Politique de soutien financier pour les organismes reconnus

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1 Politique de soutien financier pour les organismes reconnus Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire

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3 Table des matières 1. Contexte Le fondement Le Cadre de développement social et communautaire Les raisons d être de la politique Les orientations Les objectifs Les modalités générales d attribution du soutien financier Les organismes admissibles Les balises du soutien Les dépenses non admissibles La procédure de traitement des demandes Les programmes de soutien financier Programmes réguliers Fonctionnement Anniversaires Programmes sur demande Égalité des chances Projets culturels, de loisir et communautaires Événements locaux Achat de matériel ou d équipements Annexe Arrondissement de La Cité-Limoilou

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5 1. Contexte La mise en application de la Politique de soutien financier offert aux organismes à but non lucratif reconnus de l Arrondissement de La Cité-Limoilou, adoptée en mars 2012, fut prévue pour une durée de trois (3) ans et devait, à son échéance à la fin de l année 2014, avoir été évaluée et révisée par la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire (DCLVC). Les principaux objectifs de cette révision étaient de s assurer que les programmes de soutien financier : soient cohérents avec les enjeux du Cadre de développement social et communautaire de l Arrondissement de La Cité-Limoilou; répondent aux besoins des organismes reconnus. Pour atteindre ce deuxième objectif, la DCLVC a mis en place un comité aviseur composé de quatre (4) organismes reconnus, d un élu municipal et de membres de l équipe de la DCLVC. Ce comité avait pour mandat d analyser, d orienter et de valider le projet de politique révisé. Une consultation, sous forme d atelier, a aussi été réalisée avec d autres organismes afin de connaître leur degré de satisfaction envers les programmes. Les principaux constats de cette consultation furent : Appréciation des programmes par les organismes est manifeste; les programmes sont toutefois complexes et difficiles à comprendre; il est indispensable de simplifier les procédures administratives (formulaires, grilles, délais de réponse, rapports, etc.); l accès aux programmes à un plus grand nombre d organismes est souhaité. Une révision de la politique de soutien financier a donc été réalisée en tenant compte de ces constats. La simplicité et l accessibilité sont devenues les principes directeurs de cet exercice. L Arrondissement est donc heureux de présenter le résultat de cette démarche concertée. Cette nouvelle politique se déploie en six (6) programmes. Le présent document définit les fondements, les modalités générales, ainsi que les descriptions détaillées des nouveaux programmes de soutien financier. Les ententes ponctuelles de soutien, en contrepartie, tel que le Programme Vacances-Été (PVE), les contrats d entretien et de surveillance, les ententes de service spécifiques 1, ainsi que le programme d accompagnement pour les enfants ayant des incapacités dans le cadre du PVE, en sont exclus. 1 Les ententes de service spécifiques sont conclues avec des organisations collaborant avec la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire en matière d offre de service à la population. Elles visent l atteinte d objectifs particuliers nécessitant un soutien ne s inscrivant pas dans la présente politique. Arrondissement de La Cité-Limoilou 1

6 La mise en application de cette politique est prévue pour une durée de trois (3) ans et fera l objet d une évaluation complète à son échéance au terme de l année Cette politique demeure toutefois valide jusqu à son renouvellement ou son remplacement par le Conseil d arrondissement de La Cité-Limoilou. La DCLVC est l unité administrative responsable de sa gestion et de son application. 2 Arrondissement de La Cité-Limoilou

7 2. Le fondement 2.1. Le Cadre de développement social et communautaire L Arrondissement de La Cité-Limoilou présente des défis importants en raison de la grande diversité et de la densité de sa population. C est pourquoi, il a élaboré en 2014 un Cadre de développement social et communautaire qui favorise l égalité des chances 2 des citoyens. Quatre (4) enjeux ont été retenus et ils constituent les champs d intervention prioritaires de la division pour les prochaines années. Ces enjeux découlent directement des compétences de l Arrondissement. Enjeux Visions Orientations Cette politique de soutien financier est un outil indispensable qui contribue au déploiement et à la mise en œuvre du plan d action du Cadre de développement social et communautaire. Les enjeux retenus feront partie intégrante de la grille d analyse des différents programmes. 2 L égalité des chances est une notion qui «fait en sorte que chacun ait réellement la possibilité de se réaliser pleinement, quelles que soient ses caractéristiques sociales, culturelles, physiques ou financières, ou le territoire qu il habite» (Gouvernement du Québec, La solidarité : une richesse pour le Québec, ministères de l Emploi et de la Solidarité et du Conseil exécutif, Québec, 2013, p.10) Arrondissement de La Cité-Limoilou 3

