Annexes du guide de planification

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1 Annexes du guide de planification Annexe 1 Postes budgétaires Recettes frais d inscription frais de visite pour les invités frais des événements sportifs (parties de golf, autres) billets (banquet, dîner, autres) ventes aux kiosques des exposants commandites annonces publicitaires comptes rendus (bandes enregistrées, etc.) intérêts perçus Dépenses personnel (salaires, avantages sociaux, déplacements, hébergement, repas, téléphone) frais administratifs (locations, fournitures de bureau, équipement) honoraires d avocat assurances frais de sélection du site location des locaux/installations services audiovisuels conférenciers (honoraires, déplacements, repas, autres) aliments et boissons frais du comité organisateur (bénévole) personnel temporaire pourboires graphisme et production de documents imprimés impression, photocopies publicité frais d envoi des colis location d équipement (ordinateurs, photocopieuses, etc.) téléphone frais bancaires (traitement des cartes de crédit) frais d envoi de la correspondance kiosques d inscription production photographie frais pour la presse (salle de presse, conférence de presse) décoration panneaux dépenses pour les exposants récompenses fleurs événements spéciaux cadeaux, agréments

2 visites pour les invités événements sportifs (parties de golf, autres) transport divers

3 Annexe 2 Procédures d inscription Étude fréquentation des événements antérieurs, comportements à l arrivée / au départ, procédures d inscription personnel et installations disponibles classification des personnes qui s inscrivent (membres, exposants, conférenciers, conjoints, invités, autres) pièce d identité exigée pour l inscription informations à rassembler à l aide du formulaire d inscription Évaluation des méthodes d inscription inscription anticipée à l aide d un formulaire imprimé inscription anticipée sur le Web, à l aide d un formulaire en ligne inscription sur place à l aide d un formulaire imprimé inscription sur place à l aide d un système informatisé inscription sur place sur le Web, à l aide d un formulaire en ligne Trousse remise à l inscription programme liste des inscriptions badge(s) billets informations pour les membres changements apportés au programme Personnel responsable des inscriptions Évaluation du nombre de personnes nécessaire inscription commis caissiers livreurs sécurité interprètes service d accueil / d information réceptionnistes Mesures de sécurité à envisager coffret-caisse, caisse enregistreuse coffres-forts gardiens procédure à l arrivée et au départ caissiers cautionnés Table des inscriptions Repérage des lieux éclairage

4 taille, souplesse prises de téléphone accès à Internet accessibilité

5 Annexe 3 Fournisseurs Demander un répertoire des fournisseurs auprès de l office des congrès et du tourisme publicité services audiovisuels location d automobiles menuisier-charpentier services de restauration décoration entreprises de tourisme réceptif services de reproduction divertissements prestataires de services pour les exposants fleuristes manutentionnaires mobilier et équipement relations avec les médias / relations publiques agences de mannequins photographie imprimeries accessoires sécurité conférenciers personnel temporaire transports autres prestataires de services Discuter avec le bureau des conventions et des visiteurs impôts locaux règlements, politiques et permis pour les événements exigences des contrats des employés syndiqués frais pour les sociétés de services autres NOTE : Restez en contact avec l office tout au long de l événement. Choisir les fournisseurs Déterminez depuis combien de temps l entreprise offre ses services et ses produits dans le secteur. Vérifiez les antécédents de l entreprise sur le plan financier. Procurez-vous des recommandations auprès d entreprises qui ont utilisé ses services. Déterminez si l entreprise a le personnel nécessaire pour gérer vos besoins. Obtenez les tarifs et la gamme de prix. Déterminez la couverture d assurance de l entreprise.

