Programmes coopératifs

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1 Programmes coopératifs Premier cycle : Baccalauréat en administration Baccalauréat en informatique Baccalauréat en relations industrielles et en ressources humaines Deuxième cycle : Maîtrise en gestion de projet Mars 2011 L emploi du générique masculin dans ce document est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte.

2 Table des matières Personnes-ressources. 1 Qu est-ce que le régime coopératif? Admission, inscription au cheminement 1.1 Admission Inscription au stage et à des cours Cheminement Abandon du cheminement coopératif 4 2- Modalités de recrutement 2.1 Quelles sont les étapes du processus de placement Recrutement des employeurs Affichage des postes L entrevue Participation aux rencontres Présence à l entrevue Tenue vestimentaire Comportement à l entrevue Acceptation d un stage Refus d une offre de stage 6 3- Le stage 3.1 Contenu Durée Grève, renvoi Lieu des stages Comportement du stagiaire Suivi pendant le stage Rémunération Évaluation 4.1 Évaluation du stage Rapport de stage Fiche de définition des objectifs du stage Fiche d auto-évaluation du stagiaire Fiche de notation du stagiaire Rapport final de stage Directives pour la rédaction du rapport final de stage Contenu du rapport Autres informations 5.1 Citoyens non canadiens Aide financière 11

3 GUIDE DE L ÉTUDIANT INSCRIT AU CHEMINEMENT COOPÉRATIF Directions de module : Personnes-ressources Administration : Daniel Pelletier : , poste 1630 Adresse électronique : Informatique : Michal Iglewski : , poste 1641 Adresse électronique : Relations industrielles : Jean-François Tremblay : , poste 1710 Adresse électronique : Gestion de projet : Préposée aff. Modulaires et études cycles sup. dép.adm. Téléphone : , poste 1701 Coordonnatrices de stage : Administration, informatique et Geneviève Biron : , poste 1762 Maîtrise en gestion de projet : Adresse électronique : Relations industrielles Julie Régimbal : , poste 1711 et ressources humaines : Adresse électronique : QU EST-CE QUE LE RÉGIME COOPÉRATIF? Le régime coopératif est une méthode de formation qui prépare progressivement l étudiant à exercer l activité professionnelle à laquelle il se destine et favorise son intégration sur le marché du travail. L activité de stage vise à donner à l étudiant une formation pratique dans sa future profession et dans un milieu où cette dernière est exercée par des professionnels rompus aux applications pratiques. Au fur et à mesure de sa progression dans le régime, l étudiant en situation de travail se voit confier des responsabilités plus grandes, correspondant au niveau des connaissances acquises à l université. Guide de l étudiant en cheminement coopératif

4 1- ADMISSION ET INSCRIPTION AU CHEMINEMENT 1.1 Admission L étudiant désireux de joindre le cheminement coopératif doit compléter le formulaire de «Demande d intégration au cheminement coopératif» disponible à son module dès la deuxième semaine du trimestre précédant son départ en stage. Il doit également remplir les conditions suivantes : avoir complété 10 cours (30 crédits, soit la première année du baccalauréat); pour les programmes en administration et en relations industrielles et en ressources humaines et 20 cours (60 crédits, soit la deuxième année du baccalauréat) pour le baccalauréat en informatique être inscrit à temps plein au troisième trimestre; avoir, au moment de présenter sa demande, une moyenne cumulative supérieure ou égale à 2,5/4,3; avoir répondu, conformément à la Politique relative à la qualité de l expression française écrite chez les étudiants et les étudiantes de premier cycle de l Université du Québec en Outaouais, à l exigence relative à la maîtrise du français; avoir complété les cours de la structure d accueil s il y a lieu. Pour demeurer actif dans le cheminement coopératif, l étudiant doit : maintenir une moyenne supérieure ou égale à 2,5/4,3; ne pas échouer un stage; ne pas abandonner un stage ; être inscrit à temps plein pendant les trimestres d études. La mention «Concentration cheminement coopératif» apparaîtra sur le relevé de notes des diplômés du programme. L étudiant du deuxième cycle en gestion de projet doit être préalablement admis à la maîtrise en cheminement coopératif. 1.2 Inscription au stage et à des cours Comme pour tout autre cours, l inscription à l activité de stage se fait en période régulière d inscription. Des frais de scolarité équivalant à un cours de trois crédits sont rattachés à chacun des stages. Les cotes de cours des activités de stage sont les suivantes : Stage 1 : ADM, INF ou REI 1010 Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 2

