PlanEx. Aide en ligne

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1 PlanEx Aide en ligne

2 Généralités sur PlanEx Introduction PlanEx est un logiciel qui a été conçu pour les cabinets comptables et en collaboration avec des Experts-Comptables, pour apporter la solution la plus simple et la plus rapide aux problèmes posés par : La détermination des obligations auxquelles est soumise une entreprise, quelle qu'elle soit. La planification des tâches au sein d'un cabinet comptable, pour un ensemble de clients aux caractéristiques diverses. L évaluation des moyens humains que le cabinet comptable doit mettre en oeuvre pour la réalisation de ces tâches. Le suivi et l analyse des réalisations pour chaque collaborateur. PlanEx est livré dans une version de base pré-paramètrée, qui permet d'être opérationnel très rapidement. Il suffit de saisir vos clients pour pouvoir déclencher les fonctionnalités principales du logiciel. Notez que cette version pré-paramètrée comporte la plus grande partie des obligations courantes, mais ne prétend toutefois pas à être exhaustive pour toutes les activités : si besoin est, un ensemble de fonctions incluses au produit vous permettra d'en compléter le paramètrage et d'en personnaliser le fonctionnement. PlanEx est proposé en deux types de licence : une licence monoposte et une licence réseau ; il est possible de passer de l une à l autre à tout moment sur simple demande à votre revendeur tout en conservant l intégralité de vos données. Vous devez avant tout installer PlanEx puis effectuer le premier lancement. Lors de vos premières utilisations de PlanEx Consultez fréquemment l aide en ligne. Pour bien utiliser le menu, commencez par lire la présentation du menu. Si vous préférez utiliser le clavier plutôt que la souris, consultez le chapitre : Pour travailler au clavier. Vous pouvez mieux comprendre le fonctionnement de PlanEx en prenant connaissance des chapitres suivants : Généralités sur le fonctionnement du logiciel Organisation des données Définition de quelques termes couramment utilisés dans PlanEx. Assurez la sécurité de vos données en lisant et en appliquant les recommandations du chapitre : Sécurité des données. 2

3 LISTE DES ICONES Consulter et mettre à jour le fichier des clients Imprimer une lettre de mission Consulter et mettre à jour le fichier des obligations Générer un planning Visualiser ou imprimer un planning Visualiser ou imprimer un agenda Communiquer avec MS Outlook Quitter PlanEx Consulter l aide en ligne Exporter des clients Importer des clients Lister le fichier clients Lister les obligations Exporter un planning Editer l état de synthèse des temps par collaborateur Editer l état d activité par collaborateur 3

4 Editer les réalisations par client Exporter les réalisations par client Editer l état comparatif temps prévus/temps passés Sauvegarder la base de données PlanEx Valider Trier alphabétiquement Visualiser l historique des demandes précédentes Aide en ligne Qu est-ce-que c est? Cliquez ici puis sur une donnée du formulaire Efface les données Remplace l impression par un aperçu à l écran Imprimer Cliquez d abord sur l onglet «Correspondance des champs» Cliquez d abord sur l onglet «Correspondance des champs» Préparer la lettre de mission et l ouvrir avec Word Visualiser la première semaine de la période concernée Visualiser la semaine précédente 4

5 Visualiser la semaine suivante Visualiser la dernière semaine de la période concernée Visualiser la semaine en cours Cliquez sur le chronomètre et faites le glisser sur un emplacement horaire Remet leur valeur par défaut à toutes les options Exporter les informations du réalisateur 5

6 Installer PlanEx PlanEx peut être utilisé sur tout PC fonctionnant sous Windows en mode 32 bits (toutes versions à partir de Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP ). Vous devez disposer d un écran permettant une résolution minimum de 800 x 600, mais une résolution de 1024 x 768, ou mieux encore de 1280 x 1024, est recommandée pour utiliser au mieux toutes les fonctionnalités de PlanEx, et plus particulièrement lors de la visualisation simultanée du planning et de l agenda. Si vous installez à partir d un CD : insérez le CD dans votre lecteur de CD et suivez les instructions ; si l installation ne vous est pas automatiquement proposée, exécutez SETUP.EXE à partir du CD. Si vous avez téléchargé une version à partir de l internet : le module téléchargé SETUP.EXE est auto extractible ; exécutez-le. Puis dans tous les cas, suivez les indications de la procédure d installation automatique. PlanEx sera mis à votre disposition dans le groupe de programmes que vous aurez choisi (par défaut : «PlanEx») et une icône apparaîtra sur le bureau de Windows (si elle n apparaissait pas automatiquement, vous pourriez vous-même créer un raccourci). Bien que vous n ayez normalement pas à vous en préoccuper, notez que le programme exécutable de PlanEx est «PLANEX2.EXE» et se trouve dans le répertoire d application, par défaut : «\PLANEX_PROGRAMMES». Si vous utilisez une licence réseau : installez PlanEx sur chaque poste de travail en utilisant systématiquement la procédure d installation. Ne copiez pas le répertoire d application d un poste à l autre, vous vous exposeriez à des dysfonctionnements. Avec une licence réseau, vous pouvez installer l application PlanEx sur autant de postes que le permet votre configuration matérielle, le nombre maximum de postes de travail n étant pas limité par PlanEx. En revanche, on verra lors du premier lancement que la base de données doit être installée sur l unité de disque d un serveur, c est-à-dire d un PC accessible par tous les postes de travail via votre réseau. Si vous utilisez PlanEx via TSE, attention : le répertoire d application (créé dans ce cas sur le serveur) doit être spécifique à chaque poste de travail ; consultez la notice de mise en place pour TSE. Avec TSE, la qualité des couleurs peut être fortement dégradée ; vous pouvez les modifier. Si vous utilisez une licence monoposte : le logiciel et la base de données doivent être installés sur le même poste et la même unité de disque. Un seul PC peut utiliser PlanEx. Si plusieurs PC doivent utiliser PlanEx de façon indépendante, c est-à-dire chacun disposant de sa propre base de données, vous devez acquérir autant de licences monopostes que de PC. 6

7 Dans le cas d une simple évaluation de PlanEx, l utilisation doit être faite en mode monoposte. Après l installation, vous devez effectuer le premier lancement de PlanEx, au cours duquel vous allez pouvoir choisir l emplacement de la base de données Si vous utilisiez une version précédente de PlanEx (version 1.0 ou 1.1) Suivez la procédure d installation comme indiqué ci-dessus, en utilisant de préférence les noms de répertoires proposés par défaut (et en aucun cas le répertoire de l ancienne version). Vous pourrez demander la prise en compte de vos anciennes données lors du premier lancement de PlanEx. Espace disque nécessaire Le logiciel d application occupe environ 8 Mo sur chaque poste de travail ; la base de données nécessite environ 2 Mo lors de l installation initiale, cette taille augmentera en fonction de vos propres saisies. Les plannings que vous allez générer ont une taille variable avec le nombre de clients : le planning annuel d un cabinet de 300 clients nécessite environ 3 Mo. Il faut par ailleurs disposer d un espace disque libre suffisant (sur chaque poste si PlanEx fonctionne en mode réseau) pour permettre la création de données temporaires (minimum 50 Mo ; le maximum est fonction de vos propres volumes). Mise à jour de version Si ultérieurement vous installez une mise à jour de version, procédez exactement de la même façon que pour une installation initiale en utilisant le même répertoire. 7

8 Premier lancement Lors du 1er lancement de PlanEx (et sur chaque poste si PlanEx fonctionne en mode réseau), vous devez répondre à plusieurs questions qui ne vous seront plus posées lors des appels ultérieurs : Utilisez-vous PlanEx en mode réseau? Cliquez sur <Oui> uniquement si vous avez acquis une licence réseau ; cliquez sur <Non> si vous avez acquis une licence monoposte, ou si vous voulez utiliser la version d évaluation. Emplacement de la base de données : Indiquez l emplacement disque (ou chemin d accès) que PlanEx devra utiliser pour créer votre base de données. Si vous utilisez une licence réseau : sélectionnez d abord le lecteur correspondant à votre serveur de réseau (n utilisez pas Favoris réseau ), puis à l intérieur de ce dernier, le répertoire dans lequel se trouvera la base de données de PlanEx (nom recommandé : «\planex_données»). Si le répertoire n a pas encore été créé, vous pouvez le créer en cliquant sur <Créer un nouveau dossier>. Si vous utilisez une licence monoposte : le répertoire «\planex_données» est créé sur le disque local et proposé par défaut. Validez-le (si besoin est, vous pouvez le remplacer par un autre répertoire que vous devrez créer en cliquant sur <Créer un nouveau dossier>). Le répertoire de la base de données doit obligatoirement être situé sur le même lecteur de disque que le répertoire d application (si votre disque est partitionné par exemple en 2 lecteurs adressables avec les lettres C: et D:, le répertoire d application et le répertoire de la base de données doivent être choisis tous les deux sur le même lecteur et doivent donc être adressés avec la même lettre). Dans tous les cas, PlanEx va ensuite vérifier si une base de données existe à l emplacement que vous avez indiqué. Si aucune base n existe (ce sera le cas lors du 1er lancement sur le 1er poste) : PlanEx va alors vous demander comment la base doit être créée ; vous devez choisir l une des options suivantes : Créer une nouvelle base de données : une nouvelle base de données sera automatiquement créée à l emplacement indiqué ; elle comportera les données de base livrées avec PlanEx. Dans le cas d une simple évaluation de PlanEx, choisissez cette option. Lors de la création d une nouvelle base de données, vous disposez d un mois d utilisation libre ; à l issue de cette période, il vous sera demandé d indiquer un code d accès. 8

9 Remarque : Quelle que soit la licence que vous utilisez, vous pouvez créer autant de bases de données que vous le souhaitez, mais sur un seul disque, car le code d accès définitif à PlanEx est calculé en fonction du n de ce disque. Convertir une ancienne base de données : si vous utilisiez précédemment la version 1 (1.0 ou 1.1) de PlanEx, et si vous avez choisi d utiliser la version 2, vous pouvez demander la reprise de vos anciennes données ; choisissez cette option, puis indiquez l emplacement de votre ancienne base. PlanEx va alors mettre ces données en conformité avec la version 2 et les écrire dans le répertoire de la nouvelle base ; cela peut prendre quelques minutes (notez que vos anciennes données ne seront ni détruites ni modifiées par cette opération et resteront accessibles par l ancienne version de PlanEx). Un message vous informe de la bonne exécution de la mise en conformité ; puis vous devez indiquer le nouveau code d accès à PlanEx II, qui vous a été communiqué par votre distributeur. Si vous désirez simplement évaluer la version 2 et si vous ne disposez pas du nouveau code d accès, choisissez la 1ère option. Restaurer une base de données sauvegardée : si vous voulez restaurer une base à partir d une sauvegarde, choisissez cette option. Pour plus d informations sur l implantation des données de PlanEx, consultez le chapitre : Organisation des données. Si PlanEx fonctionne en mode monoposte, la procédure de 1er lancement est terminée ; vous pouvez maintenant utiliser toutes les fonctions de PlanEx. Vous disposez de 30 jours d utilisation libre à l issue desquels vous devrez indiquer le n de licence remis par votre distributeur, pour pouvoir continuer à travailler normalement. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, vous devez ensuite saisir votre code utilisateur (comme à chaque lancement). Enfin, vous devrez indiquer le n de licence réseau, indispensable pour utiliser PlanEx en mode réseau. Lors des lancements ultérieurs Les informations que vous donnez lors du premier lancement restent mémorisées, et lors des lancements ultérieurs, vous n aurez plus à les indiquer. En cas de besoin, vous pouvez les modifier en utilisant les fonctions suivantes : Base de données : pour créer et/ou utiliser une autre base de données, utilisez la fonction : Répertoires utilisés. La nouvelle base de données doit être implantée sur le même disque que la précédente (car le code d accès qui vous a été communiqué correspond au n de ce disque) mais obligatoirement à un emplacement différent ; exemples : ".../répertoire 1/planex_données/..." ".../répertoire 2/planex_données/..." etc... 9

10 Code d accès : si vous désirez changer le type de licence que vous utilisez, vous pouvez le faire facilement, sur simple demande à votre distributeur, qui vous donnera le code d accès correspondant à votre nouvelle licence. Vous pourrez le saisir à l aide de la fonction : Modifier le code d accès sans qu il soit nécessaire de réinstaller quoi que ce soit. Comment utiliser l aide en ligne L aide en ligne est complète, et sa consultation est aisée, grâce à différents moyens d accès. Sommaire de l aide en ligne Vous pouvez accéder à l aide complète soit par le menu (menu «?»), soit par la barre d outils (bouton <?>). Vous obtenez alors une boite de dialogue qui vous propose 3 onglets : Sommaire, Index, et Rechercher. Le sommaire vous présente les différents chapitres de l aide en respectant la présentation du menu. Consultez : Présentation du menu. L index vous permet de rechercher toutes les rubriques qui concernent un thème donné. La fonction <Rechercher> vous permet de rechercher les rubriques d après un mot quelconque ; elle peut être effectuée sur la totalité du texte de l aide en ligne selon les options que vous choisissez (en cliquant sur le bouton <Reconstruire>). Aide contextuelle La plupart des fonctions propose une aide contextuelle à plusieurs niveaux : Aide contextuelle sur la fonction : pour obtenir une aide générale sur la fonction en cours, cliquez sur le bouton proposé au bas de chaque formulaire. Aide «Qu est-ce que c est?» : pour obtenir l aide spécifique à une zone du formulaire, cliquez sur le bouton proposé au bas des formulaires principaux ; le pointeur de la souris se transforme alors en un point d interrogation, déplacez-le sur la zone voulue et cliquez. Si la résolution de votre écran est telle que la fenêtre de l aide «Qu est-ce que c est?» n est pas entièrement visible, appelez d abord l aide de la fonction en cours, et à partir de cette dernière l aide sur la zone voulue. 10

11 A partir d une rubrique d aide Lorsque vous affichez une rubrique d aide, vous obtenez : un menu qui propose toutes les fonctions nécessaires à une bonne utilisation de l aide (impression, annotation, signet, historique, etc...) un ensemble de boutons de commande, qui vous donne les possibilités suivantes : rappel du sommaire, de l index ou de la fonction «Rechercher» bouton <Précédent> pour revenir à la rubrique d aide précédente si vous avez enchaîné plusieurs rubriques. bouton <Voir aussi> : si ce bouton est activé, vous pouvez obtenir une liste de toutes les rubriques d aide qui ont un rapport, plus ou moins étroit, avec celle que vous consultez. Vous pouvez appeler l une ou plusieurs de ces rubriques tout en conservant l affichage de la rubrique initiale. un texte explicatif, qui peut comporter des «zones sensibles» (vertes) : si vous cliquez sur ces zones sensibles, vous obtiendrez l aide correspondante, soit sous la forme d une rubrique d aide, soit sous la forme d une aide «Qu est-ce que c est?». Bouton de commande Pointez le bouton voulu avec la souris (sans cliquer) et attendez un instant : vous obtiendrez une aide de type «info bulle» sur la fonction de ce bouton. Les zones des formulaires qui permettent le déclenchement de certaines fonctions annexes sont également dotées d une info bulle. 11

12 Présentation du menu Menu Fichiers : Ce menu comporte les fonctions de mise à jour des tables de base : Collaborateurs & utilisateurs Groupes Formes juridiques Régimes fiscaux Organismes sociaux Cas particuliers Services fiscaux Changer d utilisateur Il permet aussi de quitter le logiciel (vous pouvez quitter également en utilisant la barre d outils, ou le menu des fonctions principales, ou la case de fermeture de la barre de titre de la fenêtre principale ; dans tous les cas, vous devez avoir quitté d abord toutes les fonctions ouvertes). Menu Clients : Ce menu propose l ensemble des fonctions qui permettent de gérer le fichier de vos clients. Mise à jour des clients : création, modification et suppression de clients Exportation de clients : permet d exporter les des données du fichier clients vers la plupart des logiciels de micro-informatique du marché Importation de clients : permet d importer des clients à partir d un fichier texte ou d une feuille Excel. Edition des lettres de mission : éditer les lettres de mission au format recommandé par l Ordre des Experts-Comptables. peut également être appelée à partir du formulaire de mise à jour des clients. Liste rapide des clients : permet de sélectionner et d éditer certaines données du fichier clients Liste rapide des établissements : liste des clients multi établissements et de leurs différents lieux d activité 12

13 Menu Obligations : Mise à jour du fichier des obligations Liste. Réactualisation des obligations : permet de réactualiser votre propre fichier d obligations d après la base de données modèles de la dernière version qui vous a été livrée. Menu Planning (suivi du code utilisateur sous lequel vous êtes connecté si PlanEx fonctionne en mode réseau) : Ce menu propose l ensemble des fonctions qui permettent de gérer le planning de l utilisateur connecté : Génération : génère le planning selon votre sélection : période, clients, types d obligations et, sur option, met automatiquement à jour l agenda du(des) collaborateurs. Peut également être appelée à partir du formulaire de mise à jour des clients. Visualisation/Impression/Modification : vous permet de visualiser et/ou d imprimer tout ou partie d un planning ; la visualisation propose également une liaison avec l agenda des collaborateurs, la modification du planning généré et la saisie des réalisations, ainsi que l envoi d un d information au client. Peut être appelée à partir du formulaire de mise à jour des clients. Exportation : permet d exporter les données du planning vers la plupart des logiciels de micro-informatique du marché Agenda : visualisation, modification et impression de l agenda des collaborateurs. Peut également être appelé à partir de la visualisation de planning et propose alors de nombreuses fonctionnalités supplémentaires. Communication avec MS Outlook : exporte les tâches et l agenda vers MS Outlook ; enregistre dans PlanEx les réalisations saisies dans MS Outlook. Etat de synthèse des temps par collaborateur : édition d un tableau de synthèse permettant la comparaison, par collaborateur et pour chaque mois de la période demandée, des temps potentiels avec les temps prévus. Etat d activité d un collaborateur : édition récapitulative des temps d un collaborateur (réalisations d obligations, de prestations, ou d informations diverses notées sur l agenda) pour une période choisie. Etat des réalisations par client : impression des informations relatives aux réalisations d une période donnée, par exemple dans le but d en faciliter la facturation. Exportation des réalisations : cette fonction est identique à la précédente mais permet d exporter les informations plutôt que de les imprimer, par exemple vers un logiciel de facturation ; permet aussi d exporter les temps vers un logiciel de gestion de temps. 13

14 Etat comparatif temps prévus/temps passés : édition comparative des budgets, des temps prévus et des temps passés, par client et sur plusieurs années. Menu Tous les plannings (licence réseau) Cette fonction propose des fonctions de consultation, d édition et de modification de plannings, identiques à celles proposées dans le menu Planning précédent, mais qui peuvent ici être lancées pour n importe quel utilisateur du réseau ou pour tous les utilisateurs. L accès à ce menu peut être protégé par mot de passe superviseur. Consulter tous les plannings et les agendas : consultation du planning et de l agenda d un utilisateur ou de tous les utilisateurs du réseau. Etat de synthèse des temps par collaborateur : édition d un tableau de synthèse permettant la comparaison pour chaque mois de la période demandée, des temps potentiels avec les temps prévus, pour un collaborateur ou plusieurs collaborateurs du réseau. Etat d activité d un collaborateur : édition récapitulative des temps d un collaborateur sélectionné dans n importe quel planning du réseau. Etat des réalisations par client : impression des informations relatives aux réalisations d une période donnée, sélectionnées à partir de n importe quel planning du réseau, ou de tous les plannings. Etat comparatif temps prévus/temps passés : édition comparative des budgets, temps prévus et temps passés par client et sur plusieurs années, sélectionnées à partir de n importe quel planning du réseau, ou de tous les plannings. Envoyer un message : à un autre utilisateur, ou à tous les utilisateurs ; cet envoi est également possible en cours de consultation de l agenda d un autre utilisateur. Menu Outils : Ce menu regroupe les fonctions de gestion physique de vos données : Effacement d un planning : à utiliser pour effacer les anciens plannings des années dont le traitement est terminé, ou dans le cas où vous voulez régénérer un planning en repartant à zéro. Epuration de l historique de vos demandes de planning Contrôles de cohérence : permet de saisir des contrôles de cohérence entre plusieurs données du fichier client que PlanEx devra effectuer lorsque vous créerez des clients ou lorsque vous mettrez à jour votre fichier clients. Compactage des données : condense la base de données et récupère la place disque perdue. Sauvegarde de la base de données : sauvegarde de la base de données sur un support de votre choix. Restauration de la base de données : restaure une base de données précédemment sauvegardée. 14

15 Reconstruire les données : permet de détecter et de réparer la plupart des dommages causés aux tables par une coupure d alimentation ou un dysfonctionnement du matériel. Menu Environnement : Ce menu regroupe des fonctions d utilisation occasionnelle, permettant de gérer l environnement de votre application. Options générales : cette fonction permet de choisir certains comportements du logiciel, concernant principalement les mises à jour relatives à la gestion des temps. Répertoires utilisés : utilisez cette fonction pour visualiser l emplacement de la base de données utilisée, ou pour en changer. Modifier le code d accès : lancez cette fonction si vous voulez modifier votre code d accès à PlanEx, par exemple en cas de changement de licence. Rendre le poste autonome (licence réseau seulement) : cette fonction permet de copier les données du serveur sur le disque local d un poste de travail et de le déconnecter du serveur, puis de l utiliser en mode autonome. Retour au réseau (licence réseau seulement) : cette fonction permet de reconnecter au réseau un poste rendu précédemment autonome, et de répercuter sur la base de données du serveur les mises à jour effectuées en mode autonome. Barre d outils : permet de faire apparaître ou disparaître la barre d outil PlanEx. Menu des fonctions principales : permet de faire apparaître ou disparaître le menu des fonctions principales de PlanEx. Menu «?» : Appel de l aide en ligne et de la fenêtre «A propos». Le menu déroulant vous permet d appeler plusieurs fonctions à un même moment. Evitez toutefois de surcharger votre machine, et n utilisez cette possibilité que si cela présente un intérêt réel pour le travail que vous exécutez. 15

16 Pour travailler au clavier Le mode d utilisation naturel des applications fonctionnant sous Windows fait largement appel à l usage de la souris, mais un grand nombre de manipulations sont également prévues pour être exécutées à partir du clavier si vous préférez ce mode de travail. Les manipulations à partir du clavier sont toutefois moins intuitives, et il est recommandé de bien lire les notes cidessous avant de pouvoir travailler efficacement à partir du clavier. Généralités Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier pour appeler les fonctions du menu : pressez la touche <Alt>, relâchez-la, puis frappez successivement les lettres soulignées du sous-menu ou de la fonction voulue ; exemple : pour appeler la fonction Génération d un planning : touche Alt, puis P(lanning), puis G(énération). Dans un formulaire, déplacez vous d une zone à la zone suivante en frappant la touche <Tab>. Revenez à la zone précédente en frappant <Maj+Tab>. Lorsque vous travaillez à l intérieur d une grille (exemple : planning visualisé), la touche <Tab> déplace le curseur sur toutes les colonnes de la ligne active ; pour quitter la grille, frappez <Ctrl+Tab>. Lorsqu une zone est sélectionnée (le fond est bleu lorsqu on se positionne sur la zone), l ancien contenu est annulé dés la première frappe d un caractère valide ; vous pouvez sélectionner ou désélectionner le contenu d une zone, partiellement ou en totalité, en utilisant les touches <Maj+Flèche à droite> ou <Maj+Flèche à gauche>. Lorsque vous accédez à une zone par l utilisation de la touche TAB, elle peut être sélectionnée automatiquement (par exemple dans le cas d un champ numérique). Pour quitter une fonction : la touche <Echap> est disponible lorsque le bouton de sortie de la fonction est disponible. Case à cocher Pour cocher/décocher une case : pressez la barre d espacement. Bouton de commande Pour déclencher au clavier un bouton de commande, déplacez-vous avec <Tab> jusqu au bouton pour le sélectionner puis frappez <Entrée>. Si le bouton voulu est le bouton par défaut (bordure plus épaisse) vous pouvez le déclencher sans le sélectionner en frappant <Entrée> (ou <Ctrl+Entrée> si vous êtes placé sur une zone d édition de texte, ou sur une boite de sélection de répertoire, ou sur une grille, conformément au standard Windows ). Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier en frappant ensemble la touche <Alt> et la lettre soulignée dans le titre du bouton de commande (attention : frappez les 2 touches ensemble, car la touche <Alt> seule est interprétée comme un début d appel d une fonction du menu, voir ci-dessus : généralités). 16

17 Liste de choix Une liste de choix se présente sous la forme d une zone de saisie accompagnée d une flèche vers le bas : Pour la déclencher à partir du clavier, déplacez-vous avec <Tab> jusqu à la zone de saisie et pressez la touche F4 pour dérouler la liste (équivaut à un clic sur la flèche), puis utilisez les flèches de déplacement pour vous positionner sur la donnée voulue, et pressez la touche <Enter> pour sélectionner cette donnée. Vous pouvez aussi effectuer une recherche incrémentielle, en tapant le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors sur ces caractères (s ils existent) et vous pouvez à nouveau la faire défiler. Tapez <Home> pour aller directement en début de liste, <End> (ou <Fin>) pour aller directement en fin de liste. Pour quitter une liste de choix sans modifier le choix précédent, resélectionnez le même élément (de préférence), ou utilisez la touche <Echap>. Onglet Pour changer d onglet, positionnez le curseur sur l en-tête de l onglet courant, puis pressez simultanément sur <Maj+Flèche à gauche> ou <Maj+Flèche à droite>. 17

18 Généralités sur le fonctionnement de PlanEx Vous trouverez ci-dessous quelques informations générales sur le fonctionnement de PLanEx. Vous optimiserez son fonctionnement et la satisfaction que vous en obtiendrez en tenant compte de ces informations. Préparation des fichiers de base : PlanEx est principalement un outil d aide à la planification et à la prévision : les tâches répétitives doivent dans la mesure du possible être toutes créées dans le fichier des obligations et des prestations, en sorte qu une simple génération de planning produise des informations complètes et ne nécessitant qu un minimum d ajustements manuels. Pour cela, privilégiez donc la préparation de vos fichiers de base : La fiche client doit être renseignée de la façon la plus détaillée et la plus complète possible. Le fichier des obligations doit être complété de toutes les prestations que votre cabinet est susceptible d assurer et qui ne sont pas définies dans le fichier de base livré avec le logiciel ; définissez-en soigneusement la date prévisionnelle (même si cette date varie avec chaque client : définissez-là alors selon la planification de la fiche client et complétez la fiche client) ; définissez les conditions d application de chaque prestation, même si ces conditions sont relatives à la décision de chacun des clients (utilisez alors le code profil de la fiche client pour lier les prestations facultatives à certains clients seulement) Le soin avec lequel vous définissez ces informations de base aura un effet durable au contraire des modifications manuelles pratiquées sur les données générées, que vous devrez répéter souvent. Si lors d une génération de planning, vous constatez des erreurs ou des lacunes, plutôt que de rectifier directement dans le planning les données erronées, corrigez ou complétez vos fichiers de base et recommencez la génération. PlanEx vous apporte toute la souplesse voulue pour pouvoir générer un même planning plusieurs fois de suite sans perdre aucune des informations ajoutées entre-temps. Signalez-nous les anomalies éventuelles que vous relèveriez (technique@hexalogie.fr). Pour tout ce qui ne peut être prévu : Dans un planning, vous pouvez ajouter une prestation qui n a pas été générée et saisir toutes les informations qui vont permettre de l intégrer dans le cycle normal de PlanEx (il s agira généralement d une tâche non répétitive, sinon le mieux serait de compléter les fichiers de base comme indiqué ci-dessus et de générer à nouveau le même planning) En dernier ressort, lorsque vous voulez saisir un temps ponctuel sans correspondance avec le planning (exemples : absence, vacances, formation, action ponctuelle non prévue, etc...), PlanEx vous permet de noter toutes ces informations diverses sur l agenda directement. Dans la mesure du possible, réservez cette dernière possibilité aux évènements ponctuels. 18

19 Utilisation en mode réseau : Lorsque PlanEx est utilisé en mode réseau, en début de session, on doit s identifier en saisissant un code utilisateur (contrôlé par référence à la table des collaborateurs) ; chaque utilisateur génère son propre planning et uniquement le sien. Le menu Planning (suivi du code utilisateur) comporte toutes les fonctions de gestion du planning de l utilisateur connecté, et ne donne aucun accès au planning des autres utilisateurs. Le menu Tous les plannings propose consultation, modification et édition du planning de tout autre utilisateur de PlanEx sur le même réseau, voire simultanément de tous les plannings. Vous pouvez modifier le planning et l agenda d un autre utilisateur, et vous pouvez lui adresser un message qu il lira dés qu il consultera son agenda. Modification du collaborateur affecté à une tâche : Si dans un planning, on modifie ponctuellement une tâche en remplaçant un collaborateur par un autre, PlanEx recherche automatiquement le planning correspondant à ce dernier et le complète en lui ajoutant la tâche qui a été retirée au premier. La colonne Mémo rappelle dans les 2 cas le changement effectué. 19

20 Lexique Vous trouverez ci-dessous la définition de quelques termes couramment utilisés dans PlanEx : Une obligation est la définition de tout ce à quoi une entreprise est soumise de par la loi, dans les domaines juridique, fiscal et social. Par extension, on nommera également «obligation» la définition de tout travail que vous envisagez de réaliser pour un client donné lorsque certaines conditions sont réunies. Un ensemble de conditions est constitué de toutes les conditions qui doivent être satisfaites par un même client pour que l obligation lui soit applicable. Une même obligation peut comporter plusieurs ensembles de conditions. Une prestation, qui pourra donner lieu au déclenchement de plusieurs interventions annuelles, représente généralement un service que vous proposez à un ensemble de clients (exemple : la tenue des journaux comptables), et qui n a pas le caractère obligatoire ni la date fixe d une obligation légale ; néanmoins, pour commodité, elle sera créée et décrite dans le fichier des obligations et assimilée à une obligation en ce qui concerne son traitement par PlanEx. Un planning est un ensemble d obligations et de prestations à réaliser pour une année calendaire, et qui peut être visualisé et imprimé dans des présentations très diverses. La planification de la réalisation d une obligation à une date et à une heure données constitue une tâche (si toutefois vous utilisez la communication avec MS Outlook, notez que dans ce dernier logiciel, la «tâche» est l équivalent d une obligation ou d une prestation de PlanEx, qu elle soit ou non prévue sur l agenda). Un agenda est l ensemble des tâches prévues pour un collaborateur donné, que vous pouvez visualiser ou imprimer dans la seule représentation des 6 jours ouvrables d une semaine de travail. Une information d agenda est constituée d une information de toute nature (absence, réunion, formation, prestation non prévue au planning, etc...), que vous saisissez pour un créneau horaire précis d un agenda ; elle est toujours liée à un collaborateur, et peut être affectée ou non à un client. Une licence monoposte implique que le logiciel et toutes les données soient installées sur le même lecteur de disque. Une licence réseau permet d installer l application sur un nombre illimité (par PlanEx) de postes de travail, mais implique que la base de données (ou les bases de données) soient installées sur un seul PC, dit serveur, accessible par tous les postes de travail. 20

21 Sécurité des données Vous devez effectuer régulièrement une sauvegarde de votre base. Souvenez-vous que seules des sauvegardes régulières peuvent vous garantir en toutes circonstances la continuité de votre exploitation informatique. Il est recommandé d utiliser la fonction de sauvegarde incluse au menu Outils de PlanEx, car elle propose d autres fonctionnalités en plus de la sauvegarde, mais vous pouvez utiliser n importe quel outil de sauvegarde de votre choix. Si vous utilisez un autre outil de sauvegarde, vous devrez effectuer régulièrement un compactage de votre base de données. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, souvenez-vous que la fonction de sauvegarde incluse au menu Outils de PlanEx vous permet de sauvegarder vos plannings mais qu il s agit uniquement des plannings de l utilisateur qui effectue la sauvegarde et en aucun cas de ceux des autres utilisateurs du réseau ; pour une sauvegarde d ensemble, effectuez une sauvegarde globale du serveur avec votre outil habituel de sauvegarde. L important est de bien organiser votre procédure de sécurité, en suivant ces recommandations : Faites des sauvegardes fréquemment. La périodicité idéale dépend de la fréquence à laquelle vous saisissez dans la base de données ; si vous saisissez tous les jours, sauvegardez tous les jours. Pensez qu en cas de problème irréparable, vous auriez à recommencer tout ce que vous avez saisi depuis votre dernière sauvegarde, cela devrait vous inciter à sauvegarder fréquemment! Alternez plusieurs supports de sauvegarde, de façon à disposer en permanence de sauvegardes récentes et de sauvegardes plus anciennes. Un bon système consiste à sauvegarder chaque jour de la semaine sur un support différent, et de conserver le dernier support de la semaine (c est-à-dire de ne pas le réutiliser) pendant 2 mois ou plus. Stockez régulièrement des sauvegardes à l extérieur de l entreprise (par exemple, la dernière sauvegarde de chaque mois), pour vous prémunir contre l incendie, le vol, le vandalisme... Assurez-vous que les supports de sauvegarde que vous créez sont exploitables : n attendez pas d être dans l obligation de les utiliser pour vous apercevoir que votre unité de sauvegarde crée des sauvegardes illisibles ou invalides ; simulez par exemple une restauration sur une autre machine ; le cas échéant consultez votre distributeur. Remarque importante : Lorsqu une base de données subit un dommage, il est possible que ce dommage ne provoque pas de problème immédiat dans votre exploitation, selon son degré de gravité et en fonction des accès que vous allez utiliser ou non à la suite de ce dommage. Vous risquez alors de continuer à sauvegarder une base de données endommagée et d écraser toutes vos sauvegardes valides d autant plus rapidement que le nombre de supports physiques que vous utilisez est restreint. Lorsque vous finirez par obtenir un message vous informant que l accès à 21

22 votre base de données n est plus possible, vous ne disposerez peut-être plus de sauvegarde valide. Les recommandations ci-dessus vous éviteront dans la plupart des cas de rencontrer cette situation. Cette organisation des sauvegardes régulières pourra être complétée de sauvegardes pour archivages ponctuels (par exemple : archivage de la base de données à la fin d une année). Problèmes d accès aux données En cas de coupure d alimentation, d arrêt anormal de votre système, ou de certains dysfonctionnements de votre matériel, la base de données peut subir des dommages. Des messages vous en informent lorsque vous voulez l utiliser. Les messages les plus fréquents dans le cas d une tentative d accès à des données endommagées sont les suivants : Vous tentez d accéder à une table endommagée Vous tentez d accéder à une base de données endommagée Vous tentez d accéder à une table dont l index est endommagé Le seul moyen qui vous garantisse alors totalement de pouvoir réutiliser normalement vos données, est de restaurer votre dernière sauvegarde de la base valide, que vous aurez pris soin d effectuer régulièrement comme indiqué ci-dessus. A défaut de sauvegarde utilisable, reportez-vous à la fonction : Reconstruction des données. Si la fonction de reconstruction des données ne parvient pas à reconstituer une base de données utilisable et si vous ne disposez pas de sauvegarde valide, vous devrez recréer une nouvelle base de données et recommencer la saisie de vos données spécifiques. Autres problèmes Il est possible quoique rare que certains problèmes soient liés non pas à la base de données mais à l endommagement de votre répertoire d application ; si la reconstruction des données ne résout pas vos difficultés, vous pouvez alors tenter de supprimer les fichiers suivants du répertoire d application : Dans un 1er temps : PARPP.*, PARLIC.* et s il existe : PARGRID.* (puis procédez à nouvel essai) Dans un 2ème temps : FOXUSER.* (puis procédez à nouvel essai) Si les problèmes persistent, la solution radicale est alors de désinstaller le logiciel PlanEx du poste qui rencontre ce problème, puis de supprimer le répertoire d application, puis de réinstaller PlanEx. Certaines anomalies concernant l accès aux données peuvent apparaître à la suite d un incident système ponctuel intervenu sur votre PC (ou sur le serveur de données si PlanEx fonctionne en mode réseau). Souvent, le simple fait de redémarrer votre PC (et/ou votre serveur si PlanEx fonctionne en mode réseau) fait disparaître le problème. Essayez toujours de redémarrer avant d envisager des procédures plus contraignantes, telles que la restauration d une sauvegarde ou l appel de votre service de maintenance. 22

23 Compactage des données Le compactage consiste à éliminer physiquement les données que vous avez supprimées et à récupérer la place disque perdue. Il contribue à assurer un traitement fiable et rapide de vos données. Il peut être effectué soit à l occasion d une sauvegarde, soit en appelant la fonction : Outils / Compactage des données. Lors du lancement de PlanEx, si vous n avez pas compacté vos données depuis 2 mois ou plus, un message vous en informe et vous propose de lancer le compactage immédiatement. Le compactage des données et des plannings est extrêmement rapide. Remarques sur les performances Une implantation optimum de vos données sur disque en garantit la fiabilité, mais aussi les meilleurs temps de traitement ; si vous utilisez des volumes de données importants et si à la longue, vous constatez une dégradation de vos temps de traitement, faites une sauvegarde de vos données avec la fonction du menu Outils, puis lancez la reconstruction des données, vous améliorerez probablement vos temps de traitement. Une dégradation des temps de traitement peut aussi être la conséquence d une fragmentation de votre disque, due à une utilisation intensive ou ancienne ; n oubliez pas de tester régulièrement le besoin de défragmentation de votre disque, à l aide des outils que Windows met à votre disposition (vous pouvez y accéder généralement à partir de l affichage des propriétés du lecteur de disque). Si PlanEx fonctionne en mode réseau, cette précaution est à prendre aussi bien pour le disque du serveur que pour le disque de chaque poste de travail. Comme de nombreux logiciels, PlanEx utilise le répertoire des fichiers temporaires de Windows (par exemple \Windows\temp mais ce chemin peut varier) pour des créations de données temporaires, des tris, etc... Ce répertoire peut à la longue comporter de nombreuses données résiduelles qui ralentissent les accès : pensez à l effacer périodiquement lorsqu aucune application ne travaille : vous pouvez pour cela utiliser le nettoyage proposé par la boite de propriétés de votre lecteur de disque. 23

24 POUR DEMARRER AVEC PLANEX Installation PlanEx peut être utilisé sur tout PC fonctionnant sous Windows en mode 32 bits (toutes versions à partir de Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP ). Vous devez disposer d un écran permettant une résolution minimum de 800 x 600, mais une résolution de 1024 x 768, ou mieux encore de 1280 x 1024, est recommandée pour utiliser au mieux toutes les fonctionnalités de PlanEx, et plus particulièrement lors de la visualisation simultanée du planning et de l agenda. Si vous installez à partir d un CD : insérez le CD dans votre lecteur de CD et suivez les instructions ; si l installation ne vous est pas automatiquement proposée, exécutez SETUP.EXE à partir du CD. Si vous avez téléchargé une version à partir de l internet : le module téléchargé SETUP.EXE est auto extractible ; exécutez-le. Puis dans tous les cas, suivez les indications de la procédure d installation automatique. PlanEx sera mis à votre disposition dans le groupe de programmes que vous aurez choisi (par défaut : «PlanEx») et une icône apparaîtra sur le bureau de Windows (si elle n apparaissait pas automatiquement, vous pourriez vous-même créer un raccourci). Bien que vous n ayez normalement pas à vous en préoccuper, notez que le programme exécutable de PlanEx est «PLANEX2.EXE» et se trouve dans le répertoire d application, par défaut : «\PLANEX_PROGRAMMES». Si vous utilisez une licence réseau : installez PlanEx sur chaque poste de travail en utilisant systématiquement la procédure d installation. Ne copiez pas le répertoire d application d un poste à l autre, vous vous exposeriez à des dysfonctionnements. Avec une licence réseau, vous pouvez installer l application PlanEx sur autant de postes que le permet votre configuration matérielle, le nombre maximum de postes de travail n étant pas limité par PlanEx. En revanche, on verra lors du premier lancement que la base de données doit être installée sur l unité de disque d un serveur, c est-à-dire d un PC accessible par tous les postes de travail via votre réseau. Si vous utilisez PlanEx via TSE, attention : le répertoire d application (créé dans ce cas sur le serveur) doit être spécifique à chaque poste de travail ; consultez la notice de mise en place pour TSE. Avec TSE, la qualité des couleurs peut être fortement dégradée ; vous pouvez les modifier. 24

25 Si vous utilisez une licence monoposte : le logiciel et la base de données doivent être installés sur le même poste et la même unité de disque. Un seul PC peut utiliser PlanEx. Si plusieurs PC doivent utiliser PlanEx de façon indépendante, c est-à-dire chacun disposant de sa propre base de données, vous devez acquérir autant de licences monopostes que de PC. Dans le cas d une simple évaluation de PlanEx, l utilisation doit être faite en mode monoposte. Après l installation, vous devez effectuer le premier lancement de PlanEx, au cours duquel vous allez pouvoir choisir l emplacement de la base de données Si vous utilisiez une version précédente de PlanEx (version 1.0 ou 1.1) Suivez la procédure d installation comme indiqué ci-dessus, en utilisant de préférence les noms de répertoires proposés par défaut (et en aucun cas le répertoire de l ancienne version). Vous pourrez demander la prise en compte de vos anciennes données lors du premier lancement de PlanEx. Espace disque nécessaire Le logiciel d application occupe environ 8 Mo sur chaque poste de travail ; la base de données nécessite environ 2 Mo lors de l installation initiale, cette taille augmentera en fonction de vos propres saisies. Les plannings que vous allez générer ont une taille variable avec le nombre de clients : le planning annuel d un cabinet de 300 clients nécessite environ 3 Mo. Il faut par ailleurs disposer d un espace disque libre suffisant (sur chaque poste si PlanEx fonctionne en mode réseau) pour permettre la création de données temp oraires (minimum 50 Mo ; le maximum est fonction de vos propres volumes). Mise à jour de version Si ultérieurement vous installez une mise à jour de version, procédez exactement de la même façon que pour une installation initiale en utilisant le même répertoire. 25

26 Mise en place pour fonctionnement sous TSE L installation de PlanEx en mode réseau fonctionnant sous Microsoft TSE (ou outil équivalent) implique que chaque poste de travail soit émulé sur le serveur et dispose de son propre répertoire de programmes. Or, la procédure d installation InstallShield ne permet pas d installer plusieurs fois la même application sur le même disque, et vous devez donc utiliser une procédure particulière, non automatisée et donc contraignante, mais qu il est important de respecter. Cette procédure comporte les étapes suivantes : Préalablement à l installation, créez sur le disque du serveur, les répertoires suivants (au niveau que vous souhaitez, mais tous au même niveau) : \Planex_données : ce répertoire, commun à tous les postes, recevra la base de données \PlanEx_programmes_xxx : où xxx identifie chaque poste de travail devant utiliser PlanEx ; on obtiendra ainsi un répertoire programmes par poste de travail. Remarque : xxx peut par exemple correspondre au nom de l utilisateur tel qu il a été défini sur chaque PC et doit permettre de distinguer chaque utilisateur ; peut comporter un nombre quelconque de caractères. (*) Procéder à une installation normale, à partir du CD ; à la demande du répertoire de destination, indiquez un répertoire qui servira de modèle, par exemple «c:\planex_modèle». N appelez jamais PlanEx à partir de ce répertoire ; pour éviter toute erreur, après installation dans ce répertoire, supprimez l icône qui a été ajoutée sur le bureau de Windows et l appel par le menu Démarrer/Programmes. Puis pour chaque poste de travail : (*) Se connecter à TSE : le plus sûr -si vous en avez la possibilité- est de procéder à l installation à partir de chaque poste de travail concerné ; vous pouvez toutefois effectuer plusieurs installations à partir d un même poste, mais vous devez alors pour chaque installation vous connecter sous l identité du poste à installer ; ne tentez pas d installer le poste X en étant connecté sous Y, vous vous exposeriez à des dysfonctionnements. (*) Avec Poste de travail, recopier le contenu du répertoire «\planex_modèle» dans le répertoire programmes «PlanEx_Programmes_xxx» correspondant au poste en cours d installation. Toujours avec Poste de travail, affichez le répertoire «PlanEx_Programmes_xxx» dans lequel vous venez d effectuer la copie des programmes, faites un clic droit sur le module PLANEX2 puis cliquez sur «Envoyer vers» puis sur «Bureau (créer un raccourci)». (*) Etapes à dérouler en cas de mise à jour de version. 26

27 Vous pouvez ensuite travailler normalement à partir de chaque poste installé. Voir aussi : Modification des couleurs. Premier lancement Lors du 1er lancement de PlanEx (et sur chaque poste si PlanEx fonctionne en mode réseau), vous devez répondre à plusieurs questions qui ne vous seront plus posées lors des appels ultérieurs : Utilisez-vous PlanEx en mode réseau? Cliquez sur <Oui> uniquement si vous avez acquis une licence réseau ; cliquez sur <Non> si vous avez acquis une licence monoposte, ou si vous voulez utiliser la version d évaluation. Emplacement de la base de données : Indiquez l emplacement disque (ou chemin d accès) que PlanEx devra utiliser pour créer votre base de données. Si vous utilisez une licence réseau : sélectionnez d abord le lecteur correspondant à votre serveur de réseau (n utilisez pas Favoris réseau ), puis à l intérieur de ce dernier, le répertoire dans lequel se trouvera la base de données de PlanEx (nom recommandé : «\planex_données»). Si le répertoire n a pas encore été créé, vous pouvez le créer en cliquant sur <Créer un nouveau dossier>. Si vous utilisez une licence monoposte : le répertoire «\planex_données» est créé sur le disque local et proposé par défaut. Validez-le (si besoin est, vous pouvez le remplacer par un autre répertoire que vous devrez créer en cliquant sur <Créer un nouveau dossier>). Le répertoire de la base de données doit obligatoirement être situé sur le même lecteur de disque que le répertoire d application (si votre disque est partitionné par exemple en 2 lecteurs adressables avec les lettres C: et D:, le répertoire d application et le répertoire de la base de données doivent être choisis tous les deux sur le même lecteur et doivent donc être adressés avec la même lettre). Dans tous les cas, PlanEx va ensuite vérifier si une base de données existe à l emplacement que vous avez indiqué. Si aucune base n existe (ce sera le cas lors du 1er lancement sur le 1er poste) : PlanEx va alors vous demander comment la base doit être créée ; vous devez choisir l une des options suivantes : Créer une nouvelle base de données : une nouvelle base de données sera automatiquement créée à l emplacement indiqué ; elle comportera les données de base livrées avec PlanEx. 27

