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1 LSL Guide de l utilisateur 1 er avril 2015 Avril /17

2 SOMMAIRE 1. PRESENTATION LE LIVRET SCOLAIRE DU LYCEE LES SYSTEMES D INFORMATION SCHEMA GENERAL DE PRESENTATION DU LIVRET SCOLAIRE DU LYCEE (LSL) ACCES A «LSL» LES UTILISATEURS ACCES AU LIVRET SCOLAIRE DU LYCEE CHRONOLOGIE D UTILISATION LES MENUS PRINCIPAUX DU LSL LE MENU «EXPLOITATION ETAT DES LIEUX» : VISUALISER LES STRUCTURES GEREES PAR LE LSL LE MENU «PARAMETRAGE CONFIGURER» : AUTORISER L ACCES ET PARAMETRER LE NIVEAU DE SAISIE POSSIBLE LE MENU «PARAMETRAGE IMPORTER» : IMPORTER LES DONNEES EN PROVENANCE DES LOGICIELS PRIVES LE MENU «TABLEAU DE BORD» : VISUALISER LES STATUTS DES LIVRETS LE MENU «LIVRETS ELEVES RECHERCHE ET MAJ»: RECHERCHER ET AFFICHER L ETAT DES SAISIES DESCRIPTION D UN LIVRET L onglet «Enseignements» L onglet «Parcours et apprentissage» L onglet «Avis d examen» L onglet «Scolarité» L onglet «Fiche Elève» L onglet «Historisation» Action globale sur le livret (validation, choix du format ) LE MENU «LIVRETS ELEVES EVALUATIONS» : SAISIR RAPIDEMENT LES EVALUATIONS LE MENU «LIVRETS ELEVES OBSERVATIONS ET AVIS» : SAISIR RAPIDEMENT LES OBSERVATIONS ET AVIS LE MENU «PARAMETRAGE JURY ENVOYER LES IDENTIFIANTS ELEVES» : ENVOI DES DONNEES ELEVES (J-60) LE MENU «PARAMETRAGE JURY ENVOYER LIVRETS» : ENVOI DES LIVRETS ANONYMES (J-10) LE MENU «PARAMETRAGE JURY RECEVOIR LES VISAS» : RECEPTIONNER LES VISAS DE LECTURE /17

3 1. PRESENTATION 1.1. Le Livret Scolaire du Lycée Expérimentée depuis 2013 dans plusieurs académies, la dématérialisation du livret scolaire du lycée permet aux établissements de bénéficier d'un outil sécurisé et simple d'utilisation. Accessible via les services en ligne proposés aux familles, le livret scolaire numérique assure également aux parents, un meilleur suivi informations liées à la scolarité de l'élève dès la classe de première Les systèmes d information SIECLE/BEE alimente le LSL données (identité, scolarité actuelle et historique) et données responsables. Les informations sont transférées automatiquement. StsWeb alimente le LSL s de l établissement (divisions, groupes) et services enseignants. Il gère les services suppléants. Les données sont transférées à l aide du menu «EXPORTS» «Structure» et «Services» «à tination de Sconet» SIECLE/LSL donne la possibilité d intégrer les notes, les appréciations et l évaluation compétences depuis les logiciels de notes ou de saisir ces informations directement dans l'application. Le chef d'établissement certifie numériquement le livret. Les logiciels iels de notes éditeurs privés accrédités par le MEN sont : Charlemagne (STATIM) Notes (APLON) Notabene (AXESS-OMT) Pronote (INDEX EDUCATION) LES SERVICES EN LIGNE permettent à l élève et aux parents de consulter le livret. OCEAN / DELIBNET met à disposition ition du jury, le livret scolaire numérique rendu anonyme Schéma général de présentation du livret scolaire du lycée (LSL) 3/17

4 2. ACCES A «LSL» 2.1. Les utilisateurs Le chef d établissement (CE) Les enseignants (ENS) Les professeurs principaux (PP) Les conseillers principaux d éducation (CPE) Les chefs de travaux (CT). Un enseignant, ayant accès de plein droit au menu «Accès au Livret Scolaire», n a pas besoin de délégation via DELEG-CE, sauf si les fonctionnalités d administration doivent lui être accessible Accès au livret scolaire du lycée L accès depuis l établissement (réseau AGRIATES) Adresse Authentification Utilisateurs teurs et fonctionnalités Identifiant CE : toutes fonctionnalités + Mot de passe offertes (compte de ENS, PP, CPE et CT : accès aux messagerie) menus liés à leur fonction L accès depuis INTERNET sans clé OTP Adresse Authentification https://portail.ac-amiens.fr/arena Identifiant + Mot de passe (compte de messagerie) L accès depuis INTERNET avec une clé OTP Adresse Authentification https://portail.ac-amiens.fr/arena Identifiant + passcode (identifiant de messagerie +passcode) Utilisateurs et fonctionnalités CE : accès restreint ENS, PP, CPE et CT : accès aux menus liés à leur fonction Utilisateurs et fonctionnalités CE : accès à certaines fonctionnalités : Paramétrage/Configurer Paramétrage/Importer Exploitation/Etat lieux Fiche Elève Avis d examen Editer un livret Valider un livret 4/17

