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1 (Inscrivez le nom de votre entreprise) Manuel du conducteur Date : Le présent manuel du conducteur vise des parcs de véhicules de tourisme loués. Si ce type de parc de véhicules ne correspond pas au vôtre, les rubriques du présent manuel peuvent vous être utiles pour concevoir votre propre manuel et l adapter à votre parc de véhicules.

2 TABLE DES MATIÈRES COÛTS DES RÉPARATIONS ET FRAIS D EXPLOITATION... 3 Garantie sur les véhicules neufs... 3 Réparations et entretien préventif... 3 Frais d exploitation... 3 Stationnement et péages... 3 Infractions au Code de la route... 4 Rapport de dépenses... 4 Ceintures de sécurité... 5 Pneus... 5 Frais associés au renouvellement de l immatriculation du véhicule... 5 Assurance... 5 UTILISATION DU VÉHICULE... 6 Conducteurs autorisés... 6 Responsabilités liées à l utilisation du véhicule à des fins personnelles... 6 Restrictions... 7 Franchise sur collision... 7 COLLISIONS ET AUTRES SINISTRES... 7 Principales étapes à suivre en cas de sinistre... 7 Responsabilité à l égard des conducteurs non autorisés... 8 Déclaration des collisions... 9 Dommages aux voitures de l entreprise... 9 SÉCURITÉ... 9 Conduite préventive... 9 Conduite en hiver Erreurs de conduite communes Autres principales erreurs de conduite Autres précautions Protection des objets de valeur Clés de secours Utilisation de téléphones cellulaires Fin de l emploi auprès de l entreprise CODE DE CONDUITE DU CONDUCTEUR DE (NOM DE L ENTREPRISE)

3 INTRODUCTION : MESSAGE DU PRÉSIDENT Le présent manuel du conducteur vous a été remis pour vous aider à comprendre les politiques et les procédures de (insérez le nom de l entreprise) qui régissent l utilisation et l entretien des véhicules d entreprise et vous y référer. (Insérez le nom de l entreprise) accorde une grande importance à la conduite sécuritaire et se soucie de votre sécurité sur la route, ainsi que de celle des autres. (Insérez le nom de l entreprise) est d avis qu une bonne conduite routière est synonyme d une saine gestion des affaires. Si vous conduisez des véhicules dans le cadre de votre emploi auprès de notre entreprise, vous représentez celle-ci lorsque vous êtes sur la route. Non seulement votre sécurité personnelle est à risque, mais notre réputation l est aussi. Comme nous tenons tant à votre sécurité qu à notre réputation, nous prenons toutes les mesures nécessaires pour vous aider à conduire prudemment. Le présent manuel constitue le premier pas en ce sens. Nous vous demandons de bien vouloir signifier que vous avez lu et compris le Manuel du conducteur et le Code de conduite de (insérez le nom de l entreprise), qui est joint au présent document, en y apposant votre signature. Vous acceptez, en signant le présent document, de prendre connaissance des politiques et des procédures qui y sont décrites et de les respecter. Le présent Manuel du conducteur décrit les politiques approuvées par l entreprise sur toutes les questions touchant le remplacement, l utilisation et l entretien des véhicules. Le gestionnaire du parc automobile (ou toute autre personne désignée à cette fin si votre entreprise n emploie pas de gestionnaire du parc automobile) doit approuver par écrit toute modification apportée à ces politiques. Veuillez lire attentivement le présent Manuel du conducteur afin de vous familiariser avec son contenu. Comme il a été mentionné plus haut, vous êtes tenu de respecter les politiques et les procédures qui y sont décrites. Bien entendu, comme aucun manuel ne peut prévoir toutes les éventualités, nous vous invitons à communiquer avec le gestionnaire du parc automobile (le cas échéant) ou votre supérieur immédiat si vous avez des préoccupations ou des questions qui n ont pas été abordées dans le présent Manuel du conducteur. Le président de l entreprise doit signer la présente introduction pour souligner l importance de ces politiques et de la sécurité. 2

