LEADERSHIP ET ENTREPRENEURIAT LEADERSHIP CYCLE DE GESTION DOCUMENT 1 POLYVALENTE JEAN-DOLBEAU

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1 LEADERSHIP ET ENTREPRENEURIAT LEADERSHIP CYCLE DE GESTION DOCUMENT 1 POLYVALENTE JEAN-DOLBEAU

2 LE CYCLE DE GESTION Dresser la liste de tâches à effectuer Étape 1 : la planification Étape 2 : la présentation du document 1- Rechercher les informations pertinentes 2- Bâtir un calendrier Étape 3 : l organisation 3- Bâtir un organigramme 1- Confirmer avec les ressources humaines 4- Définir une clientèle 2- Contrôler les ressources physiques 5- Établir des objectifs 3- *Écrire une lettre aux parents 6- Vérifier les ressources physiques 4- Faire un plan publicitaire 7- Contacter les ressources humaines 5- Faire un plan sécuritaire 8- Construire un budget 6- *Préparer une réunion d information 9- Rédiger le document 7- *Produire une fiche d inscription 8- Voir aux alternatives Étape 4 : la réalisation Étape 5 : l évaluation 1- Faire fonctionner les systèmes établis 1- Comparer tous les points de la planification 2- Réagir en cas de problèmes aux résultats obtenus 3- Recueillir les résultats 2- Faire des recommandations 3- Bâtir une grille d évaluation 1

3 Cycle de gestion Tout déclenchement de _projet provient d une _idée soumise par une personne au groupe de travail. Cette idée est ensuite transmise par écrit par les membres du groupe; c est alors que débute le _cycle de gestion du projet. Définition du cycle de gestion : il représente les étapes à suivre afin de rendre un projet _opérationnel_ et _réalisable. Étape 1 : _planification Étape 2 : _présentation du document Étape 3 : _organisation Étape 4 : _réalisation Étape 5 : _évaluation Dresser la liste des tâches à effectuer. En début de projet, il est essentiel de bâtir une liste (un plan de travail) de tout ce dont il faut faire pour mettre à jour un projet (voir le schéma du cycle de gestion). Étape 1 : La planification Procédure à suivre 1. Rechercher les informations pertinentes. Au départ, les membres de l équipe doivent être en mesure de répondre à certaines informations de départ : - le type de projet : _journée de ski et de planche à neige au Valinouët ; - la date de réalisation : vendredi 10/02/12_; - le lieu : _Falardeau ; - l heure de départ : _7 h. ; - le nombre de participants : _44 ; - les coûts par participant (estimé) : _25 $. Ces renseignements sont importants et ils doivent être inscrits sur une feuille mobile (brouillon). Ils vont permettre à votre équipe, à la fin de cette étape (tâche #9), de préparer un document officiel à présenter, entre autre, à votre enseignant. 2

4 2. Bâtir un calendrier. La gestion du temps est une habileté essentielle aux entrepreneurs de projets. Celui qui utilise bien son temps organise les tâches à l avance, établit son emploi du temps et est capable d établir des priorités quotidiennes et hebdomadaires. Des outils comme le calendrier et la liste des tâches à faire à chaque jour peuvent vous aider à gérer votre temps. Exemple : référence document 2 Calendrier _page 1_ 3. Bâtir un organigramme. Pour les prochaines étapes, vous devez préciser dans un organigramme toutes les tâches que vous aurez à effectuer. Un organigramme est _un schéma représentant toutes les _tâches attribuées à chaque membre de _l équipe lors d un _projet. Exemple : référence document 2 Organigramme _page 2_ 4. Définir une clientèle. À qui s adresse le projet? À tous les élèves de l école ou à quelques-uns spécifiquement, à tout le personnel de l école ou aux professeurs seulement, à des personnes extérieures de l école. Exemple (à ajouter à la feuille mobile) : _à tous les élèves de l école. 5. Établir des objectifs. Pour quelle(s) raison(s) le projet est mis sur pied? Pour divertir les participants, pour acquérir de l expérience comme organisateurs, pour faire connaître une activité aux participants, pour mettre à défi les habiletés des personnes. Exemple (à ajouter à la feuille mobile) : _1- divertir les participants; 2- inciter les participants à faire de l activité physique; 3- acquérir de l expérience comme organisateurs. 3

