FAIRE DES AFFAIRES AU QUÉBEC

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1 FAIRE DES AFFAIRES AU QUÉBEC GUIDE COMPLET MONTRÉAL TORONTO NEW YORK dwpv.com

2 Chez Davies, nous nous concentrons sur les questions qui comptent le plus pour nos clients, au Canada et ailleurs dans le monde. Plus le dossier est complexe, plus nous sommes dans notre élément. Notre force réside dans nos gens, qui combinent expérience reconnue, expertise juridique poussée et sens des affaires afin de produire les résultats que vous recherchez. Nous mesurons notre réussite en fonction d un seul et unique critère : votre succès. Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre cabinet, veuillez visiter notre site Web au MONTRÉAL TORONTO NEW YORK DAVIES WARD PHILLIPS & VINEBERG S.E.N.C.R.L., s.r.l. 1501, AVENUE MCGILL COLLEGE, 26E ÉTAGE MONTRÉAL (QUÉBEC) CANADA H3A 3N9 DAVIES WARD PHILLIPS & VINEBERG LLP 1 FIRST CANADIAN PLACE, 44 TH FLOOR TORONTO ON CANADA M5X 1B1 DAVIES WARD PHILLIPS & VINEBERG LLP 625 MADISON AVENUE, 12 TH FLOOR NEW YORK NY U.S.A TÉLÉPHONE : TÉLÉCOPIEUR : TÉLÉPHONE : TÉLÉCOPIEUR : TÉLÉPHONE : TÉLÉCOPIEUR :

3 ABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES IMMATRICULATION DES ENTREPRISES 1 DROIT DU TRAVAIL Cotisations de l employeur - Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec - Impôt-santé des employeurs - Régime de rentes du Québec - Assurance emploi - Santé et sécurité du travail et indemnisation des accidents de travail - Promotion de la qualification et des compétences de la main-d œuvre Normes minimales Relations de travail Code civil du Québec Équité salariale DROIT À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE Listes nominatives 7 EXIGENCES LIÉES À LA LANGUE FRANÇAISE Dénomination française Nécessité de fournir des services en français Emballage et étiquetage Publications commerciales Affichage et publicité Contrats d adhésion Bons de commande et factures Offres d emploi Sites Web - L obligation de traduire Francisation des entreprises - Exigences applicables aux entreprises employant 50 personnes ou plus - Exigences applicables aux entreprises employant 100 personnes ou plus 3 11 FISCALITÉ Taxe et certificats-cadeaux 17 LOI SUR LA PROTECTION DU CONSOMMATEUR Conformité aux messages publicitaires Le prix de vente doit être inciqué - Exemption relative au lecteur optique Délivrance de cartes de crédit Cartes prépayées 19 CHARTE DES DROITS ET LIBERTÉS DE LA PERSONNE DU QUÉBEC 23 Table des matières iii

4 Préambule Les principales questions d ordre juridique et pratique dont il faut tenir compte pour faire des affaires dans la province de Québec sont traitées dans notre guide intitulé Faire des affaires au Canada. Complément de ce guide principal, le présent guide, Faire des affaires au Québec, fournit à ceux qui songent à faire des affaires au Québec des renseignements supplémentaires susceptibles d orienter leurs activités menées dans cette province. Il y a lieu de noter que le présent guide, tout comme notre guide Faire des affaires au Canada, fournit de l information sur les lois et les règlements qui s appliquent à l exercice d activités dans la province de Québec, mais ne traite pas en profondeur de ces lois et règlements ni de toutes les questions qui sont susceptibles de se poser. En conséquence, avant de prendre une décision ou une mesure susceptible d avoir une incidence sur votre entreprise, vous êtes invité à consulter un conseiller professionnel compétent. Introduction La province de Québec est la deuxième province du Canada sur le plan de la superficie et de la population. Sa culture, sa langue et son système juridique distincts comportent à la fois des occasions et des défis particuliers pour ceux qui songent à y faire des affaires. L histoire du Québec est intrinsèquement liée à ses origines françaises, et la province a conservé non seulement la langue française mais aussi un système juridique fondé sur le droit civil français, plutôt que sur la common law britannique. Aujourd hui majoritairement francophone, le Québec conserve une touche européenne unique en son genre en Amérique du Nord. Régime au sein duquel les questions de droit privé, notamment les contrats et les biens, sont régies par un Code civil, le système juridique du Québec est dans les faits un amalgame du droit civil et de la common law, fortement influencé par la situation géographique du Canada en Amérique du Nord. iv Introduction

