PROJET DE FIN D ETUDES SYNTHESE

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1 Institut National des Sciences Appliquées de Strasbourg GENIE CLIMATIQUE ET ENERGETIQUE PROJET DE FIN D ETUDES SYNTHESE «Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre des autocontrôles des lots CVC-Plomberie» Projet de fin d étude réalisé au sein de l entreprise SPIE OUEST CENTRE Par ERIC DEFFOBIS TUTEUR INSTITUTIONNEL M. JEGOU TUTEUR ENTREPRISE M. MARHADOUR SEPTEMBRE 2013

2 Fiche d objectifs et planning prévisionnel du PFE «Mise en place du processus de contrôle du montage, de la conformité et de la traçabilité des matériels CVC-Plomberie dans le cadre d un projet hospitalier d envergure» 1. Prise de connaissance du projet Contraintes et techniques spécifiques des lots CVC-Plomberie, liées au milieu hospitalier. Etude du processus qualité déjà existant de SPIE en vue d une intégration des autocontrôles à ce même processus. 2. Recensement et regroupement des documents existants au travers du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique de Vannes (CHBA Vannes) Réalisation d une base de données (DTU, Autocontrôles, essais) et analyse des contraintes réglementaires, techniques (spécifiques à un CCTP) et de mise en œuvre. Analyse du matériel mis en place en Génie Climatique : fonction du matériel, risques associés, mode opératoire de mise en œuvre, contrôles après installation (étanchéité, raccordement au réseau, écoulement des condensats ). 3. Retour d expérience lié au montage et aux manques d autocontrôles Prise de contact avec les chefs de chantier, les responsables d affaires, concernant les problèmes récurrents, liés à l installation de matériel et à leurs autocontrôles, rencontrés sur leurs chantiers Historicité des pannes et sinistres et analyse des causes : conception, mise en œuvre. 4. Réalisation de protocoles, procédures et fiches types liés aux autocontrôles. Vérification de la conformité du projet par rapport au CCTP. Définir si le projet est conforme d après les normes et les attentes du client et faciliter la mise en place de solutions à mettre en œuvre en cas d écart. Garantir les performances au client. Listing des autocontrôles d un projet dès la fin de la phase étude pour une intégration au planning chantier : qui les réalise? à quel moment? qui valide ces autocontrôles? Planning prévisionnel : Semaine Tot I 4 II 12 III 7 IV 9 Compte -rendu intermédiaire en semaine 14 et 24.

3 Remerciements Je tiens tout d'abord à remercier Monsieur Bruno Richaud directeur Spie Ouest-Centre département Génie Climatique et Fluides qui m'a accueilli au sein de son entreprise. Je tiens à exprimer toute ma reconnaissance à Monsieur Franck Marhadour mon tuteur entreprise. Je remercie également pour leurs disponibilités et leurs conseils, Messieurs Stéphane Maigant, Sébastien Houssai, Nicolas Serve, avec qui j'ai pu travailler sur le Centre Hospitalier de Bretagne Atlantique, Monsieur Mathieu Le Teuff responsable qualité sécurité environnement avec qui j ai pu mettre en place cette procédure. Enfin je remercie l'ensemble des collaborateurs du pôle projet et de l'agence de Nantes avec qui j'ai passé ces six mois de stage. Mes remerciements s'adressent également à l'ensemble de l'équipe pédagogique de l'insa de Strasbourg, pour l'ensemble des connaissances qu'ils m'ont transmises au cours de ces trois dernières années.

4 Résumé L'entreprise SPIE Ouest-Centre est un installateur spécialisé en génie climatique et fluides au sein de laquelle j'ai effectué mon projet de fin d'études, durant six mois. Ce projet de fin d'études répond à un contexte économique qui a tendance à diminuer la marge et le nombre des affaires. Or la phase d'exécution chantier comporte toujours une part de risques et d'imprévus qui peuvent limiter les profits d'une affaire. L'objectif est ici de certifier de l'atteinte de performances vendues au client, la reconnaissance de la qualité du travail réalisé, de faciliter l analyse et les solutions à apporter en cas d écart, tout en limitant les réserves en fin de chantier qui coûtent de l'argent à l'entreprise. L enjeu de ce projet de fin d'étude est de mettre en place une procédure et ses outils support pour limiter au maximum ces risques. Ce projet s'inscrit dans une démarche de mise à jour du processus travaux de SPIE Ouest-centre déjà débutée l'année passée au niveau de la phase étude et la gestion d'affaires. Cette nouvelle étape dans la mise à jour du processus travaux s'attache à la planification et la mise en œuvre des autocontrôles, de la phase de préparation de chantier jusqu'à sa réception. Cette étude de six mois a conduit à la réalisation de cahiers d'autocontrôles adaptables par le responsable d'affaires en fonction des chantiers qu'il a à réaliser, ainsi qu à la mise en place d'une procédure détaillée. Mots clés : Suivi de chantier - Autocontrôles - Identification des risques - Maîtrise de la phase d'exécution - Processus travaux - Planification Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 1

