Principales Fonctionnalités

Transcription

1 Principales Fonctionnalités Assurer une véritable gestion prévisionnelle emplois et compétences Simplifier et fiabiliser la gestion entretiens annuels Diminuer les charges de saisie en automatisant les éditions bureautiques Evaluer efficacement les compétences de votre personnel Gérer les liens entre GPEC et Formation Professionnelle, GTA, Recrutement Maîtriser l évolution et la mobilité de vos salariés.

2 PRESENTATION GENERALE est un progiciel complet qui permet une gestion globale et intégrée Ressources Humaines. Au sein de cet ensemble, le module GPEC sert à analyser qualitativement et quantitativement les informations liées aux caractéristiques individus, emplois, activités traduites en termes de COMPETENCES. Il interagit principalement avec les modules Carrière et rémunération, Gestion temps et activités, Recrutement et Formation professionnelle. Il s appuie sur les données de ces différents modules (structures, salariés et historiques de carrière, horaires, historique de formation) et les incrémente. Le schéma ci-sous illustre l interconnexion entre les données et les modules fonctionnels. Le module Chor@l GPEC est au cœur du dispositif Chor@l : Ancienneté Formations Rémunération Historique professionnel, etc. Base individus COMPETENCES ACTIVITES OBJECTIFS EMPLOIS Organisation de l entreprise Structure juridique (société, établissements ) et hiérarchique Structure projets, chantiers, spectacles, machines Structure GRH : famille, métier, emploi Structure géographique : pays, région Structure analytique : direction, budget, service

3 LES POINTS FORTS Le module GPEC présente de nombreux atouts : Les compétences sont gérées par emplois ou familles professionnelles, ainsi que par projets, chantiers, activités, postes de travail L impression états (entretiens ) ou graphiques (araignée de compétences ) se fait directement en format Word et/ou Excel, logiciels intégrés à Chor@l : par exemple, l'araignée compétences sortira directement sur Excel, avec le tableau compétences associées. La notion de POSTE est au cœur de Chor@l : quand un salarié est affecté à un poste, cela induit qu'il doit théoriquement avoir les compétences et les qualifications requises (principe «d héritage» dans Chor@l GPEC). L offre intranet intégrée, permet une décentralisation de la collecte d informations, avec un grand confort d utilisation. Chor@l GPEC gère dynamiquement les compétences, mais aussi les qualifications et/ou les habilitations. L APPROCHE INDIVIDUELLE L'intégration totale avec le module Formation professionnelle : cycles de formation, qualification L'amélioration de la Gestion temps et de l activité, par une mesure de l exercice compétences et par la possibilité de conditionner l'exercice de l'emploi ou d'une activité particulière - à l'existence de la compétence requise au niveau du salarié. Exemples : disposer du permis cariste ; avoir l'habilitation JAR 145 ; avoir suivi une formation sur la sécurité ; parler anglais Chor@l GPEC s appuie sur l historique de carrière individus par l intermédiaire du module Carrière et rémunération et permet d attacher en pièces jointes tous les documents officiels : diplôme, habilitation L outil de recherche de profils réalise plans de successions ainsi que simulations de mobilité et de vieillissement employés. Chor@l GPEC enregistre les compétences individuelles pour chaque salarié dans une fiche. Pour chaque salarié, il est possible d enregistrer les compétences détenues, ainsi que le niveau de la compétence. Pour alimenter le profil salariés, il existe deux solutions : Alimenter les compétences du salarié indépendamment de l emploi occupé : par exemple «langue russe». Alimenter les compétences du salarié à partir compétences de l emploi occupé, par la notion d héritage. Chor@l GPEC inclut une gestion complète de l'évaluation salariés : entretiens périodiques, entretien de performance, fixation et évaluation objectifs, évaluation ou auto évaluation, notation La recherche de remplaçants, s'appuie sur un outil très complet, proposant filtres avancés avec combinaisons multicritères : disponibilités ou avancement compteurs, mais aussi niveau de compétence minimal, avec option bloquante ou non, certification, habilitation etc. Cette recherche peut également porter sur compétences individuelles, dont dispose le salarié, mais qui ne sont pas requises par l'emploi, ou l'activité : par exemple, parler le russe. Il est possible de donner à chaque critère un poids différent pour sa recherche. Les fonctionnalités proposées s'appliquer à tout ou partie du personnel, mais aussi à toute personne gérée par Chor@l : contrats courts ou particuliers (CDD de remplacement, stagiaires, intérimaires, intermittents, vacataires, partenaires occasionnels ), mais également candidats via le module Chor@l Recrutement. La recherche de remplaçants sur critères de compétences s'appliquant sur tout type de population le service, le site, l'emploi - peut donc s'étendre également aux intérimaires ou aux candidats. Les compétences sont saisies et évaluées. Cet écran intranet permet de comparer le niveau de compétences requises avec celui détenu. HISTORISATION DES DONNEES Le profil de compétences est systématiquement historisé. Ceci permet de suivre l évolution du profil du salarié dans le temps et, par exemple, de mesurer l impact de la formation professionnelle : comparaison compétences avant et après formation. Le profil de compétence est daté (date de début et date de fin) ; par défaut la date de fin est "l'infini", mais il peut être important de pouvoir la gérer, par exemple pour une habilitation, un permis dont la validité est limitée dans le temps. Il est donc aisé de déclencher une alerte AVANT la date