5 Stage 2 : ADM, INF ou REI 1020 Stage 2 : ADM, INF ou REI 1030 Les cotes de cours des activités de stage du deuxième cycle sont les suivantes : Stage 1 : MGP 8901 Stage 2 : MGP 8902 Pendant son stage, et pour des raisons de cheminement au programme seulement, l étudiant peut être autorisé à suivre, au plus, un cours de trois crédits, en soirée. Cet arrangement doit cependant faire l objet d une entente avec le directeur du module. 1.3 Cheminement a) Pour les baccalauréats en administration et en relations industrielles et en ressources humaines : Automne Hiver Été 1 re année Trimestre 1 Trimestre 2 2 e année Trimestre 3 Stage 1 Trimestre 4 3 e année Stage 2 Trimestre 5 Stage 3 4 e année Trimestre 6 b) Pour le baccalauréat en informatique : Automne Hiver Été 1 re année Trimestre 1 Trimestre 2 2 e année Trimestre 3 Trimestre 4 Stage 1 3 e année Stage 2 Trimestre 5 Stage 3 4 e année Trimestre 6 c) Pour la maîtrise : Automne Hiver Été 1 re année Trimestre 1 Trimestre 2 Stage 1 2 e année Trimestre 3 Stage 2 Trimestre 4 Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 3

6 Le cheminement au programme illustré est obligatoire et doit être respecté des stagiaires. L étudiant doit se référer à son cheminement pour connaître la liste des cours à suivre pendant ses trimestres d études. Un étudiant admis à un trimestre autre que l automne doit rencontrer le directeur du module pour planifier l insertion des stages de travail dans son cheminement. 1.4 Abandon du cheminement coopératif Tout retrait du cheminement coopératif doit être signalé, par écrit, à la coordonnatrice de stage. Une fois son retrait confirmé, l étudiant ne peut revenir au cheminement coopératif à un trimestre subséquent. 2- MODALITÉS DE RECRUTEMENT 2.1 Quelles sont les étapes du processus de placement? Étape 1 : Recrutement des employeurs Les coordonnatrices de stage recrutent les employeurs et négocient avec eux des offres de stage. Étape 2 : Affichage des postes Ces offres sont transmises aux étudiants par voie électronique. Étape 3 : Présélection Les curriculum vitæ et les relevés de notes des postulants sont transmis aux employeurs. Étape 4 : L entrevue Les employeurs reçoivent les candidats retenus pour des entrevues sur le campus ou à leurs bureaux. Étape 5 : Choix de stagiaires Après les entrevues, les employeurs font part de leur choix en ordre de préférence et les coordonnatrices de stage avisent le candidat retenu. Étape 6 : Visite des lieux de travail Une fois le stage commencé, les coordonnatrices de stage rendent visite au stagiaire pour s assurer que tout se déroule bien. Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 4

7 Étape 7 : Rapport de stage et évaluation À la fin d un stage, l étudiant doit rédiger un rapport final qui sert, avec l évaluation de l employeur et son auto-évaluation, à évaluer le stage. Ces documents doivent être transmis à la coordonnatrice de stage dans un délai précis. 2.2 Recrutement des employeurs Les coordonnatrices de stage ont le mandat de trouver les occasions de stages et de placer les étudiants. Toutefois, l Université ne peut garantir un taux de placement de 100 % des stagiaires. L étudiant qui désire entreprendre personnellement des démarches pour obtenir un stage peut aller de l avant à la condition qu il en informe la coordonnatrice de stage. L employeur devra alors transmettre une brève description du stage afin de s assurer de sa pertinence dans le cheminement de l étudiant et de la concordance de son contenu avec le programme d études. 2.3 Affichage des postes Toutes les occasions de stages sont transmises aux étudiants par voie électronique. Pour poser sa candidature à un stage, l étudiant doit en aviser la coordonnatrice de stage par courriel en prenant soin d indiquer le numéro de stage pour lequel il pose sa candidature et en respectant la date de fin du concours. Il doit fournir une copie de son curriculum vitæ et un relevé de notes à jour. L étudiant désireux de faire un stage dans un milieu anglophone devra fournir une version anglaise de son curriculum vitæ. L étudiant qui ne pose sa candidature à aucune offre de stage affichée durant les trois premiers mois précédant son départ en stage minimise ses chances de trouver un milieu de travail prêt à l accueillir. L étudiant n ayant pas trouvé de stage par négligence d avoir posé sa candidature aux offres proposées verra sa candidature exclue du cheminement de formation pratique intégrée. Par contre, l étudiant n ayant pu obtenir de stage, faute de stages suffisants, pourrait, après étude de son dossier et si son cheminement le permet, avoir l occasion de reporter son départ en stage au trimestre suivant. 2.4 L entrevue Les entrevues de sélection se tiennent à la date et aux heures convenues entre la coordonnatrice de stage et l employeur Participation aux rencontres d information Tout nouvel étudiant coop doit assister à la rencontre d information sur les stages qui a lieu au début de chacun des trimestres. Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 5