6 Annexe 4 Sélection et repérage du site Avant de partir Demandez au site des recommandations d organisateurs qui y ont organisé des événements récemment. Est-ce que le site a certaines dates disponibles auxquels vous pourriez bénéficier d un tarif moins élevé? Est-ce que le groupe peut organiser les repas et les activités séparément? Est-ce qu il y a des menus spéciaux parmi lesquels on peut faire son choix? Envoyez votre programme provisoire et votre liste d exigences pour l audiovisuel bien à l avance, ainsi que vos exigences pour le banquet. Incluez dans ce document tous vos besoins spéciaux pour la configuration ou l hébergement. Il peut vous falloir, par exemple, une scène tout particulièrement grande. Discutez du nombre de participants et du nombre de chambres d hôtel dont vous aurez besoin. Sur place Allez voir vous-même les salles de réunion, quand elles sont utilisées aussi bien que quand elles sont vides. Faites le tour de la propriété, vérifiez l accessibilité, la réception. S il s agit d un hôtel, vérifiez le personnel de réception et les procédures à l arrivée et au départ. Est-ce que les aliments ont l air alléchant? Est-ce que les sièges ont l air confortable et surtout le sont vraiment? Quelles sont les règles du site pour les panneaux supplémentaires? Est-ce que vos panneaux seront affichés dans des endroits bien visibles? Est-ce que les salles de réunion sont bien privées et bien isolées sur le plan acoustique? Est-ce qu elles sont à proximité des cuisines? S il s agit d un hôtel, est-ce qu il y a un tarif spécial en fin de semaine pour les participants qui souhaitent rester après la fin de l événement? Est-ce qu il y a suffisamment de prises électriques? Quelle est la largeur de la salle? Y a-t-il de la place pour un podium, une table des conférenciers, un écran et les autres choses dont vous pourriez avoir besoin? Est-ce que l espace pour les exposants est très éloigné des salles de réunion? Est-ce qu il y a un centre d affaires sur place ou à proximité pour faire des photocopies ou envoyer du courriel? Est-ce que le site se trouve dans un quartier de la ville qui a bonne réputation? Est-ce qu il y a assez de places de stationnement?

7 Est-ce qu il y a assez de gardiens qui sont de garde si on en a besoin pour la sécurité? Autres questions à poser Quelle est la date limite pour la réservation des salles? (Ne vous laissez pas influencer par les personnes qui veulent que vous signiez tout de suite.) Est-ce que le site pourra recevoir et stocker les colis contenant les ressources pour l inscription (trousses, etc.) avant l événement? Est-ce que le site dispose d un équipement audiovisuel dernier cri? Quand est-ce que les salles peuvent être configurées? Est-ce que les employés du site sont syndiqués? Est-ce qu il y a des contrats qui arrivent à échéance et un risque de grève? Est-ce qu il y a des travaux de rénovation prévus? Est-ce que le site fournit des services de transport aller-retour à l aéroport ou est-ce qu il faudra réserver des navettes auprès d une autre entreprise?

8 Annexe 5 Négociation des ententes Définitions Voici quelques termes utilisés couramment et leurs définitions : bloc de salles nombre et type de salles que l hôtel réservera pour un client salles utilisées nombre de salles réellement utilisées par le client sessions en parallèle nombre de salles utilisées pour des sessions organisées en parallèle tarif affiché tarif affiché officiellement par l hôtel pour ses chambres tarif de groupe aussi appelé «tarif net», désigne le tarif réduit offert aux clients qui font venir un grand nombre de participants tarif forfaitaire tarif fixe pour le groupe pour toutes les chambres; ce tarif ne couvre pas nécessairement les suites tarif de groupe dégressif tarif réduit pour les chambres en fonction du type de chambre (lit à une place, lit à deux places, etc.) utilisé pension complète tarif de la chambre avec trois repas complets demi-pension tarif de la chambre avec petit déjeuner et repas du soir tarif sans pension tarif de la chambre sans aucun repas aliments et boissons comprend le petit déjeuner, les collations (café, thé, chocolat chaud, jus de fruits, boissons gazeuses, viennoiseries et pâtisseries, yaourt, pouding, casse-croûte, etc.), le repas de midi, les réceptions et buffets, les banquets, les bars payants et de façon générale tout ce qu on commande à partir d un menu Emplacement Certaines villes ont la réputation d être des centres importants pour les congrès. La ville offre tant d attractions que les hôtels et les installations pour les réunions ont des tarifs plus élevés. Les villes de plus petite taille (de deuxième rang ou de troisième rang) sont souvent des sites attrayants qui offrent des tarifs moins élevés. mois d affluence Dans de nombreux sites, ce sont les mois d avril, de mai, de septembre et d octobre qui sont les plus chargés pour les congrès. Dans certains lieux de villégiature, ce sont les mois d été qui sont les plus populaires. Lorsqu on s arrange pour organiser son congrès en période creuse, on peut souvent obtenir des tarifs moins élevés. jours d arrivée / de départ Selon le jour que vous choisissez pour l arrivée ou le départ, il est possible que vous puissiez bénéficier de tarifs moins élevés. La plupart des sites sont tout à fait disposés à accueillir un groupe le vendredi, avec départ le dimanche. C est généralement une période plus creuse, sauf lorsque la ville organise un événement spécial. Les combinaisons dimanche mercredi et mercredi vendredi sont également des combinaisons que la plupart des hôtels préfèrent.

