé Tarif préférentiel (Jusqu au 31 janvier 2013) 630 HT / m² 680 HT / m² Tarif standard (Après le 31 janvier 2013) 650 HT / m² 700 HT / m² Descriptif des stands Surface nue : Le prix comprend votre emplacement de stand uniquement (traçage au sol) Stand équipé : L installation et la location d une structure modulaire constituée : d armatures, d un rail de 3 spots, de panneaux, d un branchement électrique, d une enseigne, Mobilier: 1 table et 2 chaises. Le prix de location de votre stand (surface nue ou stand équipé) comprend également : L usage du stand pendant la durée de l exposition et les périodes de montage et démontage. La publication dans le programme final des coordonnées complètes de votre société. Les services d information et de coordination pendant les périodes de montage et de démontage des stands et pendant la durée de l exposition. 2 badges exposants par stand de 6 m² et 3 badges exposants par stand de 9 m². Les badges exposants supplémentaires seront facturés 30 HT. (Les badges exposants ne donnent pas accès aux sessions scientifiques) Le nettoyage quotidien des espaces publics et de la zone d exposition (stand non compris). L accès au Kit Marketing des JFN 2013 vous permet d annoncer votre participation aux journées et de contribuer à la promotion de l évènement

19 Bordeaux décembre 2013 Note IMPORTANTE note importante MEMbres bienfaiteurs Pour tous les prix indiqués dans cette brochure, une réduction de 10 % est accordée aux membres bienfaiteurs de la SFN et de la SFNEP. Pour les catégories de partenariat, les montants pris en compte sont les montants avant réduction. membres bienfaiteurs IMPORTANT BADGES EXPOSANTS SUPPLÉMENTAIRES note importante Au-delà, les badges supplémentaires seront facturés 30 HT. Le nombre de badges inclus dans votre réservation de stand dépend du nombre de m² réservé (2 badges par 6 m² et 3 badges par 9 m²). Si vous réservez des membres chambres d hôtel via le secrétariat des Journées, bienfaiteurs vous bénéficiez de badges supplémentaires : 1 badge exposant supplémentaire pour 1 chambre réservée (sur 3 nuitées consécutives minimum). Bordeaux 13 décembre

20 Plan de l exposition* L accueil des Journées Francophones de Nutrition sera situé dans le hall précédant l espace Pluriel. Les sessions des Journées auront lieu dans les amphithéâtres et salles de commissions situés au rez de chaussée et au niveau 1 du Palais de Congrès. L exposition et les déjeuners auront lieu dans l espace Pluriel au rez-de-chaussée où seront organisées également les pauses-café du matin et de l après-midi. Espace déjeuner 3 Pause café Exposition Pause café Pause café Pause café Pause café Entrée Entrée de l exposition Accueil Stands de 9 m² Stands de 6 m² Afin de garder une zone d exposition fluide et ouverte, il est demandé aux exposants de garder les côtés de leurs stands adjacents aux allées ouverts sur 50 % minimum. Les stands en îlots doivent être accessibles des 4 côtés. * Plan non contractuel et sujet à modifications 11-18

21 Bordeaux décembre 2013 lecteur de badges sur votre stand d exposition Lecteur de badges sur votre stand d exposition - Gagnez du temps pour collecter les coordonnées des contacts établis sur place - Suivez vos contacts de manière plus efficace - Faites une meilleure évaluation du marché - Mesurez vos résultats = MAXIMISEZ VOTRE RETOUR SUR INVESTISSEMENT Promotion et medias La campagne de promotion des Journées Francophones de Nutrition 2013 sera effectuée grâce à des moyens de communication complémentaires : Marketing Direct Relations Presse Publicité dans la presse spécialisée Promotion sur d autres événements, en particulier ceux organisés par la SFN et la SFNEP Promotion web et s Différentes éditions des Journées Cette campagne de communication est pour votre société une opportunité de renforcer votre visibilité lors des Journées et d accentuer votre présence! Les Journées Francophones de Nutrition sont aujourd hui très médiatisées au niveau local mais aussi national. De nombreux médias s intéressent à ces Journées. La présence de ceux-ci peut être l occasion pour votre société de communiquer sur votre présence et votre implication dans cet événement désormais incontournable. Unissons nos efforts afin d assurer la promotion des Journées et optimiser votre retour sur investissement! Bordeaux Toute autre opération de promotion à caractère exceptionnel sera soumise à autorisation du Comité d organisation. Demandez les documents édités dans le cadre des Journées et diffusez les auprès de vos contacts. Demandez les logos des Journées pour les utiliser dans vos mailings et vos ings afin de promouvoir votre présence lors des Journées (uniquement pour les sponsors Platine et Or). Informez vos clients de votre participation aux Journées par ou par le biais de votre newsletter Envoyez des communiqués de presse aux médias spécialisés. Insérez le logo des Journées sur votre site internet! (uniquement pour les sponsors Platine et Or) 13 décembre

