Logiciel Permanent Plans de prévention. Manuel utilisateur Logiciel Permanent V2.0. Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.

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1 Logiciel Permanent Plans de prévention Manuel utilisateur Logiciel Permanent V2.0 Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai /67

2 Sommaire I- Avant de commencer I-1. PRÉAMBULE I-2. LEXIQUE I-2.1. Glossaire des termes utilisés pour décrire l application I Arborescence I Barre de navigation horizontale I Barre de navigation verticale I Boîte de dialogue I Bouton d action I Bouton radio I Case à cocher I Icône I Lien hypertexte I Menu déroulant I Page écran ou écran I Onglet I Symbole I-2.2. Vocabulaire utilisé dans le logiciel I Plan de prévention I Opération I Entreprise utilisatrice I Entreprise extérieure I Inspection commune I Prestation I Situation de travail I Risque de l interférence I Mesures de prévention I Bases de données I Planches de formation I-2.3. Légende I-3. PRÉSENTATION DE L AIDE I-3.1. Manuel I-3.2. Contacts I-3.3. Lettres des risques professionnels Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai /67

3 II- Prise en main II-1. LES ZONES D AFFICHAGE ÉCRAN ET LES MENUS II-2. DÉMARRAGE ET ARRÊT DE L APPLICATION II-2.1. Démarrage de l application II Lancement du Logiciel Permanent II Identification II Motifs d utilisation II-2.2. Arrêt du Logiciel Permanent II-2.3. Mise à jour du logiciel et sauvegarde des données II Mise à jour II Sauvegarde/restauration des données saisies II-3. GESTION DES UTILISATEURS II-3.1. Paramétrage des profils utilisateurs II-3.2. Les 4 droits d utilisateurs II Administrateur (ADMINISTRATION) II Création, modification avec pouvoir (CMAP) II Création, modification sans pouvoir (CMSP) II Consultation (CONSULTATION) II-4. GESTION DE MON PROFIL II-5. SÉLECTION DE TEXTES II-5.1. À partir de la barre de navigation horizontale II-5.2. À chaque étape de réalisation d un plan de prévention III- Réaliser un plan de Prévention III-1. BASES DE DONNÉES III-1.1. Entreprises utilisatrices/entreprises extérieures III Paramétrer les entreprises III Paramétrer les «responsables» III-1.2. Base Prestations/Situations/Risques/Mesures III Paramétrer la liste des «Prestations» III Paramétrer des «Situations» III Paramétrer des «Risques» III Paramétrage des «Mesures de prévention» III-1.3. Documents remis III-1.4. Organisation du commandement III-1.5. Équipements soumis à vérification périodique ou autorisation de conduite III-1.6. Postes soumis à habilitation III-1.7. Possibilités d accès aux locaux sociaux III-1.8. Affichages III-1.9. Sauvegarde de vos bases de données (XML) Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai /67

4 III Lier des documents au plan de prévention III Lier des documents à la base de données III Lier des documents au plan de prévention courant III-2. GÉRER LES PLANS DE PRÉVENTION III-2.1. Créer un plan de prévention III Créer un plan de prévention initial III Créer un avenant au plan de prévention III-2.2. Copier mes plans de prévention III-2.3. Imprimer un plan de prévention III Sélectionner des rubriques à imprimer III Saisir des renseignements facultatifs III Visualiser et imprimer III Synthèse des documents liés au plan de prévention III-3. IDENTIFICATION DU PLAN (ÉTAPE 1) III-3.1. Numéro du plan III Numéro du plan de prévention initial III Numéro de l avenant III-3.2. Lieu de l opération III-4. INTERVENANTS (ÉTAPE 2) III-4.1. Ajouter/modifier une fiche «entreprise» III-4.2. Supprimer une fiche «entreprise» III-5. OPÉRATION (ÉTAPE 3) III-5.1. Entreprises participant à l inspection commune III-5.2. Risques et mesures de prévention III Liste de prestations III Situations de travail/risques/mesures de prévention III-5.3. Visite initiale III-6. MANAGEMENT DE LA SÉCURITÉ (ÉTAPE 4) III-6.1. Documents remis aux responsables des entreprises extérieures III-6.2. Rapports de vérification des équipements de travail III-6.3. Autorisations de conduite et habilitations III-6.4. Affichages III-6.5. Organisation du commandement III-6.6. Travailleurs isolés III-6.7. Postes à surveillance médicale particulière III-6.8. Locaux sociaux mis à la disposition des entreprises extérieures III-7. SIGNATURE (ÉTAPE 5) III-8. SUIVI DE L OPÉRATION (ÉTAPE 6) III-8.1. Début des travaux III-8.2. Au démarrage des travaux Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai /67