5 Abstract Establishment of a planning and implementation of the punch-list for the specialties Plumbing and HVAC SPIE Ouest-Centre is a specialized installer and HVAC in which I did my graduation project during six months. This project graduation is in relation with an economic environment that tends to decrease the margin and the number of business. But the execution construction phase always involves risks and contingencies that may limit the profits of a business. The objective is to certify the achievement of performance paid by the customer, the recognition of the work quality, and to facilitate the analysis and the solutions in case of deviation, while limiting the reserves at the end of construction which cost money to the company. The aim of this final project study is to develop a procedure and its supporting tools to minimize these risks. This project is part of a process of updating the work of SPIE Ouest- Centre already began last year at the study and business process management stage. This new step in the update process work focuses on the planning and implementation of self-checking, and of the preparation phase of construction until its receipt. This six-month study has conducted to the implementation of self-checking workbooks adaptable by business function responsible for sites that have to be done, and to the establishment of a detailed procedure. Keywords: Site supervision - Punch lists - Identifying risks - Master of the implementation phase - works Process - Planning Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 2

6 Sommaire 1 Introduction Les enjeux du PFE Présentation du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique Etat actuel de la procédure d autocontrôles Procédure de planification et mise en œuvre des autocontrôles Organisation Organisation hiérarchique Organisation fonctionnelle Déroulement de la procédure d autocontrôles Définition de la stratégie d autocontrôles Impression de jeu de plans d'exécutions Création du classeur d autocontrôles Validation du classeur Planification des autocontrôles Diffusion des autocontrôles aux sous-traitants à titre indicatif Réalisation des autocontrôles Fiches d'anomalies et traitement des non conformités Transmission de la fiche d'anomalie et traitement de la réserve Contrôle de la levée de réserve Validation et diffusion des fiches autocontrôles validées Archiver les fiches d autocontrôles Remise du classeur d autocontrôles final au client Les cahiers d autocontrôles Méthode de travail pour la création de fiches Analyse des textes réglementaires Rassemblement des documents existants Analyse des risques propres à chaque matériel Historicité des pannes et sinistres Outil support pour les autocontrôles Format papier Format informatique à l aide de tablettes Fonctionnement des cahiers d autocontrôles Sommaire Fiche travaux Phase préparatoire Mise en place des réseaux...28 Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 3

7 6.3.5 Fiche matériel Fiche de test de l installation Impact de la nouvelle procédure de contrôle de réalisation chantier Phase d étude Phase de préparation de chantier Phase de réalisation de chantier et réception chantier Conclusion Bibliographie Sommaire des annexes...36 Présentation de la société SPIE...37 Table des illustrations Figure 1 : CHBA de Vannes... 8 Figure 2 : Organisation hiérarchique du Bureau d'etude Exécution Figure 3 : Organisation hiérarchique de l'exécution chantier Figure 4 : Organisation fonctionnelle Figure 5 : Logigramme de la procédure de planification et mise en œuvre des autocontrôles Figure 6 : Exemple d'étiquette de RIA Figure 7 : Exemple de fiche d'anomalie Figure 8 : Tableau de réserves récurrentes Figure 9 : Fiche d'autocontrôles type Figure 10 : Interface de l'outil de levée de réserves sur tablette Figure 11 : Exemple de rapport Airbat Figure 12 : Fiche de présentation du classeur d'autocontrôles Figure 13 : Test d'étanchéité Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 4

8 Tables de sigles CE : Chargé d Etudes CHBA : Centre Hospitalier Bretagne Atlantique FAT : Factory Acceptance Tests (tests de pré réception départ usine) RA : Responsable d Affaires RBE : Responsable Bureau d Etudes REQ : Responsable d Equipes RQSE : Responsable Qualité Sécurité Environnement RIA : Robinet Incendie Armé SAT : Site Acceptance Tests (tests de réception sur site d'installation) ST : Sous-Traitant TBE : Technicien Bureau d Etudes ou Ingénieur d Etudes Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 5

9 1 Introduction Actuellement étudiant en cinquième année à l'insa de Strasbourg spécialité Génie Climatique et Energétique, j'ai l'opportunité d'effectuer mon projet de fin d'études au sein de l'entreprise SPIE Ouest-Centre. Ce stage, d'une durée de six mois, a pour but de répondre à un besoin de l'entreprise en utilisant mes connaissances théoriques et techniques acquises à l'école et au cours de mes différentes expériences professionnelles passées. Le contexte économique actuel à tendance à diminuer la marge et le nombre des affaires. Il devient donc primordial de limiter au minimum les risques lors de la phase d'exécution d'une affaire, afin de sauvegarder au maximum les bénéfices estimés lors du chiffrage de l'affaire. L'entreprise SPIE Ouest-Centre souhaite donc mettre en place un processus de contrôle du montage, de la conformité et de la traçabilité des matériels CVC-Plomberie sur les chantiers qu'elle réalise. Cette procédure est, dans un premier temps, développée au travers de l'affaire du Centre Hospitalier de Bretagne Atlantique, pour à terme, être appliquée par l'ensemble de la filière génie climatique et fluides de SPIE Ouest-Centre. Cette procédure permettra de s'assurer de la conformité, de la performance, et de la qualité dans la réalisation des installations vendues au client, par des actions menées dès la phase étude et un suivi quotidien sur chantier. L'enjeu de ce projet de fin d'études est de créer et mettre en place cette procédure ainsi que l'ensemble des supports nécessaires à son application. Cette procédure s'intègre à la phase d'exécution chantier, avec comme principaux acteurs les responsables d'affaires et les chefs de chantier. Cette synthèse de projet de fin d'études détaille le déroulement de cette procédure et les supports créés pour l'appliquer. Elle s'articule en six parties, tout d'abord les enjeux de ce PFE pour l'entreprise, puis une présentation de l'affaire du Centre Hospitalier de Bretagne Atlantique. Nous reviendrons ensuite sur la procédure d'autocontrôles déjà existante. La quatrième partie détaillera le fonctionnement de la nouvelle procédure de planification et réalisation des autocontrôles chantier. Nous nous intéresserons ensuite à la création et au fonctionnement des différents supports pour appliquer cette procédure. Pour terminer nous étudierons l'impact de cette nouvelle procédure sur les différentes phases de déroulement d'une affaire. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 6