4 COÛTS DES RÉPARATIONS ET FRAIS D EXPLOITATION Garantie sur les véhicules neufs Tous les véhicules sont assortis d une garantie du fabricant contre les défectuosités. Les détails de cette garantie seront soulignés dans les livrets de garantie qui sont fournis par le concessionnaire au moment où votre nouvelle voiture vous est livrée. Réparations et entretien préventif Le concessionnaire peut effectuer des réparations si votre véhicule est encore couvert par la garantie. Veuillez consulter le gestionnaire du parc automobile pour connaître le garage auquel vous devez apporter le véhicule à l expiration de la garantie. L apparence et l état de fonctionnement sont le reflet de votre image et de celle de l entreprise. Un véhicule qui est exploité et entretenu soigneusement est sécuritaire, coûte moins cher et, à long terme, peut être revendu à meilleur prix. Puisque nos véhicules sont loués auprès de (insérez le nom de la compagnie de location), entreprise avec laquelle nous avons signé un contrat d entretien, certaines procédures contenues dans la présente partie peuvent varier considérablement de celles que vous avez suivies dans le passé, lorsque vous travailliez pour un autre employeur ou pour votre véhicule personnel. Par conséquent, il est très important que vous compreniez pleinement et que vous suiviez à la lettre ces procédures. Le programme de (insérez le nom de la compagnie de location) offre un certain nombre d avantages. [Les avantages peuvent être énoncés ici afin que le membre du personnel puisse en prendre connaissance.] Tous les fabricants de voitures avec qui nous faisons affaires ont honoré toutes les garanties sur les nouvelles voitures lorsque les voitures ont été entretenues conformément à l échéancier prescrit par la compagnie de location. Vous êtes tenu de respecter l échéancier d entretien préventif fourni par la compagnie de location et le gestionnaire du parc automobile. Frais d exploitation (Cette partie devrait présenter vos procédures et politiques de gestion des frais.) Stationnement et péages Toutes les dépenses liées au stationnement, au passage sur des ponts et aux péages routiers qui ont été engagées dans le cadre des activités de l entreprise seront remboursées. Celles-ci doivent être inscrites sur votre rapport de dépenses. 3

5 Infractions au Code de la route Les constats d infraction en matière de stationnement et les autres pénalités imposées à l égard d infractions aux règlements de la circulation, ainsi que les dépenses connexes, vous incombent et doivent être immédiatement signalés à l entreprise. L entreprise ne remboursera pas ces frais. Il est de votre responsabilité de bien connaître toutes les limites de vitesse et les lois sur les véhicules motorisés de votre région et de les observer pleinement. En outre, vous assumez la responsabilité à l égard des infractions aux règlements de la circulation, ainsi que de toute autre amende qui en découle, et ne pouvez pas imputer ces dépenses à l entreprise. Les infractions aux règlements de la circulation doivent être réglées immédiatement. Cependant, si vous décidez de contester ces infractions, tous les frais connexes, comme les frais juridiques, vous incombent également. Si ces infractions causent un préjudice à l entreprise, celle-ci se réserve le droit de défendre ses intérêts. Conformément à sa politique, (insérez le nom de l entreprise) doit obtenir, une fois par année, le dossier de conduite de chaque conducteur utilisant les véhicules de l entreprise afin d examiner leur conduite. Il est interdit de conduire un véhicule de l entreprise à un conducteur qui a commis des infractions ne s inscrivant pas dans les paramètres de la Politique du conducteur autorisé. Rapport de dépenses Toutes les dépenses que vous engagez à l égard de votre véhicule doivent être relevées chaque mois au moyen d un rapport de dépenses. (Si vous le désirez, vous pouvez insérer une copie d un rapport de dépenses rempli et des procédures à suivre.) Nous utilisons ces formulaires pour nos dossiers sur les dépenses engagées relativement aux voitures. Ainsi, le rapport de dépenses doit être soigneusement et entièrement rempli. Bien qu il soit impossible de présenter tous les détails relatifs au rapport de dépenses dans le présent Manuel, voici quelques renseignements importants : Notez vos dépenses tous les jours. Si vous n enregistrez vos dépenses qu à la fin de chaque semaine ou de chaque période visée par le rapport de dépenses, vous êtes susceptible d oublier de facturer des dépenses légitimes à l entreprise et devrez attendre que ces omissions soient rectifiées avant que les dépenses soient entièrement remboursées. Il est à noter que les rapports de dépenses doivent être produits à chaque mois, y compris pendant la période de vacances et lorsque la voiture n est pas utilisée. (Le kilométrage pour les voyages d affaires et les voyages personnels doit être enregistré tous les jours.) Demandez un reçu pour chacune des dépenses. Joignez une copie lisible de tous les bons de commande de services, y compris ceux qui n indiquent pas les montants facturés pour le travail effectué aux termes de la garantie. 4

