NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION OFFICE OF FINANCIAL CONTROL TITLE Assistant, Finance GRADE B3/B4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : Please note that, in this competition, we will also look to recruit a Chief Clerk (Accounts Receivable) at the B.3 grade level. Please refer to paragraph 8 for more information SUMMARY The NATO International Staff Office of Financial Control (OFC) is primarily responsible for the management of financial and budgetary control systems for several NATO entities, primarily the NATO International Staff (IS) Civil Budget. As the custodian of member Nations funds, the OFC provides reliable and value adding financial and procurement services, in support of front-line Divisions, enabling them to achieve their objectives. It works to comply with International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) and other best practices, including the management of enterprise risk. Standards applicable to NATO in the finance area are the NATO Financial Regulations, the NATO-IS Financial Rules and Procedures, the International Public Sector Accounting Standards, the NATO Civilian Personnel Regulations, and the NATO Code of Conduct. The OFC is organised around four main functions, (1) Budget Execution and Reporting, (2) Treasury, (3) Procurement and (4) Internal Audit. In accordance with the rules in force in the Organization, the Assistant may work in the Budget Execution and Reporting Section or in the Treasury Section. He/she works under the supervision of the Principal Assistant. He/she processes transactions and ensures that NATO budgetary regulations, accounting standards and procedures are complied with. The incumbent is also involved in the production of relevant management or financial reporting information in accordance with agreed standards as set out above. In the Budget Execution and Reporting Section, he/she would be responsible for the execution of budget transactions, payment of invoices and related accounting operations and controls for the Civil Budget and other NATO budgets. In the Treasury Section, he/she would be - 1 -

2 responsible for the processing of treasury operations, investment of funds, issuance of invoices and collection of receivables. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a good general education at least to higher secondary level or to secondary level complemented by training in accountancy or finance; have at least 5 years of professional experience in accounting, in particular General Ledger, managing and controlling administrative expenses and cost/budget control experience, including accounting in foreign currencies; have strong knowledge of standard Information Technology (IT) systems and software (spread sheets, databases); have experience in using an Enterprise Resource Planning (ERP) system or electronic banking software for corporate clients, preferably Oracle EBS; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; III ( Intermediate ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: knowledge of a specific set of accounting standards (e.g. IAS, GAAP, IFRS, IPSAS); experience in performing accounting entries, journals, queries, reports and reconciliations at the General Ledger level. ability to draft basic documents and contribute to reports. ability to process large quantities of accounting data in support of the End-of-Month and End-of-Year procedures and the Annual Financial Statements. experience in using an Enterprise Resource Planning (ERP) system or electronic banking software for corporate clients; knowledge of a specific set of accounting standards (e.g. International Financial Reporting Standards (IFRS), IPSAS); banking experience; ability to draft basic documents and contribute to reports. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Financial Management Ensure that all financial transactions comply with standards and rules applicable to NATO. Prepare accounting entries, expenditure authorisations, bank payments, issuance of invoices, investment of funds, record receipts; verifying the relevant documents as appropriate. Screen budget lines and check requests for payment and settlement of the corresponding expenditure. Monitor budget execution. Monitor and report on outstanding receivables. Monitor cash requirements and currency needs, and monitor maturities of time deposits and advise about related purchases or investments. Contribute to monthly or quarterly closing of accounts. Contribute to the production and preparation of financial statements and ad hoc reports on Trust Funds. In the Budget Execution and Reporting Section, Missions Unit; screen mission expense statements and supporting documents - 2 -