22 Conditions générales de vente MCI a été mandaté pour l organisation générale et la logistique des conférences des Journées et de l exposition des JFN 2013 et sera donc nommé sous le terme «organisateur» dans ce document. Souscription Pour devenir partenaire ou réserver un emplacement d exposition, vous devez retourner (par courrier postal ou par fax) au Secrétariat des JFN 2013 le(s) formulaire(s) de réservation, dûment complété(s), daté(s) et signé(s). La signature du (des) formulaire(s) de réservation constitue un engagement ferme et oblige le souscripteur à l acceptation des conditions générales de vente et du règlement général de l exposition. À réception du (des) formulaire(s) de réservation, une facture du montant total dû sera établi et un acompte de 50 % devra être réglé à réception de la facture afin de garantir la réservation. Aucune réservation verbale ou téléphonique ne sera prise en compte en dehors de la confirmation écrite reçue par MCI. Le solde de la facture devra être réglé au plus tard le 30 août Par ailleurs, le non règlement du solde de la facture à cette date entraînera l annulation immédiate du droit à disposer des réservations demandées, sans remboursement de l acompte versé. L attribution des stands se fera dans l ordre d arrivée des réservations. Après attribution, aucune modification d emplacement ne pourra être effectuée sans l accord écrit des organisateurs. Tous les règlements doivent être reçus par l organisateur avant le début des Journées. Aucun exposant/sponsor ne sera autorisé à commencer l installation ou à être listé comme exposant/sponsor dans les publications des Journées jusqu à ce que le paiement de la somme totale due ne soit réglé à l organisateur. Le plan de l exposition présenté dans ce document est un plan non contractuel. Il est soumis à l acceptation de la Préfecture de Bordeaux. MCI France se réserve le droit de modifier en fonction des aménagements éventuels de l infrastructure du Palais des Congrès de Bordeaux et des agréments délivrés par la Préfecture, l importance et la disposition des surfaces réservées par l exposant. En cas de litige, seule la juridiction du Tribunal de Paris sera applicable. Acceptation des demandes de réservation L organisateur se réserve le droit de ne pas vendre de partenariat à toute firme, société ou organisation dont les activités ne seraient pas directement en rapport avec le thème général de la Manifestation, ou ne répondraient pas aux normes de rigueur souhaitées par le Comité d Organisation. Les candidatures seront soumises au Comité d Organisation qui statuera sur les demandes. Règlement des factures Le Comité National d Organisation des JFN 2013 a mandaté la société MCI pour l organisation des JFN Les règlements pourront être effectués par chèque, ou virement bancaire : Par chèque à l ordre de JFN 2013 / MCI et envoyés à : JFN 2013 / MCI France- 24, rue Chauchat Paris France Par virement bancaire à l ordre de : JFN 2013 / MCI France LCL PARIS SDC PARIS OUEST Le Crédit Lyonnais Direction Entreprise 19 boulevard des italiens Paris Code Banque : Code guichet : Numéro de Compte : Y - Clé Rib : 58 IBAN : FR Y58 - BIC : CRLYFRPPXXX Dans le cas d un règlement par virement bancaire, veuillez spécifier la raison de votre règlement et le numéro de facture correspondant. Par Carte de Crédit (VISA/MASTERCARD/EUROCARD). Dans ce cas, veuillez contacter le secrétariat qui vous fera parvenir un formulaire d autorisation de débit à remplir et à renvoyer. Annulation (Applicable au partenariat et à l exposition) Toute annulation et/ou modification de votre réservation initiale devra être effectuée par courrier auprès du Secrétariat des Journées et sera soumise aux conditions d annulation ci-dessous : Jusqu au 28 juin 2013 : 25 % du montant total TTC dû non remboursable. Du 29 juin au 30 août 2013 : 50 % du montant total TTC dû non remboursable. À compter du 31 août 2013 : 100 % du montant total TTC dû non remboursable. Une fois la réservation d un stand d exposition ou tout autre élément de sponsoring confirmé, toute réduction de surface d exposition ou autre option de partenariat est considérée comme une annulation et sera soumise à ces mêmes conditions d annulation. Une réduction d espace d exposition peut entraîner une modification de l emplacement du stand par l organisateur. Règlement sur site Les exposants sont invités à vérifier que toute action engagée dans le cadre des Journées est conforme à la législation française en vigueur en matière de nutrition. L organisateur prendra les mesures nécessaires en cas de non-respect du règlement. L organisateur se réserve le droit d interdire totalement ou en partie l ouverture d un stand qui pourrait porter préjudice à l organisation et à l image des Journées. La décision finale reviendra à l organisateur. Accès à l exposition L accès à l exposition est strictement réservé aux congressistes et exposants dûment inscrits aux Journées. Pour participer aux sessions scientifiques, les membres des sociétés exposantes doivent s inscrire aux Journées en tant que congressiste en s acquittant des droits d inscription. Occupation des stands Sauf autorisation délivrée au préalable et par écrit par l Organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à partager, sous-louer ou léguer leur stand à quelque autre société. Assurance Le signataire renonce à tout recours contre les organisateurs et propriétaires des lieux et s engage à souscrire les polices d assurance nécessaires pour tous les risques encourus par le matériel exposé (vol, dégâts, etc.) ainsi que les responsabilités civiles couvrant le personnel fixe ou intérimaire de son entreprise présents aux JFN En aucun cas, l exposant ne sera couvert par les assurances des organisateurs des JFN Force majeure En cas de force majeure, les dates des JFN 2013 et de l exposition pourront être modifiées ou celles-ci pourront être purement et simplement annulées. Dans cette dernière hypothèse, les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées, seront réparties entre les exposants et sponsors au prorata de leurs versements sans que des recours soient possibles à l encontre de l organisateur ou du réalisateur. Conditions d admission et de participation Les organismes désireux d exposer acceptent sans réserve les dispositions du règlement intérieur, la réglementation du Palais des congrès de Bordeaux et les prescriptions au droit public applicables aux manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans l intérêt de la manifestation que l organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement. Toute dépense liée au non-respect du règlement ou des conditions générales sera facturée à l exposant. MCI 11 se réserve le droit - de modifier ou de compléter les conditions générales de ventes ou le règlement de l exposition mais l exposant/sponsor en sera informé. 20