6 Ceintures de sécurité Vous, ainsi que tous les passagers, êtes tenus de porter la ceinture de sécurité chaque fois que vous conduisez le véhicule de l entreprise, peu importe la distance du trajet. Pneus Si votre véhicule a besoin de nouveaux pneus, ceux-ci doivent être comparables aux pneus originaux (c est-à-dire, de même taille et type de fabrication). Les pneus doivent être examinés régulièrement pour s assurer notamment qu ils sont bien gonflés et qu ils ne présentent aucune usure localisée. Afin d éviter qu ils se détériorent prématurément, les pneus doivent faire l objet d une permutation, tel qu il est prescrit dans le manuel du propriétaire. Frais associés au renouvellement de l immatriculation du véhicule Il incombe au gestionnaire du parc automobile d obtenir les nouvelles plaques d immatriculation et les autocollants pour ses véhicules. Si vous recevez une nouvelle plaque d immatriculation pour votre véhicule, veuillez communiquer le numéro de celle-ci au gestionnaire du parc automobile. Assurance (Nous vous conseillons de vous pencher sur la quantité de renseignements sur les garanties que vous voulez divulguer à vos conducteurs. Sous les effets du stress occasionné par une collision, vos conducteurs sons susceptibles de communiquer ces renseignements à des tiers. Par contre, afin de rassurer vos conducteurs, il est important de porter leur attention sur le fait qu une assurance adéquate a été souscrite.) Le gestionnaire du parc automobile est responsable de la souscription des polices d assurance. Le membre du personnel ou le conducteur doit garder, en tout temps, le certificat d assurance automobile (la «carte rose») afin qu il puisse le présenter en cas de collision ou d accident ou encore si un policier le demande. L entreprise maintien une police d assurance adéquate, dont la limite des garanties excède les limites minimales fixées par les provinces en matière d assurance responsabilité envers des tiers et qui est assortie des prolongations requises. Si vous avez des questions concernant le forfait d assurances, veuillez communiquer avec le gestionnaire du parc automobile. Certaines provinces exigent qu une assurance automobile endossée par le gouvernement soit souscrite au moment où les plaques d immatriculation sont payées. Veuillez vérifier auprès de votre gestionnaire du parc automobile le type d'assurance qui a été souscrite pour le parc automobile de (insérez le nom de l entreprise). 5

7 Nos primes d assurance sont fixées en fonction de nos antécédents en matière de sinistres. Par conséquent, tous les membres du personnel peuvent influer sur le coût global de nos assurances en conduisant prudemment et en prenant soin du véhicule qui leur a été assigné avec des techniques de contrôle et de prévention des sinistres adéquates. UTILISATION DU VÉHICULE Tous les conducteurs qui possèdent toutes les qualifications requises pour conduire un véhicule loué aux termes du présent programme auront le privilège de conduire le véhicule à des fins personnelles en tout temps, sous réserve des dispositions suivantes : Conducteurs autorisés Aux termes de la Politique sur les parcs de véhicules de l entreprise, l utilisation du véhicule de l entreprise à des fins personnelles est permise, mais cette permission ne vise que le membre du personnel et son conjoint ou sa conjointe. L entreprise exige que vous communiquiez les nom et numéro de permis de conduire de votre conjoint ou conjointe si cette personne conduit le véhicule de l entreprise. Le véhicule de l entreprise ne peut être conduit par une personne autre que le membre du personnel autorisé et son conjoint ou sa conjointe. L utilisation du véhicule de l entreprise est un privilège, et non un droit. Seuls les conducteurs ayant un permis de conduire pleinement en vigueur peuvent conduire un véhicule de l entreprise. Celui-ci ne peut être utilisé pour former un conducteur. Dans le cas d une urgence, par exemple, si une personne blessée doit être transportée à l hôpital, les restrictions seront levées pour permettre l utilisation du véhicule de l entreprise par un autre conducteur détenant un permis. La conduite d un véhicule détenue par l entreprise est interdite à toute personne ayant été reconnue coupable d une infraction grave au Code de la route ou au Code criminel. (Il est à noter que cette exigence peut être modifiée de sorte qu elle respecte les critères de votre entreprise. Cependant, nous vous conseillons fortement de vous assurer que vos membres du personnel, ainsi que leur conjoint ou conjointe et leurs enfants, qui sont susceptibles de conduire un véhicule de votre entreprise, n ont jamais été reconnus coupable d une infraction grave au Code criminel, comme la conduite en état d ébriété, le défaut d arrêter et le refus de fournir un échantillon d haleine.) Responsabilités liées à l utilisation du véhicule à des fins personnelles Le membre du personnel est responsable des dépenses engagées relativement à son utilisation personnelle du véhicule. Ces dépenses incluent les frais liés au stationnement, à l entreposage, aux droits de péage et les autres frais accessoires engagés au titre de l utilisation du véhicule à des fins personnelles, ainsi que les coûts 6

