~ ~ ~~ Gestion des biens et des avoirs Section 1

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1 Cour Penale Internationale 1'1 ~J ~ /l International Criminal Court ~ ~ ~~ Instruction administrative Ref. ICC/ AI/2013/ janvier 2013 Gestion des biens et des avoirs Section En vertu de la section 3.2 de la directive de la Presidence ICC/PRESD/G/2003/001 et aux fins de la mise en ceuvre de l'article 1.2 p) du Statut du personnel et de la regie a) du Reglernent du personnel, Ie Greffier adopte la presente instruction administrative: Section 2 Dispositions generales 2.1 Les biens et les avoirs de la Cour comprennent les consommables, Ie materiel, les immeubles et les terrains qui appartiennent ou qui ont ete confies a la Cour pour en faire usage, qu'ils aient ete acquis par voie d'achat, de pret, de location, de donation ou par tout autre moyen. 2.2 L'ensemble des membres du personnel de la Cour, y compris les responsables elus, les fonctionnaires, les consultants, les volontaires, les stagiaires et les prestataires de services qui sont arnenes a utiliser des biens ou avoirs de la Cour, ou y ont acces, doivent faire preuve de discernement dans I'usage qu'ils en font. 2.3 Le Greffier, agissant conformernent a la regie a) du Reglernent financier et regles de gestion financiere, confie aux chefs de chaque unite administrative la responsabilite de veiller a ce que les biens et avoirs confies a l'unite soient correctement geres, controles et enregistres. 2.4 Le chef du bureau exterieur ou Ie responsable Ie plus eleve en grade d'un bureau de la Cour hors siege: 1/14

2 a) tient a jour un registre des articles mis a la disposition du bureau exterieur, lequel comprend notarnrnent les justificatifs de remise ou de transfert de biens; b) assure au premier chef la responsabilite de gerer I'inventaire des articles enregistres : et c) veille a ce que les copies des justificatifs de remise, de transfert de biens ou de toute autre transaction necessitant I'intervention du Cornite de controle du materiel soient transmises a l'unite de la logistique et des transports (Section des services generaux) au siege de la Com. L'UnM de la logistique et des transports surveille la gestion de I'inventaire des biens durables dresse par la Com. Chaque unite administrative inforrne l'unite de la logistique et des transports des mouvements, remises ou transferts de biens de la COUl' inscrits au registre centralise des actifs. Ces biens doivent porter une etiquette indiquant quils font partie des biens durabjes de la Cour. 2.6 Le transfert de biens est notifie a l'unite de la logistique et des transports en lui adressant une copie du justificatif de remise ou du recu, conforrnernent a la regie du Reglernent financier et regles de gestion financieres, Les unites administratives se conferment a cet egard aux dispositions des regles , et du Reglernent financier et regles de gestion financieres, 2.7 L'inventaire doit indiquer, dans tous les cas, l'unite administrative ou se trouve Ie bien, Ie fonctionnaire responsable du bien et tout renseignement concernant son acquisition. La Section du budget et des finances precede aux ajustements comptables necessaires. Section 3 Categories de biens 3.1 Biens durables: Cette categorie comprend les biens mobiliers corporels et Ie materiel d'une valeur unitaire superieure ou egale it 1000 euros au moment de leur acquisition et dont la duree de vie prevue est d'un an ou plus, sous reserve de leur depreciation au COUl sdu cycle de vie. Ces biens doivent etre inscrits au registre des biens et faire l'objet de controles. 3.2 Biens imrnobiliers : Cette categoric cornprend les terrains et les immeubles, quelle que soit leur valeur. Les equipernents faisant partie integrante de ces biens peuvent egalernent entrer dans cette categoric, si leur deplacernent entraine une deterioration. Ces equipernents doivent etre inscrits au registre des biens et faire l'objet de controles si Ie cycle de vie prevu et les protocoles de remplacement s'appliquent. 3.3 Articles particuliers : Aux fins de la gestion des stocks, les articles dune valeur inferieure a 1000 euros et consideres cornrne tentants car ils presentent un risque de vol ou de perte superieur ala norrnale sont appeles. articles particuliers». L'Unite de la logistique et des transports recense les articles relevant de cette categoric dans une liste qu'elle tient a jour et qui est jointe en tant quannexe 1 it la presente instruction administrative. Les articles dune valeur inferieure a 100 euros ne sont pas consideres cornme etant des articles 2fH

3 particuliers. Ces biens doivent etre inscrits au registre des biens et faire I'objet de controles, et sont traites, a des fins administratives, comme etant des biens durables. 3.4 Biens non durables : Cette categoric couvre les biens et Ie materiel dont Ie prix dachat est inferieur a 1000 euros, ainsi que les biens et Ie materiel de la COUl' dune valeur superieure a 1000 euros et dont la duree de vie utile est inferieure a un an. Tout bien de la Cour repertorie cornme «article individue!'» releve de la categoric des biens non durables. Les biens acquis dans Ie but de servir de consornrnables ou de pieces de rechange et qui sont cornptabilises cornme depenses et ne sont pas inscrits a I'actif rei event de cette categorie. Chaque unite administrative inscrit ces biens non durables au registre des biens et effectue les con troles necessaires. Section 4 Registre et contt<31edes biens 4.1 Biens durables : L'Unite de la logistique et des transports appose une etiquette portant un code a barres sur tous les biens durables a leur reception et inspection. Elle tient a jour des registres de ces biens, indiquant notamment les renseignements relatifs a l'achat initial, I'emplacement actuel, Ie mode d'acquisition et l'unite administrative responsable de I'article. L'Unite enregistre ces biens durables electroniquernent. Tout bien relevant de cette categorie remis a un bureau de la COlli' hers siege et tout mouvement de ces biens d'un emplacement a un autre doivent etre signales a l'unite de la logistique et des transports au moyen des pieces justificatives. 4.2 Biens non durables : Chaque unite administrative controle les biens non durables qui sont mis a sa disposition et veille a ce quils soient correctement controles pour eviter : a) des pertes excessives ; b) line consornmation excessive de certains articles; et c) line utilisation des biens de la COUl' pour des fins autres qu'officielles au sens de I'article 1.2 (p) du Statut du personnel et de la regie (a) du Reglernent du personnel. Section 5 Gestion des stocks 5.1 L'Unite de la logistique et des transports etablit un inventaire de fin dannee et Ie presente au Greffier et a la Section du budget et des finances. Un etat sornrnaire des biens durables est fourni au Comrnissaire aux cornptes au plus tard trois mois apres la fin de l'exercice financier. A toutes fins utiles, l'unite de la logistique et des transports garde une copie de ces inventaires. I Un «article individuel» est un article achete par la Caul' pour perrnettre a un rnernbre du personnel de s'acquitter de ses fonctions. Ces articles, tels que les veternents de travail et les chaussures de securite, ne peuvent pas, en regie gellehale, etre transferes a un nouvel utilisateur. 3/14

4 5.2 L'inventaire de fin dannee comprend tous les biens durables et les articles particuliers acquis par la Cour, notarnment les articles en COul'S d'inscription au compte des pertes et profits et ceux passes par pertes et profits au COUl'S de l'exercice financier precedent. 5.3 Pour assurer un contrcle satisfaisant des biens de la Cour conforrnement a la regle du Reglernent financier et regles de gestion financiere, un inventaire de tous les biens durables et articles particuliers est etabli it intervalles reguliers. Tout deficit ou surplus dans les stocks doit etre communique it l'unite administrative concernee qui devra en rechercher la cause et en faire rapport. Un delai raisonnable, d'un mois au plus, est accorde pour le rapprochement des cornptes, et peut etre proroge it titre exceptionnel. 5.4 Conforrnement au paragraphs 2 de Ia circulaire d'information [CC/INF/2012/006 relative it la composition du Cornite de controle du materiel, tout article non retrouve est signale it la Section de la securite pour enquete. En cas de surplus dans les stocks, la provenance des articles en question est recherches et ces articles sont inclus dans l'inventaire. Section 6 Biens passes all compte des pertes et profits 6.1 Lorsqu'un bien de la Cour a ete endornmage et ne peut etre repare a moindres frais ou devient inutilisable, it est passe par pertes et profits. La passation par «pertes et profits» designe letat d'un bien dans l'inventaire et ne constitue pas un mode dalienation. Un article est passe par pertes et profits lorsqu'il : a) n' est plus utilisable en raison de son usure norrnale ; b) a ete vole ou perdu; c) a ete endornmage et ne peut etre repare it moindres frais ; d) a fait I'objet d'un redressement dans I'inventaire; ou e) est devenu obsolete. 6.2 Lorsqu'un article est passe par pertes et profits en raison de son usure normale ou parce qu'il est devenu obsolete: a) Le chef de Iunite administrative concernee inforrne Ie secretaire du Comite de controle du materiel si la valeur de l'article ou des articles (valeur unitaire ou globale) est inferieure a 5000 euros. Les articles sont ensuite transferes a l'unite de la logistique et des transports pour alienation, avec I'approbation du secretaire. Un justificatif d'alienation est emis a l'issue de cette operation; ou b) Lorsque la valeur de l'article ou des articles (valeur unitaire ou globale) est superieure a 5000 euros, Ie chef de l'unite administrative concernee transmet au Directeur des services administratifs comrnuns, par linterrnediaire du secretaire du Cornite de controle du materiel, la demande de passation par pertes et profits pour approbation. Si la demande est approuvee, Ie chef de l'unite administrative remet les biens en question a l'unite de la logistique et des transports pour leur alienation.