5 III-8.3. Changement dans l effectif d une entreprise III-8.4. Nouvelle entreprise III-8.5. Observations suite à des remarques, des visites inopinées ou programmées III-8.6. Fin des travaux III-9. PLANCHES DE FORMATION Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai /67

6 I- Avant de commencer Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

7 I-1. Préambule Le Logiciel Permanent Plans de prévention permet d élaborer des plans conformes au décret du 20 février 1992 fixant les prescriptions particulières d hygiène et de sécurité applicables aux travaux effectués dans un établissement par une entreprise extérieure (Voir C. trav., art. R à R ) tout en optimisant leur réalisation. Au-delà de la stricte réalisation des plans de prévention, ce Logiciel permet d enrichir, de personnaliser et de partager une base de données regroupant : - les entreprises utilisatrices et les entreprises extérieures, - les prestations et les situations de travail, risques et mesures correspondantes, - les documents remis aux entreprises extérieures, - les équipements soumis à vérification ou habilitation de conduite, - les postes soumis à habilitation, - les affichages obligatoires, - les organisations du commandement, - les accès aux locaux sociaux. Le logiciel est composé de plusieurs outils pratiques : - une liste des 15 prestations les plus courantes intégralement pré-remplies, - des liens vers une SÉLECTION DE TEXTES RÉGLEMENTAIRES, - un éditeur de PLANS DE PRÉVENTION sous format Acrobat, PLANCHES DE FORMATION illustrées sur les risques et mesures de prévention. Le logiciel propose également 4 profils d utilisateurs avec des droits d accès différents (Administrateur, «création, modification avec pouvoir», «création, modification sans pouvoir» et consultation). Il est conseillé de définir certains points dès le départ, en fonction de votre organisation : - la numérotation des plans de prévention, - le nommage des entreprises extérieures et des entreprises utilisatrices, - le nommage des prestations et de leurs composantes, - la répartition des différents profils. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

8 I-2. Lexique I-2.1. Glossaire des termes utilisés pour décrire l application I Arborescence Structure d informations organisées de manière hiérarchique et dont la représentation graphique ressemble à un arbre avec ses branches. I Barre de navigation horizontale Espace situé en haut de l écran constitué d onglets et de menus déroulants. I Barre de navigation verticale Espace situé à gauche de l écran constitué de liens hypertextes représentant les étapes et sous-étapes qui conduisent à la réalisation des plans de prévention. I Boîte de dialogue Fenêtre permettant de dialoguer avec l utilisateur. Une boîte de dialogue peut contenir des champs de saisie, des cases à cocher et des boutons d action. I Bouton d action Image cliquable en forme de bouton. Un clic sur le bouton lance une action. Par exemple, un clic sur valide les données saisies. I Bouton radio Petit cercle cliquable permettant de sélectionner une option (et une seule). La sélection d une option ne lance pas l action. Il faut valider ensuite. bouton sélectionné bouton non sélectionné. I Case à cocher Petit carré cliquable permettant de sélectionner une ou plusieurs options. La sélection d une option ne lance pas l action. Il faut valider son choix ensuite. case cochée case non cochée I Icône Image symbole qui se comprend intuitivement. Certaines images sont cliquables et lancent des actions. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

9 I Lien hypertexte Pointeur sur une page HTML permettant d accéder par un simple clic à une autre page HTML. Par exemple, les liens des étapes de l évaluation situés dans la barre de navigation verticale. I Menu déroulant Liste dans laquelle vous pouvez choisir un élément. Pour dérouler le menu proposé : Un clic sur un élément de la liste lance une action. I Page écran ou écran Une page écran (ou écran) correspond à la partie de document située au centre de l écran, éventuellement consultable par l intermédiaire d un curseur horizontal ou vertical. I Onglet Forme géométrique de type intercalaire permettant de changer de page au sein d une même action. I Symbole Caractère spécial donnant une information sur l activation ou le traitement d un lien. I-2.2. Vocabulaire utilisé dans le logiciel I Plan de prévention Document écrit établi, avant le commencement de l Opération, par l ensemble des chefs d Entreprise utilisatrice et d Entreprises extérieures. Destiné à recenser l ensemble des mesures prises ou prévues à tous les stades de l activité dans l entreprise en vue d éviter ou de diminuer les risques professionnels liés à la coactivité. La réalisation d un plan de prévention est obligatoire dans certains cas (v. SÉLECTION DE TEXTES \ Opérations concernées). Dans tous les cas, le plan de prévention doit être mis à jour lorsque la coordination effectuée pendant l exécution des travaux en fait apparaître la nécessité. I Opération Il s agit soit d une prestation, soit d un ensemble de prestations de services ou des travaux assurés par une ou des Entreprises extérieures en vue de concourir à un même objectif. Cette opération peut donc faire l objet d un ou plusieurs contrats, et Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

