Politique des voyages octobre 2015

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1 Politique des voyages octobre 2015 Introduction Les voyages sont de riches expériences pour les élèves. Ils permettent des rapports significatifs avec le personnel de l école, des réalités autres que celles vécues à l école. Ils peuvent être un élément de motivation important. Ce type d activités doit être offert à toute la clientèle étudiante. La réalisation d un voyage ne doit pas se faire au détriment des grandes préoccupations de notre milieu dont la réussite académique. De plus, cette activité doit être en lien avec les visées pédagogiques des programmes. L arrivée du renouveau pédagogique et les nombreux projets des différents programmes de notre école nécessitent une organisation et une cohérence face aux activités hors horaire. Une politique devenait nécessaire afin de fournir aux intervenants, parents et élèves les balises qui pourront les guider lors de la préparation et la réalisation d un voyage. Définition d un voyage Toute activité, autre qu un prolongement de cours, entraînant un déplacement avec nuitée. Principes généraux Toute personne responsable d un voyage doit respecter la politique et les procédures s y rattachant (durée, financement, autorisation, communication, etc.). Tout élève impliqué doit respecter cette politique. Tout projet doit faire l objet d une information auprès du personnel de l école, d une consultation auprès du Comité de participation et d une approbation du Conseil d établissement. Tout voyage à caractère ludique doit se faire en dehors des journées de classe. 1

2 La direction responsable de l activité s engage à prendre les moyens nécessaires pour que la politique soit respectée par tous. Critères d acceptation d un voyage Avoir un but culturel; Permettre une période de socialisation plus intense; Limiter la participation des accompagnateurs. Assurer la présence de tous les élèves durant les périodes d épreuves et de bilans; Diminuer le temps d absence des accompagnateurs et des élèves; Responsabiliser les élèves et les parents au financement des voyages; Éviter les activités où les élèves sont incités à la surconsommation; Favoriser l organisation de voyage/niveau par les enseignants des élèves participants. Favoriser la concertation dans chacun des programmes lors de la planification. Planifier la participation des accompagnateurs de façon à ce qu ils soient remplacés pour un maximum de 4 jours d enseignement par année. Calendrier scolaire et semaine d étude Dans le cadre de l organisation du calendrier scolaire, quatre journées pédagogiques sont placées la semaine précédant ou suivant le congé pascal de façon à permettre dix jours consécutifs sans classe. Les voyages ne peuvent utiliser plus d un jour de classe à moins que le taux de participation soit supérieur à 80% pour le niveau-programme. Voyage pour tous les élèves de l école Annuellement, les différents programmes verront dans leur planification à s assurer qu au minimum une offre de voyage soit offerte à tous les élèves de l école durant leur passage. Le contingentement des places et les capacités des élèves peuvent limiter cette offre. 2

3 Calendrier Les voyages devront se tenir à compter du 15 septembre et durant les étapes 1, 2 et 3 à l exception des 10 derniers jours ouvrables de chacune des étapes. Toute situation exceptionnelle pourra être considérée à l extérieur du calendrier si tous les enseignants touchés par l absence des élèves sont en accord avec la demande. Coûts d un voyage Par les parents des élèves Les coûts de suppléance; Les frais de fonction du personnel en respect de la politique de remboursement de la commission scolaire; Les frais de transport, d assurance; Les frais d hébergement, d entrée aux activités et/ou de service de guides; Les pourboires; Les frais de repas des élèves (applicables à certains voyages); Aucun remboursement ne sera effectué après l inscription à l exception d un remplacement possible pour couvrir les frais. En cas de surplus budgétaire, une activité réunissant les voyageurs et permettant un retour sur le voyage pourrait être organisée afin d éviter les lourdeurs administratives. 3

