Guide d apprentissage PRODUCTION DE PAIES. Simple Comptable DEP Comptabilité

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1 Guide d apprentissage PRODUCTION DE PAIES Simple Comptable 2011 DEP Comptabilité

2 PRODUCTION DE PAIES SIMPLE COMPTABLE 2011 AIDE-MÉMOIRE TUTEUR NOM : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : COURRIER ÉLECTRONIQUE : ADRESSE : DISPONIBILITÉ : DEVOIRS DATE DʼENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE 1 2 COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES

3 Production de paies Administration, commerce et informatique Guide d apprentissage

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5 Édition revue et mise à jour : juillet 2011 Première parution : novembre 2001 Production de l édition 2011 Gestion du projet : Rédaction de la mise à jour : Révision de contenu : Révision pédagogique : Révision linguistique des contenus mis à jour : Illustrations : Édition : Johanne Chicoine Marlène Samson Jean Senécal Johanne Chicoine Françoise Labelle Sylvain Marcil Éditech Ce guide d apprentissage a été conçu à partir des versions 2001 et 2007 du guide Production de paies, réalisé par la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD) et dont les rédacteurs étaient Sylvie Bernard, Yves Delisle, Francine Aspirot, Danielle Gagnon, Denise Tremblay et Johanne Chicoine.

6 Production de paies Notes à l utilisateur : Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Les situations présentées dans ce document (événements, personnages, adresses et autres coordonnées, ainsi que la majorité des entreprises) sont purement fictives. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard. Le site des apprenants (cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html) vous donne accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement dans le guide : fichiers de travail, corrigé des exercices, ressources multimédias, logiciel gratuit Simple Comptable Édition Étudiant, formulaires, webographie et, s il y a lieu, contenus mis à jour. Les fichiers de travail sont offerts dans la version 2011 de Simple Comptable Lancement B et c est cette version qui sert lors des explications et des exercices. Les tables d impôt intégrées à la version 2011 de Simple Comptable Lancement B sont celles de l année Si vous utilisez une autre version de Simple Comptable, les montants des retenues présentées dans les écritures de ce guide seront différents de ceux que vous obtiendrez dans le journal de la paie au moment de produire des chèques de paie. Assurez-vous cependant que les montants inscrits dans vos comptes Salaires et Vacances à payer concordent avec ceux du corrigé. Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD). Nonobstant cet énoncé, la SOFAD autorise tout centre de formation professionnelle ou d éducation des adultes qui utilise le guide de la SOFAD Production de paies à rendre disponible sur son réseau ou son site Web le contenu du fichier PDF du corrigé, à le copier sur un support externe ou à l imprimer en tout ou en partie pour ses élèves. Dépôt légal 2011 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada ISBN : Octobre 2013 iv SOFAD

7 Table des matières Ressources multimédias...ix Préambule Avant toutes choses... Bienvenue!...x Votre formation...xi Objectifs du module... xii Avez-vous les préalables?... xii Matériel requis... xii Durée du module et gestion du temps d apprentissage... xiii Exploration du matériel d apprentissage... xiv Guide d apprentissage... xiv Corrigé des exercices... xiv Devoirs pour les élèves de la formation à distance... xiv Ressources multimédias...xv Organisation et échéancier de travail... xvi Évaluation sommative... xvi Fiche de rétroaction... xvi Démarche d apprentissage... xvi Pictogrammes... xvii Chapitre 1 L ouverture et le suivi d un dossier d employé 1.1 Renseignements personnels *Nom et prénom de l employé *Résidence *Numéro d assurance sociale (N.A.S.) Numéro de téléphone Nom de l employeur précédent Postes occupés et emploi précédent Date de naissance Sexe de la personne Situation de famille et nombre de personnes à charge Informations sur le travail accompli et le salaire versé Classification de l employé dans l entreprise *Classification selon le titre d emploi Attribution d un code de travail Classification selon l unité syndicale et le taux de cotisation Attribution d un numéro d employé Classification selon le régime de pension agréé (RPA) Autres renseignements à conserver au dossier de l employé *Date d emploi *Année de référence *Durée des vacances *Date de départ pour le congé annuel payé *Jours fériés Conditions de cessation d emploi Avis officiels Salaire minimum Employé non syndiqué Employé syndiqué Modes de classement des renseignements sur les employés Classement alphabétique SOFAD v

8 Production de paies Classement numérique Classement alphanumérique Classement chronologique Documents nécessaires à la production des paies Chapitre 2 La déclaration de la situation fiscale de l employé 2.1 Formulaire fédéral TD Formulaire provincial TP Chapitre 3 L interprétation des relevés de temps 3.1 Salaire payé en fonction du temps passé au travail Salaire payé à l heure Salaire payé à la semaine Salaire payé à l année Heures supplémentaires Salaire payé selon une commission Salaire à la pièce Gratification Systèmes mixtes Formulaires d enregistrement des données Fiche de présence Autres formules d enregistrement Détection d erreurs sur les fiches de présence Chapitre 4 La distinction entre les différentes périodes de versement de la paie 4.1 Périodes de versement de la paie périodes de paie par année périodes de paie par année périodes de paie par année périodes de paie par année Calcul du total imposable de l employé Différentes façons de préparer la paie de l employé Transcription du dossier de l employé Transcription des données contenues sur la fiche de présence Calcul du salaire de l employé Calcul du total imposable Retenues à la source et calcul du montant de la paie nette Calcul des gains imposables Régime de pension agréé (RPA) Cotisations syndicales Contribution au Régime de rentes du Québec (RRQ) Cotisations au Régime de rentes du Québec Régime québécois d assurance parentale (RQAP) Assurance-emploi Calcul des retenues pour impôt Autres retenues possibles Calcul de la paie nette de l employé Modalités de paiement du salaire vi SOFAD

