Logiciel Permanent Évaluation des risques professionnels

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1 Logiciel Permanent Évaluation des risques professionnels Manuel utilisateur Logiciel Permanent V5.0 Logiciel Permanent Evaluation des risques professionnels v 5.0 Octobre /66

2 Sommaire I- AVANT DE COMMENCER I-1. PREAMBULE I-2. LEXIQUE I-2.1. Glossaire des termes utilisés pour décrire l application I Arborescence I Barre de navigation horizontale I Barre de navigation verticale I Boîte de dialogue I Bouton d action I Bouton radio I Case à cocher I Icône I Lien hypertexte I Menu déroulant I Menu d action I Page écran ou écran I Onglet I Symbole I-2.2. Vocabulaire utilisé dans le logiciel I Danger I Risque I Unité de travail I Niveaux de risque I Identification des dangers I Évaluation des risques I Fréquence I Gravité I IPP (Incapacité permanente partielle) I Hiérarchisation I Plan d actions I Document unique I-2.3. Légende I-3. PRESENTATION DE L AIDE I-3.1. Manuel I-3.2. Visite guidée I-3.3. Contacts I-3.4. FAQ Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

3 II- I-3.5. Licence PRISE EN MAIN II-1. LES ZONES D AFFICHAGE ECRAN ET LES MENUS II-2. DEMARRAGE ET ARRET DE L APPLICATION II-2.1. Démarrage de l application II Lancement du Logiciel Permanent Évaluation des risques professionnels II Identification II Motifs d utilisation II-2.2. Arrêt du Logiciel Permanent Évaluation des risques professionnels II-2.3. Mise à jour du logiciel et sauvegarde des données II Mise à jour II Sauvegarde/restauration des données saisies II-3. GESTION DES UTILISATEURS II-3.1. Paramétrage des profils utilisateurs II-3.2. Les 4 droits d utilisateurs II Administrateur (ADMINISTRATION) II Création, modification avec pouvoir (CMAP) II Création, modification sans pouvoir (CMSP) II Consultation (CONSULTATION) II-3.3. Modification d un utilisateur II-4. GESTION DE MON PROFIL II-4.1. Pour modifier vos caractéristiques II-4.2. Pour modifier votre mot de passe II-5. SELECTION DE TEXTES II-5.1. Par la barre de navigation horizontale II-5.2. À partir du lien Sélection de textes III- PROCEDER A L EVALUATION III-1. ÉTAT D AVANCEMENT III-2. VOTRE ORGANISATION (ÉTAPE1) III-2.1. La segmentation entreprises/sites/unités III L entreprise III Le site III L unité de travail III-2.2. Cas particuliers d activités ou de sites nécessitant une segmentation plus fine dans l élaboration des unités de travail III-2.3. Création/copie d une «Entreprise» III Création d une «Entreprise» III Copie d une «Entreprise» Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

4 III-2.4. Création/copie d un «Site» III Création d un «Site» III Copie d un «Site» III-2.5. Création d une «Unité de travail» III-2.6. Modification, consultation et suppression des fiches descriptives III Modification des fiches descriptives III Consultation des fiches descriptives III Suppression des fiches descriptives III-2.7. Niveaux de risque III Aide au paramétrage des niveaux de risque III Paramétrage des niveaux de risque III Écran de consultation des niveaux de risque III-3. ADMINISTRER LA GRILLE D ANALYSE («BASE DE DONNEES») ET IDENTIFIER LES DANGERS (ÉTAPE 2) III-3.1. Adapter et administrer la grille d analyse (base de données) III Créer, modifier, supprimer des sources de dangers III Créer, modifier, supprimer des points d analyse III Créer, modifier, supprimer des questions III Imprimer la base de données III-3.2. Identifier les dangers (Étape 2) III Sélectionner et visualiser les dangers par unité de travail III Visualiser et personnaliser les points d analyse et les questions des sources de dangers sélectionnées III-3.3. Éditer les grilles d évaluation III-4. ÉVALUER LES RISQUES (ÉTAPE 3) III-4.1. Évaluation de la fréquence III Principes de cotation de la fréquence III Saisie des indices de fréquence III Graphe de fréquence III-4.2. Évaluation de la gravité III Principes d organisation pour la cotation de la gravité III Principes de cotation de la gravité III Saisie de l indice de gravité III-4.3. Analyse du risque III Saisie du libellé des événements redoutés III Modification d affichage de l écran de saisie des indices de gravité III Hiérarchisation des indices de risque III-4.4. Liens vers la «Sélection de textes» III-5. PLAN D ACTIONS (ÉTAPE 4) III-5.1. Fonctions du plan d actions III-5.2. Accéder au plan d actions III-5.3. Saisir/modifier des actions III-5.4. Rechercher des actions Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

5 III-6. ÉDITION DU DOCUMENT UNIQUE (ÉTAPE 5) III-6.1. Version de travail III-6.2. Version définitive III-6.3. Historique des documents uniques IV- APRES L EVALUATION IV-1. IMPACT DE L EDITION DU DOCUMENT UNIQUE SUR L «ÉTAT D AVANCEMENT» IV-2. MISE A JOUR DE L EVALUATION DES RISQUES IV-2.1. Les cas de mise à jour obligatoire IV-2.2. La gestion des mises à jour dans le Logiciel d évaluation IV Se repérer lors de la réévaluation IV Valorisez vos actions contrôlées Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

6 I- Avant de commencer Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

7 I-1. Préambule Le Logiciel Permanent Évaluation des risques professionnels suit une méthodologie de réalisation de l évaluation des risques imposée par le décret du 5 novembre 2001, évaluation devant être tenue à la disposition de l inspection du travail et de toute personne intéressée sous la forme d un document unique. Au-delà de la stricte évaluation des risques, il permet de définir un plan d actions de prévention, de préconiser des solutions et de suivre leur mise en œuvre. Le document unique édité est sauvegardé sur un support fiable et pérenne comme le requiert la réglementation. Le logiciel est composé de plusieurs outils pratiques : - un «tableau de bord» dénommé ÉTAT D AVANCEMENT, - des GRILLES DE QUESTIONS permettant de détecter les risques de manière objective, - des liens vers une SELECTION DE TEXTES REGLEMENTAIRES, - un éditeur de DOCUMENT UNIQUE sous format Acrobat. Le logiciel est personnalisable pour tenir compte des évaluations des risques antérieures à la parution du décret du 5 novembre 2001 (bruit, rayonnements ionisants, risque cancérogène, amiante, risque biologique, substances dangereuses ). Pour réaliser l évaluation des risques professionnels, nous vous conseillons de constituer un comité de pilotage et un groupe projet. Le comité de pilotage est constitué du chef d établissement (ou de son délégataire en matière de prévention des risques), du chargé de sécurité (ou son équivalent) qui sera généralement le chef du projet. Ce comité vient encadrer un groupe projet constitué de travailleurs représentatifs de toutes les activités du site ainsi que des représentants du personnel au Comité d hygiène, sécurité et conditions de travail CHSCT (ou, à défaut, aux Délégués du personnel qui en tiennent lieu) et du personnel médical du site (infirmière et médecin du travail). Le groupe projet réalise la démarche d évaluation des risques sur le terrain en fonction des orientations données par le comité de pilotage et le chef de projet. En version réseau, plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément des données dans le logiciel. Pour éviter la confusion dans la saisie et l enregistrement des données, nous vous conseillons de répartir les unités de travail et les sources de dangers à évaluer entre les membres du groupe de travail. Ainsi, ils ne saisissent dans le logiciel que les données relatives à leur champ d évaluation. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

8 I-2. Lexique I-2.1. Glossaire des termes utilisés pour décrire l application I Arborescence Structure d informations organisées de manière hiérarchique et dont la représentation graphique ressemble à un arbre avec ses branches. I Barre de navigation horizontale Espace situé en haut de l écran constitué d onglets et de menus déroulants. I Barre de navigation verticale Espace situé à gauche de l écran constitué de liens hypertextes représentant les étapes et sous-étapes de la démarche d évaluation. I Boîte de dialogue Fenêtre permettant de dialoguer avec l utilisateur. Une boîte de dialogue peut contenir des champs de saisie, des cases à cocher et des boutons d action. I Bouton d action Image cliquable en forme de bouton. Un clic sur le bouton lance une action. Par exemple, un clic sur valide les données saisies. I Bouton radio Petit cercle cliquable permettant de sélectionner une option et une seule. La sélection d une option ne lance pas l action. Il faut valider ensuite.. bouton sélectionné bouton non sélectionné. I Case à cocher Petit carré cliquable permettant de sélectionner une option. La sélection d une option ne lance pas l action. Il faut valider son choix ensuite. case cochée case non cochée I Icône Image symbole qui se comprend intuitivement. Certaines images sont cliquables et lancent des actions. Par exemple, pour lancer une impression. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

9 I Lien hypertexte Pointeur sur une page HTML permettant d accéder par un simple clic à une autre page HTML. Par exemple, les liens des étapes de l évaluation situés dans la barre de navigation verticale. I Menu déroulant Liste dans laquelle vous pouvez choisir un élément. Pour dérouler le menu proposé : Cliquez ici Un clic sur un élément de la liste lance une action. I Menu d action Lors de la réalisation de l évaluation, vous disposez d un choix d actions représentées par les étapes de l évaluation et toujours affichées dans la barre de navigation verticale. I Page écran ou écran Une page écran (ou écran) correspond à la partie de document située au centre de l écran et consultable d un seul tenant, éventuellement grâce à un curseur horizontal ou vertical. I Onglet Forme géométrique de type intercalaire permettant de changer de page au sein d une même action. I Symbole Caractère spécial donnant une information sur l activation ou le traitement d un lien. I-2.2. Vocabulaire utilisé dans le logiciel I Danger «Le danger est la propriété ou capacité intrinsèque d un équipement, d une substance, d une méthode de travail, de causer un dommage pour la santé des travailleurs.» 1. 1 Circulaire DRT n 6 du 18 avril 2002 Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

10 EXEMPLE Dans le cas d une intervention de maintenance dans une armoire électrique par un opérateur électricien habilité, le danger principal est l énergie électrique. I Risque C est la probabilité qu un événement négatif se produise, par exemple qu un danger «se transforme» en accident ou incident. EXEMPLE Au danger énergie électrique correspond un risque d électrocution. I Unité de travail D après la circulaire DRT n 6 du 18 avril 2002, «la notion d unité de travail doit être comprise au sens large, afin de recouvrir les situations très diverses d organisation du travail. Son champ peut s étendre d un poste de travail à plusieurs types de postes occupés par les travailleurs ou à des situations de travail présentant les mêmes caractéristiques». I Niveaux de risque Les niveaux de risque sont un moyen de classer les risques évalués en plusieurs catégories. Ces catégories font référence à la mise en place d un classement hiérarchique des risques entre eux (hiérarchisation). On définit ainsi les risques à traiter en priorité et ceux que l on décide de traiter plus tard, voire de ne pas traiter. Chaque niveau de risque renvoie donc à une priorité d action et constitue de ce fait un outil très utile pour planifier sa politique de prévention. I Identification des dangers La première étape de l évaluation consiste à réaliser l inventaire des sources de dangers de chaque unité de travail déterminée. EXEMPLE Votre unité est-elle concernée par le danger «Électricité»? I Évaluation des risques Au sens de l administration, l évaluation des risques professionnels est le résultat «de l étude des conditions d exposition des travailleurs» aux dangers encourus dans le cadre de leur travail pour leur sécurité et leur santé. Cette étude doit concerner la définition des postes de travail, le choix des procédés de fabrication et équipements de travail, des substances ou préparations chimiques, l aménagement et le réaménagement des lieux de travail et installations. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

11 Pour la réaliser, l employeur doit procéder en deux étapes : l identification des dangers puis l analyse des risques à partir d une cotation fréquence/gravité. I Fréquence La fréquence peut être évaluée de deux manières (cf. III Principes de cotation de la fréquence) en considérant selon les questions : - la probabilité d occurrence d un événement, - le temps d exposition à une nuisance. La fréquence peut être évaluée au travers d échelles de cotation linéaire de 1 à 5. Le choix d un indice dépend de la probabilité d occurrence ou du temps d exposition des personnels au danger. Plus le personnel sera exposé, plus l indice sera élevé et tendra vers 5. I Gravité L évaluation de la gravité doit s entendre comme la détermination des conséquences potentielles maximales pour l intégrité physique et/ou la santé d un travailleur ayant été exposé à une situation dangereuse. La gravité se détermine au travers d échelles de cotation linéaire de 1 à 5. Plus les conséquences potentielles maximales sont graves, plus l indice tendra vers 5. I IPP (Incapacité permanente partielle) Ce terme recouvre une catégorie particulière de lésions irréversibles pour les salariés victimes d accidents du travail. Les seuils de 10 % et de 66 % sont relatifs à des niveaux d incapacité et aux conditions d indemnisations afférentes. Plus l invalidité est lourde, plus le pourcentage est élevé et plus la victime est indemnisée. I Hiérarchisation Une fois l évaluation réalisée, il faut hiérarchiser les risques identifiés. Le but est de comparer les risques entre eux pour déterminer les actions que l on va mener en priorité. On peut hiérarchiser objectivement deux risques entre eux sur la base d une cotation fréquence-gravité définie par risque. I Plan d actions Il n existe aucune obligation réglementaire de mise en place d un plan d actions. Néanmoins, elle découle logiquement de la phase d évaluation et de hiérarchisation. - EXEMPLE Catégories de traitemen t retenues dans le logiciel : - Risque de priorité 1 action à très court terme - Risque de priorité 2 action à court terme - Risque de priorité 3 action à moyen terme - Risque de priorité 4 action à long terme Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

12 I Document unique D après l article R du code du travail : «L employeur transcrit et met à jour dans un document unique les résultats de l évaluation des risques pour la sécurité et la santé des travailleurs à laquelle il doit procéder». Ce document est tenu «à la disposition de l inspecteur ou du contrôleur du travail ou des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale». Il doit être mis à jour annuellement et «en cas de décision d aménagement importante modifiant les conditions d hygiène, de sécurité ou les conditions de travail». C est un support devant répondre à trois exigences : cohérence, commodité et traçabilité. Pour plus de précisions, consultez la circulaire DRT n 6 du 18 avril I-2.3. Légende Vous êtes accompagné tout au long de la démarche d évaluation : - par l icône cinq étapes : Les numéros de l icône deviennent rouge sombre lorsque vous changez d étape. - par la modification des liens de la barre de navigation verticale : leurs formes et couleurs se modifient lorsque vous les activez. Ils indiquent l écran sur lequel vous êtes connecté. Indicateurs de positionnement dans la barre de navigation verticale Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

13 I-3. Présentation de l aide Votre Logiciel Permanent contient une aide en ligne accessible dans la barre de navigation horizontale. Cliquez ici pour effectuer votre choix I-3.1. Manuel Ce manuel vous guide dans l utilisation du logiciel et vous apporte des informations qualitatives et des conseils quant à la réalisation de la démarche d évaluation. Le manuel contient une description précise de chaque écran du logiciel. Des explications détaillées vous guident dans la saisie des données. Les informations indispensables à une bonne compréhension du logiciel sont mentionnées par des icônes d avertissement. Les conseils d utilisations du logiciel et de mise en place de la démarche sont mentionnés par des encadrés. I-3.2. Visite guidée La «Visite guidée» présente les différentes fonctions et la démarche d évaluation des risques utilisée par le logiciel. I-3.3. Contacts L écran «Contacts» indique les coordonnées de nos services : Relations clientèle et Support technique. I-3.4. FAQ L écran FAQ, permet d accéder aux réponses apportées aux questions les plus fréquemment posées. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

14 I-3.5. Licence L écran «Licence» permet d accéder au contrat de licence du logiciel qui mentionne les conditions générales de ventes et d abonnement. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 5.0 octobre /66

15 II- Prise en main Logiciel Permanent Evaluation des risques professionnels v 5.0 Octobre /66

16 II-1. Les zones d affichage écran et les menus Les différentes zones et menus de l écran sont décrites ci-dessous : Les 4 onglets : - «Base de données» permet d accédez à la grille d évaluation de référence afin de l administrer pour l ensemble des unités de travail. - «Sélection de textes» donne accès à la sélection de textes réglementaires et législatifs proposée pour vous aider dans votre évaluation. - «Gestion de mon profil» permet d accéder à la gestion de votre profil. - «Gestion des utilisateurs» permet d accéder à la gestion des droits des différents profils d utilisateurs. Les 3 menus déroulants : Ils vous permettent de sélectionner et de visualiser en permanence l entreprise, le site et l unité de travail en cours de traitement. La barre de navigation verticale. Pour réaliser l évaluation, suivez les 5 étapes. Pour passer d une étape à l autre cliquez sur les liens hypertextes de cette barre de navigation. Si cette barre ne s affiche pas dans son intégralité, cela peut être dû à l ouverture par défaut de barres d outils de votre navigateur Internet. Pour résoudre ce problème et afficher l application en plein écran, nous vous conseillons de les masquer puis de cliquer sur F 11. Mais si le problème persiste, vous pouvez accéder aux dernières étapes de l évaluation en sélectionnant les différents liens de cette barre de navigation puis en faisant glisser la sélection vers le bas (cliquez pour griser la zone et glissez vers le bas). Le chemin contextuel vous rappelle dans quelle partie de la démarche vous vous trouvez. La Zone de saisie ou de consultation : zone principale de l écran où s affichent la réalisation de votre évaluation et la consultation des documents générés. Le menu déroulant «Aide» Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

17 II-2. Démarrage et arrêt de l application II-2.1. Démarrage de l application II Lancement du Logiciel Permanent Évaluation des risques professionnels Lors de la première utilisation, nous vous conseillons de vous reporter au manuel d installation. Pour les utilisations ultérieures, selon votre installation, cliquez sur «Programmes», accédez à votre dossier des produits des Editions Législatives, puis sélectionnez votre Logiciel Permanent. II Identification Saisir votre login, le mot de passe correspondant et cliquer sur valider. Seuls les utilisateurs de droit «Administrateur» pourront se connecter lors d une première utilisation, ce sont eux qui géreront ensuite les login, mots de passe et profils des autres utilisateurs (cf. II-3.1 Paramétrage des profils utilisateurs). II Motifs d utilisation Simple consultation, visualiser sans modifier Création Modifications de l évaluation en cours Différents motifs de mise à jour de l évaluation après édition du document unique Les droits associés au motif d utilisation sélectionné sont activés (cf. II-3.2 -Les 4 droits d utilisateurs). Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

18 II-2.2. Arrêt du Logiciel Permanent Évaluation des risques professionnels Pour sortir de l application, il vous suffit de fermer votre navigateur puis de cliquer sur le bouton «Quitter» de la fenêtre suivante. Cette fenêtre s affiche automatiquement lors du démarrage de l application et, bien que masquée, reste ouverte en permanence. Elle permet de lancer et d arrêter l application. Lorsque vous cliquez sur «Quitter», l application se ferme. II-2.3. Mise à jour du logiciel et sauvegarde des données II Mise à jour Vous recevrez deux fois par an un CD-Rom de mise à jour du logiciel. Les mises à jour comporteront plusieurs aspects : - actualisation des textes (lois ) concernant l évaluation des risques, - création de nouvelles sources de dangers, - évolution et création de fonctionnalités Les principales mises à jour seront présentées et détaillées dans la lettre d information trimestrielle contenue dans votre abonnement. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

19 II Sauvegarde/restauration des données saisies L ensemble des données à sauvegarder est composé des documents uniques et des données de l évaluation. Afin de pouvoir les restaurer suite à une altération du système ou du disque dur sur lequel est installé le Logiciel Permanent, vous pouvez sauvegarder ces éléments. Pour cela, utilisez notre module de Back Up qui est accessible à partir du «Menu démarrer» de votre ordinateur. Cliquez sur «Programmes», accédez à votre dossier des produits des Editions Législatives, puis sélectionnez l outil de diagnostic. Cliquez sur l'onglet «Sauvegarde/Restauration» et sélectionnez «Logiciel Permanent Evaluation des risques professionnels». - Pour sauvegarder, cliquer sur «Sauvegarder», - Pour restaurer, cliquer sur «Restaurer». Une fenêtre s ouvre et vous permet d aller chercher votre sauvegarde dans vos dossiers. Avant de lancer l installation d une nouvelle version de votre logiciel, pensez à sauvegarder vos données et à ne pas désinstaller la version en cours avant la fin de l installation de votre mise à jour. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

20 II-3. Gestion des utilisateurs Il est préférable de saisir les données relatives aux entreprises et sites concernés par l évaluation, avant de saisir les utilisateurs et leurs droits. II-3.1. Paramétrage des profils utilisateurs L accès à l administration des utilisateurs s effectue par l onglet «Gestion des utilisateurs» de la barre de navigation horizontale. Cet écran permet de visualiser les coordonnées des différentes personnes autorisées à utiliser le logiciel et les droits d utilisation qui leur sont associés. À partir de cet écran, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs en cliquant sur «Nouvel utilisateur». Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

21 Sur cet écran, vous saisissez le profil de chaque nouvel utilisateur autorisé puis vous lui attribuez des droits et le périmètre pour lequel ceux-ci sont activés (entreprise, site). EXEMPLE Le responsable QSE d un groupe peut avoir des droits sur toutes les filiales du groupe tandis que le chargé de sécurité a des droits uniquement sur sa filiale. Une fois toutes les informations saisies et sélectionnées, validez. Après validation, s ouvre la liste des utilisateurs à partir de laquelle vous pouvez modifier les informations et droits concernant les utilisateurs ou créer de nouveaux utilisateurs. II-3.2. Les 4 droits d utilisateurs II Administrateur (ADMINISTRATION) Ce profil peut être attribué aux personnes qui auront accès à toutes les entreprises et tous les sites pour toutes les actions possibles (chef de projet, service informatique, consultant, directeur QSE groupe ). II Création, modification avec pouvoir (CMAP) Ce profil peut être attribué au dirigeant, chargé de sécurité Ceux-ci pourront saisir des données, modifier l organisation et administrer les utilisateurs dans la limite de leur périmètre d action. Ce périmètre recouvre une seule entreprise (et tous ses sites) ou un seul site. II Création, modification sans pouvoir (CMSP) Ce profil peut être attribué aux correspondants «sécurité», membres de CHSCT Ceux-ci pourront uniquement saisir des données. Ce périmètre recouvre une seule entreprise (et tous ses sites) ou un seul site. II Consultation (CONSULTATION) L utilisateur a uniquement le droit de consulter les données. Un utilisateur de droit Consultation peut avoir accès aux données soit de toutes les entreprises, soit d une entreprise (et tous ses sites) ou un seul site. II-3.3. Modification d un utilisateur À partir de l écran «Liste des utilisateurs», vous pouvez modifier les données relatives à un utilisateur en cliquant sur le lien «Modifier». Un écran «Caractéristiques de l utilisateur» mentionnant le nom de la personne s affiche. Le fonctionnement de cet écran est identique à celui de l écran «Nouvel utilisateur». Pour faire une modification, il vous suffit de saisir les nouvelles données dans les champs prérenseignés puis de valider. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

22 II-4. Gestion de mon profil En cliquant sur cet onglet, vous ouvrez l écran «Mes caractéristiques» qui vous permet de gérer en autonomie vos nom, numéro de téléphone, fonction, login et mot de passe. Votre groupe d appartenance en terme de droit d utilisateur (Administration, CMAP, CMSP, Consultation) la date et le motif de la connexion vous sont indiqués. II-4.1. Pour modifier vos caractéristiques Il suffit de modifier les champs préremplis. II-4.2. Pour modifier votre mot de passe Cliquez sur «Modification du mot de passe», saisissez votre ancien mot de passe, puis votre nouveau mot de passe, confirmez et validez. Après cette validation, l écran «Mes caractéristiques» apparaît. Cet écran n est accessible que par l utilisateur connecté. L administrateur peut modifier ces informations par la fonction «Gestion des utilisateurs». L écran «État d avancement» (cf. III-1 - État d avancement) apparaît lorsque l on quitte l écran «Gestion de mon profil». Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

23 II-5. Sélection de textes Nous attirons votre attention sur le fait que les références figurant dans le logiciel renvoient vers une sélection non exhaustive par définition. Les textes sont accessibles de deux façons. II-5.1. Par la barre de navigation horizontale Cet écran présente deux onglets activables : - «Textes Généraux» : vous donne accès à une liste thématique de 4 catégories de textes généraux (Principes généraux de prévention, Champ d application des textes, Textes fondateurs de l évaluation des risques et Contrôle de l application des textes). - «Textes classés par sources de dangers» : vous donne accès à une liste thématique des textes classés par sources de dangers. En cliquant sur les liens hypertextes des listes thématiques, vous ouvrez une fenêtre «Liste de références» contenant la liste des textes voulus et un résumé de son contenu. La mention «Nouveau» indique les textes qui ont changé au cours des six derniers mois. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

24 II-5.2. À partir du lien Sélection de textes À partir du lien «Sélection de textes» sur les écrans «Cotation de la fréquence» et «Cotation de la gravité» Cliquez sur ces liens pour avoir accès aux listes des références des textes (classés par sources de dangers). Pour retrouver la sélection des textes généraux relatifs à l évaluation des risques professionnels ou les textes concernant les autres sources de dangers, nous vous conseillons de vous reporter à l onglet «Sélection de textes» de la barre de navigation horizontale. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

25 III- Procéder à l évaluation Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

26 III-1. État d avancement L écran État d avancement présente trois indicateurs de l évaluation pour le site sélectionné. - l identification des dangers, - l évaluation des risques proprement dite, - le plan d actions Ils vous renseignent sur la progression de la démarche d évaluation des risques. Ils vous permettent également de fixer et de suivre des objectifs. Certaines mises à jour du Logiciel peuvent affecter l état d avancement. C est le cas lorsque la version intègre de nouvelles questions et de nouveaux points d analyses. Si les sources de dangers que vous avez sélectionnées en ont fait l objet, l état d avancement sera alors réduit tant que vous n aurez pas renseigné ces nouvelles questions. 1Identification des sources de dangers Cet indicateur mesure l avancement de la création des unités de travail (20 % de l indicateur) et de l identification des sources de dangers que vous avez créées (80 % de l indicateur). Particularités de l indicateur : - Tant que vous n avez pas sélectionné les sources de dangers qui concernent toutes les unités, le curseur de cette barre restera à 20 %. - Vous pouvez être amené à créer de nouvelles unités de travail et ce, même lorsque vous avez sélectionné les dangers des unités existantes et avancé, voire terminé leur évaluation. Dans ce cas, les barres d état d avancement «Identification des dangers» et «Évaluation des risques» redescendront jusqu à ce que vous complétiez la sélection des sources de dangers et l évaluation des risques des unités nouvellement créées. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

27 2Évaluation des risques Cet indicateur mesure votre progression dans la cotation de la fréquence et de la gravité. Lorsque vous avez validé la cotation de la fréquence pour l ensemble des unités de travail de votre site, l indicateur passe à 50 %. Il atteint 100 % avec la fin de la cotation de la gravité. Le curseur peut être amené à descendre si vous créez de nouvelles unités de travail en cours d analyse. L édition du document unique étant uniquement la résultante de l évaluation, celle-ci est considérée terminée même si vous n avez pas encore édité le document unique (cf. III Version définitive). 3Avancement du plan d actions Pour chaque action du plan d actions, il faut déterminer des solutions pour les mettre en œuvre. Lorsque ces solutions ont été réalisées sur le terrain, il faut contrôler leur efficacité. Si l action est réellement efficace, vous devez basculer le statut de l action de «action réalisée» à «action contrôlée». C est cette modification de statut qui fait progresser l indicateur. Ce calcul est donc réalisé sur la base de ratios entre le nombre d actions total et le nombre d actions contrôlées. En conséquence, cette barre fluctue en fonction de la réalisation des actions menées et de la réévaluation des risques inhérente. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