4 de péremption, pour pouvoir agir en conséquence : faire suivre les formations nécessaires à un renouvellement de permis ou d'habilitation Bien entendu, les autres modules de Chor@l tiennent compte de la date de validité compétences, par exemple dans Chor@l GTA : telle personne qui n'aura pas renouvelé une compétence pourra ne plus être "acceptée" sur une activité, un poste, ou un emploi donné. La gestion de ces dates cela permet également d envisager d autres étu, telles que la prospective : Définir les compétences que doit acquérir un salarié dans un délai donné. Préparer les mutations liées aux nouvelles organisations. Préparer les mutations liées aux techniques et aux nouvelles technologies. LES ENTRETIENS Chor@l GPEC permet également de gérer les entretiens (entretien annuel, entretien de performance, etc.), ces entretiens sont archivés et classés. Le suivi de l évolution compétences du salarié est donc facilité par cette gestion automatisée entretiens. La saisie de l entretien suit le déroulement habituel d un entretien d évaluation : Bilan et suivi de la carrière de l individu : coordonnées, responsable, position, date d entrée, cursus etc. Négociation sur les objectifs fixés Echange sur les souhaits d évolution (mobilité, formation ) Bilan récapitulatif. Cet entretien est un outil d aide à la décision pour le responsable : il suit l évolution de son collaborateur et peut selon les droits d'accès définis gérer directement les formations, les recrutements et les mobilités. Un autre atout d'intranet est la saisie en "temps réel" de l'entretien par le manager, même dans une très petite structure. Elle évite ainsi un retraitement de documents papier et une double saisie. Chaque entretien peut être enregistré pour être consulté ou traité. A partir de cet écran différents volets du dossier du salarié sont accessibles (selon les droits définis). Les rubriques permettent de guider l entretien et d en faire un compte-rendu organisé et simplifié en direct. Les chapitres suivent le déroulement de l entretien. Cet entretien est bien sûr entièrement paramétrable. Fiche synthétique Les résultats de l évaluation sont listés dans la fiche synthétique de notation. Différents types de niveaux peuvent être choisis : de "exceptionnel à "insuffisant" comme dans l exemple ci-sous, ou par notes de 1 à 3, ou par un système de lettres. La notation est donc personnalisable. De même, il est possible de gérer une notation de type : "a" ou "n'a pas" la compétence, sans échelle de notation. Traitement données Un atouts majeurs de Chor@l GPEC est de pouvoir : lancer traitements d adéquation par rapport au référentiel emplois, suivre l évolution salariés, suivre l évolution emplois, rechercher un profil. Pour automatiser la production de ces données, ai à la saisie sont proposées par Chor@l GPEC. Par exemple, un simple clic sur le bouton «Compétences de l emploi» va alimenter le profil du salarié. Il ne suffira plus à l utilisateur que de renseigner le niveau du salarié. Comparaison du profil du salarié et de l emploi occupé On peut comparer le profil de compétences (acquis) d un salarié, au profil de compétences de son emploi (requis). La représentation de l écart se présente sous la forme d un tableau ou d un graphique généré automatiquement par Excel (le graphique de type araignée étant le plus souvent utilisé).