9 Table des matières Chapitre 5 La création des fiches d employés dans Simple Comptable 5.1 Environnement de Simple Comptable Démarrage de Simple Comptable Présentation de la fenêtre d accueil de Simple Comptable Création des fiches d employés Liste des employés Manipulation des colonnes d un rapport Impression d un rapport Modification des fiches d employés Rapport Sommaire d employé Chapitre 6 La préparation de la paie 6.1 Production d une paie informatisée Bulletin de paie de l employé Mentions obligatoires Formes de bulletins de paie Enveloppe de paie Formulaire «Relevé de paie» Correction d un chèque de paie Impression d un chèque de paie omis Écriture comptable relative à la paie Postes comptables touchés Écriture du calcul des salaires Report du calcul des salaires Écriture lors du versement des salaires Report du versement des salaires Écritures du journal de la paie Comptes associés au module Employés & Paie Rapports du module Employés & Paie Chèques de paie en série Chapitre 7 La contribution de l employeur aux avantages sociaux 7.1 Étape préliminaire du sommaire mensuel Régime de rentes du Québec (RRQ) Régime d assurance-emploi (A-E) Fonds des services de santé (FSS) Régime québécois d assurance parentale (RQAP) Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) État des remises aux gouvernements Comptabilisation des contributions de l employeur Report au Grand Livre Cotisations conventionnées et facultatives Contributions de l employeur aux avantages sociaux dans Simple Comptable Chapitre 8 Les cas particuliers 8.1 Paie de cessation d emploi Versement d une indemnité de vacances Traitement de la paie par des entreprises spécialisées SOFAD vii

10 Production de paies Chapitre 9 L activité synthèse Chapitre 10 La préévaluation Annexe I Registre de paie...a.1 Annexe II Procédure d installation et d activation de Simple Comptable Édition Étudiant...A.11 Médiagraphie Bibliographie Webographie Fiche de rétroaction Échéancier de travail viii SOFAD

11 Préambule Ressources multimédias Fichiers de travail, guides de l employeur et tables d impôt Chapitre 5 Chapitre 8 Devoir 2 brico monte8 Garnier-D2 prouesse monte8a Info prouesse5 sport8 prouesse5a Guides_employeur 2011 Chapitre 9 Guide employeur FED Chapitre 6 brico9 Guide employeur PROV brico6 brico9a monte6 modoqc9 Tables_impot 2011 prouesse6b monte9 A-E (PDF) prouesse6c sport9 Impot_FED (PDF) prouesse6d Chapitre 10 Impot_PROV (PDF) prouesse6e garnier RQAP (PDF) prouesse6f garnier1 RRQ (PDF) Chapitre 7 7Contr_empl (XLXS) prouesse7 Diaporamas Comptes_associes_module_Paie Notions_de_debit_et_credit Médias Sequences_video Creation_fiche_employe Presentation_Simple_Comptable SOFAD ix

12 Production de paies Préambule Avant toutes choses... Bienvenue! La mise à jour de ce module a été faite en pensant à vous et en tenant compte de l emploi que vous occuperez peut-être après vos études. Chacun aime comprendre le mécanisme qui fait que son chèque de paie est amputé d un montant plutôt substantiel chaque semaine. Aujourd hui, même si plusieurs entreprises utilisent un système informatisé pour la production des paies, le responsable doit savoir comment procéder aux retenues sur le salaire de façon manuelle. Grâce à ce module, vous maîtriserez les procédures liées à la paie et vous serez en mesure de répondre aux questions des employés de l entreprise pour laquelle vous travaillerez. Nous aimerions remercier tous les membres de l équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience. La chargée du projet, Johanne Chicoine x SOFAD

13 Préambule Votre formation Ce module, qui fait partie du programme menant à l obtention du diplôme d études professionnelles en comptabilité, comporte 30 heures d apprentissage. Le programme se subdivise en 23 modules totalisant heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d heures prévu pour chacun. Synthèse du programme d études en comptabilité Code N o Titre du module Durée Unités* Métier et formation Recherche d information Tableaux et graphiques Calcul de pièces Mise en page de correspondance Mise à niveau en français Rédaction en français Traitement de pièces Gestion de l encaisse Législation des affaires Interactions professionnelles Communication en anglais Production de paies Rédaction en anglais Traitement de données Tâches courantes Efficience Coût d un bien et d un service Tâches de fin de période Tâches de fin d année Déclaration de revenus Système comptable Cheminement professionnel Intégration au travail * Une unité équivaut à 15 heures SOFAD xi

14 Production de paies Objectifs du module Dans ce module, vous apprendrez à produire des paies. Pour connaître les tâches que vous aurez à accomplir lors de votre apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultezles aussi souvent qu il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d apprentissage. u Recueillir l information u Calculer le salaire u Calculer les contributions de l entreprise u Assurer le paiement des salaires u Vérifier et corriger le travail Avez-vous les préalables? Pour réussir ce module, vous devez savoir comment gérer des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows. Si vous n avez aucune notion concernant le logiciel d exploitation de votre ordinateur, vous pouvez vous procurer un accès au cours en ligne conçu par la SOFAD ( intitulé Introduction aux logiciels d exploitation, qui est un complément aux différents cours de logiciel. Possédez-vous les préalables? Assurez-vous maintenant d avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module. Matériel requis Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser le logiciel Simple Comptable version 2011 (ou une version plus récente 1 ). Un micro-ordinateur équipé d un disque rigide. Une imprimante. Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n enregistrez pas votre travail sur le disque dur. Une calculatrice (de type commercial, si possible). Maintenant que vous avez rassemblé le matériel nécessaire à votre apprentissage, récupérez votre échéancier de travail à la fin du guide et consultez la prochaine section. 1. Simple Comptable peut être téléchargé gratuitement à partir du site de la SOFAD : Consultez l annexe II, située à la fin de ce guide, pour savoir comment procéder. xii SOFAD