8 2.2. Les raisons d être de la politique Permettre à la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire de réaliser sa mission telle que définie par la charte de la Ville de Québec; améliorer le soutien aux organismes dans le cadre du renouvellement des pratiques de gestion du «faire avec» en matière de loisir et de vie communautaire; soutenir la prise en charge de l offre de service par le milieu; assurer la diversité, l accessibilité et la qualité de l offre de service Les orientations Assurer une offre de service accessible au plus grand nombre, tout en tenant compte des besoins particuliers de certaines clientèles; consolider l offre de service des organismes tout en soutenant l innovation en matière de loisir et de vie communautaire; mobiliser les forces et le dynamisme du milieu autour des priorités municipales identifiées en concertation avec le milieu associatif et la population qu il dessert et de résultats à atteindre; harmoniser les procédures en matière d attribution du soutien et de reddition de compte des organismes; susciter la poursuite ou l émergence de saines pratiques de gestion et de vie démocratique Les objectifs Rendre disponible à l ensemble des organismes reconnus l information sur le soutien financier offert, les conditions pour y avoir accès et les procédures de reddition de compte; soutenir la mise en œuvre des orientations municipales en matière de loisir et de vie communautaire; implanter un processus d évaluation continue en matière d attribution du soutien et d offre de service; assurer la complémentarité du soutien de la division à celui offert par les différentes unités administratives municipales. 4 Arrondissement de La Cité-Limoilou

9 3. Les modalités générales d attribution du soutien financier L Arrondissement a adopté une Politique de reconnaissance et de soutien des organismes à but non lucratif. Chaque organisme reconnus se voit attribuer une catégorie soit, partenaire, associé ou collaborateur. À chacun de ces niveaux, un soutien administratif, professionnel ou technique est offert. Cette politique fait donc partie des services offerts aux organismes reconnus Les organismes admissibles Les organismes reconnus par le Conseil d arrondissement de La Cité-Limoilou sont admissibles aux programmes de soutien financier selon les conditions d admissibilité de chaque programme. Aucun soutien financier ne pourra être accordé à un organisme qui ne se serait pas conformé aux exigences de reddition de compte relatives à la reconnaissance ou à une aide financière de même nature versée dans le cadre d une année budgétaire antérieure. Les organismes reconnus par le Conseil de la ville pourront quant à eux solliciter les programmes de soutien financier ouverts aux organismes de catégorie collaborateur Les balises du soutien L attribution du soutien financier, se fera en complémentarité des interventions, des politiques et des programmes de l ensemble des unités administratives municipales et des paliers gouvernementaux. Le soutien financier accordé devra permettre à l organisme d atteindre l équilibre budgétaire. Aucun soutien ne sera accordé permettant de générer des surplus budgétaires. Les projets déposés qui présentent un budget prévisionnel déficitaire ne seront pas analysés. Le soutien financier sera accordé dans les limites fixées pour chacun des programmes et sous réserve des crédits disponibles. Une demande de soutien pourra être refusée si les crédits disponibles pour le programme ciblé sont épuisés. Un ratio pourrait également être appliqué en fonction des crédits disponibles. Il importe que les demandes de soutien dûment remplies parviennent à la DCLVC dans les délais prescrits pour chacun des programmes de soutien financier. Une demande déposée en retard sera refusée. Arrondissement de La Cité-Limoilou 5

