Présentation de Maarch

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1 Présentation SIG 42 Présentation de Maarch Un Système d Archivage Electronique Open source Par Jean Claude Hoen Date : 08/04/2014 Version : 1.0

2 PLAN DE LA PRÉSENTATION CONTEXTE : UNE DEMANDE CLIENT UN LOGICIEL POUR FAIRE QUOI? SCHÉMA DE FONCTIONNEMENT UN PEU DE TECHNIQUE LE FRAMEWORK ETUDE DE CAS : ARUE ETUDE DE CAS : LE CGF POUR CONCLURE 2 MAARCH Un SAE Open Source

3 CONTEXTE : UNE DEMANDE CLIENT La commune d Arue recherche une solution informatique de gestion du courrier? Leur problème + Mieux maitriser les délais de réponse Notre solution Maarch la GED open source 3

4 UN LOGICIEL POUR FAIRE QUOI? Système d'archivage Électronique (SAE) Type de système de gestion de contenu et de gestion de cycle de vie du document Gestion Électronique de Documents (GED) Procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents Gestion Électronique de Courrier (GEC) Suivre, tracer et superviser le traitement des courriers (charte Marianne) Raccourcir les délais de traitement Réduire les coûts d impression (toner/papier) Diminuer l utilisation des navettes pour faire circuler le courrier papier entre établissements répartis Conserver et restituer des courriers dans le temps (archivage pérenne) 4

5 5 SCHÉMA DE FONCTIONNEMENT

6 UN PEU DE TECHNIQUE Architecture Interface web PHP5 Javascript CSS Compatibilité SGBD MySQL PostgreSQL SQL Server Oracle Multiplateforme Windows XP/Vista/Server2003 Linux (toute distribution) Mac Serveurs supportés Apache IIS 6

7 UN PEU DE TECHNIQUE Maarch est un système d archivage de ressources numériques Open Source. Il se compose de : Maarch Framework qui englobe toutes les fonctionnalités d une GED respectant les normes ISO 15489, NF Z42-013, Dublin Core Maarch AutoImport : utilitaire d importation de masse Gestion de courrier (LetterBox) Gestion de dossier du personnel (PeopleBox) Mise en œuvre de DLM, Digital Legal Management 7

8 LE FRAMEWORK De téléverser, indexer et sécuriser les documents numériques D effectuer des recherches avancées au sein de la base documentaires De classer automatiquement les documents selon des critères prédéfinis De configurer des Workflow de validation D automatiser la circulation des documents Gérer des dossiers pré structurés et vérifier leur complétude Régler des alertes et notifications globales et personnalisées D imprimer des séparateurs à code barres D historier toutes les actions D avoir plusieurs collections de documents De gérer les droits d accès aux documents D accéder aux fonctionnalités ci-dessus mentionnées via l interface de ses services web (SOAP) 8

9 9 DES FONCTIONS

10 ETUDE DE CAS : ARUE Gestion des courriers avec circuit de validation Gestion des documents statiques La commune d Arue recherche une solution informatique de gestion du courrier? Leur problématique : Parapheurs Connaître précisément par service les délais de traitement d un courrier. Garder une trace de l historique Savoir si des courriers ne sont jamais traités Passer à 15 jours de délais moyen Notre solution Maarch la GED open source 10

11 11 ETUDE DE CAS : ARUE L ECRAN

12 12 ETUDE DE CAS : ARUE L ECRAN

13 13 ETUDE DE CAS : ARUE L ECRAN

14 14 ETUDE DE CAS : ARUE L ECRAN

15 ETUDE DE CAS : ARUE Un logiciel ouvert : Le SG demande la possibilité de corriger les projets de réponses directement dans Wors et que la version corrigée s enregistre dans Maarch de manière simple. Solution retenue : Une macro Word avec un smiley Ecriture directe dans la base Postgres Maarch et copie du document Word 15

16 ETUDE DE CAS : Web Service On aurait pu utiliser le WebService de Maarch pour répondre au besoin. 16

17 ETUDE DE CAS : Web Service Exemple de client de web service permettant de visionner un document de la table «res_x» de Maarch Entreprise 17

18 ETUDE DE CAS : LE CGF Problématique : Mettre en place une gestion informatisée des dossiers des agents de la FPC. Tous les documents ne sont pas visible par tous les agents du FPC Les feuillet du casier judiciaire doivent être gérer avec précision. L agent n a pas le droit de consulter son propre bulletin Gérer des alertes sur certains document de formation pour ne pas oublier des visites médicales et de stage de formation. 18

19 ETUDE DE CAS : LE CGF Sous-chemise Type de documents 19

20 POUR CONCLURE Un produit OpenSource de bonne facture, facilement pris en main, adaptable Concurrents Alfresco Sharepoint OpenText Ibm content manager EMC Documentum Clients Orange : Circuit de validation et de diffusion des pièces contractuelles entre Orange et son réseau de distributeurs SICTIAM : syndicat mixte de 220 Collectivités Territoriales Site Web

21 AVEZ-VOUS DES QUESTIONS? Merci pour votre attention, avez-vous des questions Luc? 21