15 Préambule Durée du module et gestion du temps d apprentissage Ce module est d une durée de 30 heures, incluant l évaluation sommative nécessaire à l obtention des deux unités qui y sont liées; cependant, le temps requis pour l exécution des devoirs n est pas comptabilisé dans cette durée. Le nombre d heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d une personne à l autre, selon ses acquis et sa facilité d apprentissage; le tableau suivant vous propose toutefois une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression. Production de paies 30 heures Préambule et exploration du matériel d apprentissage 2 Chapitre 1 L ouverture et le suivi d un dossier d employé 2 Chapitre 2 La déclaration de la situation fiscale de l employé 2 Chapitre 3 Devoir 1 * L interprétation des relevés de temps Chapitre 4 La distinction entre les différentes périodes de versement de la paie 4 Chapitre 5 La création des fiches d employés dans Simple Comptable 2 Chapitre 6 La préparation de la paie 4 Chapitre 7 La contribution de l employeur aux avantages sociaux 3 Chapitre 8 Les cas particuliers 2 Chapitre 9 L activité synthèse 3 Chapitre 10 La préévaluation 3 Devoir 2 * Évaluation sommative Seuil de réussite : 80 % 3 * Pour les élèves inscrits à la formation à distance. Heures Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide : cet échéancier s échelonne sur une période de dix semaines et de trente heures. Il vous permet de conserver un rythme d apprentissage régulier afin d assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de trois heures par semaine, réparties en deux séances de travail, vous permettra donc d acquérir les nouvelles notions et de les appliquer beaucoup plus aisément. N oubliez pas, cependant, que vous aurez peut-être à consacrer plus ou moins de temps à votre formation, selon vos connaissances de base et votre facilité d apprentissage. Maintenant que vous en savez plus sur ce module, prenez quelques minutes pour mieux connaître le matériel d apprentissage qui l accompagne. SOFAD xiii

16 Production de paies Exploration du matériel d apprentissage Le matériel d apprentissage comprend : le guide d apprentissage; le corrigé des exercices, les fichiers de travail, la webographie et les ressources multimédias (diaporamas et séquences vidéo), disponibles sur le site de la SOFAD : deux devoirs (pour les élèves de la formation à distance). Lisez la section suivante afin de vous familiariser davantage avec le contenu de votre guide d apprentissage. Guide d apprentissage Le guide d apprentissage comprend 10 chapitres qui vous permettront d acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces chapitres comportent des outils d apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables. L assimilation des notions théoriques vous permettra d exécuter adéquatement les tâches au micro-ordinateur. Les exercices théoriques vous aideront à acquérir différentes notions essentielles à la compréhension de la comptabilité de la paie. Vous serez invité à visionner des diaporamas et des séquences vidéo qui faciliteront votre apprentissage. Plusieurs exercices pratiques incluent des mises en situation propres au marché du travail. Ainsi, vous vous assu rez de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique dans un milieu de travail. Ce guide se termine par une préévaluation, que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l évaluation sommative. Corrigé des exercices Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fait des efforts honnêtes, n hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider. Devoirs pour les élèves de la formation à distance Ce module comporte deux devoirs. Seule la note obtenue à l évaluation sommative compte pour obtenir les deux unités associées à ce module. xiv SOFAD

17 Préambule Ressources multimédias Voici un bref aperçu du contenu des ressources multimédias. Les diaporamas et les séquences vidéo vous permettront de visualiser des tâches que vous effec tuerez. Les fichiers de travail sont regroupés par chapitre. Visualisation du diaporama et des séquences vidéo Sélectionnez le dossier medias, puis le dossier diaporamas ou le dossier Sequences_video, selon ce que vous souhaitez visualiser. Lancez le diaporama ou la séquence vidéo de votre choix en double-cliquant sur son titre. Copie des fichiers de travail Suivez la procédure ci-après pour copier les fichiers de travail sur votre disque rigide. Sur votre disque dur, créez le dossier Exercices_PDP. Atteignez le site des ressources pour les apprenants de la SOFAD : Repérez le titre du module. S il y a lieu, cliquez ensuite sur le lien correspondant à l année de l édition de ce guide, s il y a lieu. Affichez le contenu du dossier Fichiers (avec l Explorateur Windows). Cliquez sur le bouton droit de la souris pour obtenir le menu contextuel du fichier ZIP que vous venez de télécharger, puis cliquez sur la commande Extraire tout afin de décompresser ce fichier. Les fichiers copiés peuvent être en lecture seule. Pour enlever cet attribut, sélectionnez tous les fichiers du dossier, puis affichez le menu contextuel. Cliquez sur la commande Propriétés, puis décochez la case Lecture seule. SOFAD xv