10 2 Les enjeux du PFE Le but premier des autocontrôles est de s assurer que les installations réalisées sont conformes aux exigences spécifiées par le client, aux normes et aux guides techniques. Cette validation de conformité permet d avoir une traçabilité de l installation des matériels CVC Plomberie. Assurer et valider l atteinte des performances, nous permet de valider que l on est bien conforme avec le CCTP et avec ce que l on a vendu au client. Faciliter l analyse et les solutions à apporter en cas d écart. Cette analyse de nos réalisations au fur et à mesure de l avancement du chantier nous permet de repérer immédiatement les points bloquants en visualisant précisément d où vient le problème grâce aux fiches d autocontrôles. Notre rapidité d action concernant ce point bloquant sera donc accrue. Cette procédure d autocontrôles permet de limiter au minimum les réserves et les reprises au moment de la réception des chantiers. Ces réserves ont un réel impact financier sur la marge finale. En effet, non seulement elles mobilisent les équipes sur le site en les obligeant à ré-intervenir dans des conditions de travail plus difficiles, mais elles bloquent également le paiement du client jusqu à la levée de ces réserves. Ce plan d autocontrôles permet d instaurer une relation de confiance avec le client et de valoriser le travail de l entreprise. En effet au fur et à mesure de l avancement du chantier, les fiches d autocontrôles pourront être remises au client. Ainsi il est conscient de l avancement du chantier et de la qualité du travail effectué. Car même s il y a un défaut de mise en œuvre sur l un de nos réseaux, il est détecté et une solution peut être apportée en conséquence. Ainsi le travail des équipes se fait en toute transparence avec le client. Valoriser l image de l entreprise par l utilisation d un document au format unique. En effet l ensemble du service génie climatique et fluide utilisera ces supports. Ainsi la généralisation de ce support par l ensemble des acteurs donne une image forte de l entreprise avec un processus de contrôle chantier unique. De plus, en ce qui concerne les grands projets, le client recevra les mêmes types de documents durant les deux ans d exécution que dure en moyenne ce type de chantier. SPIE véhiculera ainsi une image de rigueur dans la réalisation de ses chantiers. L usage des autocontrôles permet de rappeler les bonnes pratiques et d éviter les erreurs à répétition, comme par exemple lors de la pose de radiateurs. Une erreur relevée sur les dix premiers radiateurs peut, grâce à la mise en garde du chef de chantier éviter de reproduire la même erreur sur les radiateurs restant à poser. Sachant qu à l échelle d un hôpital répéter une même erreur de pose sur chaque radiateur peut très vite avoir de lourdes conséquences. En effet plus de radiateurs sont installés sur le projet du CHBA de Vannes. Les autocontrôles ont également un lien avec les fiches d avancement de chantier. En effet, une fois les autocontrôles réalisés et validés, le chef de chantier a la certitude que le travail est terminé. Il peut donc réorganiser ses équipes, les sous-traitants et donner le feu vert aux autres corps de métier. L enjeu ici est d être sûr qu une zone de travail est bel et bien terminée, car il est nettement plus facile de faire refaire une mal façon à un sous-traitant quand il est encore dans la zone de travail avec tout son matériel, plutôt que le faire revenir d une autre zone ou encore d un autre chantier. C est aujourd hui une réelle difficulté rencontrée au quotidien que de faire revenir une équipe de sous-traitant, car pour ce travail ils ne sont pas payés étant donné que leur travail n a pas été réalisé correctement. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 7

11 De plus les équipes n ont plus à retourner dans les zones où les travaux de finitions ont été réalisés. Il est toujours délicat d intervenir dans une zone où la peinture a été faite, et la plupart du temps le peintre est alors obligé de ré-intervenir dans la zone, ce qui crée forcément des conflits. Les autocontrôles permettent de valider l état de finition et de confirmer avec certitude l avancement des travaux. Les autocontrôles permettent également de visualiser l avancement des travaux de CVC- Plomberie par rapport à celui des autres corps d état. En effet si l on prend l exemple de la pose de RIA, s il manque les niches, la pose de RIA devient compromise. Ainsi il est possible de justifier le retard dans l installation de ces derniers, avec la preuve écrite des autocontrôles datés. Les autocontrôles permettront également de valoriser le travail des équipes chantier grâce à une visualisation de la qualité de leur travail. Ils peuvent être vus comme un outil de management des équipes chantier. Sur certains chantiers plus techniques tels que les laboratoires ou les industries nécessitant une ambiance contrôlée, pour le bon déroulement de leur process (fabrication de comprimés effervescents), il est demandé de fournir des SAT (Site Acceptance Tests) ou des FAT (Factory Acceptance Tests). Ces SAT et FAT sont des fiches d autocontrôles plus poussées garantissant ainsi le travail réalisé, à l aide d un protocole détaillé. 3 Présentation du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique Le développement de la procédure d autocontrôles se fait au travers de l affaire du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique, illustré ci-dessous : Figure 1 : CHBA de Vannes Il s agit de la restructuration et l extension du bâtiment médecine du CHBA de Vannes dans le Morbihan. Sa surface avoisine les m² répartie sur cinq étages, rez-de-lac, rez-dechaussée bas, rez-de-chaussée haut puis les niveaux un deux et trois, sachant qu il y a un étage technique intercalé entre le rez-de-chaussée bas et haut. SPIE Ouest-Centre a obtenu les lots CVC, plomberie sanitaire ainsi qu une partie des lots de sécurité incendie comprenant les RIA et les colonnes sèches. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 8