9 congrès pendant les jours fériés Les groupes n aiment pas organiser leurs rencontres pendant ou autour des jours fériés, mais si cela est possible, cela offre des avantages, en particulier celui d obtenir un tarif moins élevé! clients du congrès Certains groupes sont plus attrayants que d autres pour les hôtels. Les groupes dont les membres offrent un potentiel de transactions commerciales sont en position favorable lors des négociations. Les groupes dont on n a pas à s occuper beaucoup et les groupes qui suscitent un surcroît de notoriété pour le site et une publicité positive sont également attrayants. consommation d aliments et de boissons Les groupes qui consomment les aliments et les boissons de l hôtel sont nettement plus attrayants que les autres. Plus vous utilisez les services de l hôtel, plus votre groupe sera attrayant. ratio entre le nombre de chambres et le nombre de salles de réunion Lorsque le groupe utilise toutes les chambres de l hôtel pour l hébergement, il a généralement droit à toutes les salles de réunion de l hôtel. S il utilise la moitié des chambres, cela signifie généralement que le groupe n aura pas accès à toutes les salles de réunion. C est parce que, si vous utilisez toutes les salles de réunion, mais pas toutes les chambres, cela affectera la capacité qu aura l hôtel de vendre des nuitées dans les chambres restantes. événements spéciaux Les divertissements et les conférences ouvertes non seulement aux participants, mais aussi au grand public lors du congrès entraîneront un surcroît de recettes et de publicité pour l hôtel. clients qui annulent rarement Les hôtels préfèrent les clients qui n ont quasiment jamais annulé leurs congrès ou leurs réservations par le passé.

10 Annexe 6 Critères de sélection du site pour l équipement audiovisuel Questions générales Est-ce que le site a un contrat avec un fournisseur particulier? Quels sont les syndicats concernés? Y a-t-il des frais pour les journées d installation et de rangement? Si l on réserve une salle pour 24 heures, est-ce qu il y a des frais supplémentaires? Qui verrouille et déverrouille les salles? Quand? Y a-t-il des gardiens à temps plein? Quand se fait normalement la configuration des salles? Est-ce qu il y a une plate-forme de chargement et un ascenseur pour la livraison de l équipement et du décor et leur installation? Quelle est la taille de la plate-forme et de l ascenseur? Comment les réserve-t-on pour l arrivée et le départ de l équipement et du décor? Qu est-ce que le site fournit normalement avec la salle (micros, système de sonorisation, tableaux à feuilles, lutrin, etc.)? Repérage Quelle est la hauteur réelle du plafond? Quel est le point le plus bas du plafond de la salle? Y a-t-il des obstacles (chandeliers, colonnes, etc.)? Y a-t-il des sources de lumière ou des surfaces réfléchissantes (fenêtres, miroirs, etc.)? Où se trouvent les entrées et les sorties? Qu est-ce qui peut être bloqué par le mobilier pour l audiovisuel, la scène ou les places assises? Y a-t-il de la place pour la configuration audiovisuelle et une console de commande? Est-ce que la salle a une scène permanente? un éclairage de la scène? un système de sonorisation? Système de sonorisation Qui s occupe de la sonorisation du site? Y a-t-il des frais de raccordement? Est-ce qu il y a un système de sonorisation de bonne qualité dans la salle? (Demandez une démonstration.) Est-ce qu il y a des systèmes de sonorisation portatifs disponibles (lutrins sonorisés, etc.)?