10 n est pas soumise à une exigence de «globalité technique» ou à l existence d un seul «donneur d ordre». I Entreprise utilisatrice Entreprise d accueil où l opération est effectuée par du personnel appartenant à d autres entreprises, lorsque ce personnel n est pas complètement sous sa direction (le travail temporaire est exclu), qu il y ait ou non une relation contractuelle avec les entreprises extérieures intervenantes ou sous-traitantes. L entreprise utilisatrice n est pas obligatoirement propriétaire des lieux, mais peut être «locataire», «exploitante ou gestionnaire». I Entreprise extérieure Toute entreprise juridiquement indépendante de l entreprise utilisatrice amenée à faire travailler son personnel ponctuellement ou en permanence dans les locaux d une autre entreprise utilisatrice, qu il y ait ou non une relation contractuelle entre l entreprise utilisatrice et cette entreprise. Cette entreprise extérieure peut être une entreprise intervenante ou une entreprise sous-traitante. I Inspection commune Inspection des lieux de travail, des installations qui s y trouvent et, des matériels éventuellement mis à disposition de la ou, des Entreprises extérieures. Elle est réalisée préalablement à l exécution de l Opération en présence des chefs de l Entreprise utilisatrice et des Entreprises extérieures ; elle est renouvelée en cas de recours à de nouveaux sous-traitants. Au cours de cette inspection, le chef de l Entreprise utilisatrice délimite le secteur de l intervention des Entreprises extérieures, matérialise les zones de ce secteur qui peuvent présenter des dangers pour leur personnel et indique les voies de circulation que pourront emprunter ce personnel, ainsi que les véhicules et engins de toute nature appartenant aux entreprises extérieures. Sont également définies les voies d accès du personnel de ces entreprises aux locaux et installations. I Prestation Travaux et/ou prestations de services. I Situation de travail Composante de la Prestation. Les Situations de travail peuvent être normales (Accès ) ou exceptionnelles (Accident ). I Risque de l interférence Composante de la Situation de travail ; elle permet de lister les risques inhérents à la co-activité. I Mesures de prévention Composantes du Risque de l interférence, les Mesures de prévention décrivent les mesures envisagées pour réduire, voire supprimer, un risque de l interférence. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

11 I Bases de données Il existe 8 bases de données référentielles qui permettent de vous aider à établir vos plans de prévention. I Planches de formation Supports pédagogiques illustrés à partir des 15 Situations de travail et accessible à partir de l onglet PLANCHES DE FORMATION. I-2.3. Légende Vous êtes accompagné tout au long de la démarche de réalisation du Plan de prévention : - par l icône six étapes : - par la modification des liens de la barre de navigation verticale : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

12 I-3. Présentation de l aide Votre Logiciel Permanent contient une aide en ligne accessible dans la barre de navigation horizontale. I-3.1. Manuel Ce manuel vous guide dans l utilisation du logiciel et vous apporte des informations qualitatives et des conseils afin de réaliser vos plans de prévention de manière efficiente. Les informations indispensables à une bonne compréhension du logiciel sont marquées par des icônes d avertissement. Les conseils d utilisation du logiciel et d élaboration des plans de prévention sont mentionnés par des encadrés. I-3.2. Contacts L écran «Contacts» indique les coordonnées de nos services : Relations clientèle et Support technique. I-3.3. Lettres des risques professionnels Les lettres trimestrielles d actualité des risques professionnels, communes aux produits : Evaluation des risques et plans de prévention, vous informent : - des retours d expérience des acteurs de l évaluation et de la prévention des risques, - des évolutions fonctionnelles des logiciels, - de l actualité juridique des risques professionnels. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

13 II- Prise en main Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

14 II-1. Les zones d affichage écran et les menus Les différentes zones et menus de l écran sont décrites ci-dessous : Cette zone comporte 3 onglets : - «Sélection de textes» donne accès à la sélection de textes réglementaires sur les plans de prévention. - «Gestion de mon profil» permet d accéder à la gestion de votre profil. - «Gestion des utilisateurs» permet d accéder à la gestion des droits des différents profils d utilisateurs. Cette zone comporte 3 onglets : - «Plans de prévention» donne accès à la liste des plans de préventions que vous avez réalisés. - «Bases de données» permet d accéder à vos bases de données, ainsi qu aux fonctionnalités d import et d export de ces bases. - «Planches de formation» permet d accéder à l écran de sélection et d impression des planches de formation dessinées. Barre de navigation verticale. Pour réaliser un plan de prévention, suivez les 6 étapes. Pour passer d une étape à l autre cliquez sur les menus en accordéon de ces étapes puis sur les liens hypertextes de cette barre de navigation. Si cette barre ne s affiche pas dans son intégralité, cela peut être dû à l ouverture par défaut de barres d outils de votre navigateur Internet. Pour résoudre ce problème et afficher l application en plein écran, il est conseillé de les masquer puis de Cliquez sur F 11. Vous pouvez remplir votre plan de prévention dans l ordre que vous voulez. Suivre les étapes chronologiques vous permet d éviter d oublier de traiter l un des points. Le chemin contextuel vous rappelle où vous vous trouvez. Zone de saisie ou de consultation : zone principale de l écran où s affichent la réalisation de votre plan et la consultation des documents générés. Le menu déroulant «Aide» Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