28 Dans le cas d une simple évaluation de PlanEx, choisissez cette option. Lors de la création d une nouvelle base de données, vous disposez d un mois d utilisation libre ; à l issue de cette période, il vous sera demandé d indiquer un code d accès. Remarque : Quelle que soit la licence que vous utilisez, vous pouvez créer autant de bases de données que vous le souhaitez, mais sur un seul disque, car le code d accès définitif à PlanEx est calculé en fonction du n de ce disque. Convertir une ancienne base de données : si vous utilisiez précédemment la version 1 (1.0 ou 1.1) de PlanEx, et si vous avez choisi d utiliser la version 2, vous pouvez demander la reprise de vos anciennes données ; choisissez cette option, puis indiquez l emplacement de votre ancienne base. PlanEx va alors mettre ces données en conformité avec la version 2 et les écrire dans le répertoire de la nouvelle base ; cela peut prendre quelques minutes (notez que vos anciennes données ne seront ni détruites ni modifiées par cette opération et resteront accessibles par l ancienne version de PlanEx). Un message vous informe de la bonne exécution de la mise en conformité ; puis vous devez indiquer le nouveau code d accès à PlanEx II, qui vous a été communiqué par votre distributeur. Si vous désirez simplement évaluer la version 2 et si vous ne disposez pas du nouveau code d accès, choisissez la 1ère option. Restaurer une base de données sauvegardée : si vous voulez restaurer une base à partir d une sauvegarde, choisissez cette option. Pour plus d informations sur l implantation des données de PlanEx, consultez le chapitre : Organisation des données. Si PlanEx fonctionne en mode monoposte, la procédure de 1er lancement est terminée ; vous pouvez maintenant utiliser toutes les fonctions de PlanEx. Vous disposez de 30 jours d utilisation libre à l issue desquels vous devrez indiquer le n de licence remis par votre distributeur, pour pouvoir continuer à travailler normalement. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, vous devez ensuite saisir votre code utilisateur (comme à chaque lancement). Enfin, vous devrez indiquer le n de licence réseau, indispensable pour utiliser PlanEx en mode réseau. 28

29 Lors des lancements ultérieurs Les informations que vous donnez lors du premier lancement restent mémorisées, et lors des lancements ultérieurs, vous n aurez plus à les indiquer. En cas de besoin, vous pouvez les modifier en utilisant les fonctions suivantes : Base de données : pour créer et/ou utiliser une autre base de données, utilisez la fonction : Répertoires utilisés. La nouvelle base de données doit être implantée sur le même disque que la précédente (car le code d accès qui vous a été communiqué correspond au n de ce disque) mais obligatoirement à un emplacement différent ; exemples : ".../répertoire 1/planex_données/..." ".../répertoire 2/planex_données/..." etc... Code d accès : si vous désirez changer le type de licence que vous utilisez, vous pouvez le faire facilement, sur simple demande à votre distributeur, qui vous donnera le code d accès correspondant à votre nouvelle licence. Vous pourrez le saisir à l aide de la fonction : Modifier le code d accès sans qu il soit nécessaire de réinstaller quoi que ce soit. 29

30 POUR BIEN UTILISER PLANEX Généralités sur le fonctionnement de PlanEx Vous trouverez ci-dessous quelques informations générales sur le fonctionnement de PLanEx. Vous optimiserez son fonctionnement et la satisfaction que vous en obtiendrez en tenant compte de ces informations. Préparation des fichiers de base : PlanEx est principalement un outil d aide à la planification et à la prévision : les tâches répétitives doivent dans la mesure du possible être toutes créées dans le fichier des obligations et des prestations, en sorte qu une simple génération de planning produise des informations complètes et ne nécessitant qu un minimum d ajustements manuels. Pour cela, privilégiez donc la préparation de vos fichiers de base : La fiche client doit être renseignée de la façon la plus détaillée et la plus complète possible. Le fichier des obligations doit être complété de toutes les prestations que votre cabinet est susceptible d assurer et qui ne sont pas définies dans le fichier de base livré avec le logiciel ; définissez-en soigneusement la date prévisionnelle (même si cette date varie avec chaque client : définissez-là alors selon la planification de la fiche client et complétez la fiche client) ; définissez les conditions d application de chaque prestation, même si ces conditions sont relatives à la décision de chacun des clients (utilisez alors le code profil de la fiche client pour lier les prestations facultatives à certains clients seulement) Le soin avec lequel vous définissez ces informations de base aura un effet durable au contraire des modifications manuelles pratiquées sur les données générées, que vous devrez répéter souvent. Si lors d une génération de planning, vous constatez des erreurs ou des lacunes, plutôt que de rectifier directement dans le planning les données erronées, corrigez ou complétez vos fichiers de base et recommencez la génération. PlanEx vous apporte toute la souplesse voulue pour pouvoir générer un même planning plusieurs fois de suite sans perdre aucune des informations ajoutées entre-temps. Signalez-nous les anomalies éventuelles que vous relèveriez (technique@hexalogie.fr). Pour tout ce qui ne peut être prévu : Dans un planning, vous pouvez ajouter une prestation qui n a pas été générée et saisir toutes les informations qui vont permettre de l intégrer dans le cycle normal de PlanEx (il s agira généralement d une tâche non répétitive, sinon le mieux serait de compléter les fichiers de base comme indiqué ci-dessus et de générer à nouveau le même planning) 30

31 En dernier ressort, lorsque vous voulez saisir un temps ponctuel sans correspondance avec le planning (exemples : absence, vacances, formation, action ponctuelle non prévue, etc...), PlanEx vous permet de noter toutes ces informations diverses sur l agenda directement. Dans la mesure du possible, réservez cette dernière possibilité aux évènements ponctuels. Utilisation en mode réseau : Lorsque PlanEx est utilisé en mode réseau, en début de session, on doit s identifier en saisissant un code utilisateur (contrôlé par référence à la table des collaborateurs) ; chaque utilisateur génère son propre planning et uniquement le sien. Le menu Planning (suivi du code utilisateur) comporte toutes les fonctions de gestion du planning de l utilisateur connecté, et ne donne aucun accès au planning des autres utilisateurs. Le menu Tous les plannings propose consultation, modification et édition du planning de tout autre utilisateur de PlanEx sur le même réseau, voire simultanément de tous les plannings. Vous pouvez modifier le planning et l agenda d un autre utilisateur, et vous pouvez lui adresser un message qu il lira dés qu il consultera son agenda. Modification du collaborateur affecté à une tâche : Si dans un planning, on modifie ponctuellement une tâche en remplaçant un collaborateur par un autre, PlanEx recherche automatiquement le planning correspondant à ce dernier et le complète en lui ajoutant la tâche qui a été retirée au premier. La colonne Mémo rappelle dans les 2 cas le changement effectué. Comment utiliser l aide en ligne L aide en ligne est complète, et sa consultation est aisée, grâce à différents moyens d accès. Sommaire de l aide en ligne Vous pouvez accéder à l aide complète soit par le menu (menu «?»), soit par la barre d outils (bouton <?>). Vous obtenez alors une boite de dialogue qui vous propose 3 onglets : Sommaire, Index, et Rechercher. Le sommaire vous présente les différents chapitres de l aide en respectant la présentation du menu. Consultez : Présentation du menu. L index vous permet de rechercher toutes les rubriques qui concernent un thème donné. La fonction <Rechercher> vous permet de rechercher les rubriques d après un mot quelconque ; elle peut être effectuée sur la totalité du texte de l aide en ligne selon les options que vous choisissez (en cliquant sur le bouton <Reconstruire>). 31

32 Aide contextuelle La plupart des fonctions propose une aide contextuelle à plusieurs niveaux : Aide contextuelle sur la fonction : pour obtenir une aide générale sur la fonction en cours, cliquez sur le bouton proposé au bas de chaque formulaire. Aide «Qu est-ce que c est?» : pour obtenir l aide spécifique à une zone du formulaire, cliquez sur le bouton proposé au bas des formulaires principaux ; le pointeur de la souris se transforme alors en un point d interrogation, déplacez-le sur la zone voulue et cliquez. Si la résolution de votre écran est telle que la fenêtre de l aide «Qu est-ce que c est?» n est pas entièrement visible, appelez d abord l aide de la fonction en cours, et à partir de cette dernière l aide sur la zone voulue. A partir d une rubrique d aide Lorsque vous affichez une rubrique d aide, vous obtenez : un menu qui propose toutes les fonctions nécessaires à une bonne utilisation de l aide (impression, annotation, signet, historique, etc...) un ensemble de boutons de commande, qui vous donne les possibilités suivantes : rappel du sommaire, de l index ou de la fonction «Rechercher» bouton <Précédent> pour revenir à la rubrique d aide précédente si vous avez enchaîné plusieurs rubriques. bouton <Voir aussi> : si ce bouton est activé, vous pouvez obtenir une liste de toutes les rubriques d aide qui ont un rapport, plus ou moins étroit, avec celle que vous consultez. Vous pouvez appeler l une ou plusieurs de ces rubriques tout en conservant l affichage de la rubrique initiale. un texte explicatif, qui peut comporter des «zones sensibles» (vertes) : si vous cliquez sur ces zones sensibles, vous obtiendrez l aide correspondante, soit sous la forme d une rubrique d aide, soit sous la forme d une aide «Qu est-ce que c est?». Bouton de commande Pointez le bouton voulu avec la souris (sans cliquer) et attendez un instant : vous obtiendrez une aide de type «info bulle» sur la fonction de ce bouton. Les zones des formulaires qui permettent le déclenchement de certaines fonctions annexes sont également dotées d une info bulle. 32

33 Mot de passe superviseur Vous pouvez protéger par un mot de passe l accès à certaines fonctions réservées de PlanEx. Ces fonctions réservées sont : L accès au menu Tous les plannings (licence réseau uniquement) La modification des options générales La révision du temps de référence à partir du temps prévu ou passé La possibilité de modifier un temps prévu Un seul mot de passe superviseur peut être créé, et protègera donc l ensemble de ces fonctions. Pour créer un mot de passe superviseur : Lancez le menu Tous les plannings ou la fonction Options générales (menu : Environnement). Chacune propose la création du mot de passe superviseur en cliquant sur le bouton. Saisissez ensuite le mot de passe (5 caractères alphanumériques au maximum, sans distinction des majuscules/minuscules) puis une 2ème fois pour le confirmer. Dés lors qu un mot de passe superviseur est créé, il devra être décliné pour pouvoir accéder à l une ou l autre des fonctions réservées ci-dessus. Pour modifier ou supprimer un mot de passe superviseur : Vous pouvez à tout moment modifier le mot de passe superviseur en appelant une des deux fonctions indiquées ci-dessus, puis en cliquant à nouveau sur le bouton : vous pourrez alors saisir un nouveau mot de passe, ou cliquer sur pour supprimer toute protection. Remarque : Vous pouvez également attribuer un mot de passe à un utilisateur, qui devra être décliné pour pouvoir se connecter sous ce code utilisateur. Le mot de passe superviseur vous ouvre le droit de vous connecter sous n importe quel code utilisateur sans avoir à décliner aucun mot de passe utilisateur. 33

34 PlanEx - 1 Menu Fichiers 34

35 1.1 Collaborateurs et utilisateurs Cette fonction vous permet d identifier les collaborateurs du cabinet. La notion de collaborateur s entend ici au sens large, à savoir toute personne à qui des tâches peuvent être affectées, ou, si PlanEx fonctionne en mode réseau, toute personne susceptible de se connecter à PlanEx pour consulter un planning ; on identifiera donc ici les collaborateurs, les responsables de groupe, les experts-comptables... Si PlanEx fonctionne en mode réseau : - Aucun utilisateur ne peut se connecter à PlanEx s il n est pas d abord déclaré dans cette table. - Cette fonction peut être appelée à partir du menu Fichiers, mais aussi à partir de la fenêtre de saisie du code utilisateur. Dans la version qui vous est livrée, cette table comporte un code à espace qui sera utilisé par défaut si vous ne souhaitez pas indiquer de code collaborateur. Vous pouvez créer autant de collaborateurs ou d utilisateurs que vous le souhaitez ; pour chacun, on trouvera : un code de 3 caractères alphanumériques (maximum) un nom de 30 caractères une case à cocher s il s agit d un expert-comptable (le code pourra alors être utilisé pour affecter un client à un expert-comptable) un taux horaire de facturation, exprimé en euros, qui sera utilisé pour chiffrer automatiquement le montant facturable d une prestation (facultatif) Remarque : ce taux peut être modifié pour un client donné, par l indication d un taux propre à ce client. Code externe : si vous importez les clients à partir d une application externe à PlanEx, il est possible que dans cette application, les collaborateurs soient codifiés de façon différente de celle de PlanEx ; indiquez alors ici le code qui, dans l application externe, identifie le collaborateur traité, il sera automatiquement converti lors de l importation (10 caractères alphanumériques maximum, facultatif). si vous exportez des clients ou des plannings, et si vous avez renseigné le code externe d un collaborateur, ce dernier sera utilisé en priorité dans les données exportées, qui pourront ainsi être identifiées directement par vos autres logiciels. Mot de passe utilisateur (facultatif) : vous pouvez attribuer un mot de passe à un utilisateur ; pour cela, cliquez sur le bouton <Créer>, puis saisissez le mot de 35

36 passe (5 caractères alphanumériques maximum) ; saisissez-le une 2ème fois pour confirmation. Pour modifier un mot de passe existant, cliquez sur le bouton <Modifier> ; le mot de passe actuel doit être décliné avant de pouvoir en indiquer un autre ou le supprimer. Si vous avez affecté un mot de passe à un utilisateur, ce mot de passe devra obligatoirement être décliné pour pouvoir se connecter avec ce code utilisateur ; notez que le mot de passe utilisateur n ouvre pas les droits du mot de passe superviseur. PlanEx refuse la suppression d'un code collaborateur encore utilisé dans une fiche client. 36

37 Utilisateur? (lancement ou menu : Fichiers licence réseau uniquement). Cette fenêtre permet d identifier l utilisateur qui souhaite se connecter à PlanEx ; elle s ouvre : - au lancement de PlanEx, - ou si vous cliquez sur «Fichiers/Changer d utilisateur» La liste de choix vous propose tous les codes créés dans la table des collaborateurs & utilisateurs ; si le code voulu n existe pas, vous pouvez l ajouter en cliquant sur le bouton <Nouveau>. Le fait de se connecter à PlanEx sous un code utilisateur ouvre l accès à toutes les fonctions de génération, consultation, modification, édition, des données propres à cet utilisateur. A un moment donné, une seule connexion sous un même utilisateur est autorisée ; si un autre poste tente de se connecter sous le même code utilisateur, la connexion lui sera refusée. Si un mot de passe a été affecté à l utilisateur saisi, il sera demandé dés que vous aurez cliqué sur <OK>. Si un mot de passe superviseur a été créé et si vous le connaissez, vous pouvez l indiquer ici ; il vous ouvre le droit de vous connecter sous n importe quel code utilisateur ; il ne vous sera plus redemandé pendant toute votre session de travail, même si vous cliquez sur «Fichiers/Changer d utilisateur». 37

38 Les commandes des fonctions de mise à jour Toutes les fonctions de mise à jour utilisent les mêmes commandes et les mêmes icônes ; apprenez à les reconnaître : visualise le 1er enregistrement de la table ou du fichier en cours de mise à jour ; indisponible si une mise à jour est en cours. : visualise l enregistrement précédent de la table ou du fichier en cours de mise à jour ; indisponible si une mise à jour est en cours. : visualise l enregistrement suivant de la table ou du fichier en cours de mise à jour ; indisponible si une mise à jour est en cours. : visualise le dernier enregistrement de la table ou du fichier en cours de mise à jour ; indisponible si une mise à jour est en cours. Lorsque vous lancez une fonction de mise à jour d une table ou d un fichier, le 1er enregistrement de cette table ou de ce fichier est visualisé ; utiliser les boutons de commandes précédentes pour naviguer vers les autres enregistrements. : visualise tous les enregistrements de la table ou du fichier en cours de mise à jour et permet d en sélectionner un ; indisponible si une mise à jour est en cours. Lorsque vous visualisez tous les enregistrements d un fichier, la fenêtre de visualisation peut proposer un tri des enregistrements affichés ; si vous utilisez un tri, les fonctions de navigation (4 boutons précédents) vont alors tenir compte de ce nouveau tri pour répondre à vos demandes : enregistrement suivant, précédent, etc... A partir de la fenêtre de visualisation, vous pouvez effectuer une recherche incrémentielle : tapez le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors sur le ou les codes commençant par ces caractères (s ils existent). : cliquez sur ce bouton pour créer un nouvel enregistrement ; une petite fenêtre de saisie s ouvre et vous demande de saisir le code de la nouvelle donnée à créer ; lorsque vous validez ce code, tous les champs du formulaire deviennent alors accessibles ; lorsque vous avez saisi les nouvelles données, cliquez sur pour écrire le nouvel enregistrement ou sur pour ignorer les données saisies et abandonner la procédure de création ; indisponible si une mise à jour est en cours. Certaines fonctions proposent de créer un nouvel enregistrement en dupliquant l enregistrement affiché ; si c est le cas, l info bulle du bouton de création vous en informe ; pour dupliquer, affichez d abord l enregistrement qui servira de modèle, puis faites un clic droit sur ce bouton au lieu d un clic normal. 38

39 : cliquez sur ce bouton pour modifier l enregistrement visualisé ; tous les champs du formulaire deviennent alors accessibles ; lorsque vous avez saisi les modifications, cliquez sur pour écrire les nouvelles données ou sur pour ignorer les données modifiées et abandonner la procédure de modification ; indisponible si une mise à jour est en cours. Certaines fonctions de mise à jour (Cas particuliers et Organismes sociaux) vous permettent de modifier l identification d une donnée et la nouvelle donnée est répercutée là où l ancienne était utilisée. Par exemple, si vous modifiez le cas particulier «FORMATEUR» avec la valeur «FORMATEUR AGREE», les clients et/ou les obligations qui faisaient référence au cas particulier «FORMATEUR» sont automatiquement modifiés. Attention, ne modifiez pas un code en un autre code qui existe déjà, vous obtiendriez un message d anomalie. Pour toutes les autres tables, lorsque vous voulez modifier un code, vous devez procéder par création du nouveau code, modification des tables qui y font référence, et enfin suppression de l ancien lorsqu il n est plus utilisé dans la base. Par exemple, si vous voulez transformer la forme juridique «SA» en forme «S.A.», vous devrez d abord créer la forme «S.A.», modifier les clients de forme «SA» en forme «S.A.», puis supprimer la forme «SA». Si vous ne procédez pas de cette façon, vous obtiendrez des messages d anomalies. : cliquez sur ce bouton pour supprimer l enregistrement visualisé ; une confirmation vous est demandée avant suppression définitive ; indisponible si une mise à jour est en cours. PlanEx refuse de supprimer toute donnée si elle est encore utilisée dans la base de données ; par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une forme juridique si elle est encore attribuée à un client. Lorsque vous avez supprimé un enregistrement, il n apparaît plus dans aucune fonction mais il existe toujours physiquement sur disque tant que vous n avez pas compacté vos données ; il peut être récupéré si vous le créez à nouveau par la suite sous le même code ; lorsque vous compactez les données, les enregistrements supprimés disparaissent définitivement. : valide la mise à jour en cours, c est-à-dire l écrit sur disque, et restaure toutes les autres commandes en mode visualisation ; disponible uniquement si une mise à jour est en cours. : annule la mise à jour en cours, c est-à-dire abandonne la création ou revient à l état initial de l enregistrement modifié, et restaure toutes les commandes en mode visualisation ; disponible uniquement si une mise à jour est en cours. : quitte la fonction encours ; indisponible si une mise à jour est en cours (vous devez d abord valider ou annuler la mise à jour ; voir les 2 boutons précédents). : visualise l aide en ligne propre à la fonction en cours ; toujours disponible. : permet de demander une aide de type «Qu est-ce que c est?» pour un champ spécifique du formulaire en cours de traitement ; cliquez sur ce bouton, le pointeur de la souris se transforme alors en un point d interrogation, déplacez-le sur le champ voulu et cliquez ; toujours disponible. 39

40 1.2 Groupes Cette fonction vous permet de déclarer des groupes de collaborateurs si vous utilisez ce type d'organisation. Dans la version qui vous est livrée, cette table comporte un seul code (à espace) qui sera utilisé si vous ne souhaitez pas indiquer de groupe. Vous pouvez créer autant de groupes de collaborateurs que vous le souhaitez ; chacun doit comporter : - un code de 3 caractères alphanumériques (maximum) - un intitulé de 30 caractères. - un code externe : si vous importez les clients à partir d une application externe à PlanEx, il est possible que dans cette application, les groupes soient codifiés de façon différente de celle de PlanEx ; indiquez alors ici le code qui, dans l application externe, identifie le groupe traité, il sera automatiquement converti lors de l importation (10 caractères alphanumériques maximum, facultatif) si vous exportez des clients ou des plannings, et si vous avez renseigné le code externe d un groupe, ce dernier sera utilisé en priorité dans les données exportées, qui pourront ainsi être identifiées directement par vos autres logiciels. PlanEx refuse la suppression d'un code groupe encore utilisé dans une fiche client. 40

41 1.3 Formes juridiques Cette fonction vous permet de créer toutes les formes juridiques que vous voulez pouvoir affecter à vos clients. Dans la version qui vous est livrée, la table comporte déjà les formes juridiques les plus courantes. Vous pouvez créer d'autres formes juridiques, modifier les formes juridiques existantes, ou utiliser la table telle qu'elle vous a été livrée. Chaque forme juridique comporte : un code de 5 caractères alphanumériques (maximum) un intitulé de 30 caractères un code «Catégorie pour TVA», indiquant si la forme juridique traitée est de type : - Entreprise individuelle - Société anonyme - Société autre qu'anonyme - Autre forme juridique (cette indication est nécessaire pour la détermination de la date limite de déclaration de TVA, selon les règles de l'administration fiscale). un code externe : si vous importez les clients à partir d une application externe à PlanEx, il est possible que dans cette application, les formes juridiques soient codifiées de façon différente de celle de PlanEx ; indiquez alors ici le code qui, dans l application externe, désigne la forme juridique traitée, il sera automatiquement converti lors de l importation (10 caractères alphanumériques maximum, facultatif). si vous exportez des clients, et si vous avez renseigné le code externe d une forme juridique, ce dernier sera utilisé en priorité dans les données exportées, qui pourront ainsi être identifiées directement par vos autres logiciels. NB : il est recommandé d utiliser cette possibilité de conversion plutôt que d ajouter votre propre code dans le fichier des formes juridiques ; en effet, dans ce cas, vous devriez aussi compléter le fichier des obligations pour que ce nouveau code soit pris en compte dans les générations de plannings. PlanEx refuse la suppression d'une forme juridique encore utilisée dans une fiche client ou dans une fiche obligation. 41

42 1.4 Régimes fiscaux Cette fonction vous permet de créer tous les régimes fiscaux que vous voulez pouvoir affecter à vos clients. Dans la version qui vous est livrée, la table comporte déjà les régimes fiscaux les plus courants. Vous pouvez créer d'autres régimes fiscaux, modifier les régimes fiscaux, ou utiliser la table telle qu'elle vous a été livrée. Chaque régime fiscal comporte : un code de 5 caractères alphanumériques (maximum) un intitulé de 30 caractères un code externe : si vous importez les clients à partir d une application externe à PlanEx, il est possible que dans cette application, les régimes fiscaux soient codifiés de façon différente de celle de PlanEx ; indiquez alors ici le code qui, dans l application externe, désigne le régime fiscal traité, il sera automatiquement converti lors de l importation (10 caractères alphanumériques maximum, facultatif). 42

43 si vous exportez des clients, et si vous avez renseigné le code externe d un régime fiscal, ce dernier sera utilisé en priorité dans les données exportées, qui pourront ainsi être identifiées directement par vos autres logiciels. NB : il est recommandé d utiliser cette possibilité de conversion plutôt que d ajouter votre propre code dans le fichier des régimes fiscaux ; en effet, dans ce cas, vous devriez aussi compléter le fichier des obligations pour que ce nouveau code soit pris en compte dans les générations de plannings. PlanEx refuse la suppression d'un régime fiscal encore utilisé dans une fiche client ou dans une fiche obligation. 43

44 1.5 Organismes sociaux Cette fonction vous permet de créer tous les organismes sociaux que vous voulez pouvoir indiquer dans les fiches clients. Dans la version qui vous est livrée, la table comporte les principaux organismes sociaux. Vous pouvez créer d'autres organismes sociaux ou utiliser la table telle qu'elle vous a été livrée. Chaque organisme social comporte un intitulé de 30 c. PlanEx refuse la suppression d'un organisme social encore utilisé dans une fiche client ou dans une fiche obligation. 44

45 1.6 Cas particuliers La table des cas particuliers permet de gérer toute condition spécifique à un client ou à une obligation, qui ne serait pas prévue dans les données de base (soit en raison de son caractère exceptionnel, soit parce qu elle est de création récente). Exemple d utilisation : si une nouvelle obligation est faite à toutes les entreprises possédant une bicyclette de faire une déclaration, PlanEx permet de traiter cette obligation de la façon suivante : créer le cas particulier «Bicyclette» créer la nouvelle obligation en lui attribuant la condition : «cas particulier = Bicyclette» (onglet divers) attribuer aux clients possédant une bicyclette le cas particulier «Bicyclette» (onglet divers) Vous pouvez ainsi mémoriser toute particularité ou toute nouvelle information, et la lier à une ou plusieurs obligations. Cette fonction vous permet de créer tous les cas particuliers qui pourraient vous être nécessaires. Dans la version qui vous est livrée, la table comporte quelques cas particuliers. Vous pouvez créer d'autres cas particuliers, ou utiliser la table telle qu'elle vous a été livrée. Chaque cas particulier est décrit par un intitulé de 30 c. PlanEx refuse la suppression d'un cas particulier encore utilisé dans une fiche client ou dans une fiche obligation. 45

46 1.7 Services fiscaux Cette fonction vous permet de mémoriser les coordonnées de tous les services fiscaux (centre des impôts, recette, perception...), si vous souhaitez pouvoir rattacher vos clients à ces services. Dans la version qui vous est livrée, la table comporte un seul poste (à espace) qui sera utilisé si vous ne souhaitez pas utiliser cette fonctionnalité. Chaque service est identifié par un code de 8 caractères, qu'on pourra renseigner, par exemple, en utilisant le code qui figure sur la plupart des imprimés émanant des services fiscaux, mais tout autre code peut être utilisé. Les autres données sont toutes facultatives: nom du service adresse (2 lignes) code postal bureau distributeur n téléphone n télécopie PlanEx refuse la suppression d'un service fiscal encore utilisé dans une fiche client. 46

47 PlanEx - 2 Menu Clients 47

48 2.1 Fichier Clients Cette fonction permet de créer, modifier, supprimer les clients traités avec PlanEx. 48

49 L en-tête du formulaire comporte les données suivantes : Code client : le code client est constitué de 8 caractères alphanumériques (maximum) cadrés à gauche. Il est obligatoire. Un code ne peut désigner qu'un client et un seul. Il n est pas nécessaire de choisir ce code en fonction de l ordre alphabétique car lors de tout accès au fichier des clients, vous avez toujours le choix entre un accès par le code et un accès par le nom. Nom du client : le nom du client comporte 30 caractères. Il est obligatoire. Pour visualiser les clients dans l ordre des noms, cliquez sur et choisissez le tri alphabétique. Pour une activité individuelle : il est nécessaire de connaître le nom patronymique de l'exploitant ; si vous indiquez ici un nom autre que le nom patronymique de l exploitant (par exemple une enseigne commerciale), indiquez alors le nom patronymique en zone : Nom du dirigeant. Attention, pour les noms à particule : l'administration fiscale considère que les particules à forme d'article (l', le, la, les, au, aux, du, des) sont liées au nom et déterminent le classement alphabétique ; vous devez donc indiquer : "Du Mesnil" ; les autres particules possibles (de, d') sont considérées comme indépendantes du nom, et négligées pour le classement alphabétique ; vous devez donc indiquer : "Vercelles (de)". Il est également nécessaire de commencer par le nom (exemple : «DUFOUR André» et non pas «André DUFOUR»). Le signe «+» devant le nom d un client indique qu il s agit d un client importé que vous n avez encore pas vérifié ; ce signe disparaîtra automatiquement dés la 1ère mise à jour de ce client que vous validerez ; sa présence vous rappelle donc, dans toutes les fonctions de PlanEx, qu un client importé a été traité sans que vous ayez validé les données importées. Option Actif/Inactif : cette option doit être cochée pour indiquer qu'un client est actif, et non cochée pour un client inactif. Lorsque vous créez un client, elle est cochée par défaut. Un client inactif sera ignoré dans tous les traitements ultérieurs mais toutes les informations liées à ce client sont conservées. Cela permet d'exclure un client des traitements tout en conservant sa description complète en vue d'une reprise éventuelle d'activité. Un client inactif sera ignoré par tous les traitements globaux (soit sans sélection de client), mais il pourra toutefois être traité par la plupart des fonctions de PlanEx en sélectionnant spécifiquement son code. Ainsi, lorsque vous créez un prospect dans le but d imprimer une lettre de mission, déclarez-le inactif : vous pourrez générer un planning pour un prospect en le sélectionnant spécifiquement, puis imprimer sa lettre de mission. Si vous générez un planning pour tous les clients, le planning des clients inactifs sera supprimé et non régénéré. Si vous utilisez la commande de suppression au lieu de l option Actif/Inactif, le client sera physiquement supprimé du disque, ainsi que les informations liées à ce client (établissements secondaires, historique des temps) sans aucune possibilité de récupérer les informations perdues. Les informations suivantes sont réparties en 9 onglets : - onglet «données générales», - onglet «Dirigeants», - onglet «Données juridiques», - onglet «Données fiscales», - onglet «Données sociales», - onglet «Données cabinet comptable», - onglet «Collaborateurs», - onglet «Observations», - onglet «Données diverses», - onglet «Etablissements secondaires», Le bouton vous permet de contrôler globalement tout ou partie du fichier client (depuis le client visualisé, jusqu au dernier client du fichier). Il est impératif d effectuer 49

50 ce contrôle toutes les fois que vous importez des clients (en fin de traitement d importation, un message vous propose d ailleurs d enchaîner directement avec le contrôle global), ou s il vous arrive de modifier les données du fichier client à l aide d une application extérieure à PlanEx. Veillez à apporter le plus grand soin à la création de vos clients. De la qualité des informations que vous donnez dépend directement la qualité des résultats que vous obtiendrez avec PlanEx. Remarques : Si vous créez un prospect dans le but de lui imprimer une lettre de mission, déclarez-le inactif ; en le sélectionnant spécifiquement, vous pourrez générer son planning puis imprimer sa lettre de mission, alors que dans les traitements globaux (sans sélection de client), il sera ignoré. Lorsque vous supprimez un client, la suppression est définitive, et toutes les informations de la base liées à ce client sont également supprimées (établissements secondaires, historique des temps). Si vous ne souhaitez pas supprimer un client de façon définitive, mais simplement le désactiver provisoirement, utilisez plutôt l option Actif/Inactif ; ultérieurement, vous pourrez le réactiver et vous aurez ainsi conservé toutes les données liées au client. Si un message d'anomalie commence par la mention : "Contrôle de cohérence", cela signifie que la détection de l anomalie a été demandée dans la table des contrôles de cohérence ; vous pouvez alors intervenir sur cette table si vous souhaitez modifier ou supprimer ce contrôle. Le formulaire de mise à jour des clients vous permet d enchaîner directement certaines fonctions telles que : - génération du planning - visualisation/impression du planning - impression des lettres de mission Lorsque vous utilisez une de ces commandes, la fonction appelée est pré paramétrée pour ne traiter que le client en cours. 50

51 Onglet «Données générales» Adresse, code postal, bureau distributeur : Vous pouvez indiquer l'adresse du client. L'adresse est facultative. Toutefois, il est obligatoire d'indiquer au moins le département géographique (2 premiers caractères du code postal) qui va être utilisé dans plusieurs traitements (exemple : détermination de la date de déclaration de chiffre d'affaires). Notez également que ces informations sont utilisées pour l édition des lettres de mission. Renseignez-les si vous comptez utiliser cette fonction. Téléphone, télécopie, adresse Données prévues pour information, facultatives. Le bouton de commande (à droite de l adresse ) ouvre directement votre programme de messagerie électronique avec l adresse du client traité. Si vous avez indiqué un nom de contact, ce dernier est mis en objet. Si vous avez renseigné les coordonnées du cabinet (en utilisant le formulaire : lettres de mission), cellesci sont utilisées pour signer l . Remarque : L adresse est nécessaire si vous voulez pouvoir créer automatiquement un d information au client, à partir de la visualisation de planning. Vous pouvez aussi mémoriser le n de téléphone portable et l adresse du ou des dirigeants (onglet dirigeant ). Adresser un d information au client : Lorsque vous visualisez un planning, le bouton de commande vous permet d obtenir la création automatique d un au client de la ligne que vous aurez préalablement sélectionnée en cliquant dessus. L va prendre en compte toutes les obligations et prestations visualisées pour le client choisi, et non réalisées. Si vous voulez limiter l à une période donnée, ou à certaines obligations, utilisez le formulaire de sélection de la visualisation. Si vous avez sélectionné une période, elle sera rappelée en objet de l . Si le nom d un contact a été renseigné dans la fiche client, il est indiqué en tête du texte. 51

52 Puis toutes les obligations et prestations affectées au cabinet sont listées, avec la date limite et la date d agenda si celle-ci a été renseignée. Si le mémo «Pièces à préparer» a été renseigné pour les obligations listées, il est inséré entre les lignes, vous permettant ainsi de préciser au client les pièces et les documents dont vous aurez besoin. Si dans la visualisation figurent des obligations affectées au client, elles sont regroupées en fin d en tant que rappel au client. Les textes d introduction et de fin sont issus de fichiers textes livrés avec PlanEx. Vous pouvez éventuellement modifier ces fichiers avec un éditeur tel que WordPad. Ils se trouvent dans le répertoire de programmes (normalement : \PlanEx_programmes) et sont ainsi nommés : 1.TXT : «Nous vous indiquons ci-dessous le détail des travaux...». 2.TXT : «Nous vous rappelons ci-dessous les travaux que vous devez vous-même...». 3.TXT : «Nous vous remercions d en prendre bonne note...». Si vous modifiez ces fichiers, il est recommandé de sauvegarder vos modifications non pas directement dans les fichiers de base (sinon, elles seraient écrasées dés la prochaine mise à jour de PlanEx) mais dans des fichiers nommés du même nom suivi de la lettre U (exemple : 1U.TXT) ; s ils existent, ces fichiers sont utilisés par PlanEx en priorité sur les versions de base correspondantes. En fin d , si vous avez renseigné les coordonnées du cabinet (dernier onglet du formulaire des lettres de mission) elles sont ajoutées pour signer l . Vous pouvez modifier le texte proposé ou l utiliser tel quel. La trace des messages expédiés est normalement conservée par votre logiciel de messagerie électronique. N Siret, code NAF : Informations facultatives. Toutefois, compte tenu des règles appliquées par l administration fiscale, dans certains cas cette indication est obligatoire pour la détermination de la date de déclaration de chiffre d'affaires (essentiellement pour les sociétés de Paris et de la région parisienne). Notez également que ces informations sont utilisées pour l édition des lettres de mission. Renseignez-les si vous comptez utiliser cette fonction. N CEE : N intra-communautaire de 13 caractères. Donnée prévue pour information, facultative. RCS / RM, date et lieu d immatriculation : Cochez ici l option correspondant à l inscription du client : registre du commerce, répertoire des métiers, les deux (dans ce dernier cas, c est l inscription au registre du commerce qui sera mentionnée sur la lettre de mission). Si vous avez coché une des options par erreur, vous pouvez l effacer en double-cliquant. Vous pouvez également indiquer la date et le lieu d immatriculation. Ces informations sont facultatives. Notez qu elles sont utilisées pour l édition des lettres de mission : renseignez-les si vous comptez utiliser cette fonction. Activité et contact : Informations facultatives. Notez qu elles sont utilisées pour l édition des lettres de mission. Renseignez-les si vous comptez utiliser cette fonction. S il est renseigné, le nom du contact est également utilisé pour l envoi d . Dates d exercice : L'indication des dates d'exercice est obligatoire. Par défaut, PlanEx vous propose un exercice civil, que vous pouvez modifier ou valider. Notez que dans ces 2 dates, c'est le jour et le mois qui seront utilisés dans les traitements basés sur les dates d'exercice, l'année n'étant pas testée ; cela implique qu'il n'est pas nécessaire de modifier ces dates chaque année, si la durée de l'exercice n'est pas modifiée. 52

53 Conseils extérieurs : Indiquez ici le nom et les coordonnées des conseils extérieurs, avocats, ou tout intervenant chez le client que vous pouvez avoir à connaître. Information facultative. Onglet «Dirigeants» Dirigeant : Les informations suivantes concernant le dirigeant peuvent être indiquées dans ces onglets : Etat-civil : date et lieu de naissance Téléphone/ n de téléphone portable et adresse électronique (avec bouton de commande pour envoi d ) Situation familiale : situation de famille, régime matrimonial, statut du conjoint dans l entreprise Fiscalité individuelle : informations pour la gestion de la fiscalité individuelle ; IRPP, ISF, revenus fonciers, contrat Madelin et informations liées à ce dernier Note : ces informations fiscales seront testées pour générer les obligations correspondantes à chacun des dirigeants définis. Pour le dirigeant individuel, elles sont identiques à ce que vous saisissez dans les éléments de déclaration de l onglet fiscal : vous pouvez les modifier indifféremment ici ou dans l onglet fiscal. Pour une activité individuelle, renseignez obligatoirement le nom du dirigeant individuel lorsque le nom principal (en-tête du formulaire) comporte un nom autre que le nom patronymique de l exploitant (par exemple une enseigne commerciale). Saisissez d abord le nom (exemple : «DUFOUR André» et non pas «André DUFOUR»). Il est important de bien utiliser ces noms pour un calcul précis de la date de déclaration du chiffre d affaires. Le nom du dirigeant est également utilisé pour l édition des lettres de mission. Renseignez-le si vous comptez utiliser cette fonction (ne saisissez pas de titre de politesse, ce dernier sera ajouté automatiquement sur la lettre de mission ; exemple : «DUFOUR André» et non pas «Monsieur DUFOUR André»). Les autres données sont prévues pour information et facultatives. 53

54 L âge du dirigeant est affiché automatiquement si vous renseignez la date de naissance. Vous pouvez saisir les mêmes informations pour d autres dirigeants ou des associés. Autres dirigeants ou associés Les informations suivantes concernant les autres dirigeants, ou associés, peuvent être indiquées dans ces onglets : Etat-civil : date et lieu de naissance Téléphone/ n de téléphone portable et adresse électronique (avec bouton de commande pour envoi d ) Situation familiale : situation de famille, régime matrimonial, statut du conjoint dans l entreprise Fiscalité individuelle : informations pour la gestion de la fiscalité individuelle ; IRPP, ISF, revenus fonciers, contrat Madelin et informations liées à ce dernier Note : ces informations fiscales seront testées pour générer les obligations correspondantes à chacun des dirigeants définis. Il s agit des mêmes informations que pour le dirigeant principal décrit sur la 1ère ligne ; elles sont facultatives. Si elles sont renseignées, elles seront testées pour générer les obligations relatives à ces données ; on pourra donc obtenir plusieurs fois la même obligation pour un seul client, à savoir une obligation par dirigeant (exemple : IRPP à déclarer pour plusieurs dirigeants). Les obligations générées pour autres dirigeants ou associés se distinguent des obligations normales de l entreprise par le nom, qui indique à la fois le nom de l entreprise et celui du dirigeant concerné. Les fonctions qui utilisent un seul dirigeant utiliseront toujours le dirigeant principal (exemples : édition des lettres de mission, détermination de la date de déclaration du chiffre d affaires, etc...). L âge est affiché automatiquement si vous renseignez la date de naissance. Onglet «Données juridiques» 54

55 Forme juridique : Code de 5 caractères alphanumériques, obligatoire, à choisir dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des formes juridiques. Remarque : Cette donnée peut faire l'objet d'un contrôle de cohérence. Date de création : Indiquez obligatoirement la date de création juridique. Société cotée : Cochez cette case si la société traitée est cotée en bourse. Société consolidée : Cochez cette case si la société est consolidée ou établit des comptes consolidés. Commissaire aux comptes : Cochez cette case si les comptes de la société sont vérifiés par un Commissaire aux comptes. Remarque : Cette donnée peut faire l'objet d'un contrôle de cohérence. Dossier principal : Si l entreprise traitée est rattachée à un dossier principal existant déjà, vous pouvez indiquer ici son code (ou le sélectionner dans la liste de choix). Exemple d utilisation : sociétés appartenant à un groupe, SCI, etc... Location-gérance : Cochez cette case si l activité de l entreprise fait l objet d un contrat de location-gérance. Informations concernant le capital : Cet ensemble de données : Montant du capital Pourcentage du capital versé en numéraire Pourcentage du capital libéré Existence d un gérant majoritaire? est à renseigner si le client traité est une société de capitaux, et laissé à espace dans les autres cas. Remarque : L option «Gérant majoritaire» peut faire l'objet d'un contrôle de cohérence. Date de l assemblée générale ordinaire : Indiquez s il y a lieu la date de l AGO. Cette date peut être utilisée, dans la définition d une obligation, en tant qu événement à partir duquel une date limite doit être déterminée. Si vous renseignez une ou plusieurs dates d AGO, vous devrez les mettre à jour chaque année pour qu elles puissent influencer correctement la génération des obligations. Pour connaître rapidement les clients dont les dates d AGO sont caduques, vous pouvez utiliser la liste rapide du fichier client, qui vous permet d opérer des sélections de clients et en particulier à partir des dates d AGO. 55

56 Onglet «Données fiscales» Régime fiscal : Code de 5 caractères alphanumériques à choisir dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des régimes fiscaux. Remarque : Cette donnée peut faire l'objet d'un contrôle de cohérence. Chiffre d affaires : Indiquez ici le dernier chiffre d affaires connu du client traité. Information facultative. Attention : certaines obligations sont déclenchées différemment en fonction du chiffre d affaires (exemple : obligation de régler la TVA par virement si le chiffre d affaires est supérieur à ) : si vous ne le renseignez pas, le résultat peut être erroné. Date de mise à jour des informations fiscales : Lorsque vous modifiez une information quelconque de l'onglet "Données fiscales", cette date est automatiquement mise à la date du jour, sauf si vous l'avez vous-même modifiée. Cette date permettra ultérieurement d'attirer votre attention sur des informations fiscales anciennes. Remarque : Pour connaître rapidement les clients dont les informations fiscales sont antérieures à une date donnée, vous pouvez utiliser la liste rapide du fichier client, qui vous permet d opérer des sélections de clients et en particulier sur les dates de mises à jour. TVA : Si le client traité est assujetti au paiement de la TVA, cochez la case correspondante et répondez aux questions de ce cadre. Sinon, ne cochez pas la case, les réponses aux questions du cadre seront alors ignorées. Remarque : Ces données peuvent faire l'objet d'un contrôle de cohérence. Taxe sur les salaires : Si le client traité est assujetti au paiement de la taxe sur les salaires, cochez cette case. Indiquez également le montant de taxe payé au titre de l année précédente, qui est nécessaire pour déterminer la périodicité de versement de la taxe. Si vous ne le connaissez pas, ou s il s agit de la 1ère année d activité, indiquez un montant fictif correspondant à la périodicité voulue. Remarque : Cette donnée peut faire l'objet d'un contrôle de cohérence. 56

57 Adhérent : Cochez obligatoirement l'option correspondante au client traité. Si le client est adhérent à un C.G.A. ou une A.G.A, cliquez sur le bouton <Infos CGA/AGA> : vous pourrez saisir toutes les informations relatives à l adhésion : date, n d adhérent, coordonnées du C.G.A, etc... Remarque : Cette donnée peut faire l'objet d'un contrôle de cohérence. Eléments de déclaration : Cochez les cases qui correspondent à un élément de fiscalité concernant le client traité. Exemple: si l'entreprise utilise un ou plusieurs véhicules de société, cochez la case "Véhicules de société". Si la case "distribution de dividendes" est cochée, indiquez également la date de distribution. Notez que dans cette date, c'est le jour et le mois qui seront utilisés, l'année n'ayant pas d'importance; cela implique qu'il n'est pas nécessaire de modifier cette date chaque année, si seule l'année change. Si la case «Contrat Madelin» est cochée, cliquez sur le bouton <Infos> : vous pourrez saisir toutes les informations relatives au contrat : nature du (ou des) contrat(s), date, organismes, etc... Note : Pour un entrepreneur individuel, les éléments de déclaration : IRPP, ISF, revenus fonciers, contrat Madelin sont identiques à ce que vous pouvez saisir dans l onglet Dirigeant (1ère ligne) ; vous pouvez modifier ces informations indifféremment ici ou dans l onglet Dirigeant (1ère ligne). Services de rattachement fiscal Ces 3 codes de 8 caractères sont à choisir dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des services fiscaux. Ces données sont prévues dans un but d'information complète de la fiche client ; si vous ne souhaitez pas les renseigner, laissez-les à espace (sélectionnez alors le 1er poste de la table des services fiscaux). Onglet «Données sociales» Nombre de salariés : Si le client traité emploie des salariés, indiquez-en ici le nombre. Ce n'est pas un nombre précis qui est utile ici, mais une indication suffisante pour situer le client par rapport aux nombres limites qui peuvent générer des obligations différentes. 57

58 Ce nombre peut être utilisé pour chiffrer automatiquement le montant d une prestation. Date de franchissement du seuil de 10 salariés : Si le client emploie 10 salariés ou plus, vous devez indiquer ici la date à laquelle il a franchi le seuil des 10 salariés (cette date conditionne le déclenchement de certaines obligations). Date de mise à jour des données sociales : Lorsque vous modifiez une information quelconque de l'onglet "Données sociales", cette date est automatiquement mise à la date du jour, sauf si vous l'avez vous-même modifiée. Cette date permettra ultérieurement d'attirer votre attention sur des données sociales anciennes. Remarque : Pour connaître rapidement les clients dont les données sociales sont antérieures à une date donnée, vous pouvez utiliser la liste rapide du fichier client, qui vous permet d opérer des sélections de clients et en particulier sur les dates de mises à jour. Convention collective : Vous pouvez indiquer ici la convention collective qui s'applique au client traité. Cette donnée est prévue dans un but d'information complète de la fiche client ; elle est facultative. Vous disposez d une liste de choix qui propose l ensemble des conventions collectives existantes (issues du site gouvernemental Remarque : Les conventions collectives sont stockées dans le fichier conventions.txt qui est livré avec le produit et se trouve dans le répertoire d application. Vous pouvez modifier ce fichier. Si vous le modifiez, il est recommandé de sauvegarder vos modifications non pas directement dans le fichier de base (sinon, elles seraient écrasées dés la prochaine mise à jour de PlanEx) mais dans un fichier nommé du même nom suivi de la lettre U (conventionsu.txt) ; s il existe, ce fichier sera utilisé par PlanEx en priorité sur la version de base correspondante. Périodicité des charges : Indiquez ici si la périodicité de versement des charges sociales est mensuelle ou trimestrielle, en distinguant les charges concernant l'urssaf, l'assedic et les charges autres. Pour date d exigibilité des cotisations d Urssaf et d Assedic : Dans la base de données livrée avec le produit, les déclarations de cotisations à l Urssaf et à l Assedic sont paramétrées pour être générées à la date limite correspondant au cas général (le 15) ; cette date limite peut toutefois varier en fonction de l effectif et du jour de paiement des salaires ; elle sera automatiquement ajustée par PlanEx si vous renseignez ces informations : Jour du paiement des salaires : si vous ne renseignez pas cette information, le client sera traité selon le cas général que vous aurez paramétré et aucune date ne sera ajustée. Rémunérations exclusivement afférentes au mois N : cochez la case si c est le cas (cette information n est utilisée que si l effectif est de 50 salariés ou plus, et si les rémunérations sont versées entre le 11 et le 20 du mois). Organismes sociaux : Vous pouvez indiquer ici à quels organismes sociaux le client est affilié (maximum: 12 organismes sociaux) en choisissant dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des organismes sociaux. Vous devez indiquer au moins un organisme social pour chaque client qui emploie des salariés. Laissez les codes non utilisés à espace (1er poste de la table des organismes sociaux). Un bouton de commande vous permet d ajouter automatiquement les organismes sociaux URSSAF et ASSEDIC dans un emplacement libre ; si l un ou l autre a déjà été enregistré, il ne sera pas ajouté par cette commande. Acompte : certains organismes sociaux autorisent à effectuer des versements d acomptes intermédiaires plutôt que d établir les déclarations (l Assedic et sous certaines conditions, l Urssaf) ; cochez alors la case Acompte pour les organismes concernés. Cette information sera testée pour déclencher soit une déclaration, soit un acompte, dans le planning du client. 58