12 Les travaux comprennent notamment : Une sous-station pour les besoins en chauffage et ECS de 4 MW La production d eau glacée indépendante comprenant 3 groupes, d une puissance totale de 2 MW Le traitement d air et la ventilation des locaux, dont 2 salles d opération et 1 Stérilisation, par 30 CTA Le désenfumage mécanique La GTC gérant notamment points environ La production et la distribution de l Eau Froide et l ECS pour tous les appareils sanitaires La production et la distribution d eau adoucie et d eau osmosée Les réseaux incendie de RIA et de colonnes sèches. Les travaux ont commencé en Mars 2011 et devraient se terminer en Décembre Le montant de la prestation de SPIE Ouest-Centre est de 7.6 millions d euros. 4 Etat actuel de la procédure d autocontrôles A l heure actuelle il n existe pas de fiche d autocontrôle type et chaque chef de chantier ou responsable d affaires est obligé de créer ou d adapter des fiches d autocontrôles pour son chantier, ce qui entraîne une perte de temps pour ces personnes. Actuellement les autocontrôles ne sont pas intégrés au planning prévisionnel de chantier. Ils sont donc laissés de côté durant la phase chantier et bien trop souvent réalisés dans l urgence juste avant réception. De ce fait, une partie des autocontrôles ne peuvent plus être réalisés car le matériel se trouve dans des zones inaccessibles, ou ils obligent à démonter le travail d un autre corps de métier comme par exemple les faux plafonds. Avec une planification des autocontrôles, ils seront effectués en temps et en heure et sans oubli. Cette planification engendrera un gain de temps non négligeable. Une des problématiques chantier actuellement est de savoir à quel moment réaliser les autocontrôles. Actuellement il n y a pas de temps alloué aux autocontrôles et ils ne sont pas intégrés au planning chantier. De plus il est difficile pour le chef de chantier de bloquer une matinée pour réaliser ces autocontrôles, en raison des nombreux imprévus de la vie de chantier. Il faut donc en amont incorporer les autocontrôles au planning chantier et leur attribuer un nombre d heures. Il est encore délicat aujourd hui de réaliser les autocontrôles sur des chantiers à plus petites échelles où les chefs de chantier sont productifs. Les chefs de chantier réalisent les autocontrôles sur des réseaux qu ils ont réalisés eux-mêmes ce qui n est pas toujours facile. De plus, leurs autocontrôles peuvent être perçus comme un moyen de "surveillance" des équipes chantier et surtout une perte de temps. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 9

13 5 Procédure de planification et mise en œuvre des autocontrôles L objectif de cette nouvelle procédure est une uniformisation des méthodes d autocontrôles chantier par la réalisation, à l aide d un support commun, des autocontrôles tout au long de l avancement du chantier. La procédure telle qu'elle sera diffusée au sein de SPIE Ouest- Centre est consultable en annexe 1. Les acteurs de cette procédure sont : Le Responsable d Affaires (RA) L Assistant Responsable d Affaires (ARA) Le chef de chantier Le metteur aux points Les équipes chantier Le Responsable Bureau d Etudes Le Technicien ou Ingénieur Bureau d Etudes (TBE) Le Chargé d Etudes (CE) Les documents utilisés et produits sont : Le CCTP Les normes et réglementations, DTU Les cahiers d autocontrôles Le planning chantier 5.1 Organisation L'organisation du déroulement de cette procédure peut être représentée par deux types d'organigrammes, le premier hiérarchique et le second fonctionnel. Ces organigrammes sont exposés ci-dessous Organisation hiérarchique Responsable BE Responsable BE EXE TBE DAO Figure 2 : Organisation hiérarchique du Bureau d'etude Exécution Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 10

14 RA ARA RC REQ Monteur MAP Figure 3 : Organisation hiérarchique de l'exécution chantier Organisation fonctionnelle AFFAIRE 1 RA CE ARA RC TBE DAO REQ Sous-traitant Monteur MAP Figure 4 : Organisation fonctionnelle 5.2 Déroulement de la procédure d autocontrôles Le logigramme ci-contre déroule les étapes clé de la procédure de planification et mise en œuvre des autocontrôles : Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 11