23 Bordeaux décembre 2013 Guide Technique de l exposant Un guide technique de l exposant sera envoyé à chaque exposant qui aura réservé et payé son stand d exposition. Ce guide contiendra toutes les informations concernant les conditions générales, les règles de sécurité, le montage et démontage des stands, les livraisons, les coordonnées des prestataires officiels des JFN 2013 et formulaires de commandes de leurs prestations (téléphone, électricité, transport, stockage ). Règlementations sur la santé et la sécurité au travail L exposant doit veiller à ce que son prestataire et ses employés respectent la législation actuelle sur la santé et la sécurité au travail et que tout matériel exposé soit également conforme à cette législation. Sociétés tierces/agences MCI France ne communiquera qu avec les sociétés tierces clairement identifiées en tant que telles et mandatées par les exposants et sponsors participant aux Journées. Les demandes reçues de sociétés tierces (telles que des agences de communication et de presse) ne précisant pas quel(s) exposant(s) elles représentent, ne seront pas prises en compte. Il est du devoir de l exposant / du sponsor, de transmettre, au secrétariat des Journées, les coordonnées complètes des sociétés tierces avec lesquelles ils travaillent. Conférence de presse Les conférences de presse organisées par l industrie ne peuvent avoir lieu qu aux horaires spécifiés par l organisation des Journées. L organisateur des Journées doit être informé des conférences de presse prévues et tous les journalistes doivent être officiellement inscrits aux Journées pour participer à la conférence. Promotion sur site L exposant ou sponsor des Journées ne pourra distribuer de publicité que sur son stand d exposition ou dans la salle qu il aura réservée. En signant le formulaire correspondant au produit choisi (exposition, sponsoring, publicité ), l exposant ou le partenaire s engage à ne pas organiser d événement satellite ni de promouvoir une autre manifestation durant la tenue des journées sans accord préalable de l organisateur et du comité d organisation. Les sociétés qui organiseraient tout type d évènements en dehors du Palais de Congrès mais durant les horaires d ouverture des journées verront leur participation automatiquement annulée sans remboursement. L organisateur se réserve aussi le droit de fermer le stand si la société participe aussi à l exposition des Journées. Règlementations Françaises concernant les expositions et le partenariat S agissant des expositions et du partenariat, l industrie pharmaceutique est soumise en France à certaines règlementations. Veuillez-vous rapprocher de votre service juridique pour plus d informations concernant les réglementations en vigueur. Les annonceurs sont invités à vérifier que leurs publicités sont conformes à la législation française en vigueur en matière de publicité de produits pharmaceutiques et de matériel médical. Pour quelque motif que ce soit, l organisateur ne prendra pas en compte d éventuelles réclamations faites après la clôture de la manifestation. Bordeaux Important : les sociétés n appartenant pas à l UE ont l obligation de Remboursement de la TVA Française Conformément à la législation fiscale européenne, les organisateurs de congrès internationaux et les sociétés de services doivent facturer l ensemble des services au taux de TVA français en vigueur, à savoir 19,6 % (taux sujet à modification). Les sociétés étrangères (ressortissantes de l UE ou hors UE) peuvent, sous certaines conditions, se faire rembourser la TVA versée. désigner un représentant fiscal en France pour déposer leur demande de remboursement de TVA. 13 décembre