15 II-2. Démarrage et arrêt de l application II-2.1. Démarrage de l application II Lancement du Logiciel Permanent Lors de la première utilisation, il est conseillé de vous reporter au manuel d installation. Pour les utilisations ultérieures, selon votre installation, cliquez sur l icône du bureau ou bien, à partir du «Menu démarrer» de votre ordinateur, en accédant au dossier des produits des Editions Législatives. II Identification Saisir votre login, le mot de passe correspondant et cliquez sur «Valider». Seuls les utilisateurs de droit «Administrateur» pourront se connecter lors d une première utilisation, ce sont eux qui géreront ensuite les «login», mots de passe et profils des autres utilisateurs (cf. II Paramétrage des profils utilisateurs). II Motifs d utilisation Les droits associés au motif d utilisation sélectionné sont activés (cf. II Les 4 droits d utilisateurs). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

16 II-2.2. Arrêt du Logiciel Permanent Pour sortir de l application, il vous suffit de fermer votre navigateur. II-2.3. données Mise à jour du logiciel et sauvegarde des II Mise à jour Vous recevrez une fois par an un CD-Rom de mise à jour du logiciel. La mise à jour pourra comporter plusieurs éléments : - actualisation de la SÉLECTION DE TEXTES, - mise à jour de certaines données de la base de données, - évolution et création de fonctionnalités Les mises à jour et les fonctionnalités du Logiciel Plans de prévention seront présentées et détaillées dans la lettre trimestrielle d actualité contenue dans votre abonnement. II Sauvegarde/restauration des données saisies Vous avez la possibilité de sauvegarder l ensemble des données du logiciel, à savoir vos plans de prévention, ainsi que la base de données référentielles. Cette fonction de sauvegarde vous permet de restaurer l ensemble des vos données suite à une altération du système ou du disque dur sur lequel est installé le Logiciel Permanent. Pour cela, utiliser le module de Back Up accessible à partir du «Menu démarrer» de votre ordinateur. Cliquez sur «Programmes», accédez à votre dossier des produits des Editions Législatives, puis sélectionnez l outil de diagnostic. Cliquez sur l onglet «Sauvegarder/restauration» et sélectionner «Logiciel Permanent». - Pour sauvegarder, cliquer sur «Sauvegarder», - Pour restaurer, cliquer sur «Restaurer». Une fenêtre s ouvre et vous permet d aller chercher votre sauvegarde dans vos dossiers. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

17 Avant de lancer l installation d une nouvelle version de votre logiciel, pensez à sauvegarder vos données et à ne pas désinstaller la version en cours avant la fin de l installation de votre mise à jour. Cette fonction de sauvegarde globale ne doit pas être confondue avec la sauvegarde des seules bases de données référentielles qui peuvent être effectuées dans les conditions prévues au III Sauvegarde de vos bases de données (XML). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

18 II-3. Gestion des utilisateurs Deux onglets situés en haut à droite de l écran dans la barre horizontale de navigation, permettent de gérer votre profil et celui des autres utilisateurs. II-3.1. Paramétrage des profils utilisateurs Pour accéder à la liste des utilisateurs du logiciel, cliquez sur l onglet «Gestion des utilisateurs». Créer un nouvel utilisateur : cliquez sur le lien «Nouvel utilisateur». Les informations relatives à l utilisateur peuvent être modifiées à tout moment par l administrateur et par l intéressé lui-même. En revanche, seul l administrateur peut définir les «Droits» (cf. II Paramétrage des profils utilisateurs, ci-après). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