15 QUI QUAND QUOI COMMENT N RA, RBE, CE, TBE, DAO Lancement d'études Définition de la stratégie d autocontrôles Découpage du chantier Niveau de détail des étiquettes Autocad 1 RA, RC Fin de la phase étude Impression de jeu de plans EXE Plans EXE au 100ème Cahier A3 2 RA Préparation chantier Création du classeur d'autocontrôles Listing des réseaux Sélection des fiches Découpage des classeurs 3 RA, RC Lancement de chantier Validation du classeur Non Réunion 4 Oui RA Planification Compléter la feuille d'estimation d'heures par classeur 5 RA, Service Achat Début des travaux SPIE et ST Diffusion des cahiers au RC et aux sous-traitants Suivant le contrat de sous-traitance 6 RC, REQ, MAP A l avancement des travaux Réalisation des autocontrôles Compléter les fiches d autocontrôles sur chantier 7 RA, RC Non Réserve? Oui RC, RA Rédiger une FA et la transmettre au RA Cahier d anomalies 8 RA SPIE ST Transmettre la FA au ST Rapport de visite de chantier (tablette) ou FA et copie de la fiche d autocontrôles 9 RC, ST Traitement de la réserve par SPIE Traitement de la réserve par le ST Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 12

16 QUI QUAND QUOI COMMENT N RA, RC Contrôle de la levée de réserve Fiches d autocontrôles 10 RA, RC Réserve Levée? Non Oui RA, RC Validation des fiches d autocontrôles, diffusion au client et aux soustraitants Signature du RC ou du RA sur la fiche d autocontrôles 11 RA Fin des travaux SPIE Archiver des fiches d autocontrôles et FA dans le dossier d affaire Archivage papier ou informatique (scan) 12 RA Réception Intégrer les photocopies des fiches d autocontrôles dans le DOE DOE 13 Figure 5 : Logigramme de la procédure de planification et mise en œuvre des autocontrôles Définition de la stratégie d autocontrôles Après avoir pris connaissance de l affaire, à travers le CCTP et suite à la réunion de passation d affaires avec le chiffrage, le responsable d affaires définit sa stratégie d autocontrôles chantier. Cette stratégie dépend du type de projet (hospitalier, tertiaire pharmaceutique ), la taille du projet, les différents lots obtenus. En parallèle à cette analyse des pièces techniques le responsable d affaires dresse un listing des réseaux qu il doit produire. A partir de cette liste il choisit en conséquence le niveau de détail dans le découpage de ces classeurs d autocontrôles. Les classeurs d autocontrôles peuvent ainsi être répartis par bâtiment, zone, étage, ou encore local. Il est primordial d y réfléchir dès le début de la phase études puisque ce niveau de découpage indiquera le niveau de précision nécessaire dans les étiquettes Autocad. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 13

17 Ainsi pour les éléments installés en grande quantité comme les radiateurs, il est possible de préciser dans l étiquette Autocad : Le bâtiment La zone L étage La pièce Les dimensions de l élément La référence de l'élément Figure 6 : Exemple d'étiquette de RIA Grâce à «l extraction d attributs» sous Autocad il est possible de sortir un listing Excel du matériel dessiné sous Autocad en fonction du paramétrage des étiquettes Autocad. Une nomenclature précise des éléments que l on pose peut ainsi être directement intégrée aux fiches d autocontrôles. Cependant, peu importe la taille du chantier il est judicieux de numéroter les réservations, les purges et vidanges lors de la réalisation des plans. Cette simple numérotation apparaissant sur les plans d exécution permettra un repérage sur chantier plus simple afin de faciliter les autocontrôles. De plus la communication entre le chantier, le gros œuvre et le bureau d études en cas de reprise de plan et de demande de nouveaux percements sera plus simple. Certes cela demande du temps au bureau d études mais le chef de chantier ne devra pas réécrire les coordonnées de chaque élément dans les fiches d autocontrôles, ce qui peut engendrer des erreurs et une perte de temps plus importante. La précision des étiquettes doit donc être définie dès le début des études d exécutions par le RA conjointement avec les dessinateurs Impression de jeu de plans d'exécutions En amont de la réalisation du classeur d autocontrôles le responsable d affaires se met d accord avec le chef de chantier sur le format des plans d autocontrôles et d avancement. Pour le moment les chefs de chantier annotent directement les plans d exécutions, l'état d'avancement ou les modifications à réaliser. Cependant ce format n est pas toujours facile à utiliser sur le chantier de par sa taille. De plus, ils se dégradent très vite avec la vie de chantier et les conditions climatiques en hiver, ce qui les rend rapidement illisibles. En fonction de la demande du RC, un cahier de plans, contenant l ensemble des plans au 100 ème du chantier, découpé en A3, peut être réalisé. Le sommaire en première page indique l indice des plans et la codification de leur découpage. Ce format est déjà utilisé par certains de nos chefs de chantier. Certes il demande plus de temps de préparation en amont et prend difficilement en compte les nouveaux indices de plans. Cependant sa longévité est accrue, il est plus facile à utiliser sur le chantier et permet de transporter facilement l ensemble des plans. Le responsable chantier peut également notifier ces autocontrôles sur les plans d avancement, ou des plans spécialement dédiés aux autocontrôles. Ces plans seront imprimés au fur et à mesure de l avancement du chantier et aux derniers indices édités. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 14

