BRACED Fund Manager Questions fréquemment posées

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1 Ces questions fréquemment posées et leurs réponses seront mises à jour chaque mois. Les nouvelles questions fréquemment posées seront surlignées dans le présent document et reprises dans la mise à jour mensuelle du bulletin du FM. Toute nouvelle question doit être envoyée à l'adresse électronique de BRACED : go-fmbraced@kpmg.com Directives pour la gestion des subventions Section 4 : Gestion financière Nouvelles questions, avril 2015 Q: Est-ce que la section 4.5 des Directives pour la gestion des subventions: Écarts et changements dans le budget du projet fait référence à la ligne de budget ou poste budgétaire? Section 4.5 fait incorrectement référence à la ligne de budget. Conformément à notre politique, il s agit ici de références à des postes budgétaires. Q: Dans certains cas, est-il obligatoire pour les fonctionnaires gouvernementaux d être payés pour indemnités de session. S il y a une prévue documentée, est-ce acceptable? Les directives pour la gestion des subventions stipule que indemnités versées au personnel et membres du comité pour assister à des réunions est un exemple d une indemnité n étant pas remboursable. La position de DFID est qu aucune indemnité de session n est remboursable sauf dans des circonstances où cette dépense a été vérifiée par une lettre de l ONG et confirmée par le bureau de DFID dans le pays en question. Ces dépenses ne seront permises que dans ce type de circonstance. Voir section 4.6: Coûts remboursables et non remboursables Q: Est-ce qu un changement dans les montants alloués aux partenaires constitue un changement au budget? Si les activités générales du projet ne sont pas affectées et que le budget est simplement réaffecté entre les partenaires existants, alors ceci n est pas considéré comme un changement au budget et il n est pas nécessaire d obtenir une autorisation; néanmoins, le Gestionnaire de Fonds souhaite recevoir un budget révisé montrant les changements aux allocations entre les partenaires afin de permettre une analyse et un compte rendu précis. S il y a des changements importants à la manière dont laquelle les partenaires sont employés et en particulier si de nouveaux partenaires sont ajoutés ou des partenaires existants/proposés sont retirés, alors le gestionnaire de fonds doit être notifié. Q : Quel est l'écart autorisé par rapport au budget? L'IP ne doit pas engager de dépenses dépassant de plus de 10 % les rubriques du budget (pour l'ensemble de la durée de la subvention) sans approbation préalable. Des redistributions entre les lignes de budget portant sur moins de 10 % (à la fin de la subvention) sont autorisées sans approbation préalable pourvu que le total du budget ne soit pas dépassé et qu'il n'y ait aucun changement non approuvé dans les activités ou résultats. Cela signifie que des écarts supérieurs à 10 % des rubriques cumulées du budget sont admis, pourvu que l'écart ne dépasse pas 10 % de la rubrique de budget en fin de subvention. Voir section 4.5 : Écarts et changements par rapport au budget du projet à la page 12 des Directives pour la gestion Q : Tous les frais journaliers sont-ils non remboursables? De nombreuses organisations utilisent la dénomination frais journaliers pour rembourser les frais de déplacement et de séjour afin de simplifier l'administration et de donner plus de choix. Toutefois, les faiblesses constatées dans l'élaboration des politiques et le contrôle des dépenses peuvent parfois poser des problèmes, voire perturber la gestion des ressources humaines ou déboucher sur des fraudes et des abus de la part du personnel. C'est la raison pour laquelle le DFID n'autorise pas les frais journaliers de 1