3 and determine and calculate the travel expenses and per diem allowances which can be authorised for payment. Expertise development Contribute to documents of a financial, accounting or budgetary nature, including tables of statistical data and the financial statements for NATO-IS, other NATO bodies and Trust Funds. Handle operations and queries relating to budget execution, general accounting and reporting, fixed asset accounting, financial reporting, project accounting, accounts payable, accounts receivable, income, expenditure, cash flows, financial investments and tax reporting depending on the Section. Develop and maintain knowledge of IPSAS. Information management Assist in the preparation of documents of an administrative, budgetary or accounting nature for endorsement by the Head of Section including inputs into key documents such as financial reports. Contribute to the efficient flow of information within the team. File and archive accounting and budgetary records and reference material as well as reports and correspondence. Knowledge management Ensure accuracy of own input into the budgetary and accounting systems and databases and compliance with internal procedures and applicable standards. Cross check with team members. In the Budget Execution and Reporting Section, Missions Unit; carry out the calculations required to determine the most rapid and economical means of travel. Organisational efficiencies Manage optimised timelines for payments, invoicing, collection of receivables and approvals, finding the appropriate balance between the interests of the different stakeholders. Provide feedback and make suggestions to contribute to the optimisation of processes within the OFC. Propose amendments to procedures as required. Can be called upon to provide administrative and secretarial support to managers and assist in other OFC Sections and Units as required. People management Assist with transition to, and readiness for, ERP, New HQ and the Office of Shared Services (OSS) and participate in relevant training when necessary. Ensure that the ethical values and interests of the Organization are respected. Assist in training staff in applicable policies and procedures. Stakeholder management Build and maintain efficient working relationships within the OFC, with NATO s bank and investment partners, and with other Divisions; participating in budgetary, administrative and financial processes to ensure efficient and timely operations in support of their activities. Maintain customer confidence by respecting deadlines, attending to detail, and maintaining confidentiality when appropriate. Liaise with Divisions/Independent Offices and other budget holders, as required, to ensure timely and correct budget execution, accurate operations and reporting as well as compliance with standards applicable to NATO and best practice. In the Budget Execution and Reporting Section, Missions Unit; manage relationships with the travel agency, airline and hotel companies as required

4 Planning and execution May be called upon to supervise and control the activities of one or two clerks or temporary staff to ensure timely delivery and compliance with the rules of the Organization ensuring that proper controls are in place and executed and in particular that reconciliations are performed and that segregation of duties is properly respected. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Principal Assistant who in turn performs his/her duties under the authority of the Head, Accountant, Budget Execution and Reporting Service or the Head of Treasury. He/she will be a member of a team and may be called upon to supervise the work of one or two clerks and to provide the necessary liaison with other Divisions of the International Staff and Agencies. The incumbent may be required to replace the Principal Assistant of the Unit when he/she is absent. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Clarity and Accuracy Customer Service Orientation Empathy Flexibility Initiative Organisational Awareness Teamwork 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter. Contract clause applicable: In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations

5 NOTE (applicable to the grade B.3/B.4 post) Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be appointed at the lower grade. There are certain specific circumstances in which a serving staff member may be appointed directly to the higher grade. These are described in the IS directive on twin-graded posts. Advancement to the higher grade is not automatic and at least a minimum period of 3 years service (2 years for an A.1/A.2 post) is required before promotion to the higher grade can be considered. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: 8. INFORMATION ON THE B.3 CHIEF CLERK POST: The B.3 Chief Clerk provides financial support to the Team Leader, Accounts Receivable. He/she would be responsible for the execution of budget transactions, preparation of invoices, accounting in foreign currencies, the collection and follow-up of receivables and related accounting operations in the Civil Budget and other NATO budgets. The person will work in a team of 3 individuals that relies on good communications and team work. Experience in banking related accountancy, cost/budget control and using an Enterprise Resource Planning (ERP) system are essential as is the ability to carry the work through into its accounting logic. ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply

6 Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment

7 NOTIFICATION DE LA VACANCE D UN POSTE DE GRADE «B» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L OTAN LIEU D AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : BUREAU DU CONTRÔLE FINANCIER INTITULÉ : Assistant(e) (finances) GRADE : B.3/B.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : On voudra bien noter que, dans le cadre de ce concours, nous cherchons également à recruter un(e) commis(e) en chef (comptabilité clients), au grade B.3. Voir le paragraphe 8 pour de plus amples informations RÉSUMÉ Le Bureau du contrôle financier (OFC) du Secrétariat international (SI) de l OTAN est principalement responsable de la gestion des systèmes de contrôle financier et budgétaire applicables à plusieurs entités OTAN, et en premier lieu au budget civil du SI. En tant que dépositaire des fonds versés par les pays membres, l'ofc offre des services fiables et à valeur ajoutée dans le domaine financier et dans celui des achats, à l'appui des divisions de première ligne et de la réalisation de leurs objectifs. Son travail est axé sur le respect des normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et des autres meilleures pratiques, y compris la gestion du risque d entreprise. Les normes applicables à l'otan dans le domaine financier sont le Règlement financier de l'otan, les règles et procédures financières du SI, les IPSAS, le Règlement du personnel civil de l'otan et le code de conduite OTAN. L OFC s articule autour de quatre fonctions principales : (1) exécution du budget et information financière ; (2) trésorerie ; (3) achats et (4) audit interne. Conformément aux règles en vigueur dans l Organisation, l assistant(e) peut être amené(e) à travailler dans la Section Exécution du budget et information financière ou dans la Section Trésorerie. Il/Elle travaille sous la supervision de l assistant(e) principal(e). Il/Elle traite les opérations et s assure que la réglementation budgétaire ainsi que les normes et procédures comptables applicables à l OTAN sont respectées. Le/La titulaire participe également à l élaboration des informations financières ou de gestion conformément aux normes adoptées, mentionnées ci-dessus. Au sein de la Section Exécution du budget et information financière, il/elle est chargé(e) de l exécution d opérations budgétaires, du paiement de factures ainsi que des opérations et contrôles connexes en rapport avec le budget civil et d autres budgets OTAN. Au sein de la - 7 -