59 Onglet «Cabinet» Budget annuel : Indiquez ici le budget annuel que vous avez prévu de réaliser pour le client traité. Cette information est facultative ; si vous la renseignez, elle figurera sur l état comparatif temps prévus/temps passés. Remarque : Si vous éditez une lettre de mission d après le planning du client traité, le montant des honoraires sera enregistré ici en tant que budget annuel. Prix particuliers : Vous pouvez ici indiquer un tarif propre au client traité. Les valeurs que vous indiquez seront utilisées pour valoriser les obligations et les prestations de ce client, en priorité sur les prix de base. Prix par salarié : s il est renseigné, sera utilisé pour chiffrer les obligations dont le mode de chiffrage est «Salariés x» (en priorité sur le prix indiqué pour la prestation). Prix par ligne : s il est renseigné, sera utilisé pour chiffrer les obligations dont le mode de chiffrage est «Lignes x» (en priorité sur le prix indiqué pour la prestation). Taux horaire collaborateur : s il est renseigné, sera utilisé pour chiffrer les obligations dont le mode de chiffrage est «Temps Clb» (en priorité sur le taux horaire du collaborateur). Affectation des tâches : Dans les échéanciers générés par PlanEx, la réalisation de chaque tâche est affectée soit au cabinet comptable, soit au client, d'après une option prise au niveau de la fiche obligation. Vous avez ici la possibilité de modifier, pour un client donné, l'utilisation de cette option : Client : toutes les obligations générées pour ce client seront affectées au client, quelle que soit l'option de la fiche obligation Cabinet : toutes les obligations générées pour ce client seront affectées au cabinet, quelle que soit l'option de la fiche obligation Par défaut : les obligations générées pour ce client seront affectées au client ou au cabinet en fonction de l'option par défaut de la fiche obligation Des exceptions à la règle ainsi établie pourront être indiquées : directement dans le planning : la visualisation du planning vous permet de modifier l affectation proposée par le logiciel ; les modifications effectuées directement sur le planning sont mémorisées et seront répercutées automatiquement sur les plannings générés ultérieurement, en priorité sur toutes les autres indications. 59

60 dans la fiche client : utilisez les «exceptions par obligations» de l onglet : Collaborateurs. Note : Si vous affectez tous les travaux au client, le lieu de réalisation est automatiquement renseigné avec l option Locaux client. Vous pouvez ensuite le corriger. Prévision des temps : Les options que vous prenez ici concernent la détermination automatique de temps prévus proposée par PlanEx. Pour plus d informations, consultez la gestion des temps. Temps non connu : utiliser l historique de : si vous choisissez d établir les prévisions de temps d après l historique des temps, et si le client traité est nouveau, ou trop récent pour disposer d un historique complet, vous pouvez indiquer ici le code d un client existant, dont l activité et les caractéristiques principales sont proches ; si le temps d une obligation n est pas connu pour le client traité, PlanEx ira chercher dans l historique de ce client pour proposer les temps prévus les plus proches de la réalité. NB : La liste de choix ne fait apparaître que les clients pour lesquels il existe déjà des données dans le fichier historique. Coefficient de temps : facultatif (2 entiers, 2 décimales) : si vous souhaitez que vos premiers plannings comportent des prévisions de temps, une méthode possible consiste à indiquer un temps théorique pour chaque obligation, puis d indiquer ici un coefficient de correction propre au client traité. Cette correction s appliquera uniquement aux temps théoriques que vous avez saisis dans les obligations. Exemple : dans le fichier des obligations, si vous avez indiqué un temps théorique de 2 h pour la déclaration de TVA ; ce temps servira de base à toute les déclarations de TVA générées ; pour un client aux données volumineuses ou à l organisation problématique, indiquez par exemple un coefficient de 2 : l'obligation sera générée avec un temps de 2 h x 2 = 4 h pour ce client ; pour un client aux données peu volumineuses et bien organisé, indiquez par exemple un coefficient de 0,50 : l obligation sera générée avec un temps de 2 h x 0,50 = 1 h ; pour un client sans coefficient, l obligation sera générée avec un temps de 2 h. Le coefficient de temps est facultatif. S il n est pas renseigné, il sera considéré égal à 1. Lieu de réalisation des travaux : Dans les échéanciers générés par PlanEx, chaque tâche est prévue soit au cabinet, soit dans les locaux du client, d'après une option prise au niveau de la fiche obligation. Vous avez ici la possibilité de modifier, pour un client donné, l'utilisation de cette option : Locaux client : tous les travaux à réaliser pour ce client seront prévus chez le client, quelle que soit l'option de la fiche obligation Cabinet : tous les travaux à réaliser pour ce client seront prévus au cabinet, quelle que soit l'option de la fiche obligation Par défaut : les travaux à réaliser pour ce client seront prévus chez le client ou au cabinet en fonction de l'option par défaut de la fiche obligation Des exceptions à la règle ainsi établie pourront être indiquées directement dans le planning : la visualisation du planning vous permet de modifier le lieu de réalisation des travaux proposé par le logiciel ; les modifications effectuées directement sur le planning sont mémorisées et seront répercutées automatiquement sur les plannings générés ultérieurement, en priorité sur toutes les autres indications. Note : Si vous affectez tous les travaux au client, le lieu de réalisation est automatiquement renseigné avec l option Locaux client. Vous pouvez ensuite le corriger. Mandats EDI : Si le cabinet a reçu mandat du client pour effectuer directement par EDI les transmissions de déclarations, indiquez-en ici la date : Date du mandat reçu pour EDI-TVA Date du mandat reçu pour EDI-TDFC Date du mandat reçu pour DUCS-EDI Date du mandat reçu pour EDI-IS L existence de chacune de ces dates pourra être testée pour déclencher les déclarations soit en format EDI soit en format papier si elles ne sont pas renseignées. Vous pouvez renseigner une date automatiquement avec la date du jour en double-cliquant. 60

61 Prestations facultatives : Les données de ce cadre vous permettent de gérer les prestations facultatives que vous assurez chez un client donné, et qui ne sont pas directement liées à une date légale ni au statut du client. Leur déclenchement et leur planification sont fonction de vos accords avec chaque client. Le profil du client vous permet de lier un client à un ensemble de prestations. Un assistant vous aide à le choisir et le contrôler. La planification vous permet d indiquer combien de fois dans l année ces prestations sont assurées et à quelle date approximative, en sorte que PlanEx puisse les prévoir sur le planning et l agenda. Remarque : Vous pouvez également ajouter une prestation facultative directement sur le planning. Profil (fiche client) Code libre de 3 caractères alphanumériques, facultatif. Ne peut comporter que les caractères de 0 à 9 et de A à Z. Le profil permet de lier un client à un ensemble type de prestations facultatives, de façon à obtenir le déclenchement de ces dernières pour les clients concernés ; on affecte un code profil à un ou plusieurs clients, et on indique ce code profil en tant que condition de déclenchement dans les prestations correspondantes. Vous pouvez utiliser l assistant qui vous aidera à choisir un code profil et à modifier le paramétrage des prestations. Vous pouvez vérifier globalement les prestations facultatives qui seront générées par le profil d un client en cliquant sur le bouton <Vérifier> : les prestations applicables sont alors affichées en caractères gras et les non applicables en caractères maigres. L utilisation du code profil est facultative et libre. Vous trouverez ci-dessous un exemple réel d utilisation du code profil : Chacun des 3 caractères du code profil est dédié à un type de prestation : Caractère : Prestations : 1er Comptables 2ème Sociales 3ème Autres Chacun peut donc être géré indépendamment des 2 autres. Le code attribué à chacun de ces 3 caractères déclenche une ou plusieurs prestations du type correspondant : Comptabilité : Social : Autres : 0=Rien 0=Rien 0=Rien 1=Bilan 1=Paies 1=Tableaux de bord 2=Bilan+Situations 3=Bilan+Situations+Tenue journaux 4=Bilan+Tenue journaux 9=Toutes prestations comptables 9=Toutes prestations sociales 9=Toutes prestations autres Le code profil attribué à chaque client résulte de l assemblage des 3 caractères ainsi déterminés ; exemples : Code : Prestations générées : 210 Bilan+Situations, Paies. 301 Bilan+Situations+Tenue journaux, Tableaux de bord 419 Bilan+Tenues journaux, Paies, Toutes prestations autres 000 Aucune prestation n est générée 61

62 Dans le fichier des obligations, chaque prestation concernée est conditionnée par l indication d une valeur dans le seul caractère correspondant à son type ; exemples : Prestation : A générer pour les profils : Bilan (Seul le caractère correspondant au Tenue journaux type de la prestation est renseigné ; le Situations caractère - (ou? ) indique que la Paies valeur correspondante n est pas testée. Assist. vérif.sociale -9- Tableaux de bord Statistiques INSEE --9 La base de données livrée avec le produit utilise cet exemple de codification (le client fictif pour test comporte le code profil 310 ). Ainsi, si vous attribuez le code profil «999» à un client, toutes les prestations facultatives prévues dans la base de données lui seront déclenchées ; ensuite, lors d une visualisation du planning, vous pourrez supprimer celles qui ne le concernent pas, ou marquer non retenues celles qu il aura déclinées. Si vous n attribuez pas de code profil à un client, aucune prestation ne lui sera générée (même résultat qu avec le code «000»). Sur la base de cet exemple simple, vous pourrez si vous le souhaitez définir vous-même une codification plus élaborée pour gérer les autres prestations que votre cabinet est susceptible de proposer. Vous disposez d une liste de choix qui vous permet de visualiser tous les profils que vous avez déjà utilisés pour les autres clients et d en choisir un pour le client en cours de traitement. Planification de prestations facultatives (fiche client) Certaines prestations facultatives ne sont pas directement liées à une date légale, et leur planification varie selon vos accords avec chacun de vos clients. Vous pouvez alors définir ces accords dans chaque fiche client, sous la forme de modèles de planification auxquels la description de la prestation renverra pour définir la date limite. Cela permettra à PlanEx d intégrer automatiquement ces prestations dans le planning et dans l agenda, de façon personnalisée pour chaque client. Ces modèles simplifiés de planification peuvent être donnés pour 3 types de prestations (comptable, social ou autre -autre désignant ici les autres types), chaque type disposant de 2 périodicités différentes. Pour chacun, vous indiquerez le nombre d interventions prévues annuellement, et la date approximative de la 1ère de ces interventions. Exemple de planification de prestations comptables : pour un client donné, la Tenue des journaux est trimestrielle et on établit 2 situations intermédiaires dans l année ; on indiquera donc ici : planification comptable 1 : 4 interventions par an planification comptable 2 : 2 interventions par an 62

63 Dans le fichier des obligations, la date de la prestation «Tenue des journaux» indiquera «Date selon fiche client : planification comptable 1», et la date de la prestation «Etablissement de situations intermédiaires» indiquera «Date selon fiche client : planification comptable 2». (Vous pouvez obtenir plus de détails sur la façon dont PlanEx utilise ces indications pour calculer les dates de prestation). Lorsque la génération de planning va déclencher une prestation pour un client, ces données vont permettre : de générer le bon nombre d interventions annuelles dans le planning, de déterminer la date d application approximative de chacune d entre elles, de pouvoir étaler sur l agenda une même prestation pour différents clients, au lieu de la déclencher à la même date pour tous. Dans la description des obligations correspondantes à des prestations, vous pourrez indiquer que la date d application est à calculer selon la planification de la fiche client prévues pour chaque client, en précisant lequel des 2 modèles possibles est à appliquer (1 ou 2). D après le type de la prestation (comptable, social ou autre), PlanEx cherchera dans la fiche client le nombre d interventions correspondantes. Vous devrez également paramétrer des conditions de déclenchement comme pour toute obligation, l indication d un nombre de prestations ne constituant en aucun cas un critère de déclenchement. Remarque : Pour une prestation dont l intitulé commence par le mot «Situation», les dates de chaque situation à établir seront déterminées en tenant compte qu en période de bilan, aucune situation n est établie ; ainsi, si par exemple 2 situations sont demandées, elles seront planifiées tous les 4 mois et non tous les 6 mois. Vous pouvez également ajouter une prestation facultative directement sur le planning. Comment PlanEx calcule une date de prestation facultative Le nombre d interventions annuelles que vous indiquez permet de calculer l intervalle entre 2 interventions. Par exemple pour 24 interventions annuelles, l intervalle calculé sera de 15 jours. Le nombre d interventions annuelles peut être compris entre 1 et 99. Si le nombre d interventions annuelles est un sous-multiple de 12 (1, 2, 3, 4, 6, 12) : si vous indiquez le dernier jour d un mois, le dernier jour du mois sera choisi pour chaque date ; par exemple pour 4 interventions annuelles commençant le 31.03, les autres dates seront : 30.06, 30.09, si vous indiquez un jour proche de la fin du mois (après le 26 du mois), le même écart sera conservé pour toutes les autres dates ; par exemple pour 12 interventions annuelles commençant le 28.01, les autres dates seront 25.02, 28.03, 27.04, 28.05, 27.06, 28.07, 28.08, 27.09, 28.10, 27.11, (exemple d application : pour les prestations sociales liées à l établissement des bulletins de salaire). dans les autres cas, le jour que vous indiquez ici sera maintenu pour toutes les dates déclenchées : par exemple, pour 6 interventions annuelles commençant le 15.02, les autres dates seront 15.04, 15.06, 15.08, et

64 Si le nombre d interventions annuelles n est pas un sous-multiple de 12, le jour sera conservé tel qu il aura été calculé ; par exemple, pour 5 interventions annuelles commençant le 10.03, les autres dates seront : 22.05, 03.08, 15.10, Seuls le jour et le mois indiqués ici sont pris en compte, l année est ignorée. Remarque : Pour une prestation dont l intitulé commence par le mot «Situation», les dates de chaque situation à établir seront déterminées en tenant compte qu en période de bilan, aucune situation n est établie ; ainsi, si par exemple 2 situations sont demandées, elles seront planifiées tous les 4 mois et non tous les 6 mois. Onglet «Collaborateur(s)» Expert-comptable : Vous pouvez indiquer le code de l Expert-comptable auquel ce client est attaché. Il doit être choisi dans la liste (qui propose tous les utilisateurs cochés expert-comptable dans la table des collaborateurs). Indication facultative. Si vous ne souhaitez pas utiliser ce code, laissez-le à espace. Groupe : Ce code de 3 caractères alphanumériques doit être choisi dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des groupes. Le groupe pourra être utilisé ultérieurement comme critère de sélection et/ou de tri dans différents traitements. Si vous ne souhaitez pas utiliser ce code, laissez-le à espace (sélectionnez alors le 1er poste de la table des groupes). Collaborateur : Un code collaborateur comporte 3 caractères alphanumériques et doit être choisi dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des collaborateurs. Vous pouvez indiquer un collaborateur principal, ainsi qu'un ou plusieurs collaborateurs spécialisés pour les obligations fiscales, sociales, juridiques, et les prestations comptables et de gestion ; si vous indiquez un ou plusieurs collaborateurs spécialisés, chaque collaborateur indiqué aura priorité sur le collaborateur principal pour l'affectation des obligations correspondantes. Il est recommandé d'indiquer un collaborateur principal, les collaborateurs spécialisés étant facultatifs. 64

65 Si certaines tâches spécifiques sont affectées à un collaborateur particulier, vous pouvez aussi mémoriser jusqu à 3 exceptions (voir au bas de cette même fenêtre). Les codes collaborateurs pourront être utilisés ultérieurement comme critère de sélection et/ou de tri dans différents traitements. Si vous ne souhaitez pas utiliser ces codes, laissez-les à espace (sélectionnez alors le 1er poste de la table des collaborateurs). Remarque : Il est possible d affecter un collaborateur à une obligation ; il sera affecté à une obligation prioritairement aux collaborateurs indiqués ici. Exceptions par obligation : Vous pouvez indiquer ici jusqu à 3 obligations dont l affectation ne répondrait pas aux règles de base énoncées dans cet onglet : Si une obligation était affectée à un collaborateur spécifique, indépendamment de son type : indiquez ici le code de l obligation et celui du collaborateur. Il aura priorité sur les collaborateurs indiqués plus haut. Si une obligation particulière n était pas affectée au cabinet, indiquez ici son code, et laissez le collaborateur à espace (nom affiché : «Néant») ; elle sera automatiquement affectée au client indépendamment des règles d affectation énoncées plus haut. Chaque collaborateur indiqué doit être choisi dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des collaborateurs. Si vous ne souhaitez pas utiliser ces codes, laissez-les à espace. Remarque : Les collaborateurs indiqués ici seront affectés aux obligations correspondantes en priorité sur toute autre indication, y compris le collaborateur indiqué dans une fiche obligation. Onglet «Divers» Exploitant agricole : Si le client traité est un exploitant agricole, ou un agriculteur, cochez cette case. 65

66 Intégration fiscale : Si le client traité a opté pour le régime de l intégration fiscale, cochez cette case. Nombre : factures clients, factures fournisseurs, lignes comptables : Informations facultatives ; les nombres annuels de factures sont utilisés pour l édition des lettres de mission, le nombre annuel de lignes comptables peut être utilisé pour l estimation des temps ; renseignez-les si vous comptez utiliser ces fonctions. Remarque : Dans le cas d une profession libérale exercée à titre individuel, le nombre de factures clients sera utilisé comme nombre d écritures de recette, et le nombre de factures fournisseurs sera utilisé comme nombre d écritures de dépense. Nombre : factures clients, factures fournisseurs, lignes comptables : Informations facultatives ; les nombres annuels de factures sont utilisés pour l édition des lettres de mission, le nombre annuel de lignes comptables peut être utilisé pour l estimation des temps ; renseignez-les si vous comptez utiliser ces fonctions. Remarque : Dans le cas d une profession libérale exercée à titre individuel, le nombre de factures clients sera utilisé comme nombre d écritures de recette, et le nombre de factures fournisseurs sera utilisé comme nombre d écritures de dépense. Banques : Informations facultatives ; vous pouvez indiquer jusqu à 3 banques avec lesquelles travaille un client ; vous disposez de 5 caractères alphanumériques par banque, ce qui permet de saisir un sigle (ex : BNP) ou un code normalisé (ex : 30004). Cas particuliers : Vous pouvez utiliser une ou plusieurs de ces 6 zones pour indiquer que le client traité présente un cas particulier, ou une spécificité, non prévus dans les informations des différents onglets de la fiche client. Vous pouvez choisir dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des cas particuliers (que vous pouvez compléter vous-même). Si vous ne souhaitez pas utiliser ces zones, laissez-les à espace (1er poste de la table des cas particuliers). Onglet «Observations» 66

67 Utilisez cet onglet si le client comporte des établissements secondaires. L onglet des établissements secondaires n est pas disponible lorsque vous créez un client ; pour créer les établissements, créez le client puis cliquez sur le bouton de commande : (modification). Vous avez alors accès aux établissements existants ; vous pouvez ensuite utiliser les 2 boutons de commande spécifiques à la mise à jour des établissements : nouvel établissement, pour supprimer l établissement sélectionné. pour créer un Pour saisir toutes les données d'un établissement, utiliser les ascenseurs (vertical et horizontal) à l'intérieur de la grille affichée. Informations concernant les établissements secondaires : Pour saisir toutes les données d'un établissement, utiliser les ascenseurs (vertical et horizontal) à l'intérieur de la grille affichée. Toutes les données d'un établissement sont facultatives: Nom (*) Adresse (2 lignes) Code postal (**) et bureau distributeur Téléphone Télécopie Siret Code NAF Observations (***) (*) : les obligations liées à un établissement sont créées au nom de cet établissement ; il est donc recommandé de créer chaque établissement avec un nom significatif. (**) : il peut être utile de renseigner le département géographique (2 premiers caractères du code postal) qui est utilisé dans certains traitements. (***) : comme pour la société mère, vous avez ici la possibilité de saisir un texte libre qui pourra être restitué sur différents états, de manière optionnelle. Pour accéder à la zone de saisie, cliquez sur le mot "mémo". Notez que le mot "mémo" commence par une lettre minuscule tant que vous n'avez pas saisi d'observations pour la ligne correspondante; il commence par une majuscule dés que vous avez saisi quelque chose. Le bouton vous permet de contrôler globalement tout ou partie du fichier client (depuis le client visualisé, jusqu au dernier client du fichier). Il est impératif d effectuer ce contrôle toutes les fois que vous importez des clients (en fin de traitement d importation, un message vous propose d ailleurs d enchaîner directement avec le contrôle global), ou s il vous arrive de modifier les données du fichier client à l aide d une application extérieure à PlanEx. Veillez à apporter le plus grand soin à la création de vos clients. De la qualité des informations que vous donnez dépend directement la qualité des résultats que vous obtiendrez avec PlanEx. 67

68 Remarques : Si vous créez un prospect dans le but de lui imprimer une lettre de mission, déclarez-le inactif ; en le sélectionnant spécifiquement, vous pourrez générer son planning puis imprimer sa lettre de mission, alors que dans les traitements globaux (sans sélection de client), il sera ignoré. Lorsque vous supprimez un client, la suppression est définitive, et toutes les informations de la base liées à ce client sont également supprimées (établissements secondaires, historique des temps). Si vous ne souhaitez pas supprimer un client de façon définitive, mais simplement le désactiver provisoirement, utilisez plutôt l option Actif/Inactif ; ultérieurement, vous pourrez le réactiver et vous aurez ainsi conservé toutes les données liées au client. Si un message d'anomalie commence par la mention : "Contrôle de cohérence", cela signifie que la détection de l anomalie a été demandée dans la table des contrôles de cohérence ; vous pouvez alors intervenir sur cette table si vous souhaitez modifier ou supprimer ce contrôle. Le formulaire de mise à jour des clients vous permet d enchaîner directement certaines fonctions telles que : génération du planning visualisation/impression du planning impression des lettres de mission Lorsque vous utilisez une de ces commandes, la fonction appelée est pré paramétré pour ne traiter que le client en cours. 68

69 2.2 Exportation du fichier client Cette fonction vous permet d'exporter les données de votre fichier clients, ou d une sélection de clients, vers un logiciel autre que PlanEx. Elle peut être utilisée à tout moment. Dans le 1er onglet «Fichier export», vous définissez le format et l ordre du fichier qui doit être créé. Format du fichier Vous devez choisir le format du fichier que vous allez créer ; vous disposez des possibilités suivantes : Excel : crée une feuille de calcul Microsoft Excel. Texte : crée un fichier "System Data Format" (SDF), c'est-à-dire un fichier texte Ascii dans lequel les enregistrements ont une longueur fixe et se terminent par un retour chariot et un saut de ligne. Les champs ne sont pas délimités. Délimité : crée un fichier texte Ascii dans lequel chaque enregistrement se termine par un retour chariot et un saut de ligne. Les champs sont séparés par une virgule, et les champs caractères sont entre guillemets. 69

70 Ordre de création Vous pouvez ensuite choisir l ordre dans lequel les clients doivent être créés dans le fichier : demandez d abord l ordre principal (1ère clé) en choisissant entre : Code client, Nom du client, Collaborateur principal et Groupe. Vous pouvez ensuite définir un ordre à l intérieur du classement principal (2ème clé) (par exemple, si vous avez choisi en 1ère clé : Collaborateur principal, et en 2ème clé : Nom du client, vous obtiendrez un fichier classé par collaborateur principal, et sur lequel tous les clients d'un même collaborateur seront classés par nom). Par défaut, l ordre principal est : Nom du client, et à l intérieur : Code client. Si vous choisissez : Code client en 1ère clé, la 2ème clé sera ignorée (chaque code client étant unique). Sélection de clients Les onglets suivants vous permettent de sélectionner les clients suivant de nombreux critères. Les sélections proposées par défaut sont celles que vous avez choisies lors de la dernière sélection de clients (toutes fonctions confondues), mais vous avez la possibilité de revenir aux options par défaut en cliquant sur le bouton de commande correspondant. Les onglets qui comportent une sélection active ont un titre en caractères gras. Pour activer une sélection, cochez d abord la case de début de ligne (si cette case n est pas cochée, les autres informations de la ligne sont ignorées). Indiquez ensuite quelle valeur doit comporter un client pour être sélectionné ; cette valeur peut s exprimer de différentes façons suivant l information traitée : Onglet «Sélections juridiques» : 70

71 Forme juridique : jusqu'à 6 formes juridiques à choisir dans la liste proposée Années d'existence : indiquez un nombre d'années minimum et/ou un nombre d'années maximum Capital : indiquez un capital minimum et/ou un capital maximum % capital versé en numéraire : indiquez un % minimum et/ou un % maximum Société cotée : case à cocher Société consolidée : case à cocher Commissaire aux comptes : case à cocher Gérant majoritaire : case à cocher Multi établissement : case à cocher Code NAF : jusqu'à 6 codes NAF à indiquer en clair Date AGO : indiquez une date de début et/ou une date de fin Contrat de location gérance : case à cocher Onglet «Sélections fiscales 1/2» : Régime fiscal : jusqu'à 6 régimes fiscaux à choisir dans la liste proposée Assujetti TVA : case à cocher Règlement TVA : case à cocher Régime TVA : case à cocher Déclaration TVA : case à cocher Option CA12 : case à cocher Assujetti Taxe s/salaires : case à cocher Adhérent : case à cocher Chiffre d affaires : indiquez soit un CA mini, soit un CA maxi, soit les 2 Option intégration fiscale : case à cocher 71

72 Onglet «Sélections fiscales 2/2» : Véhicule de société : case à cocher Contrat de prêt : case à cocher Salaires/pensions versés hors de France : case à cocher Placement à revenu fixe retenu à la source : case à cocher IRPP : case à cocher ISF : case à cocher Distribution de dividendes : case à cocher Opérations intra-communautaires : case à cocher Revenus fonciers : case à cocher Contrat Madelin : case à cocher Mois de clôture : saisissez le ou les mois concernés (sans jour ni année) Dernière mise à jour fiscale : antérieure à la date indiquée Onglet «Sélections sociales» : Nombre de salariés : indiquez un nombre de salariés minimum et/ou un nombre de salariés maximum Organismes sociaux : jusqu'à 3 organismes sociaux à choisir dans la liste proposée Acomptes intermédiaires : case à cocher (sera testée par rapport à l organisme social sélectionné) Périodicité des charges : case à cocher (si vous utilisez cette sélection, elle sera testée par rapport à la périodicité correspondante à l'organisme social sélectionné : Urssaf/Assedic ou autres charges ; si vous ne sélectionnez aucun organisme, c'est la périodicité Urssaf qui sera utilisée) Nombre d années avec 10 salariés ou plus : indiquez un nombre minimum et/ou un nombre maximum Dernière mise à jour des données sociales : antérieure à la date indiquée 72

73 Onglet «Sélections cabinet» : Collaborateurs : jusqu'à 6 codes collaborateurs à choisir dans la liste proposée; la correspondance sera recherchée aussi bien avec le collaborateur principal qu'avec les collaborateurs spécialisés. Groupes : jusqu'à 6 codes groupes à choisir dans la liste proposée. Budget : indiquez un budget minimum et/ou un budget maximum. 73

74 Profil client : indiquez jusqu à 4 codes profils ; cliquez sur le bouton <utilisés> pour obtenir la liste des profils que vous avez utilisés dans une fiche client au moins (un clic dans cette liste renseigne le 1er champ de sélection libre). Vous pouvez ne tester que certains caractères du code : pour cela utiliser le caractère générique - ou? ; exemples : pour déclencher l obligation pour les clients dont le code profil commence par 1, indiquez ici 1-- (ou 1?? ) ; pour déclencher l obligation pour les clients dont le 2ème caractère du code profil est 5, indiquez ici -5- (ou?5? ). Coefficient de temps : indiquez un coefficient minimum et/ou un coefficient maximum. Clients inactifs : Oui (lister les clients inactifs) ou Non (ne pas lister les clients inactifs). Par défaut: les clients inactifs ne sont pas traités ; le résultat est donc le même si vous ne cochez pas cette ligne, ou si vous la cochez en sélectionnant l'option : Non. Mandat EDI TVA : case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Mandat EDI TDFC : case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Mandat EDI DUCS : case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Mandat EDI IS : case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Onglet «Sélections diverses» : Exploitant agricole : case à cocher Cas particuliers : jusqu'à 3 cas particuliers à choisir dans la liste proposée Age du dirigeant : indiquez un âge minimum et/ou un âge maximum (l âge sera calculé au jour de l exportation) Banques : indiquez la banque à tester, en respectant la codification que vous avez utilisée dans les fiches clients 74

75 Remarques : En cas de case à cocher Oui/Non : si vous cochez la case Oui, la condition sera considérée comme réalisée si le client correspond à l'information traitée ; si vous cochez la case Non, la condition sera considérée comme réalisée si le client ne correspond pas à l'information traitée. En cas de code à choisir dans la liste proposée : si vous souhaitez sélectionner les codes à espace, laissez à espace le 1er code proposé ; si les codes suivants sont laissés à espace, ils seront considérés comme non utilisés (exemple: pour sélectionner les clients dont le régime fiscal est à espace, cochez la ligne "Régime fiscal", et choisissez le code à espace dans la liste proposée pour le 1er code régime ; si vous choisissez "BICNS" dans le 1er code régime et si vous laissez les codes suivants à espace, seuls seront sélectionnés les clients dont le régime fiscal est égal à "BICNS"). Un client sera sélectionné s'il répond à TOUTES les sélections que vous aurez demandées. Emplacement et nom du fichier Un emplacement et un nom de fichier vous seront demandés lorsque vous lancerez l exportation en cliquant sur le bouton ; par défaut, le répertoire sera le répertoire de travail, et le nom de fichier "PlanEx_export_clients" suivi de l extension correspondant au format de fichier demandé (XLS si format Excel, TXT sinon) ; vous pourrez valider ou modifier les valeurs proposées par défaut. Données exportées Les données exportées sont, dans l ordre : code client nom du client téléphone fax adresse expert-comptable groupe (*) collaborateur principal (*) collaborateur spécialisé : fiscal (*) collaborateur spécialisé : social (*) collaborateur spécialisé : juridique (*) collaborateur spécialisé : comptable (*) collaborateur spécialisé : gestion (*) budget profil coefficient de temps adresse 1/2 adresse 2/2 code postal bureau distributeur Siret code NAF 75

76 date immatriculation RC n CEE dirigeant principal : nom dirigeant principal : téléphone portable dirigeant principal : adresse dirigeant principal : date de naissance dirigeant principal : lieu de naissance dirigeant principal : situation de famille dirigeant principal : régime matrimonial dirigeant principal : statut du conjoint dans l entreprise (0=non, 1=salarié, 2=non salarié) dirigeant ou associé 2 : idem (nom, téléphone portable, adresse , date de naissance, lieu de naissance, situation familiale, régime matrimonial, statut du conjoint) dirigeant ou associé 3 : idem dirigeant ou associé 4 : idem dirigeant ou associé 5 : idem contact activité date de création date de début d'exercice date de fin d'exercice forme juridique (*) lieu du greffe date AGO option intégration fiscale contrat location-gérance capital régime fiscal (*) chiffre d'affaires date de dernière mise à jour des informations fiscales nombre de factures clients par an nombre de factures fournisseurs par an nombre de lignes comptables par an nombre de salariés convention collective date de franchissement du seuil de 10 salariés organismes sociaux (12) et pour chacun : option acomptes intermédiaires date de dernière mise à jour des données sociales date mandat EDI TVA date mandat EDI TDFC date mandat EDI DUCS date mandat EDI IS cas particuliers (6) banques (3) code dossier principal date d entrée au cabinet client actif (si fichier Excel : vrai ou faux ; si fichier.txt : T pour vrai, F pour faux) 76

77 (*) ces codes peuvent être remplacés par leur code externe correspondant si vous avez renseigné ce dernier : voir collaborateur, groupe, forme juridique, régime fiscal. Si vous avez choisi le format Excel, l appel de ce dernier vous est proposé. Vous devez avoir acquis une licence de ce produit et l avoir installé sur le même PC que PlanEx. 2.3 Importation de clients Cette fonction vous permet d'importer dans le fichier clients de PlanEx, les données d un fichier client venant d une application autre que PlanEx. Il suffit que cette application vous permette d obtenir les clients soit sous forme d un fichier texte (délimité), soit sous forme d une feuille Excel, soit sous forme d une table au format Xbase. Vous pouvez utiliser cette fonction : Pour créer de nouveaux clients Pour mettre à jour les clients existants Si le code client d un enregistrement à importer n existe pas, il sera considéré comme une demande de création ; s il existe, il sera considéré comme une demande de modification. Lors de la 1ère importation, vous devez définir le fichier à importer puis paramétrer les correspondances entre les données du fichier à importer et les champs du fichier clients de PlanEx. Par la suite, ces paramètres vous seront proposés par défaut. 77

78 Onglet «Fichier à importer» Le format du fichier à partir duquel les clients doivent être importés : L importation peut être faite à partir de 3 formats de fichiers différents : Excel : le fichier à importer est une feuille de calcul Microsoft Excel. L extension d un tel fichier est «XLS». Délimité : le fichier à importer est un fichier texte Ascii dans lequel chaque enregistrement se termine par un retour chariot et un saut de ligne. Les champs sont séparés par une virgule, et les champs caractères sont entre guillemets. L extension d un tel fichier est généralement «TXT». DBF : le fichier à importer est un fichier au format Xbase. L extension d un tel fichier est «DBF». Sachant qu il existe de très nombreux outils qui utilisent le format Xbase, il conviendra de procéder à un essai pour s assurer que l importation de PlanEx puisse les traiter. Si le 1er enregistrement doit être ignoré : Ignorer le 1er enregistrement Une feuille Excel ou une table Xbase comportent normalement un 1er enregistrement qui indique les noms des colonnes ; si c est le cas, cochez cette case pour que cet enregistrement soit ignoré par l importation. Le nom sur disque : Indiquez ici le chemin complet et le nom du fichier à partir duquel les clients doivent être importés. Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier, qui recherche les fichiers dont l extension est XLS si vous avez coché le format Excel, TXT si vous avez coché le format Délimité, DBF si vous avez coché le format DBF. Lorsqu un fichier est indiqué, l onglet suivant devient accessible. Onglet «Correspondance des champs» La visualisation des données lues dans le fichier à importer. Les données du fichier défini sur le 1er onglet sont visualisées dans une grille pour vous permettre d établir facilement la correspondance entre ces données et les champs du fichier clients de PlanEx. Les colonnes comportent en titre un code (A, B, C...) qui doit être reporté face à chaque champ listé au-dessous de la grille ; vous pouvez soit saisir directement ce code face au champ auquel il correspond, soit cliquer sur une colonne de la grille (ne cliquez pas sur le titre) et la faire glisser face au champ correspondant. Vous pouvez modifier directement les données visualisées avant de lancer l importation. 78

79 La liste des champs du fichier clients de PlanEx qui peuvent être renseignés par importation. Toutes les données du fichier clients de PlanEx qui peuvent être créées ou modifiées par importation sont listées ici ; vous devez établir la correspondance entre les colonnes du fichier à importer (visualisées au-dessus) et les champs du fichier clients correspondants. Face à chaque champ à importer, indiquez le code qui figure en titre de la colonne correspondante. Pour l indiquer, vous pouvez soit le saisir directement, soit cliquer sur une colonne de la grille (ne cliquez pas sur le titre) et la faire glisser face au champ correspondant. Seul le code client doit obligatoirement être importé ; tous les autres champs sont facultatifs. Champs à traitement particulier : Forme juridique, Régime fiscal, Collaborateur, Groupe : ces données peuvent faire l objet d une conversion des codes utilisés dans le fichier à importer en codes acceptés par PlanEx ; reportez-vous aux fonctions de mise à jour correspondantes : forme juridique, régime fiscal, collaborateur et groupe. Adresse 1 : si l adresse du fichier à importer est décomposée selon la norme Afnor en 3 colonnes consécutives : n - bis/ter - nom de la voie, indiquez en paramètres le code de la 1ère de ces colonnes, suivi sans espacement du chiffre 3 ; PlanEx regroupera ces 3 colonnes dans le seul champ adresse 1 (peut également être appliqué à 2 colonnes avec indication du chiffre 2). Date de fin d exercice : si au lieu de ces dates, le fichier à importer ne comporte que le mois de clôture (exemple : 12 ), ou bien uniquement le jour et le mois de clôture (exemple : 31-dec ), indiquez le code de cette colonne en tant que fin d exercice, et rien en début d exercice ; PlanEx analysera ce format et créera automatiquement les dates de début et de fin correspondantes. Situation de famille du dirigeant : si cette donnée est fournie, seul le 1er caractère est testé pour appliquer la correspondance à l une des valeurs acceptées par PlanEx : C(élibat) M(arié) D(ivorcé) V(euf) P(acs) ; à défaut de correspondance avec l une de ces valeurs, la donnée sera ignorée. Date de création juridique de l entreprise : si elle n est pas fournie, elle sera mise automatiquement au 1/1 de l année en cours. Quand vous avez correctement renseigné le 2ème onglet, cliquez sur le bouton commencer le traitement. pour 79

80 Si vous voulez importer des clients provenant du logiciel QUADRATUS, et si le fichier.xls que vous créez est conforme à celui qui nous a été communiqué, vous pouvez utiliser l assistant de paramétrage, qui va vous aider à établir le paramétrage nécessaire : après avoir indiqué le fichier (de format Excel) créé par votre application Quadratus, cliquez sur le bouton et choisissez l assistant voulu ; après confirmation, l assistant établit automatiquement la correspondance des champs (vous pourrez la vérifier et/ou la modifier) puis contrôle certains codes de votre fichier à importer, à savoir : les formes juridiques, les régimes fiscaux, les collaborateurs et les groupes ; tout code inconnu dans PlanEx vous est signalé ; vous pouvez alors soit le créer, soit le convertir (utilisez pour cela le champ Code externe disponible pour chacune des fonctions de mise à jour : formes juridiques, régimes fiscaux, collaborateurs et groupes. Si vous voulez importer des clients provenant du logiciel COALA : un assistant est prévu pour vous aider à importer à partir de 2 formats différents d exportations réalisées par des clients existants. Pour pouvoir les utiliser, faites en sorte d obtenir un de ces 2 formats, décrits dans la notice COALA modèle 1 ou la notice COALA modèle 2. Attention : les assistants ne fonctionneront que si le fichier que vous leur soumettez est conforme à celui qui nous a été communiqué. Selon les versions et le mode d utilisation du logiciel émetteur, il est possible que le fichier exporté ne soit pas identique et ne puisse pas être traité par les assistants. Dans ce cas, vous pouvez paramétrer l importation sans avoir recours aux assistants, ou bien contacter notre service de maintenance : pgechaffard@pgeinformatique.com en lui adressant un modèle du fichier que vous voulez pouvoir importer dans PlanEx. Si vous souhaitez importer les clients en provenance d un autre logiciel du marché, vous pouvez établir vous-même le paramétrage en suivant les indications de ce chapitre, soit contacter notre service de maintenance en lui adressant un à l adresse pgechaffard@pgeinformatique.com ; selon le logiciel utilisé, un assistant pourra éventuellement être ajouté à PlanEx. 1ère phase : contrôle des données à importer Le traitement commence par une phase de contrôle de validité de certaines informations importantes dans la structure de données de PlanEx, si elles sont prévues dans le fichier à importer. A chaque anomalie rencontrée, un message vous indique la nature de l anomalie et le client correspondant ; après chacune de ces anomalies, vous pouvez choisir de continuer le traitement (par exemple pour aller au bout de la phase de contrôle) ou de l interrompre pour corriger immédiatement (par exemple si une même anomalie de type collaborateur inconnu revient pour un grand nombre de clients, il peut être plus efficace de la corriger immédiatement puis de reprendre l importation). Les données contrôlées sont les suivantes : Code client : doit obligatoirement être paramètré et doit être renseigné pour tous les clients ; un code client laissé à espace provoquera un message et l annulation immédiate de l importation. 80

81 Collaborateur : s il est fourni dans le fichier à importer, le code utilisé pour désigner un collaborateur doit exister dans la table des collaborateurs de PlanEx ; s il n existe pas, créezle ; s il existe mais sous un autre code, vous pouvez établir la correspondance entre les 2 codes en indiquant le code utilisé dans le fichier à importer en tant que code externe, la fonction d importation pourra ainsi le convertir automatiquement. Exemple : le collaborateur Jean MARTIN est désigné dans PlanEx par ses initiales «JM», et dans le fichier à importer, par le code «0009» ; dans la table collaborateurs, pour le collaborateur «JM», indiquez le code externe «0009», et PlanEx pourra ainsi effectuer automatiquement la conversion. Autres causes d erreurs possibles : s il s agit d un mauvais paramétrage de colonnes de votre part, corrigez et recommencez ; s il s agit d une erreur ponctuelle dans le fichier à importer, vous pouvez corriger directement le code et recommencer ; vous pouvez aussi supprimer la correspondance entre la colonne erronée et le champ collaborateur de PlanEx, mais vous devrez alors mettre à jour ultérieurement la fiche du client. Les collaborateurs spécialisés sont contrôlés et traités de la même façon. Groupe : s il est fourni dans le fichier à importer, le code utilisé pour désigner un groupe doit exister dans la table des groupes de PlanEx ; s il n existe pas, créez-le ; s il existe mais sous un autre code, vous pouvez établir la correspondance entre les 2 codes en indiquant le code utilisé dans le fichier à importer en tant que code externe, la fonction d importation pourra ainsi le convertir automatiquement. Exemple et autres causes d erreurs possibles : voir collaborateur ci-dessus. Forme juridique : s il est fourni dans le fichier à importer, le code utilisé pour identifier une forme juridique doit exister dans la table des formes juridiques de PlanEx ; s il n existe pas, créez-le ; s il existe mais sous un autre code, vous pouvez établir la correspondance entre les 2 codes en indiquant le code utilisé dans le fichier à importer en tant que code externe, la fonction d importation pourra ainsi le convertir automatiquement. Exemple et autres causes d erreurs possibles : voir collaborateur ci-dessus. Régime fiscal : s il est fourni dans le fichier à importer, le code utilisé pour identifier un régime fiscal doit exister dans la table des régimes fiscaux de PlanEx ; s il n existe pas, créez-le ; s il existe mais sous un autre code, vous pouvez établir la correspondance entre les 2 codes en indiquant le code utilisé dans le fichier à importer en tant que code externe, la fonction d importation pourra ainsi le convertir automatiquement. Exemple et autres causes d erreurs possibles : voir collaborateur ci-dessus. Organismes sociaux (12 possibles) : chaque code fourni dans le fichier à importer en tant qu organisme social doit exister dans la table des organismes sociaux de PlanEx ; s il n existe pas, créez-le. Autres causes d erreurs possibles : s il s agit d un mauvais paramétrage de colonnes de votre part, corrigez et recommencez ; s il s agit d une erreur ponctuelle dans le fichier à importer, vous pouvez corriger directement le code et recommencer ; vous pouvez aussi supprimer la correspondance entre la colonne erronée et le champ correspondant de PlanEx, mais vous devrez alors mettre à jour ultérieurement la fiche du client. 81

82 2ème phase : importation Lorsque la phase de contrôle se termine, si une anomalie au moins vous a été signalée, un message vous le rappelle et vous propose d interrompre l importation. Il est recommandé de l interrompre et de procéder aux corrections nécessaires avant de reprendre, mais vous pouvez forcer l importation proprement dite si vous le souhaitez : les données erronées seront alors ignorées. Rappelons que les contrôles de la 1ère phase ne sont effectués que dans la mesure où les données correspondantes sont fournies dans le fichier à importer ; si une donnée obligatoire (exemple : forme juridique) n était pas fournie, cela ne provoquerait aucune anomalie à ce stade ; c est le contrôle global de tous les clients importés (voir ci-dessous) qui va vérifier l ensemble des données de la fiche et vous signaler toutes les données obligatoires que vous devrez compléter. L importation proprement dite est ensuite lancée. Fin d importation : contrôle des clients importés Lorsque l importation se termine, un message vous informe du nombre de clients créés et du nombre de clients modifiés, vous rappelle que vous devez avant tout autre travail, vérifier et compléter les clients créés ou modifiés par l importation, puis vous propose d enchaîner directement avec le contrôle de tous les clients créés ou modifiés, proposé par la fonction de mise à jour du fichier clients (bouton ). Ce contrôle est vital pour le bon fonctionnement de PlanEx, sachant que lors de la création d un client par importation : Tous les champs ne sont pas importés, Les champs obligatoires non importés sont renseignés avec une valeur par défaut, Les contrôles de cohérence ne sont pas assurés. Les clients créés par l importation sont repérés par le signe «+» devant leur nom ; ce signe disparaîtra automatiquement dés la 1ère mise à jour de ce client que vous aurez validée ; sa présence vous rappelle donc, dans toutes les fonctions de PlanEx, qu un client a été traité sans que vous ayez validé les données importées. Remarques : Vous ne pouvez pas cliquer sur l onglet «Correspondance des champs» sans avoir d abord défini le fichier à importer. Vous ne pouvez pas lancer l importation sans avoir d abord cliqué sur l onglet «Correspondance des champs». Vous pouvez modifier directement des données du fichier à importer, ou supprimer des enregistrements du fichier à importer. 82