5 6. Vérifier les ressources physiques. Quel(s) _équipement(s) ou _installation(s) avons-nous besoin? Sont-ils disponibles? Un _transport est-il nécessaire? Il est important de dresser une liste des besoins en ressources physiques (équipements). Ceci permettra, par la suite, aux membres du groupe de faire toutes les démarches nécessaires auprès des personnes visées. Exemple : référence document 2 Besoins en ressources physiques _page 3 7. Contacter les ressources humaines. _À qui doit-on s adresser pour rendre possible le _projet_? Y a-t-il des personnes _extérieures au groupe qui vont _participer au projet? Il est nécessaire d effectuer certaines démarches auprès de personnes afin d aller recueillir les informations nécessaires pour la bonne marche du projet. Pour ce faire, il faut inscrire, sur des feuilles, les démarches à effectuer : 1. une rencontre (voir le document 2 Besoins en ressources humaines _page 4 ) ou un appel téléphonique (voir le document 2 Fiche technique _page 6 2. le calendrier document 2 _page 1 3. l organigramme document 2 _page 2 et le document 2 Aide mémoire _page 7 ) Exemple de démarches : _prêt de matériel, réservation d un local, _transport, accompagnateur (voyage). Important : il faut toujours prévoir plus d une journée pour chacune des tâches (rencontre ou appel téléphonique). 4

6 8. Construire un budget. La planification financière (un budget) est une façon de prévoir l argent nécessaire pour réaliser un projet. La majorité des projets ont besoin de fonds ($) pour être mis en œuvre. Les fonds d argent proviennent principalement de 4 sources : le budget de l école, les participants au projet, des commanditaires, des programmes de subventions étudiantes. Un budget répartit les fonds en 2 catégories : les _recettes (revenus) et les _déboursés (dépenses). Selon les revenus et les dépenses prévus, le _solde du budget peut être établi de 3 façons : Budget excédentaire : _les revenus > les dépenses Budget équilibré : _ les revenus = les dépenses Budget déficitaire : _ les revenus < les dépenses Important : garder les reçus et les factures pour tous les achats effectués. Inscrire toutes les opérations recettes (revenus) et déboursés (achats) le plus tôt possible. Pour la construction d un budget, voir le document 2 Budget proposé _page Rédiger le document. C est un document de 3 pages qui présente officiellement les diverses tâches de l étape 1 : la planification. Page 1 : la page-titre voir le document 2 _page 8 Page 2 : la planification voir le document 2 _page 9 Page 3 : le budget voir le document 2 _page 10 Pour préparer ces 3 pages, voici les étapes à suivre : 1. Rédiger le document (au crayon de plomb). 2. Présenter le document au professeur pour acceptation ou refus. 3. Corriger / ajouter des éléments si besoin. 4. Présenter le document au professeur pour validation des corrections / ajouts. 5. Le présenter aux personnes concernées. 5

7 Étape 2 : la présentation du document Procédure à suivre Selon le type de projet préparé, il existe différentes manières de le présenter. Types de projets Ordre de présentation A) réalisés à l intérieur de la classe 1. Mme Manon ou M. Yves 2. le groupe B) réalisés à l intérieur de l école 1. Mme Manon ou M. Yves 2. la direction de JD 3. le Conseil d établissement (en cas de besoin) C) réalisés à l extérieur de l école 1. Mme Manon ou M. Yves pour une autre école ( ex.: primaire ) 2. le directeur de l école primaire D) réalisé à l extérieur de l école 1. Mme Manon ou M. Yves pour un organisme (ex. : La Soupe populaire) 2. la direction de JD 3. le responsable de l organisme Important : si le projet n est pas approuvé, le processus du cycle de gestion arrête à cette étape-ci. Par contre, si le projet est approuvé, vous passez à la phase organisation. 6

8 Étape 3 : l organisation Procédure à suivre Il est important d établir la liste complète des actions à poser lors de l organisation du projet afin de faire le lien avec ce qui a été entrepris dans la _planification (voir le schéma du cycle). Certains instruments utilisés dans cette première étape seront réutilisés dans la présente étape : - le calendrier document 2 _page 1_ ; - l organigramme document 2 _page 2_ ; - les besoins en ressources physiques document 2 _page 3_ ; - les besoins en ressources humaines document 2 _page 4_ ; - la fiche technique (appel) document 2 _page 6. Encore une fois, il faut utiliser le calendrier pour vérifier le temps restant afin de réaliser les tâches de cette étape d organisation avant la date de réalisation du projet, le 11 février prochain. 1. Confirmer avec les ressources humaines. Soit par une _rencontre ou par un _appel téléphonique, les membres de l équipe doivent _confirmer aux personnes concernées que le projet a été accepté, pour qu il puisse y avoir un suivi du processus en cours, c est-à-dire, la _réalisation du projet. Instruments utilisés : le calendrier, l organigramme, les besoins en ressources humaines et la fiche technique (s il y a lieu). Exemple : le calendrier _doc. 2, p.1_, l organigramme _doc. 2, p.2_, les besoins en ressources humaines _doc. 2, p.4_ et la fiche technique _doc. 2, p.6_. 7