19 Modifier/supprimer la fiche d un utilisateur : cliquez sur le «login» de l utilisateur. Les champs sont ouverts à la saisie pour modification et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche courante. II-3.2. Les 4 droits d utilisateurs II Administrateur (ADMINISTRATION) Ce droit permet de modifier les bases de données, de créer, modifier et imprimer des plans de prévention, imprimer des planches de formation, ainsi que de définir les autres utilisateurs du Logiciel Permanent (ex. dirigeant, responsable de sécurité, responsable informatique ). II Création, modification avec pouvoir (CMAP) Ce droit permet de modifier les bases de données, de créer, modifier et imprimer les plans de prévention ainsi que d imprimer les planches de formation (ex. responsable ou technicien de sécurité). II Création, modification sans pouvoir (CMSP) Ce droit permet seulement de créer, modifier et imprimer les plans de prévention ainsi que d imprimer les planches de formation (ex. correspondants «sécurité», responsable des services généraux ou tout autre utilisateur interne d entreprises extérieures ). Ce profil permet de réaliser des plans de prévention en utilisant les bases de données référentielles sans pouvoir les modifier. Il permet donc, moyennant une formation rapide, de faire réaliser des plans de prévention directement par les personnes qui utilisent des entreprises extérieures au sein de vos entreprises. II Consultation (CONSULTATION) Ces droits permettent de consulter et imprimer les plans de prévention et les planches de formation (ex. CHSCT, responsables des entreprises extérieures ). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

20 II-4. Gestion de mon profil L onglet «Gestion de mon profil» permet de gérer en autonomie vos nom, numéro de téléphone, fonction, «login» et mot de passe ; ces informations sont ouvertes à la saisie. Il faut en revanche cliquer sur le lien «Modification de mon mot de passe» pour modifier votre mot de passe. De plus, votre groupe d appartenance en terme de droit d utilisateur (Administration, CMAP, CMSP, Consultation) est défini par l administrateur. La date et le motif de la connexion sont également indiqués. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

21 II-5. Sélection de textes Nous attirons votre attention sur le fait que la sélection de textes du Logiciel est non exhaustive par définition. Les textes sont accessibles de deux façons. II-5.1. À partir de la barre de navigation horizontale La sélection est ventilée dans les trois onglets suivants : Opérations concernées : contient les textes qui définissent les opérations concernées par les plans de prévention ; Règles générales : contient les textes qui fixent les règles générales applicables aux plans de prévention ; Règles spécifiques : contient les textes qui fixent les règles spécifiques : - Aux opérations de chargement et de déchargement effectuées par une entreprise extérieure pour tout secteur d activité ; - Au secteur construction et réparation navale ; - Au secteur agricole. II-5.2. À chaque étape de réalisation d un plan de prévention Une sélection de textes très ciblée est également accessible en cours d étape de réalisation des plans de prévention. Il vous suffit de cliquer sur son lien. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

22 III- Réaliser un plan de Prévention Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

23 III-1. Bases de données Lors de la construction de vos plans de prévention, vous pouvez saisir des informations spécifiques au plan en cours. Mais afin de vous faciliter la démarche, certains champs peuvent être complétés grâce au menu déroulant des Bases de données référentielles. Les éléments de ces bases sont les suivants ; pour les adapter à votre réalité terrain, cliquer sur le lien correspondant. Les paragraphes qui suivent vous montrent comment adapter ces bases de données, déjà complétées par les Éditions Législatives. Elles doivent «coller» au maximum à la réalité de votre entreprise. Les informations qu elles contiennent par défaut ne sont là que pour vous aider à structurer votre démarche. N hésitez donc pas à supprimer, modifier nos informations pour ajouter celles qui sont propres à votre entreprise. NB : Dans tous les cas, les modifications que vous apportez aux bases de données proposées par les Éditions Législatives sont irréversibles ; c est pourquoi il est conseillé, avant toute intervention dans celles-ci, d en faire une sauvegarde en utilisant la fonction d export XML (cf. III Sauvegarde de vos bases de données (XML). Si certaines informations sont très spécifiques à un plan de prévention et ne seront pas réutilisées, il est alors préférable de modifier ces informations directement dans le plan de prévention plutôt que d alourdir les bases de données. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

24 III-1.1. Entreprises utilisatrices/entreprises extérieures Cette base de données permet de stocker des informations sur les Entreprises utilisatrices et extérieures (III-1.1.), ainsi que sur leur(s) responsable(s) (III-1.2.). III Paramétrer les entreprises Les entreprises utilisatrices et les entreprises extérieures sont volontairement rattachées à la même base de données car une entreprise utilisatrice peut devenir une entreprise extérieure au sein d un même groupe et réciproquement. Ajouter une entreprise : Cliquez sur le lien «Ajouter une entreprise». La fiche «entreprise» permet de renseigner les champs ci-dessous (l astérisque indique que l information est obligatoire). Modifier une fiche «entreprise» : Cliquez sur son intitulé, les champs de la fiche sont ouverts à la saisie. Supprimer une fiche «entreprise» : Cliquez sur le bouton «Supprimer». Les fiches se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