10 L organisme recevra une réponse à sa demande dans un délai de 90 jours suivant la date de tombée des programmes. Pour les programmes où il n y a pas de date de tombée, la réponse parviendra à l organisme 90 jours après la réception des documents dûment complétés et conformes. 3.3 Les dépenses non admissibles Seuls les dépenses et les revenus associés à l offre d activités et de services aux personnes résidentes de la Ville de Québec sont admissibles. Une même dépense ne peut être admissible à plus d un programme. 3.4 La procédure de traitement des demandes La Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire est responsable de la réception, de l analyse et du suivi des demandes de soutien financier. Les programmes de soutien financier réguliers seront traités par un technicien en collaboration avec le conseiller responsable du déploiement des programmes de soutien financier. Les demandes qui concernent le soutien pour les programmes sur demande seront soumises à un comité d analyse interne. Ce comité procèdera à l évaluation au moyen d une grille normée. Cette grille permettra au comité d attribuer une cote à chacun des projets soumis et de formuler une recommandation quant au soutien financier à être accordé en regard des crédits disponibles. Ces recommandations seront soumises par la suite pour approbation au Conseil d arrondissement. Le Conseil d arrondissement est l instance décisionnelle qui a le pouvoir d autoriser le versement des subventions. Il le fait par voie de résolutions adoptées lors des séances publiques du Conseil d arrondissement. 6 Arrondissement de La Cité-Limoilou

11 4. Les programmes de soutien financier La politique de soutien financier se décline en deux types de programme : réguliers et sur demande. Les programmes réguliers permettent de soutenir les organismes reconnus sans qu ils aient à déposer une demande. Si l organisme est admissible, le soutien financier accordé lui sera versé automatiquement. Les programmes sur demande visent à soutenir les organismes reconnus lorsque des besoins émergeants dans le milieu. L organisme reconnu doit déposer une demande. Programmes réguliers Programmes sur demande Fonctionnement Égalité des chances Intégration par l accompagnement Intégration par l aide financière Anniversaires Projets Événements locaux Achat de matériel et équipements* * disponible en Arrondissement de La Cité-Limoilou 7

12 4.1. Programmes réguliers Fonctionnement Objectifs Soutenir les opérations régulières des organismes reconnus qui collaborent aux enjeux identifiés dans le Cadre de développement social et communautaire (voir point 2. de ce présent document); supporter les organismes dans leurs prestations de services aux citoyens; contribuer à la consolidation financière des organismes ciblés. Organismes admissibles Les organismes, partenaires ou associés, reconnus par le Conseil d arrondissement de La Cité-Limoilou et conformes en regard de leurs obligations de reconnaissance 3 sont admissibles. De plus, les organismes reconnus par le Bureau des relations internationales en tant que partenaire ou associé recevront un soutien financier pour le fonctionnement, et ce, parce qu ils contribuent et sont en cohérence avec le Cadre de développement social et communautaire. Les facteurs d exclusion suivants s appliquent : Les organismes reconnus par le conseil de ville ou une unité administrative autre que l Arrondissement de La Cité-Limoilou; les organismes soutenus pour leur fonctionnement régulier par une unité administrative de la ville ou par un protocole d entente en lien avec le fonctionnement général, l aide au loyer ou l aide à la mission; les centres communautaires de loisir soutenus dans le Programme de soutien financier aux centres communautaires de loisir fédérés; les organismes ayant un budget de fonctionnement de moins de $; pour les organismes ayant plusieurs volets d intervention, professionnels et récréatifs, seul le budget lié au volet récréatif est admissible. Nature du soutien financier Le soutien financier est de $ pour les organismes partenaires et de $ pour les organismes associés. 3 Les organismes ayant une année financière se terminant le 31 décembre seront évalués sur la reddition de compte de l année précédente. 8 Arrondissement de La Cité-Limoilou

13 Modalités du soutien financier L Arrondissement versera automatiquement, annuellement, le montant prévu aux organismes admissibles selon les conditions énumérées. Le soutien financier sera versé à l organisme avant le 1 er avril de chaque année; l organisme n a pas à déposer de demande; aucune reddition de compte spécifique n est demandée pour ce programme. (La reddition de compte est liée à celle de la reconnaissance des organismes.) Arrondissement de La Cité-Limoilou 9