9 2. Contrôler les ressources physiques Ce contrôle se fait par une _confirmation auprès des personnes concernées, ce qui signifie alors la _réservation de l équipement et / ou des _installations nécessaires à la réalisation du projet (voir tâche précédente). De plus, le contrôle se fait par une _vérification complète de la liste des ressources physiques requises. Exemple : référence document 2 Besoins en ressources physiques _page 3_ 3. * Écrire une lettre aux parents. Cette étape est uniquement nécessaire lorsque l élève-participant doit _débourser un montant d argent_ relativement important pour participer au projet et/ou pour dégager l école de toutes responsabilités face à leur enfant. Exemple : référence document 2 Lettre aux parents _page 11_. 4. Faire un plan publicitaire. À cette étape, les équipiers doivent imaginer et utiliser les moyens de communication les plus efficaces afin d amener les personnes visées à participer en grand nombre. Moyens de communication : affiche (mur / babillard), _banderole, bouche-à-oreille, _multi-vox, lettre au personnel de l école, _visite des classes, kiosque d informations / ventes, _montage vidéo. Il est très important de faire vérifier toute publicité par le professeur et de la faire approuver (affiche) par la direction de l école. Instruments utilisés : le calendrier (visite des classes et kiosque) et l organigramme. Exemples : _des affiches (babillard et murs de l école) page 2, un message au multi-vox pages 1 et 2, un kiosque d infos / ventes pages 1 et 2. 8

10 5. Faire un plan sécuritaire. Il est important d évaluer les _risques que peut présenter la _réalisation d un projet, pour ensuite adopter les _mesures de sécurité appropriées pour les réduire le plus possible. Mesures de sécurité : 1- avoir un nombre de surveillants requis, 2- _vérifier l équipement et les installations utilisées, 3- prendre connaissance des règlements des lieux, 4- _avoir une carte d assurance-maladie pour chaque participant, 5- utiliser une trousse d urgence. Exemple : _la mesure # 1 (4 accompagnateurs) et les mesures 3 et * Préparer une réunion d information. Cette tâche s avère nécessaire lorsqu un projet exige une _rencontre entre _les organisateurs et les participants (élèves, profs ou accompagnateurs) avant la réalisation du projet. Elle a pour but d informer les participants au sujet de certains points essentiels à connaître avant leur participation à l activité. Ex. d infos essentielles : la date, l heure et l endroit de départ, l horaire, le coût, l équipement exigé, les règlements à respecter. Il est important de préparer un ordre du jour de la réunion afin de permettre aux participants de connaître les sujets qui seront discutés à ce moment. Instruments utilisés : le calendrier, l organigramme et les besoins en ressources humaines. Exemple : _réunion d informations le mercredi 8 février à l auditorium à 12h30 + réserver l auditorium (pages 1, 2 et 4). 9

11 7. * Produire une fiche d inscription. Les organisateurs doivent utiliser une ou plusieurs fiches d inscription lorsque leur projet amène les participants à s y inscrire pour avoir le droit de participer. Exemples : une activité sportive (tournoi), un concours, un jeu, un voyage. Une _fiche d inscription détermine avant tout le _nombre de participants au projet mais au moment où ces personnes doivent débourser un montant d argent pour y prendre part, celle-ci sert d outil de contrôle : 1. Qui a payé? 2. Quel montant a-t-il déboursé? 3. A-t-il payé en argent ou par chèque? 4. A-t-il payé complètement son inscription? 5. Quelle somme d argent pouvons-nous remettre au trésorier ($)? Important : toute somme d argent à déposer doit être remise à l enseignant. Exemple : référence document 2 Fiche d inscription _page 12_ 8. Voir aux alternatives. Les membres du comité organisateur d une activité quelconque doivent être en mesure de _prévenir les imprévus qui peuvent mettre en péril ou non la _réalisation d un projet. Exemples d imprévus : mauvaise température, _manque ou surplus de participants,, accident. Il s agit donc pour l équipe de prévoir et d établir à l avance des solutions de rechange. Exemple : _manque de skieurs = faire plus de publicité, de midis de ventes; surplus de skieurs =_réserver un minibus /ou un autobus de plus. 10