8 L étudiant est fortement incité à assister aux séances d aide à la rédaction du curriculum vitae et de préparation aux entrevues organisées par le bureau d aide à l emploi car cette préparation fait partie intégrante du processus de placement Présence à l entrevue L étudiant qui ne se présente pas à une entrevue sans motif valable sera exclu du cheminement de formation pratique intégrée Tenue vestimentaire L étudiant est tenu de se présenter à l entrevue vêtu adéquatement Comportement à l entrevue Il est attendu d un étudiant qu il se présente à l heure à son entrevue. L information sur les agences, ministères ou entreprises étant largement accessible au public (sites web des compagnies, rapports annuels, etc.), il est attendu de l étudiant qu il se présente à une entrevue avec un minimum de préparation. 2.5 Acceptation d un stage L étudiant s engage à accepter un stage confirmé comme un contrat formel, selon l entente verbale ou écrite, notamment au mandat, au salaire et à la durée du stage. 2.6 Refus d une offre de stage L étudiant ne peut refuser plus de deux offres de stage, sans quoi il devra trouver son stage lui-même. À défaut de se trouver un stage, l étudiant pourrait ne pas avoir accès au cheminement coopératif si son départ en stage est retardé d un trimestre et si ce retard rend son cheminement incompatible avec celui du programme coopératif (alternance des trimestres d étude et de stages, inscription à temps complet lors des trimestres d étude, etc.). 3- LE STAGE 3.1 Contenu Le contenu du stage est déterminé par l employeur. Afin d éviter tout malentendu entre le stagiaire et le superviseur quant à la nature et à la somme de travail exigée, il est recommandé de compléter le plus tôt possible le formulaire de Définition des objectifs de stage (voir section 4.2.1) et de l acheminer à la coordonnatrice de stage au cours du premier mois en stage. 3.2 Durée Tout stage coopératif doit avoir une durée minimale de 12 semaines à temps complet (35 heures/semaine). En général, il débute et se termine aux mêmes dates que les trimestres de cours. Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 6

9 3.3 Grève, renvoi Dès qu il y a grève sur les lieux de travail, le stagiaire doit en aviser la coordonnatrice de stage. L Université n assume en aucun cas la responsabilité du manque à gagner. Dans le cas de grève ou de renvoi du stagiaire sans motif valable, le directeur du module décide si l étudiant doit se retirer du programme ou si la durée du stage a été suffisante pour que ce stage soit comptabilisé dans son programme. 3.4 Lieu des stages Le stagiaire peut effectuer plus d un stage au même endroit à la condition qu une deuxième présence dans l entreprise comporte des responsabilités supérieures et fasse appel à des connaissances plus poussées. Il est entendu qu un retour dans la même organisation n exempte pas l étudiant de produire un rapport de stage distinct pour chacune de ses présences dans l entreprise. Les stages se font généralement dans la région de la capitale nationale. Les étudiants désireux de faire un stage à l extérieur de la région doivent en aviser la coordonnatrice de stage. 3.5 Comportement du stagiaire Pendant le stage, le stagiaire devient un employé de l entreprise. Il est rémunéré et donc soumis aux horaires et aux règlements de l entreprise. À ce titre, il s engage, durant et après son stage, à respecter les politiques internes de l entreprise, notamment celles relatives aux informations confidentielles ou faisant l objet d un droit de propriété. S il est obligé de s absenter du travail pour cause de maladie ou autre urgence, il doit en aviser l entreprise aussitôt que possible. Si cette absence se prolonge au-delà d une semaine, il doit également en informer la coordonnatrice de stage. L étudiant qui, de par ses commentaires ou ses agissements, porte atteinte à la réputation de l Université se verra exclu du programme coopératif. De même, tout autre commentaire préjudiciable à l UQO pourra faire l objet d une note au dossier de l étudiant. 3.6 Suivi pendant le stage La coordonnatrice de stage assure le suivi des stagiaires et peut être assisté du directeur de module dans les cas problématiques. 3.7 Rémunération Le salaire du stagiaire est déterminé par l entreprise. Seule la Commission de la fonction publique fédérale propose une grille de tarifs prédéterminés où les salaires sont définis en fonction du nombre de trimestres d études complétés. Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 7