5 Immatriculation des entreprises 1

6 Immatriculation des entreprises Les entreprises qui exercent des activités au Québec sont tenues de produire et de mettre à jour certains renseignements les concernant auprès d une autorité gouvernementale appelée le registraire des entreprises (le «registraire»). Ces renseignements sont versés dans un registre public. Une entreprise produit sa déclaration d information initiale au moment de son immatriculation auprès du registraire. Les sociétés qui n ont pas été constituées sous le régime des lois du Québec sont tenues de s immatriculer dans les 60 jours qui suivent la date à laquelle elles ont commencé à exercer une activité, dont l exploitation d une entreprise, au Québec. Le concept d exercice d une activité ou d exploitation d une entreprise au Québec est très large et englobe le fait d avoir une adresse, un établissement ou une boîte postale ou d utiliser une ligne téléphonique au Québec, ou simplement d accomplir un acte dans le but d en tirer un profit au Québec. La déclaration d immatriculation doit indiquer, notamment, le nom de l assujetti et tout autre nom que celui-ci utilise au Québec dans l exploitation de son entreprise, bien qu il soit interdit à l assujetti de déclarer ou d utiliser au Québec un nom qui n est pas conforme à la Charte de la langue française. 2 Immatriculation des entreprises

7 3 Droit du travail

8 Droit du travail COTISATIONS DE L EMPLOYEUR Tout employeur qui a un établissement au Québec et au moins un employé à son emploi, travaillant à temps plein ou non, doit s inscrire auprès de la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec (la «CSST») dans les 14 jours qui suivent la date à laquelle l employeur commence à exploiter une entreprise au Québec (ce qui correspond habituellement à la date d embauche du premier employé), faute de quoi une pénalité de retard, majorée des intérêts, sera imposée à l employeur à l égard de la cotisation qui était payable. Dans les 60 jours suivant cette date, l employeur doit fournir de l information sur la nature de ses activités et le montant des salaires qu il s attend à verser au cours de l année afin que la CSST puisse établir la cotisation que l employeur sera tenu de payer. IMPÔT-SANTÉ DES EMPLOYEURS L employeur doit payer une cotisation variant entre 2,7 % et 4,26 % du salaire qu il paie à ses employés dans la province afin de financer le régime d assurance maladie établi par la Loi sur la Régie de l assurance maladie du Québec. RÉGIME DES RENTES DU QUÉBEC L employeur doit payer une cotisation au régime de rentes provincial correspondant à 4,95 % du montant par lequel le salaire admissible excède l exemption pour la période de paie (l exemption générale pour l année s établit à $) aux termes de la Loi sur le régime de rentes du Québec. ASSURANCE-EMPLOI Au Canada, conformément à la Loi sur l assurance-emploi, les employés et les employeurs doivent cotiser au compte d assurance-emploi administré par le gouvernement fédéral. Les cotisations ouvrières et les cotisations patronales sont établies chaque année sous forme de pourcentage de la rémunération assurable annuelle, jusqu à concurrence d un montant maximal. En 2011, la rémunération assurable maximale est de $, la prime ouvrière correspond à 1,41 % de la rémunération assurable jusqu à concurrence du maximum précité (de sorte que la prime ouvrière maximale pour 2011 est de 623,22 $) et la prime patronale correspond à 1,974 % (de sorte que la prime patronale maximale pour 2011 est de 872,51 $ par employé). Les cotisations patronales, qui sont déductibles d impôt au titre des dépenses d emploi, peuvent également être réduites si l employeur offre un régime d assurance-emploi à ses employés. Des prestations d assurance-emploi sont versées aux employés qui perdent leur emploi à la suite d une mise à pied ou d un licenciement. Ont également droit aux prestations les employés qui sont en congé de maternité ou en congé parental, ou qui s absentent pour cause de maladie. Cependant, les employés qui quittent volontairement leur emploi sans motif valable ou qui perdent leur emploi en raison de leur inconduite n ont pas droit aux prestations. Au Québec, la Loi sur l assurance parentale a institué un régime d assurance parentale qui a pour objet d accorder des prestations à l occasion de la naissance d un enfant ou de l adoption d un enfant mineur. Chaque employé qui réside au Québec et chaque employeur du Québec doit payer une prime affectée au financement de ce régime. La cotisation de l employé pour 2011 correspond à 0,537 % (0,752 % pour l employeur) des revenus assurables jusqu à concurrence de $. En conséquence, en 2011, la cotisation maximale payable est de 343,68 $ pour un employé et de 481,28 $ pour un employeur. 4 Droit du travail