5 Le portail ARENA Après connexion (via l intranet, ou par clé OTP), vous arrivez sur le portail ARENA : 3. CHRONOLOGIE D UTILISATION Pré-requis : -Scolariser les -Affecter les dans les groupes Pré-requisrequis : -Saisir les services -Nommer les professeurs principaux -Exporter les s -Exporter les services visualiser les s gérées par le LSL 5 - importer les données en provenance éditeurs privés (facultatif) 7, 8 et 9 compléter le livret (évaluations, parcours de l élève dans l établissement, avis d examen et validation du livret par le CE) 4 - autoriser l accès en modification et paramétrer le niveau de saisie possible 6 - visualiser les statuts livrets 10 envoi données (J-60) 11 envoi livrets anonymés (J-10) 12 réceptionner les visas (à issue du 2nd groupe) 5/17

6 4. LES MENUS PRINCIPAUX DU LSL ouverture saisie aux enseignants et définition de leurs droits affichage de l état global saisie et validation livrets saisie, modification livrets et validation livrets visualisation s gérées par le LSL 4.1. Le menu «Exploitation Etat lieux»: visualiser les s gérées par le LSL L état lieux se présente sous forme de tableaux : Correspondance / non visible : ce tableau présente les s qui n ont pas d élève. Correspondance /services non visible : ce tableau présente les s pour lesquelles il n y a pas de services Correspondance matière/ non visible : ce tableau présente les matières s pour lesquelles il n'y a pas d'enseignant, c'est-à-dire qu'il n'existe pas de service : - les matières tronc commun (modalité S) - les matières optionnelles suivies par au moins un élève (option de l'élève dans BEE) Correspondance langue vivante LSL/BEE: ce tableau affiche la liste d' qui présentent un code ngue LSL différent du code matière de l'option élève pour une langue de même modalité d'enseignement : - nom de l'élève,, libellé matière dans LSL, libellé matière dans BEE. 6/17

7 4.2. Le menu «Paramétrage Configurer»: autoriser l accès et paramétrer le niveau de saisie possible Définir les dates de campagnes de saisie enseignants Définir les droits enseignants Par défaut, les enseignants ont accès à leurs enseignements de l année en cours (1 er choix) Le menu «Paramétrage Importer»: importer les données en provenance logiciels privés 1-Sélectionner le fichier à importer Si l importation s est bien passée, un message de réussite de l importation est affiché en haut de page 2-une ligne par importation Fonctionnement de l importation : Chaque importation ajoute et modifie les données du LSL pour les données non validées. 1 Le nom du fichier exporté par les éditeurs est le suivant : Export_LSL_AAMMJJXXXXXX.xml pour Pronote (INDEX EDUCATION) RNE_LSL_AAAA_AAMMJJXXXXXX.xml pour Notes (APLON) import-lsl-aaaammjjxxxxxx.xml pour Notabene (AXESS-OMT) import-lsl-aaaammjjxxxxxx.xml pour Charlemagne (STATIM) 2 L historique de l import affiche : Le nombre d du fichier Le nombre d avec erreurs : au moins une données a été rejetées mais d autres ont pu être importées pour l élève Le nombre de données erronées : toutes les données ont été rejetées pour tous les 7/17

8 4.4. Le menu «Tableau de bord» : visualiser les statuts livrets 1 ère page visible en accédant à l application : un état global saisie et validation livrets est affiché. Affichage par série Filtres : série, niveau, classe Lien : accès direct aux livrets Rappelle le détail nombres affichés 4.5. Le menu «Livrets Recherche et MAJ»: rechercher et afficher l état saisies xxxxxxxx de la Lien : accès au livret de l élève Critère de recherche : Sur un nom et/ou prénom entier d élève Sur un état de complétude Sur une Gélule indiquant le niveau d achèvement saisie du livret pour l année courante Icône explicite sur la validation et le statut de l envoi 8/17

9 Les différents états du livret Les différentes icônes : Conditions pour qu un niveau soit complet : au niveau Première : Il faut que les enseignements, les engagements et l investissement soient complets. au niveau Terminale : Il faut que les enseignements, les engagements, l investissement et l avis d examen soient complets. C est la consultation du livret par l élève via les services en ligne qui changera le statut du livret. Cette fonctionnalité n est pas encore disponible. 9/17

10 4.6. Description d un livret Exemple d un livret niveau 1 ère avec la liste enseignements (mode plié) Identité, âge et niveau de l élève sélectionné Eléments constituant le livret Action sur le livret : (validation, édition, format papier ) XXXXXXXXXXX X xxxxxxxx 1 Sélection de l élève (ligne coloriée) 2 - Sélection du niveau 3 - Accès direct à un enseignement 4 -Sélection du niveau du statut (niveau d achèvement de saisie) 5 - Accès à l édition d un enseignement (modification, saisie et enregistrement) 10/17