11 Éclairage Où est le service électrique dans la salle? Qui fournit des services de raccordement? Est-ce qu ils offrent aussi la distribution du service? Quel est le coût du raccordement et de l utilisation? Communications et informatique Quels sont les types de téléphones, de connexions réseau et de connexions à haute vitesse disponibles sur place? Quels sont les tarifs? Y a-t-il des appareils radio émetteurs-récepteurs disponibles? Y a-t-il des endroits où ces appareils ne fonctionnent pas? Est-ce que le site dispose d un service pour la location d ordinateurs? Si oui, comparez les tarifs à ceux d un fournisseur externe. Exigences audiovisuelles pour les présentations des conférenciers / Micros Est-ce que les conférenciers préfèrent un micro qu ils tiennent à la main ou un microphone-lavallière? Est-ce que les conférenciers préfèrent un micro avec fil ou sans fil? Est-ce qu il faut un mélangeur? Si oui, combien? (Lorsqu on n a qu un micro de podium tenu à la main avec fil ou un microphone-lavallière, ce n est pas nécessaire. S il y a plus d un micro, quel que soit le type, il faut généralement un mélangeur audio.) Est-ce qu il faut un technicien? Est-ce que le conférencier fournit son propre micro? Il peut y avoir des frais de raccordement. Est-ce qu on utilisera d autres sources sonores? Si oui, combien? Est-ce qu il faudra des mélangeurs supplémentaires?

12 Annexe 7 Liste de vérification pour les transports Transport aérien Choisir : l agence de voyages la ou les compagnies aériennes le ou les transporteurs officiels Fournir à la compagnie aérienne : dates de l événement (arrivée, départ, destinations) renseignements démographiques sur les participants estimation du nombre de participants visibilité dans les ressources promotionnelles sur l événement Services de la compagnie aérienne : rabais déplacements pour le personnel informations sur les arrivées et les départs aide pour la promotion publicité poste de réservation au congrès Transport routier Choisir une entreprise de tourisme réceptif ou de transport selon les critères suivants : tarifs (et possibilité de négocier) réputation (antécédents, nombre d années d existence) références (organisateurs d événements, marchands) nombre, taille, état et disponibilité des véhicules réceptivité lorsque l organisateur appelle et fait des demandes assurance services spéciaux Demander à l entreprise de tourisme réceptif ou de transport : Est-ce que l entreprise possède et exploite son propre équipement ou utilise un sous-traitant? Si le programme dure plus longtemps que prévu, est-ce qu il y aura toujours des bus disponibles? Quel sera le coût supplémentaire par heure, ainsi que pour le personnel? Est-ce que les véhicules peuvent prendre des handicapés? Y a-t-il des véhicules en réserve en cas de panne ou de dépassement du nombre de passagers? Les bus ont-ils l air climatisé? Exigez un certificat d assurance. Garantie que votre équipement restera sur place pendant le programme. Est-ce que les chauffeurs sont de la région? Véhicules affrétés ou navettes : arrêts pour ramasser et déposer les passagers meilleur trajet et horaire horaire d activité endroit où il faut afficher/publier les informations panneaux

13 Pour les personnalités importantes : informations sur l arrivée et le départ endroit approprié dans l aéroport pour rencontrer les personnalités endroits où les personnalités qui repartent seront déposées panneaux pour identifier les passagers à leur arrivée bagages et pourboires