9 SANTÉ ET SÉCURITÉ DU TRAVAIL ET INDEMNISATION DES ACCIDENTS DU TRAVAIL Au Québec, la Loi sur la santé et la sécurité du travail a pour objet l élimination des dangers pour la santé, la sécurité et l intégrité physique des travailleurs. Elle accorde à un employé le droit de refuser d exécuter un travail s il a des motifs raisonnables de croire que l exécution de ce travail l exposerait à un danger pour sa santé, sa sécurité ou son intégrité physique ou exposerait à un tel danger un enfant à naître ou un enfant allaité, dans le cas d une travailleuse enceinte ou qui allaite. Les employés ne peuvent se soustraire à la loi par contrat; ils peuvent néanmoins convenir avec l employeur de conditions de travail plus favorables que les normes minimales prévues par la loi. Toujours au Québec, la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles a pour objet la réparation des lésions professionnelles et peut comprendre la fourniture de soins de réadaptation ainsi que le paiement d indemnités de remplacement de revenu, d indemnités pour préjudice corporel ou d indemnités de décès. Il s agit d un régime d indemnisation sans égard à la faute. Les travailleurs qui sont victimes d un accident du travail ou qui souffrent d une maladie professionnelle peuvent recevoir des indemnités du fonds établi à cette fin; ils ne peuvent toutefois poursuivre l employeur en dommages-intérêts. PROMOTION DE LA QUALIFICATION ET DES COMPÉTENCES DE LA MAIN-D ŒUVRE Aux termes de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d œuvre, la plupart des employeurs dont la masse salariale excède 1 million de dollars doivent consacrer à des dépenses de formation admissibles un montant représentant au moins 1 % de cette masse salariale (les dépenses admissibles incluent un certain nombre d activités de formation, y compris certaines formations données à l interne). NORMES MINIMALES Les normes du travail minimales sont établies dans la Loi sur les normes du travail (la «LNT»). Cette loi, sous réserve de quelques rares exceptions, ne s applique pas aux cadres supérieurs, terme que la jurisprudence a défini comme étant un groupe restreint de personnes possédant de réelles fonctions de gestion au sein de l entreprise. La LNT et ses règlements d application prévoient notamment ce qui suit : un salaire minimum, au 1er mai 2010, de 9,50 $ l heure pour les salariés ordinaires (8,25 $ l heure pour les travailleurs du secteur de la restauration et des bars) et, au 1er mai 2011, de 9,65 $ l heure pour les salariés ordinaires (8,35 $ l heure pour les travailleurs du secteur de la restauration et des bars); un recours dont peuvent se prévaloir les salariés qui sont victimes de certaines pratiques interdites, dont le harcèlement psychologique; un recours dont peuvent se prévaloir les salariés qui comptent plus de deux années de service et qui croient avoir été congédiés sans cause juste et suffisante. S il obtient gain de cause contre l employeur, le salarié peut demander à être réintégré dans son poste, en plus de se faire payer une indemnité équivalant au salaire perdu; la possibilité pour un salarié de s absenter de son travail pendant une période prolongée pour remplir des obligations liées à sa santé ou à la santé de membres de sa famille. Par exemple, un salarié peut s absenter jusqu à 104 semaines si son enfant mineur souffre d une maladie grave et potentiellement mortelle. De plus, l employeur a l obligation, à la fin du congé, de réintégrer le salarié dans son poste habituel avec les mêmes avantages, y compris le salaire auquel le salarié aurait eu droit s il était resté au travail; le droit conféré à tous les salariés, en cas de congédiement sans cause juste et suffisante, de recevoir un avis de cessation d emploi ou une indemnité tenant lieu de préavis. Droit du travail 5

10 En cas de licenciement collectif (c.-à-d. la mise à pied d au moins 10 salariés au cours d une période de deux mois consécutifs), l employeur doit en donner avis au ministre de l Emploi et de la Solidarité sociale afin d assurer la constitution d un comité d aide au reclassement au sein de l entreprise. RELATIONS DE TRAVAIL Au Québec, les relations de travail sont régies par le Code du travail du Québec, lequel interdit à un employeur d engager une personne pour remplacer une personne en grève ou en lock-out; toutefois, les cadres qui travaillent déjà dans l établissement faisant l objet d une grève ou d un lock-out sont autorisés à remplacer les salariés. Un nouvel employeur est lié par une accréditation ou une convention collective, sauf dans certains cas, notamment lorsqu il y a concession partielle d entreprise et que cette concession n a pas pour effet de transférer la plupart des éléments caractéristiques de la partie d entreprise visée. CODE CIVIL DU QUÉBEC Les contrats d emploi sont également régis par le Code civil du Québec. Sont énumérées ci-après certaines dispositions importantes du Code civil : L employeur doit prendre des mesures appropriées à la nature du travail, en vue de protéger la santé, la sécurité et la dignité du salarié; Les parties ont le droit d inclure une clause de non-concurrence dans un contrat, à condition qu elle soit limitée quant au temps, au lieu et au genre de travail; La vente de l entreprise ou la modification de sa structure juridique, par fusion ou autrement, ne met pas fin au contrat de travail, qui lie tout employeur subséquent; Chacune des parties à un contrat de travail à durée indéterminée peut y mettre fin en donnant à l autre un préavis raisonnable; par ailleurs, une partie peut toujours, pour un motif sérieux, résilier le contrat de travail sans préavis; La stipulation relative au «choix de la loi» applicable dans un contrat de travail pourrait ne pas être exécutoire si elle prive le travailleur de la protection que lui assurent les dispositions impératives de la loi du pays où il exécute habituellement son travail. Le «choix de la loi» ne peut être imposé à un travailleur. ÉQUITÉ SALARIALE Il est illégal, dans chaque province du Canada, de verser à une femme une rémunération inférieure à celle d un homme pour un travail équivalent. Au Québec, ce principe est enchâssé dans la Loi sur l équité salariale, qui impose des obligations aux employeurs des secteurs public et privé comptant au moins 10 salariés, les grands employeurs étant assujettis à des obligations de procédure supplémentaires. Par exemple, tout employeur (comptant au moins 10 salariés) doit produire une déclaration relative à l application de la Loi sur l équité salariale dans son entreprise, en informer les salariés au moyen d affichages périodiques et évaluer régulièrement la mise en œuvre de la Loi. Les employeurs qui comptent plus de 50 salariés doivent également établir un programme d équité salariale et procéder à une évaluation du maintien de l équité salariale et aux affichages connexes tous les cinq ans, et ceux qui comptent 100 salariés ou plus doivent, en outre, se doter d un comité d équité salariale formé d au moins trois membres, dont au moins deux doivent représenter les salariés, et au moins la moitié de ceux-ci doivent être des femmes. 6 Droit du travail

11 7 Droit à la protection de la vie privée

12 Droit à la protection de la vie privée Le principe de protection de la vie privée a vu le jour au Québec, d abord avec l adoption de la Charte des droits et libertés de la personne en 1975, puis avec la mise en œuvre, en 1994, du nouveau Code civil du Québec (le «CcQ»), qui a introduit des droits effectifs et exécutoires d accès et de protection des renseignements personnels que détiennent des personnes de façon générale. Afin de compléter les dispositions du CcQ traitant de la vie privée, la législature québécoise a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la «Loi sur la protection des renseignements personnels»), qui a pour objet de réglementer les utilisations commerciales des renseignements personnels par les entreprises du secteur privé. La Loi sur la protection des renseignements personnels impose aux employeurs du Québec un vaste éventail d obligations à l égard des renseignements qu ils détiennent au sujet de leurs employés et de leurs clients. Essentiellement, aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la collecte et l utilisation de renseignements personnels est fondée sur le consentement. Sous réserve de quelques exceptions, quiconque recueille, utilise ou transmet des renseignements sur une autre personne doit obtenir le consentement de cette personne. Par conséquent, les personnes ont le «droit de savoir» ce que les entreprises savent à leur sujet, et elles disposent d un droit d accès, de copie et de rectification, au besoin, relativement aux renseignements qui sont conservés sur elles. En cas de mésentente relative à l accès à des renseignements personnels ou à la correction ou à la suppression de ceux-ci, la personne concernée peut présenter une demande à la Commission de l accès à l information du Québec (la «Commission»), qui est un organisme administratif indépendant possédant des pouvoirs de décision, d enquête et de conseil. Suivent ci-dessous quelques règles tirées de la Loi sur la protection des renseignements personnels qu il est recommandé de connaître : Seuls les renseignements relatifs aux personnes physiques, par opposition aux personnes morales, sont visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels n a pas pour objet de protéger les sociétés ou d autres personnes morales. À titre d exemple, les renseignements concernant les sociétés qui font partie de la clientèle d une entreprise ne constituent pas des renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels est neutre sur le plan technologique et s applique à toutes les formes de renseignements personnels, notamment écrits, graphiques, enregistrés, filmés ou informatisés. Est un renseignement «personnel» tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l identifier. La Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que «[t]oute personne qui exploite une entreprise et qui, en raison d un intérêt sérieux et légitime, peut constituer un dossier sur autrui doit, lorsqu elle constitue le dossier, inscrire son objet». La définition de l «objet» revêt une importance cruciale, car, aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il est interdit d utiliser des renseignements personnels à des fins non pertinentes à l objet du dossier. De plus, seuls des renseignements nécessaires à l objet du dossier peuvent être recueillis. Dans la jurisprudence, le terme «nécessaire» a été interprété comme signifiant toute chose qui est absolument indispensable à l atteinte de l «objet» du dossier. L entreprise doit donc prendre toutes les mesures qui s imposent pour éviter que des renseignements «non nécessaires» ne soient recueillis. 8 Droit à la protection de la vie privée

13 L employeur qui recueille des renseignements auprès d une personne doit l informer, lorsqu il constitue un dossier sur elle, de l objet du dossier, de l utilisation qui sera faite des renseignements, des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l entreprise, de l endroit où sera détenu le dossier ainsi que des droits d accès et de rectification. Nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier qu il détient sur autrui ni les utiliser à des fins non pertinentes à l objet du dossier, à moins que la personne concernée n y consente. Le consentement de la personne concernée n est pas requis lorsque les renseignements sont communiqués à un avocat, au procureur général, à une personne chargée de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime, etc. LISTES NOMINATIVES Une liste nominative est une liste de noms, d adresses ou de numéros de téléphone de personnes physiques. Si la liste contient d autres renseignements personnels au sujet de ces personnes, il ne s agit plus d une liste nominative. Une entreprise peut, sans le consentement des personnes concernées, communiquer une liste nominative à des tiers à des fins commerciales si les trois conditions suivantes sont réunies : 1) cette communication est prévue dans un contrat comportant une stipulation qui oblige le tiers à n utiliser ou à ne communiquer la liste qu à des fins de prospection commerciale ou philanthropique; 2) avant cette communication, lorsqu il s agit d une liste nominative de ses clients, de ses membres ou de ses employés, l entreprise a accordé aux personnes concernées l occasion valable de refuser que ces renseignements soient utilisés par un tiers à des fins de prospection commerciale ou philanthropique; et 3) cette communication ne porte pas atteinte à la vie privée des personnes concernées en les rattachant à une catégorie de personnes en particulier. Bien que la règle générale établie par la Loi sur la protection des renseignements personnels permette la communication de listes nominatives sans le consentement des personnes concernées, la condition accordant à ces dernières le droit de refuser l utilisation de leurs renseignements personnels oblige dans les faits l entreprise qui constitue une liste nominative de clients, de membres ou d employés à obtenir le consentement à la communication. Droit à la protection de la vie privée 9

14 11 Exigences liées à la langue française

15 Exigences liées à la langue française La province de Québec est majoritairement francophone et se préoccupe de protéger sa langue et sa culture uniques, ce qui l a amenée à adopter certaines «lois linguistiques», dont la Charte de la langue française (la «Charte»). La Charte intervient dans toutes les sphères de l exploitation d une entreprise au Québec, du choix de la dénomination sociale aux rapports avec la clientèle et les employés. DÉNOMINATION FRANÇAISE La Charte prévoit expressément que le nom d une entreprise et les noms qui sont déclarés au registraire des entreprises doivent être en langue française. Ces noms peuvent être utilisés avec leur version anglaise d origine pourvu que le ou les noms de langue française figurent de façon au moins aussi évidente. Cependant, le nom de l entreprise peut figurer en anglais seulement dans les textes ou documents rédigés uniquement en langue anglaise. La version française d un nom peut contenir des patronymes, des toponymes et des expressions formées de la combinaison artificielle de lettres, de syllabes ou de chiffres. Les expressions tirées d autres langues peuvent aussi figurer dans un nom d entreprise, pourvu qu un terme français «générique» soit utilisé avec l expression non française. On qualifie de «générique» un terme qui sert à décrire le type d entreprise ou de produits offerts. Par exemple, le nom «Quickfix» en lui-même ne serait pas acceptable. Cependant, le nom «Quincaillerie Quickfix» respecterait les exigences de la Charte en raison de la présence du terme générique «Quincaillerie». Si l expression tirée d une autre langue, dont l anglais, est une marque de commerce reconnue aux termes de la Loi sur les marques de commerce du Canada et qu aucune version française de cette marque n a été déposée, elle peut être utilisée seule, sans terme ou expression générique français. Toutefois, l Office québécois de la langue française (l «OLF») encourage fortement l utilisation d une expression ou d un terme générique français avec une marque non française. NÉCESSITÉ DE FOURNIR DES SERVICES EN FRANÇAIS La Charte prévoit que «[l]es consommateurs de biens ou de services ont le droit d être informés et servis en français». Par voie de conséquence, les personnes qui font des affaires au Québec doivent pouvoir fournir leurs services en français aux consommateurs qui le demandent. EMBALLAGE ET ÉTIQUETAGE La Charte prévoit que «[t]oute inscription sur un produit, sur son contenant ou sur son emballage, sur un document ou objet accompagnant ce produit, y compris le mode d emploi et les certificats de garantie, doit être rédigée en français». Le texte français peut être assorti d une traduction, mais l inscription rédigée dans l autre langue ne doit pas l emporter sur celle qui est rédigée en français. Il y a cependant des exceptions à cette règle. Par exemple, la loi permet l utilisation exclusive d une autre langue que le français dans le cas d inscriptions figurant sur un produit culturel ou éducatif tel qu un livre ou un magazine dans la mesure où le contenu de celui-ci est dans une autre langue que le français. De plus, une marque de commerce reconnue au sens de la Loi sur les marques de commerce peut être apposée uniquement dans une autre langue que le français, à moins qu une version française de celle-ci n ait été déposée. 12 Exigences liées à la langue française

16 PUBLICATIONS COMMERCIALES La Charte prévoit que «les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français». Cette disposition a été interprétée largement pour inclure son application générale à des «publications commerciales», distribuées en personne ou par la poste, ou affichées sur un site Web. Les publications commerciales peuvent également être rédigées à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon aussi prédominante. Une publication commerciale peut aussi comporter deux versions distinctes, l une uniquement en français et l autre uniquement dans une autre langue, à la condition que la présentation matérielle de la version française soit disponible dans des conditions d accessibilité et de qualité au moins égales à celle rédigée dans une autre langue. La version qui est rédigée uniquement dans une autre langue que le français peut être envoyée à une personne physique qui a demandé, par écrit, de recevoir de tels documents dans cette autre langue. AFFICHAGE ET PUBLICITÉ Sous réserve de certaines exceptions, l affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peut également être faits en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure «de façon nettement prédominante». La détermination du caractère nettement prédominant exige que le texte rédigé en français ait un impact visuel beaucoup plus important que le texte rédigé dans l autre langue. Cet impact dépend d un certain nombre de facteurs énoncés dans le Règlement précisant la portée de l expression «de façon nettement prédominante» pour l application de la Charte de la langue française. Par exemple, ce règlement prévoit que si des textes rédigés à la fois en français et en anglais sont sur une même affiche, le texte rédigé en français sera réputé avoir un impact visuel beaucoup plus important si : 1) l espace consacré au texte rédigé en français est au moins deux fois plus grand que celui consacré au texte rédigé en anglais; 2) les caractères utilisés dans le texte rédigé en français sont au moins deux fois plus grands que ceux utilisés dans le texte rédigé en anglais; et 3) les autres caractéristiques de cet affichage n ont pas pour effet de réduire l impact visuel du texte rédigé en français. Dans le cas d affiches distinctes de même dimension, dont l une est en français et l autre en anglais, le texte rédigé en français sera réputé avoir un impact visuel plus important si : 1) les affiches en français sont au moins deux fois plus nombreuses que les affiches en anglais; 2) les caractères utilisés dans le texte rédigé en français sont au moins deux fois plus grands que ceux utilisés dans le texte rédigé en anglais; et 3) les autres caractéristiques de cet affichage n ont pas pour effet de réduire l impact visuel du texte rédigé en français. Enfin, dans le cas d affiches distinctes de dimensions différentes, dont l une est en français et l autre en anglais, le texte rédigé en français sera réputé avoir un impact visuel plus important si : 1) les affiches en français sont au moins deux fois plus nombreuses que les affiches en anglais; 2) les affiches en français sont au moins deux fois plus grandes que les affiches en anglais; 3) les caractères utilisés dans le texte rédigé en français sont au moins deux fois plus grands que ceux utilisés dans le texte rédigé en anglais; et 4) les autres caractéristiques de cet affichage n ont pas pour effet de réduire l impact visuel du texte rédigé en français. CONTRATS D ADHÉSION La Charte exige aussi que «les contrats d adhésion, les contrats où figurent des clauses-types imprimées, ainsi que les documents qui s y rattachent» soient rédigés en français. On compte parmi les «documents qui s y rattachent» devant être rédigés en français les relevés de cartes de crédit, les factures et les reçus qui sont produits dans le cadre de ces contrats. Exigences liées à la langue française 13

17 Cette règle générale comporte deux exceptions. Premièrement, un contrat et les documents qui s y rattachent peuvent être rédigés à la fois en français et dans une autre langue, à la condition que le texte en français figure de façon aussi prédominante. Deuxièmement, un contrat et les documents qui s y rattachent peuvent être rédigés entièrement dans une autre langue que le français si telle est la volonté expresse des parties. Par conséquent, un contrat rédigé en anglais seulement devrait inclure une clause de choix de langue dont le libellé pourrait par exemple être le suivant : «The parties acknowledge that they require that this Agreement be drawn up in the English language only. Les parties reconnaissent qu elles ont exigé que la présente convention soit rédigée en langue anglaise seulement.» Malgré ce qui précède, il est fortement recommandé de disposer d un contrat rédigé en français au moment de la signature, car un tribunal pourrait conclure qu un contrat disponible en anglais seulement est incompréhensible pour un francophone unilingue et, par conséquent, inexécutoire. BONS DE COMMANDE ET FACTURES La Charte prévoit expressément que les bons de commande, les factures, les reçus et les quittances doivent être rédigés en français. Il en découle que même s il est permis d avoir une version bilingue de ces documents aux termes de la Charte, les parties ne peuvent pas choisir de les rédiger uniquement dans une autre langue que le français. Cependant, si le bon de commande, la facture, le reçu ou la quittance est accessoire à un contrat rédigé en anglais contenant une clause de choix de langue, ce document peut être rédigé uniquement en anglais. OFFRES D EMPLOI La Charte prévoit que chaque employeur «rédige et publie en français les offres d emploi ou de promotion». SITES WEB La Charte ne réglemente pas expressément les technologies liées à Internet telles que les sites Web et le courrier électronique. Cependant, les tribunaux ont statué que les exigences de la Charte s appliquent sans égard au moyen utilisé. Sont présentées ci-dessous les principales exigences de la Charte qui sont susceptibles de s appliquer aux sites Web de sociétés offrant des produits et services au Québec : L OBLIGATION DE TRADUIRE Les tribunaux et l OLF ont adopté une position selon laquelle la disposition de la Charte relative aux publications commerciales s applique à l ensemble de la publicité commerciale affichée sur les sites Web ou transmise par courriel ou télécopieur. Le même raisonnement vaudrait pour les exigences de la Charte relatives aux offres d emploi, aux contrats, aux bons de commande, aux factures et aux quittances. En conséquence, il semblerait que tous ces éléments doivent être en français, même s ils figurent sur un site Web. Cependant, la Charte permet l utilisation à la fois du français et d une autre langue, à la condition que le texte en français soit affiché de façon au moins aussi prédominante que celui dans l autre langue. Dans le cas des sites Web, il serait possible de créer un lien sur la page d accueil donnant accès à la version française du site. De plus, les exigences de la Charte ne s appliquent pas à tous les sites Web. Selon l OLF, la Charte s applique si l entreprise a une adresse ou un établissement physique au Québec et que les annonces affichées sur le site Web portent sur des produits disponibles au Québec. Il y a lieu de noter que la Charte déclare que les «consommateurs de biens ou de services ont le droit d être informés et servis en français». Par voie de conséquence, les personnes qui font des affaires au Québec doivent pouvoir fournir leurs services par l entremise d un site Web en français aux consommateurs qui le demandent. Néanmoins, la Charte ne prévoit pas expressément d infraction qui permettrait l introduction de poursuites 14 Exigences liées à la langue française