8 d utilisation normaux, comme les frais liés à l essence, à l huile et les frais accessoires engagés pendant les vacances. Restrictions Le véhicule de l entreprise ne doit pas être : conduit à l extérieur du Canada sans le consentement de l entreprise; utilisé pour tirer une remorque ou tout autre véhicule de quelque type que ce soit; (Le véhicule peut être utilisé pour pousser un autre véhicule ou peut être poussé par un autre véhicule en cas d urgence seulement.) modifié, y compris le remplacement d équipement approuvé, sans l approbation du gestionnaire du parc automobile. Franchise sur collision Les membres du personnel à qui une voiture de l entreprise est assignée sont également tenus d assumer une partie de la responsabilité financière à l égard de tout dommage au véhicule découlant d une collision évitable. Cette responsabilité est similaire à celle qui serait habituellement assumée dans le cadre d une assurance collision/dommages au véhicule souscrite pour un véhicule personnel. Le membre du personnel sera responsable de tout dommage au véhicule découlant d une collision évitable n excédant pas (entrez le montant en dollars indiqué dans la politique de votre entreprise). Le membre du personnel peut également être tenu responsable de la franchise sur collision s il conduisait le véhicule à une vitesse excessive ou d une manière téméraire ou encore s il a permis que le véhicule soit conduit par un conducteur non autorisé ou qui n a pas de permis de conduire. Les infractions susmentionnées peuvent occasionner au membre du personnel la perte du droit de conduire le véhicule et peut-être même son congédiement. L obligation en matière de remboursement sera levée si un examen de la collision est effectué et que le conducteur du véhicule de l entreprise est déclaré non responsable ou que le sinistre est jugé inévitable. COLLISIONS ET AUTRES SINISTRES Principales étapes à suivre en cas de sinistre Dans l éventualité d une collision ou d un sinistre touchant un véhicule de l entreprise, les mesures suivantes doivent être prises : 1. Si quelqu un a subi une blessure grave sur les lieux de la collision, appelez immédiatement les secours médicaux. 2. Appelez la police, puis votre bureau si la collision est survenue pendant les heures de bureau. 7

9 3. Obtenez les nom et adresse du ou des autres conducteurs, la marque, l année et le numéro d immatriculation du ou des autres voitures, ainsi que les renseignements relatifs à la compagnie d assurance de l autre conducteur, y compris le numéro de la police d assurance. 4. Dès que possible, notez s il y avait des passagers et des blessures, les noms et adresse de tout témoin, la date et l heure de la collision, conditions routières et météorologies au moment de la collision, l emplacement et la direction de tous les véhicules concernés au moment de la collision, ainsi que toute admission de faute par le ou les autres conducteurs. 5. Identifiez-vous et montrez votre permis de conduire, les immatriculations et la fiche de souscription d assurance seulement. 6. Ne discutez pas des modalités ni des limites des garanties de la police d assurance de l entreprise. 7. N admettez aucune faute et n assumez aucune responsabilité à l égard des autres conducteurs ni de qui que ce soit. 8. N acceptez aucun règlement et n argumentez pas avec qui que ce soit sur les lieux de la collision. 9. Fournissez des copies des notes prises sur les lieux de la collision au gestionnaire du parc automobile ou à l avocat de votre entreprise et soyez prêt à répondre à toute autre question portant sur la collision. En outre, préparez-vous à assister à une réunion avec le comité sur la sécurité afin d examiner les circonstances de la collision pour déterminer si celle-ci était évitable ou non et si une formation supplémentaire sur la conduite sécuritaire est requise. 10. Si possible, prenez des photos des lieux de la collision, de la position du ou des véhicules, des dangers, des panneaux de signalisation, des sources de distraction, comme les buissons, les arbres, etc. NOTA : Aucune photo des personnes blessées ne doit être prise. Responsabilité à l égard des conducteurs non autorisés Il est à noter, encore une fois, que vous serez tenu responsable si un conducteur non autorisé fait preuve de grossière négligence au volant du véhicule de l entreprise (qu il y ait eu collision ou non), y compris s il : conduit avec des facultés affaiblies par l alcool ou la drogue; enfreint, d une manière flagrante, le Code de la route ou ne fait pas attention à la sécurité d autrui. 8