2 façon générale. Les IP doivent adopter et mettre en œuvre des politiques équitables, transparentes et efficaces prévoyant une rémunération adéquate pour les déplacements liés au travail, sans pour autant créer d'incitations négatives. À cet effet, les Directives pour la gestion des subventions ont été modifiées de la façon suivante : les frais non remboursables comprennent «les frais journaliers englobant les frais de déplacement et de séjour. Les frais d'hébergement (hôtel) doivent être facturés comme frais réels. (Les allocations journalières - per diem - qui ne portent que sur de petits montants, par exemple pour la subsistance quotidienne ou autres indemnités appropriées, seront autorisées)» Dans les limites du budget, tous les frais doivent être aussi détaillés que possible mais nous comprenons que cela ne soit pas toujours possible. Les allocations journalières pouvant être qualifiées de frais de subsistance ou indemnités doivent être libellées de cette façon. Toute allocation journalière donnant à l'utilisateur la discrétion de dépenser sans indication de l'utilisation faite des ressources n'est pas remboursable. Voir section 4.6 : Frais remboursables et non remboursables aux pages 13 et 14 des Directives pour la gestion des subventions. Q : Les originaux des reçus doivent-ils être remis ou des copies au scanner sont-elles acceptables? Le FM attend des IP et de leurs sous-bénéficiaires qu'ils leur donnent accès à tous les originaux des reçus. Nous ne demandons pas aux IP de conserver les originaux des reçus des sous-bénéficiaires mais de faire en sorte qu'ils soient accessibles sur demande, par exemple lors d'un audit. Pour les rapports généraux ou pour répondre aux demandes de routine du FM, les copies au scanner des reçus sont normalement suffisantes. Voir section 4.7 : Documentation justificative à la page 14 des Directives pour la gestion Q : Que faire si aucun reçu n'est délivré pour une dépense? Nous comprenons qu'il est parfois difficile d'obtenir un reçu au niveau local pour certaines dépenses, par exemple dans des endroits éloignés. Les reçus élaborés soi-même sont dans ce cas acceptables. Les dépenses doivent être documentées conformément aux procédures des IP. Le FM peut remettre en question le caractère approprié des reçus élaborés soi-même durant son examen des dépenses. Voir section 4.7 : Documentation justificative à la page 14 des Directives pour la gestion Q : Existe-t-il des directives en matière d'approvisionnement? Il n'existe pas de directive spécifique à BRACED en matière d'approvisionnement. Ce point a été examiné dans le cadre de votre diligence raisonnable et, sauf spécification différente de la part du FM, les IP doivent faire usage de leurs procédures organisationnelles habituelles et veiller à ce que les sousbénéficiaires respectent leurs normes. En cas de doute, n'hésitez pas à poser des questions. Voir section 4.8 : Approvisionnement à la page 15 des Directives pour la gestion Q : Quelle est l'entité qui doit enregistrer les actifs et comment la propriété du DFID est-elle garantie? Tous les actifs doivent être enregistrés conformément à la législation locale. Les sous-bénéficiaires peuvent acheter et enregistrer des actifs si cela est approprié. Tous les actifs seront la propriété du DFID en vertu des dispositions de la convention de subvention, sauf accord contraire. Voir section 4.9 : Gestion des actifs et de l'inventaire à la page 16 et dans l'annexe F : Modèle de registre des immobilisations à la page 54 des Directives pour la gestion Q : Y a-t-il des directives/restrictions relativement à l'achat de véhicules ou équipement d'occasion? 2

3 Non. Les procédures de l'ip en matière d'approvisionnement doivent être suivies et les principes de rapport qualité-prix et d'obligation de diligence doivent être observés pour chaque acquisition. Voir section 4.9 : Gestion des actifs et de l'inventaire à la page 16 et dans l'annexe F : Modèle de registre des immobilisations à la page 54 des Directives pour la gestion Q : Le FM doit-il approuver les auditeurs commandités par les IP? Non. Les IP peuvent choisir leurs propres auditeurs. L'approbation du FM n'est pas requise mais il convient de lui signaler l'auditeur sélectionné. Le FM se réserve le droit d'exiger un changement d'auditeur, conformément à la convention de subvention. Le FM peut également conduire ou commanditer ses propres audits, à ses propres frais. Voir section 4.13 : Audit