Formation à l utilisation de PMB, un logiciel libre. Cécile Gass

Transcription

1 Université libre de Bruxelles Formation à l utilisation de PMB, un logiciel libre Juillet 2007 Cécile Gass

2 Plan de l exposé Bulletiner les périodiques Paniers et étagères Les lecteurs La circulation dans PMB Utiliser l OPAC Activation des quotas Gestion financière (amendes!)

3 Définitions Bulletiner les périodiques (1) définition, abonnement, bulletin qu est-ce qu un périodique? qu est ce que le bulletinage? abonnement, bulletin, dépouillement structure dans PMB : notice mère, bulletin, notice article pas de gestion financière dans cette version de PMB Nouvel abonnement comparable au catalogage d une monographie pour les sections Titre, Responsabilité, Notes, Indexation, Langue de publication, i Liens et If Informations de gestion éditeur : pas de notion de collection et sous-collection l ISSN remplace l ISBN, mais pas de contrôle de doublon Nouveau bulletin choix d un format pour la numérotation du bulletin choix d un format pour la date du bulletin ou période

4 Bulletiner les périodiques (2) dépouillement, écran de recherche Nouveau dépouillement comparable au catalogage d un abonnement pour les sections Titre, Responsabilité, Notes, Indexation, Langue de publication, Liens et Informations de gestion pagination : format recommandé par UNIMARC : pp Ecran de recherche un article dépouillé est retrouvé via l écran de recherche du catalogage des monographies l écran de recherche des périodiques est utilisé pour retrouver un abonnement, et ses bulletins et articles un abonnement est retrouvé par quelques lettres suivi de *, avec ou sans accents possibilité de modifier, supprimer l abonnement, d accéder à un bulletin souhaité, d en encoder un nouveau

5 Plan de l exposé Bulletiner les périodiques Paniers et étagères Les lecteurs La circulation dans PMB Utiliser l OPAC Activation des quotas Gestion financière (amendes!)

6 Paniers et étagères (1) finalités, paniers Finalités des paniers et étagères traiter un sous-ensemble de notices/bulletins/exemplaires inventorier des collections, supprimer les ouvrages obsolètes, présenter des nouveautés, une exposition temporaire, etc. une étagère ne peut contenir que un(des) )p panier(s) Ce qu on peut faire avec les paniers gestion des paniers (3 types de panier ; maintenance) gestion des procédures (= requêtes pour agir sur la collecte, le pointage ou les actions s appliquant aux contenus des paniers) collecte des paniers (= remplissage des paniers) Panier/Ajout 1 notice 1 exempl. 1 bulletin Type Exempl. tous les exempl. 1 exempl. 1 bulletin Type notice 1 notice 1 notice RIEN Type bulletin RIEN 1 bulletin 1 bulletin

7 Paniers et étagères (2) paniers, étagères Ce qu on peut faire avec les paniers (suite) pointage des paniers (distinguer un sous-ensemble d un panier p.e. pour lui appliquer une action particulière) actions s appliquant sur les contenus des paniers - édition : contenu du panier sous différents formats - vider du panier : suppression du contenu du panier - suppr de la base :!! suppression de PMB - export : contenu dans un fichier (html, xml, ) - transfert : contenu vers un autre panier - par requête : application d une procédure (en SQL) de type action Ce qu on peut faire avec les étagères gestion des étagères (nom, validité, visible dans l OPAC) constitution : ajouter un(des) paniers aux étagères

8 Plan de l exposé Paniers et étagères Bulletiner les périodiques Les lecteurs La circulation dans PMB Utiliser l OPAC Activation des quotas Gestion financière (amendes!)

9 Les lecteurs Numéro de lecteur incrémental ou maison? contrôle les doublons sur le NL + base de la circulation gestion par PMB ou champ personnalisable? Plusieurs accès possibles onglet circulation, menus de droite circulation et réservation onglet édition, menu de droite exemplaires partout où l exemplaire (en prêt) est accessible Encoder un nouveau lecteur nom et prénom obligatoires année de naissance -> paramètre birthdate_optional par défaut : login = init_prénnom, mot de p = datenais ou 0 Groupes de lecteurs : facilite l encodage de tous les prêts d un groupe pour les classes, associations, etc. un groupe peut avoir un responsable, qui est un lecteur

10 Plan de l exposé Paniers et étagères Bulletiner les périodiques Les lecteurs La circulation dans PMB Utiliser l OPAC Activation des quotas Gestion financière (amendes!)