83 2.4 Lettres de mission Cette fonction vous permet de créer une lettre de mission pour un client donné, sous la forme d un document au format Microsoft Word, conforme aux modèles recommandés par l Ordre des Experts-Comptables. Lorsque le document est créé, Word est appelé automatiquement pour visualiser le résultat, et vous permettre de le vérifier, de le compléter, et de l éditer. Vous devez obligatoirement avoir acquis une licence Microsoft Word (versions 97 et suivantes) pour utiliser cette fonction. Les informations nécessaires à l édition d une lettre de mission sont recherchées : Dans la base de données de PlanEx (exemple : nom, adresse du client). Dans les champs du présent formulaire pour les renseignements inexistants dans la base (exemple : type d organisation comptable, modalités de règlement). Dans des fichiers textes de base pour ce qui concerne les paragraphes les plus significatifs de la lettre (exemple : «Vous avez bien voulu nous consulter en qualité d'expert-comptable pour vous assister dans l'accomplissement de... etc...»). En ce qui concerne l annexe (travaux proposés et répartition), vous pourrez demander que les travaux soient listés à partir d un planning que vous aurez préalablement généré pour le client traité. Enfin, il vous est possible d ajouter ou de modifier tout élément du document avant de l imprimer (par exemple pour toutes les informations non obligatoires que vous auriez pu ne pas renseigner dans la fiche client, telles que : activité, contact, etc...). Les informations que vous pouvez indiquer dans cette fonction avant de créer le document sont réparties en 5 onglets ; elles sont renseignées par défaut avec les informations que vous avez saisies lors de la précédente édition de lettre de mission. Onglet «Lettre à éditer» 83

84 Type de la lettre à édite : Cochez le type de lettre voulu : Examen des comptes annuels Présentation des comptes annuels Association Profession libérale exercée à titre individuel Pour le client : Indiquez obligatoirement le client destinataire. Cliquez sur le bouton <Sélectionner un client> pour ouvrir une boite de visualisation des clients. La forme juridique de ce client sera contrôlée par rapport au type de lettre ; en cas d incompatibilité apparente, une confirmation vous sera demandée (exemple : lettre de type Association pour une Sarl). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du client sélectionné. Pour la période : Indication obligatoire (date de début au moins). Une période vous est proposée d après les dates d exercice du client sélectionné et d après la date du jour de l édition. Validez ou corrigez ces dates. Titre de politesse : Indication obligatoire, utilisée pour formule de politesse au début et à la fin de la lettre. Fin de lettre : Indication obligatoire. Lieu et date de rédaction de la lettre. Double-cliquez sur la date pour obtenir la date du jour. Organisation comptable : Indiquez obligatoirement le type d organisation comptable du destinataire. En cas d organisation informatique sous-traitée, précisez si le sous-traitant est le cabinet ou un prestataire extérieur. Modalités de règlement : Tapez le texte qui précise les modalités de règlement, y compris les conditions de règlement, les modes de révision et les provisions. Indication facultative ; si vous ne la renseignez pas, vous pourrez compléter le document avant de l éditer. Si vous choisissez d imprimer l annexe des travaux d après le modèle de l Ordre, et si vous avez indiqué un montant d honoraires dans la fiche client, ce dernier vous est proposé ; vous pouvez le valider, le modifier, ou l annuler (dans ce dernier cas, vous pourrez l indiquer dans les modalités de règlement, ou compléter le document avant impression). Si vous validez un montant, il sera inséré dans le paragraphe des modalités de règlement, et enregistré dans la fiche client en tant que budget. Si vous choisissez d imprimer l annexe des travaux d après le planning du client, le montant total des honoraires correspondant aux travaux listés vous sera proposé en tant que montant des honoraires à faire figurer sur la lettre ; s il est nul (ce sera le cas si par exemple vous n avez fourni aucun élément de chiffrage automatique), et si vous avez indiqué un montant d honoraires dans la fiche client, ce dernier vous sera proposé. Vous pourrez valider, modifier ou annuler le montant proposé (dans ce dernier cas, vous pourrez l indiquer dans les modalités de règlement, ou compléter le document avant impression). Si vous validez un montant, il sera inséré dans le paragraphe des modalités de règlement, et enregistré dans la fiche client en tant que budget. Remarque : C est dans l onglet «Travaux» que vous choisissez le modèle à utiliser pour l annexe des travaux. Vous souhaitez également que nous assurions... Si d autres tâches que les tâches habituelles sont demandées par le client, vous pouvez les indiquer ici. Vous pourrez aussi compléter le document avant de l éditer. 84

85 Onglet «Association» Ces informations ne seront utilisées que si vous avez demandé une lettre de type : Association. Mission (association) : Cochez obligatoirement le type de lettre de mission à établir pour l association traitée. Valeur par défaut : Présentation des comptes annuels. Provenance des ressources (association) : Saisissez le texte à imprimer après la phrase «Et ses ressources proviennent essentiellement de...». Indication facultative ; si vous ne la renseignez pas, vous pourrez éventuellement compléter le document avant de l éditer. Comptabilité d engagements (association) : Cochez cette case si la lettre doit comporter la phrase : «Compte tenu de son objet, de ses statuts et du règlement n du Comité de la Réglementation Comptable, etc...» Impôts (association) : Cochez la ou les cases correspondant aux impôts auxquels l association est assujettie. Si vous ne cochez aucune case, la mention «Votre association n est assujettie à aucun impôt.» sera imprimée. Indication facultative ; vous pourrez éventuellement compléter le document avant de l éditer. Les obligations suivantes vous incombent... (association) : Saisissez le texte à imprimer après la phrase «En conséquence, aux termes des instructions administratives n les obligations suivantes vous incombent :». Indication facultative. Si vous ne la renseignez pas, la phrase précédente ne sera pas non plus imprimée. Responsable de l enregistrement (association) : Saisissez le nom de la personne qui doit suivre la phrase «La responsabilité de l enregistrement courant des opérations est confiée à :» puis précisez si cette personne est salariée ou membre bénévole de l association. Indication facultative. Si vous ne la renseignez pas, vous pourrez compléter le document avant impression. Nombre d adhérents (association) : Indiquez le nombre d adhérents de l association qui doit figurer dans les volumes à traiter. Indication facultative. Si vous ne la renseignez pas, vous pourrez compléter le document avant impression. 85

86 Onglet «Profession libérale» Ces informations ne seront utilisées que si vous avez demandé une lettre de type : Profession libérale. Comptabilité (profession libérale) : Cochez la case qui correspond au type de comptabilité tenue par le client destinataire. Valeur par défaut : Comptabilité recettes/dépenses. SCM (profession libérale) : Si le client est membre d une société civile de moyens, indiquez-en ici l intitulé. Indication facultative. Si vous ne la renseignez pas, vous pourrez compléter le document avant impression. Nombre d actes (profession libérale) : Indiquez le nombre d actes qui doit figurer dans les volumes à traiter. Indication facultative. Si vous ne la renseignez pas, vous pourrez compléter le document avant impression. Onglet «Répartition des travaux» 86

87 Ces informations seront utilisées pour imprimer l annexe de tous les types de lettre. Modèle utilisé pour les travaux : Vous devez ici indiquer d après quelle source doivent être imprimés les travaux proposés sur l annexe. Vous avez le choix entre 2 modes : Modèle de l ordre : l annexe sera identique à celle qui est proposé par l Ordre ; à droite, vous disposez d une grille de saisie qui vous propose le modèle de l Ordre tel que vous l avez utilisé lors de la précédente impression d une lettre. D après le planning : les travaux seront alors listés d après un planning que vous aurez préalablement généré pour le client (ou le prospect) traité ; les obligations et prestations correspondantes seront regroupées par intitulé, et présentées dans l ordre des codes obligations, sous la même forme que sur le modèle de l Ordre ; si vous avez annulé une prestation en précisant qu elle n a pas été retenue par le client, cette indication apparaîtra sur la ligne correspondante. Le montant total correspondant aux travaux listés vous sera proposé en tant que montant des honoraires à faire figurer sur la lettre ; vous pourrez le valider, le modifier ou l annuler (dans ce dernier cas, vous pourrez l indiquer dans les modalités de règlement, ou compléter le document avant impression). Si vous validez un montant, il sera inséré dans le paragraphe des modalités de règlement, et enregistré dans la fiche client en tant que budget. Remarques : Vous pouvez demander qu une obligation donnée soit détaillée en plusieurs lignes sur la lettre de mission (consultez le fichier obligation, commande «Détailler»). Dans ce cas, l indication de l affectation (cabinet/client/non retenue) de l obligation globale est reportée face à chaque ligne détail ; vous pouvez -si besoin est- modifier cette indication directement dans le document avant impression. Si vous générez un planning pour un prospect dans le but d éditer une lettre de mission, il sera automatiquement ignoré dans les autres traitements, sauf si vous le sélectionnez individuellement. Si vous voulez annuler les obligations générées pour un prospect : visualisez son planning, annulez une ligne (en indiquant une date d annulation) puis double-cliquez sur le code client pour généraliser l annulation à tout le client. Répartition des travaux : Cette grille des travaux est accessible uniquement si vous avez choisi de lister les travaux d après le modèle de l Ordre. Pour tout type de lettre, indiquez ici la répartition des travaux entre le cabinet comptable et le client destinataire en cochant les cases correspondantes. Vous pouvez ajouter des travaux en utilisant les lignes disponibles en fin de liste, ou en supprimer en effaçant l intitulé. Les modifications que vous saisissez ici seront conservées pour le prochain traitement. Pour une modification occasionnelle, vous pourrez aussi modifier le document avant impression. En cas de lettre adressée à une forme juridique autre qu une société (exemple : association, activité individuelle, etc...), il est inutile de supprimer les travaux de nature juridique, ceux-ci seront automatiquement ignorés. Remarque : Vous pouvez également intervenir directement dans le fichier texte de base : TRAVAUX.TXT. Ce fichier est disponible dans le répertoire d'application ; il comporte une ligne par tâche, chaque ligne comportant le chiffre 1 (interventions comptables) ou 2 (toutes autres interventions), puis pour les lignes 2, un 2ème chiffre indiquant s il s agit d une intervention de nature fiscale (1), sociale (2), juridique (3) ou complémentaire (4), et en fin de ligne, l indication d affectation de la tâche au Membre de l Ordre (F pour faux, T pour vrai) ou au Client (idem). Vous pouvez modifier et/ou ajouter des lignes directement dans le fichier TRAVAUX.TXT à l aide d un éditeur tel que Wordpad, ou en utilisant la fenêtre de la fonction d édition des lettres de mission. Nombre de lignes par page : En exploitation normale, nous n avez pas à modifier la valeur proposée ici (par défaut : 50). Si la liste des travaux nécessite plus d une page, PlanEx fait en sorte qu un titre de paragraphe ne soit pas imprimé seul au bas d une page. Si ce n était pas le cas, cela pourrait être dû au paramétrage des marges supérieure et/ou inférieure de WORD : essayez alors de modifier ces dernières (menu : Affichage, En-tête et pied de page, Mise en page, onglet Marges). Si malgré tout vous avez des difficultés à obtenir une mise en page correcte, faites varier ici le nombre de lignes par page, en faisant des essais en plus ou en moins, jusqu à ce que la mise en page soit satisfaisante. 87

88 Onglet «En-tête 1 ère page» En-tête cabinet : Si vous voulez ajouter un en-tête à la 1ère page de la lettre de mission, vous avez le choix entre 2 méthodes : En-tête de type texte : saisissez la raison sociale de votre cabinet, et ses coordonnées ; ces dernières peuvent comporter autant de lignes que vous le souhaitez, y compris des lignes d espace. En-tête de type image : indiquez un fichier contenant l image (extension.bmp,.jpg,.gif, etc...) de l entête à imprimer ; indiquez le chemin complet ; le bouton ouvre une boite de recherche des fichiers images. Si vous renseignez les 2 types, c est le fichier image qui sera utilisé en priorité ; mais vous pouvez quand même renseigner la raison sociale et les coordonnées en format texte : lorsque vous émettrez un à un client (à partir soit de la fiche client, soit de la visualisation de planning), elles seront alors utilisées pour signer l . L impression de l en-tête est facultative ; si vous n utilisez aucune des 2 possibilités, vous pourrez compléter le document avant impression. Si vous utilisez une des 2 possibilités, faites des essais d impression pour vérifier le cadrage de ce dernier : - avec un en-tête de type texte : vous pouvez jouer sur le nombre de lignes des coordonnées du cabinet : ajoutez des lignes blanches pour faire descendre les coordonnées du client ; à l inverse, si ces dernières vous paraissent imprimées trop bas, vérifiez que vous n avez pas laissé des lignes blanches dans les coordonnées. - avec un en-tête de type image : vous pouvez modifier les marges avec Word (Fichier/Mise en page) ; cliquez sur le bouton <Par défaut> pour que vos modifications soient prises en compte pour les lettres de mission ultérieures. Nom et adresse du client : Cochez cette case pour que le nom et l adresse du client soient imprimés sur la 1ère page, de façon à apparaître dans la fenêtre d une enveloppe commerciale de format standard. Si vous demandez en même temps l impression de l en-tête du cabinet, faites des essais d impression pour vérifier que le nom et l adresse du client figurent bien à l emplacement voulu ; sinon, vous pouvez jouer sur le nombre de lignes des coordonnées du cabinet : ajoutez des lignes blanches pour faire descendre les coordonnées du client ; à l inverse, si ces dernières vous paraissent imprimées trop bas, vérifiez que vous n avez pas laissé des lignes blanches dans les coordonnées. Après avoir renseigné les informations liées à la lettre voulue, cliquez sur le bouton d appel de Word. 88

89 Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : si vous éditez une lettre de mission avec liste des travaux d après planning, pour un client dont les travaux sont répartis entre plusieurs collaborateurs, il faudra au préalable avoir généré le planning de tous les collaborateurs concernés. Ils seront ensuite automatiquement recherchés pour l édition de la lettre de mission, de façon à ce que tous les travaux planifiés soient imprimés, indépendamment de l utilisateur. Si vous voulez éditer une lettre de mission pour un prospect d après un planning valorisé, demandez la liste des travaux d après un planning. 2.5 Liste rapide des clients Cette fonction vous permet d'obtenir une liste de votre fichier clients, ou d une sélection de clients. Elle est dite rapide parce qu elle vous permet d obtenir, dans une présentation sommaire mais paramétrable très facilement, le résultat d une extraction de clients sélectionnés à partir de tous les critères existant dans les fiches clients, sous la forme d une liste des seules données qui vous intéressent. Si vous souhaitez obtenir une liste dans un format spécifique, vous pouvez exporter la même sélection de clients vers un outil spécialisé. Onglet «Liste» 89

90 Vous définissez le format, le contenu et l ordre de votre liste. Titre Vous pouvez indiquer ici un titre qui sera imprimé en haut de chaque page (uniquement si vous optez pour une disposition verticale des données). Disposition des données listées Vous pouvez choisir ici la disposition sur la liste des données que vous demandez pour chaque client ; vous avez le choix entre : Disposition verticale exemple : Code client : Nom client : Société Martin Forme juridique : Sarl Code client : Nom client : Ets Dupont Forme juridique : SA Disposition horizontale exemple : Code client Nom client Forme juridique Société Martin Sarl Ets Dupont SA La disposition horizontale crée des listes plus compactes, mais elle est limitée en nombre de rubriques pouvant figurer sur une même ligne ; la limite varie avec le type d'imprimante que vous utilisez, mais elle se situe généralement à environ 7 ou 8 rubriques ; au-delà, un message vous alerte et vous demande confirmation ; choisissez alors plutôt la disposition verticale. Ordre de liste Vous pouvez ensuite choisir l ordre dans lequel les clients seront listés : demandez d abord l ordre principal (1ère clé) en choisissant entre : Code client, Nom du client, Collaborateur principal, et Groupe. Vous pouvez ensuite définir un ordre à l intérieur du classement principal (2ème clé). Par exemple, si vous avez choisi en 1ère clé : Collaborateur principal, et en 2ème clé : Nom du client, vous obtiendrez une liste classée par collaborateur principal, et sur laquelle tous les clients d'un même collaborateur seront classés par nom. Par défaut, l ordre principal est : Nom du client, et à l intérieur : Code client. 90

91 Si vous choisissez : Code client en 1ère clé, la 2ème clé sera ignorée (chaque code client étant unique). Informations à lister Choisissez les données que vous voulez lister pour chaque client sélectionné, en cochant la case correspondante (voir ci-dessus la remarque concernant la disposition). Vous devez cocher au moins une case. Cliquez sur le bouton pour tout cocher ou tout décocher. Si vous demandez l impression des observations, elles seront limitées à 3 lignes. Si vous demandez la totalité des informations en disposition verticale, avec un format de papier A4 vous obtiendrez un client par page. Les établissements secondaires éventuels ne sont pas listés. En cas de besoin, utilisez la liste des établissements. Sélection de clients Les onglets suivants vous permettent de sélectionner les clients suivant de nombreux critères. Les sélections proposées par défaut sont celles que vous avez choisies lors de la dernière sélection de clients (toutes fonctions confondues). Les onglets qui comportent une sélection active ont un titre en caractères gras. Pour activer une sélection, cochez d abord la case de début de ligne (si cette case n est pas cochée, les autres informations de la ligne sont ignorées). Indiquez ensuite quelle valeur doit comporter un client pour être sélectionné ; cette valeur peut s exprimer de différentes façons suivant l information traitée : 91

92 Onglet «Sélections juridiques» Forme juridique : Jusqu'à 6 formes juridiques à choisir dans la liste proposée. Années d'existence : Indiquez un nombre d'années minimum et/ou un nombre d'années maximum. Capital : Indiquez un capital minimum et/ou un capital maximum. % capital versé en numéraire : Indiquez un % minimum et/ou un % maximum. Société cotée : Case à cocher. Société consolidée : Case à cocher. Commissaire aux comptes : Case à cocher. Gérant majoritaire : Case à cocher. Multi établissement : Case à cocher. Code NAF : Jusqu'à 6 codes NAF à indiquer en clair. Date AGO : Indiquez une date de début et/ou une date de fin. 92

93 Contrat de location gérance : Case à cocher. Onglet «Sélections fiscales 1/2» Régime fiscal : Jusqu'à 6 régimes fiscaux à choisir dans la liste proposée. Assujetti TVA : Case à cocher Règlement TVA : Case à cocher. Régime TVA : Case à cocher. Déclaration TVA : Case à cocher. Option CA12 : Case à cocher. Assujetti Taxe s/salaires : Case à cocher. Adhérent : Case à cocher. Chiffre d affaires : Indiquez soit un CA mini, soit un CA maxi, soit les 2. Option intégration fiscale : Case à cocher. 93

94 Onglet «Sélections fiscales 2/2» Véhicule de société : Case à cocher. Contrat de prêt : Case à cocher. Salaires/pensions versés hors de France : Case à cocher. Placement à revenu fixe retenu à la source : Case à cocher. IRPP : Case à cocher. ISF : Case à cocher. Distribution de dividendes : Case à cocher. Opérations intra-communautaires : Case à cocher. Revenus fonciers : Case à cocher. Contrat Madelin : Case à cocher. Mois de clôture : Saisissez le ou les mois concernés (sans jour ni année). 94

95 Dernière mise à jour fiscale : Antérieure à la date indiquée. Onglet «Sélections sociales» Nombre de salariés : Indiquez un nombre de salariés minimum et/ou un nombre de salariés maximum. Organismes sociaux : Jusqu'à 3 organismes sociaux à choisir dans la liste proposée. Acomptes intermédiaires : Case à cocher (sera testée par rapport à l organisme social sélectionné). Périodicité des charges : Case à cocher (si vous utilisez cette sélection, elle sera testée par rapport à la périodicité correspondante à l'organisme social sélectionné : Urssaf/Assedic ou autres charges ; si vous ne sélectionnez aucun organisme, c'est la périodicité Urssaf qui sera utilisée). Nombre d années avec 10 salariés ou plus : Indiquez un nombre minimum et/ou un nombre maximum. Dernière mise à jour des données sociales : Antérieure à la date indiquée. 95

96 Onglet «Sélections cabinet» Collaborateurs : Jusqu'à 6 codes collaborateurs à choisir dans la liste proposée; la correspondance sera recherchée aussi bien avec le collaborateur principal qu'avec les collaborateurs spécialisés. Groupes : Jusqu'à 6 codes groupes à choisir dans la liste proposée. Budget : Indiquez un budget minimum et/ou un budget maximum. Profil client : Indiquez jusqu à 4 codes profils ; cliquez sur le bouton <utilisés> pour obtenir la liste des profils que vous avez utilisés dans une fiche client au moins (un clic dans cette liste renseigne le 1er champ de sélection libre). Vous pouvez ne tester que certains caractères du code : pour cela utiliser le caractère générique - ou? ; exemples : pour déclencher l obligation pour les clients dont le code profil commence par 1, indiquez ici 1-- (ou 1?? ) ; pour déclencher l obligation pour les clients dont le 2ème caractère du code profil est 5, indiquez ici -5- (ou?5? ). Coefficient de temps : Indiquez un coefficient minimum et/ou un coefficient maximum. Clients inactifs : Oui (lister les clients inactifs) ou Non (ne pas lister les clients inactifs). Par défaut: les clients inactifs ne sont pas traités ; le résultat est donc le même si vous ne cochez pas cette ligne, ou si vous la cochez en sélectionnant l'option : Non. 96

97 Mandat EDI TVA : Case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Mandat EDI TDFC : Case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Mandat EDI DUCS : Case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Mandat EDI IS : Case à cocher ; sera testée par rapport à la présence ou non d une date pour le mandat correspondant. Onglet «Sélections diverses» Exploitant agricole : Case à cocher Cas particuliers : Jusqu'à 3 cas particuliers à choisir dans la liste proposée Age du dirigeant : Indiquez un âge minimum et/ou un âge maximum (l âge sera calculé au jour de l exportation) Banques : Indiquez la banque à tester, en respectant la codification que vous avez utilisée dans les fiches clients Remarques : En cas de case à cocher Oui/Non : si vous cochez la case Oui, la condition sera considérée comme réalisée si le client correspond à l'information traitée ; si vous cochez la case Non, la condition sera considérée comme réalisée si le client ne correspond pas à l'information traitée. 97

98 En cas de code à choisir dans la liste proposée : si vous souhaitez sélectionner les codes à espace, laissez à espace le 1er code proposé ; si les codes suivants sont laissés à espace, ils seront considérés comme non utilisés (exemple: pour sélectionner les clients dont le régime fiscal est à espace, cochez la ligne "Régime fiscal", et choisissez le code à espace dans la liste proposée pour le 1er code régime ; si vous choisissez "BICNS" dans le 1er code régime et si vous laissez les codes suivants à espace, seuls seront sélectionnés les clients dont le régime fiscal est égal à "BICNS"). Un client sera sélectionné s'il répond à TOUTES les sélections que vous aurez demandées. Impression Lorsque vous avez renseigné tous les paramètres voulus, vous pouvez lancer l impression. Pour obtenir un aperçu de votre état, cochez l option «Aperçu» avant d imprimer. 2.6 Liste rapide des établissements Cette fonction vous permet d'obtenir une liste des clients multi établissements. Vous pouvez choisir l ordre dans lequel les clients multi établissements seront listés : demandez d abord l ordre principal (1ère clé) en choisissant entre : Code client, Nom du client, Collaborateur principal, et Groupe. Vous pouvez ensuite définir un ordre à l intérieur du classement principal (2ème clé) (par exemple, si vous avez choisi en 1ère clé : Collaborateur principal, et en 2ème clé : Nom du client, vous obtiendrez une liste classée par collaborateur principal, et sur laquelle tous les clients d'un même collaborateur seront classés par nom). Par défaut, l ordre principal est : Nom du client, et à l intérieur : Code client. Si vous choisissez : Code client en 1ère clé, la 2ème clé sera ignorée (chaque code client étant unique). 98

99 PlanEx - 3 Menu Obligations 99

100 3.1 Fichier des obligations Cette fonction permet de créer, modifier, supprimer toute obligation traitée par PlanEx, qu elle soit de nature fiscale, juridique, ou sociale. 100

101 Elle permet également de créer tout type de prestation, telles que des prestations comptables, sociales, ou en matière de gestion, dont la planification dépend de vos choix et de ceux de vos clients, et non pas de l application d une date légale. La version pré-paramètrée qui vous est livrée comporte la plus grande partie des obligations courantes, ainsi que des exemples de prestations, mais ne prétend toutefois pas à être exhaustive pour tout type d activité. Si besoin est, la présente fonction vous permettra de créer de nouvelles obligations ou de nouvelles prestations et de modifier les définitions existantes. Nous vous suggérons toutefois de commencer à utiliser PlanEx avec le fichier des obligations tel qu'il vous a été livré, et d ajouter progressivement vos données spécifiques si vous l estimez nécessaire. Si vous constatez des erreurs ou des oublis dans le pré-paramètrage, nous vous remercions de bien vouloir nous les signaler en adressant un à notre service de maintenance (pgechaffard@pgeinformatique.com ) mais sans attendre, vous pouvez aussi les corriger vous-même à l aide de cette fonction. Obligations et conditions : définition A chaque obligation correspond une ou plusieurs conditions d application. Les conditions d application sont les critères à tester pour déterminer si une obligation doit être déclenchée ou non pour un client donné. Il existe une corrélation entre chaque critère de condition et une information de la fiche client. Exemple : la taxe sur les véhicules de société a pour condition : Existence de véhicules de société dans l entreprise Il est possible que plusieurs critères doivent être réunis pour que l obligation soit applicable. Exemple : la déclaration mensuelle ASSEDIC a pour conditions : Nombre de salariés : à partir de 10 Organismes sociaux : ASSEDIC Elle sera donc déclenchée pour chaque client qui réunit les 2 conditions : avoir 10 salariés ou +, être affilié à l ASSEDIC. On dira que les conditions qui doivent être réunies ensemble pour qu une obligation soit applicable constituent un ensemble de conditions. Un ensemble de conditions peut être constitué d une ou plusieurs conditions. S il existe plusieurs cas différents dans lesquels une même obligation est applicable, on lui attribuera alors plusieurs ensembles de conditions. Exemple : dans les obligations préparamétrées, l obligation 2042 (IRPP salarié) comporte les 2 ensembles de conditions suivants : 1er ensemble : client avec option IRPP, forme juridique = SARL, gérant majoritaire = NON 2ème ensemble : client avec option IRPP, forme juridique SA 101

102 Il suffit qu un seul ensemble de conditions soit satisfait par un client pour que l obligation lui soit applicable. L obligation proprement dite est définie par l en-tête du formulaire et les 2 premiers onglets. Les informations qu on y trouve sont uniques pour une obligation. Les ensembles de condition sont définis par les 5 onglets suivants ; on peut les utiliser plusieurs fois pour une même obligation, si plusieurs ensembles de conditions en déterminent l application. Si une obligation était créée sans aucune condition, elle serait applicable à tous les clients. Une confirmation vous est demandée lorsque vous créez une telle obligation. Obligation : description L en-tête du formulaire comporte les données suivantes : Code obligation : Le code de l obligation est constitué de 6 caractères alphanumériques (maximum) cadrés à gauche. Il est obligatoire. Un code ne peut désigner qu'une obligation et une seule. Les obligations pré-paramétrées livrées avec le produit sont généralement codées avec une expression significative pour votre profession (exemple : la dénomination administrative d un état, telle que CA12, DAS1). Il n est pas nécessaire de choisir ce code en fonction de l ordre alphabétique car lors de tout accès au fichier des obligations, vous avez toujours le choix entre un accès par code et un accès par type et intitulé. Remarque : Dans la base de données livrée, certains codes obligations comportent en 1ère position le caractère «-» (pour être placé en tête du groupe de prestations sur la lettre de mission) ou le caractère «_» (pour être placé à la fin du groupe de prestations sur la lettre de mission). Intitulé de l obligation : L intitulé de l obligation comporte 40 caractères. Il est obligatoire. 102

103 Onglet «Description» : Commentaire : Vous pouvez ici saisir un commentaire libre, illimité, qui pourra être restitué sur différentes éditions, de manière optionnelle. Ce commentaire pourra être utilisé, par exemple, pour préciser des détails d'application qui n'auraient pu être paramètrés, ou rappeler les références des textes, etc... Dates d application : Si l'obligation traitée ne doit être mise en application qu'à partir d'une date donnée, indiquez là en date de début d application. Si l'obligation traitée ne doit plus être appliquée à partir d'une date donnée, indiquez là en date de fin d application. L indication de dates d application doit être préférée à la suppression de l obligation ; en effet, cela vous permettra de commencer à travailler sur des périodes postérieures sans problème. Génération automatique : Cette option est cochée par défaut. Elle indique que l obligation doit être générée automatiquement pour les clients pour lesquels les conditions correspondantes sont réalisées. Décochez cette option dans le cas où vous définissez une prestation ponctuelle, que vous voulez pouvoir ajouter directement dans un planning pour un client donné, et qui ne doit en aucun cas être générée automatiquement. Code activité cabinet : Ce code de 6 caractères alphanumériques est facultatif. Il vous permet d indiquer le code utilisé par les autres logiciels de votre cabinet et correspondant à chaque obligation. Ce code figurera dans les données exportées (plannings, réalisations d une période) qui pourront ainsi être identifiées et exploitées directement par vos autres logiciels. Remarque : Le même code pourra également être affecté aux prestations ponctuelles ajoutées directement dans l agenda. Type d obligation : Choisissez dans les options proposées le type de l obligation que vous êtes en train de traiter. Il sera utilisé dans les tris d obligations ainsi que dans de nombreuses sélections. 103

104 Pièces : Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez saisir un texte libre indiquant les pièces et les documents que le client devra préparer pour le traitement de cette obligation. Vous pouvez saisir autant de lignes que vous le voulez. Le texte saisi ici sera utilisé pour l envoi d un d information au client avant travaux, cette fonction étant disponible lorsque vous visualisez un planning. Remarque : Lorsque des indications ont été saisies pour une obligation, la mention «Pièces» apparaît en caractères gras sur le bouton de commande correspondant, et en caractères maigres dans le cas contraire. A générer pour... : Indiquez ici comment l'obligation doit être générée, dans le cas où elle s'applique à une société multi établissement : Le siège : elle ne sera générée qu'une seule fois, quel que soit le nombre d'établissements. Chaque établissement : elle sera générée une fois pour le siège plus une fois par établissement. Chaque département géographique : elle sera générée pour autant de départements géographiques différents qu'il y aura de départements différents dans les adresses du siège et des établissements. Affectée à... : Dans les échéanciers que vous générerez ultérieurement, vous aurez la possibilité d'affecter la réalisation de chaque tâche soit au cabinet comptable, soit au client. C'est l'affectation par défaut que vous pouvez choisir ici, et qui vous sera proposée par chaque 1er traitement. Cette affectation peut être remplacée par les options d'affectation prise au niveau de la fiche client ou encore directement dans le planning (les modifications d affectation effectuées directement sur le planning sont mémorisées, et seront répercutées automatiquement sur les plannings générés ultérieurement, en priorité sur toutes les autres indications). Note : Si vous affectez cette obligation au client, le lieu de réalisation est automatiquement renseigné avec l option Client. Vous pouvez ensuite le corriger. Lieu de réalisation : Indiquez ici si l obligation est généralement réalisée dans les locaux du client ou au cabinet. L option par défaut que vous choisissez ici peut être corrigée pour un client donné par l option équivalente prise au niveau de la fiche client ou, pour une tâche donnée, directement dans le planning (les modifications de lieu de réalisation effectuées directement sur le planning sont mémorisées, et seront répercutées automatiquement sur les plannings générés ultérieurement, en priorité sur toutes les autres indications). Note : Si vous affectez cette obligation au client, le lieu de réalisation est automatiquement renseigné avec l option Client. Vous pouvez ensuite le corriger. A utiliser pour la lettre de mission? Ces options sont utilisées pour l édition d une lettre de mission, lorsque vous choisissez d imprimer la liste des travaux d après un planning (elles sont ignorées si vous choisissez d imprimer la liste des travaux d après le modèle de l Ordre). Vous pouvez exclure systématiquement certaines obligations de la liste des travaux en décochant la case «Lettre de mission». Détailler : un clic sur ce bouton de commande ouvre une fenêtre de saisie, dans laquelle vous pouvez saisir une ou plusieurs lignes qui détaillent l obligation traitée. Ces lignes seront imprimées sur la liste des travaux à la suite de l intitulé de l obligation, et chacune pourra faire l objet d une indication manuelle d affectation (au cabinet, au client, ou non retenue). Chaque ligne peut être composée de 40 caractères maximum, et vous pouvez saisir autant de lignes que vous le souhaitez. Exemple d utilisation : la prestation de type comptable «Tenue des journaux» est prévue comme une seule prestation globale dans le fichier des obligations, et non pas journal par journal ; en effet, si tel était le cas, d une part cela multiplierait les lignes dans les plannings, et d autre part sur l agenda la prévision des interventions du collaborateur détaillées par type de journal ne serait pas significative ; toutefois, sur la lettre de mission, il est utile de détailler ces journaux pour pouvoir indiquer que certains ne seront pas tenus par le cabinet ; cette prestation est donc détaillée dans les fichiers de base livrés avec PlanEx. Remarque : Lorsque des lignes de détail ont été saisies pour une obligation, la mention «Détailler» apparaît en caractères gras sur le bouton de commande correspondant, et en caractères maigres dans le cas contraire. 104

105 A utiliser pour le planning et l agenda? Cette option permet d indiquer qu une prestation ne doit pas figurer sur le planning ni l agenda. Elle sera utilisée généralement pour une prestation que vous voulez voir figurer sur la lettre de mission mais qui ne peut pas faire l objet d une planification théorique (exemple : «Assistance en cas de vérification fiscale»). Une telle prestation ne figurera pas automatiquement sur le planning, mais vous pourrez l ajouter manuellement si elle est à prévoir chez un client de façon ponctuelle. Pour une prestation non utilisée pour le planning, il est inutile de définir un calcul de date. Remarque : Si une prestation ne doit pas être utilisée pour le planning, elle ne figurera pas dans la visualisation de planning et vous ne pourrez donc pas la supprimer ou la marquer non retenue ; le cas échéant, vous devrez intervenir directement sur la lettre de mission. Faire ressortir : Cochez cette case si vous voulez que PlanEx fasse ressortir cette obligation dans les éditions de planning et d agenda, ainsi que dans la visualisation de l agenda, par l utilisation de caractères gras. Si vous utilisez la communication avec MS Outlook, cette option placera une tâche en «priorité haute» et un rendez-vous en «importance haute», et les intitulés seront placés entre crochets. Si cette option n est pas retenue, la priorité et l importance resteront «normales». Utilisez cette possibilité pour les travaux importants que vous voulez pouvoir repérer. Remarque : Dans les obligations livrées avec le produit, seules ont été paramétrées «à faire ressortir» les obligations et les prestations liées au bilan et aux déclarations annuelles de résultat : il vous appartient de valider et de compléter ces propositions en fonction de votre organisation et de vos besoins propres. Délai cabinet : Lorsque la mise à jour automatique de l agenda est demandée, par défaut PlanEx prévoit cette tâche à sa date limite ; si vous voulez qu elle soit prévue un certain nombre de jours calendaires avant la date limite, indiquezle ici. Si vous utilisez la fonction de communication avec MS Outlook, la date ainsi définie sera également utilisée comme «date de début» de la tâche (au sens MS Outlook). Remarque : La plupart des obligations livrées avec le produit comportent une proposition de délai cabinet : il vous appartient de valider et de compléter ces propositions en fonction de votre organisation et de vos besoins propres. Temps théorique : Si vous avez choisi de gérer les temps, et si vous souhaitez obtenir une prévision de temps dés les premiers plannings générés, vous pouvez indiquer ici un temps théorique que vous aurez vous-même estimé pour l obligation traitée, indépendamment de toute variation liée aux clients. Ce temps moyen pourra ensuite être affiné par l indication, dans la fiche client, d un coefficient de correction des temps, qui va permettre soit de l'augmenter, soit de le diminuer pour un client donné, et donc d obtenir un début de personnalisation de la prévision de temps. Exemple : dans le fichier des obligations, on peut indiquer un temps théorique de 2 h pour la déclaration de TVA ; ce temps sert de base à toute les déclarations de TVA générées ; pour un client aux données volumineuses ou à l organisation problématique, indiquez par exemple un coefficient de 2 : l'obligation sera générée avec un temps de 2 h x 2 = 4 h pour ce client ; pour un client aux données peu volumineuses et bien organisé, indiquez par exemple un coefficient de 0,50 : l obligation sera générée avec un temps de 2 h x 0,50 = 1 h ; pour un client sans coefficient, l obligation sera générée avec un temps de 2 h. A multiplier par : si vous cochez l option salariés, le temps indiqué ci-dessus sera multiplié par le nombre de salariés de chaque client traité ; si vous cochez l option lignes (*), le temps indiqué ci-dessus sera multiplié par le nombre de milliers de lignes comptables de chaque client traité (vous devez donc indiquer le temps pour 1000 lignes saisies et non à l unité). Si aucune des 2 options n est cochée, le temps sera utilisé tel qu il a été indiqué ci-dessus. (*) ATTENTION : le nombre de lignes étant annuel, le temps calculé pour une prestation tiendra compte de sa périodicité (exemple : si vous tenez les journaux chaque mois, le temps de chacune des 12 prestations correspondra à 1/12ème du temps annuel). 105

106 Appliquer à tout le type : Ce bouton vous permet de modifier toutes les obligations du même type que l obligation visualisée ; vous pouvez ainsi : saisir un temps théorique puis cliquer sur ce bouton : après confirmation, le temps sera affecté à toutes les obligations du même type et dont le temps théorique est égal à zéro. effacer le temps théorique puis cliquer sur ce bouton : après confirmation, le temps de toutes les obligations du même type sera effacé. Remarque : Les options A multiplier par... sont également répercutées ou effacées dans toutes les obligations du même type. Chiffrage : Vous pouvez indiquer dans la fiche obligation de quelle façon son montant facturable peut être chiffré automatiquement ; vous obtiendrez ainsi un montant facturable pour chaque prestation du planning, que vous pourrez utiliser dans l impression des lettres de mission, qui figurera en détail et en total sur les visualisations et les éditions de planning, puis qui sera repris par les fonctions : Etat des réalisations d une période et Exportation des réalisations d une période. Modes : vous disposez des possibilités suivantes : Temps Clb : le temps sera multiplié par le taux horaire du collaborateur (valeur par défaut) (*) Temps Obl : le temps sera multiplié par le taux horaire correspondant à la prestation, indiqué audessous (à utiliser si le taux horaire de facturation est propre à la prestation traitée) Forfait : le forfait est indiqué au-dessous (à utiliser si vous facturez un montant forfaitaire propre à la prestation traitée. Salariés x : le nombre de salariés sera multiplié par le prix indiqué au-dessous (à utiliser si la facturation est relative au nombre de salariés ; exemple : bulletins de salaire) (*) Lignes x : le nombre de lignes comptables sera multiplié par le prix indiqué au-dessous (à utiliser si la facturation est relative au nombre de lignes comptables ; exemple : tenue des journaux) (*) ATTENTION : le nombre de lignes étant annuel, le montant calculé pour une prestation tiendra compte de sa périodicité (exemple : si vous tenez les journaux chaque mois, le montant de chacune des 12 prestations correspondra à 1/12ème du montant annuel). (*) Les modes «Temps Clb», «Salariés x», et «Lignes x» peuvent être calculés sur la base d un tarif propre à chaque client, tarif que vous aurez indiqué dans la fiche client, onglet «Données cabinet». Prix : à renseigner obligatoirement pour chacun des 3 derniers modes, afin que PlanEx dispose de tous les éléments de chiffrage. Remarque : Même si vous n indiquez aucun mode de chiffrage automatique, vous pourrez saisir vous-même un montant directement lorsque vous visualiserez le planning. Collaborateur prioritaire : Si vous souhaitez que cette obligation soit affectée systématiquement à un collaborateur, indiquez-le ici en choisissant dans la liste qui vous est proposée à partir de la table des collaborateurs. Le collaborateur indiqué ici sera affecté à cette obligation en priorité sur le collaborateur principal et les collaborateurs spécialisés indiqués dans la fiche client. Toutefois, si vous avez indiqué des exceptions sur cette même fiche client, ce sont ces dernières qui auront priorité sur le collaborateur indiqué ici. Onglet «Date limite légale» : Date fixe : Si l'obligation traitée tombe à date(s) fixe(s), utilisez ce type de date "fixe" pour le signaler. Indiquez simplement le jour et le mois, l'année n'étant pas utilisée (il est inutile de modifier chaque année les dates indiquées ici). Exemple : pour une déclaration trimestrielle des charges, on indiquera : dates au maximum peuvent être indiquées. Laissez à espace les dates non utilisées. Remarques : L'utilisation de ce type de date exclut l'utilisation des autres types de date. Pour renseigner les dates sur 12 mois, utilisez le bouton <Tous les>. Vous disposez d un bouton de commande qui vous permet d effacer toutes les dates. 106

107 Date variable Si l'obligation traitée tombe à une date qui est déterminée en fonction d un événement donné, utilisez ce type de date "variable", en indiquant : Le nombre de mois à respecter par rapport à l événement. Le nombre de jours à respecter par rapport à l événement, qui peut être combiné à un nombre de mois (par exemple : 3 mois et 10 jours), ou un jour fixe à combiner avec le nombre de mois (exemple : 3 mois le 15). Si ce délai s'entend AVANT ou APRES événement. Evénement, à choisir dans la liste qui vous est proposée. Exemple : le solde de l'i.s. doit être payé : 3 mois - Le 15 (jour fixe) - Après - Clôture de l'exercice Remarques : L'utilisation de ce type de date exclut l'utilisation des autres types de date. Vous disposez d un bouton de commande qui vous permet d effacer toutes les dates. Condition : description Les 5 onglets suivants permettent de définir un ou plusieurs ensembles de conditions (voir cidessus : définition). Des boutons de commande spécifiques aux ensembles de conditions apparaissent sur chacun des 5 onglets : : Visualiser l ensemble de conditions précédent (non disponible pendant une mise à jour) : Visualiser l ensemble de conditions suivant (non disponible pendant une mise à jour) : Créer un nouvel ensemble de conditions (disponible uniquement pendant une modification d obligation) : Supprimer l ensemble de conditions visualisé (disponible uniquement pendant une modification d obligation) 107

108 (Au-dessus de ces boutons sont rappelés : le nombre d ensemble de conditions existant pour l obligation traitée, et le rang de celui qui est visualisé). Lorsque vous visualisez une obligation existante, c est toujours le 1er ensemble de conditions qui apparaît ; pour visualiser les suivants, utilisez les boutons de navigation ci-dessus. Lorsque vous créez une obligation, un 1er ensemble de conditions est simultanément créé et vous pouvez le renseigner comme les autres champs de l obligation. A une obligation doit correspondre au moins un ensemble de conditions ; vous ne pouvez pas supprimer un ensemble de conditions s il est le seul ensemble défini pour une obligation donnée (cela est vrai même si l ensemble ne comporte aucune condition cochée). Pour modifier un ensemble de conditions existant, visualisez-le et modifiez-le comme tout autre champ de l obligation. Pour créer un nouvel ensemble de conditions, ou pour supprimer un ensemble existant, visualisez l obligation et cliquez sur le bouton de modification ; les boutons de commande spécifiques aux ensembles de conditions sont alors disponibles. Terminez l ensemble des mises à jour en les validant ou en les annulant. Les onglets qui comportent une condition active ont un titre en caractères gras. Pour activer une des conditions proposées, cochez la case de début de ligne (si cette case n est pas cochée, les autres informations de la ligne sont ignorées). Indiquez ensuite quelle valeur doit comporter un client pour que l obligation traitée lui soit applicable ; cette valeur peut s exprimer de différentes façons suivant l information traitée : Onglet «Conditions juridiques» : 108

109 Forme juridique : Jusqu à 6 formes juridiques à choisir dans la liste proposée, avec option Inclus (le client doit comporter une des formes indiquées) ou Exclus (le client ne doit comporter aucune des formes indiquées). Années d'existence : Indiquez un nombre d'années minimum et/ou un nombre d'années maximum. Capital : Indiquez un capital minimum et/ou un capital maximum. % capital versé en numéraire : Indiquez un % minimum et/ou un % maximum. Société cotée : Case à cocher. Société consolidée : Case à cocher. Commissaire aux comptes : Case à cocher. Gérant majoritaire : Case à cocher. Multi établissement : Case à cocher. Code NAF : Jusqu à 6 codes NAF à indiquer en clair. Location-gérance : Case à cocher. Onglet «Conditions fiscales 1/2» : 109

110 Régime fiscal : Jusqu à 6 régimes fiscaux à choisir dans la liste proposée, avec option Inclus (le client doit comporter un des régimes indiqués) ou Exclus (le client ne doit comporter aucun des régimes indiqués). Assujetti TVA : Case à cocher. Règlement TVA : Case à cocher. Régime TVA : Case à cocher. Déclaration TVA : Case à cocher. Option CA12 : Case à cocher. Assujetti Taxe s/salaires : Case à cocher. Montant de taxe s/salaires : Indiquez soit un montant mini, soit un montant maxi, soit les 2. Adhérent : Case à cocher. Chiffre d affaires : Indiquez soit un CA mini, soit un CA maxi, soit les 2. Option intégration fiscale : Case à cocher. Onglet «Conditions fiscales 2/2» : 110

111 Véhicule de société : Case à cocher. Contrat de prêt : Case à cocher. Salaires/pensions versés hors de France : Case à cocher. Placement à revenu fixe retenu à la source : Case à cocher. IRPP : Case à cocher. ISF : Case à cocher. Distribution de dividendes : Case à cocher. Revenus fonciers : Case à cocher. Contrat Madelin : Case à cocher. Opérations intra-communautaires : Case à cocher. Mois de clôture : Saisissez le ou les mois concernés (sans jour ni année). Onglet «Conditions sociales» : 111

112 Nombre de salariés : Indiquez un nombre de salariés minimum et/ou un nombre de salariés maximum. Organismes sociaux : Jusqu à 3 organismes sociaux à choisir dans la liste proposée. Acomptes intermédiaires : Case à cocher (cette option sera testée par rapport à l option acompte de la fiche client pour l organisme social sélectionné ; elle ne peut donc être utilisée que conjointement avec la sélection précédente). Périodicité des charges : Case à cocher (si vous utilisez cette sélection, elle sera testée par rapport à la périodicité correspondante à l'organisme social sélectionné : Urssaf/Assedic ou autres charges ; si vous ne sélectionnez aucun organisme, c'est la périodicité Urssaf qui sera utilisée). Onglet «Conditions diverses» : Exploitant agricole : Case à cocher. Cas particuliers : Jusqu à 3 cas particuliers à choisir dans la liste proposée, avec option Inclus (le client doit comporter un des cas indiqués) ou Exclus (le client ne doit comporter aucun des cas indiqués). Clients : Jusqu à 3 codes clients ; vous disposez d une liste des choix que vous pouvez obtenir en ordre alphabétique en cliquant sur le bouton de commande en fin de ligne. Profil client : Indiquez jusqu à 4 codes profils ; cliquez sur le bouton <utilisés> pour obtenir la liste des profils que vous avez utilisés dans les fiches client au moins (un clic dans cette liste renseigne le 1er champ de sélection libre). Vous pouvez ne tester que certains caractères du code : pour cela utiliser le caractère générique - ou? ; exemples : pour déclencher l obligation pour les clients dont le code profil commence par 1, indiquez ici 1-- (ou 1?? ) 112