14 Anniversaires Objectifs Souligner l anniversaire de fondation des organismes; souligner l apport des organismes reconnus qui collaborent aux enjeux identifiés dans le Cadre de développement social et communautaire (voir point 2.1 de ce présent document); appuyer les organismes dans le soutien à l action bénévole; souligner la longévité d un organisme dans un quartier; reconnaître le travail d un organisme. Organismes admissibles Les organismes reconnus (partenaires, associés ou collaborateurs) et conformes en regard de leurs obligations de reconnaissance 4 sont admissibles. Nature du soutien financier Le soutien financier correspond à un montant forfaitaire de 1 000$ et est accordé par tranche de dix (10) ans : 10 ème, 20 ème, 30 ème, 40 ème anniversaire, etc Modalités du soutien financier L arrondissement versera automatiquement le montant prévu aux organismes admissibles selon les conditions énumérées. Le soutien financier sera versé à l organisme avant le 1 er avril de chaque année; l organisme n a pas à déposer de demande; aucune reddition de compte spécifique n est demandée pour ce programme. (La reddition de compte est liée à celle de la reconnaissance des organismes.) la date de fondation de l organisme retenue aux fins de calcul par l arrondissement est celle inscrite au Registraire des entreprises du Québec;. 4 Les organismes ayant une année financière se terminant le 31 décembre seront évalués sur la reddition de compte de l année précédente. 10 Arrondissement de La Cité-Limoilou

15 4.2. Programmes sur demande Égalité des chances Politique de soutien financier pour les organismes reconnus Objectifs Favoriser l égalité des chances; soutenir les organismes reconnus qui permettent à des clientèles vulnérables 5 d intégrer des activités de loisir régulières offertes à la population en général. Ce faisant, ces organismes collaborent à la réalisation de l orientation générale identifiée dans le Cadre de développement social et communautaire (voir point 2.1 de ce présent document); encourager les organismes à rendre accessible financièrement des activités de loisir offertes à tous aux personnes ayant un faible revenu; supporter les organismes qui permettent à des personnes ayant des besoins particuliers d intégrer des activités de loisir offertes à tous. Organismes admissibles Les organismes reconnus (partenaires, associés ou collaborateurs) et conformes en regard de leurs obligations de reconnaissance sont admissibles. Les facteurs d exclusion suivants s appliquent : Les organismes dont la mission de base est de faire de l accompagnement ou qui réservent leurs activités aux clientèles spécifiques visées par ce programme. Personnes ayant un faible revenu «Une personne à faible revenu est une personne dont le revenu familial annuel est inférieur au seuil de faible revenu. Ce seuil de faible revenu est défini comme étant en deçà duquel une famille est susceptible de consacrer une part plus importante de son revenu à l'alimentation, au logement et à l'habillement qu'une famille moyenne.» 1 En 2013, Statistique Canada établissait les seuils suivants 1 : 1 personne $ 5 personnes $ 2 personnes $ 6 personnes $ 3 personnes $ 7 personnes $ 4 personnes $ 5 Les clientèles vulnérables sont les personnes ayant des besoins particuliers ou celles ayant un faible revenu. Arrondissement de La Cité-Limoilou 11

16 Personnes ayant des besoins particuliers Une personne ayant des incapacités physiques ou intellectuelles, des problèmes de santé mentale, des troubles de comportements ou des barrières de langage. Accompagnement L accompagnement est accompli par une personne dont la présence est indispensable pour le soutien et l aide qu elle apporte à une ou plusieurs personnes ayant des besoins particuliers lors d une activité de loisir. La personne accompagnante s assure que l activité se déroule sans difficulté. Programme se déclinant en deux sections L organisme peut être soutenu de deux façons pour accueillir les clientèles vulnérables à des activités de loisir, soit par l intégration par l aide financière (remboursement d une partie des coûts d inscription) ou par l intégration par l accompagnement (dépenses liées à l embauche d un accompagnateur). Clientèle visée Intégration par l aide financière Personnes à faible revenu. Intégration par l accompagnement Personnes ayant des besoins particuliers. Dépenses admissibles Coût d inscription à des activités de loisir inscrites dans la Programmation loisirs de l Arrondissement de La Cité-Limoilou pour les quatre (4) sessions. Un maximum de cinq (5) heures d accompagnement par semaine pour les activités de loisir inscrites dans la Programmation loisirs de l Arrondissement de La Cité-Limoilou pour les quatre (4) sessions; un maximum de sept (7) heures d accompagnement par jour pour les activités de loisir offertes pendant les périodes de congés scolaires de la relâche et des Fêtes. 12 Arrondissement de La Cité-Limoilou