11 La circulation dans PMB (1) prêts, retours et prolongations Ajouter un prêt dans PMB le plus courant : écran par défaut de l onglet circulation choix du lecteur par le début du nom/numéro du lecteur attribution du prêt par code-barre de l exemplaire Fonctionnalités annexes annulation du prêt (non compté dans les statistiques) impression du ticket de prêt plusieurs prêts successifs sans réencoder le lecteur (et retours/nouveau prêt aussi) douchette = pas besoin d enregistrer mais vérifier! Les retours et les prolongations retour par le code-barre de l exemplaire renseigne le lecteur précédent, les réservations, le nombre de jours de retard prolongation : par utilisation du calendrier prolongation de tous les ouvrages en une fois

12 La circulation dans PMB (2) réservations Réservation, ce qu il faut savoir! seulement les réservations faites par le bibliothécaire PMB permet aussi la réservation quand les ouvrages sont disponibles! (gestion par le paramètre resa_dispo) Réservation d un ouvrage possible à partir de l écran des données du lecteur accès à toutes les fonctionnalités de recherche pour identifier l ouvrage à réserver informations fournies : rang (si déjà réservé), date de réservation et date de retour prévue Gestion des réservations suppression de réservation annulation de réservation si il l ouvrage est revenu entre temps à la bibliothèque doc. à ranger = les ouvrages dont la réservation a été supprimée -> ouvrages réservés é stockés près du biblothécaire i

13 Plan de l exposé Paniers et étagères Bulletiner les périodiques Les lecteurs La circulation dans PMB Utiliser l OPAC Activation des quotas Gestion financière (amendes!)

14 Introduction à l OPAC Utiliser l OPAC une interface de navigation très intuitive pour les lecteurs connexion au serveur PMB -> OPAC toujours = catalogue bibliothèque (ou lecteur) à gauche / recherche à droite entièrement paramétrable (paramètres opac ) 3 types d accès différents 1. lien opac dans PMB ( 2. en intranet ( css) 3. OPAC sur Internet (PMB = serveur web) + complexe! La recherche (publique) dans l OPAC recherche simple limitée à un type de document (ou non) et à certains champs (masque et avec ou sans accents) recherche multicritères ( interface bibliothécaire) recherche par terme du thésaurus navigation dans le thésaurus le lecteur localise seul l ouvrage et sait s il est prêté peutêtre a-t-il aussi accès à son interface!?

15 Plan de l exposé Paniers et étagères Bulletiner les périodiques Les lecteurs La circulation dans PMB Utiliser l OPAC Activation des quotas Gestion financière (amendes!)

16 Activation des quotas activation, principes pes de fonctionnement o e t Activation des quotas : paramètre quotas_avances quotas appliqués aux prêts et/ou réservations Principes de fonctionnement application de quotas à : a) des documents, b) des périodiques, et/ou c) des réservations nature du quota : quota durée (# de jours, durée maximale d emprunt), quota nombre (# de docs, # maximal de documents et forçage de prêt) définition de règles pour gérer les conflit de quotas un quota s applique : par catégories de lecteurs par supports par catégories de lecteurs et par supports par lecteurs individuels par lecteurs individuels et par supports

17 Plan de l exposé Paniers et étagères Bulletiner les périodiques Les lecteurs La circulation dans PMB Utiliser l OPAC Activation des quotas Gestion financière (amendes!)

18 Gestion financière (1) activation,,paramétrisation Activation de la gestion financière 4 paramètres : pour 3 niveaux de gestion (désactivée, simple ou avancée) + 1 paramètre pour la devise gestion financière appliquée à : adhésion,,p prêts, amendes Paramétrisation gestion_financiere : 0 = désactivée, 1 = activée gestion_abonnement : 0 = désactivée, 1= basique (gestion dans les catégories de lecteur), 2 = menu supérieur Gestion des abonnements visible gestion_amende : 0 = désactivée, 1 = activée gestion_tarif_prets tarif : 0 = désactivée, 1 = basique (gestion dans les types de document), 2 = menu supérieur Gestion des tarifs de prêts visible

19 Gestion financière (2) principes, p utilisation Principes de fonctionnement 1 compte bibliothèque : déficitaire, trace des remises offertes aux lecteurs 3 comptes lecteurs : compte abonnement (adhésion à la bibliothèque), prêts (prêts payant de certains documents), et amendes (retards) conseil : activer uniquement les modules utiles Utilisation définition des abonnements : +sieurs tarifs tarifs de prêt : applicable à un type de document, à une catégorie de lecteur par type de document, etc. (~ quotas) ; et définition des blocages de prêts amendes : gestion simple (montant /jour et max, différents délais), ou avancée (~ quotas) + frais de relance