113 ; pour déclencher l obligation pour les clients dont le 2ème caractère du code profil est 5, indiquez ici -5- (ou?5? ). Age du dirigeant : Indiquez un âge minimum et/ou un âge maximum (l âge sera calculé au 1.1 de l année traitée). Situation de famille du dirigeant : Jusqu à 3 codes situations de famille à choisir dans la liste proposée. Veillez à apporter le plus grand soin à la mise à jour des obligations. De la qualité des informations que vous donnez dépend directement la qualité des résultats que vous obtiendrez avec PlanEx. Remarques : Pour créer une obligation spécifique à un client, utilisez dans l onglet «Divers» la possibilité d indiquer un code client (jusqu à 3 codes clients) ; aucune autre condition n est nécessaire, l obligation sera déclenchée pour le(s) client(s) dont le code aura été indiqué ici. Pour un groupe de clients, vous pouvez également utiliser le code profil. En cas de case à cocher Oui/Non : si vous cochez la case Oui, la condition sera considérée comme réalisée si le client correspond à l'information traitée ; si vous cochez la case Non, la condition sera considérée comme réalisée si le client ne correspond pas à l'information traitée. En cas de code à choisir dans la liste proposée : si vous souhaitez sélectionner les codes à espace, laissez à espace le 1er code proposé ; si les codes suivants sont laissés à espace, ils seront considérés comme non utilisés (exemple: pour sélectionner les clients dont le régime fiscal est à espace, cochez la ligne "Régime fiscal", et choisissez le code à espace dans la liste proposée pour le 1er code régime ; si vous choisissez "BICNS" dans le 1er code régime et si vous laissez les codes suivants à espace, seuls seront sélectionnés les clients dont le régime fiscal est égal à "BICNS"). Lorsque vous supprimez une obligation, la suppression est définitive, et toutes les informations de la base liées à cette obligation sont également supprimées (conditions, historique des temps). Si vous ne souhaitez pas supprimer une obligation de façon définitive, mais simplement la désactiver provisoirement, utilisez plutôt la date de fin d application. Cela vous permettra de continuer à travailler sur des périodes antérieures pour lesquelles l obligation pourrait rester applicable. 113

114 3.2 Liste Cette fonction vous permet d'obtenir une liste de votre fichier des obligations. Les options que vous avez retenues lors de la dernière liste vous sont proposées par défaut. Titre : Vous pouvez indiquer ici un titre qui sera imprimé en haut de chaque page. Sélection par type : Vous pouvez sélectionner un type donné (fiscal, social, juridique, comptable ou gestion), ou demander l'impression de toutes les obligations. Imprimer les conditions : Vous pouvez demander l'impression des conditions principales prévues pour chaque obligation ; dans le cas contraire, vous obtiendrez une liste simplifiée plus compacte. 114

115 Ordre de liste : Vous pouvez choisir l'ordre dans lequel seront imprimées les obligations sélectionnées : demandez d abord l ordre principal (1ère clé) en choisissant entre : Code obligation, Intitulé de l'obligation, et Type. Vous pouvez ensuite définir un ordre à l intérieur du classement principal (2ème clé). Par exemple, si vous avez choisi en 1ère clé : Type, et en 2ème clé : Intitulé, vous obtiendrez une liste classée par type d obligation, et sur laquelle toutes les obligations d un même type seront classées par intitulé. Si la 1ère clé est : Code obligation, la 2ème clé sera ignorée (chaque code obligation étant unique). Impression : Lorsque vous avez renseigné tous les paramètres voulus, vous pouvez lancer l impression. Pour obtenir un aperçu de votre état, cochez l option «Aperçu» avant d imprimer. 3.3 Réactualisation des obligations Lorsque vous installez une nouvelle version de PlanEx à la place d une version plus ancienne, les données modèles fournies avec le logiciel ne sont en aucun cas installées, en sorte de préserver votre base de données et tous les ajouts ou modifications que vous avez pu saisir. Si toutefois vous souhaitez que votre fichier des obligations soit réactualisé d après le fichier modèle de la dernière version que vous avez installée, cette fonction vous le permet. Il est impératif d en connaître le fonctionnement avant de savoir s il est opportun de l utiliser pour mettre à jour votre base de données. Principalement, elle ne doit être utilisée que si vous avez conservé et utilisé le fichier des obligations tel qu il vous avait été livré initialement, et si vous ne l avez pas ou peu mis à jour, ou si les mises à jour que vous avez pratiquées n en ont pas modifié la structure. En revanche, dans le cas où vous auriez par exemple remanié de nombreuses obligations en changeant leur code, leur nature, leurs conditions, la réactualisation serait déconseillée parce qu elle risquerait de réactiver des obligations que vous avez supprimées ou de remettre en vigueur des paramétrages que vous avez modifiés, et partant de créer des conflits par rapport à vos données. 115

116 Lorsque vous lancez la réactualisation, vous avez le choix entre 2 modes de mise à jour : Créer les nouvelles obligations uniquement : s il y a de nouvelles obligations dans le fichier modèle, elles seront automatiquement ajoutées à votre fichier des obligations ; aucune obligation existante ne sera modifiée dans votre fichier. Créer les nouvelles obligations et mettre à jour les existantes : en plus de la création des nouvelles obligations comme avec l option précédente, les obligations existantes (à la fois dans votre fichier et dans le fichier modèle) sont mises à jour (toutes les données relatives à la définition de la date limite, et aux conditions de déclenchement). Création de nouvelles obligations Toutes les nouvelles obligations trouvées dans le fichier modèle sont créées dans votre fichier obligations, avec une date de début d application au 1er jour de l année en cours (exemple : si vous lancez la réactualisation le 15 mai 2005, les nouvelles obligations seront applicables à partir du 1er janvier 2005). Attention : certaines obligations du fichier modèle peuvent avoir été créées en remplacement de certaines anciennes obligations : dans ce cas, les dites anciennes obligations ne sont pas supprimées mais désactivées par une date de fin d application au dernier jour de l année précédente (exemple : si vous lancez la réactualisation le 15 mai 2005, les obligations désactivées cesseront d être applicables à partir du 31 décembre 2004). Cette utilisation des dates de début et de fin d application permet de disposer d un fichier obligations à la fois à jour pour l année en cours mais aussi utilisable pour la consultation de plannings des années précédentes (voire même la génération si besoin était). Les nouvelles prestations sont créées de la même façon que les obligations. Mise à jour des obligations existantes Si vous avez demandé la mise à jour des obligations existantes, toute obligation existant à la fois dans votre fichier et dans le fichier modèle est mise à jour ; mais seules sont mises à jour les données relatives à la définition de la date limite et des conditions de déclenchement ; toutes les mises à jour de données de gestion que vous avez saisies sont donc conservées (soit toutes les données du 1er onglet de mise à jour). Les prestations étant librement paramétrables ne sont en aucun cas modifiées. Rappel : PlanEx identifie en tant que prestation toute obligation dont le type est C(omptable) ou G(estion), ou dont la date est déterminée selon les prestations facultatives effectuées chez le client, ou dont le déclenchement est conditionné par le profil du client. Si vous aviez créé vous-même de nouvelles obligations, elles sont conservées dans tous les cas par la réactualisation. 116

117 En fin de traitement, un message vous indique le nombre d obligations créées, modifiées et désactivées. Notez que si vous avez demandé la mise à jour des obligations existantes, toute obligation existante est comptée comme obligation modifiée, même si aucun champ n a changé de valeur. Remarque : Il est recommandé de faire une sauvegarde de votre base de données PlanEx avant de lancer cette fonction, en sorte de pouvoir restaurer vos données initiales s il s avérait que la réactualisation du fichier obligations ne vous donne pas satisfaction. 117

118 PlanEx - 4 Menu Planning 118

119 4.1 Génération Cette fonction vous permet de générer un planning. Elle constitue la 1ère phase obligatoire du traitement du planning d'une année ; aucun autre traitement du menu "Planning" ne peut être effectué si l'on n'a pas d'abord lancé cette fonction au moins une fois. Si PlanEx fonctionne en mode réseau : un planning est toujours généré pour l utilisateur en cours, et uniquement pour cet utilisateur. Il est donc obligatoire d être connecté sous le code utilisateur voulu pour pouvoir générer son planning. PlanEx offre beaucoup de souplesse dans la génération de plannings, et va vous apporter un maximum de facilité dans vos demandes. En effet, vous pouvez, à tout moment et dans n importe quel ordre : Demander successivement plusieurs plannings partiels (pour un client, pour une obligation, pour un type d obligation, pour un collaborateur...) ou globaux (tout client, toute obligation...), Renouveler n importe laquelle de ces demandes après avoir modifié vos fichiers de base, Renouveler la demande d un planning alors que vous avez modifié des données directement dans le planning, et/ou déjà saisi des informations concernant la réalisation de tâches dudit planning, et/ou ajouté manuellement des obligations ou des informations sur l agenda, 119

120 Générer le planning d une année donnée alors que le planning de l année précédente est toujours en cours de réalisation, Etc... Après chacune de ces générations quelle qu elle soit, PlanEx va assurer l entretien d un planning homogène, en fusionnant les différents plannings obtenus, en tenant compte des modifications intervenues entre différentes demandes, en conservant s il y a lieu les modifications que vous auriez pratiquées directement dans un planning, et vos informations de réalisations dont le planning a pu commencer à s enrichir. Les plannings générés précédemment ne sont jamais ni écrasés ni perdus, mais toujours repris en compte pour tenter de fondre dans un planning unique les informations significatives. SI une même tâche est déclenchée par plusieurs générations successives, elle ne figurera que dans sa dernière présentation, mais PlanEx conservera les éventuelles modifications et compléments d'information que vous auriez saisis avant la dernière génération : modification du collaborateur, du groupe, de l'affectation client/cabinet, des temps, de la date limite légale, demande d'annulation d'une obligation, toutes informations concernant la réalisation. Si une obligation avait été déclenchée lors d un 1er traitement, et si à la suite de modifications de vos fichiers de base, elle ne l'était plus lors d un même traitement ultérieur, elle figurerait toujours dans le planning, mais annulée, avec la date de la dernière génération en tant que date d annulation. PlanEx entretient un planning par année traitée. Si pour une raison quelconque vous voulez ne pas reprendre en compte les informations précédentes du planning d une année, vous devez lancer l effacement du planning avant de le générer à nouveau. Cela peut être nécessaire, par exemple, après avoir fait des essais et avant de commencer l exploitation réelle du planning. Le planning est créé puis entretenu dans le répertoire de travail pour chaque année traitée, sous le nom PLANaaaa.* (où aaaa = année traitée). Répertoire de travail : Le répertoire de travail est choisi automatiquement par PlanEx en fonction de la licence que vous utilisez et du code utilisateur connecté. Si PlanEx fonctionne en mode monoposte, le répertoire de travail est nommé \planex_user ; il est unique et comporte les données de tous les collaborateurs traités par le logiciel. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, le répertoire de travail est nommé \planex_user_xxx, où xxx = le code utilisateur, et il ne comporte que les données propres à un utilisateur. Il est toujours implanté sur le même disque et au même niveau d arborescence que le répertoire de la base de données. Pour plus d informations sur le rôle du répertoire de travail, consultez l organisation des données. 120

121 Sous ce même nom sont créés 2 fichiers comportant les extensions DBF et FPT ; ces 2 fichiers sont nécessaires pour constituer un planning annuel et ne doivent jamais être dissociés. Si PlanEx fonctionne en mode réseau : le planning est créé dans le répertoire de travail propre à chaque utilisateur, et chacun crée et exploite son propre planning indépendamment des autres utilisateurs, sans risque de conflit, tout en exploitant la base de données commune à tous. Les options de la précédente génération de planning vous sont proposées par défaut. De quelle année voulez-vous générer le planning? : Vous devez indiquer obligatoirement à quelle année se rapporte le planning que vous voulez générer. La dernière année dont vous avez demandé le traitement est rappelée automatiquement, vous pouvez la valider ou la modifier. Vous pouvez connaître les années pour lesquelles un planning a déjà été généré en cliquant sur la liste de choix proposée sur la même ligne. Quelles que soient les autres options du traitement, PlanEx entretient toujours un planning par an. Le planning d'une année comporte toutes les obligations dont la date limite légale tombe dans l'année demandée et toutes les prestations intervenant dans l année demandée ; si par exemple une déclaration est à faire 1 mois après la fin de l'exercice, le planning de 2003 comportera cette obligation pour les exercices se terminant entre le et le Vous pouvez demander le planning d une année alors que celui d une année précédente est toujours en cours de réalisation. Le nombre de plannings présents sur votre disque n est pas limité par PlanEx. Vous pouvez consulter et éditer n importe lequel d entre eux, chacun restant disponible jusqu à ce que vous demandiez son effacement. 121

122 Sélection d obligation : Vous avez la possibilité de traiter l'ensemble des obligations existant dans votre base de données (cochez : Tous), ou de sélectionner un type d obligation (cochez le type voulu) ou de sélectionner une seule obligation (cochez : Sélection d une obligation). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé de l obligation sélectionnée. Sélection de client : Vous avez la possibilité de traiter l'ensemble de vos clients (cochez : Tous), ou simplement un seul client, que vous choisirez dans la liste proposée (cochez : Sélection d un client). Si vous choisissez de traiter tous les clients, les clients inactifs seront ignorés. Si vous sélectionnez un seul client, il sera traité même s il est inactif. Lorsque vous générerez le planning d un prospect dans le but de lui imprimer une lettre de mission, vous devrez donc le sélectionner spécifiquement pour que son planning soit généré. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du client sélectionné. Sélection de collaborateur : Vous pouvez traiter tous les clients affectés à un collaborateur (cochez : Sélection d un collaborateur). Si vous avez affecté à vos clients des collaborateurs spécialisés par type (juridique, social, fiscal, comptabilité, gestion), ils seront pris en compte en priorité sur le collaborateur de base. Si PlanEx fonctionne en mode réseau : l utilisateur connecté est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. Il est donc obligatoire d être connecté sous un code utilisateur donné pour pouvoir générer son planning. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du collaborateur sélectionné. Sélection de groupe : Vous pouvez traiter tous les clients affectés à un groupe (cochez : Sélection d un groupe). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé du groupe sélectionné. Ne traiter que du... au... : Vous pouvez limiter la génération à une période précise en indiquant la date de début et/ou la date de fin. Cette indication est facultative, et inutile en exploitation normale. Elle peut toutefois s avérer utile dans le cas où une situation particulière se présente pour une période de l année, un exemple fréquent étant le remplacement d un collaborateur absent par un ou plusieurs autres et cela pour la durée limitée de son absence. Dans le chapitre Visualisation de planning vous trouverez des explications détaillées sur la méthode à utiliser pour traiter ce problème. Remarque : Les dates que vous indiquez ici ne sont pas conservées entre 2 traitements, vous devez les renseigner à chaque utilisation. Vous disposez d un bouton d effacement des 2 dates. Exercices clos au 31/12 : nouvelle date : Lorsque l'administration fiscale accorde une dérogation pour les obligations liées à un exercice se terminant un 31 décembre, vous pouvez indiquer la nouvelle date limite dans la zone prévue, elle aura priorité sur la date paramétrée. Remplir l agenda automatiquement : Cochez cette case si vous voulez que PlanEx prévoie automatiquement les obligations générées sur l agenda du ou des collaborateurs concernés. Notez que même si vous n utilisez pas l agenda de PlanEx, il peut être intéressant de choisir cette option pour que PlanEx propose une date d agenda que vous pourrez ensuite exporter vers MS Outlook. Les prestations n étant pas liées à une date limite légale, mais à un choix de votre client et de vous-même, vous pouvez décider de les inclure ou non dans la mise à jour automatique de l agenda. Si vous ne les prévoyez pas automatiquement, vous pourrez ensuite le faire manuellement. PlanEx identifie en tant que prestation toute obligation dont le type est C(omptable) ou G(estion), ou dont la date est déterminée selon les prestations facultatives effectuées chez le client, ou dont le déclenchement est conditionné par le profil du client. La date choisie par défaut pour prévoir une obligation sur l agenda est sa date limite, sur laquelle est appliqué le délai cabinet que vous avez la possibilité d indiquer pour chaque obligation. 122

123 Lorsqu une journée est considérée comme complète, les obligations sont prévues sur les jours précédents et ainsi de suite, en utilisant les 5 jours ouvrés de chaque semaine (ou 6 si vous cochez la case «samedi ouvré»), sauf les jours fériés. Une journée est considérée comme complète lorsqu elle comporte déjà 16 tâches, ou lorsque l horaire journalier est atteint. Vous pouvez à tout moment entretenir un agenda manuellement, ou corriger les prévisions automatiques, en faisant glisser des obligations depuis le planning jusqu à l agenda. Si vous prévoyez manuellement une tâche ou une information diverse d agenda dans un créneau horaire de l agenda, votre indication aura priorité sur toute prévision automatique. Remarques : Cette option augmentera sensiblement le temps de traitement si vous traitez des volumes importants. La mise à jour automatique peut aider chaque collaborateur à organiser son agenda, mais il ne s agit que d une suggestion de planification, qui nécessitera d être validée. L utilisation optimum de la mise à jour automatique nécessite de sélectionner un collaborateur complet. Si après avoir demandé la mise à jour automatique de l agenda, vous régénérez un planning total ou partiel sans demander cette mise à jour, les dates d agenda initialement prévues pour les obligations traitées seront annulées (sauf si vous les avez vous-même saisies). Si le volume de prévisions d un collaborateur provoque un avancement des prévisions sur l année précédente, PlanEx ne tient pas compte des prévisions pouvant avoir été déjà faites sur l année précédente ; la visualisation de l agenda vous signalera alors les journées sur lesquelles plus de 16 tâches (ou plus d heures que l horaire journalier) ont été prévues. Il n est pas possible de remplir l agenda si vous générez le planning d un prospect (c est-à-dire : d un client inactif). Horaire journalier : Si vous avez choisi de mettre à jour automatiquement l agenda, et si vous avez choisi de gérer les temps des obligations, vous devez indiquer ici l horaire journalier de base que PlanEx devra utiliser pour traiter chaque journée d agenda. Vous pourrez aussi indiquer, de façon facultative, jusqu à 3 périodes pour lesquelles l horaire journalier est modulé (par exemple dans le cadre de l application de la loi des 35 heures). Pour toute date incluse dans une des 3 périodes possibles, l horaire modulé sera utilisé en priorité sur l horaire de base. Seuls le jour et mois sont utilisés, l année des périodes renseignées n est pas testée. Un horaire journalier trop important peut ne pas être appliqué régulièrement, car la limite à 16 prestations reste dans tous les cas applicable. Si vous n indiquez aucun horaire, une journée sera considérée comme complète uniquement à partir de 16 tâches. Remarques : Si vous indiquez un horaire inférieur à 6 heures, une confirmation vous sera demandée car un horaire réduit peut provoquer l avancement de nombreuses tâches à une date antérieure et cela risque d augmenter sensiblement le temps de traitement si vous traitez des volumes importants. Même si vous ne souhaitez pas obtenir la mise à jour automatique de l agenda, il est utile de cocher l option provisoirement pour pouvoir paramétrer l horaire journalier, qui sera utilisé par différentes fonctions. Utilisation de l historique des temps : L historique des temps est un fichier dans lequel PlanEx mémorise le dernier temps que vous avez saisi pour un client et pour une obligation donnés, selon une méthode que vous choisissez vous-même. Si vous voulez que PlanEx attribue des temps prévus à chaque obligation générée -dans la mesure où celle-ci a déjà été réalisée au moins une fois pour chaque client traité-, cochez cette case. Lorsque vous avez renseigné toutes les options voulues, cliquez sur le bouton de génération. Une fois le planning généré, vous pouvez le consulter, le modifier, l éditer sous différentes formes. Vous pouvez consulter l agenda d un collaborateur. Vous pouvez adresser un d information au client. Vous pouvez saisir les informations concernant la réalisation des tâches. 123

124 Remarques : Si PlanEx fonctionne en mode réseau, le menu Planning vous permet d accéder à vos propres plannings que vous avez vous-même générés ; pour consulter le planning des autres utilisateurs, vous pouvez utiliser le menu Tous les plannings (cette fonction autorise la consultation et la modification des autres plannings du réseau). Si PlanEx fonctionne en mode réseau, et si les travaux réalisés pour un client donné sont répartis entre plusieurs collaborateurs, il faudra que le planning de chacun de ces collaborateurs ait été généré pour pouvoir prendre connaissance du planning complet du client (par exemple par le menu Tous les plannings, avec option Tous les utilisateurs). Vous disposez du bouton «Demandes précédentes» qui vous permet de retrouver toutes les demandes de génération précédemment formulées, et qui sont mémorisées dans un fichier historique. Pour chaque demande mémorisée sont visualisées : la date, l année traitée, la sélection d obligation, la sélection de clients, la sélection collaborateur, la sélection groupe, et, si PlanEx fonctionne en mode réseau, le poste qui a fait la demande (nom de la machine et de l utilisateur, si vous les avez indiqués en installant votre réseau) (les demandes sont mémorisées tous postes confondus). L'historique de vos demandes reste disponible jusqu'à ce que vous décidiez vous-même de l'épurer. Le bouton vous permet d enchaîner directement avec la fonction de visualisation et d impression d un planning. Si vous constatez des erreurs ou des oublis dans le pré-paramètrage, nous vous remercions de bien vouloir nous les signaler en adressant un à notre service de maintenance (pgechaffard@pgeinformatique.com) mais sans attendre, vous pouvez aussi les corriger vous-même dans la fiche obligation. 4.2 Visualisation / Impression Si PlanEx fonctionne en mode monoposte : Cette fonction vous donne accès à la totalité des données. Si PlanEx fonctionne en mode réseau : Si cette fonction est appelée à partir du menu Planning, l utilisateur aura accès à ses propres données, qu il a lui-même générées, Si elle est appelée à partir du menu Tous les plannings, l utilisateur aura accès aux données de tous les utilisateurs du réseau, sous contrôle du mot de passe superviseur. 124

125 Tous les plannings Ce menu est disponible uniquement si PlanEx fonctionne en mode réseau. Lorsque vous cliquez sur ce menu, PlanEx recherche automatiquement tous les autres utilisateurs du réseau ayant généré un planning. NB : il est nécessaire pour cela que votre réseau vous autorise l accès aux répertoires de travail de chaque utilisateur. En cas de problème, consultez l administrateur de votre réseau. Vous pouvez alors choisir de consulter le planning d un utilisateur du réseau que vous sélectionnez dans la liste proposée, ou de consulter simultanément les plannings de tous les utilisateurs énumérés dans cette liste. Ne choisissez tous les utilisateurs que pour une consultation ou une édition ponctuelle, car cela peut augmenter sensiblement les temps de traitement et interdit toute mise à jour des plannings consultés. Votre propre code figure dans la liste pour vous permettre certains regroupements de données (exemple : faire le point sur le dossier d un client éclaté entre plusieurs collaborateurs). Après avoir indiqué l utilisateur que vous voulez traiter (ou tous), choisissez une des fonctions proposées en cliquant sur le bouton de commande correspondant. Les fonctions disponibles sont les suivantes : Visualisation d un planning : vous disposez des mêmes options que lorsque vous visualisez votre propre planning ; le nom de l utilisateur que vous consultez est rappelé dans le titre de la fenêtre (ou la mention Tous, si vous consultez tous les utilisateurs) ; vous pouvez ensuite consulter et imprimer le planning et l agenda comme vous le faites avec vos propres données ; si vous consultez le planning d un utilisateur du réseau (et non pas tous les utilisateurs), vous pouvez modifier les tâches et/ou l agenda ; vous pouvez également lui adresser un message interne (voir ci-dessous). Etat de synthèse des temps par collaborateur : édition d un tableau de synthèse permettant la comparaison, par collaborateur et pour chaque mois de la période demandée, des temps potentiels avec les temps prévus. Le ou les collaborateurs peuvent être sélectionnés dans n importe quel planning du réseau. Etat d activité par collaborateur : édition récapitulative des temps d un collaborateur (réalisations d obligations, de prestations, ou d informations diverses notées sur l agenda) pour une période choisie. Le collaborateur peut être sélectionné dans n importe quel planning du réseau. Etat des réalisations par client : impression des informations relatives aux réalisations d une période donnée, par exemple dans le but d en faciliter la facturation. Les réalisations peuvent être sélectionnées à partir de n importe quel planning du réseau, ou de tous les plannings. 125

126 Etat comparatif temps prévus/temps passés : pour comparer les budgets, les temps prévus et les temps passés sur chaque client et sur plusieurs années. Les informations peuvent être sélectionnées à partir de n importe quel planning du réseau, ou de tous les plannings. Envoi d un message : si vous avez choisi d utiliser la messagerie interne, vous pouvez adresser un message à l un des utilisateurs du réseau ou à tous. Le ou les messages seront lus par leur destinataire dés que ce dernier consultera son agenda. La même possibilité est proposée lorsque vous visualisez l agenda d un autre utilisateur. Mot de passe Par défaut, tous les utilisateurs du réseau peuvent utiliser cette fonction pour consulter le planning et l agenda des autres utilisateurs. Si vous souhaitez réserver cette possibilité à certains utilisateurs seulement, créez un mot de passe superviseur en cliquant sur le bouton. Remarques : Lorsque vous choisissez de traiter tous les utilisateurs et si vous constatez que la recherche préalable nécessite un temps de réponse trop long, vous pouvez limiter la recherche à un client donné. Si vous voulez traiter simultanément certains plannings de la liste seulement, supprimez de la liste les plannings à ne pas prendre en compte (la liste sera de toute façon reconstituée lors du prochain appel). Vous pouvez consulter le planning et l agenda d un utilisateur même si ce dernier fonctionne en mode autonome. Toutefois, il ne pourra pas être modifié. Si vous avez modifié le nom ou l emplacement d un répertoire de travail, il est possible que celui-ci ne soit pas retrouvé automatiquement ; vous pouvez alors le localiser vous-même, en faisant un clic droit sur la liste de choix ; vous pourrez alors indiquer : Le répertoire de travail de l utilisateur voulu, Un code qui permettra de désigner cet utilisateur. Le nouvel utilisateur ainsi défini sera ajouté provisoirement à la liste de choix. Cette fonction vous permet de demander une visualisation et/ou une impression de tout ou partie du planning d'une année. Elle peut être demandée dés que vous avez généré un planning. La visualisation d un planning : La visualisation d un planning est une fonction importante de PlanEx : en plus de la consultation de tout ou partie d un planning, vous l utiliserez pour modifier un planning, le compléter des informations concernant la réalisation des tâches, les temps passés, et éventuellement les montants. 126

127 Elle propose aussi une liaison avec l agenda d un collaborateur, sur lequel vous pourrez faire glisser les tâches du planning. L impression de planning : Les impressions obtenues à l aide de cette fonction offrent jusqu à 6 formats d impression différents. C est l ordre de tri (les 2 premières clés) qui va déterminer la présentation de l impression. Avant d imprimer, procédez à des essais en cochant la case «Aperçu», cela vous aidera à choisir le format le mieux adapté à votre besoin. Certaines présentations sont faites en format «portrait», d autres en format «paysage» (ne modifiez pas cette disposition). Quel que soit le format choisi, toutes les impressions présentent les caractéristiques suivantes : Une option vous permet d imprimer ou non les observations et commentaires liés aux clients, aux obligations, et/ou aux réalisations de tâches. Une option vous permet de demander l impression d une séparation entre chaque date limite ; ne cochez pas cette option si vous n avez pas choisi la date en tant que critère de tri. Les dates des tâches en retard de réalisation sont mentionnées en caractères rouges (si vous utilisez une imprimante couleur) ou en caractères gras (si vous utilisez une imprimante à une seule couleur). Le temps prévu pour les travaux affectés au cabinet, le temps passé, et le temps restant à effectuer font l objet de totalisations à un niveau variant avec la présentation : par client, par collaborateur, par obligation, et dans tous les cas, en final. Les lignes de totaux ne sont imprimées que si les temps sont significatifs. Pour tous les travaux réalisés et pour lesquels un temps a été prévu, l écart entre les temps prévu et passé est calculé et indiqué à tous les niveaux de totalisation, sous la forme d un boni (temps prévu > temps passé) ou d un «mali» (temps passé > temps prévu). Seuls sont pris en compte les travaux pour lesquels vous avez indiqué les 2 temps. Si vous demandez l impression des montants : il s agit des montants facturables calculés automatiquement en fonction du paramétrage de chaque obligation et que vous pouvez modifier ; ils feront l objet de totalisations au même niveau que les temps, d une part en montant réalisé, et d autre part restant à réaliser. Si vous souhaitez obtenir une édition de planning dans un format spécifique différent de tous les formats proposés par PlanEx, vous pouvez exporter la même sélection d obligations vers un outil spécialisé. Vous pouvez obtenir des informations nombreuses et diverses, et cela sous des présentations très variées, simplement en combinant les choix d options disponibles. Pour vous aider à bien l utiliser, un certain nombre d exemples d utilisation possibles vous est proposés lorsque vous cliquez sur le bouton de commande correspondant. 127

128 Exemples d utilisation : Cette fenêtre s ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton «Exemples d utilisation» proposé au bas de la fenêtre de sélection. Elle vous propose quelques exemples d utilisation de la présente fonction : il vous suffit de choisir l un d entre eux en cliquant sur la ligne voulue, et le paramétrage correspondant est automatiquement mis en place. Si l exemple choisi implique une sélection (d un client, d un collaborateur...) la liste de choix s ouvre dés que vous cliquez sur l exemple voulu. Vous n avez plus ensuite qu à choisir entre la visualisation du résultat et son impression. Avant de choisir, vous pouvez bien entendu adapter le paramétrage proposé, en particulier les options d impressions des «mémos» que les exemples ne modifient jamais, ou les options de tri si les options proposées ne vous satisfont pas. Lorsque vous revenez à la fenêtre de sélection après avoir cliqué sur un exemple, si vous promenez la souris à l intérieur du cadre, une info bulle rappelle l exemple que vous avez choisi. Les options de votre précédente sélection de planning vous sont proposées par défaut, mais vous avez la possibilité de revenir aux options par défaut en cliquant sur le bouton de commande correspondant. De quelle année voulez-vous sélectionner le planning? : Vous devez indiquer obligatoirement quelle année vous voulez visualiser. La dernière année traitée est proposée par défaut. Une liste de choix vous permet de connaître toutes les années pour lesquelles un planning a été généré. 128

129 Options de sélection : ces options sont utilisables pour la visualisation et l impression : Sélection d obligation : Vous avez la possibilité de sélectionner l'ensemble des obligations du planning traité (cochez : Tous), ou un seul type d obligation (cochez le type voulu) ou une seule obligation (cochez : Sélection d une obligation). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé de l obligation sélectionnée. Sélection de client : Vous avez la possibilité de sélectionner l'ensemble des clients du planning traité (cochez : Tous), ou un seul client, que vous choisirez dans la liste proposée (cochez : Sélection d un client). Remarques : Si vous choisissez de traiter tous les clients, les clients inactifs seront ignorés. Si vous sélectionnez un seul client, il sera traité même s il est inactif. En posant le pointeur de la souris sur le code, une infobulle vous rappelle le nom du client sélectionné. Sélection de collaborateur : Vous pouvez traiter tous les clients affectés à un collaborateur (cochez : Sélection d un collaborateur). Si PlanEx fonctionne en mode réseau : A partir du menu Planning : l utilisateur connecté est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. A partir du menu Tous les plannings : si vous avez choisi un utilisateur, il est sélectionné par défaut ; si vous avez choisi tous les utilisateurs, aucun collaborateur n est sélectionné par défaut. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du collaborateur sélectionné. Sélection de groupe : Vous pouvez traiter tous les clients affectés à un groupe (cochez : Sélection d un groupe). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé du groupe sélectionné. Période : Vous pouvez limiter la visualisation à une période de l année, en renseignant la date de début et/ou la date de fin. Si vous ne renseignez pas les dates limites, l'année complète sera visualisée. Options de présentation : Affectation : Vous pouvez sélectionner les obligations affectées au client, ou au cabinet comptable, ou les 2. Réalisation : Vous pouvez sélectionner les obligations réalisées (soit pour lesquelles vous avez déjà saisi une date de réalisation), ou les obligations non réalisées (sans date de réalisation) ou les 2. Obligations annulées : Vous pouvez choisir de ne pas sélectionner les obligations annulées, ou de les sélectionner (par défaut : les obligations annulées ne sont pas sélectionnées). Les obligations annulées sont celles pour lesquelles existe une date d'annulation, cette date d'annulation pouvant avoir été saisie par vous-même (en annulant une obligation, ou en indiquant que cette prestation avait été proposée mais non retenue), ou mise automatiquement par PlanEx, dans le cas suivant : si après avoir modifié les fichiers de base, vous régénérez un planning, il se peut qu'une obligation précédemment générée ne le soit plus dans le nouveau planning, du fait des modifications de base que vous avez apportées ; elle est alors considérée comme annulée, et la date d'annulation est renseignée avec la date de génération du nouveau planning. Si vous ne sélectionnez pas les obligations annulées, vous avez alors la possibilité de demander l impression des montants facturables en cochant la case correspondante (voir les options d impression). Les montants seront imprimés à la place de la date d annulation, et des totalisations seront également ajoutées (cette option n est utile que pour une impression de planning ; dans le cas d une visualisation, les données apparaissent toujours en totalité). 129

130 Options d impression : Ces options ne sont prises en compte qu'en cas d'impression. Les options «Mémo» vous permettent de demander l'impression des observations ou des commentaires liés à certaines données du planning : Mémo client : observations issues de la fiche client Mémo obligation : commentaires issus de la fiche obligation Mémo réalisation : commentaires que vous pouvez saisir en même temps que les informations de réalisation Les observations concernant la réalisation n'apparaissent que pour une seule obligation et peuvent donc être demandées sans restriction avec n'importe quelle édition. Les observations issues de la fiche client et de la fiche obligation apparaissent à chaque changement de client ou d'obligation ; les observations concernant un même client peuvent donc apparaître plusieurs fois sur une même édition si cette dernière n'est pas classée par client. Attention donc, lorsque vous cochez ces cases, à l'ordre de présentation que vous choisissez en même temps : vous risquez d'obtenir des éditions volumineuses... Montants : si vous cochez cette option, le montant facturable de chaque prestation sera imprimé à la place de la date d annulation, ainsi que des totalisations (cette option n est pas disponible si vous avez sélectionné les obligations annulées). Séparer les jours : cochez cette case si vous voulez qu une séparation soit imprimée entre chaque groupe d obligations échues à la même date limite ; si le tri que vous avez demandé ne semble pas justifier cette séparation, un message vous le signalera et vous demandera confirmation. Remarque : En cas de visualisation, les observations sont toujours disponibles. Option de tri : Cette option est utilisable pour la visualisation et l impression ; elle est particulièrement importante si vous choisissez d imprimer un planning, car elle détermine le format de l imprimé que vous allez obtenir ; utilisez la case à cocher «Aperçu» pour contrôler le format d impression avant d imprimer. Tri : Indiquez ici l'ordre dans lequel vous souhaitez que les obligations soient visualisées ou imprimées. Vous devez d'abord demander l'ordre principal, en choisissant, en 1ère clé, entre : Code client, Nom du client, Code collaborateur, Code groupe, Obligation, Date limite ; vous pouvez ensuite demander une 2ème clé pour l'ordre qui devra être respecté à l'intérieur du classement principal ; enfin, vous pouvez demander une 3ème clé pour l'ordre qui devra être respecté à l'intérieur du classement intermédiaire ; par exemple, vous pouvez choisir en 1ère clé : Collaborateur, en 2ème clé : Nom du client, et en 3ème clé : Date. Si vous n'avez pas besoin d'autant de niveaux de classement, commencez toujours par utiliser d'abord la 1ère clé, puis la 2ème, et enfin la 3ème. Si vous choisissez d'imprimer, l'ordre que vous choisissez ici va déterminer le format de l'état imprimé. Vous pouvez vérifier si le format déterminé par votre choix correspond bien à votre attente, en utilisant la demande d'aperçu. Tenez compte des remarques suivantes dans le choix de l'ordre: L'option de tri Groupe entraîne automatiquement un classement par collaborateur à l'intérieur de chaque groupe ; si vous prenez cette option en 1ère clé, les autres clés restent à votre disposition pour choisir un classement à l'intérieur de chaque collaborateur. L'option de tri Obligation entraîne automatiquement un classement par type d'obligation, et à l'intérieur de chaque type, par code obligation. Vous devez aussi choisir l'ordre de tri en tenant compte de vos autres options (si par exemple vous avez sélectionné un seul client, il est inutile de choisir un ordre par client). Remarque : Si vous choisissez de visualiser, vous pourrez modifier le tri en cours de visualisation, en double-cliquant sur les en-têtes de colonne. Lorsque vous avez renseigné les options voulues, cliquez sur le bouton de visualisation ou sur le bouton d impression. Un message vous indique combien d'obligations correspondent à votre demande. Ces dernières sont alors, selon votre demande, soit visualisées, soit imprimées. 130

131 Si vous avez demandé une visualisation, les obligations apparaissent dans une grille, qui va vous permettre de les modifier et de les compléter. A partir du planning, vous pourrez appeler l agenda d un collaborateur et naviguer de l un à l autre ; vous pourrez par exemple faire glisser des tâches du planning à l agenda. Si vous avez demandé une impression, c est l ordre de tri que vous avez choisi qui va déterminer l utilisation d un format. Avant d imprimer, vérifiez si le format vous convient en utilisant la case à cocher «Aperçu». Remarques : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu Planning, un utilisateur visualise et gère ses propres plannings, qu il a lui-même générés ; à partir du menu Tous les plannings, un utilisateur peut visualiser le planning d un autre utilisateur, ou plusieurs autres simultanément (dans ce dernier cas, aucune modification n est alors possible). Si vous voulez pouvoir adresser un d information à un client, sélectionnez ici la période et les travaux dont vous souhaitez l informer. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, et si les travaux du client sont répartis entre plusieurs collaborateurs, utilisez le menu Tous les plannings pour que l puisse comporter l ensemble des travaux. Visualisation PlanEx va utiliser la dimension optimum de votre écran pour tenter de visualiser toutes les informations d une même obligation. Si vous utilisez un écran de résolution suffisante, toutes les informations d une obligation seront visibles ; sinon, utilisez l ascenseur horizontal pour visualiser la ligne complète. Vous pouvez aussi personnaliser la présentation du planning. 131

132 Les obligations apparaissent dans l ordre de tri que vous avez demandé. Cet ordre est rappelé en permanence dans le titre de la fenêtre de visualisation. Vous pouvez changer le tri des obligations sélectionnées en double-cliquant sur l en-tête de n importe quelle colonne (à l exception des colonnes de commentaires ou «mémo»). Pour rétablir le tri initial, revenez sur la fenêtre de sélection, puis demandez à nouveau la visualisation. Le bouton vous permet de demander l impression d un planning en tenant compte de toutes les options que vous aurez choisies dans la fenêtre de sélection. Toutefois, si vous avez changé le tri des obligations en cours de visualisation, l impression vous sera alors proposée dans un format banalisé, ne comportant ni sous totaux, ni mémo, ni séparation entre les jours. Vous pouvez confirmer, ou annuler puis revenir à la fenêtre de sélection. Le bouton vous permet d adresser automatiquement un au client, l informant des travaux prévus et des dates, et lui demandant de préparer les pièces et documents nécessaires, suivant les indications que vous pouvez donner dans la fiche obligation. Vous pouvez également lui adresser un rappel des tâches non affectées au cabinet qu il doit lui-même assumer. Les lignes affichées en caractères maigres correspondent aux obligations affectées au client, ou annulées, et en caractères gras aux obligations affectées au cabinet et non annulées. Trois colonnes apparaissent sans titre et comportent la mention «mémo» ; il s'agit des zones d'observations ou de commentaires, issues des fichiers de base: A coté du nom du client : observations de la fiche client A coté de l'intitulé de l'obligation : commentaires de la fiche obligation A coté de la date de réalisation : commentaires de réalisation Si l initiale du mot «Mémo» est majuscule, cela signifie qu il existe un texte d observations ou de commentaires. Pour le lire, double-cliquez sur la colonne. Vous pouvez personnaliser la présentation de la visualisation. Des infos bulle apparaissent pour certaines colonnes de la grille de visualisation ; pour les obtenir, posez la souris sur n importe quelle ligne de la colonne voulue. Des totaux sont visualisés au bas de l écran. Totaux :/ Les totaux visualisés ici expriment soit des temps, soit des montants (vous pouvez inverser en cliquant sur le bouton de droite). Le 1er total ( Temps prévu ou Montant à facturer ) comprend toutes les obligations visualisées, affectées au cabinet et non annulées. Le 2ème total ( Temps passé ou Réalisé ) comprend uniquement les obligations réalisées. Le 3ème total Reste comprend les obligations restant à réaliser (soit la différence entre les 2 autres totaux). 132

133 Un clic sur le bouton à droite des totaux inverse l unité des totaux (euros/heures). Comment ajouter une obligation ou une prestation ponctuelle Vous pouvez ajouter une obligation ou une prestation. Au bas de la fenêtre de visualisation du planning, cliquez sur le bouton ; vous pouvez alors indiquer le client, l obligation, et enfin la date limite de l obligation à ajouter ; après contrôle de ces éléments, la nouvelle obligation est visualisée dans une fenêtre qui propose toutes les données du planning (temps, montant, collaborateur, etc...) ; vous pouvez les accepter ou les modifier avant de valider. Dans le mémo de réalisation, une mention «Obligation ajoutée manuellement le../../...» vous rappellera qu il s agit d une obligation créée par vous et non pas générée automatiquement. Le signe + sera également ajouté devant le temps pour rappeler que cette obligation a été ajoutée. Vous pouvez créer une nouvelle obligation en reproduisant une obligation existante ; pour cela, sélectionnez dans le planning la ligne à reproduire en vous positionnant dessus, puis au lieu d un clic normal, faites un clic droit sur le bouton de création ; les données de la ligne sélectionnée vous seront proposées par défaut. Vous devrez toutefois modifier au moins une donnée car il n est pas possible de créer une obligation pour le même client, le même code obligation, et à la même date limite, qu une obligation existante. Une obligation créée manuellement peut ensuite être traitée exactement comme une obligation générée ; vous pouvez même régénérer le planning correspondant, les obligations ajoutées seront conservées comme toute information saisie manuellement. Il est recommandé d utiliser cette possibilité uniquement pour un besoin ponctuel ; en effet, s il s agit d une obligation à prévoir régulièrement dans les plannings futurs, il est préférable de la paramétrer de façon à ce que PlanEx la génère automatiquement à l avenir. Comment modifier et/ou compléter une obligation Les données en caractères verts ne sont pas modifiables par cette fonction. Les données en caractères bleus représentent les informations que vous pouvez modifier. Vous pouvez effectuer la modification de l une des façons suivantes : Soit directement sur la grille de visualisation ; si vous modifiez plusieurs lignes consécutives, vous pouvez reproduire le contenu de la même colonne de la ligne précédente en frappant simultanément les touches <Alt+flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+flèche vers le haut>. Soit en appelant une fenêtre de modification ; pour appeler cette fenêtre, faites un clic droit sur la ligne que vous voulez modifier. La fenêtre qui apparaît vous permet de modifier l obligation sélectionnée de façon plus conviviale : vous disposez d'une liste de choix pour la modification des collaborateurs et des groupes, les observations concernant la réalisation sont visualisées et modifiées directement dans une zone d'édition, 133

134 si vous appelez la fenêtre de modification en faisant un clic droit sur la donnée que vous voulez modifier, la fenêtre apparaît avec le curseur directement positionné sur cette donnée, vous pouvez abandonner une modification en cours, le contenu initial des zones sera restitué, alors que toute modification effectuée directement dans la grille met à jour immédiatement et définitivement la donnée. Pour saisir des réalisations (date, temps passé, commentaires) vous disposez de plusieurs possibilités que vous choisirez d utiliser en fonction de votre organisation et des informations que vous attendez de PlanEx. Les données peuvent être modifiées par cette fonction s'il s'agit de modification ponctuelle ; s il s'agit d'une modification à caractère définitif et valant pour les plannings ultérieurs, il vaut mieux procéder à la modification du fichier de base correspondant (dans la fiche client ou dans la fiche obligation) puis régénérer le planning pour les éléments concernés. Exemples: Vous voulez occasionnellement affecter une obligation à un collaborateur différent du collaborateur prévu dans la fiche client : modifiez le collaborateur de l'obligation à l aide de la présente fonction. Vous voulez changer définitivement le collaborateur affecté à un client : modifiez la fiche client puis régénérez le planning en demandant uniquement le client modifié. Les données que vous pouvez modifier sont les suivantes : Date limite légale : Si vous modifiez la date limite légale, la nouvelle date doit obligatoirement appartenir à l'année traitée ; si ce n'est pas le cas, l'obligation doit être annulée. On ne peut rencontrer ce problème que dans le cas d'une erreur dans la saisie des données de base. 134