17 Intégration par l aide financière Intégration par l accompagnement Activités exclues Programme Vacances-Été et semaines supplémentaires; camps spécialisés; activités ne figurant pas dans la programmation loisirs de l Arrondissement de La Cité-Limoilou; activités réservées exclusivement aux clientèles vulnérables ou ayant des besoins particuliers. Nature du soutien financier Le soutien financier correspond à 50 % de la perte des revenus d inscription; le soutien financier minimal est de 500 $ par année et par organisme; le soutien financier maximal est de $ par année et par organisme. Le taux horaire payé correspond au salaire minimum + 1,50 $; le soutien financier minimal annuel est de 500 $; le soutien financier maximal annuel est de $ pour les organismes collaborateurs; le soutien financier maximal annuel est de $ pour les organismes associés; le soutien financier maximal annuel est de $ pour les organismes partenaires. Modalités du soutien financier La demande de financement étant basée sur les dépenses réelles, aucune reddition de compte ne sera demandée. Conformité de la demande Pour être recevable, la demande devra être conforme et complète. Dans le cas contraire, elle sera automatiquement rejetée. Respect des objectifs et des conditions du programme; formulaire dûment rempli incluant la signature de la section «engagement de l organisme»; résolution du conseil d administration signée et déposée; date de tombée respectée. Arrondissement de La Cité-Limoilou 13

18 Date de tombée Les demandes doivent être déposées au plus tard le 1 er avril pour la programmation de la période des Fêtes, la session d hiver et la semaine de relâche et le 1 er octobre pour les sessions printemps-été et automne. Les demandes reçues après ces dates seront systématiquement rejetées. 14 Arrondissement de La Cité-Limoilou

19 Projets culturels, de loisir et communautaires Objectifs Encourager les organismes reconnus ou les concertations d organismes à développer des projets qui répondent à des besoins émergeants de la population; soutenir les organismes qui déploient de nouvelles activités culturelles, communautaires, sportives et de loisir pour la population; inciter les organismes à développer des activités de loisir adaptées à des personnes ayant des besoins particuliers; favoriser la collaboration entre les organismes; supporter les organismes qui réalisent des démarches d amélioration ou de développement organisationnel (planification stratégique, gouvernance, étude de marché ou de faisabilité, évaluation, etc.). Organismes admissibles Les organismes reconnus (partenaires, associés ou collaborateurs) et conformes en regard de leurs obligations de reconnaissance sont admissibles. Projet Un projet vise à répondre à un besoin identifié. Il se décline en plusieurs actions. Il est réalisé sur une période de temps définie. Un projet n'est généralement pas destiné à être répété dans le temps. Si c est le cas, le projet devient un service de l organisation. Projet structurant Un projet dont l effet ou l impact contribue de façon marquée au développement d un quartier, d un secteur d activité ou d une organisation. Concertation La concertation est un processus volontaire de mise en commun d analyses et de solutions à des problèmes reconnus. Elle permet le rassemblement des acteurs qui cherchent un consensus fondé sur une problématique commune, en vue d élaborer et de mettre en œuvre des projets. Pour les fins de ce programme au minimum 3 organismes doivent être impliqués dans le projet pour être considéré comme une concertation. De plus, le mandataire identifié ainsi que 50 % des organismes impliqués doivent être reconnus par l Arrondissement. Arrondissement de La Cité-Limoilou 15

20 Nature du soutien financier Le soutien financier correspond à un maximum de 70 % des dépenses admissibles pour la première année; un organisme ayant réalisé avec succès un projet pourra être soutenu une deuxième année, cependant le niveau de soutien accordé sera d un maximum de 50 % des dépenses admissibles; si le projet est jugé structurant, il pourra recevoir un soutien financier d un maximum de 10 % des dépenses admissibles et ce pour trois années supplémentaires; le soutien financier maximal pour un projet est de $ pour la première année, de $ pour la deuxième année; le soutien financier maximal à partir de la 3 ème année est de 1 000$. Dépenses admissibles Dépenses exclues Honoraires professionnels ou salaire d un chargé de projet; dépenses liées à la logistique du projet (développement, mise en place, réalisation et évaluation du projet); dépenses de promotion et de communication liées au projet; matériel destiné à la clientèle et nécessaire pour la réalisation d une activité (sport, loisir, culture); frais de gestion (pour les projets de concertation). seulement. Achat d équipement ou de logiciels informatiques dédiés au fonctionnement de l organisme; achat de biens immobiliers; frais de fonctionnement de l organisme; dépenses liées à la prestation des services réguliers ou d activités récurrentes de l organisme; dépenses subventionnées dans le cadre d autres programmes de soutien gouvernementaux ou de la ville de québec; dépenses déjà réalisées avant l approbation de l aide financière; frais de gestion (pour les projets d un organisme). 16 Arrondissement de La Cité-Limoilou