18 Production de paies Organisation et échéancier de travail Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement les feuilles d exercices dont vous aurez besoin pour exécuter certaines tâches. Sachez gérer efficacement autant vos documents et vos fichiers que votre temps de travail. Établir un échéancier de travail À l aide de votre échéancier de travail, inclus à la fin de ce guide, déterminez les dates où vous terminerez l apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée. Prenez l habitude de respecter vos échéances. Si vous n avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d heures, sans toutefois perturber votre échéancier de travail. Évaluation sommative Avant de vous présenter à l évaluation sommative, n hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d autoévaluation jointe à la préévaluation (dans le dernier chapitre du guide). Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d effectuer les tâches qui seront notées. Fiche de rétroaction Nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l égard de ce module, afin de pouvoir l améliorer. C est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin de ce guide. Si vous étudiez à distance, vous pourrez remettre cette fiche à votre tuteur en la joignant à votre dernier devoir; si vous étudiez dans un centre de formation professionnelle, vous pourrez la remettre à votre enseignant, ou la retourner par la poste ou par télécopieur. Démarche d apprentissage Ce guide a été conçu pour vous permettre d adopter une démarche d apprentissage autonome. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, la synthèse du chapitre 9 et la préévaluation du dernier chapitre. xvi SOFAD

19 Préambule Pictogrammes Familiarisez-vous maintenant avec les pictogrammes du guide. Arrêt obligatoire pour lire attentivement l information qui l accompagne. Rappel d une notion traitée précédemment. Invitation à utiliser une calculatrice. Il est parfois difficile de faire la distinction entre un sujet de compétence fédérale et un autre de compétence provinciale. Ces deux pictogrammes vous faciliteront sans doute la tâche. La fleur de lys du drapeau québécois et la feuille d érable du drapeau canadien vous aideront à démêler les sujets. Exercice à faire à l ordinateur. Exercice théorique. Invitation à consulter le corrigé. Moment prévu pour visionner un diaporama. Moment prévu pour visionner une séquence vidéo. Adresse Internet liée à votre apprentissage et dont la consultation est facultative. Indication pour les élèves de la formation à distance qu ils doivent faire un devoir. Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le module et son matériel pédagogique, vous avez en main tout ce qu il vous faut pour commencer le chapitre 1. SOFAD xvii

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21 Chapitre 1 L ouverture et le suivi d un dossier d employé 2 heures Objectif d apprentissage Ouvrir et tenir à jour des dossiers d employés Dans ce chapitre, vous apprendrez à compiler les documents nécessaires à la production des paies. M. Duval et d autres personnages fictifs, employés d une entreprise tout aussi fictive, viendront, dans un cas pratique, illustrer nos activités et concrétiser les notions apprises. M. Duval se souvient très bien de ce jour de 1989 où il s est présenté au bureau d une petite entreprise de fabrication de meubles de la Rive-Sud, près de Montréal. La patronne et propriétaire de l entreprise, M me Isabelle Proulx, l avait alors rencontré pour lui expliquer en détail les conditions de travail reliées à l offre d emploi parue dans le journal local; elle en avait profité pour s informer de ses antécédents sur le marché du travail. Satisfaite des résultats de cette entrevue, M me Proulx l avait alors confié à sa secrétaire, qui lui avait fait subir le véritable interrogatoire nécessaire à l ouverture d un dossier d employé. Cette procédure était tout à fait habituelle. Le gouvernement provincial, en 1980, a approuvé le Règlement sur la tenue d un système d enregistrement ou d un registre, qui oblige tout employeur québécois à tenir un tel dossier pour chacun de ses employés et à le conserver pour une période couvrant au moins les trois années précédentes. La Loi sur les normes du travail, qui a été sanctionnée le 22 juin 1979, est entrée en vigueur le 16 avril 1980 et a été mise à jour périodiquement depuis ce temps afin de tenir compte de la réalité économique. SOFAD 1.1

22 Production de paies Voici un site à consulter : il peut vous être utile pour bien comprendre le fonctionnement de la Loi sur les normes du travail. Sur le site sous la rubrique Production de paies, cliquez sur le lien Webographie. Visitez le site référencé dans la rubrique COMMISSION DES NORMES DU TRAVAIL. Voyons maintenant ce que doit contenir ce dossier de l employé. La quantité de renseignements à conserver vous fera comprendre qu il est nécessaire de personnaliser chacun des dossiers des membres du personnel. Comme des données confidentielles peuvent s y trouver, il est important que tous les dossiers soient rangés dans un endroit sécuritaire et que seul le personnel autorisé y ait accès. Cela n empêche pas de tenir également, comme nous le ferons plus tard, un fichier où seront inscrites les informations les plus utiles pour préparer la paie de l employé. Parmi les renseignements des sections suivantes, vous en trouverez qui sont précédés d un astérisque (*). Cela indique qu il s agit d une information visée par la Loi sur les normes du travail et du règlement qui en découle : l employeur a donc l obligation d obtenir cette information. Les autres renseignements sont utiles et le plus souvent nécessaires à la préparation de la paie. 1.1 Renseignements personnels *Nom et prénom de l employé On doit faire très attention à cette information, pourtant si banale. Il faut s assurer que le nom est bien écrit et qu il correspond en toutes lettres à celui apparaissant sur la carte d assurance sociale. On sera particulièrement attentif aux noms et prénoms à orthographe difficile. Mieux vaut vérifier tout de suite que de corriger plus tard. On prêtera également attention à l utilisation, par une femme mariée, du nom de famille de son mari : rappelons que, depuis le 2 avril 1981, la femme qui se marie doit garder son nom de famille à la naissance. Quant à celle qui s est mariée avant cette date, elle peut continuer de porter le nom de famille de son mari ou porter les deux noms, mais elle a aussi la possibilité, si elle le désire, de récupérer son nom de famille à la naissance et de faire corriger certains documents officiels, dont sa carte d assurance sociale et son enregistrement à la Régie des rentes du Québec. FICHE : Nom : Duval Prénom : Éric *Résidence La déclaration de l employé est suffisante à ce titre. On s assurera de bien écrire le nom de la rue et on s informera de toutes les composantes d une adresse habituelle, dont le code postal. FICHE : Adresse : 100, rue Saint-Jean-Baptiste Châteauguay (Québec) Code postal : J6K 5B3 1.2 SOFAD

23 L ouverture et le suivi d un dossier d employé *Numéro d assurance sociale (N.A.S.) Tous les travailleurs canadiens doivent détenir un numéro d assurance sociale. Bien que cette obligation soit très bien connue du public, il peut arriver que des travailleurs illégaux tentent d y échapper. L employeur doit donc demander son N.A.S. à tout employé au moment de son embauche, et ce dernier doit s en procurer un avant de commencer à travailler, même s il s agit d un emploi saisonnier, temporaire ou à temps partiel. Ce «numéro de compte» auprès des divers organismes gouvernementaux est attribué à chaque travailleur pour sa vie entière et il devient essentiel quand on veut, par exemple, déterminer ses droits à un régime de rentes ou de retraite. On orientera la personne qui n en a pas vers le bureau de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) le plus près. Notons enfin qu un N.A.S. qui commence par le chiffre 9 signifie que son détenteur a un permis de travail temporaire au Canada et que ce permis n est valable que pour travailler chez l employeur qui y est précisé. FICHE : N.A.S. : La séquence des numéros d assurance sociale s établit selon une certaine logique pour permettre d en vérifier la véracité. Par contre, dans la partie manuelle de ce chapitre, nous utiliserons, au hasard, des numéros fictifs dont la véracité ne peut être vérifiée. Dans la partie de Simple Comptable, un peu plus loin dans ce chapitre, nous utiliserons toujours le numéro d assurance sociale parce que ce logiciel n accepte pas de faux numéros. Selon le ministère du Revenu du Québec, il existe un moyen pour valider un numéro d assurance sociale. Supposons le N.A.S. suivant : La validation s effectue à partir des huit premiers chiffres de ce numéro, le dernier chiffre (le neuvième) constituant le chiffre de contrôle. Pour valider ce N.A.S., suivez ces étapes : Prendre les 9 premiers chiffres du N.A.S. : Multiplier par 2 les chiffres aux positions paires dans le N.A.S. : *2 *2 *2 *2 Résultats : Additionner ensuite individuellement chacun des chiffres constituant les résultats : ( ) = 36 SOFAD 1.3

24 Production de paies Additionner les chiffres aux positions impaires dans le N.A.S. : ( ) = + 36 Total : 72 Le chiffre de contrôle (donc le dernier chiffre du N.A.S.) s obtient en soustrayant le total obtenu à l étape précédente (72) du nombre en dizaines (qui se termine par 0) qui lui est immédiatement supérieur (dans ce cas-ci, il s agit de 80) : = 8 Ce chiffre 8 étant effectivement le dernier chiffre du N.A.S. de notre exemple, on en conclut que le numéro est bon. Note : Si le chiffre obtenu est 10, le chiffre de contrôle est 0. Pour toute autre valeur, le chiffre obtenu est le chiffre de contrôle. Vous pouvez essayer cette méthode de validation avec votre propre N.A.S. : cela fonctionne. Numéro de téléphone On conviendra sans doute de l utilité de cette information. De la même façon, on pensera à donner à l employé le numéro de téléphone du bureau de l employeur. FICHE : Tél. : Nom de l employeur précédent Cette information sera utile si le patron désire vérifier les antécédents d un postulant avant de lui confier une tâche. On pourra également s y référer si un problème survient à propos des cotisations ou des prestations au Programme de l assurance-emploi ou au Régime de rentes du Québec. FICHE : Employeur précédent : Ateliers modernes Postes occupés et emploi précédent Sans refaire tout l historique «professionnel» d un employé, il peut être utile de pouvoir suivre son cheminement depuis qu il est à notre service. On conservera donc au dossier la liste des différents postes qu il a occupés chez nous et, peut-être, son dernier emploi ailleurs. FICHE : Emploi précédent : Mécanicien Date de naissance Voilà une autre mention essentielle. On notera toutes les dates selon la formule reconnue de «l année le mois le jour», et on portera une attention particulière au fait que l employé 1.4 SOFAD

25 L ouverture et le suivi d un dossier d employé pourrait atteindre 18 ans ou 70 ans durant l année en cours. En effet, cette information pourrait être utile dans la détermination des obligations de l employé et de l employeur en ce qui a trait au Régime de rentes du Québec. FICHE : Date de naissance : a m j Sexe de la personne A-t-on vraiment besoin de mettre un crochet au bon endroit à ce sujet? Peut-être connaissez-vous deux personnes de sexes différents qui portent le même nom? Avec un nom comme Éric Duval, le risque de se méprendre est assez limité, mais si, dans une entreprise de plus grande taille, on trouve deux employés du nom de Claude Tremblay ou de Carol Leduc, le petit crochet peut s imposer avant d attribuer un congé de maternité à un monsieur. Il y a aussi les noms étrangers, dont il n est pas facile de déterminer le sexe. FICHE : Homme : 3 Femme : Situation de famille et nombre de personnes à charge Ces renseignements sont complémentaires et pourraient s avérer utiles à différents points de vue. Nous verrons qu en ce qui concerne le calcul des retenues fiscales, l employeur devra s en remettre à une déclaration officielle de l employé. FICHE : Célibataire : Marié(e) : 3 Divorcé(e) : Veuf(ve) : Nombre de personnes à charge : Informations sur le travail accompli et le salaire versé Chacun des renseignements ci-dessous est exigé par le règlement de la Loi sur les normes du travail et doit être noté au dossier de chaque employé, et ce, à chaque période de paie. Nous n en développerons pas le contenu immédiatement, puisque celui-ci fera l objet d une étude plus approfondie dans les pages qui suivent. * Le nombre d heures de travail par jour; * Le total des heures de travail par semaine; * Le nombre d heures supplémentaires; SOFAD 1.5

26 Production de paies * Le nombre de jours de travail par semaine; * La nature et le montant des primes, indemnités et commissions versées; * Le montant du salaire brut; * La nature et le montant des retenues; * Le montant du salaire net versé au salarié; * La période de travail qui correspond au paiement; * La date du paiement. La plupart de ces informations ne seront pas sur la fiche de l employé, car elles représentent trop de données. Elles apparaîtront plutôt dans un registre particulier réservé au calcul des salaires. Il serait tout de même utile de conserver et de tenir à jour, sur la fiche de l employé, ces autres renseignements : * Le taux du salaire; La durée de la semaine normale de travail; Le nombre de périodes de paie par année. Il est à noter que ces deux derniers points ne font pas l objet d une obligation réglementée. 1.3 Classification de l employé dans l entreprise À ce titre, on comprendra que les procédures dépendent en grande partie de la taille de l entreprise. Ainsi, il est tout à fait normal et même probable que, dans une petite entreprise, on n ait pas à se préoccuper des renseignements qui ne sont pas requis par le règlement. *Classification selon le titre d emploi La loi exige que le registre des employés fasse mention du titre d emploi de chaque salarié. Dès l embauche, on doit donc procéder à une telle désignation. L usage et les habitudes de l entreprise suffiront généralement à attribuer un titre à chaque fonction, mais en cas de doute ou pour s en remettre à une source fiable, il serait utile de se référer à la Classification nationale des professions (CNP). Ce document décrit de façon générale la plupart des professions et leur attribue un code. Toutefois, il y est clairement indiqué qu il ne s agit pas de normes obligatoires et que c est le contrat de travail ou la convention collective liant le travailleur à son employeur qui prédomine à ce sujet. Les informations sur le CNP sont disponibles sur le site Ressources humaines et Développement des compétences Canada. FICHE : Poste : Monteur-ébéniste Visitez les sites référencés dans les rubriques suivantes de la webographie : SERVICE CANADA RESSOURCES HUMAINES ET DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES CANADA AGENCE DU REVENU DU CANADA 1.6 SOFAD

27 L ouverture et le suivi d un dossier d employé Attribution d un code de travail Il peut arriver qu une profession ou un métier se divise en plusieurs catégories d emploi. L attribution d un numéro de référence à chacune de ces catégories facilitera le repérage. L attribution d un code sert aussi à distinguer les classes d emploi, tel le titre d apprenti. Encore là, c est l usage interne ou la convention collective qui prévaut. FICHE : Classe : 2 Classification selon l unité syndicale et le taux de cotisation La mention, au dossier de l employé, de l unité syndicale à laquelle il appartient est fort utile et même nécessaire lorsqu il s agit, par exemple, de calculer les cotisations à déduire de son salaire. Il n est pas rare que des employés d une même entreprise soient représentés par différentes unités syndicales, selon le métier qu ils exercent : l utilité de cette information devient alors évidente. La base de calcul de la cotisation syndicale peut également apparaître sur la fiche de l employé : le plus souvent, il s agit d un pourcentage à appliquer au salaire de l employé, mais il peut également s agir d un montant prédéterminé. FICHE : Syndicat : S.E.U.M. (Syndicat des employés unis de la Montérégie) Cotisation syndicale : 1,8 % Attribution d un numéro d employé À cause du caractère confidentiel du N.A.S., plusieurs entreprises préfèrent utiliser un autre numéro afin de différencier les individus portant le même nom. Le numéro d employé a aussi l avantage d être plus rapide pour identifier les transactions se rapportant à chaque employé. Il est également plus facile d entrer un chiffre plutôt qu un nom qui, dans certains cas, peut s avérer complexe à écrire. FICHE : N o d employé : 1 Classification selon le régime de pension agréé (RPA) Il est de plus en plus fréquent que les employés participent à un régime de retraite auquel l employeur contribue. Il est possible que cette participation varie selon divers critères ou conditions à l intérieur d une même entreprise. FICHE : Participation au RPA : 5 % SOFAD 1.7

28 Production de paies 1.4 Autres renseignements à conserver au dossier de l employé *Date d emploi On doit conserver au registre la date d entrée en service de l employé. Différents programmes sociaux, comme le Programme de l assurance-emploi et le Régime de rentes du Québec, utilisent cette information. FICHE : Date d emploi : *Année de référence À ce sujet, laissons parler l article 66 de la Loi sur les normes du travail : «L année de référence est une période de douze mois consécutifs pendant laquelle un salarié acquiert progressivement le droit au congé annuel. Cette période s étend du 1 er mai de l année précédente au 30 avril de l année en cours, sauf si une convention ou un décret fixent une autre date pour marquer le point de départ de cette période.» Il s agit donc d indiquer au registre le début de cette période, nécessaire au calcul du congé annuel auquel le salarié a droit. Si le document est préparé en janvier, la date inscrite sera le 1 er mai de l année précédente. FICHE : Année de référence : *Durée des vacances Il s agit d indiquer la durée des vacances auxquelles l employé aura droit. La Loi sur les normes du travail oblige l employeur à accorder au moins 4 % du salaire pour les vacances, soit deux semaines. Par contre, l entreprise peut accorder plus de vacances à ses employés : 6 % du salaire représente trois semaines, et 8 %, quatre semaines. *Date de départ pour le congé annuel payé La date de départ pour le congé annuel payé sera inscrite au dossier de l employé. *Jours fériés La date à laquelle un salarié a bénéficié d un jour férié, chômé et payé, sera aussi inscrite à son dossier. 1.8 SOFAD

29 L ouverture et le suivi d un dossier d employé Conditions de cessation d emploi Ces informations sont nécessaires à la rédaction des formulaires relatifs aux demandes de prestations d assurance-emploi, que nous verrons plus tard. Trois aspects doivent être documentés : la date à laquelle l emploi se termine; la date de l avis de cessation d emploi; la raison de la cessation d emploi. FICHE : M. Duval n a heureusement pas à se soucier de cet aspect de son dossier à l heure actuelle. Avis officiels Les contrats de travail ou les décrets peuvent prévoir que les parties (l employeur, l employé, le syndicat ou tout autre intervenant) auront à produire des avis officiels dans telle ou telle circonstance. Ces documents importants doivent donc être conservés précieusement au dossier de l employé, et la plus grande discrétion est de mise quant à leur contenu. Il y a quelques semaines, M. Duval a produit un avis pour demander de changer de catégorie d emploi et de passer du poste de monteur-ébéniste, classe 2, au poste d ébéniste, classe 1. Il attend une réponse de son employeuse, qui possède toutes les informations pour évaluer les implications d une telle demande. FICHE : Aucune indication sur la fiche, étant donné le caractère confidentiel de l information. On garde plutôt les documents au dossier principal avec, par exemple, le rapport médical de l employé si un tel rapport fait partie des procédures d embauche. 1.5 Salaire minimum Employé non syndiqué Le salaire minimum auquel le salarié a droit est fixé par le gouvernement du Québec. Toutefois, c est la Commission des normes du travail qui en supervise l application; elle reçoit également les plaintes qui en découlent. Les taux du salaire minimum sont sujets à changement. Le prochain tableau présente ceux en vigueur au 1 er mai 2011 : Tableau 1.1 Taux du salaire minimum au 1 er mai 2011 Date Taux général Taux pour les salariés au pourboire Taux pour les salariés de l industrie du vêtement 1 er mai ,65 $/l heure 8,35 $/l heure 9,65 $/l heure SOFAD 1.9

30 Production de paies Lorsque survient une modification du taux du salaire minimum, il est important que l employé responsable du dossier des paies fasse les changements nécessaires sur la fiche de l employé et qu il en avise les personnes concernées. Dans la webographie, visitez le site référencé dans la rubrique TAUX DU SALAIRE MINIMUM. Employé syndiqué Lors du renouvellement de la convention collective, une copie de cette dernière est envoyée au Service de la paie. L employé responsable fait immédiatement les changements requis. Pour être efficace dans son travail, il doit absolument se tenir au courant des modifications apportées aux documents officiels. Exercice 1.1 Inscrire les renseignements obligatoires dans le registre La loi prévoit que pas moins de vingt renseignements différents doivent être conservés par l employeur, pour chacun de ses employés salariés, dans un système d enregistrement ou un registre. À l aide du symbole (*) (dont l utilité a été établie avant la section Renseignements personnels), il vous sera facile de les repérer dans le texte et de les transcrire ci-dessous SOFAD

31 L ouverture et le suivi d un dossier d employé Exercice 1.2 Inscrire les renseignements utiles dans le registre D autres renseignements, bien qu ils ne soient pas déclarés obligatoires par la loi ou un règlement, n en sont pas moins utiles et parfois essentiels à l employeur. Dressez-en une liste à partir du texte Voici maintenant la présentation de la fiche de l employé Éric Duval, sur laquelle ont été regroupés tous les renseignements recueillis depuis le tout début. Ceux qui manquent seront ajoutés dès que vous aurez vu les sujets qui s y rapportent. SOFAD 1.11

32 Production de paies FICHE DE L EMPLOYÉ(E) N o : Duval Éric Saint-Jean-Baptiste Nom : Prénom : Adresse : n o rue N.A.S. : Tél. : Date de naissance : ville province a m j code postal Situation de famille : Châteauguay Québec J6K 5B3 Nombre de personnes à charge : Sexe : Homme Femme Célibataire Marié(e) Divorcé(e) Veuf(veuve) 2 Monteur-ébéniste 2 5 % S.E.U.M. 1,8 % ,50 $ Codes d exemption : (Féd. Prov. ) Poste : Classe : Participation au RPA : Syndicat : Date d emploi : Cotisation syndicale : Salaire : a m j horaire hebd. autre Employeur précédent : Semaine normale de travail : Année de référence : a m j Emploi précédent : Périodes de paie : Vacances : Congés : Emploi terminé le : Ateliers moderne s Mécanicien 40 heures semaines Avis donné le : a m j a m j Raison de la cessation Bien sûr, M. Duval n est pas le seul employé de cette entreprise. Il est temps de vous présenter tout le personnel, de même que le cadre général de travail. Toutes ces informations, quoique purement fictives, sont très importantes puisque nous nous y référerons constamment jusqu à la fin de ce chapitre. Prouesse Préfab a été fondée en 2000 par M me Isabelle Proulx, qui occupait auparavant le poste de secrétaire de direction chez un fabricant de meubles de salle à manger. Peu impressionnée par le dynamisme de ses patrons de l époque et consciente des bénéfices qu ils réalisaient, elle décida alors de mettre à profit son expérience et d investir ses économies dans la création d une entreprise, qu elle appela Prouesse Préfab. L avenir devait confirmer ses prévisions concernant l éclosion d un marché très intéressant dans le domaine des comptoirs et armoires préfabriqués, vendus en modules. M me Proulx est la propriétaire de l entreprise, où elle agit comme directrice générale. Elle effectue des prélèvements qui constituent une avance sur les profits réalisés par l entreprise SOFAD

33 L ouverture et le suivi d un dossier d employé Ses prélèvements ne constituent pas un salaire, puisqu elle est la propriétaire. Aux fins de la production de ses déclarations de revenus, elle devra inclure dans ses revenus le bénéfice de l entreprise ou déduire la perte de l entreprise. Ces notions seront vues dans le module Déclaration de revenus. Au moment de se lancer en affaires, M me Proulx s est adjoint deux personnes qui, selon elle, sont en grande partie responsables des succès de Prouesse Préfab. Ces deux personnes sont encore à son service. Le second pilier de Prouesse Préfab a donc été recruté dès le démarrage de l entreprise. Il s agit de M me Gisèle Proulx, soeur d Isabelle, qui était autrefois employée de BPC inc. à titre de représentante. Sa connaissance des techniques de vente et ses nombreuses relations dans le milieu des PME (petites et moyennes entreprises) lui ont valu d être la première collaboratrice de sa sœur. Gisèle Proulx occupe le poste de vendeuse. Ses conditions de travail diffèrent sensiblement de celles des employés de production étant donné qu elle n est pas syndiquée et que son salaire est établi principalement en fonction de son rendement à titre de vendeuse. Sa semaine de travail est fixée à 35 heures et elle reçoit ses chèques de paie toutes les deux semaines. Elle a droit à quatre semaines de vacances. Les autres renseignements la concernant sont déjà inscrits sur sa fiche d employée, que vous remplirez bientôt. Une autre personne est affectée à des tâches dites «de bureau». Bien qu elle porte le titre de secrétaire, ses fonctions débordent largement celles qui sont généralement attribuées à une secrétaire dans une plus grande entreprise. En fait, comme chez la plupart des petits employeurs, on lui demande de faire un peu de tout : accueil, prise d appels téléphoniques, gestion de la petite caisse, tenue de livres, paie, etc. Sans plus tarder, voici ses coordonnées. Maria Ouellette est née le 17 mai Célibataire, elle vit seule. Elle habite à Longueuil, au 444 de la rue des Trembles, et son code postal est J0L 8M4. Elle a eu l unique chance de se voir attribuer un N.A.S. très facile à retenir, soit Son numéro de téléphone est confidentiel, mais elle a accepté de le fournir à son employeur : c est le Elle est l employée d Isabelle Proulx, comme secrétaire, depuis le 22 avril Elle occupait auparavant le même poste chez Cogesto inc. SOFAD 1.13

34 Production de paies Son salaire a été porté à 15 $ l heure récemment et, comme employée de bureau, elle n est pas syndiquée et ne bénéficie d aucun régime de retraite. Sa semaine normale de travail est la même que celle de Gisèle et elle est payée à la même fréquence. Ses vacances ont toutefois été plus courtes que celles de Gisèle. En fait, elle a eu droit aux mêmes vacances qu Éric Duval pour la même période de référence. Elle se plaît beaucoup à son travail, mais elle aurait quand même besoin d aide... surtout en ce qui a trait aux paies et aux formules gouvernementales. On lui a fait des promesses. Exercice 1.3 Remplir une fiche d employé À partir du modèle présenté, remplissez la fiche d Éric Duval. Il y manque dix éléments. (Ne tenez pas compte des codes d exemption pour cet exercice.) Duval FICHE DE L EMPLOYÉ(E) N o : Nom : Prénom : Adresse : n o rue N.A.S. : Tél. : Date de naissance : ville province a m j code postal Situation de famille : Nombre de personnes à charge : Sexe : Homme Femme Célibataire Marié(e) Divorcé(e) Veuf(veuve) Codes d exemption : (Féd. Prov. ) Poste : Classe : Participation au RPA : Syndicat : Date d emploi : Cotisation syndicale : Salaire : a m j horaire hebd. autre Employeur précédent : Semaine normale de travail : Année de référence : a m j Emploi précédent : Périodes de paie : Vacances : Congés : Emploi terminé le : Éric Saint-Jean-Baptiste Châteauguay Monteur-ébéniste 5 % S.E.U.M. 1,8 % 18,50 $ Ateliers moderne s Avis donné le : a m j a m j Mécanicien Raison de la cessation 1.14 SOFAD

35 L ouverture et le suivi d un dossier d employé Exercice 1.4 Remplir une fiche d employé Vous trouverez ci-dessous la fiche d employée de Gisèle Proulx. Les détails qui y manquent ont été énoncés dans le guide et vous devriez les transcrire immédiatement. Portez une attention particulière à la façon dont a été inscrit le salaire de cette employée. FICHE DE L EMPLOYÉ(E) N o : Nom : Prénom : Adresse : n o rue N.A.S. : Tél. : Date de naissance : ville province a m j code postal Situation de famille : Gisèle Cartier Saint-Antoine Québec H1K 6V2 Nombre de personnes à charge : Sexe : Homme Femme Célibataire Marié(e) Divorcé(e) Veuf(veuve) Codes d exemption : (Féd. Prov. ) Poste : Classe : Participation au RPA : Syndicat : Date d emploi : Cotisation syndicale : Salaire : a m j horaire hebd. autre Employeur précédent : Semaine normale de travail : Année de référence : a m j Emploi précédent : Périodes de paie : Vacances : Congés : Emploi terminé le : $ 5 % des ventes Avis donné le : a m j a m j Raison de la cessation 26 2 SOFAD 1.15