24 22

25 Formulaires de réservation Page 25 Page 27 Page 29 éléments de partenariat marketing et publicité réservation d espace d exposition 23

26 24 Veuillez conserver une copie

27 Formulaire de réservation d éléments de partenariat A RETOURNER A : JFN 2013 / MCI Département Marketing et Partenariat 24 Rue Chauchat Paris - France Fax : exposition@lesjfn.fr Nom de la société : Nom du contact : Adresse : Code postal & ville : Pays : Téléphone : Fax : Numéro de TVA Intracommunautaire : N bon de commande (Si applicable) : SI UN BON DE COMMANDE EST NECESSAIRE POUR LA FACTURATION, VEUILLEZ COCHER LA CASE ET JOINDRE CE BON DE COMMANDE : Membre bienfaiteur SFNEP ou SFN (Voir page 17 ) Ma société souhaiterait réserver: Un Symposium satellite (Veuillez indiquer vos préférences concernant la date, le créneau horaire, veuillez vous référer à la page 13 ) Montant TOTAL HT : Date : Créneau horaire : Code créneau : Titre prévisionnel du symposium : Autres options de partenariat : Opportunité(s) de partenariat (Veuillez indiquer les options ci-dessous) Tarif (HT) Montant Total (HT) (Avant réduction membre, si applicable) Réduction Membre Bienfaiteur de 10% Montant Total (HT) (Après réduction membre, si applicable) Montant TVA 19,6%* Montant Total (TTC) * Taux sujet à modification Règlement d un acompte de 50 % à réception de la facture et solde à régler avant le 30 août Le sponsor des JFN 2013 déclare avoir pris connaissance des conditions générales de ventes qu il accepte sans restriction. Date et signature : Cachet de la société : 25