21 Modalités du soutien financier Un organisme peut déposer un seul projet par année. (Toutefois, lorsqu un financement pour un projet est accordé pour une 3 ème, 4 ème et 5 ème année, l organisme peut aussi déposer une demande pour un nouveau projet.); un organisme faisant une demande au nom d une concertation, à titre de mandataire, peut également déposer une demande pour son organisme; pour déposer un projet, l organisme doit avoir réalisé les projets financés préalablement; un rapport bilan sera demandé en fin de projet en guise de reddition de compte. Conformité de la demande Respect des objectifs du programme; le projet doit s inscrire dans les compétences de la ville (annexe); formulaire dûment rempli incluant la signature de la section «engagement de l organisme»; budget prévisionnel équilibré; résolution du conseil d administration signée et déposée; date de tombée respectée. Critères d analyse Pour être analysée, la demande devra être conforme et complète. Dans le cas contraire, elle sera automatiquement rejetée. La demande sera analysée selon les critères suivants : Cohérence avec les enjeux du Cadre de développement social et communautaire (voir point 2.1); objectifs poursuivis; personnes rejointes par le projet et rayonnement du projet; résultats attendus; réalisme de l échéancier de réalisation et des prévisions budgétaires; implication de partenaires et bénévoles; pérennité du projet; originalité et innovation; consolidation, développement et/ou amélioration de l organisme; cohérence avec la planification stratégique de l organisme; complémentarité avec d autres projets réalisés ou en cours de réalisation; appréciation générale du projet. Arrondissement de La Cité-Limoilou 17

22 Date de tombée Les demandes peuvent être déposées en tout temps en cours d année mais au moins trois mois avant le début du projet, et au plus tard le 1er octobre de chaque année. Les demandes reçues après cette date seront considérées pour l année suivante. 18 Arrondissement de La Cité-Limoilou

23 Événements locaux Objectifs Soutenir les organismes qui contribuent à offrir des activités diversifiées, accessibles et de qualité aux résidantes et résidants de l arrondissement lors d un événement local; stimuler et animer le milieu. Organismes admissibles Les organismes reconnus (partenaires, associés ou collaborateurs) et conformes en regard de leurs obligations de reconnaissance sont admissibles. Événement local Un événement local est une activité temporaire, sans vocation commerciale, organisé par un organisme à but non lucratif se déroulant principalement à l extérieur, dans un lieu accessible au public, sans frais d entrée. Cet événement dynamise le milieu de vie en plus d animer un quartier. Il s adresse principalement à la population de l arrondissement de La Cité-Limoilou. Événements exclus Activités de financement et de sollicitation; activités internes d un organisme qui visent la promotion de l organisme ou de sa programmation; événements réalisés par une entreprise à but lucratif; événements lucratifs ou commerciaux (ex: notamment ouverture de terrasse, etc.). Nature du soutien financier Le soutien financier minimal pour un événement est de 500 $; le soutien financier maximal pour un événement est de $; un organisme peut faire financer plus d un événement par année, cependant la somme maximale dont il peut bénéficier dans le programme est de $ annuellement; le soutien financier maximal correspond à 40 % des dépenses admissibles pour la réalisation d un événement local. Arrondissement de La Cité-Limoilou 19

24 Dépenses admissibles Dépenses exclues Honoraires professionnels ou salaire d un chargé de projet; programmation et animation de l événement; logistique et réalisation de l événement; promotion et communications de l événement. Achat d équipement bureautique et de logiciel informatique; achat de biens immobiliers; salaire régulier et frais de fonctionnement de l organisme; dépenses déjà réalisées avant le dépôt de la demande; frais de gestion. Modalité du soutien financier À titre de reddition de compte, un rapport d activité devra être déposé après l événement. Conformité de la demande Respect des objectifs du programme; cohérence avec les enjeux du Cadre de développement social et communautaire; formulaire dûment rempli incluant la signature de la section «Engagement de l organisme»; budget prévisionnel équilibré; résolution du conseil d administration signée et déposée; date de tombée respectée. Critères d analyse Pour être analysée, la demande devra être conforme et complète. Dans le cas contraire, elle sera automatiquement rejetée. La demande sera analysée selon les critères suivants : Cohérence avec les enjeux du Cadre de développement social et communautaire (voir point 2.1); rayonnement de l événement; nombre de personnes rejointes par l événement; clientèle ciblée; originalité et innovation; accessibilité de l événement; 20 Arrondissement de La Cité-Limoilou