10 4- ÉVALUATION 4.1 Évaluation du stage En régime coopératif, les activités de stage ne sont pas créditées et sont rémunérées. Le directeur du module est responsable de la décision académique attestant du succès ou de l échec de l étudiant. Il peut être appuyé dans l analyse des dossiers par la coordonnatrice de stage. La mention «S» (succès) ou «E» (échec) vient sanctionner l activité de stage. Le résultat obtenu au stage tient à la fois compte de l évaluation de l employeur et du rapport de stage remis par le stagiaire. Il y a échec à un stage dans l une ou l autre des situations suivantes : l abandon du stage; la non-remise du rapport de stage ou la remise hors des délais prescrits; l incapacité du stagiaire à répondre aux exigences de l entreprise. Dans ce cas, l étudiant peut se voir attribuer un échec si, après évaluation de l ensemble du dossier, la direction du module décide que les manquements sont suffisants pour justifier un tel résultat. 4.2 Rapport de stage La rédaction d un rapport de stage a pour objectif d amener l étudiant à faire la synthèse de son expérience de travail à la fois sur le plan humain et professionnel. Les quatre documents composant le rapport de stage sont : la fiche de Définition des objectifs du stage ; la fiche d Auto-évaluation du stagiaire ; la fiche de Notation du stagiaire complétée par l employeur ; le Rapport final produit par le stagiaire. Les trois premiers documents sont disponibles sous format électronique Fiche de définition des objectifs de stage Que sont des objectifs de stage? Les objectifs de stage ne sont pas une liste des tâches à accomplir, mais plutôt une sorte de plan de développement personnel pour les 4 mois du stage (apprentissages souhaités ou défis à relever). Le stagiaire peut définir autant d objectifs qu il le souhaite. Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 8

11 Quand doit-ton remettre les objectifs de stage à la coordonnatrice de stage? Le stagiaire doit faire parvenir sa fiche de définition des objectifs de stage complétée et signée au plus tard un mois après le début du stage. Où trouver la fiche de définition des objectifs de stage? Le lien suivant vous permettra de trouver aisément la fiche de définition des objectifs de stage : Quelle est la démarche pour faire approuver les objectifs de stage par le superviseur? La fiche des objectifs de stage d objectifs de stage doit être discutée, validée et signée par le superviseur de stage. Comment peut-on transmettre la fiche de définition des objectifs de stage complétée et signée à la coordonnatrice de stage? La fiche des objectifs de stage peut être transmise par courriel à la coordonnatrice de stage en version numérisée ou encore par télécopieur au numéro suivant : L original de la fiche des objectifs de stage doit être conservé par le stagiaire pour être mis en annexe de son rapport final de stage Fiche d auto-évaluation du stagiaire À la fin du stage, le stagiaire doit compléter la fiche d auto-évaluation du stagiaire qui lui permet d évaluer sa performance et d identifier ses points forts et ses lacunes selon les mêmes critères que ceux qui seront utilisés par le superviseur pour l évaluer Fiche de notation du stagiaire À la fin du stage, le superviseur direct complète la fiche de notation du stagiaire qu il doit signer et remettre au stagiaire avant son départ. Il est recommandé au stagiaire de participer activement à son évaluation et de discuter ouvertement de celle-ci puisque les commentaires de l employeur peuvent s avérer bénéfiques au développement de ses compétences. Il est de la responsabilité du stagiaire de s assurer que l évaluation de son superviseur soit complétée, signée et transmise à temps Rapport final de stage Tout stagiaire doit remettre son rapport final le vendredi de la première semaine de cours suivant le stage. Un stagiaire qui serait dans l impossibilité de respecter cette échéance doit communiquer avec la coordonnatrice de stage qui accordera ou non un délai supplémentaire. Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 9