18 5.2.3 Création du classeur d autocontrôles A cette étape le responsable d affaires sélectionne et regroupe l ensemble des autocontrôles nécessaires à son chantier, dans un «classeur d autocontrôles», ceci à l étape du lancement de chantier. Cependant, une des difficultés de notre métier est la différence de mise en œuvre d un même matériel d un constructeur à l autre. Le responsable d affaires doit donc adapter ces cahiers d autocontrôles en fonction du matériel commandé, du CCTP et des demandes spécifiques du client. Les cahiers créés de ce projet de fin d'études sont les suivants : Aéraulique : Ventilation renouvellement d air Extraction cuisine Conduit de fumée Sécurité Incendie : Désenfumage Colonne sèche RIA Hydraulique : ECS EFS Eaux traitées EP EV EU Chauffage EG Solaire Détente directe Gaz Fuel Les réseaux situés sur les plateaux et dans les locaux techniques sont différenciés avec deux types de cahiers. On ne trouve en effet pas le même matériel dans ces deux zones. De plus il sera plus simple au chef de chantier d avoir un cahier dédié aux locaux techniques. Il peut ainsi vérifier en une seule étape l ensemble du local technique pour une phase chronologique donnée. De plus le cahier de type plateau s en verra nettement allégé. Les étapes clés à réaliser par le responsable d'affaire concernant la préparation du classeur d'autocontrôles sont donc les suivantes : Découper le chantier en zones d autocontrôles (bâtiment, zone, étage, local ). Lister les réseaux à réaliser par zone (ECS, EFS, RIA ). Créer le dossier «autocontrôles» de son affaire. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 15

19 Créer les sous-dossiers par zone d autocontrôles : copie du dossier type pour chaque zone d autocontrôles. Si le bâtiment compte 3 étages et que le RA définit chaque étage comme une zone d autocontrôles on aura une arborescence de ce type : Autocontrôles RDC R+1 R+2 Copier l ensemble du dossier d autocontrôles préétabli dans chaque sous-dossier de zone d autocontrôles et sélectionner les fichiers d autocontrôles dont il a besoin (ECS, EFS, RIA...). Compléter la feuille «présentation affaire» par sous-dossiers. Adapter les fiches d autocontrôles en fonction de l affaire et cocher les cases des autocontrôles à effectuer (CCTP, demande spécifique du client, points à risques ). Valider les autocontrôles sélectionnés et adaptés au chantier avec son RC. Imprimer les fiches d autocontrôles. Intégrer les fiches d autocontrôles au classeur chantier Validation du classeur Conjointement avec le chef de chantier le Responsable d affaires valide ou non le classeur d autocontrôles. Le chef de chantier intervient ici afin de partager son expérience de terrain. Ce travail en amont lui permet de s approprier les autocontrôles et ne pas les voir comme des papiers en plus à remplir mais comme un réel outil qui l aidera sur son chantier. Une fois validé l'ensemble des cahiers d'autocontrôles sont joints au classeur chantier et transmis au chef de chantier lors de la phase de lancement de chantier Planification des autocontrôles Il est important de planifier la réalisation des autocontrôles au cours d une affaire. Les autocontrôles doivent être une tâche spécifique du chantier, pour laquelle un budget d heures doit être attribué. Afin d identifier le budget d heures réservé aux autocontrôles le RA complète une feuille d estimation d heures par zone d autocontrôles et intègre ces heures au tableau de suivi d heures chantier Diffusion des autocontrôles aux sous-traitants à titre indicatif Le RA remet à son RC les classeurs d autocontrôles en même temps que le classeur chantier. Les autocontrôles pourront également être diffusés aux sous-traitants afin d assurer le suivi et la validation des travaux réalisés. Les fiches d autocontrôles font alors partie des pièces contractuelles annexées au contrat du sous-traitant. Ainsi les sous-traitants sont avisés des futurs contrôles, qui seront réalisés sur le matériel dont ils ont la charge. Avec cette prise de conscience de niveau de qualité attendue par SPIE, les sous-traitants sont plus méthodiques et rigoureux dans leur travail. Cette étape de diffusion des autocontrôles aux sous-traitants se fait en collaboration avec le service achat qui gère les contrats de sous-traitances Réalisation des autocontrôles Le chef de chantier se sert des cahiers d autocontrôles fournis par le responsable d affaires en début de chantier pour réaliser les autocontrôles, au fur et à mesure de l'avancement du chantier. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 16

20 Les metteurs aux points sont affectés à cette phase afin de créer le lien entre les différentes équipes intervenant sur un même chantier. De plus leur participation au processus d autocontrôle permet de répondre à un problème récurrent. En effet, bien trop souvent les équipes de mise au point interviennent sur des réseaux qui ne sont pas prêts pour les essais. Comme par exemple le contrôle de la bonne ouverture des clapets coupe feu et registres, qui engendre une perte de temps non négligeable. Il est important de rappeler que les essais d étanchéité, de rinçage et de désinfection sont de la responsabilité du RC et non de celle des MAP. L intégration des metteurs aux points au processus d autocontrôles peut se traduire par une visite préventive quelques jours avant leur intervention ainsi que la réalisation d autocontrôles visuels Fiches d'anomalies et traitement des non conformités Lors de la réalisation des autocontrôles, il est possible que des anomalies soient identifiées (calorifuge manquant, altimétrie des gaines à reprendre ). Suite à l autocontrôle et en cas de réserve, le RC rédige une fiche d anomalies et la remet au RA. Un exemple de fiche d anomalie est illustré ci-dessous : Figure 7 : Exemple de fiche d'anomalie La fiche d'anomalie permet de mettre par écrit le problème rencontré pour en garder une trace, et de remonter l'information jusqu'au RQSE Transmission de la fiche d'anomalie et traitement de la réserve Il y a deux cas possibles, soit la réserve concerne les équipes SPIE soit elle concerne un sous-traitant. Cas d une réserve concernant les travaux SPIE : Le responsable chantier transmet la fiche d'anomalie au responsable d'affaires, puis traite directement la réserve ou se concerte avec le RA pour définir l action à mettre en œuvre. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 17