25 III Paramétrer les «responsables» En bas de la fiche «Entreprise», un lien «Ajouter un responsable» (v. illustration précédente), permet de créer autant de responsables que nécessaire. Ajouter un Responsable : Cliquez sur le lien «Ajouter un responsable». La fiche «Responsable» permet de renseigner les champs ci-dessous (l astérisque indique que l information est obligatoire). Modifier une fiche «Responsable» : Cliquez sur le nom d un «responsable», les champs de sa fiche sont ouverts à la saisie. Supprimer une fiche «Responsable» : Cliquez sur le bouton «Supprimer». Les fiches «Responsable» permettent de stocker les noms des responsables. Cependant, de manière marginale il est possible d y intégrer d autres personnes (bénéficiaires d autorisation ou d habilitation, travailleurs isolés, faisant l objet d une surveillance médicale spéciale ou signataire du plan de prévention). Mais attention de ne pas encombrer votre base de données des «responsables». III-1.2. Base Prestations/Situations/Risques/Mesures Cette base de données permet d accéder successivement aux Prestations, aux Situations de travail, aux Risques de l interférence et aux Mesures de prévention. III Paramétrer la liste des «Prestations» Des fonctions permettent de modifier, ajouter, copier ou supprimer des prestations. Ajouter/copier une prestation Ajouter : Cliquez sur «Ajouter une prestation». L écran reproduit ci-après permet de créer autant de prestations que nécessaire. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

26 Copier : cliquez sur le lien «Copier». L écran reproduit ci-après permet de modifier l intitulé de la prestation. Modifier/supprimer une prestation Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : Cliquez sur l élément à modifier, les champs de la fiche sont ouverts à la saisie. Supprimer la «Prestation» courante : Cliquez sur le bouton «Supprimer». Les prestations se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise) où une même prestation peut présenter une arborescence «Situations de travail/risques/mesures de prévention» différente suivant les sites. III Paramétrer des «Situations» Des fonctions vous permettent d ajouter, modifier ou supprimer des situations à partir de l écran «Prestations». Ajouter une situation Cliquez sur le lien «Ajouter une situation» en bas de l écran «Prestations». Modifier/supprimer une situation Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

27 Modifier : L intitulé de la situation est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer la «Situation» courante : Cliquez sur le bouton «Supprimer». III Paramétrer des «Risques» Des fonctions vous permettent d ajouter, modifier ou supprimer des risques liés à l interférence entre plusieurs activités à partir de l écran «Situation». Ajouter un risque Cliquez sur le lien «Ajouter un risque» en bas de l écran de la «Situation». Modifier/supprimer un risque Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : L intitulé du risque est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer le «Risque» courant : Cliquez sur «Supprimer». III Paramétrage des «Mesures de prévention» Des fonctions permettent d ajouter, modifier ou supprimer des mesures de prévention, à partir de l écran «Risque». Ajouter une mesure de prévention Cliquez sur «Ajouter une mesure» en bas de l écran du «Risque». Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

28 Modifier/supprimer une mesure de pr évention Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : L intitulé de la mesure est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer la «Mesure» courante : Cliquez sur «Supprimer». III-1.3. Documents remis Des fonctions permettent d ajouter, de modifier ou de supprimer un document remis. Ajouter un document Cliquez sur le lien «Ajouter un document». Modifier/supprimer un document Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

29 Modifier : L intitulé du «document» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer le «document» courant : Cliquez sur «Supprimer». Les documents se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). III-1.4. Organisation du commandement Des fonctions permettent d ajouter, modifier ou de supprimer un détail de l organisation du commandement. Ajouter une «organisation du commandement» Cliquez sur le lien «Ajouter une organisation». Modifier/supprimer une «organisation du commandement» Cliquez sur l élément à modifier/supprimer, l écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : Le texte de «l organisation» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer «l organisation» courante : Cliquez sur «Supprimer». Les fiches d organisation de commandement se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

30 III-1.5. Équipements soumis à vérification périodique ou autorisation de conduite Des fonctions vous permettent d ajouter ou de supprimer des équipements soumis à vérification périodique ou à autorisation de conduite, voire d en modifier la liste. Ajouter un «équipement soumis à vérification» Cliquez sur «Ajouter un équipement». L écran reproduit ci-après permet de saisir le nom de «l équipement» et sa fréquence de vérification. Modifier/supprimer un «équipement soumis à vérification» Cliquez sur l élément à modifier/supprimer, l écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : l intitulé de «l équipement» ainsi que sa fréquence de vérification sont ouverts à la saisie pour modification. Supprimer «l équipement» courant : Cliquez sur «Supprimer». Les fiches d équipements se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