135 Remarque : Vous pouvez dupliquer la date limite légale de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Temps prévu : Le temps prévu peut être renseigné automatiquement ou manuellement, en fonction des options de gestion de temps que vous avez choisies. Tant qu une obligation n est pas réalisée, vous pouvez en saisir ou en modifier le temps prévu (avec indication d un mot de passe si cette option a été retenue) ; lorsqu une obligation a été réalisée, il n est plus possible d en modifier le temps prévu, seul le temps passé pouvant alors être saisi ou modifié (sauf si vous avez décidé d autoriser la modification du temps prévu en déclinant un mot de passe). Lorsque vous modifiez le temps prévu d une obligation, selon l option que vous avez choisie, la question suivante vous est posée : "Voulez-vous que le nouveau temps soit mémorisé?" ; vous avez le choix entre les 3 réponses suivantes : Historique des temps : provoquera l'enregistrement du temps dans l historique des temps ; ce temps sera automatiquement utilisé en tant que prévision pour la prochaine génération de planning concernant ce client. Fiche Obligation : provoquera l'enregistrement du nouveau temps en tant que temps théorique dans la fiche obligation ; vous choisirez cette réponse pour généraliser un temps théorique pour cette obligation à tous les clients. Non : le nouveau temps s appliquera à l obligation que vous avez modifiée et à elle seule ; vous choisirez cette réponse pour indiquer un temps relatif à une opération ponctuelle, ne devant pas avoir d incidence sur les prévisions ultérieures de temps. Il est également possible de demander la mémorisation d un temps prévu en double-cliquant sur ce temps (avec indication d un mot de passe si cette option a été retenue) ; la même question que ci-dessus vous est posée, les mêmes réponses sont possibles. Ce choix peut être fait à l occasion d une révision ultérieure des temps par un responsable. Le signe + affiché devant un temps indique que l obligation correspondante a été fractionnée en plusieurs obligations partielles, ou qu il s agit d une obligation que vous avez ajoutée manuellement. Remarques : Vous pouvez dupliquer le temps de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Si vous saisissez un temps prévu pour une obligation qui a été générée plusieurs fois à des dates différentes pour le même client, PlanEx vous propose de répercuter votre modification sur toutes les prévisions (non encore réalisées) de la même obligation. Lorsque vous modifiez un temps prévu, et si le mode de calcul du montant est basé sur le temps, un message vous propose de recalculer automatiquement le montant. Si vous ne gérez pas les montants, vous pouvez choisir de supprimer cette proposition. Montant : Le montant qui apparaît ici est le montant facturable qui a été calculé par PlanEx d après les règles de chiffrage que vous avez indiquées pour l obligation correspondante. Vous pouvez l accepter ou le modifier, ou compléter les montants non calculés. Lorsque vous modifiez un temps prévu, et si le mode de calcul de ce dernier est basé sur le temps, un message vous propose de recalculer automatiquement le montant. Vous pouvez choisir de supprimer cette proposition. Vous pouvez vous-même provoquer le recalcul en double-cliquant sur le montant à recalculer. Le calcul se fera quel que soit le mode de chiffrage de l obligation et si les éléments de calcul nécessaires sont renseignés. Si le chiffrage fait intervenir le temps, et si les 2 temps prévu et passé sont différents, un message vous en informe et vous demande lequel des 2 doit être utilisé pour recalculer le montant. Vous pouvez visualiser les totaux en euros en utilisant le bouton d inversion Euros/Heures, dans la boite de totalisation, au bas de la fenêtre. Remarque : Vous pouvez dupliquer le temps de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Collaborateur : Vous pouvez modifier le collaborateur ; pour obtenir une liste de choix des collaborateurs existants, utilisez la fenêtre de modification (appel par clic droit sur le groupe) plutôt que de modifier directement la ligne.. 135

136 Si PlanEx fonctionne en mode réseau : Lorsqu un collaborateur modifie l affectation d une tâche de son planning en l affectant à un autre collaborateur, PlanEx va chercher le planning de cet autre collaborateur et s il le trouve (autrement dit : s il a été généré), va proposer de le compléter automatiquement. Si le collaborateur X affecte une de ses tâches à Y : La tâche est supprimée du planning de X (avec date de suppression = date du jour) et le mémo de réalisation comporte la mention «Affecté à Y le../../..». Elle est créée dans le planning du collaborateur Y, et le mémo de réalisation comporte la mention «Obligation ajoutée par (nom du PC) le../../...» pour indiquer que l obligation a été ajoutée à ce planning par une intervention manuelle et non pas générée automatiquement. Le signe + sera également ajouté devant le temps pour rappeler que cette obligation a été ajoutée. Si le nouveau collaborateur (Y dans l exemple ci-dessus) n a pas encore généré son planning, la répercussion ne pourra pas être faite ; un message vous en informera. Si le nouveau collaborateur est en mode autonome au moment de la modification, la mise à jour est mémorisée et sera déclenchée dés sa reconnexion au réseau. Si votre poste fonctionne en mode autonome, un message vous informe que le planning du nouveau collaborateur ne pourra pas être complété automatiquement et vous demande confirmation. Si vous modifiez plusieurs fois l affectation d une même tache, pour que la répercussion sur les autres plannings continue à se faire normalement, modifiez toujours la dernière tâche créée (ne modifiez pas une des anciennes tâches annulées, la répercussion ne se ferait pas ; un message vous en informe et vous demande confirmation) Remarque : Vous pouvez dupliquer le collaborateur de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Vous pouvez généraliser le contenu de la date d annulation et de l option "non retenue" à toutes les obligations d un même collaborateur ; après avoir renseignées ces 2 colonnes (ou après les avoir effacées), double-cliquez sur le code collaborateur de la même ligne ; après confirmation, le contenu des 2 colonnes (date d annulation et option non retenue) sera appliqué à toutes les obligations du collaborateur. Si vous devez modifier toutes les obligations d une période, vous pouvez également procéder par modification provisoire de l affectation des clients ; voir dans ce chapitre : Comment remplacer un collaborateur par un autre. Groupe : Vous pouvez modifier le groupe ; pour obtenir une liste de choix des groupes existants, utilisez la fenêtre de modification (appel par clic droit sur le groupe) plutôt que de modifier directement la ligne.. Remarque : Vous pouvez dupliquer le groupe de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Affectation : Vous pouvez modifier l affectation Client / Cabinet. Toute modification effectuée ici est mémorisée et sera utilisée lors des générations ultérieures de plannings, pour ce client et cette obligation, en priorité sur tous les autres paramètres. Note : Si vous affectez une obligation au client, le lieu de réalisation est automatiquement renseigné avec l option Client. Vous pouvez ensuite le corriger. Agenda : date et heure : Il s agit de la date à laquelle la tâche a été prévue sur l agenda du collaborateur concerné. Elle peut facultativement être complétée de l heure (format complet : jj/mm/aaaa hh:mm). Vous pouvez la renseigner de plusieurs façons différentes : Automatiquement : lors de la génération du planning, si vous demandez que l agenda soit rempli automatiquement, la date choisie apparaîtra ici. Manuellement, en saisissant directement ici une date (nb : un double-clic renseigne automatiquement cette date avec la date du jour) ; si vous indiquez une heure, l obligation sera prévue dans l agenda à l heure demandée ; si vous n indiquez pas d heure, PlanEx prévoira l obligation à la 1ère heure disponible du jour voulu (les heures traitées par l agenda sont : 8h00 8h30 9h00 9h30 10h00 10h30 11h00 11h30 14h00 14h30 15h00 15h30 16h00 16h30 17h00 17h30 ; si vous saisissez 15h10, l obligation sera prévue à 15h00). 136

137 Attention : si vous saisissez directement une date d agenda dans le planning, et si vous voulez qu elle soit prioritaire sur toute prévision automatique de PlanEx, indiquez aussi l heure ; si vous n indiquez pas d heure et si vous régénérez ultérieurement le planning concerné, votre prévision sera remplacée par celle de PlanEx. Il est donc plus pratique d utiliser la méthode qui suit, puisqu elle enregistre la date et l heure. Ou en utilisant la fonction de visualisation de l agenda : si vous faites glisser une obligation vers l agenda, la date et l heure que vous aurez choisies seront automatiquement renseignées ici. Remarques : Vous pouvez dupliquer la date d agenda de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Une prévision d agenda avec précision de l heure aura priorité sur la mise à jour automatique de l agenda et sera toujours conservée ; sans indication d heure, la mise à jour automatique pourrait éventuellement la déplacer vers une journée antérieure. Lieu : Vous pouvez modifier le lieu de réalisation prévu Cabinet / Locaux du client. Toute modification effectuée ici est mémorisée et sera utilisée lors des générations ultérieures de plannings, pour ce client et cette obligation, en priorité sur tous les autres paramètres. Note : Si vous affectez une obligation au client, le lieu de réalisation est automatiquement renseigné avec l option Client. Vous pouvez ensuite le corriger. Informations de réalisation : Informations de réalisation : Une obligation est considérée réalisée lorsque la date de réalisation est renseignée. C'est vous qui devez renseigner cette date au moyen de la présente fonction. Vous disposez pour cela de plusieurs façons de procéder : Vous pouvez saisir les informations de réalisation directement dans la grille, comme pour toute information modifiable, ou en appelant la fenêtre de modification. Vous pouvez procéder à partir de l agenda, pour toute tâche qui a été prévue sur ce dernier ; vous pouvez saisir directement une date et un temps de réalisation ; vous pouvez également chronométrer en direct le temps d exécution d une tâche. Vous pouvez indiquer en une seule opération que plusieurs obligations ont été réalisées : procédez alors de la façon suivante : o Cochez les obligations concernées en cliquant dans la colonne «X» de la grille de visualisation o o Cliquez ensuite sur le bouton Dans la fenêtre qui s ouvre, saisissez la date de réalisation et le temps passé global, puis validez. Le temps que vous avez indiqué est réparti entre chacune des obligations réalisées, la date est enregistrée, vous pouvez ensuite modifier ces informations et compléter les informations de réalisation. Notez que vous pouvez choisir de mémoriser les temps passés pour chacune des obligations réalisées en cochant l option voulue dans la fenêtre de saisie du temps. Les options sont les mêmes que lorsque vous saisissez directement un temps passé. Vous disposez également d'une zone de texte dans laquelle vous pouvez saisir tout commentaire lié à la réalisation de cette obligation. Ces commentaires pourront ensuite être édités, sur option, dans les éditions de planning. Ils peuvent être renseignés même si la date de réalisation ne l'est pas. L'obligation n'est pas pour autant considérée réalisée, seule la date de réalisation implique qu une obligation a été réalisée. Remarque : Lorsque vous saisissez les réalisations dans la grille, pensez à utiliser les possibilités de sélection et de tri de façon à optimiser les conditions de saisie : par exemple, sélectionnez le collaborateur et la période traitée, puis triez par date d agenda. L indication de la date de réalisation interdit toute modification ultérieure du temps prévu, propose le temps prévu dans la colonne temps passé, et autorise la saisie et/ou la modification du temps passé. Un double-clic renseigne automatiquement la date de réalisation avec la date du jour. Comme pour chaque donnée modifiable de la grille, vous pouvez dupliquer la date de la ligne précédente (en frappant <Alt+Flèche vers le bas>) ou de la ligne suivante (<Alt+Flèche vers le haut>). 137

138 Pour noter «réalisées» un grand nombre d obligations (par exemple au démarrage de PlanEx en cours d année) : saisissez une date de réalisation pour une tâche, puis, en se positionnant sur cette date, demandez qu elle soit propagée sur toutes les lignes suivantes en frappant simultanément les touches Ctrl+Fin, ou sur toutes les lignes précédentes en frappant simultanément les touches Ctrl+Début. Procédez de la même façon effacer la date d un ensemble de lignes. Temps passé : Tant qu une tâche n est pas réalisée, le temps passé ne peut pas être modifié. Lorsqu elle est réalisée (c est-àdire lorsque vous saisissez la date de réalisation), le temps prévu est alors proposé comme temps passé, et vous pouvez valider ce dernier ou le modifier. Lorsque vous saisissez un temps passé différent du temps prévu, selon l option que vous avez choisie, la question suivante vous est posée : "Voulez-vous que le nouveau temps soit mémorisé?" ; vous avez le choix entre les 3 réponses suivantes : Historique des temps : provoquera l'enregistrement du temps dans l historique des temps ; ce temps sera automatiquement utilisé en tant que prévision pour la prochaine génération de planning concernant ce client. Fiche Obligation : provoquera l'enregistrement du nouveau temps en tant que temps théorique dans la fiche obligation ; vous choisirez cette réponse pour généraliser un temps théorique pour cette obligation à tous les clients. Non : le nouveau temps s appliquera à l obligation que vous avez modifiée et à elle seule ; vous choisirez cette réponse pour indiquer un temps relatif à une opération ponctuelle, ne devant pas avoir d incidence sur les prévisions ultérieures de temps. Il est également possible de demander ultérieurement la mémorisation d un temps passé en double-cliquant sur ce temps (avec indication d un mot de passe si cette option a été retenue) ; la même question que ci-dessus vous est posée, les mêmes réponses sont possibles. Ce choix peut être fait à l occasion d une révision ultérieure des temps par un responsable. Le signe + affiché devant un temps passé indique que l obligation correspondante a été fractionnée en plusieurs obligations partielles, ou qu il s agit d une obligation que vous avez ajoutée manuellement. Remarques : Vous pouvez dupliquer le temps de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Lorsque vous modifiez un temps passé, le recalcul du montant ne vous est pas proposé automatiquement, mais vous pouvez le demander en double-cliquant sur le montant. Le temps d exécution d une tâche peut être chronométré à partir de l agenda. Date d annulation : Une obligation est considérée comme annulée si la date d annulation est renseignée. Elle peut l'être par deux processus différents : Par vous-même, en saisissant une date d'annulation (nb : un double-clic renseigne automatiquement cette date avec la date du jour). Si vous voulez que cette annulation soit définitive même si le planning est régénéré, utilisez la case "non retenue" (NR) à droite de la date d annulation. Par PlanEx, dans le cas suivant : si après avoir modifié les fichiers de base, vous régénérez un planning, il se peut qu'une obligation précédemment générée ne le soit plus dans le nouveau planning, du fait des modifications de base que vous avez apportées ; elle est alors considérée comme annulée, et la date d'annulation est renseignée avec la date de génération du nouveau planning. Si vous voulez réactiver une obligation précédemment annulée, il suffit d'effacer la date d'annulation. Une obligation annulée sera automatiquement réactivée par PlanEx si elle était régénérée dans le cadre de la génération d'un planning (sauf si vous avez coché la case "non retenue" (NR) à droite de la date d annulation). Remarque : Vous pouvez dupliquer la date d annulation de la ligne précédente en frappant <Alt+Flèche vers le bas> ou de la ligne suivante en frappant <Alt+Flèche vers le haut>. Vous pouvez généraliser le contenu de la date d annulation et de l option "non retenue" : A toutes les obligations d un même client A toutes les obligations d un même collaborateur A toute l obligation, pour tous clients Après avoir renseigné ou effacé la date d annulation, double-cliquez sur le code client, ou sur le collaborateur, ou sur le code obligation ; après confirmation, le contenu des 2 colonnes (date d annulation et option non retenue) sera appliqué à toutes les obligations correspondant à votre demande. Cette généralisation ne s applique qu aux obligations visualisées ; vous pouvez donc demander une sélection de certaines obligations avant de procéder à une annulation généralisée. 138

139 A toutes les occurrences de la même obligation pour le même client : voir la case "non retenue" (NR). Obligation non retenue (NR) : Vous pouvez annuler une obligation en renseignant la date d annulation (colonne précédente), mais une nouvelle génération de planning (par exemple après une modification de données de base) peut provoquer la réactivation d une obligation annulée. Si l obligation a été annulée parce que le client ne l a pas retenue, il ne faut en aucun cas qu elle soit automatiquement réactivée. Pour cela, cochez cette case : la date d annulation sera automatiquement renseignée avec la date du jour et cette obligation ne sera plus modifiée par PlanEx, sauf par une modification de votre part (en décochant cette case ou en effaçant la date d annulation). Cette indication sera utilisée pour indiquer sur la lettre de mission les prestations proposées au client mais non retenues par ce dernier. Si vous cliquez sur cette case pour une obligation qui a été générée plusieurs fois à des dates différentes pour le même client, PlanEx vous propose de répercuter votre modification sur toutes les lignes de même code obligation. Remarque : Vous pouvez généraliser le contenu de la date d annulation et de l option "non retenue" : A toutes les obligations d un même client A toutes les obligations d un même collaborateur A toute l obligation, pour tous clients Après avoir renseigné ou effacé la date d annulation, double-cliquez sur le code client, ou sur le collaborateur, ou sur le code obligation ; après confirmation, le contenu des 2 colonnes (date d annulation et option non retenue) sera appliqué à toutes les obligations correspondant à votre demande. Cette généralisation ne s applique qu aux obligations visualisées ; vous pouvez donc demander une sélection de certaines obligations avant de procéder à une annulation généralisée. A toutes les occurrences de la même obligation pour le même client : proposé automatiquement lorsque vous modifiez la case NR. Préservation des modifications en cas de nouvelle génération de planning : Lorsque des données ont été modifiées pour une obligation, et si par la suite, vous régénérez le planning, PlanEx restituera vos modifications dans la nouvelle obligation régénérée. Comment remplacer un collaborateur par un autre : Si vous devez affecter ponctuellement une ou plusieurs tâches à un ou plusieurs collaborateurs, autres que le collaborateur normalement affecté, procédez de l une des façons suivantes : Pour une tâche, ou pour quelques tâches : modifiez directement le planning. Pour un nombre important de tâches (par exemple : pour remplacer un collaborateur qui va être absent un mois) : la modification directe est toujours possible, mais elle peut s avérer fastidieuse en cas de nombre important d obligations ; vous pouvez alors procéder de la façon suivante : o Modifiez l affectation dans la fiche de chaque client concerné, en sorte que le collaborateur absent soit remplacé par le ou les collaborateurs qui vont prendre en charge son travail. o Générez le planning en limitant la génération à la période d absence. o Si PlanEx fonctionne en mode réseau, faites cette génération pour chaque collaborateur concerné, y compris pour le collaborateur absent pour que les tâches de la période lui soient retirées. o En temps utile, pensez à remettre la bonne affectation dans les fiches clients. 139

140 Attention : en mode réseau, choisissez entre la modification directe du planning ou la modification de l affectation du client, mais n utilisez pas les 2 méthodes pour la même période, elles feraient double emploi. Comment supprimer globalement plusieurs obligations : Annulez une 1ère obligation puis demandez la généralisation de l annulation : A toutes les obligations du client : double-cliquez sur le code client A toutes les obligations du collaborateur : double-cliquez sur le collaborateur A toute l obligation, pour tous les clients : double-cliquez sur le code obligation Après confirmation, la date d annulation (et l option non retenue ) sera appliqué à toutes les obligations correspondant à votre demande. Cette généralisation ne s applique qu aux obligations visualisées ; vous pouvez donc demander une sélection de certaines obligations avant de procéder à une annulation généralisée (par exemple : sélectionnez les obligations d une période). Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu Planning, un utilisateur visualise et gère ses propres plannings, qu il a lui-même générés ; à partir du menu Tous les plannings, un utilisateur peut visualiser et modifier le planning d un autre utilisateur, ou plusieurs autres simultanément (dans ce dernier cas, aucune modification n est alors possible). Personnaliser la présentation : Vous pouvez adapter la présentation de la visualisation du planning et demander à PlanEx de mémoriser vos choix pour les utiliser de façon systématique. Pour cela, modifiez d abord la présentation en utilisant les possibilités suivantes : Redimensionner la largeur d une colonne : positionnez le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et faites-le glisser vers la gauche ou vers la droite. Supprimer l utilisation d une colonne : modifiez sa largeur de façon à l amener à 0 (il subsistera un trait vertical gras qui vous permettra ultérieurement de faire réapparaître la colonne supprimée). Redimensionner la hauteur des lignes : positionnez le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, approchez-le du cadre gauche, puis faites-le glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionnez le curseur sur l en-tête de la colonne à déplacer et faites-le glisser vers la droite ou vers la gauche. Redimensionner la fenêtre de visualisation et/ou modifier son emplacement sur l écran : le redimensionnement et le repositionnement de la fenêtre du planning sont utilisés lorsque vous visualisez simultanément le planning et l agenda, ce qui vous permet de choisir la meilleure présentation des 2 fenêtres en fonction de la résolution de votre écran. Le planning visualisé seul est présenté par défaut dans la dimension maximum autorisée par l écran. 140

141 Si vous effectuez une ou plusieurs de ces modifications, lorsque vous quitterez la fonction, un message vous demandera si vous souhaitez mémoriser ces modifications ; si vous répondez Oui, elles seront appliquées automatiquement lors de la prochaine visualisation de planning. NB : si vous avez uniquement redimensionné la hauteur de ligne, la mémorisation n est pas proposée ; pour qu elle le soit, faites une autre modification quelconque. Si vous souhaitez revenir à la présentation initiale, procédez ainsi : Faites une nouvelle modification de la fenêtre A la question «Voulez-vous conserver cette présentation?», cliquez sur le bouton <Annuler> : vous annulerez ainsi toute présentation mémorisée et vous reviendrez à la présentation initiale par défaut. Vous pouvez également afficher simultanément le début et la fin des lignes : positionnez le pointeur de la souris sur la case noire (à gauche de la barre de défilement horizontale) et faites glisser vers la droite ; vous obtenez alors 2 fois la même grille d'affichage, et vous pouvez positionner chacune sur la colonne voulue ; lorsque vous faites défiler les informations d'une des grilles, l'autre grille est simultanément mise à jour. Cette modification n est pas mémorisée. 4.3 Exportation d un planning Cette fonction vous permet d exporter tout ou partie du planning d'une année vers un logiciel autre que PlanEx. Elle peut être demandée dés que vous avez généré un planning. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, un utilisateur ne peut exporter que ses propres plannings, qu il a lui-même générés. Les options de votre précédente sélection de planning vous sont proposées par défaut. 141

142 De quelle année voulez-vous exporter le planning? : Vous devez indiquer obligatoirement quelle année vous voulez exporter. La dernière année traitée est proposée par défaut. Une liste de choix vous permet de connaître toutes les années pour lesquelles un planning a été généré. Options de sélection : Sélection d obligation : Vous avez la possibilité de sélectionner l'ensemble des obligations du planning traité (cochez : Tous), ou un seul type d obligation (cochez le type voulu) ou une seule obligation (cochez : Sélection d une obligation). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé de l obligation sélectionnée. Sélection de client : Vous avez la possibilité de sélectionner l'ensemble des clients du planning traité (cochez : Tous), ou un seul client, que vous choisirez dans la liste proposée (cochez : Sélection d un client). Remarques : Si vous choisissez de traiter tous les clients, les clients inactifs seront ignorés. Si vous sélectionnez un seul client, il sera traité même s il est inactif. En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du client sélectionné. Sélection de collaborateur : Vous pouvez traiter tous les clients affectés à un collaborateur (cochez : Sélection d un collaborateur). Si PlanEx fonctionne en mode réseau : A partir du menu Planning : l utilisateur connecté est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. A partir du menu Tous les plannings : si vous avez choisi un utilisateur, il est sélectionné par défaut ; si vous avez choisi tous les utilisateurs, aucun collaborateur n est sélectionné par défaut. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du collaborateur sélectionné. Sélection de groupe : Vous pouvez traiter tous les clients affectés à un groupe (cochez : Sélection d un groupe). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé du groupe sélectionné. Période : Vous pouvez limiter l exportation à une période de l'année, en renseignant la date de début et de fin (il n'est pas nécessaire de saisir l'année dans ces dates, il ne peut en effet s'agir que de l'année demandée). Si vous ne renseignez pas les dates limites, l'année complète sera exportée. Inclure les informations d agenda : Cochez cette case si vous voulez que soient prises en compte les informations diverses d agenda (c est-à-dire les prestations ponctuelles non prévues sur le planning et notées directement sur l agenda). Elles pourront être distinguées des obligations issues du planning par le type : D(ivers). Elles ne comporteront les informations relatives au client que si elles ont été affectées à un client. Elles figureront toujours à la suite des obligations, quel que soit le tri demandé. Remarque : La réalisation des informations d agenda étant par définition affectée au cabinet, vous ne pouvez pas cocher cette case si vous avez sélectionné les obligations dont la réalisation est affectée au client. Affectation : Vous pouvez sélectionner les obligations affectées au client, ou au cabinet comptable, ou les 2. Réalisation : Vous pouvez sélectionner les obligations réalisées (soit pour lesquelles vous avez déjà saisi une date de réalisation), ou les obligations non réalisées (sans date de réalisation) ou les

143 Obligations annulées : Vous pouvez choisir de ne pas sélectionner les obligations annulées, ou de les sélectionner (par défaut : les obligations annulées ne sont pas sélectionnées). Les obligations annulées sont celles pour lesquelles existe une date d'annulation, cette date d'annulation pouvant avoir été saisie par vous-même (en annulant une obligation, ou en indiquant que cette prestation avait été proposée mais non retenue), ou mise automatiquement par PlanEx, dans le cas suivant : si après avoir modifié les fichiers de base, vous régénérez un planning, il se peut qu'une obligation précédemment générée ne le soit plus dans le nouveau planning, du fait des modifications de base que vous avez apportées ; elle est alors considérée comme annulée, et la date d'annulation est renseignée avec la date de génération du nouveau planning. Si vous ne sélectionnez pas les obligations annulées, vous avez alors la possibilité de demander l impression des montants facturables en cochant la case correspondante (voir les options d impression). Les montants seront imprimés à la place de la date d annulation, et des totalisations seront également ajoutées (cette option n est utile que pour une impression de planning ; dans le cas d une visualisation, les données apparaissent toujours en totalité). Format du fichier exporté : Format du fichier : Vous devez choisir le format du fichier que vous allez créer ; vous disposez des possibilités suivantes : Excel : crée une feuille de calcul Microsoft Excel. Texte : crée un fichier "System Data Format" (SDF), c'est-à-dire un fichier texte Ascii dans lequel les enregistrements ont une longueur fixe et se terminent par un retour chariot et un saut de ligne. Les champs ne sont pas délimités. Délimité : crée un fichier texte Ascii dans lequel chaque enregistrement se termine par un retour chariot et un saut de ligne. Les champs sont séparés par une virgule, et les champs caractères sont entre guillemets. Option de tri : cette option permet de choisir l ordre dans lequel seront créés les enregistrements exportés. Tri : Indiquez ici l'ordre dans lequel vous souhaitez que les obligations soient exportées. Vous devez d'abord demander l'ordre principal, en choisissant, en 1ère clé, entre : Code client, Nom du client, Code collaborateur, Code groupe, Obligation, Date limite; vous pouvez ensuite demander une 2ème clé pour l'ordre qui devra être respecté à l'intérieur du classement principal ; par exemple, vous pouvez choisir en 1ère clé : Collaborateur, et en 2ème clé : Nom du client. Si vous demandez l exportation des informations d agenda, celles-ci figurent toujours après les obligations, quel que soit le tri demandé. Emplacement et nom du fichier Un emplacement et un nom de fichier vous seront demandés lorsque vous lancerez l exportation en cliquant sur le bouton ; par défaut, le répertoire sera le répertoire de travail, et le nom de fichier "PlanEx_export_planning_20xx" suivi de l extension correspondant au format de fichier demandé (XLS si format Excel, TXT sinon) ; vous pourrez valider ou modifier les valeurs proposées par défaut. Données exportées Les données exportées sont, dans l ordre : Code client Nom client Code postal 143

144 Bureau distributeur Code obligation (**) Code activité cabinet Intitulé de l obligation (ou nature de l information diverse) Type de l obligation (Fiscal, Social, Juridique, Comptable, Gestion, Divers) Code Obligation ou Prestation (**) Temps prévu Montant (**) Date et heure agenda Date limite légale Collaborateur (*) Groupe (*) Affectation client (si fichier Excel : vrai ou faux ; si fichier.txt : T pour vrai, F pour faux) Affectation cabinet (id ) Date de réalisation Temps passé Date d annulation (**) Obligation «non retenue» (si fichier Excel : vrai ou faux ; si fichier.txt : T pour vrai, F pour faux) A facturer (si fichier Excel : vrai ou faux ; si fichier.txt : T pour vrai, F pour faux) (*) ces codes peuvent être remplacés par leur code externe correspondant si vous avez renseigné ce dernier : voir collaborateur, groupe. (**) sauf si information d agenda ; notez également que les informations relatives au client ne sont renseignées que si l information d agenda a été affectée à un client. En fin d exportation, un message vous indique combien d'obligations correspondent à votre demande et vous rappelle dans quel fichier elles ont été exportées. Si vous avez choisi le format Excel, l appel de ce dernier vous est proposé. Vous devez avoir acquis une licence de ce produit et l avoir installé sur le même PC que PlanEx. Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau, un utilisateur ne peut exporter que ses propres plannings, qu il a lui-même générés. 144

145 4.4 Agenda Si vous devez mettre à jour un agenda, il est préférable de l appeler à partir de la visualisation du planning. Vous disposerez alors de fonctionnalités supplémentaires. Cette fonction vous permet de mettre à jour un agenda pour chaque collaborateur, de le consulter et de l imprimer. Elle peut être appelée de l une des 2 façons suivantes : Soit directement à partir du menu, Soit, pour plus de commodité, à partir de la visualisation de planning : si vous devez mettre à jour un agenda, il est préférable d appeler l agenda à partir de la visualisation, cela permet de naviguer aisément entre le planning et l agenda et de disposer de facilités supplémentaires. Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu Planning, un utilisateur visualise et gère son propre agenda qu il a lui-même créé ; à partir du menu Tous les plannings, un utilisateur peut visualiser le planning et l agenda d un autre utilisateur. PlanEx vous permet également d exporter les données de vos plannings et de votre agenda vers MS Outlook. Si vous appelez l agenda directement à partir du menu Vous devez indiquer de quel collaborateur vous souhaitez visualiser le planning, et une date (par défaut, la date du jour vous est proposée) ; l agenda est ensuite positionné sur la semaine correspondant à cette date. 145

146 Lorsque vous appelez l agenda directement à partir du menu, vous pouvez effectuer la plupart des mises à jour décrites ci-dessous : modifier ou annuler des prévisions de réalisation, noter qu une prévision a été réalisée, ajouter, modifier, ou annuler des informations diverses d agenda, mais vous ne pouvez pas ajouter d obligation, ni fractionner une prévision, ni naviguer entre le planning et l agenda. Si vous appelez l agenda à partir de la visualisation du planning Positionnez-vous sur une obligation avant de cliquer sur le bouton de l agenda ; l agenda est alors appelé pour le collaborateur correspondant et pour la semaine correspondant à la date de l agenda (si la tâche a déjà été prévue sur l agenda) ou à la date de réalisation (si la tâche n a pas encore été prévue). PlanEx tente de faire apparaître simultanément sur votre écran les 2 fenêtres de visualisation de telle façon que vous puissiez faire glisser des obligations du planning vers l agenda, à partir du code de l obligation (qui est alors présenté en caractères bleus). Si vous modifiez des données dans le planning, vous pouvez, sans quitter l agenda, le rafraîchir en cliquant à nouveau sur le bouton d appel ; vous pouvez également vous positionner sur une autre ligne du planning et visualiser un autre collaborateur et/ou une autre semaine en cliquant à nouveau sur le bouton d appel ; il n est pas nécessaire de quitter l agenda avant de le rafraîchir ou de le réactualiser, et au contraire, si vous avez modifié le positionnement de l agenda sur votre écran, PlanEx continuera à l utiliser tant que vous n avez pas quitté l agenda. Lorsque vous appelez l agenda à partir de la visualisation de planning, vous pouvez effectuer toutes les mises à jour : ajouter, modifier, ou annuler des prévisions de réalisation, fractionner en plusieurs tâches la réalisation d une même obligation, noter qu une prévision a été réalisée, ajouter, modifier, ou annuler des informations diverses d agenda. Noter une prévision réalisée Vous pouvez noter directement dans l agenda qu une tâche a été réalisée : faites un clic droit à l emplacement de la prévision, et dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Noter cette prévision réalisée» ; dans la boite de dialogue qui apparaît, vous devez indiquer la date de réalisation et le temps passé : la date du jour et le temps prévu vous sont proposés par défaut, vous pouvez les valider ou les modifier avant d enregistrer la réalisation. Remarques : Les informations de réalisation peuvent être saisies directement dans la visualisation du planning. Si vous souhaitez indiquer des commentaires de réalisation, vous devez utiliser ce mode de saisie, car la notation directe dans l agenda ne donne pas accès aux commentaires de saisie. Vous pouvez également utiliser le chronomètre pour enregistrer le temps passé d une tâche exécutée. Informations diverses d agenda Pour compléter l utilisation de l agenda, PlanEx vous permet d ajouter des informations diverses, autres que les prévisions d obligations, et propres au collaborateur, telles que : absence, congé, réunion, formation, etc... ou des prestations ponctuelles non prévues au planning, et effectuées à la demande d un client. 146

147 Pour cela, faites un clic droit sur l emplacement sur lequel vous voulez ajouter une information ; dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Information d agenda». Vous pouvez également déposer le chronomètre sur un emplacement libre, la saisie d une nouvelle information vous sera automatiquement proposée. Vous obtenez alors une petite fenêtre de saisie dans laquelle vous pouvez indiquer : Une information (40 caractères maximum) Une durée (facultative) exprimée en heures et/ou en jours : - si vous n indiquez pas de nombre de jours, l information sera prise en compte pour le jour choisi, et pour le nombre d heures indiqué, ou 0 sinon - si vous indiquez un nombre de jours ouvrés (de 1 à 10), l information sera automatiquement répercutée sur le nombre de jours indiqué, soit pour le nombre d heures que vous aurez indiqué, soit pour l horaire du jour tel qu il a pu être paramétré lors de la génération du planning Le temps correspondant est-il affecté à un client, et si oui : - à quel client (une liste de choix s ouvre automatiquement) - le temps est-il à facturer ou non (cochez la case si oui) Le code activité cabinet : - code de 6 caractères alphanumériques, facultatif ; il permet d indiquer un code activité utilisé par les autres logiciels de votre cabinet ; il figurera dans les données exportées (plannings, réalisations d une période) qui pourront ainsi être exploitées directement par d autres logiciels. Cliquez ensuite sur le bouton de validation, l information est ajoutée à l agenda et repérée par un fond de couleur grise. Pour modifier une information existante, procédez de la même façon pour obtenir la fenêtre de saisie, modifiez l information et cliquez sur le bouton de validation. Si l information a été initialement répercutée sur plusieurs jours, indiquez à nouveau le nombre de jours pour répercuter la modification sur les jours suivants. Si vous indiquez un nombre de jours pour lesquels l information n est pas trouvée, elle sera automatiquement ajoutée. Pour supprimer une information existante, procédez de la même façon pour obtenir la fenêtre de saisie, et cliquez sur le bouton d annulation. Pour supprimer plusieurs informations existantes, renouvelez l opération pour chacune. Remarques : S il s agit d une information d agenda ponctuelle, vous pouvez la chronométrer de la même façon qu une tâche du planning. Les données concernant la facturation seront également exploitées par les fonctions : Etat des réalisations d une période et Exportation des réalisations d une période. Les informations d agenda peuvent aussi être exportées par la fonction : Exportation d un planning. A partir d une prévision de réalisation, vous pouvez vous positionner directement sur l obligation correspondante dans le planning ; pour cela, faites un clic droit à l emplacement de la prévision, et dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Localiser une obligation». 147

148 Vous pouvez également chronométrer le temps d exécution d une tâche et en enregistrer automatiquement la réalisation, ou encore indiquer directement qu une tâche prévue a été réalisée. Chronométrer le temps d exécution d une tâche Vous pouvez chronométrer le temps que vous passez à l exécution d une tâche et en enregistrer automatiquement la réalisation lorsque vous aurez terminé. Pour cela, cliquez sur le chronomètre disponible en bas à droite de l agenda et faites-le glisser : Sur l emplacement horaire de la tâche dont vous commencez l exécution : le chronomètre reste visible sur l emplacement horaire choisi et le décompte du temps commence immédiatement. Sur un emplacement libre où vous voulez noter une prestation ponctuelle non prévue au planning : la saisie d une information vous est alors automatiquement proposée ; vous pouvez la valider sans renseigner aucune zone, cela lancera le chronomètre et vous pourrez la compléter lorsqu elle sera terminée. Vous pouvez à tout moment poser le pointeur de la souris sur le chronomètre pour connaître l heure de début et le temps écoulé. Lorsque la tâche est terminée, cliquez sur le chronomètre ; le temps passé total est rappelé (en heures et centièmes, arrondis au quart d heure le plus proche lorsque le temps est supérieur à 15 minutes) et l enregistrement de la date de réalisation et du temps passé vous est proposé. Si vous annulez, vous pouvez ensuite poursuivre ou interrompre le chronométrage. Pour terminer une information diverse, cliquez également sur le chronomètre ; si vous confirmez l arrêt de chronométrage, la fenêtre de saisie d information est ouverte, incluant le temps chronométré, et vous pouvez alors la compléter (par exemple : l affecter à un client). Si vous annulez, vous pouvez ensuite poursuivre ou interrompre le chronométrage. Remarques : Si vous cliquez sur le chronomètre immédiatement après l avoir posé (et tant que le temps passé est égal à 0), il est remis à sa place initiale et aucun enregistrement ne vous est proposé. Vous pouvez continuer à utiliser l agenda pendant qu une tâche est chronométrée, que ce soit pour le même collaborateur ou pour un autre ; vous pouvez quitter l agenda, utiliser une autre fonction, etc... le chronométrage restera actif tant que vous ne quitterez pas PlanEx. Les fonctions du menu contextuel ne sont pas disponibles pour une tâche en cours de chronométrage, et vous ne pouvez pas la déplacer. Vous ne pouvez chronométrer qu une seule tâche à la fois ; pendant qu un chronométrage est en cours, si vous posez le pointeur de la souris sur l emplacement initial (vide) du chronomètre, un sablier vous le rappelle ; si vous visualisez une autre semaine que la semaine initiale, une info bulle vous rappelle sur quel agenda, à quel jour et quelle heure figure la tâche en cours de chronométrage. Les informations de réalisation peuvent aussi être saisies directement dans la visualisation du planning, et vous pouvez aussi noter la date de réalisation en utilisant le menu contextuel disponible par clic droit sur la prévision de tâche correspondante. 148

149 Description de l agenda L agenda se présente toujours pour une semaine complète du lundi au samedi ; la semaine initiale est celle qui inclut la date de départ que vous avez choisie. Vous pouvez changer de semaine en utilisant les bou tons de navigation. Vous pouvez consulter jusqu à 8 semaines précédant la semaine de départ, et 16 semaines suivant la semaine de départ. Pour consulter une période autre, cliquez sur le bouton, vous pourrez alors soit choisir une autre date de départ, soit demander la période précédente ou la période suivante. Si la période que vous consultez inclut la semaine en cours, vous pouvez y revenir en cliquant sur le bouton J (ce bouton n est pas disponible si la période consultée ne comporte pas la semaine en cours). L agenda est toujours affiché pour un collaborateur donné. Pour changer de collaborateur, cliquez sur le bouton. Le temps total de la journée et le temps restant à réaliser sont affichés au bas de chaque journée, ainsi que des totaux hebdomadaires à droite de la fenêtre. Si le caractère + est indiqué à droite des totaux, cela signifie qu il existe aussi, dans la même journée, au moins une prévision de réalisation d obligation pour laquelle aucun temps n a été indiqué. Temps : se referer à la Gestion des temps. Chaque prévision occupe un ou plusieurs emplacements horaires (la durée en heures d une prévision est arrondie à la demi-heure supérieure) ; elle est présentée sur un fond de couleur différent selon le type de l obligation : rose : obligation de type social bleu : obligation de type fiscal jaune : obligation de type juridique vert : prestation de type comptable violet : prestation de type gestion gris : utilisé pour les informations diverses d agenda Les informations visualisées pour chaque tâche sont : Code client + début du nom Ces données sont visualisées en caractères gras si le créneau horaire concerne une obligation que vous avez choisi de faire ressortir Un * devant le nom du client indique que la tâche est prévue dans les locaux du client (information également rappelée en clair dans l info bulle du créneau horaire) Ou, s il s agit d une information diverse d agenda non affectée à un client : Texte de l information Pour obtenir des informations complètes sur une tâche, il suffit de déplacer le pointeur de la souris et de le poser sur la tâche voulue ; une info bulle vous indique alors : code client 149

150 nom client complet + code postal lieu de réalisation code obligation intitulé obligation date limite, suivie de la date de réalisation s il s agit d une obligation déjà réalisée temps prévu ou temps passé si la tâche a été réalisée (suivi du signe + si la tâche a été fractionnée ou ajoutée manuellement). Fractionner une obligation en plusieurs prévisions Vous pouvez fractionner une prévision et la prévoir en plusieurs fois sur l agenda. Vous pouvez fractionner plusieurs fois une prévision quelconque, même si elle est elle-même le résultat d un fractionnement précédent : le nombres de prévisions pour la réalisation d une même obligation ne peut pas excéder 90 (10 s il s agit s une obligation ajoutée manuellement). Pour cela, faites un clic droit sur l en-tête de la prévision que vous souhaitez fractionner, et dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Fractionner cette tâche». Une boite de dialogue vous demande alors le temps que vous souhaitez décaler à un autre emplacement ; saisissez ce temps puis cliquez sur <OK> ; il ne vous reste plus ensuite qu à prévoir ce temps sur l agenda en double-cliquant sur le créneau horaire choisi. Ce fractionnement sera particulièrement utile pour les tâches d une durée supérieure à une journée, que PlanEx prévoie toujours sur des journées de travail consécutives alors qu en pratique, c est rarement le cas ; ou bien pour indiquer qu à une date donnée, une tâche est partiellement réalisée, ou pour affecter une même obligation à 2 collaborateurs différents, etc... Exemple : pour l établissement des comptes annuels d un client, un temps de 20 heures est prévu ; une 1ère mise à jour de l agenda (automatique ou manuelle) prévoira ces 20 heures en une seule tâche de 2,5 jours consécutifs, le dernier jour étant la date limite de la prestation, soit par exemple le Vous souhaitez prévoir cette prestation en 2 jours de 8 heures et une demi- journée de 4 heures ; procédez ainsi : Clic droit sur la prévision initiale de 20 heures -> «Fractionner cette tâche» ; Temps à décaler = 8 heures -> <OK> ; Double-clic sur le Clic droit sur la prévision initiale de 20 heures (qui n est plus alors que de 12 heures) -> «Fractionner cette tâche» ; Temps à décaler = 4 heures -> <OK> ; Double-clic sur le Vous avez prévu en 3 journées différentes étalées sur 3 semaines, la réalisation de la tâche initiale de 20 heures. Remarques : Si vous ne voulez pas placer tout de suite la nouvelle tâche en double-cliquant sur l agenda, cliquez sur le fond bleu des boutons de commande, à droite de l agenda. Dés lors que vous avez indiqué le temps à décaler, une obligation partielle est créée dans le planning ; si vous ne la placez pas tout de suite sur l agenda en double-cliquant sur le créneau horaire voulu, elle sera créée sans date d agenda ; vous pourrez ultérieurement la prévoir sur l agenda comme vous le faites pour toute autre obligation. Lorsque vous visualisez le planning, le signe + placé devant le temps vous permet de savoir qu une obligation est le résultat d un fractionnement et qu elle est partielle. Le montant en est automatiquement recalculé. 150

151 Lorsque vous visualisez l agenda, l info bulle qui vous donne les informations complètes sur chaque prévision vous permet de savoir si une tâche est le résultat d un fractionnement en ajoutant alors le signe + à coté du temps. S il s agit d une information diverse d agenda affectée à un client, l info bulle indiquera en outre si le temps passé est à facturer. Si les informations d un emplacement horaire sont en caractères rouge : l obligation est en retard de réalisation. Si les informations d un emplacement horaire sont en caractères barrés : l obligation a été réalisée. Si la figure triste apparaît au bas d une journée, cela signifie que PlanEx a détecté des anomalies dans les prévisions de la journée. Cliquez sur la figure pour savoir lesquelles. Les anomalies qui vous sont signalées sont les suivantes : Plus de 16 obligations prévues pour le même jour Plusieurs obligations prévues pour le même jour et la même heure Obligation en retard de réalisation Une information diverse et une obligation sont prévues à la même date et à la même heure Temps total de la journée à vérifier (au-delà de l horaire journalier théorique indiqué pour cette journée, ou au-delà de 8 heures si vous n avez pas indiqué d horaire journalier lors de la génération du planning). Mise à jour de l agenda : Vous pouvez opérer les mises à jour suivantes : Prévoir une nouvelle obligation sur l agenda : Prévoir une obligation sur l agenda, c est en prévoir la réalisation à une date et à une heure données sur l agenda du collaborateur concerné. Lorsque vous appelez l agenda à partir de la visualisation du planning, vous pouvez facilement en prévoir la réalisation sur l agenda, à la date et à l heure voulues. Dans la grille de visualisation du planning, cliquez sur le code de l obligation (en caractères bleus) dont vous voulez prévoir la réalisation sur l agenda ; le curseur de la souris apparaît alors sous la forme d une flèche vers le haut. Ensuite : Si la taille de votre écran est suffisante pour que le planning et l agenda soient tous les 2 visibles : faites glisser le code obligation vers la date et l heure voulues sur l agenda (pour faire glisser : maintenez la pression sur le bouton gauche de la souris et amenez le curseur de la souris à l emplacement voulu sur l agenda, puis relâchez le bouton gauche de la souris). Si la taille de votre écran est insuffisante pour que le planning et l agenda soient tous les 2 visibles : après avoir cliqué sur le code obligation à prévoir, activez la fenêtre de l agenda puis double-cliquez à l emplacement voulu. La date et l heure choisies sont automatiquement enregistrées dans le planning et visibles dans la fenêtre de visualisation. Vous ne pouvez pas prévoir une obligation à une date postérieure à sa date limite légale. S il s agit d une prestation, un message vous le signale et vous en demande confirmation. Rappel : Vous pouvez aussi saisir et/ou modifier la date et l heure directement dans la visualisation du planning. Vous pouvez demander la mise à jour automatique de l agenda lorsque vous générez un planning. Annuler une prévision sur l agenda : Pour annuler une prévision de réalisation sur l agenda, faites un clic droit à l emplacement de la prévision ; dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Annuler cette prévision». 151