12 Directives pour la rédaction du rapport final de stage Le rapport de stage est l occasion pour l étudiant de développer son aptitude générale à rédiger des rapports, une compétence particulièrement appréciée des employeurs. Il lui permet, entre autres, d évaluer la pertinence et la contribution du stage à sa formation. Le rapport de stage doit être un document de qualité, comptant de 7 à 10 pages écrites à double interligne et produites sur traitement de texte dans un français correct. Le rapport doit représenter le plus fidèlement possible les activités du stagiaire et indiquer comment, et dans quelle mesure, les objectifs du stage ont été atteints. Il est suggéré aux stagiaires de tenir un journal de leurs activités et de prendre le temps de faire régulièrement le point en prenant note de leurs réflexions. Cela facilite grandement la rédaction du rapport à la fin du stage. Un rapport de stage est unique. Le stagiaire ne doit pas copier en tout ou en partie un rapport précédent. Malgré que le stage se déroule chez le même employeur, l expérience, enrichie par le stage précédent, doit être significativement différente. Le rapport de stage est le résultat d une réflexion personnelle. Chaque rapport doit être rédigé individuellement même si plusieurs stagiaires ont travaillé conjointement à la réalisation d une tâche Contenu du rapport Présentation de l entreprise Domaine d activité, nombre d employés, organigramme, etc. Description de l environnement de l entreprise (environnement économique, technologique, etc.). Description détaillée des activités Fonctions et responsabilités du stagiaire. Définition des projets dans lesquels le stagiaire a été impliqué et de ses mandats spécifiques dans le cadre de ces projets. Problèmes rencontrés et description des réalisations du stagiaire (nature, ampleur, etc.). Bilan des acquis professionnels et humains NB : Il faut éviter les affirmations gratuites ou trop vagues du genre : «J ai beaucoup appris...», «J ai aimé mon stage...». Qualités, aptitudes et connaissances requises pour effectuer le travail. Il s agit ici de préciser comment, et dans quelle mesure, la formation académique dispensée à l UQO a favorisé l acquisition de ces «préalables». Qualités, aptitudes et connaissances développées durant le stage (ex. aptitudes à régler des problèmes, à prendre des décisions, nouveaux concepts, techniques, logiciels - si tel est le cas - auxquels le stagiaire a été exposé, etc.). Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 10

13 Conclusion et évaluation globale Observations générales sur le milieu de stage (exemple : le superviseur a-t-il communiqué ses attentes de façon efficace? A-t-il vérifié, par des contrôles, la réalisation des tâches à effectuer? Son attitude a-t-elle suscité votre intérêt?). Évaluation du degré de réussite dans l atteinte des objectifs du stage. Points particuliers à améliorer pour un stage futur ou dans la perspective d un prochain emploi. Annexes Les différentes fiches composant le rapport de stage et tout document pertinent et représentatif des réalisations du stagiaire doivent être annexées au rapport de stage. 5- AUTRES INFORMATIONS 5.1 Citoyens non canadiens Les étudiants n ayant pas la citoyenneté canadienne doivent obtenir un numéro d assurance sociale ainsi qu un permis de travail avant de débuter leur premier stage. Des informations plus complètes à ce sujet sont disponibles sous la section «Étudiants internationaux» du «Guichet futurs étudiants» du site web de l UQO. Il est important de préciser que la loi régissant l embauche d étudiants stagiaires à la Commission de la Fonction publique fédérale accorde la priorité aux étudiants qui sont citoyens canadiens. Ainsi, avant qu un stage ne soit offert à un étudiant étranger, le superviseur de stage devra faire la preuve qu il n existe pas, à travers tout le pays, un étudiant canadien apte à occuper le poste. Comme certaines régions au Canada ne disposent pas suffisamment de postes pour accommoder tous leurs stagiaires et que la région de la Capitale nationale constitue un bon débouché pour les étudiants des divers programmes coopératifs, cela limite d autant les chances d embauche des étudiants étrangers par la Fonction publique fédérale. 5.2 Aide financière L étudiant qui chemine dans un programme coopératif peut présenter une demande d aide financière. Cependant, il faut rappeler que celui-ci est appelé à participer au financement de ses études et que les revenus tirés d un emploi ou d un stage sont comptabilisés dans ses ressources financières. De l information supplémentaire à ce sujet peut être obtenue en consultant la responsable de l aide financière au Bureau des services aux étudiants. Guide de l'étudiant en cheminement coopératif page 11

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