28 26 Veuillez conserver une copie

29 Formulaire de réservation Marketing et Publicité A RETOURNER A : JFN 2013 / MCI Département Marketing et Partenariat 24 Rue Chauchat Paris - France Fax : exposition@lesjfn.fr Nom de la société : Nom du contact : Adresse : Code postal & ville : Pays : Téléphone : Fax : Numéro de TVA Intracommunautaire : N bon de commande (Si applicable) : SI UN BON DE COMMANDE EST NECESSAIRE POUR LA FACTURATION, VEUILLEZ COCHER LA CASE ET JOINDRE CE BON DE COMMANDE : Membre bienfaiteur SFNEP ou SFN (Voir page 17) Publicité - Programme préliminaire : Publicité sur une page intérieure : HT Publicité sur la 2 e ou 3 e de couverture : HT Publicité sur la 4 e de couverture : HT Options web : Votre logo sur une page du site web des Journées : HT Votre logo sur toutes les pages du site web des Journées : HT Ajouter un lien à votre logo : HT Wep App JFN2013 : 5000 HT Encarts sacoches : Blocs et stylos : Prix pour l insertion des blocs et stylos : HT Un encart d une page : HT Un encart de 10 pages maximum : HT Un objet publicitaire : HT Montant Total (HT) (Avant réduction membre, si applicable) Réduction Membre Bienfaiteur de 10% Montant Total (HT) (Après réduction membre, si applicable) Montant TVA 19,6%* Montant Total (TTC) * Taux sujet à modification Règlement d un acompte de 50 % à réception de la facture et solde à régler avant le 30 août Le sponsor des JFN 2013 déclare avoir pris connaissance des conditions générales de ventes qu il accepte sans restriction. Date et signature : Cachet de la société : Publicité - Programme final : Publicité sur une page intérieure : HT Publicité sur la 2 e ou 3 e de couverture : HT Publicité sur la 4 e de couverture : HT Publicité dans le livre des abstracts : Nous consulter 27

30 28 Veuillez conserver une copie

31 Formulaire de réservation d un espace d exposition A RETOURNER A : JFN 2013 / MCI Département Marketing et Partenariat 24 Rue Chauchat Paris - France Fax : exposition@lesjfn.fr Nom de la société : Nom du contact : Adresse : Code postal & ville : Pays : Téléphone : Fax : Numéro de TVA Intracommunautaire : N bon de commande (Si applicable) : SI UN BON DE COMMANDE EST NECESSAIRE POUR LA FACTURATION, VEUILLEZ COCHER LA CASE ET JOINDRE CE BON DE COMMANDE : Membre bienfaiteur SFNEP ou SFN (Voir page 17) Ma société souhaite réserver : Un stand de m² Stand équipé Surface nue Type de tarif Surface nue Stand equipé Tarif préférentiel (Jusqu au 31 janvier 2013) 630 HT/m² 680 HT/m² Tarif standard (Après le 31 janvier 2013) 650 HT/m² 700 HT/m² Numéros de stand: 1 er choix : N \ \ 2 e choix : N \ \ 3 e choix : N \ \ Montant Total (HT) (Avant réduction membre, si applicable) Réduction Membre Bienfaiteur de 10% Montant Total (HT) (Après réduction membre, si applicable) Montant TVA 19,6%* Montant Total (TTC) Descriptif du matériel / produits qui seront exposés : * Taux sujet à modification Règlement d un acompte de 50 % à réception de la facture et solde à régler avant le 30 août Le sponsor des JFN 2013 déclare avoir pris connaissance des conditions générales de ventes qu il accepte sans restriction. Date et signature : Cachet de la société : 29

32

33 Bordeaux décembre 2013 Les dates clés Date limite du tarif préférentiel pour l exposition : 31 janvier 2013 Ouverture des inscriptions : 27 mai 2013 Date limite de soumission des abstracts : 13 septembre 2013 Date limite du tarif préférentiel inscriptions : 8 novembre 2013 Ouverture des Journées : 11 décembre 2013 Bordeaux 13 décembre

34 SECRÉTARIAT DES JOURNÉES : JFN 2013 MCI - 24 Rue Chauchat Paris - France Tél : +33(0) Fax +33 (0) exposition@lesjfn.fr