152 La date et l heure prévues seront également effacées de la visualisation du planning. Rappel : vous pouvez aussi effacer la date et l heure directement dans la visualisation du planning. Modifier la date et l heure d une prévision : Vous pouvez changer une prévision de place de plusieurs façons : A partir du planning : faites glisser l obligation à partir du planning vers le nouvel emplacement horaire de l agenda ; PlanEx vous signale que cette obligation était déjà prévue à un autre emplacement ; vous pouvez alors annuler votre déplacement ou le confirmer ; si vous le confirmez, l ancien emplacement sera libéré. Dans l agenda, à l intérieur d une même semaine : faites glisser l obligation depuis son ancien emplacement vers le nouvel emplacement dans la même semaine (pour faire glisser :cliquez sur le petit carré en bas à droite de l ancien emplacement ; le curseur de la souris apparaît alors sous la forme d une flèche vers le haut ; positionnez-le sur le petit carré, maintenez la pression sur le bouton gauche de la souris et amenez la souris à l emplacement voulu, puis relâchez le bouton gauche de la souris. Dans l agenda, entre 2 semaines différentes : cliquez sur la tâche à déplacer, puis après avoir affiché la nouvelle semaine, double-cliquez sur le nouvel emplacement. Rappel : vous pouvez aussi saisir et/ou modifier la date et l heure directement dans la visualisation du planning ; vous pouvez fractionner une prévision pour la prévoir en plusieurs fois sur l agenda. Fractionner une obligation en plusieurs prévisions : Vous pouvez fractionner une prévision et la prévoir en plusieurs fois sur l agenda. Vous pouvez fractionner plusieurs fois une prévision quelconque, même si elle est elle-même le résultat d un fractionnement précédent : le nombres de prévisions pour la réalisation d une même obligation ne peut pas excéder 90 (10 s il s agit s une obligation ajoutée manuellement). Pour cela, faites un clic droit sur l en-tête de la prévision que vous souhaitez fractionner, et dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Fractionner cette tâche». Une boite de dialogue vous demande alors le temps que vous souhaitez décaler à un autre emplacement ; saisissez ce temps puis cliquez sur <OK> ; il ne vous reste plus ensuite qu à prévoir ce temps sur l agenda en double-cliquant sur le créneau horaire choisi. Ce fractionnement sera particulièrement utile pour les tâches d une durée supérieure à une journée, que PlanEx prévoie toujours sur des journées de travail consécutives alors qu en pratique, c est rarement le cas ; ou bien pour indiquer qu à une date donnée, une tâche est partiellement réalisée, ou pour affecter une même obligation à 2 collaborateurs différents, etc Exemple : pour l établissement des comptes annuels d un client, un temps de 20 heures est prévu ; une 1ère mise à jour de l agenda (automatique ou manuelle) prévoira ces 20 heures en une seule tâche de 2,5 jours consécutifs, le dernier jour étant la date limite de la prestation, soit par exemple le Vous souhaitez prévoir cette prestation en 2 jours de 8 heures et une demi- journée de 4 heures ; procédez ainsi : Clic droit sur la prévision initiale de 20 heures -> «Fractionner cette tâche» ; Temps à décaler = 8 heures -> <OK> ; Double-clic sur le Clic droit sur la prévision initiale de 20 heures (qui n est plus alors que de 12 heures) -> «Fractionner cette tâche» ; Temps à décaler = 4 heures -> <OK> ; Double-clic sur le Vous avez prévu en 3 journées différentes étalées sur 3 semaines, la réalisation de la tâche initiale de 20 heures. Remarques : Si vous ne voulez pas placer tout de suite la nouvelle tâche en double-cliquant sur l agenda, cliquez sur le fond bleu des boutons de commande, à droite de l agenda. Dés lors que vous avez indiqué le temps à décaler, une obligation partielle est créée dans le planning ; si vous ne la placez pas tout de suite sur l agenda en doublecliquant sur le créneau horaire voulu, elle sera créée sans date d agenda ; vous pourrez ultérieurement la prévoir sur l agenda comme vous le faites pour toute autre obligation. Lorsque vous visualisez le planning, le signe + placé devant le temps vous permet de savoir qu une obligation est le résultat d un fractionnement et qu elle est partielle. Le montant en est automatiquement recalculé. Lorsque vous visualisez l agenda, l info bulle qui vous donne les informations complètes sur chaque prévision vous permet de savoir si une tâche est le résultat d un fractionnement en ajoutant alors le signe + à coté du temps. Informations diverses d agenda : Pour compléter l utilisation de l agenda, PlanEx vous permet d ajouter des informations diverses, autres que les prévisions d obligations, et propres au collaborateur, telles que : absence, congé, réunion, formation, etc... ou des prestations ponctuelles non prévues au planning, et effectuées à la demande d un client. 152

153 Pour cela, faites un clic droit sur l emplacement sur lequel vous voulez ajouter une information ; dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Information d agenda». Vous pouvez également déposer le chronomètre sur un emplacement libre, la saisie d une nouvelle information vous sera automatiquement proposée. Vous obtenez alors une petite fenêtre de saisie dans laquelle vous pouvez indiquer : une information (40 caractères maximum) une durée (facultative) exprimée en heures et/ou en jours : - si vous n indiquez pas de nombre de jours, l information sera prise en compte pour le jour choisi, et pour le nombre d heures indiqué, ou 0 sinon - si vous indiquez un nombre de jours ouvrés (de 1 à 10), l information sera automatiquement répercutée sur le nombre de jours indiqué, soit pour le nombre d heures que vous aurez indiqué, soit pour l horaire du jour tel qu il a pu être paramétré lors de la génération du planning le temps correspondant est-il affecté à un client, et si oui : - à quel client (une liste de choix s ouvre automatiquement) - le temps est-il à facturer ou non (cochez la case si oui le code activité cabinet : - code de 6 caractères alphanumériques, facultatif ; il permet d indiquer un code activité utilisé par les autres logiciels de votre cabinet ; il figurera dans les données exportées (plannings, réalisations d une période) qui pourront ainsi être exploitées directement par d autres logiciels. Cliquez ensuite sur le bouton de validation, l information est ajoutée à l agenda et repérée par un fond de couleur grise. Pour modifier une information existante, procédez de la même façon pour obtenir la fenêtre de saisie, modifiez l information et cliquez sur le bouton de validation. Si l information a été initialement répercutée sur plusieurs jours, indiquez à nouveau le nombre de jours pour répercuter la modification sur les jours suivants. Si vous indiquez un nombre de jours pour lesquels l information n est pas trouvée, elle sera automatiquement ajoutée. Pour supprimer une information existante, procédez de la même façon pour obtenir la fenêtre de saisie, et cliquez sur le bouton d annulation. Pour supprimer plusieurs informations existantes, renouvelez l opération pour chacune. Remarques : S il s agit d une information d agenda ponctuelle, vous pouvez la chronométrer de la même façon qu une tâche du planning. Les données concernant la facturation seront également exploitées par les fonctions : Etat des réalisations d une période et Exportation des réalisations d une période. Les informations d agenda peuvent aussi être exportées par la fonction : Exportation d un planning. Chronométrer le temps d exécution d une tâche : Vous pouvez chronométrer le temps que vous passez à l exécution d une tâche et en enregistrer automatiquement la réalisation lorsque vous aurez terminé. Pour cela, cliquez sur le chronomètre disponible en bas à droite de l agenda et faites-le glisser : Sur l emplacement horaire de la tâche dont vous commencez l exécution : le chronomètre reste visible sur l emplacement horaire choisi et le décompte du temps commence immédiatement. Sur un emplacement libre où vous voulez noter une prestation ponctuelle non prévue au planning : la saisie d une information vous est alors automatiquement proposée ; vous pouvez la valider sans renseigner aucune zone, cela lancera le chronomètre et vous pourrez la compléter lorsqu elle sera terminée. Vous pouvez à tout moment poser le pointeur de la souris sur le chronomètre pour connaître l heure de début et le temps écoulé. Lorsque la tâche est terminée, cliquez sur le chronomètre ; le temps passé total est rappelé (en heures et centièmes, arrondis au quart d heure le plus proche lorsque le temps est supérieur à 15 minutes) et l enregistrement de la date de réalisation et du temps passé vous est proposé. Si vous annulez, vous pouvez ensuite poursuivre ou interrompre le chronométrage. Pour terminer une information diverse, cliquez également sur le chronomètre ; si vous confirmez l arrêt de chronométrage, la fenêtre de saisie d information est ouverte, incluant le temps chronométré, et vous pouvez alors la compléter (par exemple : l affecter à un client). Si vous annulez, vous pouvez ensuite poursuivre ou interrompre le chronométrage. Remarques : Si vous cliquez sur le chronomètre immédiatement après l avoir posé (et tant que le temps passé est égal à 0), il est remis à sa place initiale et aucun enregistrement ne vous est proposé. 153

154 Vous pouvez continuer à utiliser l agenda pendant qu une tâche est chronométrée, que ce soit pour le même collaborateur ou pour un autre ; vous pouvez quitter l agenda, utiliser une autre fonction, etc... le chronométrage restera actif tant que vous ne quitterez pas PlanEx. Les fonctions du menu contextuel ne sont pas disponibles pour une tâche en cours de chronométrage, et vous ne pouvez pas la déplacer. Vous ne pouvez chronométrer qu une seule tâche à la fois ; pendant qu un chronométrage est en cours, si vous posez le pointeur de la souris sur l emplacement initial (vide) du chronomètre, un sablier vous le rappelle ; si vous visualisez une autre semaine que la semaine initiale, une info bulle vous rappelle sur quel agenda, à quel jour et quelle heure figure la tâche en cours de chronométrage. Les informations de réalisation peuvent aussi être saisies directement dans la visualisation du planning, et vous pouvez aussi noter la date de réalisation en utilisant le menu contextuel disponible par clic droit sur la prévision de tâche correspondante. Noter une prévision réalisée : Vous pouvez noter directement dans l agenda qu une tâche a été réalisée : faites un clic droit à l emplacement de la prévision, et dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Noter cette prévision réalisée» ; dans la boite de dialogue qui apparaît, vous devez indiquer la date de réalisation et le temps passé : la date du jour et le temps prévu vous sont proposés par défaut, vous pouvez les valider ou les modifier avant d enregistrer la réalisation. Remarques : Les informations de réalisation peuvent être saisies directement dans la visualisation du planning. Si vous souhaitez indiquer des commentaires de réalisation, vous devez utiliser ce mode de saisie, car la notation directe dans l agenda ne donne pas accès aux commentaires de saisie. Vous pouvez également utiliser le chronomètre pour enregistrer le temps passé d une tâche exécutée. La mise à jour automatique de l agenda peut être demandée lorsque vous générez un planning. Impression d un agenda : Pour imprimer l agenda d une semaine, visualisez la semaine voulue et cliquez sur le bouton d impression. Messagerie interne : Si PlanEx fonctionne en mode réseau, vous pouvez choisir d utiliser une messagerie interne : les messages peuvent être émis par tout utilisateur qui consulte les agendas du réseau ; vous êtes informés des messages qui vous sont destinés lorsque vous consultez votre agenda. Réception d un message interne Cette fenêtre s ouvre : - soit automatiquement lorsqu un message vous est envoyé par un autre utilisateur : le titre vous indique l expéditeur, et la date et l heure auxquelles ce message a été émis. - soit parce que vous avez cliqué sur le bouton (en haut à droite de la fenêtre agenda) : elle ne comporte alors aucun message, mais vous pouvez cliquer sur le bouton pour obtenir la liste des messages que vous avez reçus précédemment ; vous pouvez en sélectionner un et le visualiser à nouveau. Vous pouvez déplacer la fenêtre des messages en la faisant glisser mais vous devez pour cela faire glisser le pointeur de la souris jusqu à un emplacement libre du fond bleu de l écran. 154

155 Les messages sont des fichiers textes, stockés dans votre répertoire de travail. Leur nom commence par «Non lu...» tant que vous n en avez pas pris connaissance, puis par «Lu...» ; la suite du nom indique l expéditeur et la date et l heure de l envoi. PlanEx vérifie toutes les 10 secondes si vous avez reçu un nouveau message. Le bouton vous permet de supprimer les messages reçus avant une date donnée (par défaut : les messages datant de plus de 3 mois). Remarques : La messagerie interne est disponible en mode réseau et uniquement si vous avez choisi de l utiliser. Les messages peuvent vous être adressés par un autre utilisateur lorsqu il consulte les agendas du réseau. Si vous rendez votre poste autonome, vous recevrez tous les messages qui vous auront été expédiés pendant la durée de votre déconnexion lorsque vous vous reconnecterez au réseau. Remarques : Sur un même agenda, il est possible de trouver des obligations issues des plannings de plusieurs années, à savoir : le planning traité, le planning de l année précédente, et le planning de l année suivante. Exemple : 2 obligations issues de 2 plannings annuels différents, prévues l une pour le , l autre pour le , pourront avoir été prévues sur l agenda de décembre Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu Planning, un utilisateur ne visualise et ne gère que son propre agenda ; pour consulter le planning et l agenda d un autre utilisateur, consultez les plannings du réseau. Pour annuler une demande de glisser/déplacer, cliquez sur le fond bleu des boutons de commande, à droite de l agenda. 155

156 4.5 Communication avec MS Outlook Cette fonction vous permet d exporter les obligations et prestations à réaliser vers la liste des tâches de MS Outlook. Sur option, les données relatives à l agenda de PlanEx (date de prévision des dites tâches et informations d agenda) peuvent être incluses à l exportation. La fonction de communication permet également en retour d enregistrer dans PlanEx certaines informations concernant la réalisation des tâches si vous saisissez ces dernières directement dans MS Outlook. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, un utilisateur ne peut exporter vers MS Outlook que ses propres données qu il a lui-même générées. En mode monoposte, vous pouvez sélectionner le collaborateur dont les données sont à exporter. Vous pouvez lancer la communication à n importe quel moment et aussi souvent que vous le souhaitez. Aucune donnée n est échangée automatiquement entre les 2 logiciels autrement que par le lancement de cette fonction. Pour bien utiliser la communication entre PlanEx et MS Outlook, il est important de bien comprendre comment elle fonctionne, puis de choisir les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser et de définir les procédures internes correspondantes. L utilisation conjointe de PlanEx et de MS Outlook pourra alors vous apporter de nombreux services complémentaires. 156

157 Options de traitement Lorsque vous lancez cette fonction, vous avez le choix entre plusieurs options de traitement. Année à traiter : Vous devez indiquer obligatoirement quelle année vous voulez visualiser. La dernière année traitée est proposée par défaut. Une liste de choix vous rappelle les années pour lesquelles un planning a été généré. Remarque : L année indiquée ici concerne les tâches et les prévisions d agenda relatives à ces tâches ; lorsque les informations d agenda sont exportées, elles sont toutes prises en compte, indépendamment de l année indiquée ici. Exporter les nouvelles tâches vers MS Outlook : Lorsque cette case est cochée, toutes les obligations et prestations qui n ont pas encore été exportées sont prises en compte, c est-à-dire : La 1ère fois que vous lancez la communication : toutes les obligations et prestations du planning de l année traitée, Lors des lancements ultérieurs : les nouvelles obligations et prestations, soit celles qui ont été créées depuis le dernier traitement de communication. Vous trouverez plus bas la correspondance des données entre PlanEx et MS Outlook. Vous devez obligatoirement cocher cette option et/ou la suivante pour pouvoir lancer la communication, et pour avoir accès aux options suivantes. Actualiser les tâches déjà exportées : Si vous n exportez que les nouvelles tâches (option précédente), les tâches déjà exportées ne sont pas reprises en compte ; si vous leur apportez des modifications, ces dernières ne sont pas répercutées dans MS Outlook (exemple : modification de date ou de temps, réalisation d une tâche, suppression d une obligation, etc...). Si vous voulez qu elles le soient, cochez cette case ; toutes les tâches précédemment exportées mais non encore réalisées dans MS Outlook vont être actualisées d après leur état dans PlanEx. Vous trouverez plus bas la correspondance des données entre PlanEx et MS Outlook. Vous devez obligatoirement cocher cette option et/ou la précédente pour pouvoir lancer la communication, ainsi que pour avoir accès aux options suivantes. Remarque : Une tâche qui a été notée comme réalisée dans PlanEx et dans MS Outlook ne sera plus actualisée, et ne fera plus l objet d aucune modification automatique par la fonction de communication. Enregistrer dans PlanEx les réalisations notées dans MS Outlook : Cette option n est disponible qu après que vous avez coché l une au moins des 2 options précédentes. 157

158 Vous pouvez enregistrer une réalisation soit dans PlanEx, soit dans MS Outlook (vous trouverez plus bas comment enregistrer dans MS Outlook qu une tâche est réalisée). Si vous avez enregistré des réalisations de tâche dans MS Outlook, vous pouvez demander qu elles soient enregistrées dans PlanEx en cochant cette option. Pour chaque tâche réalisée, la date de réalisation, le temps passé et les éventuels commentaires de réalisation seront importés dans PlanEx. Vous trouverez plus bas la correspondance de ces informations entre PlanEx et MS Outlook. Si au lieu de saisir les réalisations de tâches dans MS Outlook, vous les saisissez dans PlanEx, elles seront répercutées dans MS Outlook par l utilisation de l option d actualisation (voir ci-dessus). Vous pouvez ainsi utiliser les 2 modes de saisie tout en disposant d une liste de tâches à jour dans les 2 logiciels. Inclure les données de l agenda : Les options précédentes ne concernent que la liste des tâches (au sens de MS Outlook, c est-à-dire les obligations et les prestations dans PlanEx) ; en cochant cette option, vous pouvez aussi inclure les données de l agenda si vous les gérez avec PlanEx (c est-à-dire : si vous avez mis à jour l agenda de PlanEx, soit automatiquement lors de la génération de planning, soit manuellement, soit les 2). Il s agit d une part des prévisions de dates d agenda et d autre part des informations d agenda. Ces données seront alors exportées vers le calendrier de MS Outlook. Vous trouverez plus bas la correspondance des données entre PlanEx et MS Outlook. Si vous avez choisi vous-même une date et une heure d agenda dans PlanEx, ces dernières sont conservées dans le calendrier de MS Outlook ; si vous avez laissé PlanEx proposer une date d agenda, l heure n est alors pas fixée : les tâches sont alors proposées sur la journée d agenda voulue, mais dans la tranche horaire située entre 5h et 7h, d où vous pourrez les faire glisser vers le créneau horaire de votre choix. Reprendre depuis le début de l année : Cette option doit être utilisée avec précaution : elle demande à PlanEx de reprendre en compte la totalité du planning de l année traitée, comme si aucun traitement de communication n avait jamais été effectué. Elle sera utilisée par exemple après des essais de communication lorsqu on décidera de tout reprendre à zéro ; elle sera généralement précédée, dans MS Outlook, d un effacement des données précédemment transmises. Compteurs de fin de traitement En fin de travail, un message indique ce qui a été effectué : Tâches : ajouts = nombre de nouvelles tâches exportées de PlanEx vers MS Outlook Tâches : actualisations = nombre de tâches précédemment exportées et non encore notées réalisées dans MS Outlook, que PlanEx a mises à jour dans MS Outlook Réalisations enregistrées dans PlanEx = nombre de tâches dont la réalisation avait été saisie dans MS Outlook et dont les informations ont été remontées vers PlanEx Calendrier : ajouts de tâches = nombre de tâches dont la date d agenda prévue dans PlanEx a fait l objet d un nouveau rendez-vous dans MS Outlook Calendrier : ajouts d informations = nombre de nouvelles informations diverses d agenda exportées en tant que rendez-vous ou événement, vers MS Outlook Correspondance des données entre une obligation PlanEx et une tâche MS Outlook Une obligation et une prestation de PlanEx deviennent une tâche dans MS Outlook. MS Outlook : PlanEx : Objet Nom client - Intitulé obligation - N tâche (1) Echéance Date limite 158

159 Début Date d agenda si définie, à défaut date limite Catégories Type (fiscal, social, etc...) Etat terminé Obligation réalisée (2) Priorité Haute si obligation à faire ressortir, normale sinon Terminé le Date de réalisation Travail total Temps prévu Travail réel Temps passé Société Code et nom du client Texte Identification de la tâche (3) Client : code et nom Tâche : code et intitulé Lieu : cabinet ou locaux client Agenda : date et heure correspondantes (4) Commentaire de réalisation (5) (1) le n de tâche rappelé ici est identique à celui qui figure dans l identification de la tâche (voir 3) ; ce n vous permet d établir un lien entre une tâche et sa prévision dans le calendrier. (2) toutes les autres valeurs du champ Etat de MS Outlook impliquent que PlanEx considère la tâche non réalisée. (3) l identification est placée par PlanEx dans le texte de la tâche sous le format suivant : [ccc-année-numéro] où ccc = collaborateur, année = année du planning, numéro = n de la tâche (déjà rappelé en objet). Cette identification est indispensable pour le bon déroulement de la communication et ne doit pas être modifiée ni supprimée. (4) la date et l heure d agenda sont rappelées ici uniquement si vous les avez définies dans PlanEx et pour information ; si ultérieurement vous déplacez un rendez-vous dans MS Outlook, cette indication ne sera pas modifiée automatiquement, et le nouveau rendez-vous ne sera pas enregistré automatiquement dans PlanEx. (5) si vous voulez qu un texte soit échangé entre les 2 logiciels, il suffit de le saisir dans la zone texte de MS Outlook, ou dans le commentaire de réalisation de PlanEx (que la tâche soit réalisée ou non), en le faisant débuter par les 2 caractères :: et en le faisant terminer par les mêmes 2 caractères (vous pouvez aussi utiliser le délimiteur // ). Lors d une création de tâche dans MS Outlook, un texte ainsi repéré dans PlanEx sera exporté ; dans l autre sens, lors de l enregistrement dans PlanEx d une réalisation notée dans MS Outlook, un texte ainsi repéré sera enregistré dans le commentaire de réalisation. Tout texte saisi dans MS Outlook ou dans le commentaire de réalisation de PlanEx et non repérés par les délimiteurs ci-dessus, reste possible mais ne sera en aucun cas échangé entre les 2 logiciels. Pour enregistrer dans MS Outlook qu une tâche a été réalisée : Renseignez le champ Etat avec la valeur Terminé, ou le champ Pourcentage d achèvement avec la valeur 100%, ou le champ Terminée le avec la date de réalisation. Si le temps passé est différent du temps prévu, indiquez-le dans le champ Temps réel. 159

160 Correspondance des données entre l agenda PlanEx et le calendrier MS Outlook Une prévision d obligation dans l agenda de PlanEx devient un rendez-vous dans le calendrier de MS Outlook. MS Outlook : PlanEx : Objet Nom client - Intitulé obligation - N tâche (1) Importance Haute si obligation à faire ressortir, normale sinon Emplacement Lieu de réalisation (cabinet ou locaux client) Début Heure de début prévue dans l agenda de PlanEx, ou, à défaut, utilisation de la tranche horaire de 5h à 7h à partir de laquelle vous pourrez faire glisser une tâche vers l horaire de votre choix Fin Heure déterminée par heure de début + temps prévu Catégories Type (fiscal, social, etc...) Texte Identification de la tâche (1) Client : code et nom Tâche : code et intitulé (1) idem tâche Une information d agenda de PlanEx peut devenir un rendez-vous dans le calendrier de MS Outlook ou un événement (si journée entière). MS Outlook : PlanEx : Objet Début Fin ou Journée entière Catégories Texte Libellé de l information d agenda Heure à laquelle a été notée l information dans l agenda de PlanEx Heure déterminée par heure de début + durée Option cochée si la durée est égale ou supérieure à l horaire de la journée Information Code collaborateur sous le format [ccc] (ne pas modifier, ne pas supprimer) Code client (si information affectée à un client) suivi de la mention : A facturer (si c est le cas) Code activité (s il a été saisi avec l information) 160

161 Remarques diverses sur la communication avec MS Outlook Généralités Toute communication cesse pour une tâche lorsque cette dernière a été enregistrée comme réalisée dans les 2 logiciels, et pour une information d agenda ou un rendez-vous lorsque ces derniers sont révolus. Vous pouvez continuer à les modifier dans les 2 logiciels mais aucune mise à jour ne sera plus exportée. Données d agenda Lorsque vous demandez à inclure les données d agenda, cela entraîne l exportation vers MS Outlook : -des prévisions d agenda relatives aux tâches dont vous avez demandé le traitement (à l aide des 2 premières options) et pour lesquelles la date d agenda a été renseignée (automatiquement ou manuellement), -des informations diverses d agendas (toutes, indépendamment de l année traitée). PlanEx n exporte vers MS Outlook que des prévisions d agenda non révolues ; en ce qui concerne les informations d agenda, elles sont toutes exportées, révolues ou non, de façon à ce que les événements constatés après coup (exemple : absence pour maladie) soient transmis dans tous les cas. Agenda principal Il est recommandé de décider lequel des 2 agendas, de PlanEx ou de MS Outlook, vous utiliserez en tant qu agenda principal, c est-à-dire l agenda de référence dans lequel vous saisirez toutes les informations. Vous pouvez par exemple décider d utiliser l agenda de PlanEx comme agenda principal et l exporter régulièrement vers MS Outlook pour renseigner ce dernier et profiter de ses possibilités en matière de diffusion et d échange avec les autres utilisateurs. Si vous gérez les temps avec PlanEx, cette solution sera recommandée car PlanEx devra disposer de la totalité des informations d agenda (absence, congé, maladie, formation, etc...). Si vous ne gérez pas les temps avec PlanEx, vous pouvez décider d utiliser l agenda de MS Outlook comme agenda principal, tout en alimentant régulièrement la liste des tâches à partir de PlanEx. Exportation d une tâche de longue durée (supérieure à une journée) dans l agenda : si une tâche de longue durée comporte une date d agenda et si votre agenda principal est celui de PlanEx, il vaut mieux fractionner cette tâche en plusieurs dates d agenda choisies par vous avant de lancer la communication ; si vous ne le faites pas, elle sera éclatée dans MS Outlook en plusieurs journées consécutives (en fonction de l horaire journalier défini lors de la génération de planning) : si votre agenda principal est celui de MS Outlook, vous pourrez alors valider cette proposition ou modifier les dates d agenda à votre convenance. Notez qu une tâche de 8 heures par exemple sera proposée de 8h à 16h par MS Outlook, alors que PlanEx la proposera de 8h à 12h puis de 14h à 18h. 161

162 4.6 Synthèse des temps par collaborateur Cette fonction édite un tableau de synthèse permettant la comparaison, par collaborateur et pour chaque mois de la période demandée, des temps théoriques et des temps affectés. Ce tableau peut être édité à titre prévisionnel pour une période à venir ou à titre de contrôle pour une période écoulée ; pour une période à venir, on choisira de faire figurer les temps prévus, alors que pour une période écoulée, on choisira les temps passés. Chaque tableau propose les informations suivantes : Temps ouvré théorique : en fonction de l horaire journalier (paramétré lors de la génération du planning et du nombre de jours ouvrés de chaque mois, calcul d un temps ouvré en heures. Ce calcul est le même pour chaque collaborateur traité. Evénements agenda : temps issu des informations d agenda saisies dans l agenda du collaborateur traité, et qui n ont pas été affectées à un client (il peut s agir de congés, d une formation, d un pont, etc...). Temps potentiel : différence entre les 2 temps précédents, soit le temps disponible de travail. Temps prévu : total des temps prévus des tâches affectées au collaborateur traité, ventilés par mois en fonction de la date d agenda (ou de la date butoir si aucune date d agenda n a été prévue) ; sont traitées ici toutes les obligations et prestations du planning, ainsi que les informations d agenda qui sont affectées à un client (exemple : prestation ponctuelle non prévue au planning). Si une tâche est d une durée supérieure à l horaire journalier, elle est éclatée en plusieurs tâches d une journée et avancée aux jours ouvrés précédents. 162

163 Ecart temps potentiel - temps prévu : différence entre les 2 temps précédents, soit le temps disponible non affecté (ce temps est négatif si le temps prévu est plus important que le temps potentiel). Les totaux suivants sont facultatifs et prennent en compte les temps réellement passés ; à ce titre, ils seront généralement utilisés pour analyser les temps d une période écoulée, alors que les temps prévus décrits ci-dessus seront utilisés à titre prévisionnel pour une période à venir. Temps passé : total des temps passés des tâches réalisées par le collaborateur traité ; sont pris en compte ici les temps passés de toutes les obligations et prestations enregistrées comme ayant été réalisées, ainsi que les informations d agenda, affectées à un client, et dont la date est révolue. Si un temps passé est d une durée supérieure à l horaire journalier, il est éclaté en plusieurs journées et avancé aux jours ouvrés précédents. Ecart temps potentiel - temps passé : différence entre le temps potentiel et le temps passé, soit le temps disponible qui n a pas été utilisé (ce temps est négatif si le temps passé est plus important que le temps potentiel). Les options de traitement utilisables sont les suivantes : Période d activité : Vous devez obligatoirement indiquer une période d activité à traiter. Cette période est libre, mobile, et peut porter sur 12 mois au maximum. Vous pouvez choisir une période écoulée ou une période à venir (vous devrez aussi choisir la présentation des temps). PlanEx va rechercher dans les différents plannings en cours et dans l agenda toutes les interventions dont la date d agenda est incluse dans la période demandée. Remarque : Si vous double-cliquez sur la date de fin, elle sera automatiquement renseignée avec la date de fin du mois de la date de début. Option de sélection : Sélection de collaborateur : Vous avez la possibilité de traiter uniquement un collaborateur donné (cochez : Sélection d un collaborateur). Si PlanEx fonctionne en mode réseau : A partir du menu «Planning» : l utilisateur connecté est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. A partir du menu «Tous les plannings» : si vous avez choisi un utilisateur, il est sélectionné par défaut ; si vous avez choisi tous les utilisateurs, aucun collaborateur n est sélectionné par défaut. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une infobulle vous rappelle le nom du collaborateur sélectionné. Option de présentation : Options de présentation : Vous pouvez choisir de voir figurer sur l état : Les temps prévus : à utiliser lorsque vous éditez l état de synthèse à titre prévisionnel pour une période à venir. Les temps passés : à utiliser lorsque vous éditez l état de synthèse dans un but d analyse d une période écoulée. Les deux : les temps prévus et les temps passés seront tous édités, ainsi que les lignes d écart correspondant. 163

164 Les dernières options utilisées vous sont proposées par défaut (vous avez la possibilité de revenir aux options par défaut initiales en cliquant sur le bouton de commande correspondant). Lancez ensuite l impression en cliquant sur. Si l état comporte plusieurs collaborateurs, l édition se terminera avec un tableau de totalisation. Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu «Planning», un utilisateur exploite ses propres données, qu il a lui-même saisies ; à partir du menu «Tous les plannings», il est possible d exploiter les données d un autre utilisateur. 4.7 Etat d activité par collaborateur Cette fonction vous permet d obtenir un état de l activité d un collaborateur pour une période choisie, cette activité regroupant toutes les obligations réalisées et toutes les informations issues de l agenda (absence, congés, formation, etc...). Une édition hebdomadaire par exemple permettra de s assurer que toute l activité d un collaborateur a bien été enregistrée. C est la date de réalisation qui est prise en compte dans la recherche des interventions, et PlanEx effectuera cette recherche dans les différents plannings en cours et dans l agenda. 164

165 Les dernières options utilisées vous sont proposées par défaut (vous avez la possibilité de revenir aux options par défaut initiales en cliquant sur le bouton de commande correspondant). Période d activité : Vous devez obligatoirement indiquer une période d activité à traiter. Cette période est libre et peut porter sur 24 mois au maximum, ce qui permet d utiliser cette fonction pour toute durée d exercice. Planex va rechercher dans les différents plannings en cours et dans l agenda toutes les interventions dont la date de réalisation est incluse dans la période demandée. Si vous double-cliquez sur la date de fin, elle sera automatiquement renseignée avec la date de fin de mois correspondant à la date de début. Options de sélection : Sélection de collaborateur : Vous avez la possibilité de traiter uniquement un collaborateur donné (cochez : Sélection d un collaborateur). Si PlanEx fonctionne en mode réseau : A partir du menu Planning : l utilisateur connecté est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. A partir du menu Tous les plannings : si vous avez choisi un utilisateur, il est sélectionné par défaut ; si vous avez choisi tous les utilisateurs, aucun collaborateur n est sélectionné par défaut. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du collaborateur sélectionné. Options de présentation : Options de présentation : Vous pouvez choisir de présenter les tâches d une journée en détail ou en cumul : Détail des tâches : toutes les obligations et les informations d agenda notées pour la période demandée feront l objet d une ligne Cumul journalier : seul un total des temps de chaque journée traitée sera imprimé. Lancez ensuite l impression en cliquant sur. Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu «Planning», un utilisateur exploite ses propres données, qu il a lui-même saisies ; à partir du menu «Tous les plannings», il est possible d exploiter les données d un autre utilisateur. 165

166 4.8 Etat des réalisations par client Si PlanEx fonctionne en mode monoposte : cette fonction vous donne accès à la totalité des données. Si PlanEx fonctionne en mode réseau : si cette fonction est appelée à partir du menu «Planning», l utilisateur aura accès à ses propres données, qu il a lui-même générées, si elle est appelée à partir du menu «Tous les plannings», l utilisateur aura accès aux données de tous les utilisateurs du réseau, sous contrôle du mot de passe superviseur. Cette fonction vous permet d imprimer les informations relatives aux prestations réalisées au cours d une période donnée, par exemple dans le but d en permettre la facturation. Si votre logiciel de facturation ne vous permet pas d importer des données, l état des réalisations vous apportera une aide appréciable lorsque vous traiterez votre facturation. Même si vous n avez pas choisi de gérer les montants avec PlanEx, cette fonction vous permet d éditer les temps passés par client, par tâche, ou par collaborateur. Avant d utiliser cette fonction, il est nécessaire d avoir saisi toutes les réalisations de la période concernée, ainsi que toutes les prestations ponctuelles, non planifiées, que vous pouvez noter sur votre agenda. 166

167 C est la date de réalisation qui est prise en compte dans la recherche des interventions à facturer et PlanEx effectuera cette recherche dans les différents plannings en cours et dans l agenda. Les dernières options utilisées vous sont proposées par défaut (vous avez la possibilité de revenir aux options par défaut initiales en cliquant sur le bouton de commande correspondant). Période d activité : Vous devez obligatoirement indiquer une période d activité à traiter. Cette période est libre et peut porter sur 24 mois au maximum, ce qui permet d utiliser cette fonction pour toute durée d exercice. Planex va rechercher dans les différents plannings en cours et dans l agenda toutes les interventions dont la date de réalisation est incluse dans la période demandée. Si vous double-cliquez sur la date de fin, elle sera automatiquement renseignée avec la date de fin de mois correspondant à la date de début. Options de sélection : Sélection de client : Vous avez la possibilité de sélectionner l'ensemble des clients pour la période demandée (cochez : Tous), ou un seul client, que vous choisirez dans la liste proposée (cochez : Sélection d un client). Si PlanEx est utilisé en mode réseau et si le client demandé est traité par plusieurs collaborateurs, utilisez le menu Tous les plannings. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du client sélectionné. Sélection de collaborateur : Vous pouvez traiter uniquement les réalisations d un collaborateur donné (cochez : Sélection d un collaborateur). Si PlanEx fonctionne en mode réseau : A partir du menu «Planning» : l utilisateur connecté est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. A partir du menu «Tous les plannings» : si vous avez choisi un utilisateur, il est sélectionné par défaut ; si vous avez choisi tous les utilisateurs, aucun collaborateur n est sélectionné par défaut. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du collaborateur sélectionné. Sélection de groupe : Vous pouvez traiter uniquement les réalisations d un groupe donné (cochez : Sélection d un groupe). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé du groupe sélectionné. Options de présentation : Options de présentation Vous pouvez choisir une présentation : Détaillée : toutes les obligations et les prestations réalisées dans la période demandée feront l objet d une ligne ; pour chaque client, elles seront présentées par tâche ou par date, selon votre réponse à l option suivante. Cumulée : toutes les obligations et les prestations réalisées dans la période demandée seront cumulées par tâche ou par date selon votre réponse à l option suivante, en une seule ligne de totaux. Quel que soit votre choix précédent, vous devez aussi choisir l option suivante : Par tâche : si vous avez choisi une présentation détaillée, les obligations et les prestations d un client seront présentées par tâche ; si vous avez choisi une présentation cumulée, les obligations et prestations d un client seront cumulées en une seule ligne de totaux par tâche. 167

168 Par date : si vous avez choisi une présentation détaillée, les obligations et les prestations d un client seront présentées par date ; si vous avez choisi une présentation cumulée, les obligations et prestations d un client seront cumulées en une seule ligne de totaux par date. Montants : compléter le chiffrage : cochez cette case si vous voulez que PlanEx tente de valoriser toutes les obligations et les prestations prises en compte et dont le montant est resté à zéro. Le chiffrage sera tenté suivant l option correspondante de l obligation ou, s il s agit d une prestation complémentaire issue de l agenda, en valorisant le temps par le taux horaire du collaborateur (si le temps prévu et le temps passé de certains des travaux traités sont différents, vous pourrez choisir lequel vous voulez utiliser pour la valorisation). Option de tri : Tri : Indiquez ici l'ordre dans lequel vous souhaitez que les obligations et les prestations soient imprimées : demandez d abord l ordre principal (1ère clé) en choisissant entre : Code client, Nom du client, Collaborateur principal et Groupe. Vous pouvez ensuite définir un ordre à l intérieur du classement principal (2ème clé) ; par exemple, si vous avez choisi en 1ère clé : Collaborateur principal, et en 2ème clé : Nom du client, vous obtiendrez un fichier ou une édition classés par collaborateur principal, et sur lequel tous les clients d'un même collaborateur seront classés par nom. Par défaut, l ordre principal est : Nom du client, et à l intérieur : Code client. Si vous choisissez : Code client en 1ère clé, la 2ème clé sera ignorée (chaque code client étant unique). L'ordre que vous choisissez ici, combiné à vos options de présentation, détermine le format de l'état imprimé. Vous pouvez vérifier si le format déterminé par vos choix correspond bien à votre attente, en utilisant la demande d'aperçu. L'option de tri Groupe entraîne automatiquement un classement par collaborateur à l'intérieur de chaque groupe; si vous prenez cette option en 1ère clé, les autres clés restent à votre disposition pour choisir un classement à l'intérieur de chaque collaborateur. Lorsque vous avez renseigné les options voulues, cliquez sur le bouton d impression. L ordre de tri que vous avez choisi va déterminer l utilisation d un format. Avant d imprimer, vérifiez si le format vous convient en utilisant la case à cocher «Aperçu». Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu «Planning», un utilisateur exploite ses propres données, qu il a lui-même saisies ; à partir du menu «Tous les plannings», il est possible d exploiter les données d un autre utilisateur du réseau, ou de plusieurs autres simultanément. 168

169 4.9 Exportation des réalisations Cette fonction vous permet d exporter* les informations relatives aux prestations réalisées au cours d une période donnée, par exemple dans le but d en permettre la facturation. Si votre logiciel habituel de facturation comporte une possibilité d importation, vous pourrez ainsi communiquer directement les éléments à traiter. * L exportation des prestations réalisées : L exportation permet de communiquer les informations relatives aux prestations réalisées au cours d une période d activité à vos autres logiciels, par exemple votre logiciel habituel de facturation, si celui-ci comporte une possibilité d importation de données, dans un des formats proposés par PlanEx. Les champs du fichier obtenus peuvent varier en fonction de vos options de présentation : si par exemple, vous choisissez une présentation cumulée par date, le fichier créé ne comportera pas d informations relatives aux obligations (code, intitulé, type) ; si au contraire vous choisissez une présentation cumulée par obligation, le fichier créé ne comportera pas de date de réalisation. Si vous voulez disposer de toutes les informations, choisissez une présentation détaillée. Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau, un utilisateur ne peut exporter que ses propres réalisations. 169

170 Même si vous n avez pas choisi de gérer les montants* avec PlanEx, cette fonction vous permet d exporter les temps passés vers un logiciel de gestion de temps. * Montants : chiffrage : Vous pouvez indiquer dans la fiche obligation de quelle façon son montant facturable peut être chiffré automatiquement ; vous obtiendrez ainsi un montant facturable pour chaque prestation du planning, que vous pourrez utiliser dans l impression des lettres de mission, qui figurera en détail et en total sur les visualisations et les éditions de planning, puis qui sera repris par les fonctions : Etat des réalisations d une période et Exportation des réalisations d une période. Modes : vous disposez des possibilités suivantes : Temps Clb : le temps sera multiplié par le taux horaire du collaborateur (valeur par défaut) (*) Temps Obl : le temps sera multiplié par le taux horaire correspondant à la prestation, indiqué au-dessous (à utiliser si le taux horaire de facturation est propre à la prestation traitée) Forfait : le forfait est indiqué au-dessous (à utiliser si vous facturez un montant forfaitaire propre à la prestation traitée) Salariés x : le nombre de salariés sera multiplié par le prix indiqué au-dessous (à utiliser si la facturation est relative au nombre de salariés ; exemple : bulletins de salaire) (*) Lignes x : le nombre de lignes comptables sera multiplié par le prix indiqué audessous (à utiliser si la facturation est relative au nombre de lignes comptables ; exemple : tenue des journaux) (*) ATTENTION : le nombre de lignes étant annuel, le montant calculé pour une prestation tiendra compte de sa périodicité (exemple : si vous tenez les journaux chaque mois, le montant de chacune des 12 prestations correspondra à 1/12ème du montant annuel). (*) Les modes «Temps Clb», «Salariés x», et «Lignes x» peuvent être calculés sur la base d un tarif propre à chaque client, tarif que vous aurez indiqué dans la fiche client, onglet «Données cabinet». Prix : à renseigner obligatoirement pour chacun des 3 derniers modes, afin que PlanEx dispose de tous les éléments de chiffrage. Remarque : Même si vous n indiquez aucun mode de chiffrage automatique, vous pourrez saisir vous-même un montant directement lorsque vous visualiserez le planning. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, un utilisateur ne peut exporter que ses propres réalisations. Avant d utiliser cette fonction, il est nécessaire d avoir saisi toutes les «réalisations» de la période concernée, ainsi que toutes les prestations ponctuelles, non planifiées, que vous pouvez noter sur votre «agenda». 170

171 C est la date de réalisation qui est prise en compte dans la recherche des interventions à facturer et PlanEx effectuera cette recherche dans les différents plannings en cours et dans l agenda. Les dernières options utilisées vous sont proposées par défaut (vous avez la possibilité de revenir aux options par défaut initiales en cliquant sur le bouton de commande correspondant). Période d activité : Vous devez obligatoirement indiquer une période d activité à traiter. Cette période est libre et peut porter sur 24 mois au maximum, ce qui permet d utiliser cette fonction pour toute durée d exercice. Planex va rechercher dans les différents plannings en cours et dans l agenda toutes les interventions dont la date de réalisation est incluse dans la période demandée. Si vous double-cliquez sur la date de fin, elle sera automatiquement renseignée avec la date de fin de mois correspondant à la date de début. Options de sélection : Sélection de client : Vous avez la possibilité de sélectionner l'ensemble des clients pour la période demandée (cochez : Tous), ou un seul client, que vous choisirez dans la liste proposée (cochez : Sélection d un client). Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : si un client est traité par plusieurs collaborateurs, vous ne pouvez exporter que les réalisations de l utilisateur connecté. En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du client sélectionné. Sélection de collaborateur : Vous pouvez traiter uniquement les réalisations d un collaborateur donné (cochez : Sélection d un collaborateur). Si PlanEx fonctionne en mode réseau : l utilisateur connecté est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle le nom du collaborateur sélectionné. Sélection de groupe : Vous pouvez traiter uniquement les réalisations d un groupe donné (cochez : Sélection d un groupe). Remarque : En posant le pointeur de la souris sur le code, une info bulle vous rappelle l intitulé du groupe sélectionné. Options de présentation : Vous pouvez choisir une présentation : Détaillée : toutes les obligations et les prestations réalisées dans la période demandée feront l objet d un enregistrement ; pour chaque client, elles seront présentées par tâche ou par date, selon votre réponse à l option suivante. Cumulée : toutes les obligations et les prestations réalisées dans la période demandée seront cumulées par tâche ou par date selon votre réponse à l option suivante, en un seul enregistrement. Quel que soit votre choix précédent, vous devez aussi choisir l option suivante : Par tâche : si vous avez choisi une présentation détaillée, les obligations et les prestations d un client seront présentées par tâche ; si vous avez choisi une présentation cumulée, les obligations et prestations d un client seront cumulées en un seul enregistrement par tâche. Par date : si vous avez choisi une présentation détaillée, les obligations et les prestations d un client seront présentées par date ; si vous avez choisi une présentation cumulée, les obligations et prestations d un client seront cumulées en un seul enregistrement par date. 171

172 Montants : compléter le chiffrage : cochez cette case si vous voulez que PlanEx tente de valoriser toutes les obligations et les prestations prises en compte et dont le montant est resté à zéro. Le chiffrage sera tenté suivant l option correspondante de l obligation ou, s il s agit d une prestation complémentaire issue de l agenda, en valorisant le temps par le taux horaire du collaborateur (si le temps prévu et le temps passé de certains des travaux traités sont différents, vous pourrez choisir lequel vous voulez utiliser pour la valorisation). Options d exportation : Format export : Choisissez le format du fichier que vous allez créer ; vous disposez des possibilités suivantes : Excel : crée une feuille de calcul Microsoft Excel. Texte : crée un fichier "System Data Format" (SDF), c'est-à-dire un fichier texte Ascii dans lequel les enregistrements ont une longueur fixe et se terminent par un retour chariot et un saut de ligne. Les champs ne sont pas délimités. Délimité : crée un fichier texte Ascii dans lequel chaque enregistrement se termine par un retour chariot et un saut de ligne. Les champs sont séparés par une virgule, et les champs caractères sont entre guillemets. Option de tri : Tri : Indiquez ici l'ordre dans lequel vous souhaitez que les obligations et les prestations soient exportées : demandez d abord l ordre principal (1ère clé) en choisissant entre : Code client, Nom du client, Collaborateur principal et Groupe. Vous pouvez ensuite définir un ordre à l intérieur du classement principal (2ème clé) ; par exemple, si vous avez choisi en 1ère clé : Collaborateur principal, et en 2ème clé : Nom du client, vous obtiendrez un fichier ou une édition classés par collaborateur principal, et sur lequel tous les clients d'un même collaborateur seront classés par nom. Par défaut, l ordre principal est : Nom du client, et à l intérieur : Code client. Si vous choisissez : Code client en 1ère clé, la 2ème clé sera ignorée (chaque code client étant unique). L'option de tri Groupe entraîne automatiquement un classement par collaborateur à l'intérieur de chaque groupe; si vous prenez cette option en 1ère clé, les autres clés restent à votre disposition pour choisir un classement à l'intérieur de chaque collaborateur. Lorsque vous avez renseigné les options voulues, cliquez sur le bouton d exportation. Un emplacement et un nom de fichier vous sont alors demandés ; par défaut, le répertoire sera le répertoire de travail*, et le nom de fichier "PlanEx_réalisations_jjmmss_jjmmss" (où jjmmss est remplacé par les dates de la période traitée) suivi de l extension correspondant au format de fichier demandé (XLS si format Excel, TXT sinon) ; vous pourrez valider ou modifier les valeurs proposées par défaut. * Répertoire de travail : Le répertoire de travail est choisi automatiquement par PlanEx en fonction de la licence que vous utilisez et du code utilisateur connecté. Si PlanEx fonctionne en mode monoposte, le répertoire de travail est nommé \planex_user ; il est unique et comporte les données de tous les collaborateurs traités par le logiciel. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, le répertoire de travail est nommé \planex_user_xxx, où xxx = le code utilisateur, et il ne comporte que les données propres à un utilisateur. Il est toujours implanté sur le même disque et au même niveau d arborescence que le répertoire de la base de données. Pour plus d informations sur le rôle du répertoire de travail, consultez l organisation des données. 172

173 Données exportées : Les données exportées sont, dans l ordre : Code client Nom client Adresse (1/2) Adresse (2/2) Code postal Bureau distributeur Collaborateur selon votre codification (code externe de la table des collaborateurs) Collaborateur selon codification PlanEx Groupe selon votre codification (code externe de la table des groupes) Groupe selon codification PlanEx Code obligation (*) Code activité cabinet (*) Intitulé de l obligation (*) Type de l obligation (Fiscal, Social, Juridique, Comptable, Gestion, Divers) (*) Obligation ou Prestation (O ou P) (*) Temps prévu Montant Date de réalisation (**) Temps passé (*) sauf si cumul par date (**) sauf si cumul par tâche En fin d exportation, un message vous indique combien d'obligations correspondent à votre demande et vous rappelle dans quel fichier elles ont été exportées. Si vous avez choisi le format Excel, l appel de ce dernier vous est proposé. Vous devez avoir acquis une licence de ce produit et l avoir installé sur le même PC que PlanEx. Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau, un utilisateur ne peut exporter que ses propres réalisations. 173