25 promotion des saines habitudes de vie; pratiques écoresponsables; implication de partenaires et de bénévoles; lieu de l événement (ou de la tenue); prévisions budgétaires complémentarité avec d autres événements locaux inscrits au calendrier. Date de tombée En raison des délais pour obtenir les autorisations requises, les demandes doivent être déposées au minimum 60 jours avant la date prévue de l événement. Pour les événements se déroulant entre le 20 juin et le 10 septembre la demande doit être déposée 90 jours avant la date prévue de l événement. Les demandes ne respectant pas ces délais seront systématiquement rejetées. Arrondissement de La Cité-Limoilou 21

26 Achat de matériel ou d équipements Ce programme sera disponible à partir de 2016* Objectifs Aider les organismes à acquérir ou renouveler l équipement destiné à la prestation directe de services aux citoyens; soutenir les organismes dans leur capacité d offrir une prestation de service de qualité et d améliorer l expérience client vécue par les citoyens; supporter les organismes dans leurs prestations de services aux citoyens. Organismes admissibles Les organismes reconnus (partenaires, associés ou collaborateurs) et conformes en regard de leurs obligations de reconnaissance sont admissibles. Nature du soutien financier Le soutien financier minimal est de 500 $; le soutien financier maximal est de $; le soutien financier correspond à un maximum de 50 % des dépenses admissibles avant les taxes; Dépenses admissibles Matériel et équipements durables; matériel et équipements destinés à la prestation directe de services aux citoyens. Dépenses exclues Biens immobiliers; matériel et équipements prévus pour la revente; équipements déjà fournis autrement par la ville; taxes sur le matériel et équipements; matériel et équipements éphémères Modalités du soutien financier Le versement du soutien financier accordé sera fait après la réception des pièces justificatives; la reddition de compte est basée sur les factures. Conformité de la demande Respect des objectifs du programme; formulaire dûment rempli incluant la signature de la section «Engagement de l organisme»; 22 Arrondissement de La Cité-Limoilou

27 résolution du conseil d administration signée et déposée; date de tombée respectée. Critères d analyse Pour être analysée, la demande devra être conforme et complète. Dans le cas contraire, elle sera automatiquement rejetée. La demande sera analysée selon les critères suivants : Durabilité du matériel ou de l équipement acheté; matériel ou équipement destiné à la prestation de service directe à la population; matériel ou équipement destiné à une offre d activité gratuite; cohérence du matériel acheté en regard de la mission de l organisme. Date de tombée Les demandes doivent être déposées au plus tard le 1 er avril de chaque année. Les demandes reçues après cette date seront systématiquement rejetées. Arrondissement de La Cité-Limoilou 23

28 Annexe 1 Compétences de la Ville de Québec La Charte de la Ville de Québec définit les compétences, les obligations et les pouvoirs particuliers qui lui sont attribués : l aménagement et l urbanisme; le développement communautaire, économique et social; l élimination et la mise en valeur des matières résiduelles; la culture, les loisirs et les parcs; le logement social; le réseau artériel; l assainissement de l atmosphère; l assainissement des eaux et l alimentation en eau potable; la promotion et l accueil touristiques; la cour municipale. Dans cette perspective, la Ville de Québec s est donnée comme mission : «d assurer le développement cohérent de son territoire, favoriser la vitalité de sa collectivité, fournir des services municipaux de qualité et maintenir ses équipements et ses infrastructures en bon état». Compétences de l Arrondissement de La Cité-Limoilou Quant à l Arrondissement de La Cité-Limoilou, les compétences, les pouvoirs et les obligations qui lui sont dévolus dans la Charte de la Ville de Québec sont : l'urbanisme; la sécurité incendie et la sécurité civile; l enlèvement des matières résiduelles; le développement économique local, communautaire, culturel et social; la culture, les loisirs et les parcs d'arrondissement; la voirie locale. Dans cette perspective, la DCLVC s est donnée comme orientations de : «favoriser l égalité des chances des citoyens». 24 Arrondissement de La Cité-Limoilou