à la page 17 des Directives pour la gestion Q : Quels taux de change convient-il d'appliquer? La subvention BRACED est libellée en GBP (livres sterling) et les risques de change relèvent de la responsabilité des IP. Les IP doivent pour cela suivre leurs propres politiques internes en matière de taux de change et de conversion de devises, pourvu que ces politiques soient raisonnables. Il peut être demandé aux IP de communiquer ces politiques en vue de leur examen par le FM. Voir section 4.11 : Devise à la page 17 des Directives pour la gestion Directives pour la gestion des subventions Section 5 : Rapports Q : Pourquoi les appels et rapports d'exceptions sont-ils requis chaque mois? Les rapports mensuels d'exceptions veillent à ce que le FM comprenne bien l'évolution de la subvention tout en minimisant la charge des rapports. Ces rapports mensuels doivent être de brefs résumés. Les appels mensuels sont des appels informels destinés à faire le point et ne doivent pas durer plus d'une demiheure, sauf si des problèmes spécifiques doivent être abordés. Les appels et les rapports d'exceptions sont une occasion pour l'ip de mettre le FM au courant des principaux problèmes/risques/écarts liés à l'avancement du projet. Ils sont également pour le FM l'occasion d'identifier les domaines clés d'assistance ou les opportunités offertes aux IP. A : Rapport mensuel d'exceptions à la page 30 des Directives pour la gestion Q : Comment les IP savent-ils ce que doivent contenir les rapports mensuels d'exception? Le rapport mensuel doit être un bref résumé, de préférence des questions déjà communiquées au FM. S'il n'y a rien à signaler, un retour nul peut être envoyé avec les déclarations standards. En cas de doute sur la reprise ou non d'une information dans le rapport, partir du principe qu'il faut la reprendre. Nous vous avertirons si nous pensons que vous reprenez trop d'informations. Le plus important est de ne pas oublier que nous souhaitons connaître votre projet. N'hésitez pas à envoyer un courrier électronique à go-fmbraced@kpmg.com si vous avez besoin de clarifications de notre part. A : Rapport mensuel d'exceptions à la page 30 des Directives pour la gestion Q : Est-ce grave si les comptes financiers ne sont pas clôturés au moment où le rapport mensuel doit être envoyé (le 10 de chaque mois)? 3

4 Non. Le rapport mensuel d'exceptions doit être vu comme la notification des risques, opportunités et défis significatifs se dressant devant le projet. Il n'a pas besoin de couvrir exactement un mois calendaire mais il doit détailler les risques et problèmes importants connus au moment de la rédaction du rapport. A : Rapport mensuel d'exceptions à la page 30 des Directives pour la gestion Q : Quelle différence y a-t-il entre le rapport trimestriel et le rapport annuel supplémentaire? Pour harmoniser les rapports, nous avons conçu le rapport annuel en tant que supplément au rapport trimestriel final de l'année sous revue. Le dernier rapport trimestriel doit être rédigé et remis comme d'habitude. Ce rapport et le supplément annuel doivent être remis sous les deux mois calendaires qui suivent la clôture de l'exercice mais n'ont pas besoin d'être remis en même temps. Cela signifie que le dernier rapport trimestriel peut être remis plus tôt afin de permettre un paiement plus précoce par le FM. Voir section 5.1 : Cycle des rapports sur le projet à la page 21 des Directives pour la gestion Q : Quelle est la procédure à suivre pour l'approbation de la partie 5 du rapport trimestriel? Le FM remplira la partie 5 du rapport trimestriel et l'enverra à l'ip pour qu'il signe une confirmation des commentaires du FM. Voir section 5.1 : Cycle des rapports sur le projet à la page 21 et à l'annexe D ainsi qu'à la page 50 des Directives pour la gestion Q À quel moment les évaluations de mi-parcours et annuelles seront-elles conduites par le DFID? Les évaluations annuelles du DFID auront lieu en juillet et août (pour être achevés le 31 août). Le DFID tentera de réaliser des évaluations de mi-parcours mais aucun plan ni aucune ressource spécifiques n'ont à ce