10 Déclaration des collisions Toutes les collisions doivent être signalées au gestionnaire du parc automobile à l aide du formulaire de déclaration d accidents de l entreprise ci-joint. En outre, tout rapport de police et autre renseignement pertinent doit y être joint. Conservez une copie de ces documents pour vos dossiers. Toute collision dans le cadre de laquelle des préjudices corporels ou des dommages aux biens d un tiers ont été subis sera signalée au courtier d assurance de votre entreprise par le gestionnaire du parc automobile ou par un autre représentant de l entreprise. Encore une fois, vous ne devez, sous aucune prétexte, assumer une responsabilité quelconque envers qui que ce soit sur les lieux de la collision ni tenter de régler des dommages avec l autre partie. Tout avis de réclamation, lettre, facture et autre document reçu de la part de l autre partie doit être acheminé immédiatement au gestionnaire du parc automobile ou, selon les directives que vous avez reçues, directement au courtier d assurance ou à l expert en sinistres responsable de la réclamation. Les conducteurs de véhicules d entreprise ne possèdent pas le pouvoir de signer des quittances ou tout autre type de document juridique. Dommages aux voitures de l entreprise Tout dommage à un véhicule de l entreprise, qu un tiers ait été impliqué ou non, doit être signalé au gestionnaire du parc automobile. Si les dommages sont suffisamment graves pour qu une évaluation soit effectuée avant les réparations, le gestionnaire du parc automobile prendra tous les arrangements nécessaires et déterminera qui exécutera les réparations. SÉCURITÉ Conduite préventive Chaque membre du personnel de (insérez le nom de l entreprise) qui, dans le cadre de ses fonctions, conduit un véhicule est tenu expressément de conduire prudemment. Il incombe aux superviseurs de mettre cette politique en application Nous nous attendons à ce que les membres du personnel soient familiarisés avec les techniques de conduite préventive et qu ils les appliquent de sorte qu ils évitent des situations propices aux collisions, notamment les collisions relatives aux priorités de passage ou aux sinistres évitables, sans égard aux actions du tiers conducteur. Le simple fait de respecter, en tout temps, ces règles de sécurité de base et de conduire en faisant preuve de courtoisie et de retenue vous permettra d acquérir toutes les compétences en matière de conduite préventive requises pour assurer votre sécurité, ainsi que celle de vos passagers, des autres conducteurs et des piétons. 9

11 Conduite en hiver La conduite en hiver, qui fait partie intégrante de la vie au Canada, exige l adoption de nouvelles habitudes de conduite. Voici quelques conseils simples en matière de conduite en hiver : Prévoyez plus de temps pour vous rendre à destination quand les conditions météorologiques sont défavorables. Enlevez la neige et la glace sur toutes les vitres et tous les phares avant de prendre le volant. Évitez les gestes brusques sur les routes glissantes. Gardez des lunettes de soleil à portée de main afin de ne pas être aveuglé par la lumière qui réverbère sur la neige. Remplissez le réservoir de liquide lave-glace régulièrement. Si possible, pendant les grands froids, ralentissez ou garez la voiture au bord de la route avant de faire gicler le liquide lave-glace sur le pare-brise et d utiliser les essuie-glace. Cette précaution évite la formation d une couche de glace sur le parebrise qui pourrait vous empêcher de bien voir la route. Erreurs de conduite communes Une analyse de rapports sur des accidents effectuée par des experts a révélé que bon nombre d accidents sont provoqués par quelques erreurs courantes. Trois erreurs en particulier ont occasionné un grand pourcentage des collisions évitables : 1. suivre un véhicule à une distance non sécuritaire, compte tenu des conditions routières et météorologiques; 2. talonner un véhicule; 3. reculer le véhicule d une manière inadéquate, plus particulièrement sans vérifier convenablement l arrière et chaque côté de celui-ci avant de faire marche arrière. Autres principales erreurs de conduite omettre de céder le passage afin d éviter une collision; conduire trop vite pour les conditions routières; entrer dans la circulation ou en sortir sans s assurer que la voie est libre ou que les voitures en sens inverse n approchent pas rapidement; tourner inadéquatement, particulièrement sans utiliser les clignotants; 10