4 Financement Les frais de scolarité encourus 90 jours avant le voyage et les frais du voyage doivent être payés 60 jours avant la participation à un voyage. Toute campagne de financement est prise en charge par les parents ou par une fondation, en collaboration avec l école. Le responsable du voyage doit informer les parents de la politique et peut leur demander s ils veulent organiser de l autofinancement. Dans le cas d une prise en charge du financement par les parents, un comité doit être formé, accompagné d un membre responsable du voyage. Toute activité de financement doit être acceptée par le Conseil d établissement et respecter les procédures établies. Chaque élève est responsable de la gestion de ses ventes de financement, à l exception des élèves qui participent aux activités de la fondation du PEI. Ainsi un élève qui vend ou offre ses services remet les frais de base et conserve la différence en gérant son budget de voyage avec l aide de ses parents. Responsabilité des élèves La participation d un élève à un voyage n est pas nécessairement un droit mais un privilège qu il doit se mériter. C est donc à l élève que revient la responsabilité de démontrer que son dossier scolaire lui permet de participer à un voyage sur le temps de cours : fréquentation scolaire acceptable, bonne participation dans l ensemble de ses matières et comportement acceptable. Il doit démontrer qu il fait tout ce qu il faut pour réussir. Si au cours de l année scolaire, un élève contrevient aux règles de vie sur le point 8.0 (drogue et alcool), celui-ci ne pourra participer à un voyage. L élève doit informer ses enseignants et leur faire signer le formulaire d absence prolongée (carnet de l élève). Pour être autorisé à participer au voyage, l élève doit avoir complété, signé et remis son contrat d engagement à la personne responsable du voyage L élève doit assurer son suivi scolaire (avant et/ou après le voyage). 4

5 Responsabilité de l organisateur La personne responsable se garde le privilège de refuser la participation d un élève si le dossier scolaire de celui-ci ne respecte pas les critères ci-haut mentionnés. Tous les enseignants touchés par l organisation d un voyage doivent s assurer que les élèves qui demeurent à l école vivront des activités pédagogiques durant l ensemble des journées de classe où se vit ce voyage. Deux semaines avant un voyage, les organisateurs tiennent une rencontre de parents. Lors de cette rencontre il sera question : Des préparatifs pour le voyage Des sommes dues à l école Des règles de vie s appliquant durant le voyage et des conséquences du non-respect des règles 5

6 Procédures de présentation et de réalisation du voyage 1) Le responsable présente le projet de voyage à sa direction et doit : a) Utiliser le formulaire; b) Préciser le budget. c) La lettre aux parents décrivant le projet 2) Suite à l accord de la direction, une présentation du projet sera faite au comité de participation et au Conseil d établissement. 3) Aucun voyage ou financement ne sera autorisé sans le consentement du Conseil d établissement. Une fois le projet accepté, le responsable : Établit la communication avec les parents. La première lettre adressée aux parents doit être présentée sur papier en-tête de l école et transmettre les informations suivantes : les dates, l itinéraire, les activités, les coûts détaillés et les échéances pour les paiements. Si le voyage comporte des activités à risque, la lettre doit les mentionner; Demande aux parents leur intérêt à s investir dans une campagne d autofinancement; Présente les activités de financement au Conseil d établissement, si nécessaire ; S assure d obtenir l autorisation écrite du parent ou du tuteur. S assure d obtenir le nombre minimum d élèves pour la faisabilité du voyage; Amasse les contrats des élèves participants; S assure d un ratio minimum 1 :16 et d au moins 2 accompagnateurs; S assure que les élèves auront en leur possession les documents légaux à jour selon les exigences du voyage; Remet la liste des participants à la direction responsable au moins 1 mois d avance avec les contrats des élèves; Remet à la direction l itinéraire avec les coordonnées des sites; Avec l accord de la direction, prépare une rencontre de parents avant le départ; Tient des rencontres avec les élèves pour les préparer au voyage (vêtements, comportement, équipement particulier, effets personnels, argent, sécurité, lois ou normes étrangères, attentes pédagogiques, etc.); S assure que tous les participants ont payé leur part; Assure la sécurité des jeunes qui lui sont confiés; A en sa possession la fiche santé (allergies, numéros de téléphone, personne à contacter); Établir un moyen efficace de communication entre les parents et les accompagnateurs. S assure que l école sera ouverte, au besoin. 6