21 Cas d une réserve concernant les travaux d un ST : Le RC transmet la fiche d'anomalie et la fiche d autocontrôles non conforme au RA, qui en fait une copie et la transmet au ST pour qu il lève la réserve (reprise du calorifuge, mise à la bonne altimétrie des gaines, etc ). Dans les deux cas, le RA peut s il le souhaite transmettre la fiche d autocontrôles au client, afin de l informer des solutions envisagées pour traiter les non conformités. La diffusion au client permettra d agir en toute transparence afin d établir une relation de confiance. Le client connaît ainsi l avancement de son chantier et les solutions mises en œuvre en cas d écart de notre part Contrôle de la levée de réserve Le suivi de la levée de réserve est réalisé par le responsable chantier. Une fois les travaux effectués, le RC reprend la fiche d autocontrôles correspondante pour valider la réalisation des travaux et lever la réserve. S il n y a pas d autres réserves le RC valide la fiche d autocontrôles en la signant et la remet au RA. S il y a à nouveau une réserve, le RC répète les mêmes opérations que précédemment Validation et diffusion des fiches autocontrôles validées Le RA peut s il le souhaite transmettre la fiche d autocontrôles au client et aux sous-traitants afin de valider la réalisation des travaux. Une fois les autocontrôles validés, le chef de chantier peut affecter ses équipes à une autre zone de travail avec la certitude de la qualité du travail effectué. Le retour des équipes dans une zone où les finitions ont été réalisées est ainsi évité. Le rappel des sous-traitants ayant quitté le chantier est également évité Archiver les fiches d autocontrôles A la fin des travaux, et une fois que toutes les réserves ont été levées, les fiches d autocontrôles sont scannées et archivées dans le dossier affaire, pour en conserver une trace en cas de demande ultérieure Remise du classeur d autocontrôles final au client A la réception du chantier, une copie des fiches d autocontrôles peut être jointe au DOE, selon la demande du client ou selon la volonté du responsable d'affaires. Il est important de noter que dans certains cas la fourniture de ce classeur d autocontrôles est une demande du client et fait partie du DOE. Cette action est formalisée : par un visa au bas du dossier de contrôle ou en bas de la fiche de contrôle et essais ; sur le PV d intervention ou de pré-réception en interne ; ou lors de la validation du passage de mains sur le dossier chantier, à la fin du chantier lorsque celui-ci est remis au responsable hiérarchique ; sur tout autre document spécifié par le client. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 18

22 6 Les cahiers d autocontrôles Comme vu précédemment chaque type de réseau possède ces propres cahiers d'autocontrôles adaptables en fonction du chantier. Les cahiers d autocontrôles sont euxmêmes découpés en plusieurs fiches qui varient suivant le matériel présent sur le réseau. Ces fiches sont classées par ordre chronologique afin de ne pas passer au travers de certains autocontrôles. Un exemple de cahier d'autocontrôles est consultable en annexe 2. Dans le cas de la mise en place de tubes pour un réseau hydraulique, il y a une première fiche «contrôle de la pose des tubes et du supportage» une seconde «test d étanchéité» et enfin la dernière «contrôle après calorifugeage». On évite ainsi de faire les tests d étanchéité une fois le calorifuge posé, ce qui en cas de fuite nous contraint à le retirer pour réparer et ensuite reposer du calorifuge. On évite également, la navigation d une même fiche à plusieurs étapes du chantier, ce qui provoque une détérioration accrue. 6.1 Méthode de travail pour la création de fiches Analyse des textes réglementaires La réalisation d un chantier est encadrée par de nombreuses normes et arrêtés, que l installateur s engage à respecter. Ces normes sont citées dans chaque CCTP et définissent les bonnes pratiques d installation par l intermédiaire des DTU de mises en œuvre. On y trouve par exemple les distances minimum de supportage des différents types de tube et gaines ainsi que les procédures de tests d étanchéité des réseaux et leur désinfection. L objectif est ici d identifier les exigences en termes de contrôle et d identification des risques. Avec l intégration de ces éléments normatifs dans les autocontrôles l installateur s assure de la conformité de l installation de son matériel. Les différentes normes utilisées pour la réalisation des cahiers d autocontrôles sont listées dans la bibliographie Rassemblement des documents existants Il existe un grand nombre de documents disponibles sur l intranet de SPIE. Cependant il y a de nombreux doublons ainsi que des documents qui ne sont plus aux normes actuelles. La première phase de travail consiste à rassembler et classer l ensemble de ces documents par type de réseau. Cette première phase représente environ quatre cents documents provenant de SPIE Ouest-Centre mais également des autres filiales de SPIE. L objectif étant la création d une base de données viable dans laquelle il est possible de venir piocher les éléments de vérifications matériels pour les futurs cahiers d autocontrôles Analyse des risques propres à chaque matériel Sur chaque fiche d autocontrôles matériel il est important de se demander quelle est la fonction première du matériel, quels sont les risques potentiels liés à son fonctionnement. Si l on prend l exemple d un groupe de production d eau glacée, sa fonction est de produire de l eau à basse température. Lors de sa mise en œuvre il faut donc vérifier que les raccordements du réseau d eau sont correctement effectués (raccordement entrée/sortie échangeur, pose du calorifuge, étanchéité, sondes de température ). Le groupe de production d eau glacée est composé d un compresseur. Un des risques lié à son fonctionnement est les vibrations produites par ce dernier. Il est donc important de vérifier la pose correcte de supports antivibratoires (supports antivibratoires rigides sous les Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 19