12 Étape 4 : la réalisation Procédure à suivre 1. Faire fonctionner les systèmes établis. Suite à de nombreuses démarches entreprises par les organisateurs au cours des trois (3) premières étapes, la _ réalisation du projet est enfin possible. Pour ce faire, il faut s assurer de bien _ faire fonctionner les systèmes mis en place ; chaque membre de l équipe doit alors être en mesure de bien accomplir ses responsabilités prévues dans le plan d action du groupe Exemple : _ Pierre = élève accompagnateur responsable achat et paiement des billets;_ Karen = élève accompagnateur responsable distribution des billets de remontée + d équipements; _ Jimmy = élève accompagnateur responsable des participants et des accompagnateurs. 2. Réagir en cas de problèmes. Dans tous genres de projets réalisés en entrepreneuriat, les organisateurs doivent être préparés à _faire face à d éventuels problèmes qui pourraient survenir lors des journées de réalisation. À cet effet, des mécanismes de contrôle auront été prévus dans l étape organisation du cycle de gestion : _voir aux alternatives. Exemple : _référence à la page précédente. 11

13 3. Recueillir les résultats. Certains éléments d information permettent de vérifier _la réussite ou non du projet réalisé pour ensuite donner l occasion au groupe d évaluer leurs démarches réalisées tout au long du cycle de gestion. Informations à recueillir (s il y a lieu) : - le nombre de participants - la clientèle présente - les commentaires des participants - les pointages, les classements et les gagnants - le déroulement de l activité - la qualité de l équipement utilisé - la qualité et la facilité d accès des installations (lieu) - la qualité du système de sécurité et de surveillance - l efficacité de la publicité utilisée. Important : de plus, un membre du groupe agira à titre de _trésorier et il aura comme tâche d inscrire dans un document prévu à cet effet toutes les _entrées d'argent (ventes) et toutes les _sorties d argent (achats) effectuées dans le cadre du projet. Instruments utilisés : _1- l organigramme (page 2); 2- l état des recettes et des déboursés (page 13). 12

14 Démarches à suivre (7 étapes) : 1- Demander l autorisation du directeur d école, M. Pierre Côté pour faire un achat. 2- Demander à Mme Diane Kenty un numéro d autorisation d achat. 3- Garder les reçus et les factures pour tous les achats effectués, faire une photocopie de chaque élément et remettre l original à Mme Diane Kenty. 4- Inscrire toutes les opérations de recettes (ventes) et de déboursés (achats) le plus tôt possible. 5- Classer tous les reçus et toutes les factures dans l ordre dans lequel ils sont inscrits dans l état des recettes et déboursés. 6- Faire le total des recettes (+) et des déboursés ( ) au bas des colonnes appropriées. 7- Calculer le solde : recettes (ventes) > déboursés (achats) = (+) recettes < déboursés = ( ) recettes = déboursés = 0$. Étape 5 : l évaluation Procédure à suivre 1. Comparer tous les points de la planification aux résultats obtenus. L _évaluation est une étape très importante du projet car c est à ce stade-ci que les membres de l équipe évaluent leur travail accompli et les résultats qui en découlent. À l aide des informations recueillies dans l étape précédente, la présente tâche consiste à _comparer tous les points de la planification (étape 1) aux résultats obtenus (étape 4) ; vérifier si les objectifs fixés lors de la première étape ont été atteints. Exemple : _- la clientèle visée VS la clientèle participante; - le nombre de participants prévu VS le nombre réel; 13

15 _- le budget (revenus et dépenses prévus) VS les revenus et les dépenses réelles. 2. Faire des recommandations. Le projet étant réalisé, les organisateurs sont maintenant en mesure d établir les bons et les mauvais gestes posés, les éléments qui devraient être _améliorés, _éliminés et même _ajoutés advenant une _reprise du projet au cours de l année ou plus tard. Exemple : _- améliorer la publicité pour attirer plus de participants; - consacrer plus de temps à l organisation de l activité; _- présenter 3 épreuves au lieu de 4 (manque de temps). 3. Bâtir une grille d évaluation. Lorsque le temps est venu d analyser le projet, chaque membre de l équipe doit faire une _auto-évaluation de son travail effectué, de même qu une _évaluation de ses équipiers, à l aide d une _grille d évaluation. Cette grille contient des _critères sur lesquels les équipiers doivent s évaluer, de même qu un _barème de correction (voir document 2 _page 14_). On ne peut qualifier de complet un projet qui ne possède pas les deux caractéristiques suivantes : _la reconnaissance et _le sentiment du devoir accompli. _Reconnaissance : il est bon de reconnaître la collaboration de personnes extérieures aux groupes en entrepreneuriat, soit par un _mot de remerciement, par un _appel téléphonique ou en leur expédiant une _lettre de remerciement. 14