5 satisfait donc un grand nombre de ses clients en leur offrant l opportunité d avoir une gestion automatisée et sécurisée habilitations (alertes sur la date de fin de l habilitation), un suivi qualifications couplé aux actions de formation (inscription automatique à sessions de formation une fois la qualification expirée) et une mise à jour compétences en fonction entretiens annuels ou formations suivies. On visualise de suite les écarts entre le profil de compétence du salarié et de son emploi. Dans cet exemple, le profil de BACH est comparé au profil de son emploi à la même date. Autre variante de recherche : comparer son profil BACH à 2 dates différentes, et mesurer ainsi le retour sur investissement formations suivies. Recherche de profils La recherche de profils sert notamment à rechercher individus à positionner sur un poste nouveau, vacant ou en évolution, ou pour un remplacement. Les résultats sont visualisés sous forme d organigramme de remplacement ou de succession, de tableaux hiérarchisés remplacements en fonction de leur adéquation au poste. Les souhaits de mobilités sont évidemment pris en compte. On peut affecter un "poids" plus ou moins important, aux critères que l'on souhaite privilégier dans telle ou telle combinaison : c'est ainsi un excellent outil de simulation, par simple variation de la valeur du poids. Il est très aisé de remplacer certaines rubriques et combinaisons de critères inadaptées par d'autres, plus appropriées ; par exemple : Critères : compétences de base, compétences avancées, certifications & qualifications, habilitations, accréditations, disponibilités, avancement du contrat & coût, remplaçant "habituel", compatibilité & complémentarité Combinaisons : Compétences & Disponibilité, Compétences & Coût, Compétences & Habilitations GPEC ET RECRUTEMENT La gestion compétences s'applique à toutes les populations. La notion de "salarié" doit s'entendre au sens le plus large : salarié bien sûr (CDI, CDD ), mais aussi vacataire, intermittent, intérimaires, ou candidat. Par l attribution de compétences, d habilitations, de diplômes à un emploi, la pré-sélection de candidats se fera automatiquement par Chor@l qui triera les candidats via le niveau (et le poids) compétences rentré dans Chor@l. Il vous permettra d optimiser votre recrutement par le tri automatisé de CV, et l adéquation différents profils en fonction de vos critères de recherche. GPEC ET FORMATION PROFESSIONNELLE Exemple typique de requête indispensable au Responsable de Formation : rechercher toutes les personnes qui ont un niveau détenu inférieur au niveau requis dans un emploi. QUALIFICATIONS, HABILITATIONS ET COMPETENCES L une gran forces du module GPEC est sa capacité à gérer simultanément x référentiels, permettant ainsi de pouvoir coupler compétences, habilitations et qualifications (notion de poste QHC). Le responsable de formation peut regrouper cette liste par compétences et niveaux, pour organiser ensuite ses formations (ce n'est qu'une possibilités d'alimenter la liste sessions). De même, actions de promotion ou de gestion de la rémunération peuvent être engagées à partir de ce type de requête : rechercher les personnes ayant un niveau supérieur au niveau requis, en vue d'une promotion

6