23 compresseurs et support dit «mou» aux autres points de fixation). Il est primordial de se poser ce type de questions pour chaque matériel, afin d en ressortir les autocontrôles correspondants Historicité des pannes et sinistres Afin de valoriser les retours d'expériences de différents chantiers réalisés par SPIE Ouest- Centre, une étude des comptes-rendus de réception de chantier est menée. L'objectif est ici de repérer les réserves qui se répètent d'un chantier à l'autre, pour intégrer aux cahiers d'autocontrôles les éléments qui doivent être vérifiés pendant le chantier pour éviter ces réserves. L'étude a été menée sur douze chantiers réalisés par différents responsables d'affaires et responsables chantier. Le tableau suivant regroupe les réserves récurrentes et signalées le plus grand nombre de fois : Intitulé de la réserve Total % Calorifuge à nettoyer, changer ou terminer 28 6,1 Bouche VMC à poser 22 4,8 Evier à fixer 13 2,8 Tuyauterie à finir 20 4,3 WC Collerette à reprendre 9 1,9 Etiquetage 16 3,5 Evacuation de matériaux et nettoyage des locaux 13 2,8 Fourreaux à reprendre 12 2,6 Fuite 11 2,4 Miroir à poser 20 4,3 Meuble cuisine à reprendre 42 9,1 PV à fournir 8 1,7 Raccordement 31 6,7 Rebouchage / Calfeutrement 29 6,3 Figure 8 : Tableau de réserves récurrentes Il est important de préciser dans un premier temps que chaque maître d'ouvrage signale ces réserves suivant sa méthode. Certains précisent les réserves générales du chantier pour après détailler par zones, d'autres détaillent directement les réserves par zones ou locaux du chantier. Il est donc difficile de réellement quantifier la fréquence d'apparition des réserves. Les pourcentages élevés des réserves concernant les meubles de cuisine et des miroirs en sont la preuve. En effet ces réserves concernent un seul chantier or elles apparaissent ici comme les plus fréquentes. A contrario les réserves concernant la pose des fourreaux apparaissent sur la majorité des chantiers. Un rappel des normes concernant la pose des fourreaux a été intégré aux cahiers d'autocontrôles pour éviter ce genre de réserves à l'avenir. Le contrôle d'étiquetage a également été ajouté dans chaque fiche d'autocontrôles. De la même manière les cahiers d'autocontrôles ont été complétés afin de limiter au minimum les réserves récurrentes repérées dans cette étude. Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 20

24 6.2 Outil support pour les autocontrôles L objectif ici est de trouver un outil facile à utiliser et adapté au travail sur chantier, puisqu il sera utilisé au quotidien par les chefs de chantier. Il faut donc un format facilement transportable et résistant. Le contenu quant à lui doit être clair et concis, de manière à le rendre rapide d utilisation. De cette réflexion il est sorti deux types de format, tout d abord papier sous forme de cahier et le second informatique à l aide d une tablette tactile Format papier Le format papier c'est naturellement imposé dans un premier temps car il est facile à produire à l agence ou directement sur le chantier, de plus il ne nécessite aucun investissement particulier contrairement au support tablette développé dans la suite du rapport. Les fichiers sont facilement accessibles grâce à un dossier type, disponible sur le serveur de l entreprise. Le seul problème reste sa dégradation qui peut être rapide sur chantier. Cependant les classeurs d autocontrôles sont scindés en plusieurs parties comme expliqué précédemment. Ce qui diminue leur va et vient sur le chantier et donc leur dégradation par la même occasion. Ce format exige une préparation et une organisation rigoureuse en amont du chantier par le responsable d affaires et le chef de chantier. Les fiches sont toutes construites sur la même base afin de faciliter leur remplissage et diffuser au client toujours le même modèle de document, dans l objectif de véhiculer une image de rigueur dans le travail de SPIE. Un exemple de fiche type est disponible ci-dessous : Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 21

25 Figure 9 : Fiche d'autocontrôles type Le bandeau numéro doit être identique dans tous les documents SPIE, on y retrouve ici le bandeau bleu et blanc avec le logo SPIE. A l intérieur du bandeau bleu se trouve le titre du document avec ici : Le type de réseau Le type de cahier, plateau ou local technique Le réseau, eau glacée, détente directe L élément contrôlé dans la fiche, pompe, CTA Eric DEFFOBIS Mise en place d un processus de planification et mise en œuvre Page 22

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