12 ne pas être suffisamment concentré sur sa conduite (en raison, par exemple, de l utilisation d un téléphone cellulaire ou du lecteur de CD ou encore de la prise de nourriture en conduisant, etc.); changer souvent de voie sans égard aux autres conducteurs; ne pas respecter les feux de circulation et les panneaux de signalisation. Autres précautions Protection des objets de valeur Tout téléphone de voiture, mallette et autre article de valeur doit être placé hors de la vue, dans le coffre de l automobile et, le soir, ne doit pas être laissé dans la voiture. Clés de secours Veuillez conserver une clé de secours dans un endroit où vous pouvez y avoir facilement accès, peu importe où vous êtes, comme dans une mallette, un sac à main, un «porte-clés partagé» ou un contenant de sûreté caché sur l automobile. Utilisation de téléphones cellulaires Selon Transports Canada, des recherches ont révélé que l utilisation de téléphones cellulaires ou l envoi de messages texte en conduisant augmente en effet les risques et provoquent de nombreuses collisions. La hausse du degré de risque découle non seulement du manque d attention du chauffeur parce qu il est concentré sur la conversation téléphonique, mais aussi du fait qu il est occupé à manipuler l appareil, à composer des numéros, à saisir du texte ou à regarder le téléphone. Les recherches ont également révélé que les conversations stressantes, éprouvantes sur le plan émotif ou importantes déconcentrent davantage le chauffeur. À l heure actuelle, (indiquez toute province ou région qui interdit l utilisation de téléphones portatifs) interdit l utilisation d un téléphone en conduisant, et ce règlement doit être strictement observé. La politique de l entreprise en ce qui a trait à l utilisation de téléphones cellulaires peut être insérée. Il est recommandé à tous les conducteurs de se procurer un téléphone mains libres. Ces appareils sont une solution de rechange durable et sécuritaire qui permet de mieux contrôler le véhicule. À la limite, il est préférable de garer la voiture au bord de la route, dans un endroit sécuritaire, lorsqu on fait ou reçoit un appel téléphonique. 11

13 Fin de l emploi auprès de l entreprise La politique de l entreprise peut comporter des dispositions relatives à la responsabilité du conducteur en ce qui a trait aux franchises sur collision impayées. Des procédures concernant le retour d un véhicule de l entreprise ou des options relatives au rachat du véhicule par le membre du personnel peuvent également être ajoutées. 12

14 CODE DE CONDUITE DU CONDUCTEUR DE (NOM DE L ENTREPRISE) (Nom de l entreprise) est heureuse de vous fournir un véhicule de l entreprise qui répondra adéquatement à vos besoins et qui vous offrira un mode de transport fiable, confortable et sécuritaire. Le véhicule est mis à votre disposition à des fins d affaires, mais vous pouvez vous en servir à des fins personnelles dans la mesure permise par la politique de l entreprise. Puisque votre véhicule représente un important investissement, nous comptons sur vous pour le maintenir dans le meilleur état possible et pour contrôler de près les coûts associés à son exploitation. Veuillez conduire et entretenir ce véhicule comme s il s agissait du vôtre. Vous convenez, en acceptant ce véhicule et en signant le présent Code de conduite, de respecter toutes les politiques et procédures de l entreprise concernant l utilisation et l entretien du véhicule, y compris de conduire le véhicule d une manière sécuritaire et de respecter le code de la route du territoire dans lequel vous circulez. Par Signature du conducteur Date 13

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