18 pénales. Bien qu il soit possible de soutenir que le droit du consommateur d être informé et servi en français pourrait être le fondement d un recours civil, les conséquences juridiques de la violation de ce droit demeurent incertaines. FRANCISATION DES ENTERPRISES La Charte crée l obligation de promouvoir l utilisation du français au sein d une entreprise située au Québec. Cette obligation s intensifie avec la taille de l entreprise. Les entreprises qui comptent 50 employés ou plus doivent s inscrire auprès de l OLF et lui transmettre une analyse de leur situation linguistique. De plus, les entreprises employant 100 personnes ou plus doivent instituer un comité de francisation composé d au moins 6 personnes et sont aussi assujetties à certaines autres obligations. EXIGENCES APPLICABLES AUX ENTREPRISES EMPLOYANT 50 PERSONNES OU PLUS La première obligation imposée aux entreprises qui, durant une période de six mois, emploient 50 personnes ou plus, est de s inscrire auprès de l OLF dans les six mois de la fin de cette période. Suivant l inscription, l OLF devrait délivrer une attestation d inscription. Dans les six mois de la date de délivrance de l attestation, l entreprise doit transmettre une analyse de sa situation linguistique à l OLF. Cette analyse doit être soumise en la forme précisée par l OLF et couvrir les éléments énoncés dans la Charte pour convaincre l OLF que l utilisation du français est généralisée, au sens de la Charte, à tous les niveaux de l entreprise. En gros, ces éléments concernent la connaissance du français chez les membres du personnel de l entreprise, l utilisation du français comme langue du travail et des communications internes, la disponibilité de versions françaises des technologies de l information utilisées dans l entreprise, ainsi que l utilisation du français dans les communications avec celle ci et avec l administration civile, la clientèle, les fournisseurs et le public. L objet de cette analyse est de convaincre l OLF que l utilisation du français est généralisée à tous les niveaux de l entreprise afin qu il puisse délivrer un «certificat de francisation» aux termes de la Charte. L OLF dispose d un certain pouvoir discrétionnaire quant à la délivrance du certificat. Si un «certificat de francisation» est délivré, l entreprise doit s assurer que l utilisation du français demeure généralisée à tous les niveaux de l entreprise et doit aussi remettre à l OLF, à tous les trois ans, un rapport sur l évolution de l utilisation du français dans l entreprise. Si l OLF n est pas satisfait de l analyse qui lui a été soumise, il avise l entreprise qu elle doit adopter un «programme de francisation». Ce programme doit être transmis à l OLF dans les six mois de la date de réception de l avis. Le programme de francisation vise à généraliser l utilisation du français à tous les niveaux de l entreprise ainsi qu il est indiqué ci-dessus (soit, la connaissance du français chez les membres du personnel de l entreprise, l utilisation du français comme langue du travail et des communications internes, la disponibilité de versions françaises des technologies de l information utilisées dans l entreprise, ainsi que l utilisation du français dans les communications de celle-ci avec l administration civile, la clientèle, les fournisseurs et le public). Il est possible d obtenir des modèles de programme de francisation auprès de l OLF. Si l OLF approuve le programme de francisation soumis par l entreprise, il délivre alors une «attestation d application». L entreprise doit se conformer au programme et tenir son personnel informé de son application. L entreprise doit aussi remettre périodiquement à l OLF des rapports sur la mise en œuvre du programme, tous les 24 mois, dans le cas où l entreprise emploie moins de 100 personnes, et tous les 12 mois, dans le cas où elle emploie 100 personnes ou plus. Lorsque l entreprise a terminé l application de son programme de francisation et que l OLF estime que l utilisation du français est généralisée à tous les niveaux de l entreprise, l OLF lui délivre un «certificat de francisation». Il y a lieu de noter que l OLF peut refuser, suspendre ou annuler une «attestation d application» ou un «certificat de francisation» d une entreprise si cette dernière ne respecte pas ou ne respecte plus les Exigences liées à la langue française 15

19 obligations qui lui sont imposées par la Charte ou les règlements pris en application de celle-ci. EXIGENCES APPLICABLES AUX ENTREPRISES EMPLOYANT 100 PERSONNES OU PLUS Si l entreprise emploie 100 personnes ou plus au Québec, elle doit instituer un comité de francisation formé d au moins six personnes. Au moins la moitié des membres du comité de francisation et de tout sous-comité doivent représenter les travailleurs de l entreprise. Si l entreprise n est pas syndiquée, les représentants sont élus par l ensemble des travailleurs de l entreprise, suivant les modalités déterminées par la direction. Les représentants des travailleurs sont élus pour un mandat de deux ans, qui peut être renouvelé. L entreprise doit fournir à l OLF la liste des membres du comité de francisation et de chaque sous-comité ainsi que toute modification à cette liste. Le comité de francisation doit s assurer de la généralisation du français à tous les niveaux de l entreprise. Le comité doit se réunir au moins une fois tous les six mois, analyser la situation linguistique de l entreprise et présenter un rapport à cet égard à la direction de l entreprise, qui doit ensuite le transmettre à l OLF. Si un programme de francisation est requis dans l entreprise, le comité est chargé de l élaborer et d en superviser l application. 16 Exigences liées à la langue française

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