31 III-1.6. Postes soumis à habilitation Des fonctions permettent de compléter la liste des «postes soumis à habilitation», voire d en supprimer des composantes. Ajouter un «poste soumis à habilitation» Cliquez sur le lien «Ajouter un poste». Modifier/supprimer un «poste soumis à habilitation» Cliquez sur l intitulé du «poste» à modifier/supprimer. Modifier : L intitulé du «poste» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer le «Poste» courant : Cliquez sur «Supprimer». Les fiches de Postes se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). III-1.7. Possibilités d accès aux locaux sociaux Des fonctions vous permettent de modifier, de compléter la liste des «possibilités d accès aux locaux sociaux», voire de supprimer des possibilités. Ajouter une «possibilité d accès» Cliquez sur le lien «Ajouter un type d accès aux locaux sociaux». Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

32 Modifier/supprimer un «poste soumis à habilitation» Cliquez sur l intitulé de la «possibilité d accès» à modifier/supprimer. Modifier : L intitulé de la «possibilité d accès» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer «une possibilité d accès» courante : Cliquez sur «Supprimer». III-1.8. Affichages Des fonctions permettent de compléter la liste des types «d affichages», voire d en supprimer des composantes. Ajouter un «affichage» Cliquez sur le lien «Ajouter un affichage». L écran reproduit ci-après permet de saisir des informations concernant l affichage. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

33 Les types d affichages se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Modifier/supprimer un «affichage» Cliquez sur l intitulé de «l affichage» à modifier/supprimer. Modifier : L intitulé de «l affichage» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer un «affichage» courant : Cliquez sur «Supprimer». Il peut également être intéressant d enregistrer, dans la base de données référentielle, les informations affichées, elles-mêmes (adresses des CHSCT, lieu de l infirmerie, médecin du travail) afin de les faire figurer dans les plans de prévention. III-1.9. Sauvegarde de vos bases de données (XML) Les modifications effectuées dans vos bases de données sont irréversibles ; néanmoins, vous pouvez les sauvegarder en utilisant la fonction d export XML et les restaurer en cas de besoin. Cette fonction est accessible à partir des bases de données. Cette fonctionnalité est réservée à l administrateur et aux utilisateurs ayant le profil CMAP (Création, modification avec pouvoir) Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

34 Cette fonction de sauvegarde des bases de données vient en complément de la fonction de sauvegarde des données de l ensemble du Logiciel (cf. II Sauvegarde/restauration des données saisies). Pour sauvegarder : Export XML Cliquez sur le lien «Export XML», une fenêtre de téléchargement s ouvre et vous permet d ouvrir le fichier ou bien de l enregistrer sur votre disque. Optez plutôt pour l enregistrement. Le fichier sera stocké au format XML. Il est recommandé de ne pas modifier l archive et de la stocker directement sur une espace et de la nommer de manière à pouvoir la retrouver facilement (date, etc.). Un problème, indépendant de notre volonté, survient parfois lors de la sauvegarde : Internet Explorer enregistre le contenu HTML au lieu du document actif. Microsoft propose des solutions à l adresse suivante : Pour restaure r : Import XML Cliquez sur le lien «Import XML», puis cliquez sur «Parcourir» afin d accéder à l archive à restaurer, puis cliquez sur «Ouvrir», puis enfin cliquez sur «Valider». Attention, en restaurant des données anciennes, vous perdrez toutes les données saisies depuis votre dernier export XML. III Lier des documents au plan de prévention Des documents de type fichier texte, tableur ou photo peuvent être joints aux différents éléments composant les bases de données et dans les différentes rubriques permettant de réaliser le plan de prévention. III Lier des documents à la base de données Dans la base de données, vous avez la possibilité de lier des documents au sein des rubriques suivantes : - Entreprise utilisatrice et Entreprises extérieures, - Documents remis, - Equipements soumis à vérification périodique ou autorisation de conduite, - Postes soumis à habilitation, - Affichage. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

35 Pour lier un document Cliquez sur le bouton «Parcourir», Sélectionnez le document que vous souhaitez lier et cliquez sur le bouton «Valider». Pour supprimer un document lié Cliquez sur le lien supprimer, situé en face du document lié. III Lier des documents au plan de prévention courant Au sein du plan de prévention, il est possible de lier des documents au sein des rubriques suivantes : - Etape 1\Identification du plan\lieu de l opération\nature de l opération, - Etape 2\Intervenants\Entreprises extérieures, - Etape 3\Opération\Inspection commune, - Etape 4\Management de la sécurité\documents remis, - Etape 4\Management de la sécurité\rapports de vérification, - Etape 4\Management de la sécurité\autorisations, - Etape 4\Management de la sécurité\affichage, - Etape 4\Management de la sécurité\travailleurs isolés, - Etape 4\Management de la sécurité\surveillance médicale, - Etape 6\Suivi de l opération\début des travaux - Etape 6\Suivi de l opération\observation, - Etape 6\Suivi de l opération\fin des travaux. Les documents liés aux éléments de la base de données seront intégrés au plan de prévention lorsque ces derniers seront sélectionnés dans le plan de prévention. Pour lier un documen t Cliquez sur le bouton «Parcourir», en face du libellé «Fichier joint». Sélectionnez le document que vous souhaitez lier et cliquez sur le bouton «Valider». Pour supprimer un document lié Cliquez sur le lien supprimer, situé en face du document. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