5 6.3 Lorsquun article est passe par pertes et profits car il a ete perdu, vole ou endommage : a) a cause d'un acte ou d'une omission d'un mernbre du personnel, la question est portee a la connaissance de la Section de la securite aux fins d'une enquete. Le rapport ou les conclusions de cette enquete sont communiques au secreta ire du Cornite de contra Ie du materiel, pour decider des suites a y donner. Le Cornite peut recornmander a l'unite administrative ou a la Section du budget et des finances, si des creances comptables ou des semmes en nu meraire sont en cause, de passer les articles en question par pertes et profi ts ; ou b) le secretaire peut recommender au president du Cornite de controle du materiel de reunir le Cornite afin de formuler des recornrnandations au Greffier sur les raisons des deficits, surplus ou dommages constates en ce qui concerne les biens de la COLlt' afin de determiner la responsabilite du mernbre du personnel concerne, 6.4 Une fois I'inscription au compte des pertes et profits approuvee, l'unite de la logistique et des transports reprend Ie materiel concerne afin d' organiser sa cession, laquelle peut prendre les formes suivantes : a) la mise au rebut; b) la vente au rebut; c) la reprise; d) la mise en vente, conforrnernent aux dispositions a) et b) de la regle du Reglement financier et regles de gestion financiers ; ou e) la cannibalisation. Section 7 Deterioration de biens durables 7.1 Lorsqu'un bien ou materiel endornmage n'est pas passe par pertes et profits mais necessite que la COLII' investisse dans sa reparation, Ie chef de l'unite administrative concernee en informe Ie secretaire et signale a la Section de la securite qu'un bien durable de la COLll' a ete endornmage et qu'il doit etre remis en etat. Dans ce cas, la section 8.1 ciapres s'applique. 7.2 Sur la base du rapport de la Section de la securite, Ie secretaire determine la marche a suivre, ell egard a la section 6.4 ci-dessus. Section 8 Comite de conh'ole du materiel 8.1 Le Cornite de controle du materiel se reunit, sur demande adressee par Ie secretaire au president du Cornite, afin de determiner la responsabilite du rnernbre du personnel concerne dans la perte ou la deterioration d'un bien de la COlII'. 8.2 Le Cornite de controle du materiel est compose cornme suit: 3/1.1

6 a) Secretaire : fonctionnaire charge de la logistique et des transports (ou suppleant), Section des services generaux ; b) Mernbre : chef de la Section des services generaux (ou suppleant) ; c) x lernbre : chef de la Section des technologies de I'information et des communications (ou suppleant) ; d) l-.lembre: fonctionnaire dadrninistration hors classe (ou suppleant), Bureau du Procureur; e) Mernbre : juriste (ou suppleant), Section des avis juridiques du Cretfe ; et r) Mernbre : fonctionnaire principal des finances (ou suppleant), Section du budget et des finances. 8.3 Le Cornite de controle du materiel enquete et fait rapport au sujet de tout bien ou avoir appartenant ou confie a la COlli" ou dont celle-ci aurait la charge et qui serait perdu, rnanquant, en surplus, inutilisable ou obsolete, ainsi que sur toute autre irregularite en la matiere. A ce titre, Ie Cornite examine egalernent les avoirs passes par pertes et profits, afin de determiner si une telle decision etait justifiee par leur usure normale ou par d' autres circonstances Le president est elu par les membres. Le fonctionnaire charge de la logistique et des transports ou son suppleant exerce les fonctions de secretaire du Cornite. II est egalernent charge de preparer les dossiers a presenter pour examen au Cornite et detablir les comptes rendus de ses deliberations. 8.5 Pour etre valide, une reunion du Cornite doit compter Ie secretaire et trois membres ou leurs suppleants. Section 9 Dispositions finales 9.1 La presente instruction administrative entre en vigueur le 14 janvier Silvana Arbia Greffier 6/14