11 L onglet «Enseignements» Exemple d un livret niveau terminale : saisie de l enseignement mathématique (mode déplié) XXXXXXXXX xxxxxxxx xxxxxxxxx ; yyyyyy Nom(s) enseignants(s) Cliquer sur une ou plusieurs étoiles Saisir l appréciation Saisir les moyennes Case à cocher (saisie complète de l enseignement) Compétences : Le nombre d étoiles indique le niveau de maitrise compétences : Dans le cas d une langue vivante : Non maîtrisée Insuffisamment maîtrisée Maîtrisée Bien maîtrisée A1 Utilisateur élémentaire, niveau introductif A2 Utilisateur élémentaire, niveau intermédaire B2 Utilisateur indépendant, niveau avancé C1 Utilisateur expérimenté, autonome C2 Utilisateur expérimenté, maîtrise NE : compétence non évaluée 11/17

12 L onglet «Parcours et apprentissage» Exemple d un livret niveau 1 ère : saisie parcours et apprentissages (bouton radio, case à cocher et saisie observations). XXXXXXXXXXXXXX Accès à l édition engagements et responsabilités par le CPE, (modification, saisie et d enregistrement) Accès à l édition de l avis de l équipe pédagogique (CPE et PP) sur l année en cours (modification, saisie et enregistrement) Case non modifiable, information issue BEE (onglet Diplômes et attestation) L onglet «Avis d examen» XXXXXXXXXXXXXX Parcours Avis examen Accessible qu aux de terminales A l issue délibération du 2 nde groupe, le visa du jury est affiché dans cet onglet. 12/17

13 L onglet «Scolarité» XXXXXXXXXXXXXX Affiche l onglet historique scolarités BEE L onglet «Fiche Elève» XXXXXXXXXXXXX X Affiche l onglet synthèse BEE : renseignements administratif de l élève et responsables 13/17

14 L onglet «Historisation» Afficher la liste actions utilisateurs enregistrées (avec la date et l'heure) Action globale sur le livret (validation, choix du format ) XXXXXXXXXXXXX X 1-Le CE valide le livret avant envoi vers le jury, celui-ci n est plus modifiable. 2-Change le format «numérique» en format «papier». 3-Indique que le livret ne doit pas être transmis au jury. Un document de type PDF est généré. 1 Après validation du livret, l entête indique «Livret validé» et le libellé «Valider le livret» se transforme en «Dévalider le livret»: 14/17

15 2 Après changement du format, le statut du livret affiche l icône et le libellé «Le livret est au format papier» se transforme en «Le livret est au format numérique». 3 Ce choix n est accessible qu aux de terminales. Après que le CE ou le PP indique que l élève ne souhaite pas que le jury puisse consulter son livret, le statut du livret affiche l icône et le libellé «Le livret est au format numérique» se transforme en «l élève refuse la transmission du livret». Si le livret a déjà été envoyé alors un état d alerte est signalé par un message ainsi que dans la liste livrets et l en-tête de visualisation du livret. Suite aux actions 1, 2 ou 3, il est possible de revenir au statut antérieur. 15/17

16 4.7. Le menu «Livrets Evaluations»: saisir rapidement les évaluations Case à décocher pour réduire le nombre de colonnes Cliquer sur une ou plusieurs étoiles ou NE (non évaluée) Affiche le libellé compétence Saisir l appréciation 4.8. Le menu «Livrets Observations et avis» : saisir rapidement les observations et avis Case à décocher pour réduire le nombre de colonnes Saisir l observation sur l engagement Bouton radio et cases à cocher pour renseigner l engagement Saisir l investissement Case «B2I» non modifiable issue BEE (onglet Diplômes) 16/17

17 4.9. Le menu «Paramétrage Jury Envoyer les identifiants»: envoi données (J-60) Ce menu affiche la liste inscrits en terminale, pour une identification dans le système d information examens (y compris les avec un livret «papier»). Cette transaction est à effectuer à J-60 (J=jour délibération du 1 er groupe ) Cliquer sur le bouton pour envoyer tous les de terminales du périmètre LSL Après envoi, un message d information est affichée : «X ont été envoyés au système de gestion examens». Pour les fiches élève qui n ont pu être intégrées par le service de transmission, un message d erreur est affiché avec pour chaque élève : - Nom, prénom, message d erreur fourni par le service de transmission. L état d erreur de transmission de l identifiant est enregistré Le menu «Paramétrage Jury Envoyer livrets» : envoi livrets anonymés (J-10) Ce menu permet la transmission livrets numériques anonymés à tination jurys. Cette opération s effectue à J 10 (J=jour délibération du 1 er groupe). Ecran non disponible Le menu «Paramétrage Jury Recevoir les visas» : réceptionner les visas de lecture Cette réception s effectue à l issue du 2ème groupe. Ecran non disponible 17/17

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