36 III-2. Gérer les plans de prévention Pour accéder à la liste de vos plans de prévention, Cliquez sur l onglet «Plans de prévention» de la barre horizontale de navigation. L écran ci-contre apparaît : III-2.1. Créer un plan de prévention III Créer un plan de prévention initial. Cliquez sur le lien «Créer un nouveau plan de prévention». Pour plus de détail, cf. III-3 - Identification du plan (Étape 1). III Créer un avenant au plan de prévention. Pour gérer les événements nécessitant une mise à jour du plan de prévention, vous avez deux possibilités : - soit apporter les modifications dans le plan de prévention en cliquant sur les rubriques dont les champs sont modifiables en permanence (cf.iii-3 et s.) - soit créer un avenant qui ne reprendra que les ajouts ou suppressions apportées au plan initial. La création de l avenant ne sera possible que lorsque vous aurez édité une version terminée de votre plan de prévention initiale (cf. III Imprimer un plan de prévention) Pour créer un avenant : Cliquez sur «Créer un avenant» situé : - en haut de la barre verticale gauche Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

37 - sous chaque «Numéro» du plan (1) Les avenants créés se positionnent dans la «Liste des plans de prévention» sous le numéro du plan de prévention initial auquel ils sont rattachés (2). Le Pdf du plan de prévention initial et des avenants terminés est consultable en cliquant sur l icône positionnée en face de chacun d eux (3). Pour supprimer le plan de prévention initial et tous ces avenants : Cliquez sur l icône correspondante (4). Pour supprimer le dernier avenant : Cliquez sur l icône correspondante (5) L avenant ne reprend pas le plan de prévention initial, mais ne contient que ce qui a été modifié, à savoir les ajouts ou suppression de données. III-2.2. Copier mes plans de prévention Cliquez sur le lien «Copier» du plan correspondant. Un message d alerte vous demande de confirmer la copie. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

38 La fonction «copier» permet la copie intégrale des données du plan, à l exception de sa date qui devient la date du jour, ainsi que son numéro auquel on ajoute les mots «Copie de». Le plan numéro «1.01» devient le plan numéro «Copie de 1.01». Lorsque le plan de prévention contient des avenants, la fonction «copier» permet de copier le plan dans sa version consolidée. Le plan est ainsi mis à jour des modifications apportées par les avenants. III-2.3. Imprimer un plan de prévention Le lien «Impression», imprime le plan de prévention courant (son titre apparaît en orange haut de la barre verticale gauche). Cliquez sur «* Impression du plan». - Si vous n avez pas terminé votre plan de prévention : Cliquez sur «En cours» - Si vous avez terminé votre plan de prévention : Cliquez sur «Terminé». Toutes les modifications ultérieures devront faire l objet d un avenant. - Pour obtenir la version consolidée contenant les modifications apportées par les avenants : Cliquez sur «Consolidation» Dans tous les cas, une page apparaît proposant 3 choses : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

39 III Sélectionner des rubriques à imprimer La liste des rubriques qui regroupent l ensemble des données saisies au cours des 6 étapes de réalisation du plan de prévention ou de l avenant. Numéro du plan Entreprise utilisatrice Entreprises extérieures Inspection commune Risques et mesures de prévention Documents remis Rapports de vérification Autorisations Affichage Organisation Travailleurs isolés Surveillance médicale Locaux sociaux Signataires Début des travaux Au démarrage Changement d effectif Nouvelle entreprise Observations Fin des travaux Les rubriques ne contenant aucune information ne seront pas imprimées. Il n est donc pas nécessaire de les décocher. En revanche, toutes les informations saisies et intégrées dans le plan de prévention seront reprises et imprimées. Si vous souhaitez ne pas imprimer les rubriques incomplètes, décochez les cases correspondantes. Lors de l impression d un avenant, seules les rubriques ayant fait l objet d ajouts ou de suppressions pourront être imprimées. III Saisir des renseignements facultatifs En bas de la liste des 21 rubriques, vous avez la possibilité d enrichir le plan de prévention d informations facultatives, à savoir d insérer le logo (format GIF ou JPEG), le titre du plan de prévention, le nom de l émetteur et la référence du plan. Par défaut, le nom de l émetteur sera celui de l utilisateur logué lors de la création du plan de prévention initial. Vous pouvez le modifier en sélectionnant, dans le menu déroulant, un autre nom d utilisateur. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai /67

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