8 Section Trésorerie, il/elle est chargé(e) du traitement des opérations de trésorerie, du placement de fonds, de l émission de factures et de la perception des montants à recevoir. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur, ou du niveau secondaire complétée par une formation en comptabilité ou en finance ; avoir au moins cinq années d expérience professionnelle de la comptabilité (en particulier grand livre général et comptabilité en devises), de la gestion et du contrôle de dépenses administratives, ainsi que de la maîtrise des coûts et du contrôle budgétaire ; avoir une solide connaissance des systèmes informatiques et des logiciels (tableurs, bases de données) standard ; une expérience de l'utilisation d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou d'un logiciel de banque électronique pour entreprises, de préférence Oracle EBS ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau III («intermédiaire») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : la connaissance d un ensemble spécifique de normes comptables (par exemple, les normes comptables internationales (IAS), les principes comptables généralement admis (GAAP), les normes internationales d information financière (IFRS) ou les IPSAS) ; l'expérience de la passation d'écritures comptables, de la tenue de livres-journaux, de la réalisation de recherches, de l'élaboration de rapports et de l'exécution de rapprochements au niveau du grand livre général ; une capacité à rédiger des documents de base et à contribuer à l élaboration de rapports ; une capacité à traiter de grandes quantités de données comptables dans le cadre des procédures de clôture mensuelle et de clôture d'exercice ainsi que de l'établissement des états financiers annuels ; une expérience de l utilisation d un système de planification des ressources d entreprise (ERP) ou d un logiciel de banque électronique pour entreprises ; la connaissance d un ensemble spécifique de normes comptables (par exemple, les normes internationales d information financière (IFRS) ou les IPSAS) ; une expérience dans le secteur bancaire ; une capacité à rédiger des documents de base et à contribuer à l élaboration de rapports

9 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion financière Veille à ce que toutes les opérations financières soient conformes aux normes et à la réglementation applicables à l OTAN. Prépare des entrées comptables, des autorisations de dépenses, des paiements bancaires, des factures à émettre, des placements de fonds et des quittances, en vérifiant les justificatifs nécessaires. Contrôle les divers postes budgétaires et vérifie les demandes de liquidation et d ordonnancement des dépenses correspondantes. Suit l exécution du budget. Assure le suivi des montants à recevoir et en rend compte. Suit les besoins de trésorerie et de devises, contrôle les échéances des dépôts à terme et fournit des informations sur les achats et les placements y afférents. Contribue à la clôture mensuelle ou trimestrielle des comptes. Contribue à l établissement des états financiers et des rapports ponctuels sur les fonds d affectation spéciale. Dans la Section Exécution du budget et information financière, au sein de l Unité Missions, contrôle les états de frais de mission ainsi que les justificatifs s y rapportant et calcule le montant des frais de mission et des indemnités journalières dont le paiement peut être autorisé. Développement de l expertise Contribue à l établissement de documents à caractère financier, comptable, ou budgétaire, y compris des tableaux de statistiques et les états financiers, concernant le SI, d autres organismes OTAN et les fonds d affectation spéciale. Traite les opérations et les demandes relatives à l exécution du budget, à la comptabilité et au compte rendu généraux, à la comptabilité des immobilisations, à l information financière, à la comptabilité de projet, aux montants à payer, aux montants à recevoir, aux produits, aux charges, aux flux de trésorerie, aux placements financiers et aux déclarations fiscales, en fonction de la section d affectation. Entretient et développe sa connaissance des IPSAS. Gestion de l information Contribue à l élaboration de documents à caractère administratif, budgétaire ou comptable pour approbation par le/la chef de la Section, et apporte notamment des contributions aux documents clés tels que les rapports financiers. Contribue à la bonne circulation de l information au sein de l équipe. Classe et archive les documents comptables et budgétaires, ainsi que les documents de référence, les rapports et la correspondance. Gestion des connaissances Veille à entrer des données correctes dans les systèmes et bases de données budgétaires et comptables et à se conformer aux procédures internes et aux normes applicables. Procède à des vérifications croisées avec d'autres membres de son équipe. Dans la Section Exécution du budget et information financière, au sein de l Unité Missions, exécute les calculs requis pour déterminer le mode de transport le plus rapide et le plus économique. Efficacité organisationnelle Gère un planning optimisé pour les paiements, la facturation, la perception des montants à recevoir et les approbations, en s efforçant de trouver l équilibre voulu entre les intérêts des diverses parties prenantes. Fait remonter les informations et formule des propositions afin de contribuer à l optimisation des procédures au sein de l OFC. Propose des modifications susceptibles d être apportées aux procédures, lorsqu il y a lieu. Peut être appelé(e), si nécessaire, à assurer le soutien administratif et le secrétariat de gestionnaires et à apporter son aide dans d autres sections et unités de l OFC