28 III-2. Votre organisation (Étape1) III-2.1. La segmentation entreprises/sites/unités La première étape de votre évaluation consiste à créer «Votre organisation». Pour cela, vous devez successivement saisir les données correspondant à votre entreprise, votre (ou vos) site(s) et à vos unités de travail. L utilité de cette étape préliminaire est de «découper» votre structure en différents niveaux. Cela vous permet d évaluer les risques sur des ensembles pertinents, tant d un point de vue homogénéité d activité et/ou géographique, que de quantité d observations à réaliser. Plus vous souhaitez analyser les activités en détail, plus votre découpage sera important. III L entreprise L entreprise est le premier niveau. Il permet d identifier, par une raison sociale, un groupe d établissements appartenant à la même entreprise ou un même groupe. Peuvent également s appeler «Entreprise» les filiales d un groupe. Cette première distinction est importante. Pour un groupe donné, aux raisons sociales différentes, il est possible d administrer les évaluations à partir du même logiciel. III Le site C est le second niveau. Ici, le terme générique désigne principalement l établissement. En effet, une entreprise peut avoir différents établissements répartis sur tout le territoire. La notion d établissement doit s entendre comme celle retenue pour la définition des CHSCT. L établissement constitue le niveau de création du comité de pilotage. Le choix de l établissement répond à des considérations précises. En effet, en raison du caractère spécifique des missions du CHSCT, il a paru nécessaire que cette instance fonctionne au plus près des situations de travail des salariés et que ses membres puissent intervenir à leur égard le plus facilement possible : le critère géographique revêt donc une importance toute particulière pour la définition de l établissement au sens du CHSCT. Cependant, ce critère n est pas exclusif. La jurisprudence a, en effet, dégagé un second critère pour définir l établissement : le degré d autonomie doit être suffisant pour permettre le traitement des questions d hygiène, de sécurité et des conditions de travail. III L unité de travail L unité de travail est un niveau de découpage de votre site qui vous permet d évaluer les risques sur des ensembles suffisamment restreints, tant du point de vue de l activité que de la zone géographique. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

29 Nous vous conseillons de réaliser ce travail de découpage en unités de travail, avant d initier l évaluation des risques proprement dite. Il vous faut trouver le niveau de découpage le plus adapté à vos spécificités ainsi qu au nombre de personnes dédiées à l évaluation. Pour réaliser de telles unités, vous pouvez croiser un plan du site avec la liste du personnel et ses fonctions (entreprises extérieures, intérimaires et stagiaires compris) de manière à être exhaustif, tant du point de vue des activités du site que des zones géographiques. III-2.2. Cas particuliers d activités ou de sites nécessitant une segmentation plus fine dans l élaboration des unités de travail Si votre site est de grande taille ou a de nombreuses activités, il est possible que la segmentation proposée dans le logiciel ne soit pas tout à fait adaptée à votre contexte. En effet, vous pouvez ressentir le besoin de créer un niveau intermédiaire entre «Site» et «Unités de travail» afin d affiner la segmentation de votre site et d appliquer l évaluation des risques à des unités de base plus fines compte tenu de votre activité, de votre expérience EXEMPLES 1. Vous souhaitez découper votre site en trois grandes zones correspondant à des activités différentes (Production, Stockage-quai expédition et Bureaux administratifs). Pour saisir les coordonnées du site, utiliser le champ «Entreprise». Ainsi, les champs des «Sites» sont utilisés pour créer trois zones. Il faut alors décliner pour chaque zone les unités de travail sélectionnées. Le document unique sera édité pour chacune des zones, vous aurez ensuite à réunir ces trois documents édités pour le présenter à l inspection du travail. 2. Vous souhaitez découper plus finement vos unités de travail en poste de travail (pour l unité de travail Bureaux, trois postes de travail ont été identifiés : secrét ariat, photocopie et stockage archives). Précisons que ce découpage es t plus précis que ce qui est imposé pa r les textes. Pour saisir les coordonnées des unités de travail, utiliser les champs prévus pour le «Site» (ce qui implique que, comme dans l exemple 1, il faut utiliser le champ «Entreprise» pour décrire le site). Ainsi, les champs des «Unités de travail» seront utilisés pour créer les postes de travail. Le degré de segmentation initialement prévu sera donc respecté tout en permettant une évaluation des risques pertinente. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

30 Le document unique sera édité pour chacune des unités de travail et il suffira de réunir les trois documents édités pour le présenter à l inspection du travail. III-2.3. Création/copie d une «Entreprise» III Création d une «Entreprise» Lorsque vous utilisez le logiciel pour la première fois, la première étape est d identifier votre entreprise et de créer sa structure en complétant la fiche descriptive de l entreprise. Les informations non obligatoires (non marquées d un *) sont restituées dans les documents uniques (sur option, en ce qui concerne la version définitive). III Copie d une «Entreprise» Vous pouvez également copier l entreprise courante en cliquant sur le lien «Copier entreprise» présent en bas de la fiche descriptive de l entreprise. La copie des données s étend à la structure (entreprise, sites et leurs unités de travail sélectionnées), au niveau de risque, à la sélection des sources de dangers, ainsi qu aux points d analyses et questions correspondantes. Dans le respect de la réglementation, les réponses aux questions, le plan d actions, ainsi que les versions définitives des documents uniques ne sont pas copiés. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