jour été identifiés à cet effet. Voir section 5.1 : Cycle des rapports sur le projet à la page 21 et à l'annexe D à la page 50 des Directives pour la gestion Q : Les évaluations de mi-parcours et annuelles du DFID seront-elles mises à la disposition des IP? Oui. Les évaluations annuelles seront publiées sur le «Development Tracker» du DFID et le DFID envisage de publier les évaluations de mi-parcours sur le site Web de BRACED. Des liens seront à cet effet fournis en temps utile. Voir section 5.1 : Cycle des rapports sur le projet à la page 21 et à l'annexe D à la page 50 des Directives pour la gestion Q : Comment les notations RAV seront-elles appliquées aux projets rencontrant des problèmes dans des régions spécifiques? Le FM tiendra compte de l'évolution générale du projet et de sa contribution au cadre logique général de BRACED. Si un pays, une région ou une zone ne réalise par les objectifs fixés, cela n'affectera pas la notation générale RAV si les objectifs généraux de BRACED ne sont pas menacés de façon significative ou si cela a été géré par le biais d'ajustements convenus du projet. L'équipe du FM est consciente du fait que dans de nombreux pays, le contexte dans lequel opèrent les partenaires BRACED est difficile et volatil. Une notation rouge peut être appliquée en raison d'événements échappant au contrôle de l'ip. Nous serons toujours transparents quant à la notation et en discuterons avec vous avant de la rendre définitive. Voir section 5.2 : Examen trimestriel du projet et processus de notation à la page 24 des Directives pour la gestion des subventions. Q : Le FM coordonnera-t-il les visites sur le terrain avec les IP? 4

5 Là où cela sera possible, nous tenterons de coordonner nos visites avec les IP ou de faire en sorte que le calendrier des visites convienne autant que possible, dans les limites de nos contraintes et objectifs plus généraux. Un préavis d'au moins 30 jours sera donné par le FM pour toutes les visites de routine mais nous tenterons de vous avertir encore plus à l'avance. Pour nous y aider, les IP doivent nous informer le plus tôt possible de tout problème de calendrier pour les visites sur le terrain. Voir section 5.3 : Appels et visites de surveillance à la page 26 des Directives pour la gestion Q : Les IP sont-ils tenus de fournir une liste des transactions avec chaque rapport trimestriel? Non. Les listes de transactions doivent être fournies avec le premier rapport trimestriel et avec le rapport annuel qui suit. Elles peuvent pour le premier rapport trimestriel être remises sous leur forme brute, c'està-dire telles que vous les avez reçues de la part de votre système comptable ou de celui de vos sousbénéficiaires. Après examen, nous conviendrons avec l'ip du format à adopter pour les listes de transactions suivantes. Outre lors de la remise du rapport annuel, nous pouvons vous demander la liste des transactions à d'autres moments. Une telle demande sera formulée avant la fin du trimestre pour lequel nous souhaitons recevoir la liste de transactions. Voir le résumé à la page 49 des Directives pour la gestion Q : Avec quelle fréquence les budgets seront-ils examinés? Des examens détaillés du budget seront entrepris au cours du premier trimestre de chaque année, dans le cadre desquels le FM examinera les détails du budget pour le reste de la subvention et mettra les éventuelles questions sur la table. Voir section 7.5 : Pièces jointes au rapport annuel à la page 52 des Directives pour la gestion Q : Existe-t-il de quelconques politiques en matière de cofinancement pour BRACED? Les IP doivent suivre leurs propres procédures en matière de rapport et les communiquer au FM sur demande. Nous restons à votre disposition pour toute question sur ce point. Questions d'ordre général Q : Les documents seront-ils traduits en français? Oui. Les documents clés tels que les Directives pour la gestion des subventions, les questions fréquemment posées et les mises à jour du FM seront mis à disposition en français. Pour la traduction d'autres documents spécifiques, les demandes seront examinées au cas par cas. 5