La promesse de solutions de flux de travail Xerox Solutions de flux de bureau Xerox

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1 Solutions de workflow bureautique Catalogue 2015

2 Table des matières La promesse de solutions de flux de travail Xerox Solutions de flux de bureau Xerox Gestion du parc 1 ELO Office 2 PaperCut MF 3 Xerox CentreWare Web 4 Xerox Global Print Driver 5 Contrôle des coûts et des accès 6 Equitrac Express 7 Equitrac Office 8 PaperCut MF 9 Pcounter Europe 10 SafeCom Go Xerox 11 Xerox Secure Access Unified ID System 13 YSoft SafeQ 14 YSoft SafeQ EIP Embedded Terminal 16 YSoft SafeQ Enterprise Edition 17 YSoft SafeQ Instant Edition 18 YSoft SafeQ Xerox Network Card Reader 19 Gestion et archivage de documents 20 NotXSc@n 21 Xerox DocuShare 22 Xerox DocuShare Express 23 Xerox ConnectKey for DocuShare 24 Xerox ConnectKey for SharePoint 25 Numérisation et distribution 27 RTE FAX for Xerox 28 Xerox ConnectKey for DocuShare 30 Xerox ConnectKey for SharePoint 31 Xerox ConnectKey Share to Cloud 33 Solutions de télécopie 34 RTE FAX for Xerox 35 RTE Network FaxBox Corporate for Xerox 37 Sagemcom XMediusCLOUD fax 38 Sagemcom XMediusFAX 40 Solutions de mobilité 42 EveryonePrint 43 Xerox Mobile Express Driver 44 Xerox Secure Access Unified ID System 46 Xerox Mobile Print 47 Données variables 48 Objectif Lune PlanetPress Suite 49 Objectif Lune PrintShop Mail 50 i ii

3 La promesse de solutions de flux de travail Xerox Simplifier la façon dont les tâches sont exécutées et trouver de nouvelles façons de rendre les entreprises plus efficaces, plus rentables, plus sures et plus prospères est au cœur de ce que fait Xerox pour ses clients tous les jours. Quels que soient la taille de votre entreprise et le secteur dans lequel vous travaillez, nous sommes là pour vous et nous vous offrons des solutions de flux de travail pour améliorer vos processus. Pour ceci, nous vous offrons une gamme de solutions de logiciels permettant d'automatiser les processus chronophages, simplifier les flux de travail et utiliser la technologie qui existe déjà dans votre société pour gagner du temps et de l'argent, rendre les informations et les communications plus pertinentes et aider votre entreprise à être plus rentable. Que vous cherchiez à améliorer la façon dont les communications sont produites et gérées, à mettre en œuvre un meilleur système de gestion documentaire, garantir la sécurité des informations ou être conforme à des réglementations rigoureuses, pour ne nommer que quelques défis, nous sommes là pour vous aider. En outre, nos solutions peuvent être personnalisées pour être exactement adaptées à vos besoins professionnels. Notre mission est de simplifier les processus complexes qui font obstacle à votre objectif principal la prospérité de votre entreprise. i

4 Solutions de flux de bureau Xerox Simplifier et automatiser votre travail de tous les jours. Mieux gérer vos informations. Améliorer la sécurité. Augmenter la productivité. Profitez au maximum de votre investissement en équipement Xerox. Ce ne sont que quelquesuns des avantages que votre société peut obtenir avec les logiciels et les solutions Xerox ainsi que nos nombreux partenaires d'innovation commerciale Xerox. Nous vous aidons à étendre le pouvoir de votre imprimante multifonctions existante avec la Xerox Extensible Interface Platform (EIP). Grâce à la plateforme EIP, vous pouvez ajouter des flux de travail personnalisés à votre imprimante multifonctions auxquels les utilisateurs peuvent avoir accès depuis l'interface, ce qui signifie des processus de gestion documentaire et d'informations plus simples. Par exemple, un utilisateur peut numériser des données contenues directement dans un document papier dans un espace d'archivage en sélectionnant une simple touche. Ou bien imaginez un bouton «facture» sur votre écran tactile qui envoie une facture et archive les informations dans un système de gestion documentaire simultanément. Les possibilités de simplifier les processus sont pratiquement infinies que ce soit avec des solutions de logiciels ou basées sur le cloud. Ainsi, vous pourrez: Exécuter entièrement certaines tâches sur l'imprimante multifonctions, notamment récupérer des documents stockés sur le réseau sans passer par un ordinateur Réduire le gaspillage, augmenter la productivité et optimiser l'utilisation des imprimantes Mieux contrôler les coûts et faire plus avec moins Améliorer la sécurité Simplifier la façon dont vous gérez votre entreprise Pour simplifier davantage votre travail, nous avons créé une nouvelle catégorie de solutions : Xerox ConnectKey Apps. Tout comme les solutions de logiciels traditionnelles, les ConnectKey Apps élargissent les capacités de votre imprimantes multifonctions. Elles vous aident à rentabiliser votre investissement en matériel informatique. Mais contrairement à un logiciel traditionnel, ConnectKey Apps ne nécessitent pas de serveur, de PC ou de ressource informatique spécialisés. Au contraire, ConnectKey Apps sont des solutions d'impression légères et sans serveur que vous pouvez télécharger sur votre imprimante multifonctions ConnectKey via une clé USB ou les services CentreWare Internet Services. Simple. ii

5 Solutions de workflow bureautique Gestion du parc Simplifier la gestion des imprimantes dans votre entreprise tout en améliorant la visibilité du statut d'impression en temps réel a pour conséquence d'une part de libérer des ressources informatiques et d'autre part d'améliorer la productivité dans l'ensemble de votre entreprise. Les solutions de gestion des imprimantes Xerox offrent aux administrateurs des systèmes une vue centralisée ainsi que des capacités de gestion dans n'importe quel environnement. Sur un tableau de bord unique, les administrateurs peuvent voir les métriques d'utilisation et sont également alertés des conditions pouvant entraîner des interruptions, par exemple faible quantité de papier ou de toner. Pour alléger davantage la charge de la gestion des imprimantes sur le personnel informatique, Xerox a mis au point des solutions mondiales de pilotes d'impression, un seul pilote est nécessaire pour connecter les utilisateurs à une diversité d'imprimantes et d'imprimantes multifonctions Xerox. Avantages pour votre entreprise Une installation centralisée des imprimantes permet aux administrateurs des systèmes d'installer, de configurer et de voir les paramètres pour tous les protocoles de réseaux Une meilleure productivité quand les utilisateurs peuvent se connecter aux imprimantes sans assistance du département informatique Des lectures de compteurs automatiques, un réapprovisionnement des fournitures et un diagnostic à distance offrent la garantie de factures exactes et du bon fonctionnement des imprimantes sans intervention du département informatique

6 Gestion du parc ELO Office Le logiciel de gestion des documents ELOoffice vous permet de gérer l'information facilement et en toute sécurité. Vous serez en mesure de suivre le traitement systématique des bordereaux, factures et commandes dans les archives électroniques ELO. DMS réduit le temps et l'effort utilisé à la gestion des documents jusqu'à 80%, tout en vous permettant d économiser de l'espace et du papier. Archive: Avec ELOoffice, vous gérez vos propres documents en utilisant vos propres critères d'archivage de documents, (par exemple:. Classeurs, dossiers et fichiers d'index, disposition de l arborescence ). Travail d'équipe: les fonctions d ELOoffice permettent un travail d'équipe efficace et ergonomique, comme par exemple la gestion des versions, les rappels de tâches, les post it, les notes vocales, l édition des documents directement depuis ELO... Contrôle des flux d'information: Supervisez l'ensemble des documents du client, et suivez l'évolution de leurs commandes en un seul clic Recherche: ELOoffice permet une recherche de documents rapide et efficace. Entrez simplement les critères de recherche souhaités dans le masque de recherche ELO (par exemple, un numéro de facture ou une date du contrat) et localisez rapidement le document dans l'archive ELO. Sécurité: Un algorithme de chiffrement à 128 bits assure la sécurité des documents confidentiels en particulier. La gestion et l archivage des documents sont vitaux pour les organisations confrontées à un flux croissant d'informations. Afin d'être plus efficaces, les organisations doivent pouvoir voir et contrôler tous les processus liés à leurs activités quotidiennes. Ces fonctions essentielles doivent être facilement accessibles, mais aussi pratique et convivial pour une utilisation quotidienne. Principaux défis relevés par ELO Office Trouvez vos documents rapidement et efficacement Gardez un œil sur la croissance des flux de documents au quotidien Visualisez tous les processus documentaires qui vous concernent en un seul clic Dégorgez votre bureau d une pile de documents papier Comprenez les processus plus rapidement grâce à une vue d ensemble Gérer l archivage de vos mails de façon claire et rapide Travaillez en équipe avec plus de productivité Stockez vos documents électroniques dans un endroit sécurisé. 2

7 Gestion du parc PaperCut MF PaperCut MF est un outil logiciel de gestion des impressions et copies conçu pour une utilisation simple, pour un suivi et un contrôle transparent des impressions et copies. L accès à l application PaperCut est sécurisé et peut se faire à partir de tout point de connexion internet et réseau car il se fait via un navigateur internet. Suivi et contrôle des photocopies instantanées en utilisant du matériel ou des logiciels. S intègre avec les appareils MultiFonctions Xerox via l application Xerox Secure Access ou via le Network Accounting / JBA et supporte la plupart des imprimantes. Administration basée en ligne à 100% permettant une gestion à partir de tout point de connexion du réseau. Supporte de multiple platformes serveurs et clients et est compatible avec Windows, Mac, linux. Comptabilisation ventilée des Copies/Impressions permettant de définir des coûts en fonction de la couleur du document, du recto/verso pour être ensuite comptabilisé dans des comptes par service. Libération/sécurisation/redirection des impressions pour tout type d environnement. Plus de 60 rapports accessibles en ligne incluant notamment des rapports sur l impact environnemental en format PDF, HTML and Excel. Interface personnelle en ligne pour les utilisateurs qui donne un accès à l historique des travaux réalisés et qui permet d envoyer, avec une connexion sans fil, un document pour être imprimé. L impression via internet n oblige pas un utilisateur à installer un pilot/driver sur son ordinateur personnel. Capable de fonctionner avec les principaux Relational Database Management Systems tierce (RDBMS) tells que Microsoft SQL Server, Oracle, etc. Architecture ouverte avec un accès aux scripts, aux codes sources, à la documentation API, aux services XML Web et aux couches de l architecture du produit. De nombreuses solutions de gestion des impressions contrôlent l usage de l impression mais celui des photocopies, scan, fax doit aussi être géré. Les organisations sensibilisées sur ces problématiques recherchent à supprimer les gaspillages et à responsabiliser les utilisateurs et services en matière de coût et d environnement. Principaux défis relevés par PaperCut MF Réduit les gaspillages de papier et participe donc à la protection de l environnement. Redirige les travaux d impressions sur les appareils adaptés aux grands ou petits volumes en fonction du nombre de pages. Suit les impressions et copies de tous les utilisateurs en s assurant de la bonne comptabilisation des travaux réalisés. Produit indépendant de tout constructeur compatibilité avec la plupart des marques. Sensibilise sur le gaspillage et encourage les utilisateurs à réfléchir sur la nécessité d imprimer. Déploiement facile un modèle unique de configuration pour toutes les imprimantes et plotters. Simple mise en service sur l ensemble du réseau sans le besoin de ressources administratives sur site. Economies significatives en associant les coûts d impression aux comportements des utilisateurs. Rapport qualité prix inégalé parmi les solutions de contrôle d impression. Retour sur Investissement rapide. Produit basé en ligne avec une interface ergonomique. 3

8 Gestion du parc Xerox CentreWare Web Xerox CentreWare Web vous permet de bénéficier d'avantages de productivité auxquels vous ne vous attendriez pas en termes de gestion de périphériques. Cet outil logiciel innovant de type navigateur Web permet d'installer, configurer, gérer, assurer le suivi et produire des relevés pour l'ensemble des imprimantes et des équipements multifonctions utilisés au sein de l'entreprise, quel que soit leur fabricant, et qui plus est, gratuitement! Les administrateurs système peuvent effectuer toutes les opérations suivantes avec CentreWare Web via un navigateur Web : configurer les périphériques vérifier l'état des périphériques procéder à la résolution des incidents effectuer un suivi de l'utilisation de l'impression modifier les paramètres et bien plus encore Gestion de plusieurs imprimantes comme s'il n'y en avait qu'une avec la fonction de gestion de groupes Contrôle proactif de l'état des périphériques et envoi d'avertissements sur les problèmes d'impression Suivi de l'utilisation des périphériques dans le temps pour déterminer quels périphériques sont les mieux adaptés à votre organisation Protection contre les modifications non autorisées en tirant parti des fonctions de sécurité natives de Windows 2000 et/ou NT4 Il incombe aux administrateurs des services informatiques de gérer en continu un parc diversifié de périphériques de marques diverses, ce qui inclut la détection, le suivi de l'utilisation, le contrôle de l'état, la mise à jour des configurations logicielles, le déploiement de mises à jour des pilotes et les activités de notification sur la totalité de l'infrastructure - et ce n'est pas une tâche facile. Ils ont besoin d'un outil complet et simple d'utilisation qui leur permet de faire tout cela et plus encore. Principaux défis relevés par Xerox CentreWare Web Augmentation de la productivité Prise en charge de toutes les imprimantes et de tous les multifonctions réseau SNMP installés dans l'entreprise, quel qu'en soit le constructeur Centralisation de la configuration des imprimantes et possibilité pour les administrateurs système d'installer, configurer et afficher les paramètres de tous les protocoles réseau, avec un intégration des périphériques simplifiée Génération d'informations cohérentes à partir de bases de données et systèmes exhaustifs, précis et faciles à comprendre Réduction des coûts Suivi de l'utilisation des périphériques ainsi que des niveaux d'utilisation et optimisation du déploiement des équipements Réduction des appels au service client et gestion plus efficace du parc de périphériques de sortie Sécurité garantie grâce à la gestion centralisée des paramètres critiques pour la sécurité des périphériques 4

9 Gestion du parc Xerox Global Print Driver En adoptant le pilote Xerox Global Print Driver sur votre lieu de travail, vous réduirez le nombre d'interventions du service informatique tout en facilitant la tâche des utilisateurs. En effet, il n'est désormais plus nécessaire de télécharger un pilote d'imprimante individuel pour chaque périphérique utilisé dans vos locaux. Véritablement universel, le pilote Xerox Global Print Driver permet d'imprimer sur pratiquement toutes les imprimantes/équipements multifonctions, même ceux d'autres marques. Qualification, déploiement et gestion de tous les périphériques d'impression sur le réseau via un seul pilote Simplification à l'extrême des remplacements/mises à jour de périphériques d'impression réseau : il suffit de brancher le nouveau périphérique et de lui donner la même adresse IP que l'ancien (ou de rediriger le port). Le pilote Global Print Driver reconnaît automatiquement le périphérique et met à jour les options et les fonctionnalités pour les utilisateurs. Aucune requalification ni réinstallation n'est nécessaire. Déploiement global des paramètres d'imprimante définis pour les diverses applications Installation facile et rapide des nouveaux périphériques permettant au service informatique de gagner en efficacité Pilote véritablement universel : compatible avec les imprimantes Xerox et d'autres marques, avec le PCL et le PostScript Possibilité d'établir des paramètres d'impression globaux par application, comme le noir et blanc uniquement ou le recto-verso, pour une meilleure maîtrise des coûts d'impression Installation rapide : les utilisateurs peuvent se servir immédiatement du pilote sans l'aide du service informatique. Affichage des fonctionnalités les plus utilisées sur le premier onglet de l'interface, un moyen pratique de trouver et de sélectionner les options d'imprimante Simplicité d'utilisation dans toute l'entreprise Compatible en aval avec les futurs produits Xerox - il n'est pas nécessaire de mettre à jour vos pilotes lors de l'ajout de nouveaux équipements à votre parc Aide en ligne intégrée - fournit aux utilisateurs des conseils de dépannage et d'assistance pour les produits Xerox dans le monde entier, en 26 langues Préconfiguration dynamique - permet aux administrateurs informatiques de modifier les paramètres des pilotes sans les réinstaller ni affecter leur certification Gestionnaire de mots de passe - organise les mots de passe (pour les fonctions comme l'impression protégée) sur les différents périphériques Xerox Fonctions écologiques - permettent de configurer différentes fonctions d'économie de papier sur votre produit Xerox à partir d'un seul et même point. Par exemple,, la fonction d'impression de l'id permet d'imprimer des informations sur le travail/les utilisateurs dans la marge de la première page afin d'éliminer les pages de garde coûteuses Envoyer des travaux sur différentes imprimantes ou périphériques multifonctions implique généralement de jongler avec les pilotes de chacune de ces machines. Le plus souvent cette tâche fastidieuse revient aux administrateurs informatiques, contraints de devoir installer, gérer et configurer ces multiples pilotes. Principaux défis relevés par Xerox Global Print Driver Le nombre trop important de pilotes surchargeant les ordinateurs des utilisateurs La perte de productivité des utilisateurs et des administrateurs informatiques liée au temps d'apprentissage des diverses interfaces de pilotes La frustration croissante provoquée par cette perte de productivité La charge de travail des administrateurs informatiques qui doivent qualifier, charger et gérer les pilotes ainsi que les files d'impression pour les workflows sur serveurs La responsabilité des administrateurs informatiques quant à la gestion des pilotes d'imprimante sur les systèmes locaux des utilisateurs dans les environnements P2P L'augmentation des coûts pour les entreprises en raison d'une administration informatique de plus en plus importante 5

10 Solutions de workflow bureautique Contrôle des coûts et des accès Un plus grand contrôle pour votre bureau. Une plus grande priorité accordée à vos résultats. Savez-vous combien vous dépensez pour créer vos documents de bureau? Ce chiffre peut s 'élever à 6 % de votre revenu annuel. Une solution efficace de contrôle des coûts peut vous aider à suivre l 'usage, fixer des limites et facturer les coûts d 'impression des documents aux départements internes ou clients externes. Vous bénéficiez de coûts d 'impression plus faibles et d 'un retour sur investissement plus élevé pour vos imprimantes et imprimantes multifonctions. La gestion de la sécurité documentaire peut aussi être un mystère. Réfléchissez brièvement aux informations présentes dans vos documents créés chaque jour. Ces informations critiques forment l 'épine dorsale de votre entreprise. Nos solutions de sécurité documentaire peuvent vous aider à laisser ces informations où elles doivent être, à savoir au sein de votre entreprise. En demandant aux utilisateurs de se connecter à vos imprimantes, vous vérifiez que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à vos informations. Vous pouvez également relier la procédure de connexion à l 'accès à des bâtiments ou à des cartes d 'étudiants, rendant nos solutions de sécurité documentaire simples à intégrer dans vos ressources existantes. Xerox prend au sérieux la réduction de vos coûts d 'impression et l 'amélioration de la sécurité de vos documents. C 'est la raison pour laquelle nous offrons des fonctions comme Auditron et Xerox Standard Accounting intégrées dans nos imprimantes multifonctions primées. Ces fonctions vous permettent de suivre l 'usage et de fixer des limites et de pouvoir ainsi contrôler les coûts et d 'obtenir une meilleure sécurité dès le premier jour où vous prenez possession de votre imprimante. En outre, nos solutions de contrôle des coûts et de sécurité documentaire peuvent fonctionner simultanément pour un bureau plus vert en éliminant des piles de documents non réclamés et abandonnés dans les imprimantes de bureau et imprimantes multifonctions. Vos défis en business : Diminuer vos coûts d 'impression et diriger vos tâches d 'impression vers des imprimantes offrant un bon rapport qualité-prix Augmenter la sécurité documentaire Contrôler les coûts de photocopie, de télécopie et d 'impression pour la facturation interne ou la facturation externe des clients Éliminer l 'impression inutile sans avoir de répercussions sur la productivité Garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à vos imprimantes multifonctions Faciliter la tâche des employés mobiles en leur permettant d 'imprimer tout en restant productifs Augmenter la satisfaction et la facilité d 'utilisation des étudiants tout en récupérant / réduisant les coûts

11 Contrôle des coûts et des accès Equitrac Express Le logiciel de gestion de l'impression Equitrac Express pour les collèges, les universités, les écoles primaires et secondaires et les bibliothèques réduit les coûts et les complexités en rapport avec la gestion des environnements d'impression tout en s'assurant que les utilisateurs peuvent imprimer les documents dont ils ont besoin au moment où il en ont besoin. Cette solution intelligente de gestion de l'impression offre contrôle, commodité et choix afin de prendre en charge les besoins changeants des utilisateurs tout en réduisant les complexités informatiques. ecopy ShareScan: ScanFlowStore: Equitrac: Capture logicielle, affectation des coûts et signalement de chaque document produit sur tout périphérique de l'établissement scolaire ou universitaire ou d'un secteur Mise en application facile et automatique de quotas d'impression par étudiant Follow-You Printing avec libération sécurisée des documents pour éliminer les impressions non réclamées inutiles et protéger les documents confidentiels, tels que les tests et les dossiers des étudiants Prise en charge de tous les modes de paiement : cartes à puce ou magnétiques préremplies, systèmes de cartes scolaires ou universitaires, comptes locaux d'impression réseau et espèces Collecte des données de terminal pour assurer le suivi et la récupération des coûts d'impression lorsque aucune connexion réseau n'est disponible Règles d'impression définissables et routage à moindre coût Solution disponible intégrée à un périphérique Xerox et par terminal Normalisé, indépendant du fournisseur pour un système unifié et centralisé de gestion d'impression et de recouvrement complet des coûts I-Queue permet la sélection d'une file d'attente et d'un pilote universel pour toutes les tâches qui seront lancées pour impression sécurisée sur une imprimante multifonctions, quel que soit son type à n'importe quel emplacement du réseau Avec le Gestionnaire du système basé sur le web, les administrateurs peuvent actualiser rapidement et facilement les listes de comptes et les codes de facturation des utilisateurs et départements par le biais d'internet La fonction Mobile Web permet aux utilisateurs de lancer l'impression des documents à partir de leurs appareils mobiles La fonction Saisir et Envoyer permet aux utilisateurs de saisir des informations sur papier puis de les transformer et les diriger vers diverses destinations Il vous est certainement arrivé de voir des conteneurs contenaires de recyclage du papier débordant de feuilles gaspillées, d'impressions inutilisées et de plusieurs copies d'un même document. Pire encore, ils contiennent parfois des livres entiers ou des sites web imprimés gratuitement, puis abandonnés dans le bac de sortie des imprimantes. Principaux défis relevés par Equitrac Express Les impressions inutiles et non réclamées en raison de l'accès facile à l'impression considérée comme gratuite Les coûts d'impression qui s'envolent et grèvent les ressources déjà limitées des programmes importants et des services aux étudiants Les informations personnelles des étudiants ou les sujets d'examens laissés sans surveillance sur des imprimantes distantes Les clients occasionnels et les usagers des établissements scolaires et universitaires ont besoin d'un accès pratique et confidentiel aux copieurs, sans que le personnel ait à gérer l'encaissement Les équipements couleur ont tendance à être utilisés abusivement ; il est difficile d'assurer le suivi des impressions couleur en terme de surveillance des coûts et de facturation Un haut niveau de service est exigé par la communauté scolaire et universitaire Le manque d'information sur l'utilisation actuelle des services d'impression entraîne des achats trop importants ou une implantation inefficace des équipements 7

12 Contrôle des coûts et des accès Equitrac Office Equitrac Office est une solution intelligente de gestion de l'impression qui offre contrôle, commodité et choix afin de prendre en charge les besoins changeants des utilisateurs tout en réduisant les complexités informatiques. Equitrac Office est une solution évoluée de contrôle du coût des documents et de suivi des documents produits qui permet aux entreprises de minimiser leurs dépenses d'impression, de réduire leurs pertes, d'assurer la confidentialité des documents et de majorer leur bénéfice net. ecopy ShareScan: ScanFlowStore: Equitrac: Effectue le suivi des imprimantes et des copieurs pour déterminer comment et par qui ils sont utilisés. Analyse quels appareils sont sur-utilisés ou sous-utilisés et détermine les périodes de pointe. Affecte les dépenses (facturation interne) par service, centre de coûts, projet ou client. Contrôle qui peut utiliser certains appareils, comment ils les utilisent et quelle est leur fréquence d'utilisation. S'intègre de façon transparente à votre infrastructure TI existante. Fonctionne avec tous vos copieurs, imprimantes et appareils multifonctions pouvant être raccordés à un réseau. Peut passer de petits environnements de travail ayant un seul utilisateur à des entreprises comprenant de nombreux établissements et des milliers d'appareils et d'utilisateurs. I-Queue permet la sélection d'une file d'attente et d'un pilote universel pour toutes les tâches qui seront lancées pour impression sécurisée sur une imprimante multifonctions, quel que soit son type à n'importe quel emplacement du réseau Avec le Gestionnaire du système basé sur le web, les administrateurs peuvent actualiser rapidement et facilement les listes de comptes et les codes de facturation des utilisateurs et départements par le biais d'internet La fonction Mobile Web permet aux utilisateurs de lancer l'impression des documents à partir de leurs appareils mobiles La fonction Saisir et Envoyer permet aux utilisateurs de saisir des informations sur papier puis de les transformer et les diriger vers diverses destinations Il est essentiel de savoir combien votre organisation dépense en impressions et en copies pour gérer vos coûts de fonctionnement et faire croître votre taux de rendement du capital investi (RCI). Par la même occasion, vous devez maintenir une productivité élevée pour atteindre la meilleure valeur possible. Principaux défis relevés par Equitrac Office Perte de temps, d'argent et de ressources en raison de méthodes d'impression et de copie inefficaces. Dépenses plus élevées en matériel en raison de l'utilisation inefficace du matériel existant et de l'achat en quantité excessive de nouveau matériel. Utilisation inefficace de la couleur pour les travaux qui n'en ont pas besoin ou à des fins non professionnelles. Distribution inexacte des dépenses en raison de l'utilisation non contrôlable du matériel par divers services et centres de coûts. Défaillance en matière de sécurité en raison des imprimés confidentiels et importants qui sont abandonnés un peu partout sur les imprimantes du bureau. Perte de productivité entraînée par l'utilisation d'outils de contrôle des coûts qui sont difficiles à utiliser, à mettre en œuvre et à entretenir. Gaspillage des ressources de soutien TI en raison du nombre excessif d'appels à la ligne d'aide liés à des problèmes d'impression. Consommation excessive des ressources naturelles en raison d'une gestion déficiente des travaux d'impression et de copie. 8

13 Contrôle des coûts et des accès PaperCut MF PaperCut MF est un outil logiciel de gestion des impressions et copies conçu pour une utilisation simple, pour un suivi et un contrôle transparent des impressions et copies. L accès à l application PaperCut est sécurisé et peut se faire à partir de tout point de connexion internet et réseau car il se fait via un navigateur internet. Suivi et contrôle des photocopies instantanées en utilisant du matériel ou des logiciels. S intègre avec les appareils MultiFonctions Xerox via l application Xerox Secure Access ou via le Network Accounting / JBA et supporte la plupart des imprimantes. Administration basée en ligne à 100% permettant une gestion à partir de tout point de connexion du réseau. Supporte de multiple platformes serveurs et clients et est compatible avec Windows, Mac, linux. Comptabilisation ventilée des Copies/Impressions permettant de définir des coûts en fonction de la couleur du document, du recto/verso pour être ensuite comptabilisé dans des comptes par service. Libération/sécurisation/redirection des impressions pour tout type d environnement. Plus de 60 rapports accessibles en ligne incluant notamment des rapports sur l impact environnemental en format PDF, HTML and Excel. Interface personnelle en ligne pour les utilisateurs qui donne un accès à l historique des travaux réalisés et qui permet d envoyer, avec une connexion sans fil, un document pour être imprimé. L impression via internet n oblige pas un utilisateur à installer un pilot/driver sur son ordinateur personnel. Capable de fonctionner avec les principaux Relational Database Management Systems tierce (RDBMS) tells que Microsoft SQL Server, Oracle, etc. Architecture ouverte avec un accès aux scripts, aux codes sources, à la documentation API, aux services XML Web et aux couches de l architecture du produit. De nombreuses solutions de gestion des impressions contrôlent l usage de l impression mais celui des photocopies, scan, fax doit aussi être géré. Les organisations sensibilisées sur ces problématiques recherchent à supprimer les gaspillages et à responsabiliser les utilisateurs et services en matière de coût et d environnement. Principaux défis relevés par PaperCut MF Réduit les gaspillages de papier et participe donc à la protection de l environnement. Redirige les travaux d impressions sur les appareils adaptés aux grands ou petits volumes en fonction du nombre de pages. Suit les impressions et copies de tous les utilisateurs en s assurant de la bonne comptabilisation des travaux réalisés. Produit indépendant de tout constructeur compatibilité avec la plupart des marques. Sensibilise sur le gaspillage et encourage les utilisateurs à réfléchir sur la nécessité d imprimer. Déploiement facile un modèle unique de configuration pour toutes les imprimantes et plotters. Simple mise en service sur l ensemble du réseau sans le besoin de ressources administratives sur site. Economies significatives en associant les coûts d impression aux comportements des utilisateurs. Rapport qualité prix inégalé parmi les solutions de contrôle d impression. Retour sur Investissement rapide. Produit basé en ligne avec une interface ergonomique. 9

14 Contrôle des coûts et des accès Pcounter Europe Pcounter développe depuis 1990 des logiciels pour le contrôle et la maîtrise des coûts des documents. Pcounter s'est imposé comme l'un des leaders mondiaux de ce domaine. Observe l'activité des copies et des impressions - aucune installation sur les postes client Comptabilisation des pages et des coûts par utilisateur, par service, par machine - supporte s toute imprimante réseau, les imprimantes locales et les copieurs. Elimine les doublons. Supprime automatiquement les impressions en double Restriction et redirection. Redirige vers une autre machine en fonction de filtres comme la quantité de pages, ou la présence de couleur, ou le coût d'un document. Versions Windows ou Novell - supporte tout poste client Windows, Mac, Linux, Unix Sécurité -fonction d'impression sécurisée et d'impression à la demande (Follow-me printing) Ventilation des coûts vers des départements ou des filiales à l'aide des codes clients et des codes projets Gestion de quotas limitation des impressions et des copies grâce à la gstion de crédit. Solution idéale pour les établissements d'enseignement. Automates de rechargement - bornes monétiques, paiement par internet, paiement par Monéo En règle générale, toute entreprise trouvera en Pcounter un service valorisant, quand il s'agit de contrôler et de maîtriser les coûts liés à l'impression de documents, de les réduire, d'obtenir des analyses précises réparties sur des clients ou des projets, de limiter l'utilisation d'imprimantes et de multifonctions par des quotas ou des crédits d'impression, et, enfin de pouvoir obtenir des informations précises en vue de refacturer le coût des pages imprimées. Principaux défis relevés par Pcounter Europe Réduire le gaspillage - Impressions en double, mal formatées, en brouillon, ou inutilement imprimées en couleur, utilisation inappropriée de certains équipements Sécurité et confidentialité des impressions Souplesse d'utilisation- imprimer où on le souhaite, à l'endroit où on se trouve Comptabilisation centralisée, un reporting unique et centralisé de tout document imprimé. 10

15 Contrôle des coûts et des accès SafeCom Go Xerox SafeCom fournit des solutions de sécurisation et de contrôle de coût des impressions et des copies emphase avec les problématiques de confidentialité, de facilité d'utilisation et de respect de l'environnement. Contrôle des coûts : Les données enregistrées par le module de comptabilisation peuvent être utilisées pour la facturation des utilisateurs ou des services Rentabilité : Déploiement équilibré des dispositifs d'impression dans les groupes de travail face à l'impression personnelle. Respect de l'environnement : Mettre en œuvre une stratégie d'impression basée sur l'application de règles qui contribuent à des économies de papier et de toner. Sécurité : Récupérer ses documents depuis le système d'impression en s'authentifiant au moyen d'une carte ou d'un code. Les données sont protégées sur le réseau avec l'option de cryptage. Souple : Les documents suivent les utilisateurs jusqu'au lieu d'impression de leur choix, leur évitant des déplacements inutiles synonymes de pertes de temps lors d'utilisation prolongées ou de panne. Contrôle : Des impressions et des copies. Les utilisateurs sont invités à s'identifier avant d'accéder aux fonctions disponibles sur le MFP. Modulaire : Les solutions peuvent être exploitées sur plusieurs serveurs simultanément pour supporter autant d'imprimantes, d'utilisateurs ou d'emplacements géographiques que nécessaire. Fiabilité : Gestion et support du fonctionnement en mode partagé "clustering" en complément de l'architecture du même nom proposée par Microsoft. Génération de revenus : Exiger le paiement d'avance pour imprimer et copier; les utilisateurs peuvent créditer leur compte par l'intermédiaire d'internet, d'une console dédiée ou depuis un monnayeur. Refacturation : Utiliser la facturation de SafeCom pour facturer les services, les utilisateurs ou les clients pour les copies et les impressions liées à leurs projets. Les périphériques Xerox équipés de la plateforme EIP - Extensible Interface Platform permettent d'utiliser les fonctions SafeCom Go Xerox suivantes : SafeCom Pull Print permet aux utilisateurs d'imprimer leurs documents de manière sécurisée sur tout périphérique équipé de EIP, où et quand il le souhaite. Accès au périphérique après authentification de l'utilisateur par code utilisateur, carte ou login Windows Enregistrement de l'activité d'impression et de copie sur le périphérique pour créer des rapports d'usage détaillés Système de Paiement et Refacturation pour pouvoir allouer les coûts à l'utilisateur, le client ou le département pour les travaux d'impression et de copie Gestion de Règles d 'impression pour monitorer et gérer les coûts d'impression Seulement deux pour cent de toutes les compagnies connaissent leurs coûts réels d'impression ou savent que 20 pour cent de toutes les impressions et copies finissent à la poubelle. Ne pas y penser lors de la mise en œuvre d'une solution d'impression peut être aussi coûteux qu'une infraction de sécurité. 11

16 Contrôle des coûts et des accès SafeCom Go Xerox Suite Principaux défis relevés par SafeCom Go Xerox Encadrement Choisir un solution/stratégie d'impression qui optimise les frais de fonctionnement et permet d'économiser de l'argent. Apporter la confidentialité nécessaire liée à la manipulation de documents et à l'impression. Repositionner les investissements nécessaires sur les besoins et améliorer l'efficacité. Controller la copie et l'impression par personnes, départements ou par systèmes par l'intermédiaire de l'utilisation des crédits et quotas. Services généraux Obtenir une solution d'impression avec le meilleur Retour sur Investissement en respect des coûts directs et indirects en contrôlant et réduisant les coûts d'impression, particulièrement ceux liés à l'utilisation de la couleur. Sensibiliser sur l'utilisation de systèmes partagés afin de réduire les impressions à partir d'imprimantes personnelles. Réduire le gaspillage de papier et de toner Intégration avec les systèmes de contrôle d'accès existants. Service informatique Intégration avec les systèmes de contrôle d'accès existants. Gestion et administration des imprimantes et des files d'attente d'impression centrales et simplifiées. Améliorer la fiabilité de l'impression et réduire les appels à l'assistance. 12

17 Contrôle des coûts et des accès Xerox Secure Access Unified ID System Xerox Secure Access Unified ID System permet d'associer vos systèmes multifonctions Xerox à votre PIN ou badge d'étudiant/employé pour bénéficier d'un système d'authentification flexible et pratique. Permettez à vos employés mobiles et à vos étudiants d'envoyer des documents sur un serveur d'impression centralisé lorsqu'ils sont en déplacement. Il leur suffit alors de se connecter à l'imprimante multifonction de leur choix à l'aide de leur carte ou de leur badge pour imprimer leur travail. Ce mode d'accès simple et sécurisé permet le suivi des travaux à des fins de comptabilisation ou réglementaires et réduit le risque d'oublier des documents confidentiels dans l'imprimante. Secure Access est également adapté à un environnement informatisé car les fonctionnalités d'enregistrement des cartes d'accès automatique permettent aux nouveaux utilisateurs d'enregistrer eux-mêmes leurs cartes. La première fois qu'un nouvel utilisateur glisse sa carte d'accès, il devra connecter sa carte à Secure Access en saisissant les données d'identification de son compte utilisateur. Une fois que c'est fait, la carte est associée à Secure Access et l'utilisateur aura accès à toutes les imprimantes multifonctions associées. Identification utilisateur par carte permet aux utilisateurs de se connecter au périphérique multifonctions à l'aide de leur carte d'identification existante Sécurité renforcée l'identification par carte peut être renforcée avec la saisie d'un code d'accès ou mot de passe sur l'interface utilisateur du périphérique multifonctions Impression Follow-You fonction permettant la récupération sécurisée des travaux d'impression sur tout périphérique équipé de Secure Access, ce qui est idéal pour les utilisateurs distants ou mobiles qui envoient leurs travaux à imprimer vers une file d'impression centralisée lorsqu'ils sont en déplacement. Xerox Extensible Interface Platform (EIP) lorsqu'elle est activée sur le périphérique, cette interface permet une plus grande flexibilité de la fonction d'impression Follow-You Les utilisateurs peuvent choisir les documents à libérer ou à supprimer en toute simplicité Une simple fonction permet aux utilisateurs de libérer un travail d'impression en attente et de le conserver pour une réimpression ultérieure Réglage du nombre d'exemplaires requis Accès à des informations supplémentaires sur un travail d'impression ou de télécopie en attente pour en connaître le propriétaire, l'heure prévue d'exécution et le contenu Pour en savoir plus sur la technologie EIP Identification en une seule étape une seule étape est nécessaire pour connecter l'utilisateur au périphérique pour toutes les fonctions locales et réseau de ce dernier Modèles de numérisation personnalisés et workflows automatisés affichés sur l'interface utilisateur du périphérique, sur la base des informations d'identification de l'utilisateur. Cette fonction est disponible avec certaines solutions de numérisation, telles que ScanFlowStore Avec des exigences en terme de réglementation toujours plus strictes, les entreprises ont besoin de nouvelles méthodes de pointe pour la protection et le contrôle des données. En outre, les responsables informatique ont également besoin de protéger leurs ressources réseau. Les systèmes multifonctions occupent une position clé pour la sécurité des réseaux, le renforcement de la sécurité des documents et la création de relevés d'activité. Principaux défis relevés par Xerox Secure Access Unified ID System Besoins accrus de renforcement de la sécurité en vue de protéger tous les périphériques du réseau Les systèmes multifonctions en réseau font l'objet d'une croissance importante Une augmentation des ressources réseau est nécessaire pour la gestion des fonctionnalités avancées des périphériques multifonctions, telles que la numérisation réseau ou vers un courrier électronique Exigences réglementaires et officielles Augmentation du coût des documents Un rendement optimal pour une productivité améliorée Développement de l'impression de formulaires à la demande pour éviter d'entreposer des documents potentiellement obsolètes 13

18 Contrôle des coûts et des accès YSoft SafeQ YSoft SafeQ est une suite de gestion de l'impression en entreprise de premier ordre. Composée de solutions modulaires, elle permet aux entreprises de prendre le contrôle de leur environnement d'impression, de réduire les coûts, de renforcer la protection des documents et la conformité aux normes de sécurité, d'améliorer la productivité dans vos bureaux et de minimiser l'impact de l'impression sur l'environnement. Que vous travailliez pour une grande banque, une compagnie d'assurance, une université, une petite entreprise indépendante ou encore un organisme public ou à but non lucratif, YSoft SafeQ vous donne le contrôle total de votre environnement d'impression et un accès complet à celui-ci, le tout dans le respect de votre politique globale. Grâce à la mine de renseignements collectés par YSoft SafeQ, vous pouvez optimiser les opérations de vos services administratifs et accroître leur productivité. Europe Amérique du Nord Le module Print Roaming vous permet d'imprimer n'importe où et à tout moment. Quel que soit le bâtiment, le campus, la ville ou le continent où vous vous rendez, votre tâche d'impression est accessible en toute sécurité. Le module Impression axée sur les règles vous permet de définir la stratégie d'impression de votre entreprise en fonction de l'accessibilité des utilisateurs et de votre politique d'entreprise. Le module Authentification offre un accès sécurisé à vos imprimantes et photocopieurs. Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent accéder à ces appareils. Le module Création de rapports vous permet de générer des rapports consolidés et détaillés par utilisateur, service et/ou appareil pour déterminer l'allocation des coûts, la consommation de ressources, l'utilisation des appareils et l'efficacité de votre environnement d'impression. Les rapports prédéfinis ou personnalisés sont facilement accessibles via le Web ou Microsoft Excel. Le module Impression mobile vous permet d'imprimer en toute transparence et en toute sécurité à partir du Web ou de n'importe quel appareil mobile (téléphone intelligent, ipad, ordinateur portable, etc.) sans logiciel ni pilote d'imprimante supplémentaire. Simple et sécurisé, le module Gestion des numérisations vous permet de numériser un document en un seul clic et de l'envoyer à une adresse courriel ou à un dossier prédéfini. Vous pouvez également personnaliser des flux de numérisation et les intégrer en toute transparence à vos processus existants. Le module Crédit et facturation est un système de paiement en libre-service qui est utilisé dans le secteur de l'éducation et les centres de reprographie. Il permet d'affecter les coûts d'impression à des clients ou à des projets spécifiques afin de faciliter le suivi des dépenses et la facturation. Des services professionnels sont proposés pour optimiser la conception, la mise en place et l'utilisation de la suite de solutions YSoft SafeQ conformément à la norme d'excellence opérationnelle globale (GOE, Global Operational Excellence). De par son coût initial moins élevé, un abonnement logiciel constitue un moyen économique d'acquérir la solution YSoft SafeQ. Ici, seuls les appareils utilisés sont facturés. La plupart des entreprises ignorent leurs coûts d'impression et la façon dont leurs imprimantes sont utilisées. Dans ces conditions, il est très difficile d'optimiser l'environnement d'impression et d'identifier des pistes pour réduire les coûts, respecter les normes de sécurité et accroître la productivité. YSoft SafeQ propose des solutions éprouvées de suivi et de gestion de l'environnement d'impression qui visent à diminuer les coûts, accroître l'efficacité des flux de travail, sécuriser les données et protéger l'environnement. 14

19 Contrôle des coûts et des accès YSoft SafeQ Suite Principaux défis relevés par YSoft SafeQ Ignorance des coûts d'impression. Le suivi incomplet des coûts et le manque d'informations centralisées freinent l'optimisation de l'environnement d'impression et l'identification des sources de gaspillage. Flux de travail inefficaces. Les utilisateurs sont contraints d'effectuer des tâches supplémentaires qui leur font perdre du temps et qui nuisent à leur productivité. Baisse de la productivité. Si les utilisateurs ne sont pas en mesure d'imprimer un document sur l'imprimante de leur choix ou qu'ils sont dans l'incapacité d'envoyer des tâches d'impression à distance ou lors d'un déplacement, leur productivité est vouée à la baisse. Coûts non recouvrés. L'allocation incomplète des tâches d'impression aux clients et aux services se traduit par le non-recouvrement des coûts. Risques en matière de sécurité. Il peut arriver que des données confidentielles tombent entre les mains de personnes non autorisées, entraînant éventuellement des infractions à la conformité. Impact sur l'environnement. Le gaspillage de papier, de consommables et d'énergie occasionne des coûts inutiles et nuit à la responsabilité sociétale de l'entreprise (RSE). Administration contraignante. Les opérations actuelles de déploiement et de gestion, notamment dans le domaine des rôles et des droits d'accès des utilisateurs, sont difficiles, inefficaces et fastidieuses. 15

20 Contrôle des coûts et des accès YSoft SafeQ EIP Embedded Terminal YSoft SafeQ Xerox EIP Embedded Terminal (YSXTE) provides an extension to the SafeQ server platform by allowing multifunction printer (MFP) access control, user authentication to the MFP, copy accounting, pull print (secured print) with "follow me" functionality, print job list management and simple administrator-defined scanning workflows (ensuring user identity for the scanned document). YSXTE is registered to the MFP via TCP/IP network, however it is server-based, which means all system binaries are installed to a server. Europe Amérique du Nord Une alternative économique par rapport aux terminaux physiques (Terminal Professionnel). Carte d'autorisation sur le MFP par le biais des lecteurs de cartes réseau YSoft SafeQ Accès simplifié et sécurisé aux fonctions du MFP, avec des fonctionnalités pratiques comme «follow me» grâce à son intégration dans le panneau de commande du MFP. Coûts réduits et demandes de temps d'administration limitées grâce à son déploiement centralisé Blocage des copies et des scans basé sur les droits de l'utilisateur. Menu d'ecran (sélection de l'impression/copie/scan) à l'aide du panneau du MFP L'utilisateur peut copier, scanner et imprimer dans une seule session Interface traduite basée sur la langue de l'appareil Information sur le crédit disponible et les restrictions du crédit Option pour afficher la liste des travaux travaux en attente, travaux réimprimés, travaux favoris Option pour n'imprimer que les travaux sélectionnés Prise en charge d'une comptabilisation en temps réel (précise) Les entreprises ne savent pas combien elles dépensent en impression et en copie. Du coup elles ne peuvent ni gérer les coûts de leurs activités ni augmenter leur Retour sur Investissement (ROI). Principaux défis relevés par YSoft SafeQ EIP Embedded Terminal Gaspillage des ressources par des impressions et copies inefficaces Pas de sécurité due aux impressions sensibles et confidentielles «oubliées» dans les locaux ouverts à tous Pas de sécurité des données et de cryptage pris en charge par les signatures numériques Perte de productivité par l'utilisation d'outils compliqués de contrôle de coûts Gaspillage de ressources naturelles par le manque de gestion des impressions et des copies Besoin d'un suivi précis en temps réel des impressions, des copies et des scans Absence de réduction de coût des impressions réseau Besoin de vision complète sur les coûts pour tout service de reprographie (impression, copie, numérisation) Pas de recouvrement des coûts et de refacturation - par département, par projet ou à un utilisateur individuel Ne nécessite ni logiciel client additionnel ni d'outils conditionnels (bien que pris en charge) Pas de plateforme serveur tout en un' indépendant du système d'exploitation Pas de console centrale au format Web pour une solution complète de gestion Besoin d'une simple distribution et déploiement à distance de tous les composants Besoin d'intégration avec des systèmes tiers Besoin de supporter tout système de cartes existant Besoin d'une installation simple et intuitive 16

21 Contrôle des coûts et des accès YSoft SafeQ Enterprise Edition YSoft SafeQ Enterprise Edition est une solution de gestion d'impression intégrée offrant aux utilisateurs une comptabilisation précise, sécurité, contrôle d'accès et follow-me. La suite produit répond aux besoins des PME, grandes entreprises, institutions financières, centres éducatifs (avec les systèmes de gestion de crédit) et les sociétés de conception de projets (via son célèbre module de projet). Il fournit également un système de rapport central intégré (rapport centralisé de toutes les branches du réseau), une gestion centralisée Web, une architecture ouverte pour les besoins de personnalisation et un système modulaire d'intégration des utilisateurs. YSoft SafeQ Enterprise Edition renforce la sécurité du document par un accès unique (single sign-on) aux équipements. Europe Amérique du Nord Bascule automatique via le cluster du système d'exploitation (MS Cluster) Bascule automatique et équilibrage de charge du serveur via l'application cluster Installation du serveur entièrement automatisée, peut être installée par un utilisateur final Gestion simplifiée des équipements, terminaux et files d'impression Interface d'administration centralisée basée sur le Web Support de base de données externe MS SQL Contrôle de l'état du périphérique Filtres de recherche pour la gestion des équipements, contrôle de l'état du périphérique Gestion de la file d'attente d'impression Gestion des scan (en option) (scan vers , vers dossier; avec un terminal/version embarquée) Modèles de périphériques Groupe de périphériques Liste de travaux avec l'historique complète des jobs et pré-visualisations Recherches avançées et Filtres dans la liste de travaux Beaucoup d'entreprises ne savent pas le coût réel de gestion de leur environnement d'impression et de copie, et manquent ainsi les occasions pour améliorer les processus et réduire les coûts. Principaux défis relevés par YSoft SafeQ Enterprise Edition Gaspillage des ressources par des impressions et copies inefficaces Pas de sécurité due aux impressions sensibles «oubliées» dans les locaux ouverts à tous Pas de sécurité des données et de cryptage pris en charge par les signatures numériques Besoin de haute disponibilité via une application de niveau cluster Perte de productivité par l'utilisation d'outils compliqués de contrôle de coûts Gaspillage de ressources naturelles par manque de gestion des impressions et des copies Besoin d'un suivi précis en temps réel des impressions, des copies et des scans Pas réduction de coût sur les impressions réseau Besoin de vision complète sur les coûts pour tout service de reprographie (impression, copie, numérisation) Pas de recouvrement des coûts et de refacturation - par département, par projet ou à un utilisateur individuel Ne nécessite ni logiciel client additionnel ni d'outils conditionnels (bien que pris en charge) Pas de plateforme serveur 'tout en un' indépendant du système d'exploitation Pas de console centrale au format Web pour une solution complète de gestion Besoin d'une simple distribution et déploiement à distance de tous les composants Besoin d'intégration avec des systèmes tiers Besoin de supporter tout système de cartes existant Besoin d'une installation simple et intuitive 17

22 Contrôle des coûts et des accès YSoft SafeQ Instant Edition YSoft SafeQ Instant Edition est une solution de gestion d'impression intégrée avec des fonctions de comptabilisation précise, sécurité, contrôle d'accès et follow-me. Cette édition a été conçue pour les TPE/PME-PMI. Elle les aide à réaliser des économies significatives sur leur coût d'impression grâce au suivi, à l'analyse et à la facturation de toutes opérations d'impression. Elle propose des règles prédéfinies pour créer des usages d'impression rentables. Elle offre la sécurité aux documents grâce à l'authentification unique sur l'accès aux équipements. Europe Amérique du Nord Logiciel basé sur l'affectation des coûts et les rapports sur tout document comptabilisé par projet Réglage automatique pour faire du recto/verso et des restrictions prédéfinies pour la couleur afin de réaliser des économies sur les coûts d'impressions Déblocage sécurisé des travaux d'impression et follow-me pour éliminer le gaspillage d'imprimés non récupérés et protéger les documents confidentiels La comptabilisation et les rapports de suivi d'impression par imprimante, utilisateur, département, type de document et code projet - toutes opérations de suivi (comptabilisées) incluant les rapports automatiques envoyés par en format XLS Les règles intelligentes d'impression et de routage au moindre coût Contrôle d'accès à l'impression basé sur les rôles incluant le déblocage d'impression, et permet de travailler la liste des travaux sur le terminal Paramétrage des quotas d'impression et de copie par utilisateur ou département ainsi que la budgétisation, le système de crédit qui rend possible l'équilibrage des opérations d'impression Interface d'administration centralisée au format Web gérant la liste des travaux, des utilisateurs avec les modifications de compte, la liste de rôles et leur affectation à l'utilisateur, la liste des départements et leur paramétrage d'activités, les rapports exportés en HTML, CVS, PDF, XLS, du simple périphérique terminal avec la gestion des files d'attente, les filtres pour les équipements et plus encore Beaucoup de TPE/PME-PMI ne savent pas le coût réel de gestion de leur environnement d'impression et de copie, et manquent ainsi les occasions pour améliorer les processus et réduire les coûts. Principaux défis relevés par YSoft SafeQ Instant Edition Gaspillage des ressources par des impressions et copies inefficaces Utilisation inadaptée d'impression en couleur et peu de recto/verso Pas de redistribution des frais à cause d'une méconnaissance d'utilisation des équipements par des utilisateurs variés, départements ou centres de coûts Pas de sécurité due aux impressions confidentielles «oubliées» dans les locaux ouverts à tous Perte de productivité par l'utilisation d'outils compliqués de contrôle de coûts Gaspillage de ressources naturelles par manque de gestion des impressions et des copies 18

23 Contrôle des coûts et des accès YSoft SafeQ Xerox Network Card Reader Le lecteur de carte réseau Xerox YSoft SafeQ permet la lecture de carte d'identification sur les imprimantes multifonctions Xerox sans besoin de terminal externe. Il offre deux ports de commutation Ethernet pour une plus grande flexibilité et de fonctionnalité. Sa petite taille, son prix abordable et ses capacités de configuration à distance font de ce lecteur un excellent choix pour votre entreprise. Europe Amérique du Nord Petite taille Pas d'écran ni de boutons; uniquement les LED d'information Economique Que des fonctionnalités limitées ; ne nécessite pas de composants coûteux Configuration automatique du module lecteur en OEM (Original equipment manufacturer) La configuration est basée sur l'identification du module Lecteur Configuration à distance La configuration peut être gérée à distance depuis l'interface Web de SafeQ (incluant les mises à jour du firmware) Quand vous saurez les dépenses de votre entreprise pour les impressions et les copies, vous pourrez gérer les coûts de votre activité et augmenter votre ROI. Principaux défis relevés par YSoft SafeQ Xerox Network Card Reader Authentification de l'utilisateur sur l'équipement/mfp via la carte d'identification Gaspillage des ressources par des impressions et copies inefficaces Pas de sécurité due aux impressions sensibles et confidentielles «oubliées» dans les locaux ouverts à tous Pas de sécurité des données et de cryptage pris en charge par les signatures numériques Besoin de haute disponibilité via une application de niveau cluster Perte de productivité par l'utilisation d'outils compliqués de contrôle de coûts Gaspillage de ressources naturelles par manque de gestion des impressions et des copies Besoin d'un suivi précis en temps réel des impressions, des copies et des scans Pas réduction de coût sur les impressions réseau Besoin de vision complète sur les coûts pour tout service de reprographie (impression, copie, numérisation) Pas de recouvrement des coûts et de refacturation - par département, par projet ou à un utilisateur individuel Ne nécessite ni logiciel client additionnel ni d'outils conditionnels (bien que pris en charge) Pas de plateforme serveur tout en un' indépendant du système d'exploitation Pas de console centrale au format Web pour une solution complète de gestion Besoin d'une simple distribution et déploiement à distance de tous les composants Besoin d'intégration avec des systèmes tiers Besoin de supporter tout système de cartes existant Besoin d'une installation simple et intuitive 19

24 Solutions de workflow bureautique Gestion et archivage de documents Des données récentes révèlent que les bureaux croulent de plus en plus sous le poids du papier et de nombreux bureaux ont du mal à trouver des façons efficaces de gérer et d'organiser leurs documents papier. Même quand les bureaux ont un processus de numérisation des copies papier pour un stockage électronique, les fichiers sont généralement des fichiers pdf non consultables, rendant impossible la possibilité de trouver des informations critiques en cas de besoin. Ne serait-il pas formidable d'avoir une solution de flux de travail qui : soit facile à utiliser, à installer et à mettre en œuvre à l'échelle de l'entreprise puisse numériser les documents et saisir leurs métadonnées pour rendre leur contenu consultable dirige les documents directement vers le dossier approprié de votre référentiel central vous permettant d'extraire rapidement ce que vous souhaitez Nos solutions de flux de travail documentaires permettent d'avoir toutes ces capacités, et plus, sur votre imprimante multifonctions. La suite Xerox de solutions de flux de travail documentaires transforme votre imprimante multifonctions en une passerelle qui intègre vos documents papier à votre flux de travail documentaire numérique. Une fois numérisés et stockés, ces documents numériques peuvent être consultés soit à partir d'un ordinateur de bureau, soit sur le cloud ou sur l'imprimante multifonctions. De plus, les solutions de flux de travail documentaires Xerox contribuent à simplifier les processus en dehors de votre environnement de bureau. En numérisant vos documents dans votre imprimante multifonctions, vous pouvez automatiquement connecter vos informations aux centres de traitement Xerox, communiquant les données directement au personnel approprié de Xerox chargé de traiter vos transactions. C'est non seulement rapide, sûr et facilement traçable, mais en plus cela vous aide à offrir un meilleur service à vos clients. Avantages pour votre entreprise: Soyez plus productifs. Moins d'étapes et de temps passé à rendre les documents numériques, consultables et accessibles Réduisez les coûts en accélérant l'exécution des tâches avec moins d'erreurs et de ressources Améliorez la transparence et la conformité en colmatant la fuite des pistes d'audit et en s'assurant que les documents sont faciles à trouver et à extraire Partagez les informations de façon plus efficace à l'échelle de l'entreprise avec des processus uniformes et des référentiels centralisés ainsi que des référentiels cloud Soutenez la durabilité en utilisant moins de papier et de consommables

25 Gestion et archivage de documents est un connecteur pour les notaires utilisant Genapi Inot. Il crée une interface sur l écran tactile de votre MFP Xerox et vous permet d utiliser Genapi Inot directement sur votre machine. Son utilisation est simple et intuitive grâce à l affichage identique à celui de l application Genapi Inot PC. Acces à toutes les fonctionnalités de Genapi Inot depuis l écran tactile de votre MFP Solution dédiée aux notaire utilisant Genapi Inot Compatible EIP de votre MFP Xerox L archivage de documents est un élément essentiel pour les notaires. Une fois archivés, ces documents doivent pouvoir être retrouvés facilement et rapidement. NotXSc@n apporte cette solution en utilisant Genapi Inot directement sur votre MFP. Principaux défis relevés par NotXSc@n Compliance: NotXSc@n est une solution dédiée aux MFP Xerox Efficiency: Simple d utilisation et permet de gagner du temps grâce à un accès direct à l application Genapi Inot sur l écran tactile de votre MFP Archiving: Les archives papiers représentent un coût considérable et leur gestion affecte la productivité de l entreprise. Un système d archivage numérique est infiniment plus pratique, fiable, sécurisant et économique 21