174 4.10 Etat comparatif temps prévus / temps passés Si PlanEx fonctionne en mode monoposte : cette fonction vous donne accès à la totalité des données. Si PlanEx fonctionne en mode réseau : si cette fonction est appelée à partir du menu Planning, l utilisateur aura accès à ses propres données, qu il a lui-même générées, si elle est appelée à partir du menu Tous les plannings, l utilisateur aura accès aux données de tous les utilisateurs du réseau, sous contrôle du mot de passe superviseur. Cette fonction vous permet d'éditer et de comparer les temps prévus, passés et les montants facturés pour une sélection de clients et sur plusieurs années (maximum : 3). Elle permet ainsi de mesurer l évolution du CA et la rentabilité d un client ou d un collaborateur. Cet état traite toutes les obligations et prestations qui ont été réalisées et peut être demandé à tout moment. Exemple d utilisation : lorsque vous êtes sur le point de traiter avec un nouveau client, vous pouvez, à l aide de cette fonction, rechercher et lister les clients existants dans la même activité, dans la même tranche de CA, dans la même tranche d effectif, de forme juridique identique, etc...; vous connaîtrez immédiatement les temps passés et les montants des dernières années pour tous les clients semblables. 174

175 Le but de cet état étant de comparer les temps prévus et les temps passés, seules sont traitées les obligations et les prestations générées ou créées dans le planning. Les tâches diverses non prévues, notées directement sur l agenda, ne sont en aucun cas prises en compte, même si elles ont été codées comme étant facturables. Onglet : Liste Dans le 1er onglet «Liste», vous définissez les années à traiter et l ordre dans lequel les clients doivent être listés. Années à traiter : Indiquez au moins une année à traiter, au maximum 3. Le planning des années traitées doit avoir été généré, et, pour que la comparaison des temps soit significative, les temps doivent avoir été gérés pour chacun. Pour que les comparaisons en chiffre d affaires soient significatives, il est également nécessaire que vous ayez choisi de gérer les montants. Les obligations et les prestations sont prises en compte dans l année correspondant à leur date limite. Une liste de choix vous permet de connaître toutes les années pour lesquelles vous avez généré un planning. Limiter à la période du... au... : Vous pouvez indiquer facultativement une période de traitement ; chaque année à traiter ne sera prise en compte que pour cette période ; ainsi, vous pourrez chaque mois obtenir cet état pour l année en cours, et la comparaison avec la même période des 2 années précédentes. Lorsque vous indiquez une période, seuls le jour et le mois de chacune des 2 dates sont utiles, l année saisie ici ne sera pas utilisée. Si vous n indiquez pas de période, par défaut les années sont traitées en totalité. Ordre de liste : Vous pouvez ensuite choisir l ordre dans lequel les clients seront listés : demandez d abord l ordre principal (1ère clé) en choisissant entre : Code client, Nom du client, Collaborateur principal, Groupe, et Budget (en ordre décroissant). Vous pouvez ensuite définir un ordre à l intérieur du classement principal (2ème clé) (par exemple, si vous avez choisi en 1ère clé : Collaborateur principal, et en 2ème clé : Nom du client, vous obtiendrez une liste classée par collaborateur principal, et sur laquelle tous les clients d'un même collaborateur seront classés par nom). 175

176 Par défaut, l ordre principal est : Nom du client, et à l intérieur : Code client. Si vous choisissez : Code client en 1ère clé, la 2ème clé sera ignorée (chaque code client étant unique). Sélection de clients : Les onglets suivants vous permettent de sélectionner les clients suivant de nombreux critères. Les sélections proposées par défaut sont celles que vous avez choisies lors de la dernière sélection de clients (toutes fonctions confondues). Les onglets qui comportent une sélection active ont un titre en caractères gras. Pour activer une sélection, cochez d abord la case de début de ligne (si cette case n est pas cochée, les autres informations de la ligne sont ignorées). Indiquez ensuite quelle valeur doit comporter un client pour être sélectionné ; cette valeur peut s exprimer de différentes façons suivant l information traitée : Onglet : Sélections juridiques Onglet «Sélections juridiques» : Forme juridique : Jusqu'à 6 formes juridiques à choisir dans la liste proposée. Années d'existence : Indiquez un nombre d'années minimum et/ou un nombre d'années maximum. Capital : Indiquez un capital minimum et/ou un capital maximum. % capital versé en numéraire : Indiquez un % minimum et/ou un % maximum. Société cotée : Case à cocher. Société consolidée : Case à cocher. 176

177 Commissaire aux comptes : Case à cocher. Gérant majoritaire : Case à cocher. Multi-établissement : Case à cocher. Code NAF : Jusqu'à 6 codes NAF à indiquer en clair. Date AGO : Indiquez une date de début et/ou une date de fin. Onglet : Sélections fiscales 1/2 Régime fiscal : Jusqu'à 6 régimes fiscaux à choisir dans la liste proposée. Assujetti TVA : Case à cocher. Règlement TVA : Case à cocher. Régime TVA : Case à cocher. Déclaration TVA : Case à cocher. 177

178 Option CA12 : Case à cocher. Assujetti Taxe s/salaires : Case à cocher. Adhérent : Case à cocher. Chiffre d affaires : Indiquez soit un CA mini, soit un CA maxi, soit les 2. Onglet : Sélections fiscales 2/2 Véhicule de société : Case à cocher. Contrat de prêt : Case à cocher. Salaires/pensions versés hors de France : Case à cocher. Placement à revenu fixe retenu à la source : Case à cocher. IRPP : Case à cocher. ISF : Case à cocher. 178

179 Distribution de dividendes : Case à cocher. Opérations intra-communautaires : Case à cocher. Revenus fonciers : Case à cocher. Mois de clôture : Saisissez le ou les mois concernés (sans jour ni année). Dernière mise à jour fiscale : Antérieure à la date indiquée. Onglet : Sélections sociales Nombre de salariés : Indiquez un nombre de salariés minimum et/ou un nombre de salariés maximum. Organismes sociaux : Jusqu'à 3 organismes sociaux à choisir dans la liste proposée. Périodicité des charges : Case à cocher (si vous utilisez cette sélection, elle sera testée par rapport à la périodicité correspondante à l'organisme social sélectionné : Urssaf/Assedic ou autres charges ; si vous ne sélectionnez aucun organisme, c'est la périodicité Urssaf qui sera utilisée). Dernière mise à jour des données sociales : Antérieure à la date indiquée. 179

180 Onglet : Sélections cabinet Collaborateurs : Jusqu'à 6 codes collaborateurs à choisir dans la liste proposée; la correspondance sera recherchée aussi bien avec le collaborateur principal qu'avec les collaborateurs spécialisés. Groupes : Jusqu'à 6 codes groupes à choisir dans la liste proposée. Budget : Indiquez un budget minimum et/ou un budget maximum. Profil client : Indiquez jusqu à 4 codes profils ; cliquez sur le bouton <utilisés> pour obtenir la liste des profils que vous avez utilisés dans une fiche client au moins (un clic dans cette liste renseigne le 1er champ de sélection libre). Vous pouvez ne tester que certains caractères du code : pour cela utiliser le caractère générique - ou? ; exemples : pour déclencher l obligation pour les clients dont le code profil commence par 1, indiquez ici 1-- (ou 1?? ) ; pour déclencher l obligation pour les clients dont le 2ème caractère du code profil est 5, indiquez ici -5- (ou?5? ). Coefficient de temps : Indiquez un coefficient minimum et/ou un coefficient maximum. Clients inactifs : Oui (lister les clients inactifs) ou Non (ne pas lister les clients inactifs). Par défaut: les clients inactifs ne sont pas traités ; le résultat est donc le même si vous ne cochez pas cette ligne, ou si vous la cochez en sélectionnant l'option : Non. 180

181 Onglet : Sélections diverses Exploitant agricole : Case à cocher. Cas particuliers : Jusqu'à 3 cas particuliers à choisir dans la liste proposée. Age du dirigeant : Indiquez un âge minimum et/ou un âge maximum (l âge sera calculé au jour de l édition). Remarques : En cas de case à cocher Oui/Non : si vous cochez la case Oui, la condition sera considérée comme réalisée si le client correspond à l'information traitée ; si vous cochez la case Non, la condition sera considérée comme réalisée si le client ne correspond pas à l'information traitée. En cas de code à choisir dans la liste proposée : si vous souhaitez sélectionner les codes à espace, laissez à espace le 1er code proposé ; si les codes suivants sont laissés à espace, ils seront considérés comme non utilisés (exemple: pour sélectionner les clients dont le régime fiscal est à espace, cochez la ligne "Régime fiscal", et choisissez le code à espace dans la liste proposée pour le 1er code régime ; si vous choisissez "BICNS" dans le 1er code régime et si vous laissez les codes suivants à espace, seuls seront sélectionnés les clients dont le régime fiscal est égal à "BICNS"). Un client sera sélectionné s'il répond à TOUTES les sélections que vous demandez. 181

182 Impression Lorsque vous avez renseigné tous les paramètres voulus, vous pouvez lancer l impression. Pour obtenir un aperçu de votre état, cochez l option «Aperçu» avant d imprimer. Remarque : Si PlanEx fonctionne en mode réseau : à partir du menu Planning, un utilisateur exploite ses propres données, qu il a lui-même saisies ; à partir du menu Tous les plannings, il est possible d exploiter les données d un autre utilisateur du réseau, ou de plusieurs autres simultanément. 182

183 PlanEx - 5 Menu Outils 183

184 5.1 Effacement du planning d une année Cette fonction vous permet d'effacer en totalité le planning d'une année dont vous n'avez plus besoin. L'année vous est demandée en début de fonction ; aucune année par défaut n'est proposée, vous devez obligatoirement saisir l'année à effacer. Une liste de choix vous permet de connaître toutes les années pour lesquelles il existe un planning dans votre répertoire de travail. Attention : cet effacement est définitif. Un planning effacé peut toujours être régénéré par Planex, mais on perdra toutes les données que l'on y avait ajoutées : dates de réalisation, observations, temps passé, modifications diverses, etc... Si PlanEx fonctionne en mode monoposte, le répertoire de travail étant normalement situé sur votre disque, le planning supprimé est envoyé dans la corbeille. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, aucune copie n est conservée dans la corbeille. Si vous avez saisi des informations diverses d agenda pour l année effacée, elles seront automatiquement supprimées en même temps que le planning sur lequel elles figuraient. Remarques : Cet effacement n'est en aucun cas obligatoire. Le nombre de plannings annuels existant dans un répertoire de travail n est pas limité par PlanEx. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, un utilisateur ne peut effacer que ses propres plannings. 184

185 5.2 Epuration historique des demandes de planning Cette fonction vous permet d'épurer les données anciennes de l'historique des demandes de planning. (Vous pouvez interroger cet historique lorsque vous demandez la génération d'un planning). Si PlanEx fonctionne en mode réseau, aucun autre poste ne doit utiliser la même base de données pendant toute la durée de l épuration. Toutes les demandes de planning antérieures à une date donnée sont épurées. La date proposée est la date du jour, mais vous pouvez la modifier si vous souhaitez conserver la trace d'autres demandes. Cette date s'entend "exclue", c'est-à-dire que les demandes datées du jour indiqué sont conservées. Remarques : Cette épuration n'est en aucun cas obligatoire. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, l historique des demandes de planning comporte la totalité des demandes, quel que soit l utilisateur demandeur. 185

186 5.3 Définition des contrôles de cohérence Sélectionnez éventuellement un contrôle puis cliquez sur «OK». Cette fonction vous permet d'indiquer des contrôles de cohérence que PlanEx devra effectuer lorsque vous créerez des clients, ou lorsque vous les modifierez. Dans la version qui vous est livrée, la table comporte déjà un certain nombre de contrôles liés aux codifications prévues de base. Vous pouvez créer de nouveaux contrôles, modifier les contrôles existants, ou utiliser la table telle qu'elle vous a été livrée. Chaque contrôle consiste à déclarer que la combinaison de certaines données dans 2 zones différentes est impossible, et doit être refusée par PlanEx. Pour chacune de ces 2 zones, vous devez donc définir: 186

187 FRM (forme juridique) REG (régime fiscal) TVA (assujettissement TVA) D/E (tva sur débits ou encaissements) S/N (régime réel simplifié ou normal) M/T (déclaration TVA mensuelle ou trimestrielle) ADH (adhérent à un centre ou une association) TAX (assujetti Taxe s/salaires) CAC (commissaire aux comptes) C12 (CA12) MAJ (gérant majoritaire) Le type de la zone, à choisir dans la liste qui vous est proposée, à savoir : La valeur que vous voulez comparer, à saisir en clair ou en code, suivant le type de zone que vous avez sélectionné ci-dessus, c est-à-dire : FRM : une forme juridique existante dans la table REG : un régime fiscal existant dans la table TVA : O(ui) ou N(on) D/E : D(ébits) ou E(ncaissements) S/N : S(implifié) ou N(ormal) M/T : M(ensuelle) ou T(rimestrielle) ADH : C(entre) ou A(ssociation) ou N(on) TAX : O(ui) ou N(on) CAC : O(ui) ou N(on) C12 : E(xercice) ou A(nnée civile) ou N(on: pas de CA12) MAJ : O(ui) ou N(on) Les valeurs doivent être cadrées à gauche, avec des espaces à droite. Exemple de contrôle : pour indiquer que la forme juridique "SA" est incompatible avec une adhésion à un centre agréé, on indiquera: 1ère zone : 2ème zone : type = FRM type = ADH valeur = SA valeur = C Attention, indiquez les 2 zones en respectant l'ordre de la liste ci-dessus ; par exemple, n'indiquez pas : 1ère zone = ADH, 2ème zone = FRM, mais le contraire comme ci-dessus. Lorsque vous créez -ou modifiez- un client, si une anomalie est détectée d'après un de ces contrôles, le message qui est affiché commence par la mention : "Contrôle de cohérence" pour vous indiquer qu'il est issu de la table des contrôles de cohérence ; si ce contrôle ne vous parait pas judicieux, vous pouvez alors le modifier ou le supprimer de la table, pour que vos données client soient ensuite acceptées. 187

188 Visualiser le premier contrôle Visualiser le contrôle précédant Visualiser le contrôle suivant Visualiser le dernier contrôle Visualiser tous les contrôles de cohérence Créer un nouveau contrôle Modifier le contrôle visualisé Supprimer le contrôle visualisé Valider la mise à jour en cours Annuler la mise à jour en cours 5.4 Compacter des données Le compactage consiste à éliminer physiquement les données que vous avez supprimées et à récupérer la place disque perdue. Il contribue à assurer un traitement fiable et rapide de vos données. Il est recommandé de l exécuter régulièrement, soit à l occasion d une sauvegarde, soit en lançant cette fonction à partir du menu. Lors du lancement de PlanEx, si vous n avez pas compacté vos données depuis 2 mois ou plus, un message vous en informe et vous propose de lancer immédiatement la présente fonction. Aucune autre fonction de PlanEx ne doit être active sur votre poste. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, aucun autre poste ne doit utiliser la même base de données pendant toute la durée du compactage ; seuls les plannings de l utilisateur connecté sont compactés. Le compactage des données et des plannings est extrêmement rapide. 188

189 5.5 Sauvegarde de la base de données Cette fonction vous permet d effectuer une sauvegarde de votre base de données PlanEx et de vos plannings en cours. Elle peut être effectuée sur toute unité de support magnétique désignée par une lettre dans Windows. En cas d utilisation de disquettes, elle permet d enchaîner plusieurs disquettes si nécessaire. La gravure de CD n est pas gérée par cette fonction. Il est recommandé d utiliser cette fonction, à la place, ou mieux en plus, de votre outil de sauvegarde habituel, car en même temps qu elle sauvegarde, elle effectue un contrôle physique de la base de données, ainsi qu un compactage. Quel que soit l outil utilisé, il est vivement recommandé de sauvegarder fréquemment vos données (consultez les consignes de sécurité). Les différentes étapes de la fonction de sauvegarde sont les suivantes : Avant de cliquer sur <Sauvegarder>, choisissez l option de sauvegarde des plannings existants. Attention : Si PlanEx fonctionne en mode réseau, cette option ne concerne que les plannings de l utilisateur connecté (les plannings des autres utilisateurs ne sont pas sauvegardés ; chaque utilisateur susceptible de créer des plannings doit donc procéder à ses propres sauvegardes). Cliquez sur <Sauvegarder> : l état physique des données est immédiatement vérifié. Cette opération consiste à vérifier la présence des tables et des index de la base de données, puis la validité physique des tables. Si la base de données est valide, l enchaînement avec la sauvegarde est automatique. 189

190 Si des anomalies sont détectées, un message vous en informe et vous empêche d enchaîner avec la sauvegarde ; cela vous évitera de sauvegarder inutilement une base de données endommagée et surtout, de détruire la dernière sauvegarde valide dont vous aurez peut-être besoin pour reconstituer vos données. Aucune tentative de reconstruction n est assurée par cette fonction. Le seul moyen qui vous garantisse alors totalement de pouvoir réutiliser normalement vos données, est de restaurer votre dernière sauvegarde de la base valide. Si vous n'en disposez pas, vous pouvez tenter de lancer les fonctions de reconstruction de données. Si la vérification est correcte, vous devez ensuite indiquer l unité sur laquelle vous voulez créer la sauvegarde, et éventuellement le répertoire. L emplacement de votre sauvegarde précédente vous est proposé par défaut. Une indication en haut de l écran vous rappelle la date et l emplacement de votre précédente sauvegarde. Lorsque la sauvegarde rapide se termine, un message vous propose de compacter la base de données. Le compactage consiste à éliminer les données que vous avez supprimées (les enregistrements que vous supprimez ne disparaissent définitivement que lorsque vous compactez) et à récupérer la place disque correspondante. Il contribue à assurer un traitement fiable et rapide de vos données. Cette opération est très rapide et il est recommandé de la lancer régulièrement. Elle ne doit être interrompue en aucun cas. Notez que le menu Outils propose également un compactage, qui exécute cette seule fonction très rapidement. Pour restaurer une base que vous avez sauvegardée au moyen de cette fonction, utilisez la fonction de restauration de base de données. Aucune autre fonction de PlanEx ne doit être active sur votre poste. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, aucun autre poste ne doit utiliser la même base de données pendant toute la durée de la sauvegarde. Remarques : Les plannings des années antérieures à 2000 ne sont pas sauvegardés. Si vous sauvegardez sur disquette, aucun fichier d une taille supérieure à la capacité d une disquette (1.44 Mo) ne peut être sauvegardé ; un message vous signalera chaque cas. Essayez alors d utiliser un support de sauvegarde offrant plus de capacités ; à défaut, vous pouvez choisir un répertoire sur votre disque pour conserver une sauvegarde logique (une sauvegarde physique au moyen de votre outil de sauvegarde habituel est alors vivement recommandée). Si vous sauvegardez sur disquette, utilisez une (des) disquette(s) vide(s) et formatée(s) ; assurez-vous qu elles ne sont pas protégées en écriture. 190

191 5.6 Restauration de la base de données Cette fonction vous permet de restaurer une copie de base de données que vous avez prise en utilisant la fonction de sauvegarde de PlanEx. Elle peut être utilisée en cas de problème sur vos données permanentes, par exemple à la suite d une mauvaise manipulation ou d une corruption de vos données. Une indication en haut de l écran vous rappelle la date de votre dernière sauvegarde, l emplacement de la base sauvegardée et l emplacement de la sauvegarde. Avant de cliquer sur <Restaurer>, choisissez l option de restauration des plannings sauvegardés. Attention : Si PlanEx fonctionne en mode réseau, cette option ne porte que sur le(s) planning(s) créés par l utilisateur qui a effectué la sauvegarde. Cliquez sur <Restaurer> ; indiquez ensuite dans quel répertoire la base sauvegardée doit être restaurée ; le répertoire de données en cours vous est proposé, vous pouvez le valider ou indiquer un autre répertoire existant. Si vous avez choisi de restaurer aussi les plannings, vous devez ensuite indiquer dans quel répertoire de travail ils doivent être restaurés ; le répertoire de travail en cours vous est proposé, vous pouvez le valider ou indiquer un autre répertoire existant. Attention : si vous restaurez une sauvegarde issue d une version de PlanEx antérieure à la version 2.6 : un changement étant intervenu dans l appellation des répertoires de travail, n utilisez pas un répertoire dont le nom correspond à la syntaxe 2.6 (planex_user) mais à la syntaxe antérieure (exemple : planex_travail). Lorsque la restauration sera terminée et que vous relancerez PlanEx, la mise à niveau 2.6 se fera automatiquement dans le répertoire voulu. Indiquez ensuite l emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. L emplacement de votre dernière sauvegarde vous est proposé par défaut. 191

192 Une confirmation vous est ensuite demandée, en vous rappelant les répertoires d origine et de destination que vous avez indiqués. Si vous confirmez, la copie de sauvegarde est restaurée. En fin de restauration, un message vous informe que vous devez relancer PlanEx. Aucune autre fonction de PlanEx ne doit être active sur votre poste. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, aucun autre poste ne doit utiliser la même base de données pendant toute la durée de la restauration. 5.7 Reconstruire les données En cas de coupure d alimentation, de mise hors tension intempestive de votre PC, ou de certains dysfonctionnements de votre matériel, la base de données peut subir des dommages. Des messages vous en informent lorsque vous voulez l utiliser. Les messages les plus fréquents dans le cas d une tentative d accès à des données endommagées sont les suivants : Vous tentez d accéder à une table endommagée Vous tentez d accéder à une base de données endommagée Vous tentez d accéder à une table dont l index est endommagé Si vous obtenez un message de ce type, votre base de données comporte des données corrompues et vous ne pouvez plus y accéder. Le seul moyen qui vous garantisse alors totalement de pouvoir réutiliser normalement vos données, est de restaurer votre dernière sauvegarde de la base valide (obtenue par exemple par une sauvegarde ou par toute autre opération de sauvegarde sur support externe). Si vous n'en disposez pas, vous pouvez tenter de lancer cette fonction, qui dans de nombreux cas remettra vos données en état de fonctionnement. 192

193 Certains messages d anomalie vous proposent d appeler directement la reconstruction : cela peut s avérer utile si l erreur vous empêche d atteindre le menu. La reconstruction de données peut aussi être lancée à titre préventif : elle peut permettre de détecter et réparer un dommage subi par la base avant qu un message d erreur ne vous soit retourné (la sauvegarde effectue les mêmes contrôles avant de sauvegarder les données, mais ne fait que vous les signaler : elle ne permet pas de les reconstruire : si une anomalie est détectée au moment de la sauvegarde, vous devrez utiliser la présente fonction pour tenter de la réparer). La reconstruction utilise un certain nombre d options qui sont définies par défaut et visualisées dans la fenêtre de lancement. Normalement, vous n avez pas à modifier ces options (sauf à la demande de votre distributeur). Elle traite toutes les tables de la base de données, puis le(s) planning(s) éventuel(s) existant dans le répertoire de travail de l utilisateur, puis les fichiers de paramètres existant dans le répertoire d application du poste qui lance la reconstruction. S il existe un problème avec le planning d un utilisateur, il faut donc être connecté sous son code pour tenter de le réparer. Après avoir cliqué sur <Reconstruire> : Une confirmation vous est alors demandée, puis la reconstruction s effectue. Pour chaque table dans laquelle un dommage est localisé, un message vous indique si la table a pu être reconstruite ou si le problème s avère irréparable. Après traitement de toutes les tables, un message récapitule les opérations effectuées. Si la reconstruction se termine normalement, un message vous propose de reconstruire les index de vos tables. Si une ou plusieurs tables ont été réparées, le message précise que cette opération est recommandée. NB : Si la fonction de reconstruction ne s exécute pas ou s exécute mal, il y a dans le répertoire d application un fichier nommé validate.txt : quittez PlanEx, renommez ce fichier en novalidate.txt, puis rappelez PlanEx et relancez la construction. Il est bien entendu que la reconstruction détecte et répare des dommages de type physique, c est-à-dire susceptibles d empêcher l accès aux données par les fonctions de PlanEx. Les anomalies de type logique qui pourraient subsister dans une base reconstruite ne sont en aucun cas détectables ni réparables par cette fonction. Vous devez vous assurer de la validité logique d une table reconstruite au moyen des fonctions appropriées de PlanEx. La reconstruction crée un journal des opérations effectuées, dans un fichier nommé RECOVREP.TXT, dans le répertoire d application. Si vous désirez obtenir des informations avancées sur la reconstruction de données (options, codes erreurs, intervention manuelle, etc...), vous pouvez consulter le fichier RECONSTR.TXT (en anglais) dans le répertoire de l application. 193

194 Notez que des compétences techniques sont indispensables pour la compréhension et l utilisation des informations disponibles. PlanEx utilise également certains fichiers annexes, situés dans le répertoire d application, qui sont également reconstruits par la présente fonction. Aucune autre fonction de PlanEx ne doit être active sur votre poste. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, aucun autre poste ne doit utiliser la même base de données pendant toute la durée de la reconstruction. Si la reconstruction ne résout pas vos problèmes d accès, reportez-vous au chapitre : Sécurité des données*. * Sécurité des données Vous devez effectuer régulièrement une sauvegarde de votre base. Souvenezvous que seules des sauvegardes régulières peuvent vous garantir en toutes circonstances la continuité de votre exploitation informatique. Il est recommandé d utiliser la fonction de sauvegarde incluse au menu Outils de PlanEx, car elle propose d autres fonctionnalités en plus de la sauvegarde, mais vous pouvez utiliser n importe quel outil de sauvegarde de votre choix. Si vous utilisez un autre outil de sauvegarde, vous devrez effectuer régulièrement un compactage de votre base de données. Si PlanEx fonctionne en mode réseau, souvenez-vous que la fonction de sauvegarde incluse au menu Outils de PlanEx vous permet de sauvegarder vos plannings mais qu il s agit uniquement des plannings de l utilisateur qui effectue la sauvegarde et en aucun cas de ceux des autres utilisateurs du réseau ; pour une sauvegarde d ensemble, effectuez une sauvegarde globale du serveur avec votre outil habituel de sauvegarde. L important est de bien organiser votre procédure de sécurité, en suivant ces recommandations : Faites des sauvegardes fréquemment. La périodicité idéale dépend de la fréquence à laquelle vous saisissez dans la base de données ; si vous saisissez tous les jours, sauvegardez tous les jours. Pensez qu en cas de problème irréparable, vous auriez à recommencer tout ce que vous avez saisi depuis votre dernière sauvegarde, cela devrait vous inciter à sauvegarder fréquemment! Alternez plusieurs supports de sauvegarde, de façon à disposer en permanence de sauvegardes récentes et de sauvegardes plus anciennes. Un bon système consiste à sauvegarder chaque jour de la semaine sur un support différent, et de conserver le dernier support de la semaine (c est-à-dire de ne pas le réutiliser) pendant 2 mois ou plus. Stockez régulièrement des sauvegardes à l extérieur de l entreprise (par exemple, la dernière sauvegarde de chaque mois), pour vous prémunir contre l incendie, le vol, le vandalisme

195 Assurez-vous que les supports de sauvegarde que vous créez sont exploitables : n attendez pas d être dans l obligation de les utiliser pour vous apercevoir que votre unité de sauvegarde crée des sauvegardes illisibles ou invalides ; simulez par exemple une restauration sur une autre machine ; le cas échéant consultez votre distributeur. Remarque importante : Lorsqu une base de données subit un dommage, il est possible que ce dommage ne provoque pas de problème immédiat dans votre exploitation, selon son degré de gravité et en fonction des accès que vous allez utiliser ou non à la suite de ce dommage. Vous risquez alors de continuer à sauvegarder une base de données endommagée et d écraser toutes vos sauvegardes valides d autant plus rapidement que le nombre de supports physiques que vous utilisez est restreint. Lorsque vous finirez par obtenir un message vous informant que l accès à votre base de données n est plus possible, vous ne disposerez peut-être plus de sauvegarde valide. Les recommandations ci-dessus vous éviteront dans la plupart des cas de rencontrer cette situation. Cette organisation des sauvegardes régulières pourra être complétée de sauvegardes pour archivages ponctuels (par exemple : archivage de la base de données à la fin d une année). Problèmes d accès aux données En cas de coupure d alimentation, d arrêt anormal de votre système, ou de certains dysfonctionnements de votre matériel, la base de données peut subir des dommages. Des messages vous en informent lorsque vous voulez l utiliser. Les messages les plus fréquents dans le cas d une tentative d accès à des données endommagées sont les suivants : Vous tentez d accéder à une table endommagée Vous tentez d accéder à une base de données endommagée Vous tentez d accéder à une table dont l index est endommagé Le seul moyen qui vous garantisse alors totalement de pouvoir réutiliser normalement vos données, est de restaurer votre dernière sauvegarde de la base valide, que vous aurez pris soin d effectuer régulièrement comme indiqué ci-dessus. A défaut de sauvegarde utilisable, reportez-vous à la fonction : Reconstruction des données. Si la fonction de reconstruction des données ne parvient pas à reconstituer une base de données utilisable et si vous ne disposez pas de sauvegarde valide, vous devrez recréer une nouvelle base de données et recommencer la saisie de vos données spécifiques. 195

196 Autres problèmes Il est possible quoique rare que certains problèmes soient liés non pas à la base de données mais à l endommagement de votre répertoire d application ; si la reconstruction des données ne résout pas vos difficultés, vous pouvez alors tenter de supprimer les fichiers suivants du répertoire d application : Dans un 1er temps : PARPP.*, PARLIC.* et s il existe : PARGRID.* (puis procédez à nouvel essai) Dans un 2ème temps : FOXUSER.* (puis procédez à nouvel essai) Si les problèmes persistent, la solution radicale est alors de désinstaller le logiciel PlanEx du poste qui rencontre ce problème, puis de supprimer le répertoire d application, puis de réinstaller PlanEx. Certaines anomalies concernant l accès aux données peuvent apparaître à la suite d un incident système ponctuel intervenu sur votre PC (ou sur le serveur de données si PlanEx fonctionne en mode réseau). Souvent, le simple fait de redémarrer votre PC (et/ou votre serveur si PlanEx fonctionne en mode réseau) fait disparaître le problème. Essayez toujours de redémarrer avant d envisager des procédures plus contraignantes, telles que la restauration d une sauvegarde ou l appel de votre service de maintenance. Compactage des données Le compactage consiste à éliminer physiquement les données que vous avez supprimées et à récupérer la place disque perdue. Il contribue à assurer un traitement fiable et rapide de vos données. Il peut être effectué soit à l occasion d une sauvegarde, soit en appelant la fonction : Outils / Compactage des données. Lors du lancement de PlanEx, si vous n avez pas compacté vos données depuis 2 mois ou plus, un message vous en informe et vous propose de lancer le compactage immédiatement. Le compactage des données et des plannings est extrêmement rapide. Remarques sur les performances Une implantation optimum de vos données sur disque en garantit la fiabilité, mais aussi les meilleurs temps de traitement ; si vous utilisez des volumes de données importants et si à la longue, vous constatez une dégradation de vos temps de traitement, faites une sauvegarde de vos données avec la fonction du menu Outils, puis lancez la reconstruction des données, vous améliorerez probablement vos temps de traitement. Une dégradation des temps de traitement peut aussi être la conséquence d une fragmentation de votre disque, due à une utilisation intensive ou ancienne ; n oubliez pas de tester régulièrement le besoin de défragmentation de votre disque, à l aide des outils que Windows met à votre disposition (vous pouvez y accéder 196

197 généralement à partir de l affichage des propriétés du lecteur de disque). Si PlanEx fonctionne en mode réseau, cette précaution est à prendre aussi bien pour le disque du serveur que pour le disque de chaque poste de travail. Comme de nombreux logiciels, PlanEx utilise le répertoire des fichiers temporaires de Windows (par exemple \Windows\temp mais ce chemin peut varier) pour des créations de données temporaires, des tris, etc... Ce répertoire peut à la longue comporter de nombreuses données résiduelles qui ralentissent les accès : pensez à l effacer périodiquement lorsque aucune application ne travaille : vous pouvez pour cela utiliser le nettoyage proposé par la boite de propriétés de votre lecteur de disque. 197

198 PlanEx - 6 Menu Environnement 198

199 6.1 Options générales Cette fonction permet de choisir certains comportements du logiciel, concernant principalement les mises à jour relatives à la gestion des temps. Vous pouvez protéger l utilisation de cette fonction en lui affectant un mot de passe, sans lequel aucune modification des options générales ne sera possible. Les options que vous pouvez choisir sont les suivantes : Méthode de mémorisation d un temps dans l historique des temps* *Gestion des temps PlanEx permet d affecter une prévision de temps à chaque tâche générée, puis d enregistrer le temps réellement passé à la réalisation de cette tâche dans le but de contrôler l activité et d affiner la prévision. Vous utiliserez cette possibilité si vous voulez : Obtenir des totalisations de temps prévu et de temps passé (ainsi que des écarts) sur les éditions de planning, Valoriser automatiquement le montant facturable d une prestation, Obtenir un tableau de synthèse des temps par collaborateur, Editer l état comparatif temps prévus/temps passés pour vos clients, Entretenir plus efficacement l agenda d un collaborateur, que ce soit de façon automatique ou manuelle. 199

200 Vous trouverez ci-dessous des explications concernant les différentes façons dont vous pouvez utiliser cette fonctionnalité. Lorsque vous commencez à utiliser PlanEx, aucune prévision de temps n existe dans la base de données qui vous est livrée ; si vous générez un planning sans complément d information, le 1er planning obtenu pour chaque client ne comportera aucune prévision de temps (*). Au fur et à mesure que vous réaliserez les différentes tâches prévues pour un client donné, vous mettrez à jour votre planning en saisissant les informations concernant la réalisation des obligations. Parmi ces informations, vous saisirez le temps passé qui a été réellement nécessaire à l exécution de chaque tâche chez chaque client. Ces temps pourront être mémorisés dans un fichier historique des temps, selon la méthode que vous aurez choisie. La gestion de ces temps de référence peut être laissée libre ou accessible seulement avec un mot de passe superviseur. Lors des générations suivantes de planning, vous pourrez demander à PlanEx d utiliser cet historique des temps pour affecter une prévision de temps à chaque tâche générée, dans la mesure où celle-ci aura déjà été réalisée au moins une fois pour chaque client traité. Si elle l a déjà été plusieurs fois, c est le dernier temps que vous aurez mémorisé qui sera utilisé. Pour un nouveau client sans historique, ou dont l historique est encore partielle, vous pouvez indiquer dans sa fiche le code d un client dont l activité et les caractéristiques sont proches : PlanEx ira alors chercher dans son historique les temps non encore connus pour le nouveau client. Vous pouvez ajouter au planning une prestation qui n a pas été générée (soit généralement une tâche de type non répétitif) et saisir toutes les informations (par exemple : le temps prévu) qui vont permettre de l intégrer dans le cycle normal de PlanEx. Enfin, lorsque vous voulez saisir un temps qui ne correspond pas à une tâche prévue au planning (exemples : absence, vacances, formation, action ponctuelle non prévue, etc...), PlanEx vous donne la possibilité de noter toutes ces informations diverses sur l agenda directement. Si vous souhaitez gérer les temps de déplacement, vous aurez le choix entre 2 solutions : soit les inclure dans le temps que vous saisissez pour un client donné, soit les ajouter directement sur l'agenda du collaborateur. Pour affecter facilement un temps dés la 1ère génération de toute obligation pour tout client, vous pouvez indiquer dans la fiche obligation un temps théorique que vous aurez vous-même estimé, indépendamment de toute variation liée aux clients ; ce temps moyen peut ensuite être affiné par l indication, dans la fiche client, d un coefficient de correction des temps, qui va permettre soit de l'augmenter, soit de le diminuer pour un client donné, et donc d obtenir un début de personnalisation de la prévision de temps. 200

201 Exemple : dans le fichier des obligations, on peut indiquer un temps théorique de 2 h pour la déclaration de TVA ; ce temps sert de base à toute les déclarations de TVA générées ; pour un client aux données volumineuses ou à l organisation problématique, indiquez par exemple un coefficient de 2 : l'obligation sera générée avec un temps de 2 h x 2 = 4 h pour ce client ; pour un client aux données peu volumineuses et bien organisé, indiquez par exemple un coefficient de 0,50 : l obligation sera générée avec un temps de 2 h x 0,50 = 1 h ; pour un client sans coefficient, l obligation sera générée avec un temps de 2 h. Lors de la génération d un planning pour un client et pour une obligation donnée, si l on dispose à la fois d un temps théorique et d un temps réel mémorisé, c est ce dernier qui sera choisi en priorité (sauf si vous avez annulé l option d utilisation de l historique). Les visualisations et les éditions de planning comportent des totalisations de temps prévu et passé ; les éditions dégageront en outre un écart sous la forme d un «boni/mali» de temps qui sera indiqué pour chaque niveau de totalisation et de sous-totalisation (pour un client, pour une prestation, pour un collaborateur, pour une période, etc...). De nombreux états rappellent les temps prévus et passés : tableau de synthèse des temps, état des réalisations, état comparatif temps prévus/temps passés, état d activité par collaborateur. (*) Si vous souhaitez utiliser immédiatement des temps dont vous avez connaissance (préalablement à l utilisation de PlanEx), vous pouvez procéder ainsi : générez le planning d une année écoulée et saisissez les temps passés pour les clients et les obligations dont vous disposez déjà, de façon à les mémoriser dans l historique des temps. Les plannings que vous générerez par la suite en tiendront compte. Si une même obligation figure plusieurs fois dans le planning pour un même client, il est inutile de saisir le temps pour chaque prévision : une seule saisie suffit à la mémorisation. Vous avez le choix entre 2 méthodes : Lorsqu un temps est saisi, demander à l opérateur s il veut le mémoriser comme temps de référence : si vous choisissez cette option, chaque fois qu un collaborateur saisira un temps (prévu ou passé et que ce soit dans le planning ou à partir de l agenda), une boite de dialogue lui proposera de le mémoriser. Ne pas proposer de mémoriser un temps saisi : le choix des temps de référence fera l objet d une décision ultérieure : si vous choisissez cette option, aucune mémorisation ne sera proposée au collaborateur lorsqu il saisira un temps de quelque façon que ce soit ; la décision de mémoriser ou non un temps en historique sera prise à l occasion d une révision ultérieure et de la façon suivante : on visualisera toutes les réalisations d une période, et on choisira les temps à mémoriser en historique en effectuant un double-clic sur le temps voulu (prévu ou passé) Remarque : La 2ème méthode est toujours disponible même si vous avez choisi la 1ère. 201

202 Mot de passe obligatoire pour révision du temps de référence Si vous voulez que la possibilité de mémoriser un temps en historique en double-cliquant sur ce temps (2ème méthode dans le choix ci-dessus) ne soit possible qu après avoir décliné un mot de passe, cochez cette option. Le mot de passe à décliner est le même que celui qui donne accès aux fonctions réservées. Mot de passe obligatoire pour modifier le temps prévu Si vous voulez que la possibilité de modifier le temps prévu d une obligation du planning ne soit possible qu après avoir décliné un mot de passe, cochez cette option. Lorsqu elle est contrôlée par le mot de passe, la modification du temps prévu est possible même après que l obligation a été réalisée. Le mot de passe à décliner est le même que celui qui donne accès aux fonctions réservées. Remarque : Ces 2 dernières options ne peuvent être retenues que si vous avez créé un mot de passe ; elles seront annulées si vous supprimez ce dernier. Proposer le recalcul du montant lors d une modification du temps prévu Par défaut, lorsque vous modifiez le temps prévu d une obligation, PlanEx vous propose de recalculer le montant. Si vous ne gérez pas les montants, ou si vous préférez déclencher vous-même le recalcul (par double-clic sur le montant à recalculer), vous pouvez décocher cette case ; le recalcul ne vous sera plus proposé. Activer la messagerie interne (avec une licence réseau uniquement) Lorsque vous consultez les agendas du réseau, la messagerie interne vous permet d adresser des messages à l un des utilisateurs (ou à tous). Les destinataires en auront connaissance* dés qu ils consulteront leur agenda. Par défaut, la messagerie est activée, mais vous pouvez la désactiver ici en décochant cette case. Les destinataires en auront connaissance Réception d un message interne Cette fenêtre s ouvre : - soit automatiquement lorsqu un message vous est envoyé par un autre utilisateur : le titre vous indique l expéditeur, et la date et l heure auxquelles ce message a été émis. - soit parce que vous avez cliqué sur le bouton (en haut à droite de la fenêtre agenda) : elle ne comporte alors aucun message, mais vous pouvez cliquer sur le 202

203 bouton pour obtenir la liste des messages que vous avez reçus précédemment ; vous pouvez en sélectionner un et le visualiser à nouveau. Vous pouvez déplacer la fenêtre des messages en la faisant glisser mais vous devez pour cela faire glisser le pointeur de la souris jusqu à un emplacement libre du fond bleu de l écran. Les messages sont des fichiers textes, stockés dans votre répertoire de travail. Leur nom commence par «Non lu...» tant que vous n en avez pas pris connaissance, puis par «Lu...» ; la suite du nom indique l expéditeur et la date et l heure de l envoi. PlanEx vérifie toutes les 10 secondes si vous avez reçu un nouveau message. Le bouton vous permet de supprimer les messages reçus avant une date donnée (par défaut : les messages datant de plus de 3 mois). Remarques : La messagerie interne est disponible en mode réseau et uniquement si vous avez choisi de l utiliser. Les messages peuvent vous être adressés par un autre utilisateur lorsqu il consulte les agendas du réseau. Si vous rendez votre poste autonome*, vous recevrez tous les messages qui vous auront été expédiés pendant la durée de votre déconnexion lorsque vous vous reconnecterez au réseau. Rendre un poste autonome* Cette fonction est disponible uniquement si PlanEx fonctionne en mode réseau. Elle sera utile si un poste de travail est un ordinateur portable, car elle permet de déconnecter un utilisateur du réseau et de le gérer en mode autonome (par exemple lors d un déplacement chez les clients), puis de le reconnecter au réseau, et de répercuter sur la base de données du serveur, les mises à jour effectuées durant la session de travail autonome. Lorsque vous l exécutez, vous devez indiquer le répertoire dans lequel doit être installée la base de données locale, c est-à-dire la copie de la base de données du serveur ; vous devez obligatoirement choisir un emplacement sur votre disque local (généralement C:) et sur le même lecteur de disque que celui sur lequel vous avez installé PlanEx. Le répertoire «\Planex_données_locales» est créé sur le disque local, au même niveau que le répertoire d application, et vous est proposé par défaut. Si une base de données locale a déjà été copiée précédemment à l emplacement choisi, un message vous en informe et vous pouvez soit l utiliser directement, soit demander à ce qu une nouvelle copie de la base du serveur soit reprise ; cette 2ème option demande plus de temps mais vous garantit d avoir toutes les données à jour. 203

204 Le répertoire de travail est ensuite copié depuis le serveur sur votre disque local, sous le nom «\Planex_user_local». La copie du répertoire de travail est faite chaque fois que vous rendez votre poste autonome, que vous ayez ou non recopié la base de données. Un message vous informe ensuite que le poste est devenu autonome (la mention «poste autonome» est rappelée dans le titre de la fenêtre de PlanEx). A ce stade, vous pouvez le déconnecter du réseau (en respectant la procédure que vous aura recommandée l administrateur du réseau), puis utiliser PlanEx en mode autonome, c est-à-dire de façon indépendante du réseau. Toutes les fonctions de génération, visualisation, mise à jour et édition de plannings et d agenda peuvent être utilisées sans restriction (rappel : les plannings et les agendas sont toujours traités dans le répertoire de travail de chaque utilisateur, que ce soit en fonctionnement autonome ou en réseau). Les restrictions qui s appliquent au fonctionnement en mode autonome sont les suivantes : Vous pouvez utiliser toutes les fonctions de mises à jour des données, mais certaines ne peuvent être utilisées qu en visualisation, et non en mise à jour ; les données de base qui peuvent être consultées mais non mises à jour sont : Toutes les données du menu Fichiers Le fichier des obligations Les contrôles de cohérence (menu Outils ) Le fichier client est disponible en consultation, en création et en modification ; la suppression d un client n est possible que s il s agit d un client que vous avez créé sur le poste autonome (si vous demandez la suppression d un ancien client, un message vous informe que la suppression ne sera pas répercutée sur le serveur). La «consultation des plannings du réseau» (menu Plannings) n est pas disponible, vous ne pouvez donc pas émettre de message interne à d autres utilisateurs de PlanEx sur le réseau. Vous ne pourrez pas recevoir de messages internes pendant toute la durée de votre déconnexion ; vous devrez attendre de vous reconnecter pour recevoir tout ce qui aura pu vous être adressé entre-temps. Vous ne pouvez pas modifier le code d accès (n de licence). Si vous changez le collaborateur affecté à une tâche, le planning de ce dernier ne pourra pas être complété (une confirmation vous est demandée). Vous pourrez vous connecter à nouveau au réseau avec la fonction : Retour au réseau* (menu : Environnement). Remarque : Si vous avez installé l application PlanEx sur le serveur, cette fonction n est pas disponible à partir du serveur. 204

205 Si un poste de travail est connecté au serveur via Microsoft TSE ou équivalent, il ne peut pas être rendu autonome. Les autres utilisateurs du réseau peuvent continuer à consulter votre planning et votre agenda même lorsque vous fonctionnez en mode autonome, mais ne peuvent apporter aucune modification. Retour d un poste autonome au réseau* Cette fonction est disponible sur les postes de travail qui utilisent une licence réseau, et qui ont précédemment été rendus autonomes. Elle permet de reconnecter au réseau un utilisateur que vous aviez précédemment rendu autonome, et de répercuter sur la base de données principale du serveur les mises à jour effectuées durant la session de travail autonome. Avant de l exécuter, vous devez avoir physiquement reconnecté votre poste au réseau (en respectant la procédure que vous a recommandée l administrateur du réseau). Lorsque vous la lancez, l emplacement de la base de données principale sur le serveur vous est rappelé : confirmez cet emplacement. Puis les données de votre répertoire de travail local sont ensuite copiées sur le serveur et éventuellement complétées avec les tâches en attente qu ont pu ajouter d autres utilisateurs. La mise à jour de la base de données principale du serveur à partir des données que vous avez modifiées durant la session de travail autonome vous est ensuite proposée. Si vous répondez Non, aucune mise à jour ne sera répercutée sur le serveur, mais votre base locale est conservée sur votre disque local et vous pourrez la rappeler ultérieurement. Si vous répondez Oui : PlanEx va rechercher dans le fichier client et dans l historique des temps, les données plus récentes que les données du serveur, et va les répercuter sur la base de données principale. Vos plannings sont systématiquement restaurés sur le serveur, que vous ayez ou non mis à jour la base de données. Un message vous informe que la reconnexion est réussie. Vous pouvez utiliser votre poste normalement. Lorsque vous consulterez votre agenda, vous recevrez tous les messages qui vous auront été adressés pendant la durée de votre déconnexion. Vous pourrez à nouveau le rendre autonome dès que nécessaire. 205

206 6.2 Répertoires utilisés Rappel visuel des données. 6.3 Modifier le code d accès (N de licence) Rappel visuel des données. 206