31 III-2.4. Création/copie d un «Site» III Création d un «Site» La fiche descriptive du site concerne un établissement (cf. III-2.1 La segmentation entreprises/sites/unités). Cette organisation permet à une entreprise multisites de gérer son évaluation des risques professionnels en réseau. Vous devez, pour une entreprise donnée, créer au moins un site. Les informations non obligatoires (non marquées d un *) sont, sur option, restituées dans les documents uniques. Un bouton «Parcourir» vous permet de joindre le logo de votre site. Le fichier joint doit être au format GIF ou JPEG. III Copie d un «Site» Dans les mêmes conditions que pour le niveau «entreprise», vous pouvez copier le «site» courant avec les mêmes conséquences. III-2.5. Création d une «Unité de travail» La fiche descriptive de l unité de travail permet de définir chaque unité à la fois d un point de vue géographique, humain et d activité. Vous pouvez ensuite ajouter, modifier et supprimer des unités de travail. Nous vous conseillons une grande rigueur lors de la saisie de la description de l unité de travail. Cette description permettra à vos équipes de bien comprendre comment sont délimitées les unités. Vous accédez à l administration des unités de travail en cliquant sur le lien «Unité de travail» de la rubrique «Votre organisation». Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

32 III-2.6. Modification, consultation et suppression des fiches descriptives III Modification des fiches descriptives Cliquez sur «Modifier». Le même écran apparaît, pré-renseigné des données qui ont été saisies précédemment. Les champs sont ouverts à la saisie. III Consultation des fiches descriptives Toutes les rubriques sont renseignées et non modifiables. Les données affichées sont celles qui ont été saisies précédemment. III Suppression des fiches descriptives Vous avez la possibilité de supprimer les fiches relatives à votre entreprise, votre site et à vos unités de travail. Si vous supprimez une entreprise, un site ou une unité de travail, les données saisies seront définitivement perdues. III-2.7. Niveaux de risque III Aide au paramétrage des niveaux de risque Nous vous conseillons, pour garder une objectivité dans votre hiérarchisation, de définir vos niveaux de risque avant de procéder à l évaluation. Il vous est cependant possible de définir ce critère en fin d évaluation et il est modifiable tant que vous n avez pas édité la version définitive du document unique. Le premier critère vous permettant de déterminer vos niveaux de risque est la cotation gravité-fréquence attribuée à chaque risque. En effet, il semble évident qu un risque de fréquence 3 et de gravité 3 (soit 3.3 en écriture logiciel) sera jugé plus préoccupant qu un risque évalué 2.1, mais moins préoccupant qu un risque évalué 3.5. Toutefois, il est pertinent de croiser ces éléments avec la politique de prévention en place au moment de l évaluation et qui donne la notion de niveau de risque. Ce niveau se définit comme étant une évaluation de l opinion interne, de l idée que l on se fait d un accident potentiel au sein d un même établissement. Il peut être également déterminé à l aide d orientations ou d objectifs fixés par le groupe. EXEMPLE Un groupe souhaitant réduire le nombre d accidents du travail attribuera un rang élevé aux risques ayant des indices de fréquence élevés. Un groupe souhaitant raccourcir la durée des arrêts de travail privilégiera des actions sur les risques potentiellement graves. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66

33 III Paramétrage des niveaux de risque Vous accédez à l écran correspondant, en cliquant sur «Niveaux de risque» dans la barre de navigation verticale. La grille de paramétrage des niveaux de risque apparaît, paramétrée par défaut lorsque l on y accède pour la première fois. L indice de risque du logiciel est composé de 2 chiffres : à gauche, l indice de gravité et à droite, l indice de fréquence. Afin de paramétrer le tableau en fonction de votre site, chaque case est dotée d un menu déroulant permettant de choisir un niveau parmi 4 niveaux de risques, correspondant chacun à une échéance de mise en œuvre des actions correctives ou préventives. Plus le risque est préoccupant, plus l indice de risque est proche de 1 et donc plus l urgence de l action est élevée. Cet écran n est accessible qu aux utilisateurs de type ADMINISTRATEUR ou CMAP. III Écran de consultation des niveaux de risque Cet écran est le même que précédemment ; il est ouvert aux utilisateurs de type CONSULTATION ou CMSP pour information ; ils ne pourront y effectuer aucune action. Logiciel Permanent d évaluation des risques professionnels v 4.0 mai /66