10 Gestion des personnes Apporte son concours dans le cadre de la transition et de la préparation à l ERP, au nouveau Siège et au Bureau des services mutualisés (OSS), et prend part aux formations nécessaires. Veille à ce que les principes déontologiques et les intérêts de l Organisation soient respectés. Aide à la formation du personnel aux politiques et procédures applicables. Gestion des parties prenantes Forge et entretient des relations de travail efficaces au sein de l OFC, avec les interlocuteurs de l OTAN pour les activités bancaires et de placement, ainsi qu avec les autres divisions ; contribue aux procédures budgétaires, administratives et financières de manière à assurer efficacité et respect des délais à l appui de leurs activités. Conserve la confiance des clients en tenant les échéances fixées, en prêtant attention aux détails, et en préservant la confidentialité lorsqu il y a lieu. Assure la liaison nécessaire avec les divisions/bureaux indépendants ainsi que les autres titulaires de budget pour faire en sorte que le budget soit exécuté correctement et en temps utile, que les opérations et le compte rendu soient exacts, et que les normes applicables à l OTAN ainsi que les meilleures pratiques soient respectées. Dans la Section Exécution du budget et information financière, au sein de l Unité Missions, gère les relations avec l agence de voyage, les compagnies aériennes et les sociétés hôtelières, selon les besoins. Planification et exécution Peut être appelé(e) à superviser et à contrôler le travail d un(e) ou deux commis(es) ou agents temporaires afin de s assurer que les tâches sont exécutées dans les délais voulus et en conformité avec la réglementation de l Organisation, et que les contrôles appropriés sont en place et appliqués, et en particulier que les rapprochements sont effectués et que la séparation des tâches est dûment observée. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève de l assistant(e) principal(e), lui-même/elle-même placé(e) sous l autorité du/de la chef de la Section Exécution du budget et information financière ou du/de la chef de la Section Trésorerie. Il/Elle fait partie d une équipe et peut être appelé(e) à superviser le travail d un(e) ou de deux commis(es), ainsi qu à assurer la liaison nécessaire avec d autres divisions/bureaux indépendants du SI et avec les agences. Le/La titulaire peut être amené(e) à remplacer l assistant(e) principal(e) de l Unité en son absence. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet

11 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Clarté et précision Souci du service au client Empathie Flexibilité Initiative Compréhension organisationnelle Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément au Règlement du personnel civil de l'otan, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. NOTE (applicable au poste de grade B.3/B.4) : Les personnes retenues pour des postes à grades jumelés seront nommées au grade inférieur, quelles que soient leurs qualifications et leur expérience antérieures. Toutefois, un agent en fonction peut être nommé directement au grade supérieur dans certaines circonstances spécifiques, définies dans la directive du Secrétariat international sur les postes à grades jumelés. Le passage au grade supérieur n'est pas automatique. Au moins trois années de service sont requises (deux ans pour un poste A.1/A.2) avant qu'une promotion puisse être envisagée

12 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien 8. INFORMATIONS CONCERNANT LE POSTE DE COMMIS(E) EN CHEF, DE GRADE B.3 Le/La commis(e) en chef, de grade B.3, apporte un soutien au/à la chef d'équipe (comptabilité clients) dans le domaine financier. Il/Elle est chargé(e) de l'exécution d'opérations budgétaires, du paiement de factures, de la comptabilité en devises, de la perception et du suivi des montants à recevoir, ainsi que des opérations et contrôles connexes en rapport avec le budget civil et d'autres budgets OTAN. Le/La titulaire fait partie d'un groupe de trois personnes dont le fonctionnement nécessite bonne communication et travail en équipe. L'expérience de la comptabilité bancaire, de la maîtrise des coûts, du contrôle budgétaire et de l utilisation d un système de planification des ressources d entreprise (ERP) est un acquis essentiel, de même que la capacité d'exécuter les tâches suivant une logique comptable. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac